Аллен Дэвид. Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса

   1. Слишком сильное отвлекающее влияние оказывают ежедневные и ежечасные заботы, которые не позволяют должным образом сосредоточиться на целях высшего порядка.
   2. Низкая эффективность систем персональной организации влечет за собой резкое подсознательное нежелание заниматься все более масштабными проектами и преследовать новые цели, которые, скорее всего, не будут выполняться надлежащим образом и, в свою очередь, вызовут большее разочарование и стресс.
   3. Когда четко определяются цели и ценности более высокого порядка, поднимается и порядок наших требований, и мы замечаем, что нужны гораздо более масштабные изменения. У нас заранее формируется отрицательная реакция на огромный объем задач, которые следует выполнить. И чем же обусловлен этот объем работ, которые стоят на первых местах в списке приоритетов? Нашими новыми идеалами!

   Сосредоточение внимания на ценностях не упрощает вашу жизнь. Оно придает ей значение и направленность, а также значительно усложняет ее.

   Концентрация внимания на основных результатах и ценностях, конечно же, является критическим шагом. Но это совсем не означает, что уменьшится объем работы или число проблем, с которыми сопряжено ее выполнение. Как раз наоборот: повышаются ставки в игре, которая продолжается изо дня в день. Например, основная задача сотрудника отдела кадров, решившего заняться вопросами качества жизни и работы специалистов, чтобы привлечь и удержать талантливых работников в организации, не станет легче.
   В нашей новой культуре интеллектуального труда наметился пробел: в ней отсутствует система согласованных действий и инструментов, которая эффективно функционирует на уровне физического выполнения работ. Она должна объединять общее мировоззрение и мельчайшие рабочие детали. Она должна регулировать многие уровни приоритетов. Она должна ежедневно осуществлять контроль над массой поступающих сведений. Она должна позволять экономить больше времени и сил, чем требуется на ее поддержание, и проще получать результат.

Перспектива: «состояние готовности» мастера боевых искусств

   Представьте на мгновение, что бы было, если бы вы могли постоянно и полностью контролировать ситуацию в сфере персонального управления на всех уровнях. Что, если бы вы могли, ни на что не отвлекаясь, по собственному усмотрению уделить все 100 % своего внимания любому делу, с которым сталкиваетесь?

   Жизнь усложняет недостаток внимания независимо от того, чему его следует уделить: мойке окон или попыткам написания шедевра.

Надя Боуленджер

   Это возможно. Есть способ получить полный контроль над ситуацией, сохраняя спокойствие, и с минимальными усилиями выполнить главные задачи, которые возникают перед вами в работе и в жизни. Вы можете испытать состояние, которое мастера боевых искусств называют «текучесть сознания» (а спортсмены – «зона»), в сложном мире, в котором живете. На самом деле вы, вероятно, уже неоднократно пребывали в этом состоянии.

   Ваша способность накапливать силы прямо пропорциональна вашей способности расслабляться.

   Это состояние работы, действия и бытия, в котором сознание сохраняет ясность и порождает конструктивные идеи. Это состояние, доступное каждому и все более необходимое для того, чтобы эффективно справляться с жизненными тяготами в двадцать первом веке. Растущую потребность в этом состоянии будут ощущать специалисты в областях, где нужна высокая продуктивность, стремящиеся к постоянному достижению положительных результатов в своей работе. Мастер спорта международного класса по гребле Крейг Ламберт описал это ощущение в книге «Mind Over Water» (Houghton Mifflin, 1998) так:

   «У гребцов есть специальное слово для обозначения этого свободного состояния: свинг… Вспомните чистую радость катания на качелях во дворе: простой цикл движения, когда момент накапливают сами качели. Они сами несут нас, мы не должны их подталкивать. Мы помогаем себе ногами, чтобы увеличить амплитуду, но основную работу выполняет сила притяжения. Не мы раскачиваемся – скорее нас раскачивают. Байдарка сама несет вас. Она создана для скорости: скольжение заложено в самой ее форме, в самой сущности. Наша задача – работать вместе с ней, не замедляя ее ход рывками в своем стремлении двигаться быстрее. Слишком резкие рывки снижают скорость лодки. Попытки превращаются в борьбу, а борьба сама себя уничтожает. Карьеристы борются за право называться элитой, но их старания не приносят результата. Настоящие аристократы ни к чему не стремятся: они уже всего достигли. Свинг – это состояние достижения цели».

Аналогия с «сознанием, подобным воде»

   В искусстве карате состояние абсолютной готовности определяется с помощью специального образа: «сознание подобно воде». Представьте себе, что бросаете камешек в пруд с совершенно гладкой поверхностью воды. Что произойдет с водной гладью? Ее отклик будет соответствовать силе броска и массе камня; затем она снова успокоится. Реакция воды не будет недостаточной или слишком бурной.

   Если ваше сознание свободно, то оно всегда готово ко всему; оно открыто для всего.

Шунрю Судзуки

   Сила удара в карате определяется скоростью, а не мускульной силой; он подобен сконцентрированному щелчку после взмаха кнутом. Поэтому невзрачные на вид люди могут научиться проламывать доски и разбивать кирпичи голыми руками: для этого не нужна грубая сила – только способность быстро наносить сконцентрированный удар. Но напряженный мускул медлителен. Поэтому высшие уровни мастерства в боевых искусствах, помимо всего прочего, учат расслабляться и требуют внутреннего равновесия и спокойствия. Самое главное для внутреннего спокойствия – освобождение разума и готовность ко всему.

   Все, что заставляет вас реагировать слишком бурно или слишком вяло, может управлять вами, и часто так и происходит.

   Неадекватная реакция на электронные сообщения, действия персонала, внедрение проектов, непрочитанные журналы, мысли о том, что следует сделать, просьбы детей или указания начальника приводят к тому, что эффективность результатов не оправдывает ваших ожиданий. Большинство людей уделяют разным вещам больше или меньше внимания, чем они заслуживают, просто потому, что их разум не подобен воде.

Вы можете в случае необходимости перейти в «продуктивное состояние»?

   Есть одна вещь, которую мы можем сделать, и счастливейшие из нас при этом способны выложиться до предела своих возможностей. Мы можем полностью отдаться работе. Можем находиться здесь и нигде больше. Мы можем… уделить все свое внимание возможности, открывшейся перед нами.

Марк Ван Дорен

   Подумайте, когда вы в последний раз продуктивно работали? Вы, вероятно, ощущали, что контролируете ситуацию; вас ничто не беспокоило; вы сосредоточились на работе; время будто перестало существовать (никаких «долго еще до обеда?»); и вы чувствовали, что уверенно приближаетесь к существенному результату. Вы хотели бы, чтобы таких моментов было больше?
   А если вы сильно отдалились от этого состояния – начинаете чувствовать беспомощность, стресс, не можете сосредоточиться, ощущаете усталость и безысходность, – можете ли вы вернуться в продуктивный режим? Именно в этой области книга «Как разобраться с делами» повлияет на вашу жизнь сильнее всего: она покажет вам, как вернуться в состояние, когда «разум подобен воде», а все ваши возможности и способности задействованы по максимуму.

Принцип: эффективное управление внутренними обязательствами

   Главная истина, усвоенная мной за двадцать лет практической работы и тренингов, состоит в том, что большинство стрессовых ситуаций, в которых оказываются люди, обусловлено неадекватной реакцией на обязательства, которые они дают или принимают. Даже те, кто сознательно не поддается стрессу, несомненно, почувствуют себя спокойнее, научатся лучше сосредоточиваться и продуктивнее работать, если будут с большей эффективностью контролировать незамкнутые циклы в своей жизни.
   Вы, вероятно, заключили гораздо больше компромиссов сами с собой, чем подозреваете, и каждый из них – серьезный или нет – откладывается у вас в подсознании. Они и представляют собой «незавершенности», или незамкнутые циклы: я определяю их как нечто отвлекающее ваше внимание, нечто, что вас не устраивает или, по вашему мнению, находится не на своем месте. К незамкнутым циклам может относиться все что угодно: от самых серьезных проблем вроде «победить голод во всем мире» до более скромных задач типа «нанять нового помощника» или самых незначительных незавершенностей – например, «заменить электрическую точилку для карандашей».
   Скорее всего, в конкретный момент у вас больше внутренних проблем, чем вы можете предположить. Попытайтесь подсчитать аспекты, за которые вы ощущаете хотя бы минимальную ответственность: хотите что-то изменить, завершить, осуществить или хоть что-то предпринять в данном направлении. Например, у вас есть задача: как-то реагировать на каждое новое сообщение, приходящее по электронной, голосовой или обычной почте. И естественно, есть многочисленные проекты, которые требуют осуществления и входят в круг ваших обязанностей, а также цели и инструкции, которые следует уточнить, карьера, которую нужно строить, и жизнь в целом, которую необходимо держать в равновесии. Вы взяли на себя определенную внутреннюю ответственность за все аспекты своей жизни и работы, которые представляют незамкнутые циклы какого-либо типа.

   Все, что вас не устраивает и, по вашему мнению, находится не на своем месте, – это незамкнутые циклы, отвлекающие ваше внимание.

   Чтобы эффективно справляться со всеми этими задачами, вам нужно определить и собрать воедино все, что вас гложет по какой-либо причине, а затем придумать, как решить эти проблемы. Данное задание может показаться несложным, но в действительности большинство людей не знают, как решать такие проблемы.

Основные требования к решению проблем

   Грамотное решение проблем требует применения ряда базовых приемов и определенного образа действий:
   • Во-первых, если что-то занимает ваши мысли, то ваше сознание не свободно. Все, что вы считаете незавершенным по какой-либо причине, следует объединить в четкую систему вне вашего сознания (я называю ее накопительной корзиной), к которой вам придется регулярно возвращаться, чтобы упорядочить ее содержимое.
   • Во-вторых, вы должны четко уяснить, в чем состоит задача, и решить, что нужно предпринять (если имеет смысл что-то предпринимать), чтобы ее выполнить.
   • В-третьих, как только вы определили, какие действия нужно предпринять, вам следует объединить напоминания о них в систему, к которой вы будете регулярно обращаться.

Важное упражнение для тестирования модели

   Я предлагаю вам описать на бумаге проект или ситуацию, которая в данный момент больше всего занимает ваше сознание. Что гложет вас сильнее всего, отвлекает вас, вызывает интерес или каким-то образом занимает бóльшую часть вашего осознанного внимания? Это может быть злободневный проект или проблема, то есть дело, которым вы вынуждены заниматься, или ситуация, с которой, по вашему мнению, следует разобраться как можно скорее.
   Возможно, вы решили куда-нибудь поехать во время отпуска, и вам нужно принять какие-то срочные решения в связи с этим. А может быть, вы только что унаследовали шесть миллионов долларов и не знаете, как распорядиться деньгами. Что угодно.
   Поняли? Хорошо. Теперь опишите одним предложением успешный результат, который принесет вам решение этой проблемы или выход из сложившейся ситуации. Иными словами, что должно случиться, чтобы вы могли считать проект осуществленным и поставить «галочку»? Ответ может быть прост: например, «отдохнуть на Гавайях», «наладить отношения с клиентом X», «разобраться с учебой дочери», «уточнить новую структуру управления функциональными подразделениями компании» или «реализовать новую стратегию капиталовложения». Все ясно? Замечательно.
   Теперь запишите первоочередные действия, которые следует предпринять, чтобы ситуация сдвинулась с места. Если бы кроме решения данной проблемы у вас не было других задач, куда вы отправились бы и какие реальные шаги предприняли? Подошли бы к телефону и набрали номер? Сели бы за компьютер и написали сообщение? Взяли бы карандаш и бумагу и устроили мозговой штурм проблемы? Поговорили бы с глазу на глаз со своей второй половиной, секретарем, агентом или начальником? Купили бы гвозди в магазине инструментов? Что бы вы сделали?
   Придумали ответ? Хорошо.
   Принесли вам какую-либо пользу эти две минуты размышлений? Если вы принадлежите к тому же типу, что и подавляющее большинство людей, которые выполняют это упражнение на моих семинарах, то ощутите хотя бы незначительный прилив уверенности в своих силах, спокойствия и концентрации. Также вы обнаружите новые мотивы, побуждающие вас реально что-то предпринять для улучшения ситуации, о которой до настоящего момента всерьез не задумывались. Представьте, что мотивация усилилась в тысячу раз и превратилась в стиль жизни и работы.

   Думайте как человек действия, действуйте как мыслитель.

Анри Бергсон

   Если в ходе этого маленького упражнения внутри вас произошли хоть какие-то изменения в лучшую сторону, подумайте о них. Что изменилось? Какие изменения в вашем собственном восприятии вызвали это улучшение вашего состояния? Ведь сама ситуация нисколько не изменилась, по крайней мере физически. Естественно, дело еще не доведено до конца. А случилось, вероятнее всего, вот что: вы сформулировали четкое определение желаемого результата и первоочередных действий, необходимых для его достижения.
   Но что позволило получить это определение? Ответ: размышления, не очень сложные, но достаточные для того, чтобы придать четкую форму проблеме и средствам, необходимым для ее решения.

Интеллектуальный труд в действии

   Итак, вы получили опыт интеллектуального труда и на практике усвоили глубокий рабочий принцип: вам следует думать о своих проблемах больше, чем вы можете предположить, но меньше, чем вы опасаетесь. Как писал Питер Друкер: «При интеллектуальной работе <…> задача не ясна, ее следует определить. “Каковы ожидаемые результаты работы?” – вот <…> ключевой вопрос, который позволяет работникам умственного труда достигать продуктивности. Этот же вопрос требует рискованных решений. Обычно единственно верного ответа не существует, вместо него есть только возможные варианты. И если вы хотите достичь высокого уровня продуктивности, то результаты должны быть четко сформулированы».

   Предшественницей каждого действия является мысль.

Ральф Уолдо Эмерсон

   Большинство людей сопротивляется всплеску энергии, который необходим для того, чтобы выяснить истинный смысл проблемы, с которой они столкнулись в жизни, и узнать, что следует сделать для ее решения. Нас нигде не учат, что, прежде чем выполнять задачу, следует о ней задуматься; большей частью нашу повседневную деятельность определяют за нас нерешенные и стоящие на месте проблемы, которые висят над нами, когда мы приходим на работу, семья, которую нужно кормить, нестираное белье или дети, которых нужно одеть. Мало кто считает, что должен концентрировать внимание на желаемых результатах. На самом деле мышление, ориентированное на результаты, является одним из самых эффективных доступных средств, позволяющих сделать мечты реальностью.

Почему дела занимают ваши мысли

   Чаще всего причина, по которой проблема занимает ваши мысли, – это ваше желание изменить что-то в текущем положении вещей, но:
   • вы не уточнили, какого именно результата хотите достичь;
   • вы не решили, какие первоочередные шаги следует предпринять
   • и (или) вы не упорядочили напоминания о результате и требуемых действиях в надежную систему.
 
   Вот почему проблема не дает вам покоя. Пока перечисленные мысли не уяснены, решения не приняты, а результирующие сведения не упорядочены в систему, к которой вы с абсолютной уверенностью будете обращаться ровно столько раз, сколько нужно, ваше сознание не может расслабиться. Вы можете обманывать кого угодно, но вы не сможете обманывать собственный разум. Он знает, пришли вы к нужным выводам или нет и удалось ли вам объединить результаты своих размышлений в систему, на которую можно рассчитывать, чтобы обращать к ней свое сознание по мере надобности. Если вы этого не сделали, то мозг будет продолжать трудиться над проблемой. Даже если вы знаете, какой следующий шаг предпринять для решения проблемы, ваше сознание не перестанет работать до тех пор, пока вы не запишете напоминание о ней в таком месте, куда впоследствии наверняка посмотрите. Оно будет напоминать вам о невыполненных первоочередных действиях, обычно в такие моменты, когда вы не можете ничего предпринять, и только подвергнет вас новому стрессу.

   Эта постоянная бесполезная озабоченность всеми делами, которые мы должны делать, является самым главным поглотителем нашего времени и сил.

Керри Глисон

У вашего сознания нет собственного сознания

   Хотя бы часть вашего разума по-настоящему глупа, и эта глупость весьма занятного свойства. Если бы разум был чуть-чуть «умнее», он напоминал бы вам о вещах, которые нужно делать только тогда, когда вы в состоянии как-то повлиять на ситуацию.
   У вас есть где-нибудь фонарик с севшими батарейками? Когда ваше сознание напоминает вам о том, что нужны новые батарейки? Когда вы видите старые. Это не очень мудро. Будь у вашего сознания хоть капля собственного здравого смысла, оно напоминало бы вам о фонарике только тогда, когда вы видите новые батарейки в магазине. Причем новые батарейки должны подходить по размеру.
   С момента своего пробуждения утром и до текущего момента вы вспоминали о чем-нибудь, что нужно сделать и что до сих пор не сделано? Вас неоднократно посещала эта мысль? Почему? Думать о проблеме, решение которой нельзя приблизить, – пустая трата времени. Подобные размышления только усилят ваше беспокойство о том, что вы должны что-то делать, но не делаете.
   Похоже, большинство людей слишком много позволяют своим мыслям, особенно если речь идет о синдроме «слишком много работы». Вы, вероятно, передали массу своих проблем и незамкнутых циклов совещательному органу внутри вас, который не способен существенно повлиять на ситуацию при нынешнем положении вещей, – своему сознанию.

   Управляйте своим разумом, иначе он будет управлять вами.

Гораций

Преобразование «рутины»

   «Рутиной» я называю все дела, которые занимают ваш психологический или физический мир и требуют выполнения, но для которых вы еще не определили желаемый результат и первоочередные действия. Причина, по которой большинство организационных систем не работает, состоит в том, что люди не преобразовали всю «рутину» в задачи, поддающиеся решению и контролю, не «рассортировали» ее. Пока она остается «рутиной», ее невозможно контролировать.

   Следует преобразовать всю «рутину», которую мы пытаемся упорядочить, в совокупность задач, поддающихся контролю.

   Большинство списков дел на каждый день, которые мне за много лет показывали люди (если у них вообще были такие списки), представляли собой просто перечни рутинных проблем, а не инструментов результативного выполнения требуемых задач. Они были только частичными напоминаниями о массе дел, которые требовали завершения, но не были выражены в категориях результатов и действий. Списки не содержали реальных инструкций и подробностей, касающихся задач, которые необходимо было выполнить авторам.
   «Рутина», по сути, не такая уж плохая штука. Проблемы, которые поглощают наше внимание, обычно возникают в виде «рутины». Но как только «рутина» появляется в нашей жизни и работе, мы подсознательно стремимся определить и уяснить ее четкое значение. Это наша обязанность как работников интеллектуального труда; если бы «рутина» была уже преобразована и ясна, то кроме физической работы от нас ничего бы не требовалось.
   В конце одного из моих семинаров старший менеджер одной крупной биотехнологической фирмы взглянула на перечни задач, с которыми пришла на занятие, и сказала: «Да это просто бесформенный клубок невыполнимых заданий!» Это лучшее описание из тех, что я слышал: оно прекрасно характеризует то, что в большинстве персональных систем называют организационными списками. Подавляющее большинство людей пытались все организовать, стараясь заново упорядочить неполные списки неясных задач; они даже не осознавали, что нужно упорядочивать и каким образом, чтобы получить реальную отдачу. А нужно собрать воедино все проблемы, которые необходимо обдумать, а затем именно обдумать их, если вы хотите, чтобы ваши усилия в сфере самоорганизации принесли плоды.

Управление деятельностью как процесс

   В сфере интеллектуального труда вы можете тренироваться подобно спортсмену, пытаясь стать более продуктивной, гибкой, творческой и сосредоточенной личностью. Вы можете повысить свою умственную продуктивность и управлять результатами деятельности с ощущением, что все держите под контролем. Вы можете сократить число незавершенных дел во всем спектре вашей профессиональной деятельности и частной жизни и достичь бóльших результатов с меньшими затратами. Вы можете принимать злободневные решения касательно накопившихся рутинных задач и разрабатывать стандартные программы действий для того, чтобы жить и работать в новом тысячелетии.
   Однако перед тем как осуществить какой-либо из этих шагов, вам следует научиться полностью освобождать сознание. А для этого, как мы уже убедились, не нужно управлять временем, информацией или приоритетами. В конце концов:
   • вы не можете управлять своей деятельностью в течение пяти минут, а на шестой резко прекратить это занятие;
   • вы не можете обрабатывать переизбыток информации – иначе сойдете с ума, как только зайдете в библиотеку, подключитесь к Интернету или просто откроете телефонный справочник;
   • вы не управляете приоритетами – они у вас просто есть.
 
   Вместо этого ключ к упорядочению всей вашей «рутины» – управление действиями.

Управление деятельностью – основная задача

   Как вы распоряжаетесь своим телом, временем и информацией, каким приоритетам уделяете основное внимание – вот ключевые вопросы, на разрешении которых вам следует сосредоточить свои ограниченные ресурсы. Главная проблема в том, чтобы узнать, чем следует заниматься в любой момент времени. Основной вопрос – как управлять своими действиями?
   Возможно, этот вопрос напрашивается сам собой. Вероятно, вы будете удивлены, когда узнаете, что большинство людей не могут определить для себя первоочередные шаги, необходимые для осуществления массы проектов и решения многих проблем. Крайне сложно координировать действия, если вы их четко не определили и к тому же сомневаетесь в их целесообразности. У большинства людей есть десятки дел, которые нужно выполнить, чтобы преуспеть в различных сферах деятельности, но они не знают, какие именно шаги следует предпринять. И распространенная жалоба «У меня нет времени на» (заполните пропуск) вполне понятна, потому что многие проекты кажутся неосуществимыми, и они действительно неосуществимы, потому что проект нельзя просто взять и осуществить! Можно лишь выполнить действия, относящиеся к проекту. Некоторые действия, необходимые для того, чтобы сдвинуть проект с мертвой точки, занимают всего одну или две минуты.

   Хорошее начало – половина дела.

Греческая пословица

   Во время тренингов и семинаров, в которых участвовали тысячи специалистов, я узнал, что нехватка времени не является их основной проблемой (хотя они сами придерживаются именно такого мнения); реальную проблему представляет недостаток ясности и определенности в таких вопросах, как истинная суть проекта и требуемые первоочередные шаги на пути его внедрения. Именно решение первостепенных задач в момент их появления на горизонте, а не попытки разобраться во второстепенных проблемах после того, как неприятности уже начались, позволяет нам пожинать плоды управления деятельностью.

   Дела редко застревают на одном месте из-за недостатка времени: они не могут сдвинуться с мертвой точки, потому что четко не определен путь достижения результата.