ОТЗЫВ: 1) документ, содержащий мнение организации или специалиста по поводу какого-либо документа или работы. Подготовка отзыва должна производиться в соответствии с порядком подготовки и оформления пояснительной записки, утвержденным параграфом 2.1.4 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 № 536. Обязательными реквизитами отзыва являются: наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, подпись, оттиск печати (при составлении отзыва на стандартном листе бумаги); 2) документ, содержащий информацию об исполнении работником, подлежащим аттестации должностных обязанностей за аттестационный период, подписанный его непосредственным руководителем и утвержденный вышестоящим руководителем. Согласно Положению о проведении аттестации государственных гражданских служащих Российской Федерации, утвержденному Указом Президента Российской Федерации от 01.02.2005 № 110, отзыв должен содержать следующие сведения: а) фамилия, имя, отчество; б) замещаемая должность на момент проведения аттестации и дата назначения на эту должность; в) перечень основных вопросов (документов), в решении (разработке) которых работник принимал участие; г) мотивированная оценка профессиональных, личностных качеств и результатов профессиональной деятельности работника.
ОТЧЕТ – документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, заданий, командировок и других мероприятий, представляемый вышестоящему учреждению или должностному лицу. Требования к подготовке и оформлению отчетов аналогичны тем, которые установлены параграфом 2.3.6 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 № 536 применительно к справке. Основными реквизитами отчета являются: 1) наименование организации; 2) наименование вида документа (ОТЧЕТ); 3) дата документа; 4) регистрационный номер; 5) заголовок к тексту документа; 6) текст; 7) подпись.
ПЕРЕЧЕНЬ – систематизированное перечисление документов или иных наименований, составленное в целях распространения на них определенных норм или требований. Требования к подготовке и оформлению перечня установлены параграфом 2.2.3 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 № 536 применительно к приложениям нормативных правовых актов органов государственной власти. При наличии в тексте перечня формулировки «Утвердить» на самом перечне в правом верхнем углу располагается слово «утверждено» или «утвержден» со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер. Заголовок к тексту перечня печатается центрованным способом. Наименование вида документа выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано в разрядку (ПЕРЕЧЕН Ь). При наличии в тексте перечня нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом. Текст перечня, как правило, оформляется в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице. Листы перечня нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа. При наличии в тексте перечня ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой. Текст сноски печатается через один межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка. На одной странице не должно проставляться более трех сносок.
ПЕРЕЧЕНЬ РЕГИСТРОВ, РЕЕСТРОВ, КЛАССИФИКАТОРОВ И НОМЕНКЛАТУР, ОТНЕСЕННЫХ К УЧЕТНЫМ СИСТЕМАМ ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНОВ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ, утвержден распоряжением Правительства Российской Федерации от 25.04.2006 № 584-р и включает в себя: 1) регистры, реестры, классификаторы и номенклатуры, содержащие сведения, которые оказывают непосредственное влияние на осуществление или ограничение прав граждан или организаций; 2) регистры, реестры, классификаторы и номенклатуры, общие для федеральных органов государственной власти.
ПИСЬМО-БЛАГОДАРНОСТЬ – служебное письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия. Требования к служебным письмам определены согласно параграфу 2.7.4 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 № 536. Письмо-благодарность, как правило, составляется в более свободной форме, чем другие разновидности служебных писем. Ключевыми фразами письма могут быть следующие выражения: «Благодарим за оказанную помощь в …», «Выражаем Вам свою благодарность за …», «Позвольте Вас поблагодарить за…», «Позвольте выразить Вам искреннюю благодарность за…» и т. п.
ПИСЬМО-ЗАПРОС – служебное письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов. Требования к служебным письмам определены согласно параграфу 2.7.4 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 № 536. Текст письма-запроса содержит обоснование необходимости предоставления сведений или материалов и собственно изложение запроса. В обосновании могут содержаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые документы, так как организация не имеет права запрашивать сведения, не обусловленные ее функциональной деятельностью. Письмо-запрос требует письма-ответа. Письмо-запрос оформляется на бланке письма.
ПИСЬМО-ИЗВЕЩЕНИЕ – служебное письмо, информирующее о публичных мероприятиях (совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т. п.). Требования к служебным письмам определены согласно параграфу 2.7.4 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 № 536. Письма-извещения, как правило, рассылаются широкому кругу организаций, учреждений, предприятий с целью их привлечения или приглашения к участию в проводимых мероприятиях. Письмо-извещение может иметь приложения, содержащие карту участника, анкету участника, программу мероприятия и другие информационные материалы. Письма-извещения, как правило, рассылаются по списку, поэтому реквизит «Адресат» оформляется обобщенно или не оформляется вообще. Письма-извещения могут подписываться и несколькими руководителями, если мероприятие проводится совместно несколькими организациями.
ПИСЬМО-НАПОМИНАНИЕ – служебное письмо, используемое в случаях, когда организация-партнер не выполняет взятые на себя обязательства или принятые договоренности. Требования к служебным письмам определены согласно параграфу 2.7.4 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 № 536. Текст письма-напоминания, как правило, состоит из двух частей: ссылки на официальный документ, в котором зафиксированы обязательства сторон или обстоятельства, в связи с которыми организация обязана предпринять определенные действия, и просьбы выполнить те или иные действия. Письмо-напоминание может заканчиваться указанием на санкции, к которым вынуждена будет прибегнуть организация – автор письма, если адресат не выполнит взятые на себя обязательства.
ПИСЬМО-ОТВЕТ – служебное письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос. Требования к служебным письмам определены согласно параграфу 2.7.4 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 № 536. При составлении писем-ответов должен соблюдаться принцип языкового параллелизма: в тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном письме, при условии, что письмо-просьба было составлено грамотно в языковом отношении.
ПИСЬМО-ПОДТВЕРЖДЕНИЕ – служебное письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов, подтверждает ранее достигнутые договоренности, намерения и т. п. Требования к служебным письмам определены согласно параграфу 2.7.4 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 № 536. Ключевой является фраза: «Подтверждаем (получение документов, предварительную договоренность, согласие на …)». Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением.
ПИСЬМО-ПРЕДЛОЖЕНИЕ – служебное письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением о сотрудничестве в различной форме. Требования к служебным письмам определены согласно параграфу 2.7.4 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 № 536. Письмо-предложение может быть направлено одному корреспонденту или сразу нескольким. Предложение партнеру может содержать конкретную детальную информацию, так что следующим шагом может быть заключение договора, или общую информацию, являющуюся фактически предложением к началу переговоров.
ПИСЬМО-ПРИГЛАШЕНИЕ – служебное письмо, разновидность письма-извещения. Отличается от письма-извещения тем, что может оформляться не на бланке, иметь различный формат, цвет. Как правило, письма-приглашения адресуются конкретному лицу, поэтому в них используется формула личного обращения к адресату. Требования к служебным письмам определены согласно параграфу 2.7.4 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 № 536.
ПИСЬМО-ПРОСЬБА – служебное письмо, целью которого является получение информации, услуг, товаров, необходимых организации-автору. Требования к служебным письмам определены согласно параграфу 2.7.4 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 № 536. Обязательными реквизитами письма-просьбы являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе.
ПИСЬМО-СООБЩЕНИЕ – служебное письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес. Как правило, письма-сообщения – письма небольшого объема, нередко состоящие из нескольких предложений. Требования к служебным письмам определены согласно параграфу 2.7.4 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 № 536.
ПИСЬМО-ТРЕБОВАНИЕ – служебное письмо, цель которого – заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей. Требования к служебным письмам определены согласно параграфу 2.7.4 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 № 536. Ключевыми фразами в письмах-требованиях могут быть: «Требуем выполнить взятые на себя обязательства…». Угрозы в адрес корреспондента могут формулироваться следующим образом: «В противном случае дело будет передано в суд…», «В противном случае мы не несем ответственности за последствия…» и т. п.
Конец бесплатного ознакомительного фрагмента