Илья Мельников
Тайны лучших секретарей-референтов: мини-курс делопроизводства для отличной работы
Делопроизводство
Понятие и слово «делопроизводство» возникли в центральных учреждениях Московского государства – приказах – несколько столетий назад (XV–XVI вв.). Тогда под делопроизводством понимали письменное оформление, рассмотрение и решение вопросов («дел») в приказе. Каждое дело начиналось подачей в приказ челобитной (в XVIII–XIX и начале XX в. – прошение). К ней присоединялись различные справки, следственные документы, решение приказа и другие материалы. Все составляли «дело» по данному «производству», иначе – его «делопроизводство».
Совокупность дел также называли делопроизводством.
Сегодня делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки.
Термин «делопроизводство» характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и по организации в них документов. Документированием называется процесс подготовки и создания документов. Понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности. Таким образом, понятия «управление», «информация», «делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны.
Виды документов
В зависимости от целевого назначения документы могут выполнять различную роль. При этом необходимо учитывать социальную значимость документной информации. Можно выделить следующие функции, которые выполняют документы:
– Коммуникативная функция документов – обеспечивает внешние связи учреждений.
– Информационная функция документов – дает возможность анализировать управленческую деятельность.
– Научно – историческая функция документов – направлена на исследование истории деятельности учреждений; их взаимосвязи, места и значения в общественном развитии.
По отражаемым видам деятельности все документы делятся на две большие группы:
1). Документы по общим и административным вопросам, т. е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия.
2). Документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.
В более узком смысле классификацию служебных документов можно представить в следующем виде:
1. Директивные и распорядительные документы: законы, решения, приказы, постановления;
2. Административно – организационные документы: планы, уставы, правила, акты, отчеты, протоколы, служебные письма;
3. Документы по личному составу: заявление, автобиография;
4. Финансовая документация;
5. Отчетная документация.
Существует и другая система классификации документов. Ее можно представить в следующем виде:
А) по наименованиям – оформление всех этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными:
– служебные письма,
– приказы,
– протоколы,
– акты,
– докладные записки,
– договоры и т. д.
Б) по месту составления:
– внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия),
– внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц).
В) по содержанию:
– простые (посвященные одному вопросу),
Г) по форме:
– индивидуальные – содержание каждого документа имеет свои особенности (например, объяснительное письмо),
– трафаретные – часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении,
– типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;
Д) по срокам исполнения:
– срочные, требующие исполнения в определенный срок,
– несрочные, для которых срок исполнения не установлен;
Е) по происхождению:
– служебные, которые касаются интересов предприятия, организации,
– личные, которые затрагивают конкретное лицо и являются именными;
Ж) по виду оформления:
– подлинники,
– копии,
– выписки,
– дубликаты;
З) по средствам фиксации:
– письменные,
– графические,
– фотокинодокументы и т. д.
Подлинник – экземпляр документа, составленный впервые, подписанный и оформленный по всем правилам. При потере или утрате подлинника документа организация имеет право выдавать владельцу документа соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), который имеет такую же юридическую силу, как и подлинник.
Подлинником может быть только один документ, однако с него могут сниматься копии – повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельственное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать.
Нередко для работы достаточно выписки из того или иного его раздела документа. Для этого совсем необязательно делать копию. При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью.
Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых в суде. Секретарь-референт является основным участником делопроизводственного процесса. В обязанности секретаря-референта входит ведение делопроизводства аппарата управления или крупного структурного подразделения в целом.
Работу с документацией можно поделить на несколько этапов:
1. первичная обработка поступивших документов
2. предварительное рассмотрение документов
3. регистрация
4. рассмотрение документов руководством
5. направление на исполнение
6. контроль исполнения
7. подшивка документов в деле
8. формирование дел
9. передача дел в архив
Первичная обработка документов
Работа с документами начинается с проверки правильности доставки писем. Вся корреспонденция вскрывается, исключение составляют только личные письма, на которых есть пометка «лично». После этого секретарь проверяет правильность адресования вложенного в конверт документа, количество листов документа, наличия приложений к ним. При некомплектности или повреждении документа на последнем листе после подписи и сведений об исполнителе проставляется соответствующая отметка, при отсутствии места она переносится на оборот последнего листа документа. Если хотя бы один из документов или отдельная его часть отсутствует, об этом сообщается отправителю письма и делается отметка на самом документе, а также в журнале регистрации входящих документов в графе «Примечание».
Конверты не уничтожаются в случаях, когда:
– только по конверту можно определить адрес отправителя;
– почтовый штемпель необходим для доказательства времени отправки и получения документа;
– на конверте имеются пометки «конфиденциально», «срочно».
– документ носит личный характер, а надписи «лично», «конфиденциально» на конверте нет;
– корреспонденция доплатная.
В остальных случаях конверты уничтожаются.
Входящую корреспонденцию чаще всего принимает секретарь-референт, однако в некоторых организациях для этой цели созданы специальные экспедиции или же выделен работник канцелярии. Документы регистрируют, для чего автоматическим нумератором проставляется реквизит «отметка о поступлении», содержащий наименование фирмы-получателя, дату поступления, входящий номер документа. В настоящее время документы могут быть получены не только по почте, но и приняты по телетайпу, факсу, электронной почте, доставлены курьером или посетителем. Делопроизводственная служба обязана обеспечить учет и контроль за движением таких документов.
Предварительное рассмотрение документов
На полученном документе проставляется отметка о поступлении, фиксирующая факт и дату поступления документа в организацию.
Документы с грифом «лично» или адресованные общественным организациям не вскрываются, а передаются по назначению.
Документы делятся на:
– требующие обязательного рассмотрения руководством;
– направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.
Документы, адресованные структурным подразделениям или должностным лицам, передаются на регистрацию.
Документы, адресованные на имя руководства организации или без указания конкретного должностного лица и структурного подразделения, поступают на предварительное рассмотрение секретарю-референту или в канцелярию. Руководителю должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов. Это документы, полученные из правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации и требующие решения руководства. Такие документы составляют примерно 20 % всей документации. Эти документы складываются в специальную папку для последующего доклада руководителю. Остальные документы после предварительного рассмотрения направляются исполнителям. Опытный секретарь никогда не положит на стол руководителю всю корреспонденцию, предварительно не проработав ее. Рекомендуется для облегчения ознакомления руководителя с корреспонденцией выделять основную мысль путем подчеркивания фломастером или маркером. Кроме того, секретарь должен подобрать документы, относящиеся к вопросам, содержащимся в корреспонденции, чтобы руководитель мог глубже изучить вопрос и принять правильное решение.
Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного в организации распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения или должностным лицам. Предложения, заявления и жалобы граждан передаются в подразделения по рассмотрению писем граждан.
Передача документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения или в первый рабочий день при их поступлении в нерабочее время. В первоочередном порядке передаются телеграммы и другие срочные документы.
Документы, которые исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Необходимость размножения документов и количество копий определяются лицом, организующим исполнение. Если исполнение документа поручается нескольким подразделениям или должностным лицам, то оригинал передается ответственному исполнителю (названному в резолюции первым).
Если существует необходимость срочного исполнения поступившего документа, то допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством организаций.
Регистрация
Регистрация документа представляет собой присвоение ему индекса (номера) и проставление его на документе, после чего в журнале, на карточке или в компьютере отмечаются краткие данные о документе. Регистрация обеспечивает сохранность документов, оперативный поиск, учет и контроль.
Регистрация документов и заполнение регистрационно-контрольных карточек по ним проводятся в день их поступления.
Сегодня используются три системы регистрации документов:
централизованная – при которой регистрацией всех документов организации производится в одном месте, например, в канцелярии, или одним работником, например, секретарем-референтом;
децентрализованная – при которой регистрация документов осуществляется в структурных подразделениях секретарями подразделений;
смешанная – при которой одна часть документов регистрируется централизованно, другая часть – в структурных подразделениях.
Основным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ регистрируется только один раз. Поступающие документы регистрируются в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое оно повторно не регистрируется. Большое значение для правильной организации работы по регистрации документов имеет определение категории документов, не подлежащих регистрации. Практически каждое учреждение само определяет круг таких документов. Перечень документов, не подлежащих регистрации, утверждается руководителем учреждения.
Как правило, к числу документов, не требующих регистрации, относятся рекламные извещения и проспекты, различного рода документы, присылаемые для сведения, поздравительные телеграммы, пригласительные билеты и письма, письма с пометкой «лично», периодические издания (газеты, журналы, брошюры) и др.
В перечень включаются не только эти виды документов, но и документы, регистрируемые только в отраслевых и функциональных службах организации.
Так, формы периодической бухгалтерской отчетности, акты ревизий и др. могут регистрироваться в бухгалтерии; формы статистической отчетности по кадрам, – в отделе кадров; арбитражные дела – в реестрах арбитражных дел. Таким образом, в перечень включаются документы, которые нуждаются либо только в учете, либо в контроле за фактом поступления и не являются, объектом для наведения справок службой делопроизводства. Отработанный и апробированный перечень можно включить в качестве приложения в инструкцию по делопроизводству.
Независимо от того, подлежит или не подлежит документ регистрации службой, делопроизводства, на каждом документе, поступившем в организацию, ставится штамп с датой поступления.
При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например:
входящие документы;
исходящие документы;
внутренние документы;
коммерческие контракты;
документы, имеющие гриф «КТ» («Конфиденциально»)
Совокупность дел также называли делопроизводством.
Сегодня делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки.
Термин «делопроизводство» характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и по организации в них документов. Документированием называется процесс подготовки и создания документов. Понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности. Таким образом, понятия «управление», «информация», «делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны.
Виды документов
В зависимости от целевого назначения документы могут выполнять различную роль. При этом необходимо учитывать социальную значимость документной информации. Можно выделить следующие функции, которые выполняют документы:
– Коммуникативная функция документов – обеспечивает внешние связи учреждений.
– Информационная функция документов – дает возможность анализировать управленческую деятельность.
– Научно – историческая функция документов – направлена на исследование истории деятельности учреждений; их взаимосвязи, места и значения в общественном развитии.
По отражаемым видам деятельности все документы делятся на две большие группы:
1). Документы по общим и административным вопросам, т. е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия.
2). Документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.
В более узком смысле классификацию служебных документов можно представить в следующем виде:
1. Директивные и распорядительные документы: законы, решения, приказы, постановления;
2. Административно – организационные документы: планы, уставы, правила, акты, отчеты, протоколы, служебные письма;
3. Документы по личному составу: заявление, автобиография;
4. Финансовая документация;
5. Отчетная документация.
Существует и другая система классификации документов. Ее можно представить в следующем виде:
А) по наименованиям – оформление всех этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными:
– служебные письма,
– приказы,
– протоколы,
– акты,
– докладные записки,
– договоры и т. д.
Б) по месту составления:
– внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия),
– внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц).
В) по содержанию:
– простые (посвященные одному вопросу),
Г) по форме:
– индивидуальные – содержание каждого документа имеет свои особенности (например, объяснительное письмо),
– трафаретные – часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении,
– типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;
Д) по срокам исполнения:
– срочные, требующие исполнения в определенный срок,
– несрочные, для которых срок исполнения не установлен;
Е) по происхождению:
– служебные, которые касаются интересов предприятия, организации,
– личные, которые затрагивают конкретное лицо и являются именными;
Ж) по виду оформления:
– подлинники,
– копии,
– выписки,
– дубликаты;
З) по средствам фиксации:
– письменные,
– графические,
– фотокинодокументы и т. д.
Подлинник – экземпляр документа, составленный впервые, подписанный и оформленный по всем правилам. При потере или утрате подлинника документа организация имеет право выдавать владельцу документа соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), который имеет такую же юридическую силу, как и подлинник.
Подлинником может быть только один документ, однако с него могут сниматься копии – повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельственное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать.
Нередко для работы достаточно выписки из того или иного его раздела документа. Для этого совсем необязательно делать копию. При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью.
Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых в суде. Секретарь-референт является основным участником делопроизводственного процесса. В обязанности секретаря-референта входит ведение делопроизводства аппарата управления или крупного структурного подразделения в целом.
Работу с документацией можно поделить на несколько этапов:
1. первичная обработка поступивших документов
2. предварительное рассмотрение документов
3. регистрация
4. рассмотрение документов руководством
5. направление на исполнение
6. контроль исполнения
7. подшивка документов в деле
8. формирование дел
9. передача дел в архив
Первичная обработка документов
Работа с документами начинается с проверки правильности доставки писем. Вся корреспонденция вскрывается, исключение составляют только личные письма, на которых есть пометка «лично». После этого секретарь проверяет правильность адресования вложенного в конверт документа, количество листов документа, наличия приложений к ним. При некомплектности или повреждении документа на последнем листе после подписи и сведений об исполнителе проставляется соответствующая отметка, при отсутствии места она переносится на оборот последнего листа документа. Если хотя бы один из документов или отдельная его часть отсутствует, об этом сообщается отправителю письма и делается отметка на самом документе, а также в журнале регистрации входящих документов в графе «Примечание».
Конверты не уничтожаются в случаях, когда:
– только по конверту можно определить адрес отправителя;
– почтовый штемпель необходим для доказательства времени отправки и получения документа;
– на конверте имеются пометки «конфиденциально», «срочно».
– документ носит личный характер, а надписи «лично», «конфиденциально» на конверте нет;
– корреспонденция доплатная.
В остальных случаях конверты уничтожаются.
Входящую корреспонденцию чаще всего принимает секретарь-референт, однако в некоторых организациях для этой цели созданы специальные экспедиции или же выделен работник канцелярии. Документы регистрируют, для чего автоматическим нумератором проставляется реквизит «отметка о поступлении», содержащий наименование фирмы-получателя, дату поступления, входящий номер документа. В настоящее время документы могут быть получены не только по почте, но и приняты по телетайпу, факсу, электронной почте, доставлены курьером или посетителем. Делопроизводственная служба обязана обеспечить учет и контроль за движением таких документов.
Предварительное рассмотрение документов
На полученном документе проставляется отметка о поступлении, фиксирующая факт и дату поступления документа в организацию.
Документы с грифом «лично» или адресованные общественным организациям не вскрываются, а передаются по назначению.
Документы делятся на:
– требующие обязательного рассмотрения руководством;
– направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.
Документы, адресованные структурным подразделениям или должностным лицам, передаются на регистрацию.
Документы, адресованные на имя руководства организации или без указания конкретного должностного лица и структурного подразделения, поступают на предварительное рассмотрение секретарю-референту или в канцелярию. Руководителю должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов. Это документы, полученные из правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации и требующие решения руководства. Такие документы составляют примерно 20 % всей документации. Эти документы складываются в специальную папку для последующего доклада руководителю. Остальные документы после предварительного рассмотрения направляются исполнителям. Опытный секретарь никогда не положит на стол руководителю всю корреспонденцию, предварительно не проработав ее. Рекомендуется для облегчения ознакомления руководителя с корреспонденцией выделять основную мысль путем подчеркивания фломастером или маркером. Кроме того, секретарь должен подобрать документы, относящиеся к вопросам, содержащимся в корреспонденции, чтобы руководитель мог глубже изучить вопрос и принять правильное решение.
Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного в организации распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения или должностным лицам. Предложения, заявления и жалобы граждан передаются в подразделения по рассмотрению писем граждан.
Передача документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения или в первый рабочий день при их поступлении в нерабочее время. В первоочередном порядке передаются телеграммы и другие срочные документы.
Документы, которые исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Необходимость размножения документов и количество копий определяются лицом, организующим исполнение. Если исполнение документа поручается нескольким подразделениям или должностным лицам, то оригинал передается ответственному исполнителю (названному в резолюции первым).
Если существует необходимость срочного исполнения поступившего документа, то допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством организаций.
Регистрация
Регистрация документа представляет собой присвоение ему индекса (номера) и проставление его на документе, после чего в журнале, на карточке или в компьютере отмечаются краткие данные о документе. Регистрация обеспечивает сохранность документов, оперативный поиск, учет и контроль.
Регистрация документов и заполнение регистрационно-контрольных карточек по ним проводятся в день их поступления.
Сегодня используются три системы регистрации документов:
централизованная – при которой регистрацией всех документов организации производится в одном месте, например, в канцелярии, или одним работником, например, секретарем-референтом;
децентрализованная – при которой регистрация документов осуществляется в структурных подразделениях секретарями подразделений;
смешанная – при которой одна часть документов регистрируется централизованно, другая часть – в структурных подразделениях.
Основным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ регистрируется только один раз. Поступающие документы регистрируются в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое оно повторно не регистрируется. Большое значение для правильной организации работы по регистрации документов имеет определение категории документов, не подлежащих регистрации. Практически каждое учреждение само определяет круг таких документов. Перечень документов, не подлежащих регистрации, утверждается руководителем учреждения.
Как правило, к числу документов, не требующих регистрации, относятся рекламные извещения и проспекты, различного рода документы, присылаемые для сведения, поздравительные телеграммы, пригласительные билеты и письма, письма с пометкой «лично», периодические издания (газеты, журналы, брошюры) и др.
В перечень включаются не только эти виды документов, но и документы, регистрируемые только в отраслевых и функциональных службах организации.
Так, формы периодической бухгалтерской отчетности, акты ревизий и др. могут регистрироваться в бухгалтерии; формы статистической отчетности по кадрам, – в отделе кадров; арбитражные дела – в реестрах арбитражных дел. Таким образом, в перечень включаются документы, которые нуждаются либо только в учете, либо в контроле за фактом поступления и не являются, объектом для наведения справок службой делопроизводства. Отработанный и апробированный перечень можно включить в качестве приложения в инструкцию по делопроизводству.
Независимо от того, подлежит или не подлежит документ регистрации службой, делопроизводства, на каждом документе, поступившем в организацию, ставится штамп с датой поступления.
При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например:
входящие документы;
исходящие документы;
внутренние документы;
коммерческие контракты;
документы, имеющие гриф «КТ» («Конфиденциально»)
Конец бесплатного ознакомительного фрагмента