Страница:
Как показывает арбитражная практика, именно ненадлежащее актирование забракованной продукции являлось причиной отказа в удовлетворении исковых требований покупателя, по сути справедливых. Поэтому привлечение юристов к анализу формы и содержания актов приемки продукции, поступившей от поставщиков, с нарушением требований к качеству, жизненно необходимо так же, как и к процедуре замена брака, прочим мероприятиям, сопутствующим некачественной поставке.
В целях эффективного взаимодействия различных служб организации, участвующих в работе с браком поставщиков, может быть разработан локальный нормативный акт.
Столь же важно правильно принять и оформить результат подрядных работ. Поэтому для минимизиции рисков юрист вправе и обязан подсказать, как правильно в договоре зафиксировать требования к качеству работ и установить порядок их сдачи-приемки.
В ходе поддержания и развития СМК юристам совместно с другими специалистами предстоит проанализировать опыт работы по рассмотрению и удовлетворению рекламаций потребителей и заказчиков к качеству выпускаемой предприятием продукции, выполненных работ, оказанных услуг. Возможно, что для исправления существующего положения и определения приоритетных направлений, потребуется разработка соответствующих правовых актов.
В соответствии со ст. 475 ГК РФ организация-покупатель, которой передан товар ненадлежащего качества, вправе по своему выбору потребовать от продавца:
соразмерного уменьшения покупной цены;
безвозмездного устранения недостатков товара в разумный срок;
возмещения своих расходов на устранение недостатков товара.
Выбор способа устранения последствий несоответствующей по качеству (комплектности) поставки обычно поставлен в зависимость от политики, проводимой покупателем в области качества, производственного цикла, вида предпринимательской деятельности и других факторов.
Возникший по поводу некачественной поставки конфликт стороны договора попытаются урегулировать путем предъявления претензии.
Чаще всего претензионная работа осуществляется юристами во взаимодействии с бухгалтерией, службами качества и снабжения. Данные структурные подразделения подготавливают и представляют в юридическую службу документы, отражающие факт нарушения прав покупателя в отношении качества поставленного товара.
Задача правовой службы состоит в оформлении претензии с четко сформулированными, обоснованными требованиями.
В случае отклонения поставщиком требований, связанных с устранением последствий поставки некачественного товара и возмещением убытков, восстановление нарушенного права продолжится в судебном порядке.
На этом этапе юристам предстоит продумать наиболее эффективные меры защиты интересов фирмы, предусмотрев перспективы судебного взыскания убытков либо неустойки. Как известно, бремя доказывания наличия и размеров убытков лежит на истце, а взыскать убытки процессуально значительно сложнее, чем неустойку.
В заключение следует отметить, что юридическая служба в силу должностных обязанностей вправе провести анализ результатов рассмотрения исков и внести управляющим органам компании предложения об улучшении деятельности в области менеджмента качества.
Урок 5
Урок 6
В целях эффективного взаимодействия различных служб организации, участвующих в работе с браком поставщиков, может быть разработан локальный нормативный акт.
Столь же важно правильно принять и оформить результат подрядных работ. Поэтому для минимизиции рисков юрист вправе и обязан подсказать, как правильно в договоре зафиксировать требования к качеству работ и установить порядок их сдачи-приемки.
В ходе поддержания и развития СМК юристам совместно с другими специалистами предстоит проанализировать опыт работы по рассмотрению и удовлетворению рекламаций потребителей и заказчиков к качеству выпускаемой предприятием продукции, выполненных работ, оказанных услуг. Возможно, что для исправления существующего положения и определения приоритетных направлений, потребуется разработка соответствующих правовых актов.
В соответствии со ст. 475 ГК РФ организация-покупатель, которой передан товар ненадлежащего качества, вправе по своему выбору потребовать от продавца:
соразмерного уменьшения покупной цены;
безвозмездного устранения недостатков товара в разумный срок;
возмещения своих расходов на устранение недостатков товара.
Выбор способа устранения последствий несоответствующей по качеству (комплектности) поставки обычно поставлен в зависимость от политики, проводимой покупателем в области качества, производственного цикла, вида предпринимательской деятельности и других факторов.
Возникший по поводу некачественной поставки конфликт стороны договора попытаются урегулировать путем предъявления претензии.
Чаще всего претензионная работа осуществляется юристами во взаимодействии с бухгалтерией, службами качества и снабжения. Данные структурные подразделения подготавливают и представляют в юридическую службу документы, отражающие факт нарушения прав покупателя в отношении качества поставленного товара.
Задача правовой службы состоит в оформлении претензии с четко сформулированными, обоснованными требованиями.
В случае отклонения поставщиком требований, связанных с устранением последствий поставки некачественного товара и возмещением убытков, восстановление нарушенного права продолжится в судебном порядке.
На этом этапе юристам предстоит продумать наиболее эффективные меры защиты интересов фирмы, предусмотрев перспективы судебного взыскания убытков либо неустойки. Как известно, бремя доказывания наличия и размеров убытков лежит на истце, а взыскать убытки процессуально значительно сложнее, чем неустойку.
В заключение следует отметить, что юридическая служба в силу должностных обязанностей вправе провести анализ результатов рассмотрения исков и внести управляющим органам компании предложения об улучшении деятельности в области менеджмента качества.
Урок 5
Претензионная работа
При осуществлении хозяйственной деятельности у любой компании могут возникнуть проблемы с партнерами, государственными органами либо гражданами. В большинстве случаев к разрешению спора в досудебном порядке привлекается юрист, поскольку именно он с помощью закона способен разобраться в конфликтной ситуации. Поэтому соискатель на должность юрисконсульта организации должен иметь хотя бы общее представление о претензионной работе.
Претензионная работа является одним из эффективных способов защиты прав и законных интересов хозяйствующего субъекта.
Претензионный порядок урегулирования спора – это форма защиты гражданских прав, представляющая собой урегулирование спорных вопросов между кредитором и должником до передачи спора в суд или арбитражный суд. Понятие «претензионный» тождественно понятию «досудебный»[2].
Предъявляя претензию, организация указывает своему контрагенту на совершение им неправомерных действий или допущенные ошибки и требует их устранения либо исправления.
Рассмотрим довольно типичный случай. Поставщик направил покупателю претензию с требованием уплатить задолженность и сумму банковского процента за несвоевременное перечисление денежных средств при поставке товара. Бухгалтерия при проверке суммы долга обнаружила, что вместо кредиторской задолженности имеется дебиторская задолженность, возникшая в результате непоставки оплаченного товара. По результатам тщательно проведенной сверки расчетов, осуществленной с участием бухгалтерских, юридических, снабженческих и сбытовых служб, выявлен ряд недостатков в отражении хозяйственных операций на обоих предприятиях. Претензия удовлетворена частично, от взыскания банковского процента поставщик отказался.
В «дореформенное» время порядок ведения претензионной работы регулировался Положением о претензионном порядке урегулирования споров, утв. Постановлением Верховного Совета РФ от 24 июня 1992 г. № 3116-1.
С 1 июля 1995 г., согласно Федеральному закону от 5 мая 1995 г. № 71-ФЗ «О введении в действие Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации», упомянутое Положение утратило силу.
Взамен никакого нормативного акта не было принято.
В то же время п. 5 ст. 4 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации от 24 июля 2002 г. (далее – АПК РФ) предписано, что если для определенной категории споров федеральным законом установлен претензионный или иной досудебный порядок урегулирования либо он предусмотрен договором, спор передается на разрешение арбитражного суда после соблюдения такого порядка.
Таким образом, соблюдение досудебного порядка урегулирования спора необходимо лишь в двух случаях:
когда это прямо предусмотрено федеральным законом;
если условия договора, сторонами которого являются участники спора, требуют соблюдения претензионного (досудебного) его урегулирования.
В Письме ВАС РФ от 25 мая 2004 г. № С1-7/УП-600 «Справка о федеральных законах, которые применяются арбитражными судами в соответствии с содержащимися в Арбитражном процессуальном кодексе Российской Федерации отсылочными нормами» собрана информация о федеральных законах, которые применяются арбитражными судами в соответствии со ст. 4 «Право на обращение в арбитражный суд».
К таковым причислены:
Гражданский кодекс Российской Федерации (части первая и вторая), ст. 797, п. 2 ст. 452;
Кодекс внутреннего водного транспорта Российской Федерации от 7 марта 2001 г. № 24-ФЗ (в ред. от 30 июня 2003 г.), ст. 161;
Устав железнодорожного транспорта Российской Федерации от 10 января 2003 г. № 18-ФЗ (в ред. от 7 июля 2003 г.), ст. 120;
Кодекс торгового мореплавания Российской Федерации от 30 апреля 1999 г. № 81-ФЗ (в ред. от 30 июня 2003 г.), ст. 403;
Федеральный закон «О транспортно-экспедиционной деятельности» от 30 июня 2003 г. № 87-ФЗ, ст. 12;
Воздушный кодекс Российской Федерации от 19 марта 1997 г. № 60-ФЗ (в ред. от 8 июля 1999 г.), ст. 124;
Федеральный закон «О связи» от 7 июля 2003 г. № 126-ФЗ (в ред. от 23 декабря 2003 г.), ст. 55.
Следовательно, в настоящее время законодательно установлен только порядок претензионного урегулирования споров с организациями транспорта и связи.
Это означает, что иск может быть заявлен только после предъявления претензии и полного или частичного отказа должника в удовлетворении претензии либо в случае неполучения от него ответа в срок, оговоренный федеральным законом. Если досудебный порядок не соблюден, спор не рассматривается арбитражным судом, а исковое заявление оставляется без рассмотрения (п. 5 ст. 4 и п. 2 ст. 148 АПК РФ).
Более того, на основании п. 1 ст. 111 АПК РФ в случае, если спор возник вследствие нарушения лицом, участвующим в деле, претензионного или иного досудебного порядка урегулирования спора, предусмотренного федеральным законом или договором, в том числе нарушения срока представления ответа на претензию, оставления претензии без ответа, арбитражный суд относит на это лицо судебные расходы независимо от результатов рассмотрения дела.
Предъявление претензий как способ быстрого восстановления нарушенного права может быть предусмотрено и в договорах, заключаемых участниками предпринимательских отношений.
Например, в раздел договора «Разрешение споров» поставщик и покупатель могут включить следующие условия:
«7.1. В случае возникновения споров стороны примут меры для их разрешения путем переговоров. При невозможности урегулирования споров путем переговоров, стороны устанавливают обязательный претензионный порядок.
Претензии в связи с ненадлежащим выполнением договорных обязательств должны быть заявлены в письменной форме и рассмотрены в течение 15 дней с момента получения. Претензии и ответы на претензии должны быть подписаны уполномоченными лицами.
По истечении срока рассмотрения претензии, все споры, разногласия и конфликты, возникающие в связи с исполнением настоящего договора, а также в случае его изменения или расторжения, подлежат рассмотрению в арбитражном суде по месту нахождения ответчика».
Как показывает практика, претензионное производство позволяет без дополнительных расходов на уплату госпошлины, со значительным сокращением времени истребовать и ликвидировать дебиторскую задолженность предприятия, что обеспечивает повышение экономических показателей работы предприятия, особенно в условиях финансового кризиса.
При этом отметим, что по своему объему претензионная работа
превышает исковое производство примерно в 5—10 раз. Наиболее распространенными являются претензии: возникающие из-за нарушения условий договора поставки (не
допоставка, недостача, ненадлежащее качество, неоплата или не
своевременная оплата поставленного товара); вытекающие из договора перевозки; по расчетам за выполненные работы, оказанные услуги, аренду
помещений (имущества);
связанные с нарушением договора строительного подряда, подряда на выполнение проектных работ (поставка материалов более низкого качества, нарушение оговоренного порядка расчетов; завышение объемов выполненных работ, нарушение технологии строительства, нарушение сроков производства строительных работ и их сдачи).
При первом варианте в организации создается претензионный отдел (бюро, группа), который занимается предъявлением и рассмотрением претензий. Роль юрисконсульта в данном случае сводится к осуществлению методического руководства претензионной работой, проверке на соответствие действующему законодательству, договорным и правовым отношениям с контрагентом оснований и предмета претензии, правомочности и сроков ее предъявления.
Второй вариант предполагает возложение обязанностей по ведению претензионной работы на юридическую службу, и тогда структурные подразделения или должностные лица, которым в силу возложенных на них функций стало известно о причинении организации убытков, нарушении ее прав и законных интересов, представляют юристу соответствующие документы.
В случае если объем работы невелик либо в фирме нет юрисконсульта, претензионная работа ведется бухгалтером.
Выбор варианта зависит от нескольких факторов, в частности, от организационной структуры и вида деятельности предприятия, финансовых возможностей, многообразия хозяйственных связей и договорных отношений.
Как показывает практика, процедура предъявления и рассмотрения претензий нуждается в определенной регламентации локальным нормативным актом.
В Положении (инструкции, регламенте, СТП предприятия) целесообразно решить вопросы организации претензионной работы, определить момент возникновения права требования, установить сроки предъявления и рассмотрения претензий, указать на совершение конкретных действий после отклонения претензии или оставления ее без ответа, определить виды ответственности должностных лиц предприятия, виновных в неисполнении функциональных обязанностей при осуществлен претензионной работы.
Действующее законодательство не содержит требований к какой-либо единой форме претензии. Однако из ее содержания должны быть четко понятна суть и обоснованность претензионных требований.
В претензии, как минимум, должны присутствовать:
наименование организации, которой адресована претензия;
наименование компании, предъявившей претензию с указанием точного почтового адреса, телефона, факса, банковских реквизитов;
номер претензии и ее дату;
изложение обстоятельств, послуживших основанием для предъявления претензии,
ссылки на соответствующий нормативный акт либо конкретные условия договора;
сумма претензии и ее обоснованный расчет;
требования заявителя;
иные сведения, необходимые для урегулирования спора.
Например, в случае передачи покупателю меньшего количества товара, чем оговорено в договоре, покупатель вправе потребовать передать недостающее количество товара либо отказаться от переданного товара и его оплаты, а если товар оплачен, потребовать возврата уплаченной денежной суммы (ст. 466 ГК РФ).
Если покупателю передан товар ненадлежащего качества, он вправе по своему усмотрению потребовать от продавца соразмерного уменьшения покупной цены или безвозмездного устранения недостатков товара, или возмещения своих расходов на устранение выявленных недостатков. Когда выявлены существенные нарушения покупатель вправе отказаться от исполнения договора, т. е. возвратить товар и потребовать возврата уплаченной за товар денежной суммы либо замены товара (ст. 475 ГК РФ).
К претензии прилагаются документы, отсутствующие у должника и подтверждающие предъявленные требования, например, накладные об отпуске товара, договоры, счета-фактуры, платежные поручения и т. п.
Документы представляются в подлинниках либо надлежаще заверенных копиях или в форме выписок из них.
Перечень и вид прилагаемых документов указывается в приложении к претензии. Претензия подписывается руководителем организации, предъявляющей претензию либо уполномоченным им лицом.
Во избежание разногласий по поводу факта и даты поступления претензии и прилагаемых документов целесообразно претензию отправлять заказным или ценным письмом, либо используя средства связи, которые обеспечивают фиксирование ее отправления, либо вручать под расписку.
Напомним, что общий срок исковой давности, установленный ст. 196 ГК РФ, составляет три года.
Именно в этот срок организация, которая считает что ее имущественные интересы нарушены недобросовестными действиями контрагента, должна успеть предъявить претензию и иск.
Процесс рассмотрения полученных организацией претензий зависит от объема претензионной работы, категории полученной претензии, штатно-организационной структуры и иных факторов.
Обычно юрисконсульт, на которого в силу функциональных обязанностей возложена претензионная работа, рассматривает претензии с привлечением других служб – бухгалтерии, служб качества, маркетинга, логистики и т. п.
Претензии могут рассматриваться специально назначенной комиссией, в состав которой включены специалисты различных структурных подразделений.
Учитывая требования бухгалтерского учета, отчетности и налогообложения, максимальный срок рассмотрения претензии следует устанавливать в один месяц для того, чтобы результаты рассмотрения претензий были учтены за ближайший отчетный период.
Если необходимые для рассмотрения претензии документы не приложены, они должны быть запрошены у заявителя с указанием срока представления. При неполучении затребованных документов к указанному сроку претензия рассматривается на основании имеющихся документов.
Хозяйственное общество или индивидуальный предприниматель, получившие претензию, обязаны сообщить заявителю о результатах рассмотрения.
Требования нормативных актов по бухгалтерскому учету и отчетности таковы, что для отражения претензии в бухгалтерском учете заявителя необходимо признание претензии дебитором или наличие решения суда. При досудебном урегулировании споров для отражения в учете результатов рассмотрения претензии достаточно письменного сообщения об удовлетворении претензии, подписанного руководителем организации.
В ответе на претензию необходимо указать: признанную сумму, срок и способ удовлетворения претензии (номер и дата платежного поручения на перечисление денежных средств, наименование продукции, время отгрузки, реквизиты сопроводительных документов).
При полном или частичном отказе в удовлетворении претензии следует сообщить причины отказа, со ссылкой на правовые нормы и доказательства, обосновывающие отказ, и возвратить подлинные документы, которые были приложены к претензии, а также направить документы, отсутствующие у предъявителя требований.
Способы отправки ответа на претензию аналогичны направлению самой претензии, поскольку ответ является документом, создающим определенные права и обязанности у сторон хозяйственного спора.
Целесообразно осуществлять регистрацию поступивших и предъявленных претензий, целью которой является обеспечение сохранности документов, контроль за своевременностью рассмотрения претензий, анализ причин и недостатков, способствовавших возникновению споров и разногласий.
Претензионная работа является одним из эффективных способов защиты прав и законных интересов хозяйствующего субъекта.
Претензионный порядок урегулирования спора – это форма защиты гражданских прав, представляющая собой урегулирование спорных вопросов между кредитором и должником до передачи спора в суд или арбитражный суд. Понятие «претензионный» тождественно понятию «досудебный»[2].
Предъявляя претензию, организация указывает своему контрагенту на совершение им неправомерных действий или допущенные ошибки и требует их устранения либо исправления.
Рассмотрим довольно типичный случай. Поставщик направил покупателю претензию с требованием уплатить задолженность и сумму банковского процента за несвоевременное перечисление денежных средств при поставке товара. Бухгалтерия при проверке суммы долга обнаружила, что вместо кредиторской задолженности имеется дебиторская задолженность, возникшая в результате непоставки оплаченного товара. По результатам тщательно проведенной сверки расчетов, осуществленной с участием бухгалтерских, юридических, снабженческих и сбытовых служб, выявлен ряд недостатков в отражении хозяйственных операций на обоих предприятиях. Претензия удовлетворена частично, от взыскания банковского процента поставщик отказался.
В «дореформенное» время порядок ведения претензионной работы регулировался Положением о претензионном порядке урегулирования споров, утв. Постановлением Верховного Совета РФ от 24 июня 1992 г. № 3116-1.
С 1 июля 1995 г., согласно Федеральному закону от 5 мая 1995 г. № 71-ФЗ «О введении в действие Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации», упомянутое Положение утратило силу.
Взамен никакого нормативного акта не было принято.
В то же время п. 5 ст. 4 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации от 24 июля 2002 г. (далее – АПК РФ) предписано, что если для определенной категории споров федеральным законом установлен претензионный или иной досудебный порядок урегулирования либо он предусмотрен договором, спор передается на разрешение арбитражного суда после соблюдения такого порядка.
Таким образом, соблюдение досудебного порядка урегулирования спора необходимо лишь в двух случаях:
когда это прямо предусмотрено федеральным законом;
если условия договора, сторонами которого являются участники спора, требуют соблюдения претензионного (досудебного) его урегулирования.
В Письме ВАС РФ от 25 мая 2004 г. № С1-7/УП-600 «Справка о федеральных законах, которые применяются арбитражными судами в соответствии с содержащимися в Арбитражном процессуальном кодексе Российской Федерации отсылочными нормами» собрана информация о федеральных законах, которые применяются арбитражными судами в соответствии со ст. 4 «Право на обращение в арбитражный суд».
К таковым причислены:
Гражданский кодекс Российской Федерации (части первая и вторая), ст. 797, п. 2 ст. 452;
Кодекс внутреннего водного транспорта Российской Федерации от 7 марта 2001 г. № 24-ФЗ (в ред. от 30 июня 2003 г.), ст. 161;
Устав железнодорожного транспорта Российской Федерации от 10 января 2003 г. № 18-ФЗ (в ред. от 7 июля 2003 г.), ст. 120;
Кодекс торгового мореплавания Российской Федерации от 30 апреля 1999 г. № 81-ФЗ (в ред. от 30 июня 2003 г.), ст. 403;
Федеральный закон «О транспортно-экспедиционной деятельности» от 30 июня 2003 г. № 87-ФЗ, ст. 12;
Воздушный кодекс Российской Федерации от 19 марта 1997 г. № 60-ФЗ (в ред. от 8 июля 1999 г.), ст. 124;
Федеральный закон «О связи» от 7 июля 2003 г. № 126-ФЗ (в ред. от 23 декабря 2003 г.), ст. 55.
Следовательно, в настоящее время законодательно установлен только порядок претензионного урегулирования споров с организациями транспорта и связи.
Это означает, что иск может быть заявлен только после предъявления претензии и полного или частичного отказа должника в удовлетворении претензии либо в случае неполучения от него ответа в срок, оговоренный федеральным законом. Если досудебный порядок не соблюден, спор не рассматривается арбитражным судом, а исковое заявление оставляется без рассмотрения (п. 5 ст. 4 и п. 2 ст. 148 АПК РФ).
Более того, на основании п. 1 ст. 111 АПК РФ в случае, если спор возник вследствие нарушения лицом, участвующим в деле, претензионного или иного досудебного порядка урегулирования спора, предусмотренного федеральным законом или договором, в том числе нарушения срока представления ответа на претензию, оставления претензии без ответа, арбитражный суд относит на это лицо судебные расходы независимо от результатов рассмотрения дела.
Предъявление претензий как способ быстрого восстановления нарушенного права может быть предусмотрено и в договорах, заключаемых участниками предпринимательских отношений.
Например, в раздел договора «Разрешение споров» поставщик и покупатель могут включить следующие условия:
«7.1. В случае возникновения споров стороны примут меры для их разрешения путем переговоров. При невозможности урегулирования споров путем переговоров, стороны устанавливают обязательный претензионный порядок.
Претензии в связи с ненадлежащим выполнением договорных обязательств должны быть заявлены в письменной форме и рассмотрены в течение 15 дней с момента получения. Претензии и ответы на претензии должны быть подписаны уполномоченными лицами.
По истечении срока рассмотрения претензии, все споры, разногласия и конфликты, возникающие в связи с исполнением настоящего договора, а также в случае его изменения или расторжения, подлежат рассмотрению в арбитражном суде по месту нахождения ответчика».
Как показывает практика, претензионное производство позволяет без дополнительных расходов на уплату госпошлины, со значительным сокращением времени истребовать и ликвидировать дебиторскую задолженность предприятия, что обеспечивает повышение экономических показателей работы предприятия, особенно в условиях финансового кризиса.
При этом отметим, что по своему объему претензионная работа
превышает исковое производство примерно в 5—10 раз. Наиболее распространенными являются претензии: возникающие из-за нарушения условий договора поставки (не
допоставка, недостача, ненадлежащее качество, неоплата или не
своевременная оплата поставленного товара); вытекающие из договора перевозки; по расчетам за выполненные работы, оказанные услуги, аренду
помещений (имущества);
связанные с нарушением договора строительного подряда, подряда на выполнение проектных работ (поставка материалов более низкого качества, нарушение оговоренного порядка расчетов; завышение объемов выполненных работ, нарушение технологии строительства, нарушение сроков производства строительных работ и их сдачи).
Пример из практикиКак правило, претензионная работа организуется по одному из двух основных вариантов.
Подрядчик по договору на выполнение проектно-изыскательских работ обратился с претензией к заказчику с требованием погасить задолженность за выполненные работы, обратив внимание на обязательность соблюдения претензионного порядка обеими сторонами договора. При рассмотрении претензии заказчиком обнаружено, что по условиям договора подрядчик осуществляет работы поэтапно и после получения предварительной оплаты. Второй этап работ, ставший предметом возникновения разногласий, выполнен подрядчиком без согласования с заказчиком и без предоплаты, что может расцениваться как предпринимательский риск. В связи с отсутствием подписанного со стороны заказчика акта выполненных работ они оплате не подлежали. Досудебное урегулирование спора в данном случае способствовало сохранению в дальнейшем нормальных партнерских отношений и позволило организовать исполнительскую дисциплину на условиях заключенных договоров.
При первом варианте в организации создается претензионный отдел (бюро, группа), который занимается предъявлением и рассмотрением претензий. Роль юрисконсульта в данном случае сводится к осуществлению методического руководства претензионной работой, проверке на соответствие действующему законодательству, договорным и правовым отношениям с контрагентом оснований и предмета претензии, правомочности и сроков ее предъявления.
Второй вариант предполагает возложение обязанностей по ведению претензионной работы на юридическую службу, и тогда структурные подразделения или должностные лица, которым в силу возложенных на них функций стало известно о причинении организации убытков, нарушении ее прав и законных интересов, представляют юристу соответствующие документы.
В случае если объем работы невелик либо в фирме нет юрисконсульта, претензионная работа ведется бухгалтером.
Выбор варианта зависит от нескольких факторов, в частности, от организационной структуры и вида деятельности предприятия, финансовых возможностей, многообразия хозяйственных связей и договорных отношений.
Как показывает практика, процедура предъявления и рассмотрения претензий нуждается в определенной регламентации локальным нормативным актом.
В Положении (инструкции, регламенте, СТП предприятия) целесообразно решить вопросы организации претензионной работы, определить момент возникновения права требования, установить сроки предъявления и рассмотрения претензий, указать на совершение конкретных действий после отклонения претензии или оставления ее без ответа, определить виды ответственности должностных лиц предприятия, виновных в неисполнении функциональных обязанностей при осуществлен претензионной работы.
Действующее законодательство не содержит требований к какой-либо единой форме претензии. Однако из ее содержания должны быть четко понятна суть и обоснованность претензионных требований.
В претензии, как минимум, должны присутствовать:
наименование организации, которой адресована претензия;
наименование компании, предъявившей претензию с указанием точного почтового адреса, телефона, факса, банковских реквизитов;
номер претензии и ее дату;
изложение обстоятельств, послуживших основанием для предъявления претензии,
ссылки на соответствующий нормативный акт либо конкретные условия договора;
сумма претензии и ее обоснованный расчет;
требования заявителя;
иные сведения, необходимые для урегулирования спора.
Например, в случае передачи покупателю меньшего количества товара, чем оговорено в договоре, покупатель вправе потребовать передать недостающее количество товара либо отказаться от переданного товара и его оплаты, а если товар оплачен, потребовать возврата уплаченной денежной суммы (ст. 466 ГК РФ).
Если покупателю передан товар ненадлежащего качества, он вправе по своему усмотрению потребовать от продавца соразмерного уменьшения покупной цены или безвозмездного устранения недостатков товара, или возмещения своих расходов на устранение выявленных недостатков. Когда выявлены существенные нарушения покупатель вправе отказаться от исполнения договора, т. е. возвратить товар и потребовать возврата уплаченной за товар денежной суммы либо замены товара (ст. 475 ГК РФ).
К претензии прилагаются документы, отсутствующие у должника и подтверждающие предъявленные требования, например, накладные об отпуске товара, договоры, счета-фактуры, платежные поручения и т. п.
Документы представляются в подлинниках либо надлежаще заверенных копиях или в форме выписок из них.
Перечень и вид прилагаемых документов указывается в приложении к претензии. Претензия подписывается руководителем организации, предъявляющей претензию либо уполномоченным им лицом.
Во избежание разногласий по поводу факта и даты поступления претензии и прилагаемых документов целесообразно претензию отправлять заказным или ценным письмом, либо используя средства связи, которые обеспечивают фиксирование ее отправления, либо вручать под расписку.
Напомним, что общий срок исковой давности, установленный ст. 196 ГК РФ, составляет три года.
Именно в этот срок организация, которая считает что ее имущественные интересы нарушены недобросовестными действиями контрагента, должна успеть предъявить претензию и иск.
Процесс рассмотрения полученных организацией претензий зависит от объема претензионной работы, категории полученной претензии, штатно-организационной структуры и иных факторов.
Обычно юрисконсульт, на которого в силу функциональных обязанностей возложена претензионная работа, рассматривает претензии с привлечением других служб – бухгалтерии, служб качества, маркетинга, логистики и т. п.
Претензии могут рассматриваться специально назначенной комиссией, в состав которой включены специалисты различных структурных подразделений.
Пример из практикиПретензия рассматривается в течение срока, который установлен договором или другим соглашением сторон либо указан в тексте претензии.
На предприятие, изготовившее товар сложного ассортимента, от покупателя поступила претензия с требованием заменить изделие, находившееся год в эксплуатации, на новое по мотиву ненадлежащего качества. К претензии прилагался Акт бюро товарных экспертиз и фотографии, зафиксировавшие, по мнению заявителя, ухудшение потребительских свойств. Поскольку данную модель товара предприятие только начало осваивать и необходимо было иметь больше информации от потребителей, эксплуатирующих товар, то рассмотрение претензии осуществлялось комиссией, в состав которой помимо юридической и маркетинговой служб входили конструкторы, технологи, работники сервиса. По результатам работы комиссии подготовлено обоснованное заключение о том, что покупателем нарушены правила эксплуатации товара, техническое обслуживание проводилось ненадлежащим образом, без согласия с изготовителем в конструкцию внесены недопустимые изменения. В Акте БТЭ недостатки товара изложены довольно тенденциозно, без ссылок на нормативную техническую документацию и, по сути, являются всего лишь отражением субъективного мнения об уровне потребительских свойств товара. По основаниям, предусмотренным ст. 476, 483 ГК РФ, претензия отклонялась. Заявитель с иском в суд не обратился.
Учитывая требования бухгалтерского учета, отчетности и налогообложения, максимальный срок рассмотрения претензии следует устанавливать в один месяц для того, чтобы результаты рассмотрения претензий были учтены за ближайший отчетный период.
Если необходимые для рассмотрения претензии документы не приложены, они должны быть запрошены у заявителя с указанием срока представления. При неполучении затребованных документов к указанному сроку претензия рассматривается на основании имеющихся документов.
Хозяйственное общество или индивидуальный предприниматель, получившие претензию, обязаны сообщить заявителю о результатах рассмотрения.
Требования нормативных актов по бухгалтерскому учету и отчетности таковы, что для отражения претензии в бухгалтерском учете заявителя необходимо признание претензии дебитором или наличие решения суда. При досудебном урегулировании споров для отражения в учете результатов рассмотрения претензии достаточно письменного сообщения об удовлетворении претензии, подписанного руководителем организации.
В ответе на претензию необходимо указать: признанную сумму, срок и способ удовлетворения претензии (номер и дата платежного поручения на перечисление денежных средств, наименование продукции, время отгрузки, реквизиты сопроводительных документов).
При полном или частичном отказе в удовлетворении претензии следует сообщить причины отказа, со ссылкой на правовые нормы и доказательства, обосновывающие отказ, и возвратить подлинные документы, которые были приложены к претензии, а также направить документы, отсутствующие у предъявителя требований.
Способы отправки ответа на претензию аналогичны направлению самой претензии, поскольку ответ является документом, создающим определенные права и обязанности у сторон хозяйственного спора.
Целесообразно осуществлять регистрацию поступивших и предъявленных претензий, целью которой является обеспечение сохранности документов, контроль за своевременностью рассмотрения претензий, анализ причин и недостатков, способствовавших возникновению споров и разногласий.
Пример из практикиБезусловно, грамотно осуществляемая претензионная работа способствует быстрейшему восстановлению нарушенных прав, соблюдению интересов бизнеса, предупреждению возникновения, так называемых бесспорных исков.
Предприятие по изготовлению игрушек на протяжении года получало от разных покупателей претензии о недостаче в оптовой партии, отгружаемой в железнодорожных контейнерах, опломбированных пломбой отправителя. Юрисконсульт предприятия, рассматривая акты приема товара по количеству и товаросопроводительную документацию, являющуюся неотъемлемой частью претензий, обратил внимание на то, что все недостачи выявляются при отгрузке их заведующим складом М. Данный небезынтересный факт был доложен руководителю и воспринят им с пониманием. Результаты проведенной контрольной отгрузки подтвердили, что недостачи при поставке образуются по вине конкретного работника склада, невнимательно готовившего отгружаемые партии товара либо умышленно допускающего недостачу в малых количествах. Трудовой договор с недобросовестным заведующим складом был расторгнут по инициативе работодателя. Претензии от покупателей перестали поступать.
Урок 6
Взаимодействие юридических и кадровых служб
По роду своей деятельности юристы компании взаимодействуют практически со всеми ее структурными подразделениями. Однако наиболее тесно они сотрудничают с кадровой службой, поскольку прием на работу, переводы, увольнения, применение мер поощрения и дисциплинарных взыскании, подготовка связанных с трудовыми отношениями локальных нормативных актов требует неукоснительного соблюдения законодательства о труде, да еще с учетом сложившейся судебной практики.
Как бы банально это не звучало, но хорошо налаженное, деловое взаимодействие юристов и кадровиков служит одним из важнейших условий обеспечения законности деятельности хозяйствующего субъекта, прав и свобод человека и существенного снижения правовых и экономических рисков.
Характер и порядок взаимодействия не формализованы и устанавливаются самостоятельно каждой организацией в зависимости от организационной структуры, численности сотрудников, видов деятельности, от традиций, заложенных в трудовом коллективе.
Правовой основой взаимодействия служб являются устав организации, коллективный договор, если таковой заключался, приказы, распоряжения и поручения руководителя организации, положения о кадровой и правовой службах, должностные инструкции работников данных служб.
Организация надлежащего взаимодействия юридических и кадровых служб при осуществлении возложенных на них полномочий обеспечивается локальными нормативными актами типа стандартов предприятия (СТП), регламентов, положений, инструкций, приказов, процедур. Однако, как показывает опыт, ни один нормативный документ, даже тот, что кажется образцом совершенства законотворчества в момент вступления его в действие, не в состоянии учесть все жизненные ситуации, при которых он будет применяться. В случае если нормативный акт отсутствует или не регулирует возникший круг вопросов, логично и уместно использовать должностные инструкции работников либо трудовые договоры, заключенные с ними, поскольку в них определены их основные права и обязанности. Главный принцип взаимодействия юридической и кадровой служб – любые действия сотрудников должны осуществляться, а документы подготавливаться в интересах организации. Ярким примером заинтересованности в положительном результате может быть описываемый ниже случай.
Как бы банально это не звучало, но хорошо налаженное, деловое взаимодействие юристов и кадровиков служит одним из важнейших условий обеспечения законности деятельности хозяйствующего субъекта, прав и свобод человека и существенного снижения правовых и экономических рисков.
Характер и порядок взаимодействия не формализованы и устанавливаются самостоятельно каждой организацией в зависимости от организационной структуры, численности сотрудников, видов деятельности, от традиций, заложенных в трудовом коллективе.
Правовой основой взаимодействия служб являются устав организации, коллективный договор, если таковой заключался, приказы, распоряжения и поручения руководителя организации, положения о кадровой и правовой службах, должностные инструкции работников данных служб.
Организация надлежащего взаимодействия юридических и кадровых служб при осуществлении возложенных на них полномочий обеспечивается локальными нормативными актами типа стандартов предприятия (СТП), регламентов, положений, инструкций, приказов, процедур. Однако, как показывает опыт, ни один нормативный документ, даже тот, что кажется образцом совершенства законотворчества в момент вступления его в действие, не в состоянии учесть все жизненные ситуации, при которых он будет применяться. В случае если нормативный акт отсутствует или не регулирует возникший круг вопросов, логично и уместно использовать должностные инструкции работников либо трудовые договоры, заключенные с ними, поскольку в них определены их основные права и обязанности. Главный принцип взаимодействия юридической и кадровой служб – любые действия сотрудников должны осуществляться, а документы подготавливаться в интересах организации. Ярким примером заинтересованности в положительном результате может быть описываемый ниже случай.
Пример из практики
При визировании приказа об увольнении по собственному желанию водителя С. юрисконсульт обратил внимание на то, что, согласно заключению по служебному расследованию, С. признан виновным в совершении ДТП с участием автомобиля, за рулем которого он находился. Выплатами, произведенными в пользу потерпевшего, предприятию причинен значительный материальный ущерб. Сотрудник отдела кадров, подготовивший проект приказа об увольнении С., не был посвящен в материалы, связанные с претензией К. о возмещении ущерба, причиненного его автомобилю в результате ДТП.
Вариантами последующих действий юрисконсульта могли быть, как минимум, два:
завизировать приказ об увольнении С. и ожидать указаний директора предприятия о взыскании в регрессном порядке через суд суммы причиненного ущерба с уволившегося С.;
подготовить проект приказа о привлечении С. к материальной ответственности в соответствии с действующим законодательством и обстоятельствами конкретного дела, инициировать его подписание руководителем.
Поскольку возврат изъятых из оборота денежных средств в кратчайшие сроки наиболее оптимально сочетался с интересами предприятия, юрисконсульт выбрал второй вариант действий. Он сделал запрос в бухгалтерию о среднем месячном заработке С. и проинформировал отдел кадров о необходимости приостановки процедуры подписания приказа об увольнении С. до окончания двухнедельного срока предупреждения работника о предстоящем увольнении. Подготовленный юрисконсультом в соответствии со ст. 238, ч.1 ст. 248 Трудового кодекса Российской Федерации (далее – ТК РФ) приказ о возмещении причиненного ущерба в размере среднего месячного заработка путем удержания из заработной платы С. был без промедления подписан руководителем предприятия и исполнен бухгалтерий. Оставшаяся часть суммы, подлежащей взысканию с виновного, взыскана предприятием в порядке гражданского судопроизводства.