Осознайте, что использование голосовой почты является существенным элементом презентации вашей личности, и при ведении переговоров с ее использованием старайтесь вести себя так же, как при общении с глазу на глаз. Ниже я хочу представить несколько советов по пользованию голосовой почтой.
Запись ваших сообщений
Оставление сообщений для других лиц
Заключение
9. ПРАВИЛЬНАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ ПОЛЬЗОВАНИЯ ИНТЕРНЕТОМ
Электронная почта
Десять советов по эффективному использованию электронной почты
Как избавиться от «мусорной» электронной почты
Поиск информации в Интернете
Поиск
Тематические каталоги Интернета
Поисковые системы
Инструменты метапоиска
Советы по поиску
Повторные посещения полезных сайтов
Оценка качества информации
Запись ваших сообщений
· Сделайте все возможное, чтобы ваши исходящие сообщения были краткими и выразительными. После их записи проверьте степень их внятности и энергичности.
· Если вы собираетесь отсутствовать на работе больше чем один день, оставьте для своих абонентов соответствующее сообщение. Такая тактика способствует предотвращению повторных вызовов и дублирующих сообщений. По возвращении на работу не забудьте вернуть на место первоначальное сообщение.
· Если в течение некоторого времени у вас не будет возможности работать с сообщениями, подумайте о том, чтобы оставить своим абонентам другой контактный телефон.
· Возьмите себе за правило отвечать на поступающие сообщения в течение приемлемого для обеих сторон срока с момента их получения.
· Если вы собираетесь отсутствовать на работе больше чем один день, оставьте для своих абонентов соответствующее сообщение. Такая тактика способствует предотвращению повторных вызовов и дублирующих сообщений. По возвращении на работу не забудьте вернуть на место первоначальное сообщение.
· Если в течение некоторого времени у вас не будет возможности работать с сообщениями, подумайте о том, чтобы оставить своим абонентам другой контактный телефон.
· Возьмите себе за правило отвечать на поступающие сообщения в течение приемлемого для обеих сторон срока с момента их получения.
Оставление сообщений для других лиц
· Старайтесь, чтобы ваши сообщения были краткими и по существу.
· Если голосовая почта застала вас врасплох, а вам нужно доставить сложное сообщение, повесьте трубку и постарайтесь собраться с мыслями, а затем снова позвоните. Так будет лучше, чем оставлять невнятное и невразумительное сообщение. Я бы даже сказал, что прежде чем отправлять какое-либо сложное сообщение или приступать к трудному телефон ному разговору, лучше составить маленький конспект по тем проблемам, которые вы хотите обсудить.
· В начале передачи сообщения и после его окончания следует членораздельно произнести номер своего телефона, кроме того, следует по буквам произнести все слова, которые незнакомы абоненту на другом конце провода.
· Если голосовая почта застала вас врасплох, а вам нужно доставить сложное сообщение, повесьте трубку и постарайтесь собраться с мыслями, а затем снова позвоните. Так будет лучше, чем оставлять невнятное и невразумительное сообщение. Я бы даже сказал, что прежде чем отправлять какое-либо сложное сообщение или приступать к трудному телефон ному разговору, лучше составить маленький конспект по тем проблемам, которые вы хотите обсудить.
· В начале передачи сообщения и после его окончания следует членораздельно произнести номер своего телефона, кроме того, следует по буквам произнести все слова, которые незнакомы абоненту на другом конце провода.
Заключение
При условии адекватного использования современных информационных технологий они могут оказать значительное положительное влияние на решение проблемы личной организованности. Чтобы эффективно ими пользоваться, следует:
· определить те задачи, на решение которых технологические достижения не могут оказать никакого влияния;
· правильно выбрать программное обеспечение для решения той или иной проблемы;
· сравнить потенциальную экономию времени с временными затратами на освоение того или иного вида прикладных программ;
· периодически осуществлять проверки своих компьютерных привычек;
· правильно пользоваться голосовой почтой.
· определить те задачи, на решение которых технологические достижения не могут оказать никакого влияния;
· правильно выбрать программное обеспечение для решения той или иной проблемы;
· сравнить потенциальную экономию времени с временными затратами на освоение того или иного вида прикладных программ;
· периодически осуществлять проверки своих компьютерных привычек;
· правильно пользоваться голосовой почтой.
9. ПРАВИЛЬНАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ ПОЛЬЗОВАНИЯ ИНТЕРНЕТОМ
Какие бы другие технологии вы ни выбрали, вряд ли вам удастся избежать встречи с Интернетом. Его появление привело к революции в коммуникационных системах, к решению проблемы доступа к информации, а его роль как средства решения вопросов бизнеса будет расти с каждым годом. Конечно, у него есть и недостатки. Электронная почта страдает от тех же проблем перегруженности, что и обыкновенная бумажная корреспонденция. По причине того, что новые технологии предоставляют в наше распоряжение еще более мощные системы копирования и передачи информации, «макулатурной» почты стало еще больше. И в то время как скорость получения информации и ее доступность во «Всемирной паутине» способствуют дальнейшему совершенствованию личной организованности, весь ее (информации) необозримый объем создает некоторые затруднения:
· вычленение нужной вам информации из всего объема менее значимых данных;
· принятие решения на приостановку дальнейшего поиска;
· предотвращение отвлечения внимания другой интересной, но, с точки зрения вашей работы, ненужной информацией;
· проведение анализа качества и степени надежности информации.
В данной главе мы порассуждаем над тем, как избежать потенциальных проблем и наиболее эффективно воспользоваться возможностями, предоставляемыми этим продуктом. Данная книга не ставит своей целью полное ознакомление с работой Интернета тех, кто только желает вступить в широкие ряды его пользователей. Но новичкам не стоит пугаться. Инсталляция программного обеспечения Интернета требует минимальных компьютерных знаний и действий со стороны пользователя; а такие программные пакеты, как «Internet Explorer» (браузер Интернет) и «Outlook Express» (электронная почта) обеспечат вас всеми необходимыми справочными сведениями по использованию своих возможностей. Для тех, кто захочет пойти дальше, существует целая библиотека справочников и учебников по работе с Интернетом.
· вычленение нужной вам информации из всего объема менее значимых данных;
· принятие решения на приостановку дальнейшего поиска;
· предотвращение отвлечения внимания другой интересной, но, с точки зрения вашей работы, ненужной информацией;
· проведение анализа качества и степени надежности информации.
В данной главе мы порассуждаем над тем, как избежать потенциальных проблем и наиболее эффективно воспользоваться возможностями, предоставляемыми этим продуктом. Данная книга не ставит своей целью полное ознакомление с работой Интернета тех, кто только желает вступить в широкие ряды его пользователей. Но новичкам не стоит пугаться. Инсталляция программного обеспечения Интернета требует минимальных компьютерных знаний и действий со стороны пользователя; а такие программные пакеты, как «Internet Explorer» (браузер Интернет) и «Outlook Express» (электронная почта) обеспечат вас всеми необходимыми справочными сведениями по использованию своих возможностей. Для тех, кто захочет пойти дальше, существует целая библиотека справочников и учебников по работе с Интернетом.
Электронная почта
Если вы еще не используете электронную почту для ведения деловой переписки, то вам, наверное, пора об этом подумать. Электронная почта представляет собой одну из самых простейших прикладных программ. Даже новичок может овладеть ею за час или два. Она обладает следующими качествами:
· Быстрота. Вы можете отстучать электронное сообщение и доставить его до места назначения в считанные секунды, при этом нет нужды беспокоиться о принтере, конвертах и почтальоне. Вспомогательные документы, электронные таблицы, чертежи и даже видео можно отправлять по электронной почте как приложения к сообщению при условии, что у получателя имеется программное обеспечение, позволяющее их открыть.
· Неформальноть. С электронной почтой вы можете забыть о правилах написания писем и составления служебных записок, так как базовая структура составления служебных записок составным элементом входит в пакет электронной почты. Теперь вам не стоит волноваться о том, исписана или не исписана вся страница. Сколько слов в сообщении: три или триста, значения не имеет.
· Простота операций по хранению или удалению. При условии, что вы правильно настроили свою систему, вы можете тут же сохранить ваше сообщение, если оно того заслуживает. Те сообщения, которые не требуют сохранения, гораздо легче бесследно удалить, так как никто не видел их на бумаге.
Разницы между работой электронной почты в сети компании (интрасеть) или Интернете практически нет. Программное обеспечение вашего компьютера связывается с программным обеспечением удаленного компьютера (то есть сервером сети компании или почтовым сервером Интернет-провайдера) с тем, чтобы передать сообщение, которое вы желаете отправить или получить с адресом почтового ящика вашей электронной почты. Конечно, для того, чтобы связь не была односторонней, вы должны знать адреса других пользователей электронной почты. Если ею большинство ваших респондентов еще не обзавелись, ее освоение вряд ли принесет вам большую пользу. Однако в наше время это становится все менее вероятным; а все большие и большие массы народу и организаций проникаются предоставляемыми электронной почтой преимуществами.
· Быстрота. Вы можете отстучать электронное сообщение и доставить его до места назначения в считанные секунды, при этом нет нужды беспокоиться о принтере, конвертах и почтальоне. Вспомогательные документы, электронные таблицы, чертежи и даже видео можно отправлять по электронной почте как приложения к сообщению при условии, что у получателя имеется программное обеспечение, позволяющее их открыть.
· Неформальноть. С электронной почтой вы можете забыть о правилах написания писем и составления служебных записок, так как базовая структура составления служебных записок составным элементом входит в пакет электронной почты. Теперь вам не стоит волноваться о том, исписана или не исписана вся страница. Сколько слов в сообщении: три или триста, значения не имеет.
· Простота операций по хранению или удалению. При условии, что вы правильно настроили свою систему, вы можете тут же сохранить ваше сообщение, если оно того заслуживает. Те сообщения, которые не требуют сохранения, гораздо легче бесследно удалить, так как никто не видел их на бумаге.
Разницы между работой электронной почты в сети компании (интрасеть) или Интернете практически нет. Программное обеспечение вашего компьютера связывается с программным обеспечением удаленного компьютера (то есть сервером сети компании или почтовым сервером Интернет-провайдера) с тем, чтобы передать сообщение, которое вы желаете отправить или получить с адресом почтового ящика вашей электронной почты. Конечно, для того, чтобы связь не была односторонней, вы должны знать адреса других пользователей электронной почты. Если ею большинство ваших респондентов еще не обзавелись, ее освоение вряд ли принесет вам большую пользу. Однако в наше время это становится все менее вероятным; а все большие и большие массы народу и организаций проникаются предоставляемыми электронной почтой преимуществами.
Десять советов по эффективному использованию электронной почты
1. Относитесь к входящим электронным сообщениям в соответствии с рекомендациями, изложенными в главе 4 в отношении входящих бумажных документов. Сразу же как только вы ознакомитесь с содержимым своего почтового ящика, предпримите нужные действия в отношении входящих сообщений (отправьте в мусорную корзину, примите к обработке, отошлите, отправьте на хранение, определитесь в отношении дальнейших действий).
2. Не позволяйте входящим электронным сообщениям становиться источником отрыва вас от выполнения задач, которыми вы занимаетесь в настоящее время. Тот факт, что электронная почта является средством установления незамедлительной связи, еще не значит, что вы должны немедленно все бросить и начать отвечать на поступившее сообщение. В отличие от телефонной связи или других помех, сообщения электронной почты могут оставаться в ящике входящих сообщений до тех пор, пока вы не будете готовы заняться ими. Опытные пользователи эффективно используют такой аспект электронной почты, как независимость от времени. Они отключают все сигналы автоматического извещения о входящих сообщениях и занимаются их разборкой раз или два в день, когда у них нет более приоритетных задач.
3. Поиск электронных адресов — дело утомительное. Конечно, существуют специальные директории и поисковые средства, но они несовершенны, так как регистрация адреса электронной почты — дело добровольное и зависит от каждого индивидуума, ей пользующегося. Звонить кому-то по телефону, чтобы узнать его электронный адрес, представляется просто насмешкой над этим замечательным технологическим достижением, поэтому возьмите себе за правило регистрировать каждый электронный адрес, который может пригодиться вам в будущем. Прикладная программа «Outlook Express» предоставляет в ваше распоряжение поисковое средство с несколькими онлайновыми директориями, а также возможность автоматического запоминания каждого электронного адреса, на сообщения которого вы отвечаете.
4. Нормальный вариант пользования электронной почтой предполагает наличие только одного адреса. С ростом числа бесплатных Интернет-провайдеров возросла и тенденция заводить более одного адреса электронной почты. Здесь есть рациональное зерно, если один адрес вы будете использовать для делового общения, а другой для личной переписки. Однако наличие двух или более адресов для делового общения нежелательно; это может привести к тому, что вы будете тратить уйму времени, перескакивая из одного почтового ящика в другой, в поисках важных для вашей работы сообщений. Кроме того, наличие нескольких почтовых ящиков будет вводить в заблуждение ваших партнеров.
5. Наличие таких аспектов электронной почты, как неформальность и возможность немедленно отвечать на входящую корреспонденцию, может привести к тому, что вы начнете пользоваться ею необдуманно и опрометчиво. Если вы не до конца уверены в том, что хотите сообщить, или же вас рассердило чье-то сообщение, возьмите себе за правило составлять ответное сообщение в автономном режиме и отправляйте его только в том случае, если полностью удовлетворены его содержанием. Следует также помнить о том, что та легкость, с которой можно отправлять сообщение, может привести к тому, что оно попадет не к тому адресату, которому оно первоначально предназначалось, что само по себе представляет собой потенциальный источник расстройств для неосмотрительного человека.
6. Тема сообщения должна быть четкой и ясной, чтобы адресату не составило труда понять смысл сообщения еще до его открытия. Если тема сообщения будет четко изложена в предметной строке, то, возможно, что ваше сообщение войдет в разряд тех, которые будут прочитаны адресатом в первую очередь.
7. Если вам кажется, что для оформления более сложных сообщений ваш текстовый редактор с его обширными возможностями подходит больше, чем средства оформления текста электронной почты, то вы смело можете воспользоваться им. Для этого в автономном режиме составьте сообщение с помощью текстового редактора и, убедившись, что оно полностью удовлетворяет вашим требованиям, скопируйте его в программу электронной почты. В качестве альтернативы этому методу вы можете отправить сообщение в текстовом редакторе как приложение к вашему электронному сообщению, если вы уверены, что ваш адресат имеет текстовый процессор, совместимый с вашим, и сможет открыть и прочитать это приложение.
8. Работая с электронной почтой, вы можете отправлять некоторые сообщения в мусорную корзину, не читая. Если содержимое заголовка сообщения позволяет вам считать, что оно не стоит прочтения, просто щелкните мышкой по кнопке «Удалить». Не надо тратить время на ненужные вам сообщения. Однако хочу вас предупредить, что некоторые современные версии электронной почты оснащены функцией уведомления о прочтении. Благодаря этой функции, отправитель сообщения при открытии его адресатом получает уведомление о его прочтении; и если вы не хотите обидеть его, то вам следует перед удалением сообщения хотя бы открыть его.
9. Создайте у себя на жестком диске четко индексированные папки для хранения тех сообщений, которые могут понадобиться вам в будущем с тем, чтобы при необходимости их можно было легко отыскать.
10. При посылке сообщений укажите, требуется ли на них ответ. Если ответ не требуется, то так об этом и напишите. В противном случае, получатели будут приписывать свой ответ в оригинал вашего сообщения, и отправлять его вам назад. По получении этого сообщения, на котором будет стоять уже не ваш адрес, а адрес вашего корреспондента, вам придется его открыть, что при наличии большого числа корреспондентов ведет к огромным потерям времени.
2. Не позволяйте входящим электронным сообщениям становиться источником отрыва вас от выполнения задач, которыми вы занимаетесь в настоящее время. Тот факт, что электронная почта является средством установления незамедлительной связи, еще не значит, что вы должны немедленно все бросить и начать отвечать на поступившее сообщение. В отличие от телефонной связи или других помех, сообщения электронной почты могут оставаться в ящике входящих сообщений до тех пор, пока вы не будете готовы заняться ими. Опытные пользователи эффективно используют такой аспект электронной почты, как независимость от времени. Они отключают все сигналы автоматического извещения о входящих сообщениях и занимаются их разборкой раз или два в день, когда у них нет более приоритетных задач.
3. Поиск электронных адресов — дело утомительное. Конечно, существуют специальные директории и поисковые средства, но они несовершенны, так как регистрация адреса электронной почты — дело добровольное и зависит от каждого индивидуума, ей пользующегося. Звонить кому-то по телефону, чтобы узнать его электронный адрес, представляется просто насмешкой над этим замечательным технологическим достижением, поэтому возьмите себе за правило регистрировать каждый электронный адрес, который может пригодиться вам в будущем. Прикладная программа «Outlook Express» предоставляет в ваше распоряжение поисковое средство с несколькими онлайновыми директориями, а также возможность автоматического запоминания каждого электронного адреса, на сообщения которого вы отвечаете.
4. Нормальный вариант пользования электронной почтой предполагает наличие только одного адреса. С ростом числа бесплатных Интернет-провайдеров возросла и тенденция заводить более одного адреса электронной почты. Здесь есть рациональное зерно, если один адрес вы будете использовать для делового общения, а другой для личной переписки. Однако наличие двух или более адресов для делового общения нежелательно; это может привести к тому, что вы будете тратить уйму времени, перескакивая из одного почтового ящика в другой, в поисках важных для вашей работы сообщений. Кроме того, наличие нескольких почтовых ящиков будет вводить в заблуждение ваших партнеров.
5. Наличие таких аспектов электронной почты, как неформальность и возможность немедленно отвечать на входящую корреспонденцию, может привести к тому, что вы начнете пользоваться ею необдуманно и опрометчиво. Если вы не до конца уверены в том, что хотите сообщить, или же вас рассердило чье-то сообщение, возьмите себе за правило составлять ответное сообщение в автономном режиме и отправляйте его только в том случае, если полностью удовлетворены его содержанием. Следует также помнить о том, что та легкость, с которой можно отправлять сообщение, может привести к тому, что оно попадет не к тому адресату, которому оно первоначально предназначалось, что само по себе представляет собой потенциальный источник расстройств для неосмотрительного человека.
6. Тема сообщения должна быть четкой и ясной, чтобы адресату не составило труда понять смысл сообщения еще до его открытия. Если тема сообщения будет четко изложена в предметной строке, то, возможно, что ваше сообщение войдет в разряд тех, которые будут прочитаны адресатом в первую очередь.
7. Если вам кажется, что для оформления более сложных сообщений ваш текстовый редактор с его обширными возможностями подходит больше, чем средства оформления текста электронной почты, то вы смело можете воспользоваться им. Для этого в автономном режиме составьте сообщение с помощью текстового редактора и, убедившись, что оно полностью удовлетворяет вашим требованиям, скопируйте его в программу электронной почты. В качестве альтернативы этому методу вы можете отправить сообщение в текстовом редакторе как приложение к вашему электронному сообщению, если вы уверены, что ваш адресат имеет текстовый процессор, совместимый с вашим, и сможет открыть и прочитать это приложение.
8. Работая с электронной почтой, вы можете отправлять некоторые сообщения в мусорную корзину, не читая. Если содержимое заголовка сообщения позволяет вам считать, что оно не стоит прочтения, просто щелкните мышкой по кнопке «Удалить». Не надо тратить время на ненужные вам сообщения. Однако хочу вас предупредить, что некоторые современные версии электронной почты оснащены функцией уведомления о прочтении. Благодаря этой функции, отправитель сообщения при открытии его адресатом получает уведомление о его прочтении; и если вы не хотите обидеть его, то вам следует перед удалением сообщения хотя бы открыть его.
9. Создайте у себя на жестком диске четко индексированные папки для хранения тех сообщений, которые могут понадобиться вам в будущем с тем, чтобы при необходимости их можно было легко отыскать.
10. При посылке сообщений укажите, требуется ли на них ответ. Если ответ не требуется, то так об этом и напишите. В противном случае, получатели будут приписывать свой ответ в оригинал вашего сообщения, и отправлять его вам назад. По получении этого сообщения, на котором будет стоять уже не ваш адрес, а адрес вашего корреспондента, вам придется его открыть, что при наличии большого числа корреспондентов ведет к огромным потерям времени.
Как избавиться от «мусорной» электронной почты
Электронная почта еще хороша тем, что отправка сообщений 100 лицам едва ли будет стоить дороже отправки сообщения одному лицу. Когда вы поймете, что отправка одного краткого электронного сообщения стоит не намного дороже, чем отправка пространного письма, вы начнете понимать привлекательность рассылок. Существует две категории почты, от которых вы, возможно, захотите избавиться. К первому типу относятся так называемые рассылки. Это законные почтовые отправления, на которые вы когда-то подписались, но сейчас, по каким-то причинам решили отказаться от их дальнейшего получения. Как правило, данная категория включает в себя предварительно заготовленное сообщение на отказ от рассылки, которое вы можете использовать, чтобы исключить себя из списка подписчиков.
Ко второй категории относятся более вредные и назойливые почтовые отправления, которые вы получаете, не подписываясь на них. Здесь возникает вопрос, каким образом ваш адрес попадает в список получателей таких рассылок. Все очень просто, адреса пользователей Интернета автоматически собираются специальной программой с телеконференций или сайтов всемирной сети. Эта категория носит название «спам» и представляет собой все более усугубляющуюся проблему. Попытки удалить свой адрес из списка получателей этой «мусорной» почты, когда вы уже в нем находитесь, бесполезны.
Однако, руководствуясь нижеизложенной стратегией, вы сможете максимально сократить ущерб, ею причиняемый:
· Примите меры к тому, чтобы ограничить доступ к адресу вашей электронной почты. По возможности сократите область его использования. Если вы посылаете сообщения на телеконференции, постарайтесь за маскировать адрес вашей электронной почты таким образом, чтобы он успешно распознавался человеком, а автоматические сборщики адресов не могли его идентифицировать. Таким образом, имея первоначальный адрес bill.bbggs@isp.com, вы могли бы, например, трансформировать его в bill.bbggs@nonjunkisp.com.
· Используйте программное обеспечение вашей электронной почты с тем, чтобы отфильтровывать нежелательные для вас сообщения. В программе «Outlook Express» есть средство, которое позволяет блокировать электронные адреса, от которых вы не желаете получать почтовые отправления. При совпадении адреса сообщения с одним из адресов в списке блокируемых отправителей данное сообщение будет автоматически отправляться в папку «Удаленные». Таким же образом вы можете настроить свою почту в отношении сообщений, содержащих в предметной строке слово, входящее в составленный вами список нежелательных слов. Полная версия Outlook содержит более совершенные средства блокировки (рис. 9. 1).
Ко второй категории относятся более вредные и назойливые почтовые отправления, которые вы получаете, не подписываясь на них. Здесь возникает вопрос, каким образом ваш адрес попадает в список получателей таких рассылок. Все очень просто, адреса пользователей Интернета автоматически собираются специальной программой с телеконференций или сайтов всемирной сети. Эта категория носит название «спам» и представляет собой все более усугубляющуюся проблему. Попытки удалить свой адрес из списка получателей этой «мусорной» почты, когда вы уже в нем находитесь, бесполезны.
Однако, руководствуясь нижеизложенной стратегией, вы сможете максимально сократить ущерб, ею причиняемый:
· Примите меры к тому, чтобы ограничить доступ к адресу вашей электронной почты. По возможности сократите область его использования. Если вы посылаете сообщения на телеконференции, постарайтесь за маскировать адрес вашей электронной почты таким образом, чтобы он успешно распознавался человеком, а автоматические сборщики адресов не могли его идентифицировать. Таким образом, имея первоначальный адрес bill.bbggs@isp.com, вы могли бы, например, трансформировать его в bill.bbggs@nonjunkisp.com.
· Используйте программное обеспечение вашей электронной почты с тем, чтобы отфильтровывать нежелательные для вас сообщения. В программе «Outlook Express» есть средство, которое позволяет блокировать электронные адреса, от которых вы не желаете получать почтовые отправления. При совпадении адреса сообщения с одним из адресов в списке блокируемых отправителей данное сообщение будет автоматически отправляться в папку «Удаленные». Таким же образом вы можете настроить свою почту в отношении сообщений, содержащих в предметной строке слово, входящее в составленный вами список нежелательных слов. Полная версия Outlook содержит более совершенные средства блокировки (рис. 9. 1).
Рис. 9.1. Блокировка «мусорной» электронной почты в «Outlook Express»
Поиск информации в Интернете
Интернет — огромное соблазнительно доступное информационное хранилище. Вы находитесь, буквально, в двух щелчках мыши от миллионов страниц информации, причем каждый новый пользователь Интернета имеет склонность к чрезмерному поиску, боясь упустить что-нибудь важное, спрятанное в этой обширной и не поддающейся никаким правилам хранения коллекции. Однако мой вам совет, не стремитесь добиться чрезмерного совершенства в деле поиска информации. Все хорошо в меру. Правило 80:20 (80 % результата достигается за счет приложения 20 % усилий) как нельзя более кстати применимо именно здесь. Вы можете потратить уйму времени в поисках совершенно ненужных вещей в ущерб полезной информации. Для правильной работы в Интернете надо сосредоточиться на разработке точных и тщательно выверенных методов поиска, чтобы достичь должного уровня равновесия между количеством и качеством добываемой информации.
Поиск
Путешествие с одного узла всемирной сети на другой с помощью ссылок — наименее эффективный метод поиска нужной информации. Вам следует начать с выбора соответствующего вашим задачам поискового устройства. Информация об их различных типах поможет вам сделать выбор в пользу того, который в максимальной степени соответствует вашим потребностям.
Тематические каталоги Интернета
Тематические каталоги Интернета индексируют сайты по тематическим заголовкам, которые в свою очередь разбиваются на еще более специализированные подзаголовки. Наиболее популярным тематическим каталогом Интернета является Yahoo (www.yahoo.co.uk). Выполнение задач по поиску информации в Интернете в чем-то сродни поиску книг в библиотечном каталоге.
Этот процесс очень эффективен для обнаружения узлов всемирной паутины, связанных с темой вашего поиска, но при поиске специальной ссылки, спрятанной на какой-либо странице всемирной паутины, его эффективность значительно снижается. Чтобы отыскать такую ссылку, следует воспользоваться возможностями какой-нибудь поисковой системы.
Этот процесс очень эффективен для обнаружения узлов всемирной паутины, связанных с темой вашего поиска, но при поиске специальной ссылки, спрятанной на какой-либо странице всемирной паутины, его эффективность значительно снижается. Чтобы отыскать такую ссылку, следует воспользоваться возможностями какой-нибудь поисковой системы.
Поисковые системы
В отличие от каталогов, которые создаются человеком, поисковые системы формируются и модернизируются навигационным программным обеспечением, которое буквально процеживает всемирную сеть в поисках новых страниц, а найдя их, оформляет адресные ссылки на их содержимое. Данный процесс ведет к еще большему росту объемов информации и возможности отыскания ссылки в глубине страницы всемирной паутины. После этого вы сможете обнаружить нужную вам страницу путем набора соответствующей комбинации ключевых слов. Двумя наиболее популярными поисковыми системами являются AltaVista (www.altavista.co.uk) и Google (www.google.com). Процесс интеграции между тематическими каталогами Интернета и поисковыми системами продолжает укрепляться. В таких системах, как Excite (www.excite.co.uk), Lycos (www.lycos.co.uk) и Infoseek (www.infoseek.com) в настоящее время используется комбинация принципов устройства тематических каталогов и поисковых систем. Заметьте, что в ряде адресов тематических каталогов и поисковых механизмов имеются символы UK (в тех, которые оканчиваются на co.uk), а также то, что основной адрес Северной Америки оканчивается на (com). Это позволяет более целенаправленно искать ресурсы UK. Здесь также остается возможность ведения поиска во всей всемирной сети. Некоторые поисковые системы, например AltaVista, могут осуществлять поиск, как в телеконференциях, так и во всемирной паутине.
Инструменты метапоиска
Данные инструменты предназначены для рассылки одного и того же запроса в разные поисковые системы и пользуются заслуженным спросом при поиске трудно находимых ссылок. Их примером могут служить такие экстравагантно названные инструменты, как Dogpile (www.dogpile.com) и Go2net (www.go2net.com).
Советы по поиску
· Будьте внимательны при формулировании вашего запроса на поиск. Если вы введете ключевые слова общего значения, то рискуете утонуть в том объеме информации, который придет на ваш запрос. Поисковые системы размещают ответы на ваш запрос в нисходящем порядке, чем больше ключевых слов совпадет с критерием поиска, тем выше будет степень соответствия запросу и тем выше в списке будет находиться найденная ссылка, и наоборот. Однако, если ваш запрос был недостаточно четко сформулирован, то в ответ вы можете получить огромное количество информации с одинаковой степенью соответствия, в которой разобраться вам будет практически невозможно. Поэтому к формулировке вопроса надо подходить всесторонне, подбирая те ключевые слова, которые с большой долей вероятности могут находиться в искомом вами материале.
· Если вы хотите, чтобы поисковая машина осуществляла поиск по всей фразе, а не по отдельным словам, ее составляющим, воспользуйтесь для выделения фразы перевернутыми запятыми. Например, при вводе слов прорыв обороны противника вы получите множество ответов на каждое составляющее данный набор слово, но если вы заключите это словосочетание в перевернутые запятые, то у вас получится фраза, при поиске ответов на которую вы получите около 50 ссылок, относящихся к тактике ведения боевых действий. Если вы осуществляете поиск людей или географических названий, пользуйтесь заглавными буквами.
· Для сужения условий поиска пользуйтесь специальными командами. Все поисковые системы применяют для сужения границ поиска специальные средства. Большинство пользуется символами «+», ставя тем самым поисковой системе задачу показать в результатах поиска слова, стоящие после этого символа, и «-», чтобы исключить стоящее после него слово из результатов поиска. Например, используя для поиска такой синтаксис, как гостиницы + Перт и «-» Шотландия, мы получим информацию обо всех гостиницах г. Перта, расположенного в Западной Австралии, и отфильтруем информацию по гостиницам г. Перта, расположенного в Шотландии. Обычно символов плюс и минус для формулирования запроса на поиск достаточно, однако, если вас такой способ не устраивает, вы можете воспользоваться логическими операторами (И, ИЛИ, НЕТ, РЯДОМ). Их применение варьируется в зависимости от используемой поисковой системы, поэтому, если вы действительно хотите научиться ими пользоваться или если вы не сталкивались с такими операторами раньше, обратитесь к соответствующему разделу справки вашей поисковой системы.
· Не отрывайтесь от работы ради интересных, но бесполезных, с точки зрения вашей деятельности, ссылок. Если вам на глаза попался какой-то интересный материал, не связанный с вашей работой, воспользуйтесь функцией закладки или «Избранное» для сохранения адреса соответствующей ссылки с тем, чтобы вы могли просмотреть ее в свободное от работы время.
· Поработайте с различными поисковыми системами. Некоторые из них больше пригодны для одних операций, некоторые для других. Когда вы, наконец, выберете для себя определенную систему, откройте меню ее справки на разделе «советы по поиску» и внимательно ознакомьтесь с ними. После овладения навыками поиска проведите настройку данной поисковой системы и определите ее в качестве вашего основного поискового устройства.
· Последние исследования показали, что даже самые лучшие поисковые системы могут охватить только незначительную часть пространства всемирной сети (в 1999 г. наибольшая доля охвата составляла всего 38 % от общего объема Интернета). Если при работе с вашей основной поисковой системой вы не сможете получить требуемой информации, воспользуйтесь другими системами или инструментами метапоиска. Возможно, вы достигните больших результатов.
· Если вы хотите, чтобы поисковая машина осуществляла поиск по всей фразе, а не по отдельным словам, ее составляющим, воспользуйтесь для выделения фразы перевернутыми запятыми. Например, при вводе слов прорыв обороны противника вы получите множество ответов на каждое составляющее данный набор слово, но если вы заключите это словосочетание в перевернутые запятые, то у вас получится фраза, при поиске ответов на которую вы получите около 50 ссылок, относящихся к тактике ведения боевых действий. Если вы осуществляете поиск людей или географических названий, пользуйтесь заглавными буквами.
· Для сужения условий поиска пользуйтесь специальными командами. Все поисковые системы применяют для сужения границ поиска специальные средства. Большинство пользуется символами «+», ставя тем самым поисковой системе задачу показать в результатах поиска слова, стоящие после этого символа, и «-», чтобы исключить стоящее после него слово из результатов поиска. Например, используя для поиска такой синтаксис, как гостиницы + Перт и «-» Шотландия, мы получим информацию обо всех гостиницах г. Перта, расположенного в Западной Австралии, и отфильтруем информацию по гостиницам г. Перта, расположенного в Шотландии. Обычно символов плюс и минус для формулирования запроса на поиск достаточно, однако, если вас такой способ не устраивает, вы можете воспользоваться логическими операторами (И, ИЛИ, НЕТ, РЯДОМ). Их применение варьируется в зависимости от используемой поисковой системы, поэтому, если вы действительно хотите научиться ими пользоваться или если вы не сталкивались с такими операторами раньше, обратитесь к соответствующему разделу справки вашей поисковой системы.
· Не отрывайтесь от работы ради интересных, но бесполезных, с точки зрения вашей деятельности, ссылок. Если вам на глаза попался какой-то интересный материал, не связанный с вашей работой, воспользуйтесь функцией закладки или «Избранное» для сохранения адреса соответствующей ссылки с тем, чтобы вы могли просмотреть ее в свободное от работы время.
· Поработайте с различными поисковыми системами. Некоторые из них больше пригодны для одних операций, некоторые для других. Когда вы, наконец, выберете для себя определенную систему, откройте меню ее справки на разделе «советы по поиску» и внимательно ознакомьтесь с ними. После овладения навыками поиска проведите настройку данной поисковой системы и определите ее в качестве вашего основного поискового устройства.
· Последние исследования показали, что даже самые лучшие поисковые системы могут охватить только незначительную часть пространства всемирной сети (в 1999 г. наибольшая доля охвата составляла всего 38 % от общего объема Интернета). Если при работе с вашей основной поисковой системой вы не сможете получить требуемой информации, воспользуйтесь другими системами или инструментами метапоиска. Возможно, вы достигните больших результатов.
Повторные посещения полезных сайтов
Средство «Избранное» браузера «Internet Explorer» позволит вам вести запись всех понравившихся вам сайтов. Сокращенный клавишный набор CTRL + D добавит текущий сайт в ваш список избранных сайтов. Для повторного посещения уже записанного сайта вам будет достаточно щелкнуть мышкой на меню «Избранное» вашего браузера и выбрать сайт, который вы хотите повторно посетить из развернувшегося перед вами списка. Если вы пользуетесь браузером «Netscape Navigator», в нем такое средство называется «Закладки». С течением времени ваш список «Избранное» может превратиться в громоздкую и неуклюжую структуру, если вы не возьмете на себя труда правильно его организовать. Создайте в нем тематические папки, которые будут служить вам для размещения новых сайтов по темам. При щелчке мышью по папке она раскроется и перед вами появится ее содержимое. Возьмите себе за правило время от времени очищать папку «Избранное» от устаревших, по вашему мнению, сайтов.
Оценка качества информации
Быстрый доступ к информации — дело, безусловно, хорошее, однако вам следует обратить внимание на ее качество и степень надежности. Среди приблизительно 800 миллионов страниц информации мировой паутины, безусловно, существуют и залежи «мусора». Все, кто имеет хоть какое-то желание, могут довольно просто настроить веб-страницу таким образом, что будут получать более или менее надежную информацию. Итак, каким же образом нам можно разобраться, с надежной информацией мы имеем дело или нет. Ниже я хочу привести несколько указаний по данному вопросу:
· Является ли данный сайт произведением авторитетного органа? Обычно в верхней части списка по степени надежности информации располагаются следующие сайты: сайты университетов, информационные сайты правительственных организаций, сайты местных органов власти, сайты общественных организаций, сайты добровольных организаций, сайты авторитетных компаний, сайты теле— и радио— компаний, онлайновые версии авторитетных газет и журналов.
· Является ли данный сайт произведением авторитетного органа? Обычно в верхней части списка по степени надежности информации располагаются следующие сайты: сайты университетов, информационные сайты правительственных организаций, сайты местных органов власти, сайты общественных организаций, сайты добровольных организаций, сайты авторитетных компаний, сайты теле— и радио— компаний, онлайновые версии авторитетных газет и журналов.