Страница:
Допустимы шутки хорошего тона; вопросы, обращенные к аудитории, на которые Вы немедленно даете блестящие ответы; небольшие отступления, подводящие слушателей к принятию решения в Вашу пользу. Одеться лучше в формальном стиле.
Можно посоветовать ряд вопросов отложить до конца презентации, чтобы уже в неформальной обстановке развернуть дискуссию, показ, демонстрацию образцов, т.е., по сути дела, продолжить презентацию в неформальном общении и в дополнительное время. Запаситесь вашими визитками, раздайте их заинтересованным лицам. Уместно будет в ответ попросить визитку Вашего слушателя, если Вы видите, что такой контакт представляет для Вас интерес. Хорошим предлогом будет обещание прислать необходимую дополнительную информацию, которая поможет принять нужное Вам решение. Не стесняйтесь пригласить в свою компанию наиболее перспективных покупателей из числа слушателей. Пообещайте приглашение на корпоративное мероприятие, посвященное данному товару, услуге.
Будьте лидером всегда, а в данном случае – особенно. Возьмите у Вашей аудитории все, что она может дать. Тогда можно сказать, что Ваши усилия не прошли даром и презентация удалась на славу.
3.3 Выбор стратегии презентации
3.4 Реализация выбранной стратегии
3.5. Вначале было слово. Вербальная часть презентации
Можно посоветовать ряд вопросов отложить до конца презентации, чтобы уже в неформальной обстановке развернуть дискуссию, показ, демонстрацию образцов, т.е., по сути дела, продолжить презентацию в неформальном общении и в дополнительное время. Запаситесь вашими визитками, раздайте их заинтересованным лицам. Уместно будет в ответ попросить визитку Вашего слушателя, если Вы видите, что такой контакт представляет для Вас интерес. Хорошим предлогом будет обещание прислать необходимую дополнительную информацию, которая поможет принять нужное Вам решение. Не стесняйтесь пригласить в свою компанию наиболее перспективных покупателей из числа слушателей. Пообещайте приглашение на корпоративное мероприятие, посвященное данному товару, услуге.
Будьте лидером всегда, а в данном случае – особенно. Возьмите у Вашей аудитории все, что она может дать. Тогда можно сказать, что Ваши усилия не прошли даром и презентация удалась на славу.
Золотое правило:Самое последнее дело при проведении презентации – это проявлять агрессию любого сорта. Агрессия – это естественная реакция любого человека на действительную или мнимую угрозу. Любая агрессия – это концентрированное выражение страха. В процессе подготовки презентации Вы станете одним из немногих экспертов по этому вопросу. Поэтому проявлять агрессию Вам с самого начала просто незачем. В настоящее время и в данном вопросе Вы непобедимы! Ваше оружие – отличная профессиональная подготовка, умение держаться и улыбка. Поэтому своей аудитории Вы с самого начала предлагаете не конфликт, а сотрудничество!
Не считайте Вашу аудиторию своим врагом.
3.3 Выбор стратегии презентации
После того как Вы четко и однозначно определили цель, Ваш следующий и вполне логичный шаг – это определение путей для достижения поставленной цели, т.е. определение стратегии. Как я добьюсь поставленной цели?
Разным целям, разумеется, соответствуют разные стратегии. Выбор стратегии состоит в выборе такой формы презентации, которая не оставит Вашим слушателям ни малейшего шанса на сомнения и убедит их в Вашей правоте.
Три приведенных выше примера презентации выполнены по традиционной схеме:
1. Вступление.
2. Основная часть, ядро презентации.
3. Кульминация презентации. Заключение, в котором приведены выводы, призванные убедить аудиторию в правоте автора. Триумф!
4. Аплодисменты.
5. Ответы на вопросы.
6. Ваше заключительное слово, итоги результатов презентации и ответов на вопросы, призыв к реальным действиям – покупке товара, слиянию компаний, определению цены, т.е. осуществлению Вашей цели, ради которой Вы делали эту презентацию.
Рис. 3. Распределение эмоциональной интенсивности в стандартной презентации.
Обычно на Вступление достаточно отвести 12-15% от предоставленного Вам времени, на Основную часть, содержащую фактический материал, цифры, таблицы и пр., придется до 75% времени, и на Заключение – около10%.
Рис. 4. Распределение времени в стандартной презентации
Однако, поскольку подготовка презентации – процесс творческий, то в ряде случаев можно использовать «шоковую», или «инверсную», форму презентации. В таком случае можно начать с краткого представления главных выводов-аргументов, оглушив и ошеломив аудиторию. Затем следует краткое введение с основной частью, после чего повторяются выводы полностью.
1. Выводы и аргументы. В общем виде ответ на вопрос: «Почему это стоит делать?» Определение цели презентации.
2. Краткая история вопроса, основная часть, подготовка аргументов.
3. Кульминация презентации. Полные выводы, заключение. Триумф!
4. Аплодисменты.
5. Ответы на вопросы.
6. Ваше заключительное слово, итоги результатов презентации и ответов на вопросы, призыв к реальным действиям – покупке товара, слиянию компаний, определению цены, т.е. осуществлению Вашей цели, ради которой Вы делали эту презентацию.
Рис 5. Распределение эмоциональной интенсивности в инверсной презентации.
Здесь распределение времени должны выглядеть следующим образом: краткие выводы – 2%, Введение – 15%, Основная часть потребует 73%, развернутые выводы – до 10% отведенного Вам времени.
Рис. 6. Распределение времени в инверсной презентации
Распределение по времени должно быть сбалансированным, чтобы за отведенное время успеть правильно расставить все акценты, задержать внимание слушателя ровно на столько, сколько ему нужно для понимания сути вопроса. Одинаково плохо, если слушатели не сумеют в отведенное время разобраться с постановкой вопроса или начнут зевать при его скучной проработке. Результат будет в обоих случаях одинаковым: Вы потеряете внимание Вашей аудитории.
Обратите внимание, что в обоих случаях презентация не заканчивается ответом на вопросы. Почему? Потому что Вы решили быть сильным лидером, а это значит, что Вы должны до последнего момента держать ситуацию под контролем. Именно Вы должны подвести итоги презентации в своем заключительном слове, с учетом целей презентации. Следуйте известной стратегии Дональда Трампа: «Сражайся, пока не победишь!».
Разным целям, разумеется, соответствуют разные стратегии. Выбор стратегии состоит в выборе такой формы презентации, которая не оставит Вашим слушателям ни малейшего шанса на сомнения и убедит их в Вашей правоте.
Три приведенных выше примера презентации выполнены по традиционной схеме:
1. Вступление.
2. Основная часть, ядро презентации.
3. Кульминация презентации. Заключение, в котором приведены выводы, призванные убедить аудиторию в правоте автора. Триумф!
4. Аплодисменты.
5. Ответы на вопросы.
6. Ваше заключительное слово, итоги результатов презентации и ответов на вопросы, призыв к реальным действиям – покупке товара, слиянию компаний, определению цены, т.е. осуществлению Вашей цели, ради которой Вы делали эту презентацию.
Обычно на Вступление достаточно отвести 12-15% от предоставленного Вам времени, на Основную часть, содержащую фактический материал, цифры, таблицы и пр., придется до 75% времени, и на Заключение – около10%.
Однако, поскольку подготовка презентации – процесс творческий, то в ряде случаев можно использовать «шоковую», или «инверсную», форму презентации. В таком случае можно начать с краткого представления главных выводов-аргументов, оглушив и ошеломив аудиторию. Затем следует краткое введение с основной частью, после чего повторяются выводы полностью.
1. Выводы и аргументы. В общем виде ответ на вопрос: «Почему это стоит делать?» Определение цели презентации.
2. Краткая история вопроса, основная часть, подготовка аргументов.
3. Кульминация презентации. Полные выводы, заключение. Триумф!
4. Аплодисменты.
5. Ответы на вопросы.
6. Ваше заключительное слово, итоги результатов презентации и ответов на вопросы, призыв к реальным действиям – покупке товара, слиянию компаний, определению цены, т.е. осуществлению Вашей цели, ради которой Вы делали эту презентацию.
Здесь распределение времени должны выглядеть следующим образом: краткие выводы – 2%, Введение – 15%, Основная часть потребует 73%, развернутые выводы – до 10% отведенного Вам времени.
Распределение по времени должно быть сбалансированным, чтобы за отведенное время успеть правильно расставить все акценты, задержать внимание слушателя ровно на столько, сколько ему нужно для понимания сути вопроса. Одинаково плохо, если слушатели не сумеют в отведенное время разобраться с постановкой вопроса или начнут зевать при его скучной проработке. Результат будет в обоих случаях одинаковым: Вы потеряете внимание Вашей аудитории.
Обратите внимание, что в обоих случаях презентация не заканчивается ответом на вопросы. Почему? Потому что Вы решили быть сильным лидером, а это значит, что Вы должны до последнего момента держать ситуацию под контролем. Именно Вы должны подвести итоги презентации в своем заключительном слове, с учетом целей презентации. Следуйте известной стратегии Дональда Трампа: «Сражайся, пока не победишь!».
3.4 Реализация выбранной стратегии
Итак, цели поставлены, стратегия презентации выбрана. Ваш следующий шаг – способ реализации выбранной стратегии. Любая презентация состоит из трех составляющих – визуальной, вербальной и поведенческой. Визуальная часть – это то, что Вы покажете на слайдах или компьютере. Вербальная – это то, что Вы при этом скажете. Не стоит думать, что визуальная часть – это квинтэссенция вербальной. Все три части должны быть взаимосвязаны и взаимообусловлены, и так же идеально подходить друг к другу, как элементы детской игры паззл.
Рис.7. Взаимное соответствие частей презентации
С чего начать?
Начинать техническую подготовку следует с подготовки структурного плана презентации, как указано в Таблице 4, с учетом отведенного Вам времени. В этом плане Вы должны собрать воедино все, что войдет в будущую презентацию: основные мысли, аргументы, примеры, все, что поможет Вам достичь поставленной цели, т.е. убедить Ваших слушателей. Только после того, как Вы наведете ясность в мыслях, можно приступать к подготовке слайдов и докладу согласно плану.
ТАБЛИЦА 4. Структурный план презентации
Подсчитайте число слайдов, исходя из нормы внимания 1,5 – 2 минуты на один слайд. Обычно на стандартную презентацию отводится не более 30 – 40 минут чистого времени без ответов на вопросы. Делать более продолжительную по времени презентацию не имеет смысла, т.к. уже через 25 – 30 минут слушатели устают от обилия информации и вызванных ею эмоций. Еще никто на свете не жаловался на то, что презентация была слишком короткой! Эффективная, эмоционально и информационно насыщенная, не утомившая слушателей презентация скорее заслужит похвалу и одобрение, чем скучный многочасовой доклад, даже если он был очень добросовестно подготовлен с профессиональной точки зрения.
Следующий очень важный вопрос, который Вам предстоит решить, сколько минут отвести на слайд. Принято считать, что каждый слайд наиболее эффективно показывать 1,5 – 2, в особых случаях – до 2,5 минуты. Конечно, время показа зависит от содержащейся на нем информации. Если на слайде представлена очень важная информация, на которую Вы собираетесь сослаться и позже, то время показа, естественно, увеличивается. За это время Вам надо успеть ознакомить слушателей с основными положениями и утверждениями, представленными на слайде.
Скорость показа слайдов варьируется в различных частях презентации и зависит от раздела презентации. Например, вступление стоит показать с такой скоростью, чтобы четко выразить основные вопросы, составляющие предмет презентации. От того, насколько правильно поймут Ваши слушатели рассматриваемый вопрос, зависит, насколько они согласятся с Вашими выводами и рекомендациями.
Заключение нужно показать довольно медленно, вдумчиво; если потребуется, еще раз кратко повторить, почему Вы пришли к такому выводу, опираясь на факты, приведенные в основной части.
Ваш следующий шаг – выбор технических средств.
Самый простой путь приготовить красивую презентацию – это воспользоваться соответствующей компьютерной программой. Показать такую презентацию можно как на проекторе, так и прямо с компьютера. В настоящее время существует такое изобилие программного обеспечения, что проблема состоит не в том, чтобы найти программу, а в том, чтобы правильно выбрать из имеющегося набора. При этом надо руководствоваться следующими соображениями: программа должна быть универсальной и устойчиво работать на Вашем компьютере, быть пригодной как для показа слайдов, так и для работы с бимером, иметь все возможности для подготовки презентации – все виды представлений (графики, диаграммы всех сортов, тонирование, соединения, стрелки, различные цвета, языки и шрифты и т.п.).
Известно, что самая надежная техника ломается в самый неподходящий момент, т.е. в момент презентации. Поэтому, если Вы сделали свой выбор в пользу компьютера, не поленитесь на всякий случай распечатать эти же самые слайды для проектора и сделать резервную копию на СД– или USB-чипе, если Ваш компьютер вдруг решит сломаться. Проверьте уровень батарей, подзарядите их, если нужно. Не забудьте необходимые разъемы, шнуры, переходники, т.е. все те мелочи, которые могут сорвать отлично подготовленную презентацию. К техническим средствам также относится так называемый предметный план. Это особо актуально, если Вы представляете новый продукт, услугу.
Каждому – свое. Стиль презентации
Существует ряд возможных презентаций – от элегантных черно-белых графических, выполненных на слайдах, до сложных 3D-мультимедийных презентаций с эффектами анимации и музыкальным сопровождением. Выбор стиля, как и все остальное, зависит от Вашей аудитории.
Материалы для раздачи
Очень часто для принятия окончательного решения Вашим слушателям потребуется время. Чтобы такое решение соответствовало целям сделанной Вами презентации, полезно будет раздать копии слайдов презентации. Вы можете для экономии бумаги, места в портфеле сделать уменьшенные копии, когда на одном листе умещается содержание 2 слайдов. Однако это допускается делать в том, и только том случае, если от этого не пострадает качество представления. Помните, изучение этих материалов – это тоже часть Вашей презентации, которая должна привести к реализации поставленной Вами цели! Не забудьте внизу указать Ваши имя, должность, компанию, телефон, домашнюю страничку компании в Интернете и адрес электронной почты. Позаботьтесь о брошюрах, рекламных материалах, достаточном количестве своих визитных карточек. Если Вы собираетесь представить бесплатные образцы товара для высшего менеджмента и Совета директоров, будьте готовы ответить на вопросы: сколько стоит для компании раздача таких образцов, из каких фондов производится оплата, насколько эффективна такая форма агитации.
Каждое лыко в строку
С чего начать?
Начинать техническую подготовку следует с подготовки структурного плана презентации, как указано в Таблице 4, с учетом отведенного Вам времени. В этом плане Вы должны собрать воедино все, что войдет в будущую презентацию: основные мысли, аргументы, примеры, все, что поможет Вам достичь поставленной цели, т.е. убедить Ваших слушателей. Только после того, как Вы наведете ясность в мыслях, можно приступать к подготовке слайдов и докладу согласно плану.
ТАБЛИЦА 4. Структурный план презентации
Подсчитайте число слайдов, исходя из нормы внимания 1,5 – 2 минуты на один слайд. Обычно на стандартную презентацию отводится не более 30 – 40 минут чистого времени без ответов на вопросы. Делать более продолжительную по времени презентацию не имеет смысла, т.к. уже через 25 – 30 минут слушатели устают от обилия информации и вызванных ею эмоций. Еще никто на свете не жаловался на то, что презентация была слишком короткой! Эффективная, эмоционально и информационно насыщенная, не утомившая слушателей презентация скорее заслужит похвалу и одобрение, чем скучный многочасовой доклад, даже если он был очень добросовестно подготовлен с профессиональной точки зрения.
Следующий очень важный вопрос, который Вам предстоит решить, сколько минут отвести на слайд. Принято считать, что каждый слайд наиболее эффективно показывать 1,5 – 2, в особых случаях – до 2,5 минуты. Конечно, время показа зависит от содержащейся на нем информации. Если на слайде представлена очень важная информация, на которую Вы собираетесь сослаться и позже, то время показа, естественно, увеличивается. За это время Вам надо успеть ознакомить слушателей с основными положениями и утверждениями, представленными на слайде.
Скорость показа слайдов варьируется в различных частях презентации и зависит от раздела презентации. Например, вступление стоит показать с такой скоростью, чтобы четко выразить основные вопросы, составляющие предмет презентации. От того, насколько правильно поймут Ваши слушатели рассматриваемый вопрос, зависит, насколько они согласятся с Вашими выводами и рекомендациями.
Золотое правило:Основную часть, в которой содержится фактический материал, стоит начать с краткого плана изложения. Как хорошая дорожная карта, такой план поможет слушателю сразу правильно ориентироваться в Вашей презентации, а Вам – не потерять нить изложения. Скорость смены слайдов выше, чем во введении. Поэтому на показ каждого слайда можно отвести 1,5 – 2 минуты. Согласно Вашему плану, основная часть должна будет представлена в виде блоков информации. Каждый блок изложения должен заканчиваться кратким выводом, а набор выводов или предпосылок для них составит Ваше заключение.
Грамотно поставленный вопрос содержит в себе правильный ответ.
Заключение нужно показать довольно медленно, вдумчиво; если потребуется, еще раз кратко повторить, почему Вы пришли к такому выводу, опираясь на факты, приведенные в основной части.
Пример стандартной презентации на 30 минут
Введение: 3 – 4 слайда, 5 – 8 минут.
Основная часть: 9 – 12 слайдов, 18 – 20 минут.
Заключение: 1 – 2 слайда, 5 минут.
Пример «инверсной» презентации на 30 минутБезусловно, приведенные примеры – это только руководство к действию. В каждом реальном случае выбор стратегии презентации – стандартной или инверсной – остается за Вами и зависит от целевой аудитории. Постарайтесь, однако, приблизительно следовать рекомендациям по распределению времени и эмоциональных акцентов.
Краткие выводы: 1-2 слайда, 1-2 минуты.
Введение: 3 – 4-слайда 5 – 8-минут.
Основная часть, факты: 10 – 12 слайдов, 20 минут.
Заключение: 4 – 5 слайдов, 10 минут.
Ваш следующий шаг – выбор технических средств.
Самый простой путь приготовить красивую презентацию – это воспользоваться соответствующей компьютерной программой. Показать такую презентацию можно как на проекторе, так и прямо с компьютера. В настоящее время существует такое изобилие программного обеспечения, что проблема состоит не в том, чтобы найти программу, а в том, чтобы правильно выбрать из имеющегося набора. При этом надо руководствоваться следующими соображениями: программа должна быть универсальной и устойчиво работать на Вашем компьютере, быть пригодной как для показа слайдов, так и для работы с бимером, иметь все возможности для подготовки презентации – все виды представлений (графики, диаграммы всех сортов, тонирование, соединения, стрелки, различные цвета, языки и шрифты и т.п.).
Известно, что самая надежная техника ломается в самый неподходящий момент, т.е. в момент презентации. Поэтому, если Вы сделали свой выбор в пользу компьютера, не поленитесь на всякий случай распечатать эти же самые слайды для проектора и сделать резервную копию на СД– или USB-чипе, если Ваш компьютер вдруг решит сломаться. Проверьте уровень батарей, подзарядите их, если нужно. Не забудьте необходимые разъемы, шнуры, переходники, т.е. все те мелочи, которые могут сорвать отлично подготовленную презентацию. К техническим средствам также относится так называемый предметный план. Это особо актуально, если Вы представляете новый продукт, услугу.
Каждому – свое. Стиль презентации
Существует ряд возможных презентаций – от элегантных черно-белых графических, выполненных на слайдах, до сложных 3D-мультимедийных презентаций с эффектами анимации и музыкальным сопровождением. Выбор стиля, как и все остальное, зависит от Вашей аудитории.
Золотое правило:Как мы уже договорились выше, презентацию для высшего руководства рекомендуется делать в более сдержанной классической манере, презентацию для покупателей и потребителей услуг – в эффектной мультимедийной манере. Это два полюса, между которыми лежат необозримые просторы для фантазии. При этом следует последовательно придерживаться единообразия. Например, если Вы выбрали для усиления эффекта черно-белое представление, не следует его «разбавлять» цветными слайдами. Шрифты для заголовков должны быть одинаковыми на всех слайдах, пояснительный текст может быть написан другим шрифтом, но на всех слайдах следует придерживаться одного шрифта для одного вида информации. Последнее дело – использовать слайды из других презентаций, вставляя их в Вашу. Явное различие в стиле, нумерации и пр. отличия покажут, что Вам глубоко наплевать, какое впечатление произведет Ваше выступление. Ваша аудитория, а также Ваше руководство сделают немедленные выводы. Будьте уверены, что в случае провала важной презентации Вы будете первым кандидатом на увольнение. И, надо сказать, поделом.
Не существует универсальной презентации, которая была бы эффективна как для высшего менеджмента, так и для производственного состава, дилеров, работников сервиса, покупателей.
Материалы для раздачи
Очень часто для принятия окончательного решения Вашим слушателям потребуется время. Чтобы такое решение соответствовало целям сделанной Вами презентации, полезно будет раздать копии слайдов презентации. Вы можете для экономии бумаги, места в портфеле сделать уменьшенные копии, когда на одном листе умещается содержание 2 слайдов. Однако это допускается делать в том, и только том случае, если от этого не пострадает качество представления. Помните, изучение этих материалов – это тоже часть Вашей презентации, которая должна привести к реализации поставленной Вами цели! Не забудьте внизу указать Ваши имя, должность, компанию, телефон, домашнюю страничку компании в Интернете и адрес электронной почты. Позаботьтесь о брошюрах, рекламных материалах, достаточном количестве своих визитных карточек. Если Вы собираетесь представить бесплатные образцы товара для высшего менеджмента и Совета директоров, будьте готовы ответить на вопросы: сколько стоит для компании раздача таких образцов, из каких фондов производится оплата, насколько эффективна такая форма агитации.
3.5. Вначале было слово. Вербальная часть презентации
Вербальная, или устная, часть презентации – это то, что Вы скажете словами для объяснения и подтверждения приведенной на слайдах информации. Устная часть состоит из собственно доклада и текста на слайдах. Устную часть презентации надо готовить особенно тщательно, ведь одним словом можно испортить все впечатление. При этом Ваша речь должна удовлетворять 12 следующим условиям.
Рис. 8. 12 условий для эффективной устной части презентации.
1. Речь должна быть обращена к целевой аудитории. Помните, к кому обращена Ваша речь! Это накладывает определенные обязательства на докладчика. Даже громкость и темп выступления, не говоря уже о стиле языка, всегда зависят от целевой аудитории. Представьте себе выступление в Палате лордов и на городском рынке. И хотя в обоих случаях Вы, безусловно, уважаете свою аудиторию, Ваша речь будет в различных случаях совершенно разной.
2. Тон речи должен быть позитивным, или Двойная выгода не использовать отрицания в презентации. Поскольку Ваша цель – продать, то и тон выступления, по определению, должен быть строго позитивным. Забудьте на время о частице «НЕ». Она крадет время и отвлекает от смысла. Например, если Вы хотите сказать, что что-то не было сделано, написано, куплено, доставлено, то Вы при этом не сообщаете, что же делать потом, т.е. даете заведомо пустое сообщение. Это пустое сообщение надо будет объяснить и дополнить, т.е. потратить то немногое время, что у Вас есть. Так не лучше ли сразу сказать, что, как, когда было сделано, доставлено, выполнено? И тон презентации при этом будет сугубо позитивным.
3. Предложения должны быть короткими. Язык презентации обязан быть лаконичным уже в силу ограниченного времени. Поэтому сделайте из большого и всеобъемлющего доклада краткую презентацию, в которой содержатся только те факты и данные, которые приведут Вашу аудиторию к принятию нужного Вам решения. Сокращения приводите вначале на уровне предложений, затем – на уровне слов. Пользуйтесь знаменитой формулой KISS.
4. Образы, ярлыки, примеры. Как сделать Вашу речь запоминающейся? В речи должны быть использованы образы, ярлыки, примеры, достойные повторения.
Найдите яркие и красочные определения, не стесняйтесь их использовать. Помните, Ваша цель – продать! Поэтому хвалить свой продукт – вполне понятное и благое дело. Найдите для предмета презентации (продукта, альянса и т.п.) 4 – 5 наиболее ярких и незабываемых определений (уникальный, единственный в своем роде, новейший, отражающий последние достижения медицины, техники, действительно первый на рынке, самый дешевый при исключительном качестве и т.п.). Используйте это слово только в паре с таким определением. Можно с уверенностью сказать, что к концу презентации Ваши слушатели будут думать об этом предмете как об уникальном, единственном в своем роде, т.е. теми же самыми словами, какие Вы использовали в презентации. Такие ярлыки стоит использовать, когда Вам надо закрепить в сознании слушателей некую нужную для Вас информацию. Человек мыслит образами, поэтому для всех ключевых позиций следует подготовить образ, который и запомнится больше всего. Например, если Вы говорите о продукте, свяжите его с таким образом, который поможет запомнить этот продукт. Нет нужды говорить, что образ должен быть обязательно положительным. Полезно будет подготовить ряд примеров, достойных повторения. Где можно почерпнуть такую информацию? Из жизни, т.е. отовсюду – из литературы, кино, последних событий культуры и спорта и т.п. Примеры тоже должны быть положительными!
5. Сравнения и аналогии помогают подчеркнуть достоинства Вашей цели. В отличие от…, в предлагаемом нами варианте сотрудничества нужно отметить следующие преимущества. По сравнению с уже существующими продуктами наше изобретение, нововведение и пр. имеет ряд решающих преимуществ: качество, цена, сервис и пр.
6. Коротко и ясно. Используемые обороты речи должны быть точными и наглядными. Поскольку Вы серьезно ограничены по времени, в Вашей речи нет места пустым фразам и ничего не значащим заявлениям. Каждая пустая фраза крадет время и место у действительно нужной информации. Что Вы выберете? Если Вы что-то говорите, это должно быть связано с информацией, представленной на слайде. Если Вы говорите «машина», то это может быть и автомобиль, и стиральный автомат, и тестомесильный агрегат. Дайте четкое определение, что Вы имеете в виду. Это похоже на снайперскую стрельбу – количество выстрелов ограничено, а каждым выстрелом надо попасть в десятку. Это предложение, кстати, пример образа и аналогии.
7. Числа как аргументы
Если Вы проводили расчеты, которые вошли в презентацию, оставьте конечные цифры без округления. Это продемонстрирует аудитории, что Вы честно считали, поэтому этим выкладкам можно доверять.
8. Активный залог. Выше мы уже договорились, что Вы – сильный лидер, поэтому и Ваша манера изложения должна быть активной, и язык должен быть соответствующим, т.е. активный. Поэтому Вы используете активный залог, которым показываете, что Ваша позиция правильная, подтвержденная расчетами, испытаниями и пр. Все Ваши положения и утверждения должны быть сформулированы уверенно, четко и однозначно. (Мы можем точно сказать, что… должны особо подчеркнуть, что… с уверенностью можем гарантировать, что… у нас нет другого выхода, как заключить, что… и т.п.). Избегайте пользования сослагательным наклонением и безличными предложениями: я бы сказал (или не сказал?), можно заключить (а можно и не заключить!) и пр. Такие вежливо-уклончивые формы, скорее, уместны в ходе переговоров, когда выступающий хочет проверить реакцию партнера на некоторое свое предложение.
9. Глаголы вместо существительных. В данном случае более эффективно использовать глаголы, а не существительные. Почему? Существительное отражает некое статическое состояние процесса, а глагол описывает его динамику. Чтобы разобраться в процессе, надо знать его динамику. Поэтому первоначальное использование существительных подразумевает дальнейшее использование глаголов. Опять потеря времени, двойная работа. Чтобы избежать этого, делайте упор на использование глаголов. К тому же Вам надо вызвать желательное действие у Вашей аудитории. А действие – это глагол. Обратитесь к Словарю полезных глаголов, приведенному в конце раздела.
10. Действие вместо критики. Побуждение к действию работает лучше самой острой критики, поскольку указывает пути улучшения, т.е. опять экономия времени презентации. Например, можно сказать, что какое-то дело было выполнено плохо. Однако в критике нет указания на причины, вызвавшие такую проблему. Поэтому сразу берите быка за рога и говорите: «Чтобы избежать потерь рабочего времени, было сделано… Чтобы уменьшить накладные расходы, мы предлагаем…. Чтобы улучшить качество, мы осуществили следующие изменения в технологическом процессе…»
11. Вопрос «почему?». Пожалуй, самый главный вопрос в жизни. И в презентации вопрос «Почему?» может оказаться очень полезным в следующих ситуациях. Вы хотите подвести аудиторию к некоторому неожиданному или неочевидному для нее выводу. Начните с этого самого вывода, затем задайте вопрос: «А почему, как Вы думаете, это справедливо?». И сразу же перечислите 3 аргумента в пользу такого утверждения: «Это справедливо по 3 причинам. А именно…». Таким образом Вы неявно вовлекли аудиторию в решение поставленной задачи, и вы все вместе пришли к нужному утверждению, которое теперь будет трудно оспорить, как любое принятое коллективно решение. После этого самое время сделать решительный вывод: «Таким образом… при таких условиях… как мы убедились, как мы видим, что… Теперь ни у кого не вызывает сомнения, что…». При этом Вы должны всегда говорить «мы». Использование местоимения мы вместо местоимения я – огромная сила. Этим самым Вы показываете, что Ваша аудитория и Вы – одна команда, усилия которой направлены на решение поставленной задачи. Поэтому, как только Вы совместными усилиями найдете это решение, вам всем не останется ничего другого, как с ним согласиться. Вы все вместе ответили на вопрос «почему?».
12. Нет жаргону! Профессиональный жаргон уместен в рабочих ситуациях и на рабочем месте, но уж никак не в Театре одного актера. Это как будто Вы пригласили зрителей в театр, где представление дается на иностранном языке, и они этим языком не владеют. Как Вы думаете, сколько зрителей останется в зале после антракта? Избегайте пользоваться профессиональным жаргоном. В презентации ему не место.
Доклад. Для подготовки презентации напишите доклад, который сопровождает показ слайдов. Не бойтесь, если вначале доклад будет чересчур длинным, подробным и развернутым. Это нормально. Вспомните, как гениальный скульптор Микеланджело ваял свои гениальные произведения: он «просто» отсекал все ненужное.
Текст на слайдах. Напишите вначале все, что бы Вы хотели сказать, выберите самое важное, отбросьте остальное. В самом важном проведите, как и раньше, сокращения вначале на уровне предложений, затем – на уровне слов. После этого у Вас останется квинтэссенция Вашего сообщения. Пример: «Существует ряд причин, делающих слияние наших компаний неизбежным. Основными являются: острая конкуренция на рынке, потеря обеими компаниями своей доли на рынке, удорожание сырья, удорожание производимой продукции». После обработки смысл этого сообщения можно выразить в таком виде:
1. Речь должна быть обращена к целевой аудитории. Помните, к кому обращена Ваша речь! Это накладывает определенные обязательства на докладчика. Даже громкость и темп выступления, не говоря уже о стиле языка, всегда зависят от целевой аудитории. Представьте себе выступление в Палате лордов и на городском рынке. И хотя в обоих случаях Вы, безусловно, уважаете свою аудиторию, Ваша речь будет в различных случаях совершенно разной.
2. Тон речи должен быть позитивным, или Двойная выгода не использовать отрицания в презентации. Поскольку Ваша цель – продать, то и тон выступления, по определению, должен быть строго позитивным. Забудьте на время о частице «НЕ». Она крадет время и отвлекает от смысла. Например, если Вы хотите сказать, что что-то не было сделано, написано, куплено, доставлено, то Вы при этом не сообщаете, что же делать потом, т.е. даете заведомо пустое сообщение. Это пустое сообщение надо будет объяснить и дополнить, т.е. потратить то немногое время, что у Вас есть. Так не лучше ли сразу сказать, что, как, когда было сделано, доставлено, выполнено? И тон презентации при этом будет сугубо позитивным.
3. Предложения должны быть короткими. Язык презентации обязан быть лаконичным уже в силу ограниченного времени. Поэтому сделайте из большого и всеобъемлющего доклада краткую презентацию, в которой содержатся только те факты и данные, которые приведут Вашу аудиторию к принятию нужного Вам решения. Сокращения приводите вначале на уровне предложений, затем – на уровне слов. Пользуйтесь знаменитой формулой KISS.
Формула KISS = Keep It Short and Simple!Т.е. буквальный перевод: «Держи это коротко и просто!».
4. Образы, ярлыки, примеры. Как сделать Вашу речь запоминающейся? В речи должны быть использованы образы, ярлыки, примеры, достойные повторения.
Найдите яркие и красочные определения, не стесняйтесь их использовать. Помните, Ваша цель – продать! Поэтому хвалить свой продукт – вполне понятное и благое дело. Найдите для предмета презентации (продукта, альянса и т.п.) 4 – 5 наиболее ярких и незабываемых определений (уникальный, единственный в своем роде, новейший, отражающий последние достижения медицины, техники, действительно первый на рынке, самый дешевый при исключительном качестве и т.п.). Используйте это слово только в паре с таким определением. Можно с уверенностью сказать, что к концу презентации Ваши слушатели будут думать об этом предмете как об уникальном, единственном в своем роде, т.е. теми же самыми словами, какие Вы использовали в презентации. Такие ярлыки стоит использовать, когда Вам надо закрепить в сознании слушателей некую нужную для Вас информацию. Человек мыслит образами, поэтому для всех ключевых позиций следует подготовить образ, который и запомнится больше всего. Например, если Вы говорите о продукте, свяжите его с таким образом, который поможет запомнить этот продукт. Нет нужды говорить, что образ должен быть обязательно положительным. Полезно будет подготовить ряд примеров, достойных повторения. Где можно почерпнуть такую информацию? Из жизни, т.е. отовсюду – из литературы, кино, последних событий культуры и спорта и т.п. Примеры тоже должны быть положительными!
5. Сравнения и аналогии помогают подчеркнуть достоинства Вашей цели. В отличие от…, в предлагаемом нами варианте сотрудничества нужно отметить следующие преимущества. По сравнению с уже существующими продуктами наше изобретение, нововведение и пр. имеет ряд решающих преимуществ: качество, цена, сервис и пр.
6. Коротко и ясно. Используемые обороты речи должны быть точными и наглядными. Поскольку Вы серьезно ограничены по времени, в Вашей речи нет места пустым фразам и ничего не значащим заявлениям. Каждая пустая фраза крадет время и место у действительно нужной информации. Что Вы выберете? Если Вы что-то говорите, это должно быть связано с информацией, представленной на слайде. Если Вы говорите «машина», то это может быть и автомобиль, и стиральный автомат, и тестомесильный агрегат. Дайте четкое определение, что Вы имеете в виду. Это похоже на снайперскую стрельбу – количество выстрелов ограничено, а каждым выстрелом надо попасть в десятку. Это предложение, кстати, пример образа и аналогии.
7. Числа как аргументы
Золотое правило: «Имеющий ум, сочти число».Используйте числа в помощь аргументам. При перечислении важных параметров очень полезно будет указать их число. Например: 3 возможных способа доставки грузов, 5 поставщиков основных комплектующих, 4 причины выбрать это сырье и т.п. Слушатель обязательно запомнит число, после чего ему не останется ничего другого, как запомнить, к чему оно относится. Вспомните, как эффективно бывает перечислять что-то и загибать при этом пальцы. (Вы точно помните, что загнутых пальцев было 3. Два аргумента Вы вспомнили, какой же был еще?). Или завязывать «узелки на память». Такими действиями Вы просто строите ассоциативные связи, которые делают процесс запоминания чрезвычайно простым.
Пифагор
Если Вы проводили расчеты, которые вошли в презентацию, оставьте конечные цифры без округления. Это продемонстрирует аудитории, что Вы честно считали, поэтому этим выкладкам можно доверять.
8. Активный залог. Выше мы уже договорились, что Вы – сильный лидер, поэтому и Ваша манера изложения должна быть активной, и язык должен быть соответствующим, т.е. активный. Поэтому Вы используете активный залог, которым показываете, что Ваша позиция правильная, подтвержденная расчетами, испытаниями и пр. Все Ваши положения и утверждения должны быть сформулированы уверенно, четко и однозначно. (Мы можем точно сказать, что… должны особо подчеркнуть, что… с уверенностью можем гарантировать, что… у нас нет другого выхода, как заключить, что… и т.п.). Избегайте пользования сослагательным наклонением и безличными предложениями: я бы сказал (или не сказал?), можно заключить (а можно и не заключить!) и пр. Такие вежливо-уклончивые формы, скорее, уместны в ходе переговоров, когда выступающий хочет проверить реакцию партнера на некоторое свое предложение.
9. Глаголы вместо существительных. В данном случае более эффективно использовать глаголы, а не существительные. Почему? Существительное отражает некое статическое состояние процесса, а глагол описывает его динамику. Чтобы разобраться в процессе, надо знать его динамику. Поэтому первоначальное использование существительных подразумевает дальнейшее использование глаголов. Опять потеря времени, двойная работа. Чтобы избежать этого, делайте упор на использование глаголов. К тому же Вам надо вызвать желательное действие у Вашей аудитории. А действие – это глагол. Обратитесь к Словарю полезных глаголов, приведенному в конце раздела.
10. Действие вместо критики. Побуждение к действию работает лучше самой острой критики, поскольку указывает пути улучшения, т.е. опять экономия времени презентации. Например, можно сказать, что какое-то дело было выполнено плохо. Однако в критике нет указания на причины, вызвавшие такую проблему. Поэтому сразу берите быка за рога и говорите: «Чтобы избежать потерь рабочего времени, было сделано… Чтобы уменьшить накладные расходы, мы предлагаем…. Чтобы улучшить качество, мы осуществили следующие изменения в технологическом процессе…»
11. Вопрос «почему?». Пожалуй, самый главный вопрос в жизни. И в презентации вопрос «Почему?» может оказаться очень полезным в следующих ситуациях. Вы хотите подвести аудиторию к некоторому неожиданному или неочевидному для нее выводу. Начните с этого самого вывода, затем задайте вопрос: «А почему, как Вы думаете, это справедливо?». И сразу же перечислите 3 аргумента в пользу такого утверждения: «Это справедливо по 3 причинам. А именно…». Таким образом Вы неявно вовлекли аудиторию в решение поставленной задачи, и вы все вместе пришли к нужному утверждению, которое теперь будет трудно оспорить, как любое принятое коллективно решение. После этого самое время сделать решительный вывод: «Таким образом… при таких условиях… как мы убедились, как мы видим, что… Теперь ни у кого не вызывает сомнения, что…». При этом Вы должны всегда говорить «мы». Использование местоимения мы вместо местоимения я – огромная сила. Этим самым Вы показываете, что Ваша аудитория и Вы – одна команда, усилия которой направлены на решение поставленной задачи. Поэтому, как только Вы совместными усилиями найдете это решение, вам всем не останется ничего другого, как с ним согласиться. Вы все вместе ответили на вопрос «почему?».
12. Нет жаргону! Профессиональный жаргон уместен в рабочих ситуациях и на рабочем месте, но уж никак не в Театре одного актера. Это как будто Вы пригласили зрителей в театр, где представление дается на иностранном языке, и они этим языком не владеют. Как Вы думаете, сколько зрителей останется в зале после антракта? Избегайте пользоваться профессиональным жаргоном. В презентации ему не место.
Доклад. Для подготовки презентации напишите доклад, который сопровождает показ слайдов. Не бойтесь, если вначале доклад будет чересчур длинным, подробным и развернутым. Это нормально. Вспомните, как гениальный скульптор Микеланджело ваял свои гениальные произведения: он «просто» отсекал все ненужное.
Текст на слайдах. Напишите вначале все, что бы Вы хотели сказать, выберите самое важное, отбросьте остальное. В самом важном проведите, как и раньше, сокращения вначале на уровне предложений, затем – на уровне слов. После этого у Вас останется квинтэссенция Вашего сообщения. Пример: «Существует ряд причин, делающих слияние наших компаний неизбежным. Основными являются: острая конкуренция на рынке, потеря обеими компаниями своей доли на рынке, удорожание сырья, удорожание производимой продукции». После обработки смысл этого сообщения можно выразить в таком виде: