Виталий Викторович Семенихин. Кадровый документооборот

   Работодатель по требованию работника согласно ст. 62 ТК РФ обязан предоставить ему заверенную копию приказа (распоряжения).
   Приведем примерную форму журнала учета приказов о предоставлении отпусков работникам.
 
   Журнал учета приказов о предоставлении отпусков работникам:

 
   Командировки оформляются на одного или нескольких работников приказом (распоряжением) о направлении работника в командировку (форма № Т-9) или приказом (распоряжением) о направлении работников в командировку (форма № Т-9а).
   Эти формы заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем или уполномоченным им на это лицом. Основанием для заполнения является служебное задание (форма № Т-10а).
   В приказе должны быть указаны:
   – фамилия и инициалы командируемого работника;
   – структурное подразделение;
   – должность (специальность или профессия) командируемого лица;
   – место, время командировки и ее цель.
   Приведем примерную форму журнала учета приказов о командировании работников.
   Журнал учета приказов о командировании работников

2.10. Персональные данные

   В ТК РФ закреплены основные требования к обработке персональных данных работника и гарантии по их защите (ст. 85–90 ТК РФ).
   Под персональными данными работника согласно ч. 1 ст. 85 ТК РФ понимают информацию, которая необходима работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника.
   Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» персональные данные определяются как любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация.
   Персональные данные идентифицируют личность каждого человека. Субъектами (собственниками) персональных данных являются граждане Российской Федерации, иностранные граждане и лица без гражданства, находящиеся на территории Российской Федерации, к личности которых относятся соответствующие персональные данные.
   Операторами персональных данных, организующими и (или) осуществляющими обработку персональных данных, а также определяющими цели и содержание обработки персональных данных, в соответствии со ст. 3 Федерального закона № 152-ФЗ являются: государственные органы, муниципальные органы, юридические или физические лица.
   Персональные данные работника могут накапливаться по месту работы и содержаться в кадровой документации.
   Персональные данные относятся к категории конфиденциальной информации, т. е. информации строго ограниченного и регламентированного доступа.
   Конфиденциальность персональных данных – это обязательное для соблюдения оператором или иным, получившим доступ к персональным данным, лицом требование не допускать их распространения без согласия субъекта персональных данных или наличия иного законного основания (ст. 3 Федерального закона № 152-ФЗ).
   Защита персональных данных работника от их неправомерного использования или утраты должна обеспечиваться за счет средств работодателя. Работодатели, работники и их представители должны совместно вырабатывать меры защиты персональных данных работника.
   Работодатель согласно трудовому законодательству вправе осуществлять обработку персональных данных работника, а именно: получение, хранение, комбинирование, передачу или любое другое использование персональных данных работника. Принципы обработки персональных данных закреплены в ст. 5 Федерального закона № 152-ФЗ.
   С другой стороны, ст. 86–88 ТК РФ обязывают работодателя принять локальный нормативный акт, устанавливающий порядок обработки и передачи персональных данных работников, а также их права и обязанности в этой области.
   В этом случае работодателю целесообразно включить в состав кадровой документации положение о защите персональных данных работников.
   Положение об обработке персональных данных работников – это локальный нормативный акт, с установленными требованиями, которые необходимо соблюдать при обработке персональных данных работника, гарантии их защиты, правила хранения и использования персональных данных, права работника по защите персональных данных и ответственность работодателя за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных работника.
   Положение об обработке персональных данных работников утверждается и вводится в действие приказом руководителя организации и является обязательным для исполнения всеми работниками. Работник должен быть ознакомлен с ним под роспись.
   Обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества (п. 1 ст. 86 ТК РФ).
   Получение персональных данных должно осуществляться в установленном законом порядке. По общему правилу все персональные данные следует получать у самого работника. Если персональные данные можно получить только у третьей стороны, то необходимо уведомить работника о намерении получить персональные данные у третьей стороны и получить его письменное согласие на это.
   Порядок хранения и использования персональных данных работников согласно ст. 87 ТК РФ работодатель вправе установить самостоятельно.
   Право доступа к персональным данным имеют:
   руководитель организации, работодатель – индивидуальный предприниматель;
   непосредственный руководитель работника;
   начальник отдела кадров;
   сотрудники отдела кадров.
   При работе с документами, содержащими персональные данные, прежде всего работниками отдела кадров, должен соблюдаться принцип конфиденциальности персональных данных.
   При передаче персональных данных работника третьей стороне работодатель должен соблюдать требования ст. 88 ТК РФ.
   Информация, относящаяся к персональным данным работника, может быть предоставлена государственным органам (милиции и другим контролирующим органам). В этом случае основанием для передачи персональных данных работника является письменный запрос от должностного лица соответствующего государственного органа, а если представители контролирующих органов пришли к вам лично – служебное удостоверение и приказ, где указаны цели сбора подобной информации.
   Работодатель обязан обеспечить такой порядок хранения персональных данных, который бы ограничивал несанкционированный доступ к ним.
   Персональные данные работников могут также храниться в электронном виде в локальной компьютерной сети. В таком случае доступ к персональным данным работников должен быть технически возможен только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы им для выполнения конкретных функций. Все документы по личному составу должны обязательно сдаваться в архив.
   В свою очередь, работник обязан передавать работодателю или его представителю достоверную, документированную информацию о своих персональных данных, а также своевременно сообщать о внесении изменений в свои персональные данные.
   Работники не должны отказываться от своих прав на сохранение и защиту своей личной, семейной тайны (п. 9 ст. 86 ТК РФ). Поэтому все расписки работника, акты, содержащие подобный отказ, являются незаконными.
   На виновных лиц согласно ст. 24 Федерального закона № 152-ФЗ возлагается гражданская, уголовная, административная, дисциплинарная и иная предусмотренная законодательством Российской Федерации ответственность.

2.11. Информационно-справочная документация

   Информационно-справочные документы являются основанием для издания приказов по личному составу.
   Состав и порядок оформления информационно-справочной документации определяется самостоятельно в локальных нормативных актах по делопроизводству.
   В состав информационно-справочной документации входят:
   справочная документация (касается одного работника, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней, имеет индивидуальный характер и выдается по разовому запросу);
   отчетно-справочная документация характеризуется четкой периодичностью (годовой, квартальной и т. п.) представления адресатам и наличием типовых форм, сводных таблиц, итогов, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней);
   справочно-аналитическая документация (выдается по разовым или периодическим запросам с различных уровней управления, имеет сводный, обобщающий характер, разнообразие запрашиваемых показателей (пол, возраст, образование, наличие правительственных наград и т. д.), в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней).
   Рассмотрим некоторые информационно-справочные документы, имеющие наиболее важное значение для кадровых вопросов.
   Докладная записка – это документ, адресованный руководству и излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.
   Докладная записка информирует руководство об имевших место событиях, фактах, сложившейся ситуации, выполненной работе, требующих принятия решения. Докладные записки могут быть двух видов – внешняя и внутренняя.
   Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя – руководителю подразделения или организации.
   Служебная записка – это записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу.
   Служебная записка имеет внутренний, служебный характер и составляется работником или руководителем структурного подразделения на имя руководителя или специалиста другого структурного подразделения.
   Объяснительная записка считается документом, поясняющим содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта), и сообщением должностного лица, объясняющим какое-либо действие, факт, происшествие, представляемым вышестоящему должностному лицу.
   По содержанию объяснительные записки подразделяются на две группы:
   1) объяснительные записки, прилагающиеся к основному документу (акт, план, отчет и др.) и поясняющие содержание отдельных его понятий, разделов, положений;
   2) объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, фактов, сложившихся ситуаций.
   Представление – это документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении личного состава, а также рекомендацию определенных действий и мероприятий по вопросам деятельности учреждения.
   Заявление – это документ, содержащий просьбу или предложения лица (лиц) учреждению или должностному лицу.
   Заявление адресуется конкретному должностному лицу (руководителю организации, его заместителю или руководителю структурного подразделения).
   По содержанию заявления подразделяются на две группы:
   по кадровым вопросам (о принятии на работу, о предоставлении отпуска, о переводе, об увольнении по собственному желанию и т. д.);
   о каких-либо недостатках, нарушениях в работе организации, отдельных должностных лиц и так далее без указания на нарушения собственных прав заявителя.
   В зависимости от количества заявителей заявление может быть:
   индивидуальным;
   коллективным.
   Заявление составляется в произвольной форме или на трафаретном бланке, разработанном у конкретного работодателя.
   Заявление подписывается работником и передается руководству для принятия решения. Решение руководства выражается резолюцией. Заявление с резолюцией служит основанием к изданию приказа по личному составу или другого документа (письма заявителю о принятии решения, приказа о проведении экспертизы, проверки и т. п.).
   Справка – это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий, а также подтверждающий факты биографического или служебного характера.
   Работники, как правило, обращаются к работодателю или в кадровую службу организации с просьбой выдать справки, подтверждающие факты биографического или служебного характера.
   Справки с места работы могут быть затребованы заинтересованными органами государственной власти (например, судом, органами внутренних дел), органами местного самоуправления (в частности, органом опеки и попечительства), сторонними организациями (например, банковской организацией) для подтверждения разнообразных фактов.
   Согласно ст. 62 ТК РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой. В числе таких документов названы справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя, а также другие, содержащие иные сведения, которые может подтвердить работодатель. При этом справки должна быть заверены надлежащим образом и предоставляются работнику безвозмездно.
   Справка с места работы подписывается работодателем или руководителем организации и заверяется печатью. Исключение из этого правила может быть предусмотрено локальными нормативными актами (например, право подписи справок с места работы может быть делегировано начальнику отдела кадров на основании приказа о распределении обязанностей).
   Учет выданных справок с места работы ведется с помощью специального журнала (книги). В данном журнале (книге) фиксируют: номер выданной справки (ему соответствует порядковый номер записи в журнале (книге), краткое содержание справки («о заработной плате», «о стаже» и т. д.), адресат.

   Пример

   Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.
   Акты можно разделить на три подгруппы: по производственным, хозяйственно-финансовым вопросам и вопросам, связанным с документированием трудовых отношений.
   Акт – это документ, который составляется коллегиально (не менее двух составителей).
   На основании актов часто принимаются важные кадровые решения, которые могут быть оспорены в судебном порядке, особенно если они затрагивают права работников.
   Рассмотрим правила составления актов о нарушении трудовой дисциплины, поскольку именно они являются составной частью кадрового делопроизводства.
   Эти акты обязательны при документировании процедуры наложения любого из дисциплинарных взысканий, перечисленных в ст. 193 ТК РФ (замечания, выговора или увольнения).
   Наиболее распространенными дисциплинарными проступками, которые фиксируются в актах, являются:
   – несвоевременное или некачественное выполнение обязанностей, предусмотренных трудовым договором, должностной инструкцией;
   – несвоевременное или некачественное выполнение заданий, приказов (распоряжений) руководства;
   – прогулы;
   – появление на работе в состоянии опьянения.
   Согласно ст. 193 ТК РФ до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении 2 рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт.
   В тексте акта об отказе от дачи объяснений по поводу дисциплинарного проступка, совершенного работником, обязательно указывается, какое именно нарушение дисциплины работник отказался объяснить, и чем он свой отказ мотивировал.
   В случае применения к работнику дисциплинарного взыскания работодателем издается соответствующий приказ (распоряжение), который должен быть объявлен работнику под роспись в течение 3 рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе. Если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом (распоряжением) под роспись, то также составляется соответствующий акт (ст. 193 ТК РФ).

   Пример

   Оформление акта о нарушении трудовой дисциплины.

 

 
   Акт вступает в силу после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Если какой-либо член комиссии не согласен с содержанием акта, то он обязан подписать его с оговоркой о своем несогласии, а свое мнение оформить на отдельном листе в виде приложения к акту. В законодательно установленных случаях акты проходят процедуру утверждения руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта.

2.12. Организация текущего хранения кадровых документов

   Под текущим хранением понимается хранение и использование документов с момента их создания и до передачи дела, в котором они сгруппированы, в архив.
   Текущее хранение документов означает их хранение в подлинниках. Поэтому в кадровых службах организаций все приказы хранятся в подлинниках. Копии приказов по личному составу дополнительно помещаются для хранения в личные дела работников.
   Рассмотрим порядок организации текущего хранения личных дел:
   личные дела в бумажном виде хранятся в папках, которые нумеруют по страницам и прошивают;
   обложки личных дел также нумеруют, им присваивают порядковый номер дела, соответствующий общему количеству дел;
   текущему хранению в отделе кадров организации подлежат личные дела только на работающих сотрудников. После увольнения сотрудника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на архивное хранение;
   личные дела уволенных сотрудников хранятся в архиве в алфавитном порядке.
   Текущее хранение кадровых документов, картотек, книг учета и другие осуществляется, как правило, в помещениях кадровых служб организаций, которые должны быть оборудованы специальными шкафами или сейфами, запирающимися и опечатывающимися. Копии номенклатуры дел, размещенные на шкафах, а на корешках обложек дел указанные номера дел в соответствии с номенклатурой облегчат поиск документов.
   В сейфе руководителя отдела кадров должны храниться трудовые книжки работников, печати, штампы, бланки документов, ключи от шкафов (сейфов) для хранения документов.
   Работникам кадровой службы не рекомендуется при любой продолжительности выхода из помещения оставлять какие-либо документы или служебные записи на рабочем столе, а также работающий компьютер. В конце рабочего дня работники кадровой службы должны поместить все массивы документов, находящихся в процессе их исполнения, в металлический шкаф, закрыть его и опечатать. Ключи от шкафов сдаются руководителю отдела кадров под роспись в соответствующем журнале.
   Черновики и редакции документов, испорченные бланки в конце рабочего дня уничтожаются, для этого может применяться специальная бумагорезальная машина. Компьютеры в конце рабочего дня блокируются и отключаются от сети.
   Технология хранения и учета кадровой документации предполагает обязательную роспись работников, подтверждающую получение на руки копий и выписок из них.
   Для своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения их использования и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в организациях создается архив.
   Передача дел в архив осуществляется по графику, утвержденному руководителем организации или работодателем. Документы должны приниматься на хранение преимущественно в виде подлинников, только при их отсутствии принимаются заверенные копии.
   В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., организация должна обеспечить архив специально оборудованным помещением и кадрами.
   Документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов. Для этого в помещении архива устанавливают металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи и т. п.
   Изъятие документов из дела с постоянным сроком хранения допускается в исключительных случаях и производится на основании распорядительного документа руководителя организации с обязательным составлением в деле заверенной копии документа и акта об изъятии подлинника.
   В целях обеспечения сохранности документов по личному составу увольняемых работников в результате реорганизации или ликвидации юридических лиц, а также социальной защищенности граждан, учредителям вновь образующихся коммерческих и некоммерческих организаций можно рекомендовать включать в свои учредительные документы правила учета и сохранности документов по личному составу, а также своевременной передаче их на государственное хранение при реорганизации или ликвидации юридического лица.
   Порядок и сроки хранения трудовых книжек регулируются постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках».
   Ответственность за организацию работы по хранению кадровых документов, первичных учетных документов несет работодатель. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.
   Приведем выписку из Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием срока хранения, утвержденного приказом Росархива от 6 октября 2000 г., касающуюся некоторых кадровых документов:

 

 

 
   Сроки хранения документов, приведенные в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 г. (графа № 3), распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают.
   Все документы по личному составу должны обязательно сдаваться в архив организации.

2.13. Картотека актов (к выделению на уничтожение документов, о приемке-передаче дел и др.)

   По истечении установленных законодательством сроков кадровые документы могут быть уничтожены либо переданы на постоянное хранение в архив организации.
   Для организации и проведения экспертизы ценности документов, образовавшихся в деятельности организации, создается экспертная комиссия, состав которой утверждается руководителем организации.
   Документы, отобранные экспертной комиссией на постоянное, длительное, временное хранение, описываются.
   Уничтожение документов также осуществляет экспертная комиссия. При этом составляется акт о выделении документов к уничтожению. К акту прилагается опись дел с временными сроками хранения за определенный период времени. Описи дел и акты должны рассматриваться экспертной комиссией в едином комплексе и утверждаться руководителем организации.
   Дела, включенные в утвержденный акт о выделении документов для уничтожения, отделяются от остальных дел и хранятся в специально отведенном месте. Отобранные для уничтожения и включенные в акты документы передаются на уничтожение.
   Предусмотрен следующий порядок уничтожения документов организации. Папки с документами (дела), подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Перед сдачей папки с документами для удобства упаковываются, а в необходимых случаях – опечатываются.
   Передача дел оформляется актом приема-передачи дел, в котором должны быть указаны все существенные моменты, характеризующие состояние передаваемых дел на дату передачи.
   Акт может быть составлен в произвольной форме, поскольку нормативными документами прием-передача дел не регулируется.
   К акту следует приложить подробные описи переданных дел согласно их номенклатуре, разработанной в организации.
   Акт подписывается всеми сторонами, принимавшими участие в процедуре приема-передачи дел, и утверждается руководителем организации.
   Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов в организации. Использование документов, которые подлежат уничтожению, для хозяйственных нужд запрещено.
   Экспертная комиссия должна зафиксировать факт уничтожения всех бумаг (передачи на переработку) и составить еще один акт об уничтожении документов.
   Акт о выделении документов к уничтожению вместе с описями дел, акт об уничтожении документов хранятся в архиве организации в формируемом деле.
   Приведем примерную форму акта о выделении к уничтожению документов и дел.