Страница:
В рассмотренном примере ООО «Вымпел» вполне может избрать способом приобретения горюче-смазочных материалов приобретение их за наличный расчет.
Если, например, иметь дело с автотранспортным предприятием, располагающим значительным парком автомобилей, то, в данном случае, можно организовать приобретение горюче-смазочных материалов посредством талонов, а, что более целесообразно, посредством топливных карт. В самом деле, если, например, рассматриваемое нами автотранспортное предприятие располагает 100 автомобилями, то организация учета приобретения горюче-смазочных материалов за наличный расчет будет достаточно громоздкой (выдача наличных денежных средств водителям, а их количество достаточно велико, составление и обработка авансовых отчетов водителей и т. д.).
Помимо названных в приведенных выше примерах способов приобретения горюче-смазочных материалов, имеются и иные способы либо варианты способов их приобретения, которые будут рассмотрены ниже.
2.1. Приобретение горюче-смазочных материалов за наличный расчет
Если, например, иметь дело с автотранспортным предприятием, располагающим значительным парком автомобилей, то, в данном случае, можно организовать приобретение горюче-смазочных материалов посредством талонов, а, что более целесообразно, посредством топливных карт. В самом деле, если, например, рассматриваемое нами автотранспортное предприятие располагает 100 автомобилями, то организация учета приобретения горюче-смазочных материалов за наличный расчет будет достаточно громоздкой (выдача наличных денежных средств водителям, а их количество достаточно велико, составление и обработка авансовых отчетов водителей и т. д.).
Помимо названных в приведенных выше примерах способов приобретения горюче-смазочных материалов, имеются и иные способы либо варианты способов их приобретения, которые будут рассмотрены ниже.
2.1. Приобретение горюче-смазочных материалов за наличный расчет
Начнем рассмотрение приобретения горюче-смазочных материалов за наличный расчет с пояснения, что с точки зрения законодательства следует понимать под такими расчетами.
Под наличными денежными расчетами следует понимать произведенные с использованием средств наличного платежа расчеты за приобретенные товары, выполненные работы, оказанные услуги. Как видно из определения, речь идет о предпринимательской деятельности, и в данное понятие не входят расчеты между гражданами не связанные с извлечением прибыли.
Данное утверждение находит свое отражение и в ст. 861 Гражданского кодекса РФ далее – ГК РФ), где определен порядок наличных и безналичных расчетов:
• расчеты с участием граждан, не связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, могут производиться наличными деньгами (без ограничения суммы или в безналичном порядке);
• расчеты между юридическими лицами, а также расчеты с участием граждан, связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, могут производиться наличными деньгами; названные выше наличные расчеты осуществляются в рамках суммы, установленной законодательством.
Следует отметить, что на всей территории Российской Федерации рубль является законным платежным средством, обязательным к приему по нарицательной стоимости (ст. 140 ГК РФ), расчеты в иностранной валюте на территории Российской Федерации допускаются в случаях предусмотренных Федеральным законом от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле».
При приобретении горюче-смазочных материалов за наличный расчет необходимо помнить о лимите расчетов наличными деньгами. В настоящее время лимит расчетов наличными деньгами установлен указанием ЦБР от 20 июня 2007 г. № 1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя» (далее – указание ЦБР «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя»). Согласно названному нормативному акту установлен максимальный предел расчетов наличными деньгами между юридическими лицами (равно и для расчетов с участием граждан, связанных с осуществлением ими предпринимательской деятельности). Соответственно, если сумма одного договора выше установленного предела, расчеты должны осуществляться безналичным способом.
Указанным выше документом предусмотрено буквально следующее:
• расчеты наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами, а также между юридическим лицом и гражданином, осуществляющим предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, между индивидуальными предпринимателями, связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, в рамках одного договора, заключенного между указанными лицами, могут производиться в размере, не превышающем 100 тысяч рублей;
• юридические лица и индивидуальные предприниматели могут расходовать наличные деньги, поступившие в их кассы за проданные ими товары, выполненные ими работы и оказанные ими услуги, а также страховые премии на заработную плату, иные выплаты работникам (в том числе социального характера), стипендии, командировочные расходы, на оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг, выплату за оплаченные ранее за наличный расчет и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги, выплату страховых возмещений (страховых сумм) по договорам страхования физических лиц;
• наличные деньги, принятые юридическими лицами, не являющимися кредитными организациями, и индивидуальными предпринимателями от физических лиц в качестве платежей в пользу иных лиц в случаях, соответствующих законодательству Российской Федерации, не могут расходоваться на цели, указанные в предыдущем абзаце, и подлежат сдаче в полном размере в кассы кредитных организаций (их структурных подразделений).
Итак, согласно указанию ЦБР «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя» размер расчетов наличными по одной сделке не может превышать 100 000 рублей. Этот лимит распространяется на наличные расчеты между:
• организациями;
• организацией и индивидуальным предпринимателем;
• индивидуальными предпринимателями.
Из нормативного акта, устанавливающего лимит расчетов наличными деньгами прямо следует, что указанный лимит применим исключительно для расчетов по одному договору. На практике это означает, что неправомерной будет оплата наличными денежными средствами договора, цена которого превышает 100 000 рублей, даже в том случае, если платежи наличными по этому договору осуществляются частями.
При расчетах по приведенному в примере договору наличными деньгами можно было оплатить только часть причитающихся денежных средств в пределах 100 000 рублей. Оставшийся платеж следует осуществить перечислением денежных средств в безналичном порядке на расчетный счет ООО «Салют», либо каким-либо иным способом, предусмотренным для безналичных расчетов (например, использовав при расчете ценные бумаги).
Рассмотрим другой пример.
Совершенно аналогичный подход к вопросу правомерности расчетов наличными денежными средствами будет и в том случае, если указанные расчеты будут производиться с различными поставщиками (в общем случае – контрагентами по договору) по различным договорам.
Нередко одним из способов «обойти» установленный лимит расчетов наличными деньгами предприятия избирают осуществление наличных расчетов через подотчетных лиц.
Во-первых, Федорову И.И. была выдана сумма наличных денег в размере 150 000 рублей. На данном этапе не было допущено никакого нарушения, так как лимит на выдачу подотчетных сумм отсутствует.
Во-вторых, Федоров И.И. произвел оплату наличными деньгами в адрес ООО «Вымпел» в указанной выше сумме по одному договору.
В данном случае имеет место нарушение лимита расчетов наличными денежными средствами, так как была уплачена сумма, превышающая лимит расчетов по одному договору. При этом не имеет никакого значения, что оплата была произведена через подотчетное лицо, а не непосредственно из кассы предприятия.
Подотчетное лицо (в примере – Федоров И.И.) обязано соблюдать установленный лимит расчетов наличными деньгами (письмо ЦБ РФ от 4 декабря 2007 г. № 190-Т «О разъяснениях по вопросам применения Указания Банка России от 20 июня 2007 г. № 1843-У».
Кроме того, в письме ЦБ РФ «О разъяснениях по вопросам применения Указания Банка России от 20 июня 2007 г. № 1843-У» уточнено, что лимит расчетов наличными деньгами не применяется в следующих случаях:
• наличные деньги выданы работникам организации (расчеты связаны с выплатой заработной платы и иными выплатами, в том числе социального характера);
• за оказанные услуги рассчитывается подотчетное лицо от своего имени (например, командированный работник оплачивает проезд, проживание).
В заключение отметим, что лимит расчетов наличными деньгами не распространяется на расчеты организаций и предпринимателей с физическими лицами, не являющимися индивидуальными предпринимателями.
Порядок выдачи денежных средств из кассы предприятия под отчет, а также возврат неизрасходованных подотчетных сумм регламентируется «Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации», утвержденным решением Совета Директоров Центрального Банка России 22 сентября 1993 г. № 40.
Согласно упомянутому нормативному акту, наличные денежные средства могут выдаваться из кассы предприятия под отчет:
• на хозяйственно-операционные расходы;
• на расходы экспедиций, геолого-разведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий;
• на расходы, связанные со служебными командировками.
Во всех названных случаях подотчетные суммы могут расходоваться (полностью или частично) на приобретение горюче-смазочных материалов.
Обратимся, в первую очередь, ко вполне распространенной процедуре приобретения предприятием горюче-смазочных материалов за наличный расчет, когда такие расходы относятся хозяйственно-оперативным. Схема таких операций проста.
Водитель автомобиля получает в кассе предприятия под отчет денежные средства, рассчитывается ими на АЗС за горюче-смазочные материалы (чаще всего – за бензин), затем сдает в бухгалтерию предприятия авансовый отчет с приложенными к нему документами (чеками), подтверждающими произведенные им расходы.
Рассмотрим процедуру приобретения горюче-смазочных материалов по приведенной выше схеме подробно.
Согласно п. 19 названного выше нормативного акта, в расходном кассовом ордере должно быть указано основание для его составления и перечислены прилагаемые документы.
В случае приобретения горюче-смазочных материалов за наличный расчет, основанием для выдачи денежной суммы под отчет должен служить соответствующий приказ руководителя предприятия. В приказе обязательно должны быть названы некоторые принципиальные моменты. В частности, названа фамилия (фамилии) сотрудников предприятия (водителей), в чьи обязанности вменяется приобретение горюче-смазочных материалов за наличный расчет, периодичность выплаты подотчетных сумм. Размер подотчетной суммы может быть не указан в приказе, так как возможно изменение цен, однако, должна быть определена потребность в горюче-смазочных материалах. Периодичность выдачи подотчетных сумм напрямую зависит от конкретных условий эксплуатации автомобильного транспорта в каждой конкретной организации.
Размер необходимой суммы, выдаваемой под отчет для приобретения горюче-смазочных материалов, определяется исходя из следующих параметров:
• величины среднего пробега автомобиля (за неделю, 10 дней, месяц – в зависимости от характера и интенсивности эксплуатации автомобиля);
• утвержденных на предприятии норм расхода топлива;
• цен на горюче-смазочные материалы.
В тех случаях, когда автомобиль предполагается использовать для осуществления междугороднего рейса, во внимание принимаются условия конкретного производственного задания (пробег, иные условия, в том числе и непредвиденные обстоятельства).
Первичная учетная документация составляется на основании постановления Государственного Комитета Российской Федерации по статистике от 18 августа 1998 г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».
Расходный кассовый ордер (форма № КО-2) применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации как в условиях традиционных методов обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Выписывается расходный кассовый ордер в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3).
В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах имеется разрешительная надпись руководителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах необязательна.
В расходном кассовом ордере по строке «Основание» указывается содержание хозяйственной операции, а по строке «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления.
По удостоверению № 256, выданному 02 февраля 2010 года ООО «Вымпел»
Кроме того, получатель денежных средств дает расписку (на бланке расходного кассового ордера) в получении денежных средств. Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей (прописью), копеек (цифрами).
Рассмотрим другой пример, на котором будут наглядно видны возможные особенности выдачи подотчетных сумм на приобретение горюче-смазочных материалов нескольким лицам.
Среди водителей ООО «Салют» в последнем примере не все водители, получающие подотчетные суммы на приобретение горюче-смазочных материалов, могут состоять в списочном составе предприятия. Некоторые из них (как вариант – все водители) могут работать на основании заключенных с ними гражданско-правовых договоров.
В том случае, если сотрудник (сотрудники) не состоят в списочном составе предприятия, выдача им подотчетных сумм осуществляется на основании п. 16 «Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации». Согласно этому пункту выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе предприятия, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров.
В тех случаях, когда расходы на приобретение горюче-смазочных материалов являются составной частью расходов экспедиций, геолого-разведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, выдача подотчетной суммы будет производиться на основании приказа и соответствующего расчета потребности данной экспедиции в разного рода ресурсах и запасах. Отчет о расходовании средств, в том числе и на приобретение горюче-смазочных материалов, будет осуществляться на общих основаниях по окончанию работы экспедиции или в иные разумные сроки (например, один раз в квартал, если работа экспедиции рассчитана на год).
Еще один случай, когда горюче-смазочные материалы могут приобретаться за наличный расчет служебная командировка с использованием автомобиля, принадлежащего предприятию, а также при использовании личного автомобиля в служебных целях.
Вернемся к примеру, в котором водитель Федоров А.А. получил под отчет 5 000 рублей на приобретение горюче-смазочных материалов.
При выдаче из кассы предприятия наличных денежных средств на указанные выше цели на счетах бухгалтерского учета будут сделаны следующие записи:
В Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
С Кредита счета 50 «Касса» – 5 000 рублей.
Отметим, что, согласно п. 15 «Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации», выдача наличных денег под отчет производится из касс предприятий. При временном отсутствии у предприятий кассы разрешается выдавать по согласованию с банком кассирам предприятий или лицам, их заменяющим, чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы банка. Иными словами, при временном отсутствии (по каким-либо причинам) кассы в ООО «Вымпел», водитель Федоров А.А. мог бы получить подотчетную сумму в размере 5000 рублей непосредственно в банке, обслуживающем данное предприятие.
В этом случае бухгалтерская проводка была бы следующей:
В Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
С Кредита счета 51 «Расчетный счет» – 5 000 рублей.
Предположим, что Федоров А.А. не предоставил авансовый отчет в установленные сроки. Это будет означать, что очередную сумму на приобретение горюче-смазочных материалов ему выдавать не вправе. Выдача новой подотчетной суммы лицу, не предоставившему отчет по предыдущей операции является прямым нарушением требований п. 11«Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации».
Вернемся к примеру. Итак, в течение марта 2010 года Федоров А.А. приобретал горюче-смазочные материалы за наличный расчет. Первого апреля 2010 года он предоставил в бухгалтерию авансовый отчет.
Авансовый отчет составляется по форме, утвержденной постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 «Авансовый отчет». Порядок составления и обработки представленного авансового отчета в бухгалтерии следующий:
Под наличными денежными расчетами следует понимать произведенные с использованием средств наличного платежа расчеты за приобретенные товары, выполненные работы, оказанные услуги. Как видно из определения, речь идет о предпринимательской деятельности, и в данное понятие не входят расчеты между гражданами не связанные с извлечением прибыли.
Данное утверждение находит свое отражение и в ст. 861 Гражданского кодекса РФ далее – ГК РФ), где определен порядок наличных и безналичных расчетов:
• расчеты с участием граждан, не связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, могут производиться наличными деньгами (без ограничения суммы или в безналичном порядке);
• расчеты между юридическими лицами, а также расчеты с участием граждан, связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, могут производиться наличными деньгами; названные выше наличные расчеты осуществляются в рамках суммы, установленной законодательством.
Следует отметить, что на всей территории Российской Федерации рубль является законным платежным средством, обязательным к приему по нарицательной стоимости (ст. 140 ГК РФ), расчеты в иностранной валюте на территории Российской Федерации допускаются в случаях предусмотренных Федеральным законом от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле».
При приобретении горюче-смазочных материалов за наличный расчет необходимо помнить о лимите расчетов наличными деньгами. В настоящее время лимит расчетов наличными деньгами установлен указанием ЦБР от 20 июня 2007 г. № 1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя» (далее – указание ЦБР «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя»). Согласно названному нормативному акту установлен максимальный предел расчетов наличными деньгами между юридическими лицами (равно и для расчетов с участием граждан, связанных с осуществлением ими предпринимательской деятельности). Соответственно, если сумма одного договора выше установленного предела, расчеты должны осуществляться безналичным способом.
Указанным выше документом предусмотрено буквально следующее:
• расчеты наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами, а также между юридическим лицом и гражданином, осуществляющим предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, между индивидуальными предпринимателями, связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, в рамках одного договора, заключенного между указанными лицами, могут производиться в размере, не превышающем 100 тысяч рублей;
• юридические лица и индивидуальные предприниматели могут расходовать наличные деньги, поступившие в их кассы за проданные ими товары, выполненные ими работы и оказанные ими услуги, а также страховые премии на заработную плату, иные выплаты работникам (в том числе социального характера), стипендии, командировочные расходы, на оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг, выплату за оплаченные ранее за наличный расчет и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги, выплату страховых возмещений (страховых сумм) по договорам страхования физических лиц;
• наличные деньги, принятые юридическими лицами, не являющимися кредитными организациями, и индивидуальными предпринимателями от физических лиц в качестве платежей в пользу иных лиц в случаях, соответствующих законодательству Российской Федерации, не могут расходоваться на цели, указанные в предыдущем абзаце, и подлежат сдаче в полном размере в кассы кредитных организаций (их структурных подразделений).
Итак, согласно указанию ЦБР «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя» размер расчетов наличными по одной сделке не может превышать 100 000 рублей. Этот лимит распространяется на наличные расчеты между:
• организациями;
• организацией и индивидуальным предпринимателем;
• индивидуальными предпринимателями.
Из нормативного акта, устанавливающего лимит расчетов наличными деньгами прямо следует, что указанный лимит применим исключительно для расчетов по одному договору. На практике это означает, что неправомерной будет оплата наличными денежными средствами договора, цена которого превышает 100 000 рублей, даже в том случае, если платежи наличными по этому договору осуществляются частями.
Например, ООО «Вектор» по договору № 34 от 3 августа 2009 г. с ООО «Салют» закупил горюче-смазочные материалы на сумму 200 000 рублей. Расчет предполагается осуществить наличными деньгами. Оплата была произведена:В данном случае расчет произведен с нарушением п. 1 указания ЦБР «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя», так как платеж наличными деньгами по одному договору (№ 34 от 3 августа 2009 г. с ООО «Салют») ООО «Вектор» выплатил сумму, превышающую установленный лимит. В данном случае не имеет значения, что ежедневные выплаты наличными деньгами составляли 100 000 рублей, то есть по сумме не превышали установленного лимита.
• 4 августа по расходному кассовому ордеру № 45 в сумме 100 000 рублей;
• 5 августа по расходному кассовому ордеру № 51 в сумме 100 000 рублей.
При расчетах по приведенному в примере договору наличными деньгами можно было оплатить только часть причитающихся денежных средств в пределах 100 000 рублей. Оставшийся платеж следует осуществить перечислением денежных средств в безналичном порядке на расчетный счет ООО «Салют», либо каким-либо иным способом, предусмотренным для безналичных расчетов (например, использовав при расчете ценные бумаги).
Рассмотрим другой пример.
ООО «Вектор» по договорам с ООО «Салют» получил горюче-смазочные материалы на сумму 200 000 рублей, в том числе:В данном случае расчет наличными деньгами произведен без нарушения п. 1 указания ЦБР «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя», так платеж наличными деньгами по каждому из договоров был осуществлен в пределах установлено лимита. Тот факт, что расчет наличными деньгами производился в один день (общая сумма платежей составила 200 000 рублей) и с одним и тем же поставщиком не нарушает установленных правил в части лимита расчетов наличными денежными средствами.
• по договору от 3 августа 2009 г. № 34 на сумму 100 000 рублей;
• по договору от 4 августа 2009 г. № 35 на сумму 100 000 рублей.
Расчет предполагается осуществить наличными деньгами. Оплата была произведена:
• 5 августа по договору от 3 августа 2009 г. № 34 по расходному кассовому ордеру № 45 в сумме 100 000 рублей;
• 5 августа по договору от 4 августа 2009 г. № 35 по расходному кассовому ордеру № 46 в сумме 100 000 рублей.
Совершенно аналогичный подход к вопросу правомерности расчетов наличными денежными средствами будет и в том случае, если указанные расчеты будут производиться с различными поставщиками (в общем случае – контрагентами по договору) по различным договорам.
К примеру, ООО «Вектор» выплатил из кассы предприятия за поставку горюче-смазочных материалов:Такие выплаты совершенно правомерны, хотя их общие размер за один день составил 275 тысяч рублей, однако указанные выплаты были произведены во исполнение обязательств по различным договорам.
• 5 августа ООО «Салют» по договору от 3 августа 2009 г. № 34 по расходному кассовому ордеру № 45 в сумме рублей;
• 5 августа ООО «Факел» по договору от 3 августа 2009 г. № 37 по расходному кассовому ордеру № 48 в сумме 75 000 рублей;
• 5 августа ООО «Вымпел» по договору от 3 августа 2009 г. № 39 по расходному кассовому ордеру № 50 в сумме 100 000 рублей.
Нередко одним из способов «обойти» установленный лимит расчетов наличными деньгами предприятия избирают осуществление наличных расчетов через подотчетных лиц.
Например, для того, чтобы оплатить наличными денежными средствами за горюче-смазочные материалы ООО «Вымпел» в сумме 150000 рублей по договору от 3 августа 2009 г. № 40, ООО «Вектор» решило поступить следующим образом.Рассмотрим подробно, какие нарушения были допущены и что было осуществлено без нарушения действующего законодательства и иных нормативных актов.
Сотруднику ООО «Вектор» Федорову И.И. была выдана под отчет необходимая сумма (150 000 рублей) и доверенность на получение горюче-смазочных материалов.
Федоров И.И. произвел оплату наличными в сумме 150 000 рублей, получив горюче-смазочных материалы.
Во-первых, Федорову И.И. была выдана сумма наличных денег в размере 150 000 рублей. На данном этапе не было допущено никакого нарушения, так как лимит на выдачу подотчетных сумм отсутствует.
Во-вторых, Федоров И.И. произвел оплату наличными деньгами в адрес ООО «Вымпел» в указанной выше сумме по одному договору.
В данном случае имеет место нарушение лимита расчетов наличными денежными средствами, так как была уплачена сумма, превышающая лимит расчетов по одному договору. При этом не имеет никакого значения, что оплата была произведена через подотчетное лицо, а не непосредственно из кассы предприятия.
Подотчетное лицо (в примере – Федоров И.И.) обязано соблюдать установленный лимит расчетов наличными деньгами (письмо ЦБ РФ от 4 декабря 2007 г. № 190-Т «О разъяснениях по вопросам применения Указания Банка России от 20 июня 2007 г. № 1843-У».
Кроме того, в письме ЦБ РФ «О разъяснениях по вопросам применения Указания Банка России от 20 июня 2007 г. № 1843-У» уточнено, что лимит расчетов наличными деньгами не применяется в следующих случаях:
• наличные деньги выданы работникам организации (расчеты связаны с выплатой заработной платы и иными выплатами, в том числе социального характера);
• за оказанные услуги рассчитывается подотчетное лицо от своего имени (например, командированный работник оплачивает проезд, проживание).
В заключение отметим, что лимит расчетов наличными деньгами не распространяется на расчеты организаций и предпринимателей с физическими лицами, не являющимися индивидуальными предпринимателями.
Порядок выдачи денежных средств из кассы предприятия под отчет, а также возврат неизрасходованных подотчетных сумм регламентируется «Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации», утвержденным решением Совета Директоров Центрального Банка России 22 сентября 1993 г. № 40.
Согласно упомянутому нормативному акту, наличные денежные средства могут выдаваться из кассы предприятия под отчет:
• на хозяйственно-операционные расходы;
• на расходы экспедиций, геолого-разведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий;
• на расходы, связанные со служебными командировками.
Во всех названных случаях подотчетные суммы могут расходоваться (полностью или частично) на приобретение горюче-смазочных материалов.
Обратимся, в первую очередь, ко вполне распространенной процедуре приобретения предприятием горюче-смазочных материалов за наличный расчет, когда такие расходы относятся хозяйственно-оперативным. Схема таких операций проста.
Водитель автомобиля получает в кассе предприятия под отчет денежные средства, рассчитывается ими на АЗС за горюче-смазочные материалы (чаще всего – за бензин), затем сдает в бухгалтерию предприятия авансовый отчет с приложенными к нему документами (чеками), подтверждающими произведенные им расходы.
Рассмотрим процедуру приобретения горюче-смазочных материалов по приведенной выше схеме подробно.
Согласно п. 19 названного выше нормативного акта, в расходном кассовом ордере должно быть указано основание для его составления и перечислены прилагаемые документы.
В случае приобретения горюче-смазочных материалов за наличный расчет, основанием для выдачи денежной суммы под отчет должен служить соответствующий приказ руководителя предприятия. В приказе обязательно должны быть названы некоторые принципиальные моменты. В частности, названа фамилия (фамилии) сотрудников предприятия (водителей), в чьи обязанности вменяется приобретение горюче-смазочных материалов за наличный расчет, периодичность выплаты подотчетных сумм. Размер подотчетной суммы может быть не указан в приказе, так как возможно изменение цен, однако, должна быть определена потребность в горюче-смазочных материалах. Периодичность выдачи подотчетных сумм напрямую зависит от конкретных условий эксплуатации автомобильного транспорта в каждой конкретной организации.
Размер необходимой суммы, выдаваемой под отчет для приобретения горюче-смазочных материалов, определяется исходя из следующих параметров:
• величины среднего пробега автомобиля (за неделю, 10 дней, месяц – в зависимости от характера и интенсивности эксплуатации автомобиля);
• утвержденных на предприятии норм расхода топлива;
• цен на горюче-смазочные материалы.
В тех случаях, когда автомобиль предполагается использовать для осуществления междугороднего рейса, во внимание принимаются условия конкретного производственного задания (пробег, иные условия, в том числе и непредвиденные обстоятельства).
Например, если в организации имеется один легковой автомобиль, для эксплуатации которого среднемесячная потребность в бензине марки АИ-92 составляет 200 литров, то содержание приказа на выдачу наличных денежных средств под отчет водителю может иметь следующий вид:Наличные денежные средства из кассы предприятия выдаются на основании расходного кассового ордера или документа, его заменяющего.
Приказ № 45
от 01 марта 2010 г.
В целях обеспечения эксплуатации автомобиля ВАЗ-2106 номерной знак ОО333О приказываю:
1. Выдавать водителю Федорову А.А. под отчет ежемесячно 5000 рублей для приобретения горюче-смазочных материалов за наличный расчет.
2. Главному бухгалтеру Смирновой Г.Г. обеспечить контроль использования подотчетных сумм, выданных для приобретения горюче-смазочных материалов.
Директор ООО «Вымпел» Крутов С.Д.
Таким образом, для ежемесячной выдачи водителю ООО «Вымпел» Федорову А.А. подотчетных сумм для приобретения горюче-смазочных материалов будет приказ по предприятию № 45 от 1 марта 2010 г.
Первичная учетная документация составляется на основании постановления Государственного Комитета Российской Федерации по статистике от 18 августа 1998 г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».
Расходный кассовый ордер (форма № КО-2) применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации как в условиях традиционных методов обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Выписывается расходный кассовый ордер в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3).
В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах имеется разрешительная надпись руководителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах необязательна.
В расходном кассовом ордере по строке «Основание» указывается содержание хозяйственной операции, а по строке «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления.
Приложение № 1. Расходный кассовый ордер (Унифицированная форма №С КО-2) ***
Как видно из приведенного примера заполнения расходного кассового ордера были выполнены требования п. 15 «Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации», согласно которому при выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа, удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа. Наряду с паспортом при получении денежных средств из кассы предприятия могут мыть предъявлены и иные документы, удостоверяющие личность. В частности, в названном нами выше нормативном акте прямо указано, что на предприятии выдача денег может производиться по удостоверению, выданному данным предприятием, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца. В том случае, если на ООО «Вымпел» в примере имеются такие удостоверения, Федоров А.А. мог его предъявить при получении их кассы предприятия подотчетной суммы. В этом случае запись в соответствующем разделе расходного кассового ордера была бы, например, такой:По удостоверению № 256, выданному 02 февраля 2010 года ООО «Вымпел»
Кроме того, получатель денежных средств дает расписку (на бланке расходного кассового ордера) в получении денежных средств. Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей (прописью), копеек (цифрами).
Рассмотрим другой пример, на котором будут наглядно видны возможные особенности выдачи подотчетных сумм на приобретение горюче-смазочных материалов нескольким лицам.
Предположим, что на предприятии ООО «Салют», занимающимся автотранспортными перевозками по городу и пригородам, имеется 15 автомобилей. Горюче-смазочные материалы приобретаются на данном предприятии за наличный расчет, так такой способ их приобретения оказался наиболее удобным с учетом специфики перевозок.В примере еженедельную выдачу водителям подотчетных сумм целесообразно производить посредством составления ведомости, то есть документа, заменяющего расходный кассовый ордер. В том случае, если заменяющий расходный кассовый ордер документ составлен на выдачу денег нескольким лицам, то получатели также предъявляют указанные документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей графе платежных документов. Однако в последнем случае запись о данных документа, удостоверяющего личность, на денежном документе, заменяющем кассовый расходный ордер, не производится. При получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается.
В этом случае в приказе руководителя ООО «Салют» на выдачу подотчетных сумм будут перечислены все водители автомобилей, размеры подотчетных сумм для каждого из них, а также периодичность выдачи из кассы предприятия подотчетных сумм (допустим, еженедельно).
Среди водителей ООО «Салют» в последнем примере не все водители, получающие подотчетные суммы на приобретение горюче-смазочных материалов, могут состоять в списочном составе предприятия. Некоторые из них (как вариант – все водители) могут работать на основании заключенных с ними гражданско-правовых договоров.
В том случае, если сотрудник (сотрудники) не состоят в списочном составе предприятия, выдача им подотчетных сумм осуществляется на основании п. 16 «Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации». Согласно этому пункту выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе предприятия, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров.
В тех случаях, когда расходы на приобретение горюче-смазочных материалов являются составной частью расходов экспедиций, геолого-разведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, выдача подотчетной суммы будет производиться на основании приказа и соответствующего расчета потребности данной экспедиции в разного рода ресурсах и запасах. Отчет о расходовании средств, в том числе и на приобретение горюче-смазочных материалов, будет осуществляться на общих основаниях по окончанию работы экспедиции или в иные разумные сроки (например, один раз в квартал, если работа экспедиции рассчитана на год).
Еще один случай, когда горюче-смазочные материалы могут приобретаться за наличный расчет служебная командировка с использованием автомобиля, принадлежащего предприятию, а также при использовании личного автомобиля в служебных целях.
Вернемся к примеру, в котором водитель Федоров А.А. получил под отчет 5 000 рублей на приобретение горюче-смазочных материалов.
При выдаче из кассы предприятия наличных денежных средств на указанные выше цели на счетах бухгалтерского учета будут сделаны следующие записи:
В Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
С Кредита счета 50 «Касса» – 5 000 рублей.
Отметим, что, согласно п. 15 «Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации», выдача наличных денег под отчет производится из касс предприятий. При временном отсутствии у предприятий кассы разрешается выдавать по согласованию с банком кассирам предприятий или лицам, их заменяющим, чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы банка. Иными словами, при временном отсутствии (по каким-либо причинам) кассы в ООО «Вымпел», водитель Федоров А.А. мог бы получить подотчетную сумму в размере 5000 рублей непосредственно в банке, обслуживающем данное предприятие.
В этом случае бухгалтерская проводка была бы следующей:
В Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
С Кредита счета 51 «Расчетный счет» – 5 000 рублей.
В примере выдача наличных денежных средств для приобретения горюче-смазочных материалов водителю ООО «Вымпел» предполагалась ежемесячной.Рассмотрим, как названные выше требования в части сумм, выданных под отчет, реализуются практически.
Таким образом, Федоров А.А. обязан не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.
Практически это будет означать следующее. Так как Федоров А.А. получил денежные средства под отчет 1 марта 2010 года (см. пример), то отчитаться в расходовании подотчетной суммы он должен не позднее 5 апреля 2010 года. Принимая во внимание, что выдача наличных денежных средств под отчет сотруднику может быть произведена только при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу, Федоров А.А. сможет получить под отчет очередную сумму наличных денежных средств не ранее 5 апреля 2010 года.
Предположим, что Федоров А.А. не предоставил авансовый отчет в установленные сроки. Это будет означать, что очередную сумму на приобретение горюче-смазочных материалов ему выдавать не вправе. Выдача новой подотчетной суммы лицу, не предоставившему отчет по предыдущей операции является прямым нарушением требований п. 11«Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации».
Вернемся к примеру. Итак, в течение марта 2010 года Федоров А.А. приобретал горюче-смазочные материалы за наличный расчет. Первого апреля 2010 года он предоставил в бухгалтерию авансовый отчет.
Авансовый отчет составляется по форме, утвержденной постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 «Авансовый отчет». Порядок составления и обработки представленного авансового отчета в бухгалтерии следующий: