В логистике отношения с поставщиками должны строиться на следующих
принципах:
• обращаться с поставщиками так же, как с клиентами фирмы;
• не забывать на деле демонстрировать общность интересов;
• знакомить поставщика со своими задачами и быть в курсе его деловых операций;
• проявлять готовность помочь в случае возникновения проблем у поставщиков;
• соблюдать принятые на себя обязательства;
• учитывать в деловой практике интересы поставщика. Служба снабжения начинает решать задачи обеспечения предприятия материальными ресурсами уже на стадии разработки новой продукции. В логистически организованных системах программа разработки новой продукции может реализовываться с участием поставщиков.
2. Служба снабжения, являясь элементом организовавшего ее предприятия, должна органично вписываться в микрологистическую систему, обеспечивающую прохождение материального потока в цепи «снабжение – производство – сбыт». Обеспечение высокой степени согласованности действий по управлению материальными потоками между службой снабжения и службами производства и сбыта является задачей логистической организации предприятия в целом. Современные системы организации производства и материально-технического снабжения обеспечивают возможность согласования и оперативной корректировки планов и действий снабженческих, производственных и сбытовых звеньев в масштабе предприятия с учетом постоянных изменений в реальном масштабе времени. Цепь «снабжение – производство – сбыт» должна строиться на современной концепции маркетинга, т. е. вначале должна разрабатываться стратегия сбыта, затем, исходя из нее, стратегия развития производства, а уже затем – стратегия снабжения производства. Следует отметить, что маркетинг намечает данную задачу лишь в концептуальном плане. Научный инструментарий маркетинга, нацеленный на всестороннее исследование рынка сбыта, не выработал методов, позволяющих решать задачи технико-технологической согласованности с поставщиками в зависимости от соответствующих требований, выявленных при изучении рынка сбыта. Маркетинг не предлагает также методов системной организации всех участников процессов продвижения материалов от первичного источника сырья вплоть до конечного потребителя. В этом плане логистика развивает маркетинговый подход к предпринимательской деятельности, нарабатывает методы, позволяющие реализовывать концепцию маркетинга, существенно расширяет и дополняет саму концепцию.
3. Эффективность функционирования службы снабжения, возможность реализации перечисленных целей как на уровне предприятия, так и на уровне макрологистики в существенной степени зависит от системной организации самой службы снабжения.
В России решение перечисленных выше задач закупочной логистики осложнено тем, что в недавнем прошлом предприятия эти задачи в полном объеме не решали вообще, так как ресурсы распределялись.
Рассмотрим два варианта организации снабжения, принципиально отличающиеся друг от друга возможностями реализации системного подхода к управлению материальными потоками в процессе обеспечения предприятия сырьем.
Первая модельотражает представленный традиционный вариант организационной структуры предприятия с распределением перечисленных выше задач между различными функциональными подразделениями. Как видим, задачи, что закупить и сколько закупить, решаются дирекцией по производству. Здесь же выполняются и работы по складированию закупленных предметов труда.
Задачи, у кого закупить и на каких условиях закупить, решаются дирекцией по закупкам. Здесь же выполняются и перечисленные работы по снабжению, т. е. заключаются договоры, контролируется их исполнение, организуется доставка закупленных предметов труда. В результате функция управления материальным потоком в процессе снабжения предприятия сырьем и материалами разделена между различными службами, и ее эффективная реализация затруднена.
Вторая модельотражает логистический подход и предполагает сосредоточение всех функций снабжения предприятия в одних руках, например в дирекции по материально-техническому снабжению. Такая структура создает широкие возможности логистической оптимизации материального потока на стадии закупок предметов труда.
Закупочная логистика связана со всеми остальными направлениями логистики, но особенно тесно она взаимодействует с распределительной логистикой. Проанализируем их взаимодействие в процессе проведения продукции от поставщика к потребителю.
Рассмотрим процесс управления материальным потоком на участке между двумя предприятиями, одно из которых является поставщиком товаров, а другое – оптовым покупателем. С позиции первого предприятия управление материальным потоком должно осуществляться методами распределительной логистики. Однако с позиции второго тот же поток должен управляться методами закупочной логистики. Кажущееся противоречие легко разрешимо.
Рассмотрим управление потоком на выделенном участке, если покупатель по договору уже оплатил поставщику доставку товаров на свой склад. В этих условиях прибыль поставщика от сделки в существенной степени зависит от того, насколько рационально его служба сбыта организует доставку заказа на склад потребителя. Другими словами, управлением потоков на рассматриваемом участке занимается поставщик. Применяемые методы относятся к распределительной логистике. Покупатель, уже оплативший доставку, от ее рациональной организации ничего не выигрывает (как ничего и не проигрывает, если доставка организована плохо).
Методы закупочной логистики при управлении материальным потоком применяют на данном участке тогда, когда по условию договора покупатель самостоятельно ввозит товар со складов поставщика. Рациональность действий службы закупок покупателя в этом случае может существенно улучшить его экономические показатели.
Контрагенты могут договориться об иных условиях доставки. Допустим, иногородний поставщик доставляет товар на железнодорожную станцию своего города (а стоимость услуг по доставке включает в цену поставляемого товара). Далее организует движение груза покупатель. Здесь доведением товара до станции пункта отправления занимается служба распределения поставщика, далее – служба закупок покупателя.
Точка, в которой служба распределения поставщика передает управление материальным потоком службе закупок покупателя, определяется условиями франкировки груза, закладываемыми при заключении договоров поставки. Термин «франко» обозначает порядок учета в цене изделия издержек по доставке продукции потребителю. В договоре поставки термин «франко» указывает на то, до какой точки на пути движения продукции к покупателю издержки, связанные с транспортировкой и страховкой, несет поставщик.
Условия франкировки груза обозначают (в определенной степени) границу между сферами деятельности службы сбыта поставщика и службой снабжения потребителя. Однако не следует забывать, что как закупочная, так и распределительная логистика являются функциональными единицами единой логистической деятельности. Эта деятельность осуществляется как службой закупок покупателя, так и системой распределения поставщика. Поэтому все решения в области распределительной логистики должны приниматься во взаимной связи с решениями в области закупочной логистики предприятия. Только такой подход обеспечит реализацию логистической концепции управления материальным потоком.
4.2. Механизмы закупочной логистики
• обращаться с поставщиками так же, как с клиентами фирмы;
• не забывать на деле демонстрировать общность интересов;
• знакомить поставщика со своими задачами и быть в курсе его деловых операций;
• проявлять готовность помочь в случае возникновения проблем у поставщиков;
• соблюдать принятые на себя обязательства;
• учитывать в деловой практике интересы поставщика. Служба снабжения начинает решать задачи обеспечения предприятия материальными ресурсами уже на стадии разработки новой продукции. В логистически организованных системах программа разработки новой продукции может реализовываться с участием поставщиков.
2. Служба снабжения, являясь элементом организовавшего ее предприятия, должна органично вписываться в микрологистическую систему, обеспечивающую прохождение материального потока в цепи «снабжение – производство – сбыт». Обеспечение высокой степени согласованности действий по управлению материальными потоками между службой снабжения и службами производства и сбыта является задачей логистической организации предприятия в целом. Современные системы организации производства и материально-технического снабжения обеспечивают возможность согласования и оперативной корректировки планов и действий снабженческих, производственных и сбытовых звеньев в масштабе предприятия с учетом постоянных изменений в реальном масштабе времени. Цепь «снабжение – производство – сбыт» должна строиться на современной концепции маркетинга, т. е. вначале должна разрабатываться стратегия сбыта, затем, исходя из нее, стратегия развития производства, а уже затем – стратегия снабжения производства. Следует отметить, что маркетинг намечает данную задачу лишь в концептуальном плане. Научный инструментарий маркетинга, нацеленный на всестороннее исследование рынка сбыта, не выработал методов, позволяющих решать задачи технико-технологической согласованности с поставщиками в зависимости от соответствующих требований, выявленных при изучении рынка сбыта. Маркетинг не предлагает также методов системной организации всех участников процессов продвижения материалов от первичного источника сырья вплоть до конечного потребителя. В этом плане логистика развивает маркетинговый подход к предпринимательской деятельности, нарабатывает методы, позволяющие реализовывать концепцию маркетинга, существенно расширяет и дополняет саму концепцию.
3. Эффективность функционирования службы снабжения, возможность реализации перечисленных целей как на уровне предприятия, так и на уровне макрологистики в существенной степени зависит от системной организации самой службы снабжения.
В России решение перечисленных выше задач закупочной логистики осложнено тем, что в недавнем прошлом предприятия эти задачи в полном объеме не решали вообще, так как ресурсы распределялись.
Рассмотрим два варианта организации снабжения, принципиально отличающиеся друг от друга возможностями реализации системного подхода к управлению материальными потоками в процессе обеспечения предприятия сырьем.
Первая модельотражает представленный традиционный вариант организационной структуры предприятия с распределением перечисленных выше задач между различными функциональными подразделениями. Как видим, задачи, что закупить и сколько закупить, решаются дирекцией по производству. Здесь же выполняются и работы по складированию закупленных предметов труда.
Задачи, у кого закупить и на каких условиях закупить, решаются дирекцией по закупкам. Здесь же выполняются и перечисленные работы по снабжению, т. е. заключаются договоры, контролируется их исполнение, организуется доставка закупленных предметов труда. В результате функция управления материальным потоком в процессе снабжения предприятия сырьем и материалами разделена между различными службами, и ее эффективная реализация затруднена.
Вторая модельотражает логистический подход и предполагает сосредоточение всех функций снабжения предприятия в одних руках, например в дирекции по материально-техническому снабжению. Такая структура создает широкие возможности логистической оптимизации материального потока на стадии закупок предметов труда.
Закупочная логистика связана со всеми остальными направлениями логистики, но особенно тесно она взаимодействует с распределительной логистикой. Проанализируем их взаимодействие в процессе проведения продукции от поставщика к потребителю.
Рассмотрим процесс управления материальным потоком на участке между двумя предприятиями, одно из которых является поставщиком товаров, а другое – оптовым покупателем. С позиции первого предприятия управление материальным потоком должно осуществляться методами распределительной логистики. Однако с позиции второго тот же поток должен управляться методами закупочной логистики. Кажущееся противоречие легко разрешимо.
Рассмотрим управление потоком на выделенном участке, если покупатель по договору уже оплатил поставщику доставку товаров на свой склад. В этих условиях прибыль поставщика от сделки в существенной степени зависит от того, насколько рационально его служба сбыта организует доставку заказа на склад потребителя. Другими словами, управлением потоков на рассматриваемом участке занимается поставщик. Применяемые методы относятся к распределительной логистике. Покупатель, уже оплативший доставку, от ее рациональной организации ничего не выигрывает (как ничего и не проигрывает, если доставка организована плохо).
Методы закупочной логистики при управлении материальным потоком применяют на данном участке тогда, когда по условию договора покупатель самостоятельно ввозит товар со складов поставщика. Рациональность действий службы закупок покупателя в этом случае может существенно улучшить его экономические показатели.
Контрагенты могут договориться об иных условиях доставки. Допустим, иногородний поставщик доставляет товар на железнодорожную станцию своего города (а стоимость услуг по доставке включает в цену поставляемого товара). Далее организует движение груза покупатель. Здесь доведением товара до станции пункта отправления занимается служба распределения поставщика, далее – служба закупок покупателя.
Точка, в которой служба распределения поставщика передает управление материальным потоком службе закупок покупателя, определяется условиями франкировки груза, закладываемыми при заключении договоров поставки. Термин «франко» обозначает порядок учета в цене изделия издержек по доставке продукции потребителю. В договоре поставки термин «франко» указывает на то, до какой точки на пути движения продукции к покупателю издержки, связанные с транспортировкой и страховкой, несет поставщик.
Условия франкировки груза обозначают (в определенной степени) границу между сферами деятельности службы сбыта поставщика и службой снабжения потребителя. Однако не следует забывать, что как закупочная, так и распределительная логистика являются функциональными единицами единой логистической деятельности. Эта деятельность осуществляется как службой закупок покупателя, так и системой распределения поставщика. Поэтому все решения в области распределительной логистики должны приниматься во взаимной связи с решениями в области закупочной логистики предприятия. Только такой подход обеспечит реализацию логистической концепции управления материальным потоком.
4.2. Механизмы закупочной логистики
Управление системой закупок на предприятии преследует следующие
цели:
1) расширение номенклатуры продукции;
2) снижение общих затрат ресурсов и исключение убытков;
3) избавление от устаревших и медленно реализуемых запасов продукции;
4) контроль над специальными заказами;
5) контроль над упущенными продажами;
6) увеличение доли закупок, осуществляемых по процедуре стандартного заказа.
Существуют следующие основные формы снабжениясырьем и материалами:
1) складская, при которой поставка продукции осуществляется через промежуточные и распределительные складские комплексы и терминалы;
2) транзитная, при которой продукция поставляется непосредственно потребителю с предприятий-изготовителей;
3) поступление закупленной продукции в розничные торговые предприятия непосредственно от поставщиков.
Транзитная форма снабжения будет рентабельной для поставщика и потребителя при следующих условиях:
1) количество реализуемой продукции достаточно велико, чтобы окупить затраты на прямой сбыт;
2) потребителей немного, и они расположены на относительно небольшой территории;
3) продукция требует высокоспециализированного обслуживания.
Активная политикапредприятия в области условий поставки заключается в том, что при продаже продукция должна быть доставлена как можно ближе к складу покупателя. При покупке продукция должна быть получена в собственность как можно с более близкого расстояния от склада продавца. Это способствует лучшему планированию бизнеса и контролю цепи поставки.
Преимущества активной политики условий закупки:
• лучший контроль цепи поставки;
• планирование бизнеса с точки зрения обслуживания потребителей в соответствии с закупками.
Для осуществления функции закупок на предприятии совершается ряд операций.
1. Анализ рынка.
2. Изучение тенденций цен и анализ стоимости производства поставщика. Это позволяет сделать вывод о том, что покупка совершается при наиболее благоприятных условиях и в самое лучшее время.
3. Получение и оценка предложения поставщика.
4. Выбор поставщика.
5. Согласование стоимости обслуживания и заключение договора.
6. Проверка соответствия закупаемой продукции определенным требованиям или спецификации покупателя.
7. Проведение предварительных переговоров между поставщиком и покупателем.
8. Размещение заказа.
9. Делегирование полномочий и оценка последствий закупочной политики.
10. Установление единой политики в отношениях с поставщиками.
11. Выработка методов учета продукции.
12. Сокращение времени проверки и одобрения спецификации продукции.
13. Ускорение оплаты продукции.
14. Экономия ресурсов предприятия, например путем консолидации заказов и установления стандартов запаса.
15. Поиск более дешевых заменителей продукции без ущерба для ее потребительских свойств.
16. Отбор, классификация и анализ данных, необходимых для поиска альтернативного вида продукции.
17. Прогноз снабжения, спроса и цен на основные виды закупаемой продукции.
18. Анализ ценности и возможностей поставщика.
19. Разработка новых методов обработки необходимых данных для эффективного функционирования системы закупок.
Все эти операции объединяются в несколько этапов закупочной логистической деятельности на предприятии:
1) определение масштаба проекта (объема производства и продаж, величины затрат, параметров бюджета и др.);
2) формирование плана закупок, предварительная оценка поставщиков. Составляется список всех будущих закупок для проекта, а также график закупок каждого вида продукции;
3) размещение объявлений о подаче предложений;
4) оценка предложения;
5) окончательные переговоры;
6) составление документации;
7) поставка и контроль качества;
8) обсуждение спорных вопросов и гарантийных обязательств.
Таким образом, первым, основополагающим этапом процесса закупок является планирование закупок.Планирование закупок товаров и материалов определяет потребности в сырье, материалах, продукции и услугах, которые приобретаются специалистами отдела закупок предприятия.
Планирование закупок продукции имеет следующие цели:
1) снижение уровня сверхнормативного запаса продукции;
2) поддержание требуемого уровня обслуживания потребителей;
3) координация графика доставки и плана по производству.
При разработке плана закупок продукции учитываются следующие факторы:
1) минимальная партия заказа, отпускаемого поставщиком;
2) скидки при изменении объема поставляемой продукции;
3) ограничения по времени (сроку годности) и объему хранения сырья, упаковки и готовой продукции в складских помещениях производственного предприятия;
4) местонахождение поставщика. Если поставщик – зарубежный, нецелесообразно осуществлять частые поставки небольших партий сырья или упаковки, так как при этом значительно возрастает уровень логистических затрат. В то же время с местным поставщиком можно оговорить такие условия, при которых получатель будет поддерживать минимальный уровень запаса сырья, материалов или упаковки;
5) надежность поставщика. В случае если поставщик надежный, производственное предприятие получает возможность организовать доставку точно в срок;
6) ассортимент и номенклатура материалов и сырья, закупаемых у одного поставщика. Всю продукцию, закупаемую у одного поставщика, целесообразно поставлять одновременно во избежание роста расходов на транспортировку. Особенно это актуально для зарубежных поставщиков;
7) сроки поставки сырья и материалов с момента заказа (чем больше срок поставки, тем больший запас данного материала должен быть на предприятии).
Рассмотрим основные компоненты системы планирования потребности в материалах:
1) график основного производственного или торгового процесса, определяющий количество готовой продукции с разбивкой по времени;
2) данные об оптимальных нормах запасов товаров и материалов;
3) данные о запасах для каждого компонента, агрегата и детали (имеющееся количество, ожидаемые поступления, а также число израсходованных деталей, еще не списанных с учета);
4) данные об основных изделиях, которые закупаются, и всех изделиях, которые производятся самим предприятием;
5) прогноз потребности в материалах в соответствии с графиком основного производственного процесса;
6) структурированный перечень сырья и материалов;
7) данные о запасах, открытых заказах и сроках выполнения заказов для расчета времени и объема заказов материалов.
Планирование потребностей в товарах, сырье и расходных материалах придерживается следующих принципов:
1) согласование потребностей в материалах (комплектующих) и плана производства готовой продукции;
2) разбивка по времени.
Еще одной важной логистической задачей является ответ на вопрос, у кого закупать.К ней относится принятие одного из двух решений:
• самостоятельно формировать ассортимент, закупая товарные ресурсы непосредственно у изготовителя;
• закупать товарные ресурсы у посредника, который специализируется на разукрупнении производственных партий, формировании широкого ассортимента и поставках его потребителям в скомплектованном виде.
Рассмотрим возможные причины, по которым закупка у посредника может оказаться более выгодной,чем непосредственно у изготовителя:
1) закупая товарные ресурсы у посредника, предприятие, как правило, имеет возможность приобрести широкий ассортимент относительно небольшими партиями. В результате сокращается потребность в запасах, складах, уменьшается объем договорной работы с изготовителями отдельных позиций ассортимента;
2) цена товара у посредника может оказаться ниже, чем у изготовителя. Предположим, изготовитель реализует товар по следующим ценам:
• для мелкооптовых покупателей – 10 руб. за единицу;
• для крупнооптовых покупателей – 8 руб. за единицу.
Посредник, закупив крупную партию по 8 руб. за единицу, разукрупняет ее и реализует мелкооптовым покупателям с 12 %-ной наценкой, т. е. по 8,96 руб. за единицу. Посредник может позволить себе это, так как он специализируется на разукрупнении партий. Изготовителю разукрупнение обходится дороже, и он вынужден продавать мелкооптовые партии по 10 руб., а не по 8,96 руб.;
3) изготовитель товара может располагаться территориально на более отдаленном расстоянии, чем посредник. Дополнительные транспортные расходы в этом случае могут превысить разницу в ценах изготовителя и посредника.
После того как решена данная задача и предприятие определило, какое сырье и какие материалы необходимо закупать, решают задачу выбора поставщика.При выборе условий поставки, в частности способа транспортировки, учитывается, какой из сторон в сделке более выгодно организовать доставку продукции.
Использование сторонних организаций для замещения внутренних организационных структур предприятияцелесообразно, когда:
1) функция может быть выполнена лучше или дешевле специалистами сторонней организации;
2) это снижает риск предприятия в случае перехода на новые технологии или изменения потребительских предпочтений;
3) это способствует организационной гибкости предприятия, уменьшает продолжительность цикла обслуживания потребителей и ускоряет принятие решений;
4) это позволяет предприятию сосредоточить внимание на основном бизнесе и заниматься тем, что у него лучше всего получается.
Перечислим и охарактеризуем основные этапы решения задачи выбора поставщика.
1. Поиск потенциальных поставщиков.При этом могут быть использованы следующие методы:
• объявление конкурса;
• изучение рекламных материалов: фирменных каталогов, объявлений в средствах массовой информации и т. д.;
• посещение выставок и ярмарок;
• переписка и личные контакты с возможными поставщиками.
В результате перечисленных мероприятий формируется список потенциальных поставщиков, который постоянно обновляется и дополняется.
2. Анализ потенциальных поставщиков.Составленный перечень потенциальных поставщиков анализируется на основании специальных критериев, позволяющих осуществить отбор приемлемых поставщиков. Число таких критериев может составлять несколько десятков. Вот основные из них:
1) информация о положении фирмы на существующем рынке – опыт работы, известность поставщика, репутация, личность руководителя, контингент основных заказчиков, размеры рынка сбыта в настоящий момент и планы на будущее;
2) сложившиеся связи с поставщиком – наличие ныне действующих или уже утративших силу договоров с данной фирмой, перспективы долгосрочного сотрудничества, наличие различных обстоятельств, влияющих на выбор поставщика (родственные связи, взятки), необходимый для обоюдной заинтересованности объем реализации товара;
3) поставляемая продукция – известность, широта ассортимента, качество и внешний вид товаров, соответствие установленным санитарным и техническим нормам, наличие сертификатов;
4) ценовая политика – цены на поставляемую продукцию, их отличие от среднерыночных, возможность предоставления скидок;
5) надежность поставок – соблюдение графика поставок, соответствие заявкам по объему и структуре товаров, осуществление поставщиком транспортных услуг, возможность варьирования различными условиями поставок;
6) прочие факторы – возможность возврата некондиционной продукции, упаковка товара.
В результате анализа потенциальных поставщиков формируется перечень конкретных поставщиков, с которыми проводится работа по заключению договорных отношений.
Для организации бесперебойной работы желательно иметь большое число поставщиков, так как это дает следующие преимущества:
1) возможность для успешного проведения переговоров относительно цен, условий поставки или других обязательств;
2) возможность выбора в случае, если один из поставщиков испытывает трудности (трудности могут быть связаны с условиями поставки, качеством продукции и обслуживания);
3) возможность решения проблем, возникающих при увеличении объемов производства или продаж, не предусмотренном текущим планом производства (продаж).
3. Оценка результатов работы с поставщиками.На выбор поставщика существенное влияние оказывают результаты работы по уже заключенным договорам.
Эффективность работы с тем или иным поставщиком оценивается следующими показателями:
1) качество поставок.С ним связана доля заказов, выполненных в соответствии с требованиями потребителя;
2) надежность поставщика –способность предприятия-поставщика удовлетворять в течение определенного промежутка времени требования потребителя, связанные с качеством продукции, сроками и объемами поставок;
3) готовность к поставке –сопоставление поступивших и выполненных заказов. Данный показатель свидетельствует о согласованности сроков выполнения заказов, связанных с потребностями потребителя. Подтверждается сроком выполнения заказа предприятием;
4) гибкость поставки –готовность предприятия выполнить вносимые изменения потребителем изменения в заказе.
Необходимо также постоянно отслеживать, какие меры предпринимает поставщик для обеспечения сохранности количества и качества отгружаемой продукции:
• соблюдение установленных правил упаковки и затаривания продукции, маркировки и опломбирования отдельных товарных мест;
• точное определение количества отгруженной продукции (массы и числа мест, ящиков, мешков, связок, кип, пачек);
• при отгрузке продукции в упаковке оформление для каждого тарного места документа (упаковочного ярлыка, упаковочного листа), свидетельствующего о наименовании, количестве и качестве продукции, находящейся в данном тарном месте;
• четкое и правильное оформление отгрузочных и расчетных документов, соответствие указанных в них данных о количестве продукции фактически отгружаемому количеству;
• осуществление контроля над работой лиц, занятых определением количества отгружаемой продукции и оформлением на нее отгрузочных и расчетных документов;
• отгрузка (сдача) продукции, соответствующей по качеству и комплектности требованиям, установленным стандартами, техническими условиями, чертежами, рецептами, образцами, эталонами;
• четкое и правильное оформление документов, удостоверяющих качество и комплектность поставляемой продукции (технический паспорт, сертификат, удостоверение о качестве), отгрузочных и расчетных документов, соответствие указанных в них данных о качестве и комплектности продукции фактическому качеству и комплектности;
• своевременная отсылка документов, удостоверяющих количество, качество и комплектность продукции, получателю; документы высылаются вместе с продукцией;
• соблюдение действующих на транспорте правил сдачи грузов к перевозке, их погрузки и крепления, а также специальных правил погрузки, установленных стандартами и техническими условиями.
После того как определен поставщик, необходимо проработать методы, которыми будут совершаться закупки.Рассмотрим некоторые из них:
1) прямые закупки –закупки продукции непосредственно у производителей;
2) встречные закупки –закупки у поставщиков, одновременно являющихся и потребителями;
3) лизинг –аренда, например, складского оборудования;
4) новая закупка –ситуация осуществления закупки предприятием, при которой покупатель совершает покупку данной продукции впервые, может потребовать проведения серьезных исследований;
5) обычная повторная закупка;
6) измененная повторная закупка –ситуация осуществления закупки, при которой предприятие-покупатель изменяет спецификацию заказа, цену, условия поставки или поставщика продукции, требует проведения небольших исследований;
7) комплексная закупкаосуществляется на основе комплексного решения и не требует принятия каких-либо отдельных решений.
Методы управления закупками:
1) метод увеличения объемов закупок;
2) метод уменьшения объемов закупок;
3) метод прямого расчета объемов закупки. Метод увеличения объемов закупокпредполагает:
1) учет спроса на конкретные виды продукции для принятия решения об их закупках;
2) анализ спроса в течение, по меньшей мере, 12 месяцев для учета всех возможных видов сезонных колебаний;
3) определение достаточного объема спроса на протяжении 12 месяцев для создания запасов конкретного вида продукции;
4) принятие решения о создании запасов в зависимости от числа заказов на конкретные виды продукции, а не от количества проданных видов продукции.
Метод уменьшения объемов закупокпредусматривает:
1) ежемесячный анализ статистики сбыта продукции, не пользующейся спросом;
2) определение на основании статистики сбыта тех видов продукции, объем запасов которых следует сократить;
3) выработку критериев, на основании которых определяется необходимость уменьшения или ликвидации конкретных видов запасов продукции;
4) сведение к минимуму доли медленно реализуемых видов продукции на основе учета показателей объема запасов продукции.
Метод прямого расчета объемов закупок(вычисление средних величин без учета динамики и цикличности спроса) предполагает определение:
1) расширение номенклатуры продукции;
2) снижение общих затрат ресурсов и исключение убытков;
3) избавление от устаревших и медленно реализуемых запасов продукции;
4) контроль над специальными заказами;
5) контроль над упущенными продажами;
6) увеличение доли закупок, осуществляемых по процедуре стандартного заказа.
Существуют следующие основные формы снабжениясырьем и материалами:
1) складская, при которой поставка продукции осуществляется через промежуточные и распределительные складские комплексы и терминалы;
2) транзитная, при которой продукция поставляется непосредственно потребителю с предприятий-изготовителей;
3) поступление закупленной продукции в розничные торговые предприятия непосредственно от поставщиков.
Транзитная форма снабжения будет рентабельной для поставщика и потребителя при следующих условиях:
1) количество реализуемой продукции достаточно велико, чтобы окупить затраты на прямой сбыт;
2) потребителей немного, и они расположены на относительно небольшой территории;
3) продукция требует высокоспециализированного обслуживания.
Активная политикапредприятия в области условий поставки заключается в том, что при продаже продукция должна быть доставлена как можно ближе к складу покупателя. При покупке продукция должна быть получена в собственность как можно с более близкого расстояния от склада продавца. Это способствует лучшему планированию бизнеса и контролю цепи поставки.
Преимущества активной политики условий закупки:
• лучший контроль цепи поставки;
• планирование бизнеса с точки зрения обслуживания потребителей в соответствии с закупками.
Для осуществления функции закупок на предприятии совершается ряд операций.
1. Анализ рынка.
2. Изучение тенденций цен и анализ стоимости производства поставщика. Это позволяет сделать вывод о том, что покупка совершается при наиболее благоприятных условиях и в самое лучшее время.
3. Получение и оценка предложения поставщика.
4. Выбор поставщика.
5. Согласование стоимости обслуживания и заключение договора.
6. Проверка соответствия закупаемой продукции определенным требованиям или спецификации покупателя.
7. Проведение предварительных переговоров между поставщиком и покупателем.
8. Размещение заказа.
9. Делегирование полномочий и оценка последствий закупочной политики.
10. Установление единой политики в отношениях с поставщиками.
11. Выработка методов учета продукции.
12. Сокращение времени проверки и одобрения спецификации продукции.
13. Ускорение оплаты продукции.
14. Экономия ресурсов предприятия, например путем консолидации заказов и установления стандартов запаса.
15. Поиск более дешевых заменителей продукции без ущерба для ее потребительских свойств.
16. Отбор, классификация и анализ данных, необходимых для поиска альтернативного вида продукции.
17. Прогноз снабжения, спроса и цен на основные виды закупаемой продукции.
18. Анализ ценности и возможностей поставщика.
19. Разработка новых методов обработки необходимых данных для эффективного функционирования системы закупок.
Все эти операции объединяются в несколько этапов закупочной логистической деятельности на предприятии:
1) определение масштаба проекта (объема производства и продаж, величины затрат, параметров бюджета и др.);
2) формирование плана закупок, предварительная оценка поставщиков. Составляется список всех будущих закупок для проекта, а также график закупок каждого вида продукции;
3) размещение объявлений о подаче предложений;
4) оценка предложения;
5) окончательные переговоры;
6) составление документации;
7) поставка и контроль качества;
8) обсуждение спорных вопросов и гарантийных обязательств.
Таким образом, первым, основополагающим этапом процесса закупок является планирование закупок.Планирование закупок товаров и материалов определяет потребности в сырье, материалах, продукции и услугах, которые приобретаются специалистами отдела закупок предприятия.
Планирование закупок продукции имеет следующие цели:
1) снижение уровня сверхнормативного запаса продукции;
2) поддержание требуемого уровня обслуживания потребителей;
3) координация графика доставки и плана по производству.
При разработке плана закупок продукции учитываются следующие факторы:
1) минимальная партия заказа, отпускаемого поставщиком;
2) скидки при изменении объема поставляемой продукции;
3) ограничения по времени (сроку годности) и объему хранения сырья, упаковки и готовой продукции в складских помещениях производственного предприятия;
4) местонахождение поставщика. Если поставщик – зарубежный, нецелесообразно осуществлять частые поставки небольших партий сырья или упаковки, так как при этом значительно возрастает уровень логистических затрат. В то же время с местным поставщиком можно оговорить такие условия, при которых получатель будет поддерживать минимальный уровень запаса сырья, материалов или упаковки;
5) надежность поставщика. В случае если поставщик надежный, производственное предприятие получает возможность организовать доставку точно в срок;
6) ассортимент и номенклатура материалов и сырья, закупаемых у одного поставщика. Всю продукцию, закупаемую у одного поставщика, целесообразно поставлять одновременно во избежание роста расходов на транспортировку. Особенно это актуально для зарубежных поставщиков;
7) сроки поставки сырья и материалов с момента заказа (чем больше срок поставки, тем больший запас данного материала должен быть на предприятии).
Рассмотрим основные компоненты системы планирования потребности в материалах:
1) график основного производственного или торгового процесса, определяющий количество готовой продукции с разбивкой по времени;
2) данные об оптимальных нормах запасов товаров и материалов;
3) данные о запасах для каждого компонента, агрегата и детали (имеющееся количество, ожидаемые поступления, а также число израсходованных деталей, еще не списанных с учета);
4) данные об основных изделиях, которые закупаются, и всех изделиях, которые производятся самим предприятием;
5) прогноз потребности в материалах в соответствии с графиком основного производственного процесса;
6) структурированный перечень сырья и материалов;
7) данные о запасах, открытых заказах и сроках выполнения заказов для расчета времени и объема заказов материалов.
Планирование потребностей в товарах, сырье и расходных материалах придерживается следующих принципов:
1) согласование потребностей в материалах (комплектующих) и плана производства готовой продукции;
2) разбивка по времени.
Еще одной важной логистической задачей является ответ на вопрос, у кого закупать.К ней относится принятие одного из двух решений:
• самостоятельно формировать ассортимент, закупая товарные ресурсы непосредственно у изготовителя;
• закупать товарные ресурсы у посредника, который специализируется на разукрупнении производственных партий, формировании широкого ассортимента и поставках его потребителям в скомплектованном виде.
Рассмотрим возможные причины, по которым закупка у посредника может оказаться более выгодной,чем непосредственно у изготовителя:
1) закупая товарные ресурсы у посредника, предприятие, как правило, имеет возможность приобрести широкий ассортимент относительно небольшими партиями. В результате сокращается потребность в запасах, складах, уменьшается объем договорной работы с изготовителями отдельных позиций ассортимента;
2) цена товара у посредника может оказаться ниже, чем у изготовителя. Предположим, изготовитель реализует товар по следующим ценам:
• для мелкооптовых покупателей – 10 руб. за единицу;
• для крупнооптовых покупателей – 8 руб. за единицу.
Посредник, закупив крупную партию по 8 руб. за единицу, разукрупняет ее и реализует мелкооптовым покупателям с 12 %-ной наценкой, т. е. по 8,96 руб. за единицу. Посредник может позволить себе это, так как он специализируется на разукрупнении партий. Изготовителю разукрупнение обходится дороже, и он вынужден продавать мелкооптовые партии по 10 руб., а не по 8,96 руб.;
3) изготовитель товара может располагаться территориально на более отдаленном расстоянии, чем посредник. Дополнительные транспортные расходы в этом случае могут превысить разницу в ценах изготовителя и посредника.
После того как решена данная задача и предприятие определило, какое сырье и какие материалы необходимо закупать, решают задачу выбора поставщика.При выборе условий поставки, в частности способа транспортировки, учитывается, какой из сторон в сделке более выгодно организовать доставку продукции.
Использование сторонних организаций для замещения внутренних организационных структур предприятияцелесообразно, когда:
1) функция может быть выполнена лучше или дешевле специалистами сторонней организации;
2) это снижает риск предприятия в случае перехода на новые технологии или изменения потребительских предпочтений;
3) это способствует организационной гибкости предприятия, уменьшает продолжительность цикла обслуживания потребителей и ускоряет принятие решений;
4) это позволяет предприятию сосредоточить внимание на основном бизнесе и заниматься тем, что у него лучше всего получается.
Перечислим и охарактеризуем основные этапы решения задачи выбора поставщика.
1. Поиск потенциальных поставщиков.При этом могут быть использованы следующие методы:
• объявление конкурса;
• изучение рекламных материалов: фирменных каталогов, объявлений в средствах массовой информации и т. д.;
• посещение выставок и ярмарок;
• переписка и личные контакты с возможными поставщиками.
В результате перечисленных мероприятий формируется список потенциальных поставщиков, который постоянно обновляется и дополняется.
2. Анализ потенциальных поставщиков.Составленный перечень потенциальных поставщиков анализируется на основании специальных критериев, позволяющих осуществить отбор приемлемых поставщиков. Число таких критериев может составлять несколько десятков. Вот основные из них:
1) информация о положении фирмы на существующем рынке – опыт работы, известность поставщика, репутация, личность руководителя, контингент основных заказчиков, размеры рынка сбыта в настоящий момент и планы на будущее;
2) сложившиеся связи с поставщиком – наличие ныне действующих или уже утративших силу договоров с данной фирмой, перспективы долгосрочного сотрудничества, наличие различных обстоятельств, влияющих на выбор поставщика (родственные связи, взятки), необходимый для обоюдной заинтересованности объем реализации товара;
3) поставляемая продукция – известность, широта ассортимента, качество и внешний вид товаров, соответствие установленным санитарным и техническим нормам, наличие сертификатов;
4) ценовая политика – цены на поставляемую продукцию, их отличие от среднерыночных, возможность предоставления скидок;
5) надежность поставок – соблюдение графика поставок, соответствие заявкам по объему и структуре товаров, осуществление поставщиком транспортных услуг, возможность варьирования различными условиями поставок;
6) прочие факторы – возможность возврата некондиционной продукции, упаковка товара.
В результате анализа потенциальных поставщиков формируется перечень конкретных поставщиков, с которыми проводится работа по заключению договорных отношений.
Для организации бесперебойной работы желательно иметь большое число поставщиков, так как это дает следующие преимущества:
1) возможность для успешного проведения переговоров относительно цен, условий поставки или других обязательств;
2) возможность выбора в случае, если один из поставщиков испытывает трудности (трудности могут быть связаны с условиями поставки, качеством продукции и обслуживания);
3) возможность решения проблем, возникающих при увеличении объемов производства или продаж, не предусмотренном текущим планом производства (продаж).
3. Оценка результатов работы с поставщиками.На выбор поставщика существенное влияние оказывают результаты работы по уже заключенным договорам.
Эффективность работы с тем или иным поставщиком оценивается следующими показателями:
1) качество поставок.С ним связана доля заказов, выполненных в соответствии с требованиями потребителя;
2) надежность поставщика –способность предприятия-поставщика удовлетворять в течение определенного промежутка времени требования потребителя, связанные с качеством продукции, сроками и объемами поставок;
3) готовность к поставке –сопоставление поступивших и выполненных заказов. Данный показатель свидетельствует о согласованности сроков выполнения заказов, связанных с потребностями потребителя. Подтверждается сроком выполнения заказа предприятием;
4) гибкость поставки –готовность предприятия выполнить вносимые изменения потребителем изменения в заказе.
Необходимо также постоянно отслеживать, какие меры предпринимает поставщик для обеспечения сохранности количества и качества отгружаемой продукции:
• соблюдение установленных правил упаковки и затаривания продукции, маркировки и опломбирования отдельных товарных мест;
• точное определение количества отгруженной продукции (массы и числа мест, ящиков, мешков, связок, кип, пачек);
• при отгрузке продукции в упаковке оформление для каждого тарного места документа (упаковочного ярлыка, упаковочного листа), свидетельствующего о наименовании, количестве и качестве продукции, находящейся в данном тарном месте;
• четкое и правильное оформление отгрузочных и расчетных документов, соответствие указанных в них данных о количестве продукции фактически отгружаемому количеству;
• осуществление контроля над работой лиц, занятых определением количества отгружаемой продукции и оформлением на нее отгрузочных и расчетных документов;
• отгрузка (сдача) продукции, соответствующей по качеству и комплектности требованиям, установленным стандартами, техническими условиями, чертежами, рецептами, образцами, эталонами;
• четкое и правильное оформление документов, удостоверяющих качество и комплектность поставляемой продукции (технический паспорт, сертификат, удостоверение о качестве), отгрузочных и расчетных документов, соответствие указанных в них данных о качестве и комплектности продукции фактическому качеству и комплектности;
• своевременная отсылка документов, удостоверяющих количество, качество и комплектность продукции, получателю; документы высылаются вместе с продукцией;
• соблюдение действующих на транспорте правил сдачи грузов к перевозке, их погрузки и крепления, а также специальных правил погрузки, установленных стандартами и техническими условиями.
После того как определен поставщик, необходимо проработать методы, которыми будут совершаться закупки.Рассмотрим некоторые из них:
1) прямые закупки –закупки продукции непосредственно у производителей;
2) встречные закупки –закупки у поставщиков, одновременно являющихся и потребителями;
3) лизинг –аренда, например, складского оборудования;
4) новая закупка –ситуация осуществления закупки предприятием, при которой покупатель совершает покупку данной продукции впервые, может потребовать проведения серьезных исследований;
5) обычная повторная закупка;
6) измененная повторная закупка –ситуация осуществления закупки, при которой предприятие-покупатель изменяет спецификацию заказа, цену, условия поставки или поставщика продукции, требует проведения небольших исследований;
7) комплексная закупкаосуществляется на основе комплексного решения и не требует принятия каких-либо отдельных решений.
Методы управления закупками:
1) метод увеличения объемов закупок;
2) метод уменьшения объемов закупок;
3) метод прямого расчета объемов закупки. Метод увеличения объемов закупокпредполагает:
1) учет спроса на конкретные виды продукции для принятия решения об их закупках;
2) анализ спроса в течение, по меньшей мере, 12 месяцев для учета всех возможных видов сезонных колебаний;
3) определение достаточного объема спроса на протяжении 12 месяцев для создания запасов конкретного вида продукции;
4) принятие решения о создании запасов в зависимости от числа заказов на конкретные виды продукции, а не от количества проданных видов продукции.
Метод уменьшения объемов закупокпредусматривает:
1) ежемесячный анализ статистики сбыта продукции, не пользующейся спросом;
2) определение на основании статистики сбыта тех видов продукции, объем запасов которых следует сократить;
3) выработку критериев, на основании которых определяется необходимость уменьшения или ликвидации конкретных видов запасов продукции;
4) сведение к минимуму доли медленно реализуемых видов продукции на основе учета показателей объема запасов продукции.
Метод прямого расчета объемов закупок(вычисление средних величин без учета динамики и цикличности спроса) предполагает определение: