Е.Б. Анисинкова. Тайм-менеджмент, 24 часа – это не предел

   Практикум. В течение ближайшей недели каждый час (всего 5 мин), ты станешь фокусироваться на происходящем. Для удобства предлагаю заводить будильник. Можешь воспользоваться любимым телефоном. Наслаждайся временем и тем, что происходит. Всего 5 мин твоей жизни, а как много ты сможешь узнать, находясь в полном осознании происходящего. Если у тебя возникнут какие-то новые ощущения, то лучше запиши их. Возможно, что с первого раза не получится, главное – продолжить. Каждую неделю время осознания ты увеличиваешь на 5 мин. Получится 10 мин осознанной реальности, затем 15 мин, 20, 25, 30. Главное – увеличивать время и в течение недели фиксировать его. Следующее прибавление минут – только через неделю. Как только ты научишься делать все без звонка любимого будильника, можно и далее увеличивать осознанное время. Делай это не переставая. Наслаждайся настоящим в течение 24 ч в день. Прошу прощения, несколько меньше. Спать можно и в бессознательном состоянии. Да, кстати, о сне. Если ты мучаешься бессонницей, то работа предстоит серьезная. Твое время настолько перенасыщено информацией, что ты просто не можешь с ней справляться. В процессе работы над организацией собственного временного пространства станем решать и эту задачу.
   Предлагаю сделать одно интенсивное упражнение. В течение недели ежедневно ты завершаешь по одному незавершенному в свое время делу. Вспомни обязательства, которые давал кому-либо некоторое время тому назад. У тебя есть целая неделя на выполнение семи обязательств. Возможно, их больше. Начнем с тех, которые ты выберешь. Насколько они важны для того, к кому они имеют непосредственное отношение, ты сможешь узнать только после того, как ты сделаешь то, что обещал. Неважно, как ты к ним относишься. Пусть они покажутся для тебя незначительными. Ты давно обещал вернуть книгу (прочитанную и валяющуюся где то в глубине шкафа уже год). Верни ее. Ты в течение года обещаешь своим детям, что вы сходите куда-то? Да, да, и это ты сделаешь. Причем с удовольствием. Теперь у тебя есть время на то, чтобы завершить незавершенные дела. Посвяти детям часть своего выходного дня и наконец-то сдержи свое обещание. О, вспомнились все обещания, которые ты давал родным и близким? Да, хотелось бы увидеть этот список. Почему-то вспомнились слова песни, которую исполняет достопочтенная Алла Борисовна: «Помянем тех, кого нет с нами, и будем думать о живых». Воспользуйся тем, что есть жизнь, есть время, и выполни свои обещания. Не надо ждать того времени, когда может стать поздно. Думай о живых.
   Есть еще обещания и незавершенные дела, которые тоже надо выполнить, пока ты еще живой. Собирался сбросить пару килограммов? Больше? Прекрасно – вперед, время пришло. Можешь начинать в любой день недели. О, еще давал себе слово, что выбросишь елку задолго до майских праздников – да ты монстр! Поторопись! Ладно, не буду больше издеваться (совсем перестать не обещаю), сам готовь список из семи пунктов и приступай. Ждать понедельника совершенно необязательно, можешь начинать сегодня. Прямо сейчас. Знаешь, завтра тоже не надо ждать. Сегодня – это завтра вчерашнего дня. Помни об этом.
   Хочешь еще упражнений? Да пожалуйста. С сегодняшнего дня ты встаешь сразу после того, как прозвенит твой «любимый» будильничек. «Еще 5 минут» расскажешь зеркалу, собственному прессу во время тренировки, гантелям, собаке во время прогулки и делу, которое ведет тебя к успеху.
   Для начала хватит. Следующий букет заданий несколько позже. Займись пока этими. Сделаешь, тогда и поговорим. До встречи.

1.3. Обувь и грани

   В этой части ты узнаешь о том, где и как ходить и, главное, в чем.
   Скажи, пожалуйста, удобно ли в футбольных шиповках танцевать на сцене па-де-де? Или в кирзовых сапогах идти по бортику бассейна? А может, в балетных тапочках пробираться по проселочной дороге? Ответ может быть один – «Нет!» Давай поговорим о том, что может соответствовать определенному времени и временным границам, что может привести тебя к успеху в планировании. А твоей обувью могут стать два коротких слова: «да» и «нет».
   В жизни каждого человека существуют мгновения, когда простой, казалось бы, ответ может иметь решающее значение впоследствии. Какой же сделать выбор? На самом деле все просто. Что имеет значение, когда тебе задают вопрос? Как ты думаешь? Ситуация, в которой ты находишься? Человек, который задает тебе вопрос? Ты серьезно? Да, есть над чем работать. Ситуация не играет никакой роли. Человек, который задал вопрос, только произнес его, и все. Главное только то, что стоит за всем этим. Главное только то, что произойдет потом. Как только прозвучал вопрос, на который требуется дать ответ, ты вступаешь на границу времени. И твой ответ открывает перед тобой двери к неизведанному. Что же делать, какую обувь надеть для того, чтобы пройти через границу без потерь, с максимальной выгодой? Хотя иногда некоторые потери неизбежны. И самое интересное: бывает, что, потеряв мелочь, приобретешь что-то гораздо более значительное. Что может поддержать тебя в выборе верного ответа? Только одно – твоя собственная цель. Сложность вопроса и незначительность ситуации не играют никакой роли. Только то, какой ответ приведет или хотя бы приблизит тебя к цели. Пример: близкий друг прозвонил и пригласил на сногсшибательную вечеринку. Перед тобой открылась возможность завести знакомства с людьми, которые занимаются бизнесом в той области, в которой ты собираешься развивать собственную карьеру. А рядом с тобой твой любимый человек. Впереди романтический вечер. Так быть тебе на этой многообещающей вечеринке или нет? Выбор и ответ прост. Какая твоя цель на ближайшие 10 лет, 5, 3 года, год? Семья или карьера? С этим ли человеком, который рядом с тобой, возможно, состоится семья, или это просто легкое развлечение? Выбор прост, когда точно знаешь, чего ты хочешь, что тебе важно и какова твоя долгосрочная цель. Всегда выбирай то, что ведет тебя к цели. Вечеринка с нужными людьми и новыми возможностями – ответ: «Да». Создание семьи с тем, кто рядом, – и ответ вечеринке: «Нет». Без обид и без сомнений. Отсутствует повод для беспокойства. Всегда твоя цель тебя вдохновляет, и ты всегда уверен в том, что твое мгновение и движение в настоящем приведут тебя к поставленной цели. Все просто. Что делать? Тренироваться. Постоянно, каждое мгновение своей жизни. Учись носить обувь с надписью «Нет». Порой она дает возможность максимально быстро приблизиться к цели. Главное – помнить о том, что тебя твой выбор может и отбросить назад, поэтому умей отличать значительное от незначительного. Это важно или неважно только для тебя, так как это только твой выбор и твои цели. Порой стоит сказать «да» некоторым мелочам, для того чтобы расслабиться, получить удовольствие, чтобы в следующее мгновение своей жизни снова сказать… «да» важному шагу к поставленной цели. Отдыхать тоже надо. Восстанавливай силы и планируй время отдыха. Только так ты сможешь получать удовольствие от того, что ты делаешь, и не перегружать свой организм. Всему свое время. Получай вопрос, смотри на свою цель и с легкостью давай ответ. Делай свое дело и перестань выполнять работу за других. Все просто. Да, совершенно верно, некоторые привыкли брать на себя слишком много работы, почему-то считая, что этим они доказывают свою компетентность, незаменимость и профессионализм. Что это в них говорит? Комплекс неполноценности, неуверенность в том, что они, выполняя только свои обязанности, делают достаточно? В тебе тоже есть подобный талант делать свою работу и еще работу «за того парня»? Остановись. Ты все успеваешь и считаешь, что ради достижения цели стоит выполнять все и за всех? Пора остановиться и посмотреть, во что превратилась твоя жизнь. Трудоголик – это про тебя? Может, хватит? Скорее всего ты не просто завален работой, а на самом деле тебе надо научиться планировать собственный день. Тебе надо научиться говорить «нет». Тебе надо принимать себя таким, какой ты есть, и тебе надо растить собственную карьеру и развивать личные качества и профессиональные навыки вместо того, чтобы выполнять работу за лентяев и некомпетентных сотрудников. Одно из важных правил бизнеса – незаменимых людей нет! Готов спорить? Если есть время на это, то принимайся, а я пойду и займусь более полезным делом: собственной карьерой, бизнесом, отправлюсь на романтическое свидание, поухаживаю за собственном телом, восстановлю здоровье. Список может быть очень длинным. И, главное, его выполнение принесет гораздо больше пользы, чем выслушивание твоего занудства в споре о том, что ты незаменим. Ха, пропал интерес? Можешь прыгать в собственных временных рамках долго, ты сам распоряжаешься тем временем, которое тебе отпущено. Ты можешь потратить его на то, чтобы метаться вдоль границы перед собственным успехом. Можешь просидеть на этой границе в раздумьях о том, что же делать дальше. А можешь просто встать и сделать шаг вперед, прямо сейчас. И не думать о том, во что обуты твои ноги. Действуй безотлагательно. По большому счету, когда ты идешь босыми ногами по земле или по траве, ты ощущаешь полноту жизни, каждое мгновение и всю прелесть происходящего. У тебя нет времени на то, чтобы думать о том, как оценивают тебя и твои действия другие. У тебя нет времени, чтобы взвалить на свои плечи чужой груз потяжелее. А вдруг под ногами горящие угли? Тогда в тебе может проснуться азарт, и сила огня поднимет тебя и заставит двигаться быстрее. С посторонним грузом на плечах и не получить ожогов – это сделать не так-то уж просто. Или мазохизм – это твое? Да, движение через границу собственного времени к поставленной цели, к яркому успеху захватывает независимо от того, каким образом ты это делаешь. Даже если ты решишь ползти к собственному успеху, зрелище будет еще то. Такое движение к цели очень интересно выглядит. Представь себе, вернее, себя. Хотелось бы посмотреть. Делай выбор, на что тратить собственное время, как переходить границы привычного, как использовать мгновение, что отвечать на заданный вопрос. И неважно, во что ты в данный момент обут. Главное – наслаждаться тем, что ты делаешь. Для этого и живи осознанно. Каждое мгновение создавай свое настоящее на границе между прошлым и будущим. И хватит думать об обуви, главное – движение и достижение цели.

Глава 2
ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ

2.1. Тайм-менеджмент, его значение в планировании работы

   То, что временем необходимо уметь рационально управлять, объяснять сегодня уже никому не нужно. С его нехваткой или полным катастрофическим отсутствием сталкиваются все – от менеджеров низшего звена до управленцев и владельцев предприятий. По данным проведенных известной международной консультационной компанией Chipin amp; Partner исследований 36% времени, которое сотрудник проводит в офисе, или 78 рабочих дней в году, тратится практически впустую.
   Как правило, ситуация со временем нерабочим складывается не лучше! Чтобы помочь людям в устранении этих сложных проблем распределения своего времени, и существует так называемый тайм-менеджмент, или искусство управления временем. Многие люди, имеющие смутные представления о тайм-менеджменте, представляют его себе как систему планирования и структурирования времени по правилам: порядок нужен во всем, и тогда будет результат. Это не совсем верно. Планирование – неотъемлемая и очень важная составляющая управления временем, но это не единственный способ, используемый современным тайм-менеджментом. И, применяя его, не стоит забывать обо всех остальных методиках, без которых это самое структурирование не будет столь эффективным. В данной главе мы попытаемся кратко пояснить основные приемы тайм-менеджмента, применение которых поможет каждому человеку максимально оптимизировать свое время и деятельность.
   Прием первый: упомянутое ранее планирование – один из важнейших элементов управления временем. Суть состоит в том, что время, потраченное на планирование, сокращает время, необходимое на работу в целом. В процессе планирования принимаются решения о том, что, когда и как следует вам сделать. Любое планирование современные специалисты рекомендуют проводить в два этапа: составить список и определить приоритеты.
   Все, что упомянуто тобой в списке, равноценно. После составления списка дела распределяются в порядке их значимости конкретно для тебя в настоящее время. Помни, что ни один список не является полным, пока он не отражает порядка важности дел. Как только ты составил такой список, заверши его определением приоритетов. Это и есть основа планирования.
   Написать список дел несложно, а вот расставить приоритеты, особенно с первого раза, – сложнее. Однако уже давно «изобретены» следующие два метода. Оба метода основываются на популярном правиле Парето: 20% всех дел дают 80% всех результатов, и наоборот, т. е. нужно направлять свои основные усилия на те дела, которые находятся в рамках этих 20%, и именно они относятся к разряду важных.
   Первым методом является «АВС-анализ». По данной методике: А-задачи – это самые важные, кроме того, на их реализацию требуется всего 10% времени, но весомость А-задач трудно переоценить, поскольку именно их вклад в достижение целей оценивается как 70%! В-задачи – это задачи средней важности, на них приходится примерно 20% по требуемому на исполнение времени и 20% – по значимости. А вот С-задачи требуют не менее 70% времени, но польза от них в совокупности не более 10%.
   Второй метод – способ сочетания параметров «важность и срочность».
   Просмотрев список дел, необходимо проанализировать их сравнительную важность и срочность. После этого все дела можно разделить следующим образом:
   1) А – важные и срочные;
   2) В – важные и несрочные;
   3) С – неважные и срочные;
   4) D – неважные и несрочные.
   Такая градация волей-неволей заставит призадуматься. Первое время трудновато расставлять приоритеты и распределять дела, но впоследствии будет все легче и легче, а затраченные усилия окупятся.
   Ставший классиком менеджмента Питер Друкера призывал не только к анализу, но к и смелости. Кроме того, рекомендуется использовать такие принципы:
   1) ориентируйтесь на будущее, а не на прошедшее;
   2) концентрируйтесь на целях и потенциальных выгодах, а не на трудностях, они бывают у всех;
   3) выбирайте свой собственный путь, а не испытанную и зашарканную «проторенную» тропу;
   4) ставьте перед собой высокие цели, которые дают возможность круто изменить ситуацию, а не те, что «надежны» и легко достижимы.
   Следует помнить, что не нужно пытаться распланировать все! Ведь это жизнь, которая может преподносить нам множество неожиданных сюрпризов, приятных и не очень. Повсеместный контроль одному человеку неподвластен! Глупо полагать, что чем больше времени ты затрачиваешь на планирование, тем больше времени экономишь. После определенного предела эффективность планирования резко падает. Как и во всем, здесь важно не переборщить. Специалисты рекомендуют жестко планировать лишь 60% своего рабочего времени, 20% оставлять для решения непредвиденных вопросов, а оставшиеся 20% вообще предполагают свободную творческую деятельность.
   Менеджерам среднего звена и любого уровня руководителям стоит учитывать, что отнюдь не всем людям близки по духу и подходят по психологическому складу жесткий порядок и постоянное планирование: творческим натурам рекомендуют создавать условия, предполагающие спонтанность, свободу выбора и действий, тогда их работоспособность и эффективность деятельности повышаются во много раз! В жестко заданных рамках они испытывают дискомфорт, и результаты труда еле-еле дотягивают до необходимого уровня. В целом для большого и разношерстного коллектива рациональнее использовать технологии, предполагающие избежание жесткого планирования, сохранение гибкости и возможностей реагирования на форс-мажорные обстоятельства, оставляющие резерв и поощряющие творчество, задор и увлеченность делом. Это особенно важно для российского делового человека, которому приходится постоянно работать с хаосом и неопределенностью как во внешней, так и во внутренней среде.
   Прием второй заключается в эффективной работе с информацией. Однако не надо впадать в крайность и впитывать, как губка, в себя всю входящую информацию. Понятно, что чем больше информации собрано для анализа руководителем, тем меньше вероятность пойти по неверному или нерациональному пути. И здесь нужно сохранять чувство меры, потому что существует определенный объем информации, который можно получить и подвергнуть анализу. Фильтруй информацию, смело отбрасывая неважную и незначительную.
   Кроме того, помни о том, что сознание и внимание человека могут эффективно концентрироваться и работать только с одним объектом: заданием, мыслью или документом. Всегда выделяй и четко представляй тот объект, на который в данный момент и в данное время направлено твое внимание. Хорошо бы было еще и научиться осознанно переключать свое внимание. С одной стороны, каждый перенос внимания с задачи на задачу требует потери времени и сил. С другой стороны, одно и то же занятие быстро надоедает, а концентрация усилий на одном деле утомляет. Поэтому специалисты советуют направлять свое внимание следующим образом: больше крупных переходов, меньше мелких.
   На основе собранной информации обычно принимается то или иное решение. Принятие решения не должно становиться трудным и затяжным процессом. Необходимо просмотреть данные, выявить все плюсы и минусы, сформулировать возможные пути решения проблемы, выбрать наиболее приемлемый из них и… выполнять! Специалисты по тайм-менеджменту говорят: «Лучше грамотно претворить в жизнь не самое лучшее решение, чем долго и нудно метаться в поисках самого оптимального, т. е. если делать, то делать, или лучше вообще не начинать».
   Прием третий: готовность выполнять неприятные дела. Каждому из нас время от времени приходится сталкиваться с вопросами, которые нам неинтересны или же вовсе противны. Многие стараются дела эти отодвинуть как можно дальше, отложить в дальний ящик и всячески отлынивают, что еще больше увеличивает затраты времени на их исполнение! Можно попробовать использовать следующий механизм, чтобы преодолеть отвращение к таким делам:
   1) взгляни неприятности прямо в лицо;
   2) признай, что еще большей неприятностью становится промедление и ожидание момента, когда все же придется приступить к этому делу;
   3) пробуди в себе энтузиазм, чтобы справиться с неприятием данного дела.
   Действительно, рано или поздно все-таки придется решать эту самую неприятную проблему. Кроме того, если возникшая проблема не исчезнет сама собой, объем работы, который необходимо выполнить, может увеличиться с течением времени. Нерешенный вопрос будет преследовать тебя, пока ты совсем не избавишься от него, а мысли о нем будут вызывать все большее раздражение.
   Прием четвертый: изменение общения с окружающими. Имеется в виду следующая ситуация: у людей определенного склада характера может появиться желание, а потом и привычка обращаться с просьбой выполнить те или иные дела, сбагривать их тебе. Почему? Потому что ты сам приучил их к этому. Конечно, желание нравиться всем и вся присуще каждому, но не следует забывать и о своих интересах. Если можно удовлетворить этих людей, не жертвуя при этом своими интересами, тогда вперед! Если можно найти компромисс и исполнить их просьбы частично и без ущерба для себя, тоже, в принципе, нормально! Но, если подобные обращения становятся системой и серьезно осложняют тебе жизнь, отнимая драгоценное время, – научись говорить «нет»! Еще один совет специалистов тайм-менеджмента: «Не стоит даже пытаться переубедить людей». Их убеждения – их личное дело, и тебя это не касается. Тратить время на элементарное сотрясание воздуха бессмысленными разговорами и спорами просто глупо. Всегда нужно высказывать собственное мнение, соглашаясь с теми аргументами, которые признаешь, и отвергать те, которые не признаешь. После разговор сам подойдет к своему логическому завершению. Чаще всего у собеседников не возникает больше вопросов.
   Прием пятый: умелое чередование работы и отдыха. Чем сильнее загружен, тем больше нужно отдыхать! Самое главное здесь: к началу нового рабочего периода организм должен восстановить силы. Поэтому не стоит пропускать полноценные перерывы, сон и отдых, даже если очень много дел. Каждому человеку присущи в течение суток подъемы и спады энергии, жизненного тонуса и умственной активности, т. е. суточные биоритмы. Про них нельзя забывать: в периоды подъема биологической активности следует заниматься творческой работой, требующей умственного напряжения и внимания. Промежутки времени, в которые наблюдается спад биологической активности, напротив, лучше посвятить рутинным задачам, административной деятельности, работе с корреспонденцией или проведению совещаний.
   Кроме всех перечисленных приемов, можно и нужно использовать важнейший принцип тайм-менеджмента: «Все может быть усовершенствовано!», отталкиваясь от того, что резервы эффективности и развития ничем не ограничены.
   Обязательно нужен тайм-менеджмент, если на следующие вопросы можно ответить «да».
   1. Задержки на работе бывают хотя бы раз в неделю более чем на 1 ч?
   2. На работе и дома бесконечный аврал?
   3. Подчиненные спешат и суетятся, при этом ничего не успевают сделать?
   4. В твоем отделе пять человек еле-еле справляются с работой, которую в аналогичном отделе могут легко выполнить трое?
   В распределении личного времени важнее не общие правила, а индивидуальный стиль, который у каждого человека свой. Его просто нужно отыскать. Таким образом, рационально распределять свое время человек может только сам, конечно, опираясь на те общие приемы, которые описаны ранее. Успехов в этом нелегком деле!