Страница:
Рабочее место должно обеспечивать выполнение работниками соответствующих видов работ в удобных рабочих позах. В зависимости от характера работы следует предусматривать возможность выполнения рабочих операций в положении сидя[51] или при чередовании положений сидя и стоя. Рекомендуемые параметры рабочего места при выполнении рабочих операций в положении сидя составляют: ширина – от 575 до 625 мм; длина – от 1500 до 1700 мм; высота рабочей поверхности – 725 (955[52]) мм; пространство для стоп – не менее 150 мм по глубине, 150 мм по высоте и 530 мм по ширине.
Все инструменты, принадлежности, документы должны храниться в ящиках рабочего стола либо на полках входящих в состав рабочего места шкафов (стеллажей). Во время работы на рабочей поверхности стола должны находиться только необходимые для ее выполнения инструменты, принадлежности, документы и др.[53] Взаимное расположение и компоновка рабочих мест в пределах помещения должны обеспечивать безопасный доступ на рабочее место, а также возможность быстрой эвакуации работников при возникновении аварийной ситуации.
В этой связи подходы к рабочим местам, как и проходы в помещении не разрешается чем-либо загромождать. Входящие в состав рабочих мест офисная техника, мебель, вспомогательное оборудование и пр. должны располагаться на отведенных для них местах.
Скапливание на рабочих местах мусора не допускается, образующиеся в процессе работы отходы по мере необходимости удаляются работником в предназначенную для этой цели тару (урны), устанавливаемую в непосредственной близости от рабочего места. Листы писчей бумаги, не пригодные к дальнейшему употреблению – испорченные распечатки, черновики и пр., – могут в течение рабочего дня накапливаться в одном из ящиков рабочего стола, а по окончании работы – перекладываться в урну или уничтожаться в шредере.
3.2.2. Особенности организации рабочих мест, оборудованных ПК или копировально-множительной техникой
3.3. Требования к пожарной безопасности помещений службы ДОУ
Раздел 3 Технология управления документами: от регистрации до передачи в архив
Глава 1 Организация разработки проекта номенклатуры дел
Все инструменты, принадлежности, документы должны храниться в ящиках рабочего стола либо на полках входящих в состав рабочего места шкафов (стеллажей). Во время работы на рабочей поверхности стола должны находиться только необходимые для ее выполнения инструменты, принадлежности, документы и др.[53] Взаимное расположение и компоновка рабочих мест в пределах помещения должны обеспечивать безопасный доступ на рабочее место, а также возможность быстрой эвакуации работников при возникновении аварийной ситуации.
В этой связи подходы к рабочим местам, как и проходы в помещении не разрешается чем-либо загромождать. Входящие в состав рабочих мест офисная техника, мебель, вспомогательное оборудование и пр. должны располагаться на отведенных для них местах.
Скапливание на рабочих местах мусора не допускается, образующиеся в процессе работы отходы по мере необходимости удаляются работником в предназначенную для этой цели тару (урны), устанавливаемую в непосредственной близости от рабочего места. Листы писчей бумаги, не пригодные к дальнейшему употреблению – испорченные распечатки, черновики и пр., – могут в течение рабочего дня накапливаться в одном из ящиков рабочего стола, а по окончании работы – перекладываться в урну или уничтожаться в шредере.
3.2.2. Особенности организации рабочих мест, оборудованных ПК или копировально-множительной техникой
Организация рабочих мест, оборудованных ПК или копировально-множительной техникой, имеет ряд особенностей. Рассмотрим их ниже.
При размещении в помещении двух и более рабочих мест, оборудованных ПК, рабочие столы (с установленными на них экранами) следует располагать на удалении не менее 2 м друг от друга. Рабочие места, предназначенные для выполнения творческой работы и требующей значительного умственного напряжения или высокой концентрации внимания, рекомендуется изолировать друг от друга перегородками высотой 1,5–2,0 м.
Конструкция рабочего стола должна обеспечивать оптимальное размещение на рабочей поверхности используемого оборудования с учетом его количества и конструктивных особенностей, характера выполняемой работы. Так, экран ПК должен находиться от глаз работника на расстоянии от 600 до 700 мм, но не ближе 500 мм (с учетом размеров отображаемых в процессе работы алфавитно-цифровых знаков и символов).
Клавиатуру следует располагать на расстоянии 100–300 мм от края рабочего стола, обращенного к работнику или на специальной, регулируемой по высоте рабочей поверхности, отделенной от основной столешницы. Манипулятор типа «мышь» должен иметь длину соединительного кабеля, достаточную для незатрудненного выполнения работником управляющих движений в процессе работы.
Поверхность рабочего стола должна иметь коэффициент отражения 0,5–0,7. Высота рабочей поверхности стола должна регулироваться в пределах от 680 до 800 мм, а при отсутствии такой возможности – составлять 725 мм. Ширина рабочего стола (в зависимости от характера выполняемой работы и состава технических средств) может составлять 800, 1000, 1200 или 1400 мм, а глубина – 800 и 1000 мм. Рабочий стол должен также иметь пространство для ног высотой не менее 600 мм, шириной не менее 500 мм и глубиной не менее 450 мм на уровне колен, а на уровне вытянутых ног – не менее 650 мм.
Конструкция рабочего стула (кресла) должна обеспечивать поддержание рациональной рабочей позы при работе на ПК, а также позволять изменять позу с целью снижения статического напряжения мышц шейно-плечевой области и спины для предупреждения развития утомления. Тип рабочего стула (кресла) выбирается с учетом роста работника и характера выполняемой им работы.
В общем случае рабочий стул (кресло) должен быть подъемноповоротным, регулируемым по высоте и углам наклона сиденья и спинки, а также расстоянию спинки от переднего края сиденья. Регулировка каждого параметра должна быть независимой, легко осуществляемой и иметь надежную фиксацию. Конструкция рабочего стула (кресла) должна обеспечивать:
ширину и глубину поверхности сиденья – не менее 400 мм[54];
регулировку высоты поверхности сиденья от 400 до 550 мм, а по углам наклона – вперед до 15 град., назад до 5 град.;
высоту опорной поверхности спинки – 300 ± 20 мм при ширине не менее 380 мм с радиусом кривизны горизонтальной плоскости 400 мм;
угол наклона спинки в вертикальной плоскости в пределах ±30 градусов;
регулировку расстояния спинки от переднего края сиденья в пределах от 260 до 400 мм;
стационарные или съемные подлокотники длиной не менее 250 мм при ширине от 50 до 70 мм;
регулировку подлокотников по высоте над сиденьем в пределах 230 + 30 мм при внутреннем расстоянии между подлокотниками от 350 до 500 мм.
Поверхность сиденья, спинки и других элементов стула (кресла) должна быть полумягкой, с нескользящим, слабо электризующимся и воздухопроницаемым покрытием, обеспечивающим легкую очистку от загрязнений. Рабочее место, оборудованное ПК, также оснащается подставкой для ног: шириной – не менее 300 мм; глубиной – не менее 400 мм;
с регулировкой по высоте в пределах до 150 мм и по углу наклона опорной поверхности подставки до 20 град.
Поверхность подставки должна быть рифленой и иметь по переднему краю бортик высотой 10 мм.
Допустимые уровни звукового давления и уровней звука, уровней электромагнитных полей (ЭМП), создаваемых ПК в процессе работы, не должны превышать нормативных значений (см. ранее). Концентрации вредных веществ, выделяемых ПК в воздух офисных помещений, не должны превышать предельно допустимых концентраций (ПДК), установленных для атмосферного воздуха.
Конструкция ПК должна обеспечивать возможность фронтального наблюдения экрана. Допустимые визуальные параметры экрана должны соответствовать нормативным показателям яркости, контрастности, насыщенности и др., а мощность экспозиционной дозы мягкого рентгеновского излучения в любой точке на расстоянии 0,05 м от экрана (при любых положениях регулировочных устройств) не должна превышать 1 мкЗв/час.
Дизайн ПЭВМ должен предусматривать окраску корпуса в спокойные мягкие тона с диффузным рассеиванием света. Корпус экрана, клавиатура и другие устройства ПК должны иметь матовую поверхность с коэффициентом отражения 0,4–0,6 без блестящих деталей, способных создавать блики.
Копировально-множительная техника – принтеры, копиры, МФУ – как правило, располагается в обособленной рабочей зоне помещения[55]. Шумящая техника – в частности, матричные принтеры, плоттеры – размещается в отсеках, отгороженных шумопоглощающими перегородками.
В зависимости от особенностей организации технологического процесса средства копировально-множительной техники могут сосредоточиваться на специальном участке работ (участке копировально-множительного производства). Такой участок целесообразно располагать в трех соединяющихся друг с другом помещениях (смежных рабочих зонах):
производственное помещение (зона) – непосредственно для выполнения копировально-множительного процесса;
помещение (зона) приема-выдачи заказов на выполнение копировально-множительных работ;
помещение для хранения расходных материалов.
Расстановка копировально-множительной техники производится с учетом обеспечения свободного доступа ко всем частям механизмов для обслуживания. Расстояние от стены или колонны до краев копировально-множительного аппарата (с учетом конструкции вентсистем) должно составлять не менее 0,6 м, а со стороны зоны обслуживания – не менее 1,0 м.
Между аппаратами в составе участке копировально-множительного производства могут предусматриваться места для временного размещения расходных материалов (в частности, бумаги различных типов)[56] и тиражной продукции. Минимальная ширина проходов между аппаратом и материалами (продукцией) должна составлять 0,6 м.
Все помещения службы ДОУ должны содержаться в чистоте и порядке. Порядок уборки помещений определяется с учетом характера выполняемых в них видов работ.
Образующиеся в процессе повседневной деятельности отходы должны регулярно собираться и удаляться в отведенные для этого места. Оборудованные в помещении рабочие места (см. далее),
а также проходы (включая ведущие из помещения) не должны загромождаться.
При размещении в помещении двух и более рабочих мест, оборудованных ПК, рабочие столы (с установленными на них экранами) следует располагать на удалении не менее 2 м друг от друга. Рабочие места, предназначенные для выполнения творческой работы и требующей значительного умственного напряжения или высокой концентрации внимания, рекомендуется изолировать друг от друга перегородками высотой 1,5–2,0 м.
Конструкция рабочего стола должна обеспечивать оптимальное размещение на рабочей поверхности используемого оборудования с учетом его количества и конструктивных особенностей, характера выполняемой работы. Так, экран ПК должен находиться от глаз работника на расстоянии от 600 до 700 мм, но не ближе 500 мм (с учетом размеров отображаемых в процессе работы алфавитно-цифровых знаков и символов).
Клавиатуру следует располагать на расстоянии 100–300 мм от края рабочего стола, обращенного к работнику или на специальной, регулируемой по высоте рабочей поверхности, отделенной от основной столешницы. Манипулятор типа «мышь» должен иметь длину соединительного кабеля, достаточную для незатрудненного выполнения работником управляющих движений в процессе работы.
Поверхность рабочего стола должна иметь коэффициент отражения 0,5–0,7. Высота рабочей поверхности стола должна регулироваться в пределах от 680 до 800 мм, а при отсутствии такой возможности – составлять 725 мм. Ширина рабочего стола (в зависимости от характера выполняемой работы и состава технических средств) может составлять 800, 1000, 1200 или 1400 мм, а глубина – 800 и 1000 мм. Рабочий стол должен также иметь пространство для ног высотой не менее 600 мм, шириной не менее 500 мм и глубиной не менее 450 мм на уровне колен, а на уровне вытянутых ног – не менее 650 мм.
Конструкция рабочего стула (кресла) должна обеспечивать поддержание рациональной рабочей позы при работе на ПК, а также позволять изменять позу с целью снижения статического напряжения мышц шейно-плечевой области и спины для предупреждения развития утомления. Тип рабочего стула (кресла) выбирается с учетом роста работника и характера выполняемой им работы.
В общем случае рабочий стул (кресло) должен быть подъемноповоротным, регулируемым по высоте и углам наклона сиденья и спинки, а также расстоянию спинки от переднего края сиденья. Регулировка каждого параметра должна быть независимой, легко осуществляемой и иметь надежную фиксацию. Конструкция рабочего стула (кресла) должна обеспечивать:
ширину и глубину поверхности сиденья – не менее 400 мм[54];
регулировку высоты поверхности сиденья от 400 до 550 мм, а по углам наклона – вперед до 15 град., назад до 5 град.;
высоту опорной поверхности спинки – 300 ± 20 мм при ширине не менее 380 мм с радиусом кривизны горизонтальной плоскости 400 мм;
угол наклона спинки в вертикальной плоскости в пределах ±30 градусов;
регулировку расстояния спинки от переднего края сиденья в пределах от 260 до 400 мм;
стационарные или съемные подлокотники длиной не менее 250 мм при ширине от 50 до 70 мм;
регулировку подлокотников по высоте над сиденьем в пределах 230 + 30 мм при внутреннем расстоянии между подлокотниками от 350 до 500 мм.
Поверхность сиденья, спинки и других элементов стула (кресла) должна быть полумягкой, с нескользящим, слабо электризующимся и воздухопроницаемым покрытием, обеспечивающим легкую очистку от загрязнений. Рабочее место, оборудованное ПК, также оснащается подставкой для ног: шириной – не менее 300 мм; глубиной – не менее 400 мм;
с регулировкой по высоте в пределах до 150 мм и по углу наклона опорной поверхности подставки до 20 град.
Поверхность подставки должна быть рифленой и иметь по переднему краю бортик высотой 10 мм.
Допустимые уровни звукового давления и уровней звука, уровней электромагнитных полей (ЭМП), создаваемых ПК в процессе работы, не должны превышать нормативных значений (см. ранее). Концентрации вредных веществ, выделяемых ПК в воздух офисных помещений, не должны превышать предельно допустимых концентраций (ПДК), установленных для атмосферного воздуха.
Конструкция ПК должна обеспечивать возможность фронтального наблюдения экрана. Допустимые визуальные параметры экрана должны соответствовать нормативным показателям яркости, контрастности, насыщенности и др., а мощность экспозиционной дозы мягкого рентгеновского излучения в любой точке на расстоянии 0,05 м от экрана (при любых положениях регулировочных устройств) не должна превышать 1 мкЗв/час.
Дизайн ПЭВМ должен предусматривать окраску корпуса в спокойные мягкие тона с диффузным рассеиванием света. Корпус экрана, клавиатура и другие устройства ПК должны иметь матовую поверхность с коэффициентом отражения 0,4–0,6 без блестящих деталей, способных создавать блики.
Копировально-множительная техника – принтеры, копиры, МФУ – как правило, располагается в обособленной рабочей зоне помещения[55]. Шумящая техника – в частности, матричные принтеры, плоттеры – размещается в отсеках, отгороженных шумопоглощающими перегородками.
В зависимости от особенностей организации технологического процесса средства копировально-множительной техники могут сосредоточиваться на специальном участке работ (участке копировально-множительного производства). Такой участок целесообразно располагать в трех соединяющихся друг с другом помещениях (смежных рабочих зонах):
производственное помещение (зона) – непосредственно для выполнения копировально-множительного процесса;
помещение (зона) приема-выдачи заказов на выполнение копировально-множительных работ;
помещение для хранения расходных материалов.
Расстановка копировально-множительной техники производится с учетом обеспечения свободного доступа ко всем частям механизмов для обслуживания. Расстояние от стены или колонны до краев копировально-множительного аппарата (с учетом конструкции вентсистем) должно составлять не менее 0,6 м, а со стороны зоны обслуживания – не менее 1,0 м.
Между аппаратами в составе участке копировально-множительного производства могут предусматриваться места для временного размещения расходных материалов (в частности, бумаги различных типов)[56] и тиражной продукции. Минимальная ширина проходов между аппаратом и материалами (продукцией) должна составлять 0,6 м.
Все помещения службы ДОУ должны содержаться в чистоте и порядке. Порядок уборки помещений определяется с учетом характера выполняемых в них видов работ.
Образующиеся в процессе повседневной деятельности отходы должны регулярно собираться и удаляться в отведенные для этого места. Оборудованные в помещении рабочие места (см. далее),
а также проходы (включая ведущие из помещения) не должны загромождаться.
3.3. Требования к пожарной безопасности помещений службы ДОУ
Выполнение мероприятий по обеспечению пожарной безопасности помещений службы ДОУ организуется в соответствии с нормативными актами и инструкцией по обеспечению пожарной безопасности предприятия. При обеспечении пожарной безопасности подразделений службы ДОУ (с учетом значимости возложенных на них полномочий и особенностей условий их реализации) следует, кроме того, руководствоваться специальными инструкциями (правилами) (см. приложение 8 к настоящему пособию).
Раздел 3 Технология управления документами: от регистрации до передачи в архив
В рамках заключительного раздела справочника мы рассмотрим основные этапы управления документами. Напомним, к их числу относятся:
1) организация разработки номенклатуры дел;
2) организация разработки табеля и альбома форм документов;
3) организация корпоративного документооборота;
4) контроль исполнения документов;
5) организация хранения документов.
1) организация разработки номенклатуры дел;
2) организация разработки табеля и альбома форм документов;
3) организация корпоративного документооборота;
4) контроль исполнения документов;
5) организация хранения документов.
Глава 1 Организация разработки проекта номенклатуры дел
Эффективное управление документами невозможно, если предварительно службой ДОУ не выполнены мероприятия подготовительного характера, среди которых особое место занимает разработка проекта номенклатуры дел.
Заметим, что в Методических рекомендациях ВНИИДАД от 23 декабря 2009 г. номенклатура дел рассматривается в качестве основы для формирования документального фонда предприятия (организации, учреждения). В свою очередь, документальный фонд предприятия – это упорядоченная совокупность документов, созданных соответствующим предприятием, а также полученных им в процессе осуществления своей деятельности от других юридических и физических лиц.
Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков (наименований) дел предприятия с указанием сроков их хранения (см. рис. 3.1). Обычно номенклатура дел разрабатывается в два этапа: сначала по подразделениям (самостоятельным участкам работы, образующим организационную структуру предприятия), а затем в целом (в виде так называемой сводной номенклатуры дел, см. далее)[57]. Последовательность разработки проекта номенклатуры дел структурного подразделения представлена на рис. 3.2.
* И документов – в составе соответствующих дел.
Рис. 3.1.
* Принимая во внимание содержание его деятельности, объем, интенсивность и состав документооборота, организационную структуру и штатную численность, распределение полномочий по работе с документами между работниками и т. п.
** Для последующего формирования сводной номенклатуры дел.
Рис. 3.2.
Определение перечня документов, образующихся в деятельности подразделения, и сроков их хранения производится на основании нормативных правовых, локальных нормативных и иных актов (см. рис. 3.3).
Кроме того, при разработке проекта принимаются во внимание сведения:
1) о содержании деятельности подразделения, специфике ее документирования;
2) об объеме, интенсивности и составе документооборота подразделения, полученные расчетно-аналитическим методом;
3) об организационной структуре и штатной численности подразделения;
4) о распределении полномочий по работе с документами между должностными лицами подразделения.
Предварительное определение заголовка дела производится таким образом (см. также рис. 3.4), чтобы он четко, в обобщенной форме отражал:
основное содержание дела;
состав помещаемых в него документов;
их функциональную и видовую принадлежность.
В проекте должны быть предусмотрены заголовки дел для группировки документов, отражающих все документируемые участки и вопросы деятельности данного подразделения (см. также рис. 3.5).
Работа по предварительному определению заголовков дел обычно выполняется на отдельных листах бумаги, разделенных (по вертикали) на два-три столбца. Однако в последнее время для этого все чаще применяются соответствующие электронные бланки.
В пределах каждой строки листа (бланка) записываются не менее двух-трех вариантов заголовка дела. Затем из них выбирается (окончательно формулируется) оптимальный вариант.
Последующая систематизация заголовков дел выполняется в зависимости от функционального назначения и важности документов в составе соответствующих дел. В начальный раздел, как правило, включаются заголовки дел, формируемых из:
1) организационно-распорядительных актов (документов) вышестоящих органов управления (власти), поступающих на предприятие для руководства в практической деятельности и затрагивающие вопросы (направления) деятельности соответствующего подразделения;
2) локальных нормативных актов и организационно-распорядительных документов предприятия, регламентирующих вопросы (направления) деятельности подразделения;
3) организационно-распорядительных документов, издаваемых (в пределах предоставленной компетенции) руководством подразделения: распоряжений, указаний и пр.
В последующие разделы номенклатуры дел включаются заголовки дел, формируемых из документов, представляющих меньшее практическое значение (в порядке убывания) для организации деятельности подразделения. За организационно-распорядительной документацией подразделения обычно следуют:
1) документация по планированию и отчетности деятельности подразделения;
2) документация, относящаяся к организации основной деятельности подразделения;
3) документация, относящаяся к организации контрольно-ревизионной работы за осуществлением основной деятельности подразделения;
4) документация, относящаяся к учетно-справочной работе с документами подразделения.
Что касается расположения заголовков дел внутри разделов (и, если требуется, подразделов) номенклатуры дел, то оно определяется с учетом значимости документов в составе раздела (подраздела), а также их функциональной взаимосвязью. Работу по упорядочению заголовков целесообразно выполнять в два этапа: сначала листки с заголовками дел группируются (в соответствии с признаками группировки) в предварительной последовательности, а после ее уточнения – переносятся в соответствующую графу бланка номенклатуры дел, используемого в качестве черновика. Перечень документов, не включаемых в проект номенклатуры дел, ежегодно определяется письменным распоряжением руководителя службы ДОУ. Названия заголовков дел (в выбранной последовательности) вписываются в графу 2 номенклатуры дел (см. рис. 3.6)[70]. Определение сроков хранения документов в составе соответствующих дел производится на основе сведений из типового (ведомственного) перечня документов, образующихся в деятельности предприятий (организаций, учреждений) либо сведений из типовой (примерной) номенклатуры дел. Сведения о сроках хранения дел вписываются в графу 4 номенклатуры дел. Кроме сведений о сроке хранения, там же указываются номера статей по соответствующему перечню документов. Отметим также, что сроки хранения дел, не предусмотренных перечнями документов, могут определяться по типовой (примерной) номенклатуре дел либо по согласованию с органами Росархива. Индексация дел в составе разделов номенклатуры дел – это процедура присвоения делам соответствующих индексов. Под индексом дела понимается выполненное арабскими цифрами условное обозначение, состоящее из условного номера подразделения с добавлением (через дефис) порядкового номера соответствующего дела в его номенклатуре дел. Индексация позволяет обеспечить быстрый и безошибочный поиск дела (включенных в него документов) в процессе обращения с ним[71]. Значения индексов дел вписываются в графу 1 номенклатуры дел[72].
Рис. 3.6.
Графа 5 номенклатуры дел («Примечание») при разработке ее проекта не заполняется – соответствующие сведения в данной графе указываются по окончании календарного года[73]. На протяжении календарного года (после утверждения сводной номенклатуры дел, см. далее) в графе 5 делаются (по мере необходимости) следующие отметки:
Заметим, что в Методических рекомендациях ВНИИДАД от 23 декабря 2009 г. номенклатура дел рассматривается в качестве основы для формирования документального фонда предприятия (организации, учреждения). В свою очередь, документальный фонд предприятия – это упорядоченная совокупность документов, созданных соответствующим предприятием, а также полученных им в процессе осуществления своей деятельности от других юридических и физических лиц.
Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков (наименований) дел предприятия с указанием сроков их хранения (см. рис. 3.1). Обычно номенклатура дел разрабатывается в два этапа: сначала по подразделениям (самостоятельным участкам работы, образующим организационную структуру предприятия), а затем в целом (в виде так называемой сводной номенклатуры дел, см. далее)[57]. Последовательность разработки проекта номенклатуры дел структурного подразделения представлена на рис. 3.2.
Рис. 3.1.
* Принимая во внимание содержание его деятельности, объем, интенсивность и состав документооборота, организационную структуру и штатную численность, распределение полномочий по работе с документами между работниками и т. п.
** Для последующего формирования сводной номенклатуры дел.
Рис. 3.2.
Определение перечня документов, образующихся в деятельности подразделения, и сроков их хранения производится на основании нормативных правовых, локальных нормативных и иных актов (см. рис. 3.3).
При определении перечня документов, образующихся в деятельности подразделения, и сроков их хранения следует руководствоваться:Рис. 3.3.
1. Положением о подразделении.
2. Инструкцией по виду деятельности подразделения.
3. Должностными инструкциями сотрудников подразделения.
4. Перечнями документов, образующихся в деятельности предприятий (организаций, учреждений), с указанием сроков хранения[58].
5. Номенклатурами дел подразделения за предшествующие 3–5 лет[59].
6. Типовыми и примерными номенклатурами дел.
7. Описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.
8. Документами по планированию деятельности подразделения и отчетности о ее результатах.
Кроме того, при разработке проекта принимаются во внимание сведения:
1) о содержании деятельности подразделения, специфике ее документирования;
2) об объеме, интенсивности и составе документооборота подразделения, полученные расчетно-аналитическим методом;
3) об организационной структуре и штатной численности подразделения;
4) о распределении полномочий по работе с документами между должностными лицами подразделения.
Предварительное определение заголовка дела производится таким образом (см. также рис. 3.4), чтобы он четко, в обобщенной форме отражал:
основное содержание дела;
состав помещаемых в него документов;
их функциональную и видовую принадлежность.
В проекте должны быть предусмотрены заголовки дел для группировки документов, отражающих все документируемые участки и вопросы деятельности данного подразделения (см. также рис. 3.5).
В зависимости от функционального назначения, вида и других характеристик документов, помещаемых в соответствующие дела, заголовки могут состоять из следующих элементов[60]:Рис. 3.4.
1. Название вида дела (переписка, журнал и т. д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т. д.).
2. Название предприятия и (или) подразделения (сведения об авторе (разработчике) документа).
3. Название предприятия (организации, учреждения), которому будут адресованы или от которого будут получены документы, помещаемые в дело (адресат (получатель) или корреспондент (отправитель) документа).
4. Краткое содержание документов, помещаемых в соответствующее дело.
5. Название местности (территории), с которой связано содержание или (и) происхождение документов, помещаемых в соответствующее дело.
6. Дата (период), к которому относятся документы, помещаемые в соответствующее дело.
7. Сведения о том, являются документы оригиналами (первыми экземплярами) или копиями.
Последующая конкретизация заголовков дел производится в соответствии с нижеследующими правилами:Рис. 3.5 (начало).
1. Заголовки дел, формируемых из документов, относящихся к какому-либо конкретному вопросу деятельности, но при этом не связанных последовательностью исполнения, обычно содержат термин «документы», дополненный (в скобках) кратким указанием на вид документов, формируемых в дело: планы, списки, доклады и т. д.[61].
2. Заголовки дел, сформированных на основе материалов служебной (деловой) переписки, как правило, содержат термин «переписка», дополненный пояснением – с кем и по какому вопросу (направлению) деятельности она ведется. При этом:
а) заголовки дел, включающих материалы переписки с однородными корреспондентами, образуются без указания наименований этих материалов (документов)[62].
б) заголовки дел, включающих материалы переписки с разнородными корреспондентами, образуются посредством краткого обозначения предмета переписки[63].Рис. 3.5 (окончание).
Наименование конкретного корреспондента включается в заголовок дела, если оно сформировано на основе материалов (документов) переписки только с данным корреспондентом[64].
3. Заголовки дел, сформированных на основе документов, относящихся к конкретным административно-территориальным (региональным, муниципальным) образованиям (местностям, населенным пунктам и т. п.), должны содержать наименования последних. При этом:
а) если дело сформировано из материалов (документов), в содержании которых затрагивается несколько однородных административно-территориальных единиц, то в заголовок включается общее видовое название материалов (документов)[65].
б) если дело сформировано из материалов (документов), в содержании которых затрагивается конкретная административно-территориальная единица, то в заголовок дела включается официальное наименование последней[66].
4. Заголовки дел, сформированных на основе документов по планированию и (или) отчетности, содержат сведения о периоде (квартале, полугодии, годе), на (за) который составлены планы (отчеты)[67].
5. Заголовки дел, сформированных из однородных (по своему функциональному назначению, виду и др.) документов, в обязательном порядке содержат наименование таких документов (группы документов) во множественном числе[68].
6. Заголовки дел, состоящих из нескольких частей (томов) – например, дела, объем которых в течение календарного года превышает 250 листов – включают общий для всех частей (томов) заголовок дела и заголовок соответствующей части (тома)[69].
Работа по предварительному определению заголовков дел обычно выполняется на отдельных листах бумаги, разделенных (по вертикали) на два-три столбца. Однако в последнее время для этого все чаще применяются соответствующие электронные бланки.
В пределах каждой строки листа (бланка) записываются не менее двух-трех вариантов заголовка дела. Затем из них выбирается (окончательно формулируется) оптимальный вариант.
Последующая систематизация заголовков дел выполняется в зависимости от функционального назначения и важности документов в составе соответствующих дел. В начальный раздел, как правило, включаются заголовки дел, формируемых из:
1) организационно-распорядительных актов (документов) вышестоящих органов управления (власти), поступающих на предприятие для руководства в практической деятельности и затрагивающие вопросы (направления) деятельности соответствующего подразделения;
2) локальных нормативных актов и организационно-распорядительных документов предприятия, регламентирующих вопросы (направления) деятельности подразделения;
3) организационно-распорядительных документов, издаваемых (в пределах предоставленной компетенции) руководством подразделения: распоряжений, указаний и пр.
В последующие разделы номенклатуры дел включаются заголовки дел, формируемых из документов, представляющих меньшее практическое значение (в порядке убывания) для организации деятельности подразделения. За организационно-распорядительной документацией подразделения обычно следуют:
1) документация по планированию и отчетности деятельности подразделения;
2) документация, относящаяся к организации основной деятельности подразделения;
3) документация, относящаяся к организации контрольно-ревизионной работы за осуществлением основной деятельности подразделения;
4) документация, относящаяся к учетно-справочной работе с документами подразделения.
Что касается расположения заголовков дел внутри разделов (и, если требуется, подразделов) номенклатуры дел, то оно определяется с учетом значимости документов в составе раздела (подраздела), а также их функциональной взаимосвязью. Работу по упорядочению заголовков целесообразно выполнять в два этапа: сначала листки с заголовками дел группируются (в соответствии с признаками группировки) в предварительной последовательности, а после ее уточнения – переносятся в соответствующую графу бланка номенклатуры дел, используемого в качестве черновика. Перечень документов, не включаемых в проект номенклатуры дел, ежегодно определяется письменным распоряжением руководителя службы ДОУ. Названия заголовков дел (в выбранной последовательности) вписываются в графу 2 номенклатуры дел (см. рис. 3.6)[70]. Определение сроков хранения документов в составе соответствующих дел производится на основе сведений из типового (ведомственного) перечня документов, образующихся в деятельности предприятий (организаций, учреждений) либо сведений из типовой (примерной) номенклатуры дел. Сведения о сроках хранения дел вписываются в графу 4 номенклатуры дел. Кроме сведений о сроке хранения, там же указываются номера статей по соответствующему перечню документов. Отметим также, что сроки хранения дел, не предусмотренных перечнями документов, могут определяться по типовой (примерной) номенклатуре дел либо по согласованию с органами Росархива. Индексация дел в составе разделов номенклатуры дел – это процедура присвоения делам соответствующих индексов. Под индексом дела понимается выполненное арабскими цифрами условное обозначение, состоящее из условного номера подразделения с добавлением (через дефис) порядкового номера соответствующего дела в его номенклатуре дел. Индексация позволяет обеспечить быстрый и безошибочный поиск дела (включенных в него документов) в процессе обращения с ним[71]. Значения индексов дел вписываются в графу 1 номенклатуры дел[72].
Рис. 3.6.
Графа 5 номенклатуры дел («Примечание») при разработке ее проекта не заполняется – соответствующие сведения в данной графе указываются по окончании календарного года[73]. На протяжении календарного года (после утверждения сводной номенклатуры дел, см. далее) в графе 5 делаются (по мере необходимости) следующие отметки: