Страница:
Преимущества интеллект-карт для протоколирования и ведения групповых мероприятий
1. С их помощью достигается понимание каждым участником точки зрения других.2. Вклад со стороны каждого участника помещается в единый контекст.
3. Включение вклада всех без исключения участников в состав интеллект-карты повышает рабочий настрой, энтузиазм и сотрудничество среди участников.
4. Каждый участник получает в свое распоряжение исчерпывающий протокол мероприятия, что обеспечивает осознанность принимаемых решений и запоминание надолго и хода мероприятия, и принятых решений.
5. Использование интеллект-карт – столь эффективного средства коммуникации – приводит к тому, что проводимые с их помощью групповые мероприятия занимают нередко в пять раз меньше времени, нежели проводимые традиционным образом.
6. Увеличивается вероятность достижения поставленных в ходе мероприятия целей.
Напутственные слова
Как известно, большинство собраний, совещаний, деловых встреч и иных групповых мероприятий такого рода включают в свой регламент выступления или презентации. В следующей главе мы рассмотрим, как посредством презентаций (и не только) интеллект-карты расширяют ваши возможности в ознакомлении людей с вашими идеями и в преподнесении информации (в бизнесе и не только).
Глава 26
ПРЕЗЕНТАЦИИ
Презентации – перед малой или большой аудиторией, по радио или телевидению – являются неотъемлемой частью деловой жизни. Тем не менее многие люди испытывают безотчетный страх перед публичными выступлениями, приравнивая его к тому, как другие боятся пауков, змей, войны и даже смерти! В настоящей главе разговор пойдет о том, как интеллект-карта способна помочь в преодолении этого страха и научить вас готовить и преподносить информацию ясно, образно и с успехом для себя. Приводятся также примеры того, как не следует готовить выступления и презентации!
Таким образом, процесс подготовки деловых презентаций на основе интеллект-карт практически не отличается от процесса подготовки, например ответа на экзамене с помощью тех же интеллект-карт (см. главу 22). Много схожего можно также обнаружить с подготовкой интеллект-карт, посвященных самоанализу и разрешению проблемных ситуаций (см. главы 18 и 19).
• После того как с центральным образом покончено, первым шагом является упражнение на «извержение» любых идей, которые немедленно приходят в голову в связи с выбранной темой.
• Следующим шагом является организация главных и второстепенных ветвей с внесением дополнительных ключевых слов, приходящих в голову по мере формирования структуры презентации. Поскольку на обсуждение в ходе презентации каждой из тем, обозначенных ключевыми словами, у вас уйдет не менее одной минуты, имеет смысл принять за правило не включать более 50 ключевых слов и образов в интеллект-карту из расчета на одночасовую презентацию.
• Проведя повторную ревизию, следует избавиться от малосущественной информации или неубедительных фактов. На этом этапе следует посредством, например, кодов отметить моменты своей презентации, когда вы планируете использовать слайды, видеоматериалы, сослаться на других авторов, привести конкретные примеры и т. п.
• Теперь подумайте, в каком порядке вы собираетесь переходить в процессе презентации от одной главной ветви к другой, и соответствующим образом их пронумеруйте.
• Наметьте продолжительность презентации по каждой из главных ветвей, после чего подготовку презентации можно считать завершенной.
• Поскольку выступающие вынуждены заглядывать в текст, они постоянно теряют зрительный контакт с аудиторией.
• По той же причине язык жестов у выступающих крайне беден, не обеспечивает должной эмфазы на ключевых аспектах.
• Письменный язык весьма отличен от разговорного. «Грамматически безупречный» стиль, свойственный письменному языку, не отвечает целям публичного выступления и почти наверняка ведет к притуплению интереса у аудитории. Интеллект-карта, однако, позволяет выступающему поддерживать идеальный баланс между живостью разговорной речи и структурой и содержанием заранее продуманных идей. Эта мощная комбинация является ключом к успешной презентации.
• Заготовленное заранее выступление по определению оказывается устаревшим к моменту его озвучивания. В результате выступающий почти не имеет возможности реагировать на возможные изменения в реальной обстановке, например, вносить поправки в свою речь в свете замечаний, сделанных другими выступающими.
• По прошествии 20 минут внимание слушателей, по крайней мере тех, которые занимают первые 30 рядов аудитории, как правило, обращено не на содержание выступления, а на то, сколько страниц осталось прочесть выступающему!
• Слепой зависимости от буквы текста, который нельзя сиюминутно исправить, свойственны скрытые опасности.
• Поскольку выступающий четко следует заготовленному ранее тексту, ему нелегко ориентироваться в реальном масштабе времени и тем самым уложиться в отведенный ему срок.
Он не был опытным докладчиком, и к концу своего 45-минутного выступления большинство слушателей уже спало. Всех их пробудило громкое восклицание, положившее конец его докладу: «О господи! Последней страницы-то нет!» Так случилось, что последняя страница действительно бесследно исчезла. Но хуже всего то, что, обнаружив сей факт, он с ужасом осознал, что не имеет представления, о чем шла речь!
Докладчиком в другом случае был адмирал, известный тем, что ухитрялся придать оригинальность любой самой скучной речи. Он мог прочесть любое выступление так же, как хорошая фономашинистка напечатала бы его с диктофона, – идеально, но без малейшего представления о содержании.
Его попросили выступить перед старшим офицерским составом, и он, испытывая нехватку времени, поручил своим подчиненным подготовить ему одночасовую речь. Когда же выступал, то примерно через час своего выступления вдруг заподозрил неладное, поскольку страниц, которые еще предстояло прочесть, оставалось примерно столько же, сколько тех, которые он уже прочел.
Наконец его осенило – ему вручили две копии одного и того же текста. Но настоящий ужас состоял в том, что копии были отсортированы в следующем порядке: стр. 1, стр. 1, стр. 2, стр. 2, стр. 3, стр. 3 и т. д. Уважая его высокое звание, никто не осмелился сделать ему замечание, что, возможно, в своем понимании пословицы «повторение – мать учения» он зашел слишком далеко! Интеллект-карта оградила бы его от подобной неприятности.
Если у аудитории возникли вопросы, будь то перед началом или в ходе выступления, вы имеете возможность немедленно включить их в состав своей презентационной интеллект-карты. С тем же успехом, если время, выделенное вам на выступление, по каким-то причинам оказывается сокращенным или, наоборот, увеличенным, вы можете с легкостью внести необходимые поправки в ход своей презентации. Структурная гибкость интеллект-карты позволяет без усилий регулировать темп презентации, делая ее более короткой или длинной, по своему усмотрению. Выступления, законченные точно в срок, характеризуют выступающего с лучшей стороны и отвечают этике публичных собраний.
Кроме того, если, например, предыдущий докладчик затронул вопросы, которых собирались коснуться и вы, но, возможно, более компетентно или убедительно, нежели, как вам кажется, удалось бы вам, вы имеете возможность подправить свою интеллект-карту, сделав акцент на упомянутых вопросах и тем самым обеспечив восприятие вас аудиторией в духе «тот хорош, но и этот не хуже»!
С другой стороны, если предыдущий выступающий сделал недостаточно, с вашей точки зрения, информированные или логичные замечания, вы можете также отметить их на своей интеллект-карте и затем коснуться в своем выступлении с целью стимулировать прения по рассматриваемым спорным вопросам.
Иногда для того, чтобы поддерживать живой интерес аудитории и обеспечить слежение за ходом ваших мыслей, имеет смысл сопровождать свою речь построением интеллект-карты, например на доске, обосновав свои действия желанием ознакомить аудиторию с «этакой небольшой системой взглядов».
В общих словах, Нейсбит предсказал, что в глобальной экономике решающую роль приобретут информационные технологии; что мировое изобразительное искусство, литература и духовные искания переживут очередной ренессанс; что крупные города сдадут позиции в качестве центров деловой активности; что социализм как форма государственного строя перестанет существовать; что английский язык окончательно приобретет статус главного международного языка; что массовая информация окончательно примет электронный формат, и передача ее приобретет глобально сетевой характер; что основная доля деловой активности переместится с Тихоокеанского на Атлантическое побережье; что предпочтение во всем мире будет отдано политике развития индивидуального предпринимательства; что развитию во всех областях жизни будут свойственны перспективы неограниченного роста; что утвердится глобальная свобода торговли. В результате всего этого, по мнению Нейсбита, наметится тенденция к снижению политической напряженности, выражаемой, в частности, в форме войн и локальных конфликтов. Все эти тенденции можно увидеть как следствия первого свода глобальных трендов, сформулированных Нейсбитом и кратко обозначенных в рамке в верхнем левом углу интеллект-карты.
Рассматриваемая интеллект-карта легла в основу дискуссии, которая, с точки зрения глубины затронутых вопросов, вполне могла продлиться неделю, о будущем нашей планеты. При составлении карты, автором которой являлся Тони Бьюзен, использовались приемы, описанные в главах 14, 16 и 24, поводом же для ее составления стал двухдневный семинар в Стокгольме в 1987 году. На этом семинаре Джон Нейсбит выступил с презентацией своих идей перед группой лиц в составе видных представителей правительственных и деловых организаций.
Вторая интеллект-карта тоже была составлена Тони Бьюзеном, который на сей раз был в роли декана факультета при Организации молодых президентов (ОМП), и легла в основу его приветственной речи перед группой преподавателей и духовных лиц из разных стран мира (которые читали лекции на борту теплохода QE2, являвшегося местом проведения мероприятия). Интеллект-карта послужила основой как для приветственной речи, так и презентации, ознакомившей участников с основными целями намеченной программы работы.
Третья интеллект-карта (иллюстрация XIX па цветной вклейке) была составлена международным гроссмейстером Раймондом Кином, корреспондентом по шахматам газеты «Таймс» и самым плодовитым автором по вопросам шахматной игры, ее истории и философии. Подготовка интеллекткарты была приурочена к лекции, которую Кин прочел по испанскому телевидению (в программе «En Jaque»). Темой интеллект-карты явилась история жизни и творчества великого испанского шахматиста и писателя XVI века Руи Лопеса, а также интеллектуальные и политические тенденции его времени. Вот суждение Кина:
Интеллект-карта Тони Бьюзена, которая легла в основу выступления по 400-страничной книге Джона Нейсбита
Это выдержка из статьи, которую Кин написал для газеты «Таймс», и для нее он также использовал рассмотренную выше интеллект-карту, ранее составленную им для выступления на испанском телевидении.
Интеллект-карты оправдали себя в качестве метода подготовки презентации настолько, что нейрофизиолог и популяризатор Майкл Дж. Гелб посвятил этой теме целую книгу «Искусство презентации собственной персоны», в основу которой положил принципы радиантного мышления и метода интеллект-карт. Неудивительно, что для презентации своей книги он составил соответствующую интеллект-карту.
Интеллект-карта, которая легла в основу приветственной речи Тони Бьюзена
2. Вы в полной мере используете преимущества, предоставляемые свободой жестикуляции, движения.
3. Как лектор, так и аудитория более активно вовлечены в «действо», в которое, по сути, превращается презентация.
4. При подготовке презентации большое количество кортикальных способностей оказывается востребованным.
5. В презентации на основе интеллект-карт легко вносить изменения по ходу дела; другим преимуществом является возможность точно укладываться во время, отведенное на презентацию.
6. Интеллект-карты обеспечивают высокую степень свободы в том, что касается модификации и расширенного толкования ключевых пунктов презентации.
7. Презентации на основе интеллект-карт надолго запоминаются, имеют высокую отдачу и доставляют подлинное удовлетворение как выступающему, так и его слушателям.
8. Предоставляют выступающему свободу быть самим собой.
Использование интеллект-карт при подготовке презентации
Бизнес находится в гораздо более близких отношениях со сферой образования, нежели принято думать. В обеих сферах деятельности центральным элементом выступает обмен информацией. И любой процесс информационного обмена включает передачу и прием информации.Таким образом, процесс подготовки деловых презентаций на основе интеллект-карт практически не отличается от процесса подготовки, например ответа на экзамене с помощью тех же интеллект-карт (см. главу 22). Много схожего можно также обнаружить с подготовкой интеллект-карт, посвященных самоанализу и разрешению проблемных ситуаций (см. главы 18 и 19).
• После того как с центральным образом покончено, первым шагом является упражнение на «извержение» любых идей, которые немедленно приходят в голову в связи с выбранной темой.
• Следующим шагом является организация главных и второстепенных ветвей с внесением дополнительных ключевых слов, приходящих в голову по мере формирования структуры презентации. Поскольку на обсуждение в ходе презентации каждой из тем, обозначенных ключевыми словами, у вас уйдет не менее одной минуты, имеет смысл принять за правило не включать более 50 ключевых слов и образов в интеллект-карту из расчета на одночасовую презентацию.
• Проведя повторную ревизию, следует избавиться от малосущественной информации или неубедительных фактов. На этом этапе следует посредством, например, кодов отметить моменты своей презентации, когда вы планируете использовать слайды, видеоматериалы, сослаться на других авторов, привести конкретные примеры и т. п.
• Теперь подумайте, в каком порядке вы собираетесь переходить в процессе презентации от одной главной ветви к другой, и соответствующим образом их пронумеруйте.
• Наметьте продолжительность презентации по каждой из главных ветвей, после чего подготовку презентации можно считать завершенной.
Интеллект-карта в сравнении с линейными методами подготовки публичных выступлений
Линейные методы подготовки публичных выступлений имеют ряд недостатков:• Поскольку выступающие вынуждены заглядывать в текст, они постоянно теряют зрительный контакт с аудиторией.
• По той же причине язык жестов у выступающих крайне беден, не обеспечивает должной эмфазы на ключевых аспектах.
• Письменный язык весьма отличен от разговорного. «Грамматически безупречный» стиль, свойственный письменному языку, не отвечает целям публичного выступления и почти наверняка ведет к притуплению интереса у аудитории. Интеллект-карта, однако, позволяет выступающему поддерживать идеальный баланс между живостью разговорной речи и структурой и содержанием заранее продуманных идей. Эта мощная комбинация является ключом к успешной презентации.
• Заготовленное заранее выступление по определению оказывается устаревшим к моменту его озвучивания. В результате выступающий почти не имеет возможности реагировать на возможные изменения в реальной обстановке, например, вносить поправки в свою речь в свете замечаний, сделанных другими выступающими.
• По прошествии 20 минут внимание слушателей, по крайней мере тех, которые занимают первые 30 рядов аудитории, как правило, обращено не на содержание выступления, а на то, сколько страниц осталось прочесть выступающему!
• Слепой зависимости от буквы текста, который нельзя сиюминутно исправить, свойственны скрытые опасности.
• Поскольку выступающий четко следует заготовленному ранее тексту, ему нелегко ориентироваться в реальном масштабе времени и тем самым уложиться в отведенный ему срок.
Ниже приведены две правдивые истории в качестве иллюстраций к перечисленным выше недостаткам линейных выступлений.
Нашему первому выступающему предстояло сделать доклад на трехдневной конференции в Вашингтоне, округ Колумбия. На конференцию съехалось 2300 делегатов; из 75 докладчиков наш был 72-й. Ему досталась «мертвая смена», начинающаяся сразу после обеда.Он не был опытным докладчиком, и к концу своего 45-минутного выступления большинство слушателей уже спало. Всех их пробудило громкое восклицание, положившее конец его докладу: «О господи! Последней страницы-то нет!» Так случилось, что последняя страница действительно бесследно исчезла. Но хуже всего то, что, обнаружив сей факт, он с ужасом осознал, что не имеет представления, о чем шла речь!
Докладчиком в другом случае был адмирал, известный тем, что ухитрялся придать оригинальность любой самой скучной речи. Он мог прочесть любое выступление так же, как хорошая фономашинистка напечатала бы его с диктофона, – идеально, но без малейшего представления о содержании.
Его попросили выступить перед старшим офицерским составом, и он, испытывая нехватку времени, поручил своим подчиненным подготовить ему одночасовую речь. Когда же выступал, то примерно через час своего выступления вдруг заподозрил неладное, поскольку страниц, которые еще предстояло прочесть, оставалось примерно столько же, сколько тех, которые он уже прочел.
Наконец его осенило – ему вручили две копии одного и того же текста. Но настоящий ужас состоял в том, что копии были отсортированы в следующем порядке: стр. 1, стр. 1, стр. 2, стр. 2, стр. 3, стр. 3 и т. д. Уважая его высокое звание, никто не осмелился сделать ему замечание, что, возможно, в своем понимании пословицы «повторение – мать учения» он зашел слишком далеко! Интеллект-карта оградила бы его от подобной неприятности.
Ход презентации, составленной на основе интеллект-карты
В противоположность стандартному тексту интеллект-карта обеспечивает выступающему необходимую свободу и гибкость, а равно порядок и точность в изложении материала.Если у аудитории возникли вопросы, будь то перед началом или в ходе выступления, вы имеете возможность немедленно включить их в состав своей презентационной интеллект-карты. С тем же успехом, если время, выделенное вам на выступление, по каким-то причинам оказывается сокращенным или, наоборот, увеличенным, вы можете с легкостью внести необходимые поправки в ход своей презентации. Структурная гибкость интеллект-карты позволяет без усилий регулировать темп презентации, делая ее более короткой или длинной, по своему усмотрению. Выступления, законченные точно в срок, характеризуют выступающего с лучшей стороны и отвечают этике публичных собраний.
Кроме того, если, например, предыдущий докладчик затронул вопросы, которых собирались коснуться и вы, но, возможно, более компетентно или убедительно, нежели, как вам кажется, удалось бы вам, вы имеете возможность подправить свою интеллект-карту, сделав акцент на упомянутых вопросах и тем самым обеспечив восприятие вас аудиторией в духе «тот хорош, но и этот не хуже»!
С другой стороны, если предыдущий выступающий сделал недостаточно, с вашей точки зрения, информированные или логичные замечания, вы можете также отметить их на своей интеллект-карте и затем коснуться в своем выступлении с целью стимулировать прения по рассматриваемым спорным вопросам.
Иногда для того, чтобы поддерживать живой интерес аудитории и обеспечить слежение за ходом ваших мыслей, имеет смысл сопровождать свою речь построением интеллект-карты, например на доске, обосновав свои действия желанием ознакомить аудиторию с «этакой небольшой системой взглядов».
Примеры презентаций на основе интеллект-карт
Интеллект-карта легла в основу выступления на тему прогнозов футуриста Джона Нейсбита. Центральным образом является лицо Нейсбита, и направленная строго вверх жирная стрелка обозначает его видение тенденций, которые будут иметь место в период с 1990 по 2000 гг. Десять пронумерованных главных ветвей соответствуют десяти областям общественно-политической жизни, в отношении которых Нейсбит сделал свои прогнозы.В общих словах, Нейсбит предсказал, что в глобальной экономике решающую роль приобретут информационные технологии; что мировое изобразительное искусство, литература и духовные искания переживут очередной ренессанс; что крупные города сдадут позиции в качестве центров деловой активности; что социализм как форма государственного строя перестанет существовать; что английский язык окончательно приобретет статус главного международного языка; что массовая информация окончательно примет электронный формат, и передача ее приобретет глобально сетевой характер; что основная доля деловой активности переместится с Тихоокеанского на Атлантическое побережье; что предпочтение во всем мире будет отдано политике развития индивидуального предпринимательства; что развитию во всех областях жизни будут свойственны перспективы неограниченного роста; что утвердится глобальная свобода торговли. В результате всего этого, по мнению Нейсбита, наметится тенденция к снижению политической напряженности, выражаемой, в частности, в форме войн и локальных конфликтов. Все эти тенденции можно увидеть как следствия первого свода глобальных трендов, сформулированных Нейсбитом и кратко обозначенных в рамке в верхнем левом углу интеллект-карты.
Рассматриваемая интеллект-карта легла в основу дискуссии, которая, с точки зрения глубины затронутых вопросов, вполне могла продлиться неделю, о будущем нашей планеты. При составлении карты, автором которой являлся Тони Бьюзен, использовались приемы, описанные в главах 14, 16 и 24, поводом же для ее составления стал двухдневный семинар в Стокгольме в 1987 году. На этом семинаре Джон Нейсбит выступил с презентацией своих идей перед группой лиц в составе видных представителей правительственных и деловых организаций.
Вторая интеллект-карта тоже была составлена Тони Бьюзеном, который на сей раз был в роли декана факультета при Организации молодых президентов (ОМП), и легла в основу его приветственной речи перед группой преподавателей и духовных лиц из разных стран мира (которые читали лекции на борту теплохода QE2, являвшегося местом проведения мероприятия). Интеллект-карта послужила основой как для приветственной речи, так и презентации, ознакомившей участников с основными целями намеченной программы работы.
Третья интеллект-карта (иллюстрация XIX па цветной вклейке) была составлена международным гроссмейстером Раймондом Кином, корреспондентом по шахматам газеты «Таймс» и самым плодовитым автором по вопросам шахматной игры, ее истории и философии. Подготовка интеллекткарты была приурочена к лекции, которую Кин прочел по испанскому телевидению (в программе «En Jaque»). Темой интеллект-карты явилась история жизни и творчества великого испанского шахматиста и писателя XVI века Руи Лопеса, а также интеллектуальные и политические тенденции его времени. Вот суждение Кина:
Выгод, предоставляемых интеллект-картой при подготовке выступления или при написании статьи, можно указать по меньшей мере две: ничем не ограниченное «ветвление» мыслей оказывает на автора постоянное благотворное действие, стимулируя его к поиску новых, все более смелых идей; в то же время система ключевых слов и образов позволяет гарантировать, что за завесой устного или изложенного на бумаге слова пи один важный пункт не будет упущен,
С такой точки зрения интеллект-карты необычайно эффективны при подготовке устных выступлений. Вместо суетливого переворачивания страниц в поисках нужного места можно заранее информировать аудиторию о структуре и главных пунктах вашего выступления. Поскольку вы работаете всего с одним листом бумаги, вы всегда в состоянии сообщить аудитории, что планируете рассказать в дальнейшем, при этом – совершенно уверенно, и даже подкрепить свои слова демонстрацией. В случае с линейным текстом выступления отсутствие перед глазами следующей страницы лишает вас уверенности, и вы переводите дух лишь по прочтении последнего слова, избавившись от неясного для вас самих страха неизвестности. Другой недостаток кроется в том, что конец линейного выступления нередко оказывается событием, определяемым хронологией, нежели логикой выступления.
Исходя из той предпосылки, что лектор в совершенстве владеет предметом своего выступления, ключевые слова действуют как катализаторы идей, рождаемых экспромтом, в противовес сухому изложению фактов, нередко привязанному к логике дат (например, лекция начинается с указания даты рождения человека, о котором идет речь, и заканчивается констатацией его смерти), нежели к логике содержания. Если же лектор слабо владеет своим предметом, тогда линейный конспект лишь усугубляет положение. Где бы ни использовались – при написании статьи или подготовке публичного выступления, – они служат кормилом, с помощью которого вы ведете корабль своей презентации, с большей легкостью преодолевая перипетии информационного океана.
Интеллект-карта Тони Бьюзена, которая легла в основу выступления по 400-страничной книге Джона Нейсбита
Это выдержка из статьи, которую Кин написал для газеты «Таймс», и для нее он также использовал рассмотренную выше интеллект-карту, ранее составленную им для выступления на испанском телевидении.
Интеллект-карты оправдали себя в качестве метода подготовки презентации настолько, что нейрофизиолог и популяризатор Майкл Дж. Гелб посвятил этой теме целую книгу «Искусство презентации собственной персоны», в основу которой положил принципы радиантного мышления и метода интеллект-карт. Неудивительно, что для презентации своей книги он составил соответствующую интеллект-карту.
Интеллект-карта, которая легла в основу приветственной речи Тони Бьюзена
Преимущества презентаций на основе интеллект-карт
1. Обеспечивается зрительный контакт с аудиторией.2. Вы в полной мере используете преимущества, предоставляемые свободой жестикуляции, движения.
3. Как лектор, так и аудитория более активно вовлечены в «действо», в которое, по сути, превращается презентация.
4. При подготовке презентации большое количество кортикальных способностей оказывается востребованным.
5. В презентации на основе интеллект-карт легко вносить изменения по ходу дела; другим преимуществом является возможность точно укладываться во время, отведенное на презентацию.
6. Интеллект-карты обеспечивают высокую степень свободы в том, что касается модификации и расширенного толкования ключевых пунктов презентации.
7. Презентации на основе интеллект-карт надолго запоминаются, имеют высокую отдачу и доставляют подлинное удовлетворение как выступающему, так и его слушателям.
8. Предоставляют выступающему свободу быть самим собой.
Напутственные слова
Изучив применение интеллект-карт при проведении групповых мероприятий и подготовке презентаций, в следующей главе вы ознакомитесь с тем, каким образом интеллект-карты используются в иных ситуациях, относимых к сфере менеджмента, с целью совершенствовать информационный обмен и повышать производительность труда.
Глава 27
МЕНЕДЖМЕНТ
Деловой менеджмент с использованием интеллект-карт заслуживает отдельной книги, однако многие аспекты применения метода интеллект-карт в менеджменте являются отзвуком того, что уже было рассмотрено вами в этой приближающейся к концу книге. Из настоящей главы вы узнаете, как ранее описанные приложения интеллект-карт могут быть скомбинированы применительно к реалиям менеджмента, служа цели повышения эффективности, производительности труда в том или ином бизнесе.
Начнем с того, что интеллект-карты могут использоваться при планировании рабочего дня (см. главу 20). Кроме того, учет всей существенной информации по имевшим место телефонным звонкам, деловым встречам, совещаниям и интервью также может вестись в форме интеллект-карты, что обеспечивает, в случае групповых мероприятий, полное и точное усвоение и долговременное запоминание каждым участником подвергнутых обсуждению вопросов.
Найдя применение интеллект-картам в организации тренинга персонала, компании вроде «ЭДС», «Диджитал компьютерс» и «Бритиш петролеум» обнаружили, что данный метод позволяет экономить огромные средства – в некоторых случаях экономия доходит до 80 %! Например, д-р Майк Стэнли, руководитель технических проектов в «Боинг эйркрафт корпорэйшн» (Сиэтл, США), трансформировал объемное инженерное руководство по авиастроению в 25-футовую интеллект-карту, принесшую ему подлинную славу внутри компании (см. главу 17, «Примеры коллективных интеллект-карт в действии»). Вот что рассказывает Стэнли:
Интеллект-карты могут использоваться для совершенствования структуры деловой организации, для разработки стабилизационных планов и подготовки организационно-деловых презентаций для аудитории, состоящей из клиентов и партнеров. Интеллект-карта на иллюстрации XX на цветной вклейке подготовлена Ян-Питером X. Сиксом, вице-президентом голландской страховой компании «Интерполис». Подготовив презентацию своей компании, он принял во внимание следующие аспекты: структура организации; корни; сферы и субъекты сотрудничества; приобретения; объем продаж; реорганизация бизнеса.
Организация
Организационное развитие рассматривается с двух точек зрения: управленческой иерархии (высший менеджмент, отделение, филиал, отдел) и влияния на организационную структуру таких аспектов, как продукт (страхование от рисков, связанных непосредственно с жизнью и здоровьем клиента, или страхование «лайф»; страхование от рисков, не связанных непосредственно с жизнью и здоровьем клиента, или страхование «нон-лайф»), клиентура (фермеры, другие физические лица, юридические лица) и география рынка (регионы деловой активности).
Корни
«Интерполис» уходит корнями в голландские католические сельскохозяйственные кооперативы. От четырех союзов фермеров-католиков, по одному в каждой епархии, в свое время ответвились иные кооперативные структуры, такие как банки, пенсионный фонд и страховые общества, изначально специализировавшиеся на взаимном страховании от огня.
Сотрудничество
В 1969 году пенсионный фонд и четыре страховые компании слились в единую компанию «Интерполис». Четыре года спустя центром деятельности «Интерполиса» стал город Тилбург, здесь же расположился главный офис. Основное внимание в то время отдавалось продукту, и это отразилось на организационной структуре компании.
Приобретения
В 1972 году «Интерполис» приобрел компанию «Хагелуни», специализированного страховщика от погодных рисков, а затем в 1985 году многопрофильную компанию «Де Твальф Гевестен», которые в настоящее время делят между собой офисное здание, известное под названием «Триадом Лейдшендам». Последним приобретением «Интерполиса» (1988 г.) явилась компания по страхованию скота «Паарден-Вее-Юние».
Объем продаж
Некоторая часть полисов «Интерполиса» продается через посредников. Главными среди них являются «Рабобанк», «ЛЛТБ» и «НЕВАТ».
До недавнего времени собственный персонал, занятый в сфере продаж, состоял из отдела маркетинга и пяти региональных офисов, каждый со своими генеральными и специализированными инспекциями.
Реорганизация
Реорганизация, имевшая место в 1987-1989 гг., внесла немало изменений в деятельность компании. Например, в 1987 году специализированные инспекторы были выведены из персонала отделов продаж и образованы специализированные инспекции как отдельные организационные единицы.
2. Маркетинг
Интеллект-карта находит полезное применение в маркетинге. Британская компания «Темпл маркетинг» разработала так называемую «Маркетинг Матрикс Майнд Мэп» (ММММ) (маркетинговая матричная интеллект-карта), позволяющую учитывать потенциальные маркетинговые потребности каждого клиента.
Интеллект-карта на иллюстрации XXIV на цветной вклейке была составлена Нигелем Темплом, президентом и исполнительным директором компании «Темпл маркетинг», и иллюстрирует принятый в компании подход к разработке маркетингового плана, направленного на максимальное удовлетворение пожеланий клиента.
Интеллект-карта позволяет учесть целый ряд аспектов, как то: диапазон товаров, по которым клиент хотел бы осуществить маркетинг; коммерческие и маркетинговые интересы клиента; информация (например, данные, положительно характеризующие качество товара), которую клиент хотел бы донести до потенциальных потребителей, а также какие способы передачи информации будут при этом использованы; виды и структура консалтинговых договоров; отбор средств массовой информации для использования в рамках конкретного маркетингового плана; сбор информации о спросе и мониторинг мнения потребителей; целевые рынки на ближайшую, среднесрочную и дальнюю перспективу. Ниже приводится мнение сотрудников компании «Темпл»:
Использование интеллект-карт для нужд менеджмента
Интеллект-карты могут использоваться лицом, занятым в бизнесе или профессиональной деятельности, в любой ситуации, в которой в ином случае потребовалась бы «линейная» запись информации.Начнем с того, что интеллект-карты могут использоваться при планировании рабочего дня (см. главу 20). Кроме того, учет всей существенной информации по имевшим место телефонным звонкам, деловым встречам, совещаниям и интервью также может вестись в форме интеллект-карты, что обеспечивает, в случае групповых мероприятий, полное и точное усвоение и долговременное запоминание каждым участником подвергнутых обсуждению вопросов.
Найдя применение интеллект-картам в организации тренинга персонала, компании вроде «ЭДС», «Диджитал компьютерс» и «Бритиш петролеум» обнаружили, что данный метод позволяет экономить огромные средства – в некоторых случаях экономия доходит до 80 %! Например, д-р Майк Стэнли, руководитель технических проектов в «Боинг эйркрафт корпорэйшн» (Сиэтл, США), трансформировал объемное инженерное руководство по авиастроению в 25-футовую интеллект-карту, принесшую ему подлинную славу внутри компании (см. главу 17, «Примеры коллективных интеллект-карт в действии»). Вот что рассказывает Стэнли:
Использование интеллект-карт является составной частью моей программы по повышению качества продукции здесь, в «Боинге». Реализация программы позволила принести моей компании свыше 10 миллионов долларов экономии только в этом году (превысив план в десять раз). Мы разработали уникальный метод применения интеллект-карт для разработки рационализаторских предложений. В течение одного лишь месяца было предложено свыше 500 новаторских идей, воплощение которых в жизнь способно обеспечить многомиллионную экономию в результате снижения себестоимости продукции.В дополнение к тому, что интеллект-карты увеличивают скорость и эффективность освоения учебного материала, они позволяют снизить потери времени в процессе неумелого запоминания, обнаруживаемые при рассмотрении так называемой «кривой забывания» и составляющие вплоть до 80 % всего изучаемого в течение предшествующих суток материала. Повторение пройденного с помощью интеллект-карт через интервалы времени, рекомендованные в главе 24 («Повторение аннотированного с помощью материала интеллекткарт»), гарантирует не только закрепление усвоенного в памяти, но и включение его в число активных «операндов» в процессе дальнейшей учебы. В общих словах, ранее рассмотренные области применения интеллект-карт и соответствующие навыки майндмапера, а именно осуществление выбора; структурирование собственных и чужих идей; индивидуальная и коллективная творческая деятельность; анализ; обсуждение и разрешение проблемных ситуаций; определение ресурсов времени на проработку материала в соответствующем объеме; а также использование интеллекткарт для нужд памяти и информационного обмена, – могут быть отмечены как наиболее важные при осуществлении успешного менеджмента.
Примеры применения интеллект-карт в менеджменте
1. Организация бизнесаИнтеллект-карты могут использоваться для совершенствования структуры деловой организации, для разработки стабилизационных планов и подготовки организационно-деловых презентаций для аудитории, состоящей из клиентов и партнеров. Интеллект-карта на иллюстрации XX на цветной вклейке подготовлена Ян-Питером X. Сиксом, вице-президентом голландской страховой компании «Интерполис». Подготовив презентацию своей компании, он принял во внимание следующие аспекты: структура организации; корни; сферы и субъекты сотрудничества; приобретения; объем продаж; реорганизация бизнеса.
Организация
Организационное развитие рассматривается с двух точек зрения: управленческой иерархии (высший менеджмент, отделение, филиал, отдел) и влияния на организационную структуру таких аспектов, как продукт (страхование от рисков, связанных непосредственно с жизнью и здоровьем клиента, или страхование «лайф»; страхование от рисков, не связанных непосредственно с жизнью и здоровьем клиента, или страхование «нон-лайф»), клиентура (фермеры, другие физические лица, юридические лица) и география рынка (регионы деловой активности).
Корни
«Интерполис» уходит корнями в голландские католические сельскохозяйственные кооперативы. От четырех союзов фермеров-католиков, по одному в каждой епархии, в свое время ответвились иные кооперативные структуры, такие как банки, пенсионный фонд и страховые общества, изначально специализировавшиеся на взаимном страховании от огня.
Сотрудничество
В 1969 году пенсионный фонд и четыре страховые компании слились в единую компанию «Интерполис». Четыре года спустя центром деятельности «Интерполиса» стал город Тилбург, здесь же расположился главный офис. Основное внимание в то время отдавалось продукту, и это отразилось на организационной структуре компании.
Приобретения
В 1972 году «Интерполис» приобрел компанию «Хагелуни», специализированного страховщика от погодных рисков, а затем в 1985 году многопрофильную компанию «Де Твальф Гевестен», которые в настоящее время делят между собой офисное здание, известное под названием «Триадом Лейдшендам». Последним приобретением «Интерполиса» (1988 г.) явилась компания по страхованию скота «Паарден-Вее-Юние».
Объем продаж
Некоторая часть полисов «Интерполиса» продается через посредников. Главными среди них являются «Рабобанк», «ЛЛТБ» и «НЕВАТ».
До недавнего времени собственный персонал, занятый в сфере продаж, состоял из отдела маркетинга и пяти региональных офисов, каждый со своими генеральными и специализированными инспекциями.
Реорганизация
Реорганизация, имевшая место в 1987-1989 гг., внесла немало изменений в деятельность компании. Например, в 1987 году специализированные инспекторы были выведены из персонала отделов продаж и образованы специализированные инспекции как отдельные организационные единицы.
2. Маркетинг
Интеллект-карта находит полезное применение в маркетинге. Британская компания «Темпл маркетинг» разработала так называемую «Маркетинг Матрикс Майнд Мэп» (ММММ) (маркетинговая матричная интеллект-карта), позволяющую учитывать потенциальные маркетинговые потребности каждого клиента.
Интеллект-карта на иллюстрации XXIV на цветной вклейке была составлена Нигелем Темплом, президентом и исполнительным директором компании «Темпл маркетинг», и иллюстрирует принятый в компании подход к разработке маркетингового плана, направленного на максимальное удовлетворение пожеланий клиента.
Интеллект-карта позволяет учесть целый ряд аспектов, как то: диапазон товаров, по которым клиент хотел бы осуществить маркетинг; коммерческие и маркетинговые интересы клиента; информация (например, данные, положительно характеризующие качество товара), которую клиент хотел бы донести до потенциальных потребителей, а также какие способы передачи информации будут при этом использованы; виды и структура консалтинговых договоров; отбор средств массовой информации для использования в рамках конкретного маркетингового плана; сбор информации о спросе и мониторинг мнения потребителей; целевые рынки на ближайшую, среднесрочную и дальнюю перспективу. Ниже приводится мнение сотрудников компании «Темпл»: