Страница:
♦ Каждый день нужно формировать список дел и мероприятий на следующий день и на следующую неделю.
♦ Для каждой позиции сформированного списка необходимо определить ее приоритет.
♦ На каждый день необходимо планировать время для отдыха и восстановления сил. Причем это должен быть не ночной сон, а перерывы в течение дня.
♦ В случае необходимости допускается переносить невыполненные вовремя пункты в списки будущих периодов (недель или дней).
♦ Рекомендуется иметь четкий план действий на случай возникновения нештатных и непредвиденных ситуаций.
В процессе достижения поставленных целей нужно обязательно вести учет времени, и при этом быть честным по отношению к себе. В процессе учета особое внимание следует уделять проявлениям нерационального использования времени. Нужно четко представлять себе, какую часть своего времени вам удается полностью контролировать, и стремиться к ее увеличению.
Подведение итогов
Зачем нужен тайм-менеджмент?
С чего же начать?
Глава 2.
Личный тайм-менеджмент
Тайм-менеджмент на работе
Лень-матушка
Бесконечные телефонные звонки
♦ Для каждой позиции сформированного списка необходимо определить ее приоритет.
♦ На каждый день необходимо планировать время для отдыха и восстановления сил. Причем это должен быть не ночной сон, а перерывы в течение дня.
♦ В случае необходимости допускается переносить невыполненные вовремя пункты в списки будущих периодов (недель или дней).
♦ Рекомендуется иметь четкий план действий на случай возникновения нештатных и непредвиденных ситуаций.
В процессе достижения поставленных целей нужно обязательно вести учет времени, и при этом быть честным по отношению к себе. В процессе учета особое внимание следует уделять проявлениям нерационального использования времени. Нужно четко представлять себе, какую часть своего времени вам удается полностью контролировать, и стремиться к ее увеличению.
Подведение итогов
Неотъемлемая часть любого тайм-менеджмента (личного, корпоративного и др.) – это процесс подведения итогов.
Периодичность подведения итогов, в принципе, каждый человек определяет для себя самостоятельно. Тем не менее, рекомендуется подводить итоги после каждого пройденного дня и после каждой пройденной недели.
В процессе подведения итогов анализируется, насколько точно решенные задачи (дела, мероприятия, встречи и т.п.) соответствовали составленному ранее плану. В случае отклонений необходимо выяснить их причины и сделать соответствующие выводы. Например, если какое-то важное мероприятие сорвалось по причине возникновения форс-мажорных обстоятельств (пробка на дороге, и т.п.), то есть смысл задуматься над тем, чтобы перед наиболее важными делами оставлять больше времени «для маневра». Если же важная встреча была отменена по причине того, что вы ее утром проспали – видимо, вам нужно уделять больше времени для отдыха и восстановления сил.
Нерешенные задачи (невыполненные дела и т.д.), если они еще актуальны, следует перенести на более поздний срок.
В процессе подведения итогов следует анализировать не только полноту выполнения поставленных задач, но и своевременность их выполнения. Если ваш рабочий день должен заканчиваться в 18-00, а вы его заканчиваете в 22-00, то ваш тайм-менеджмент не имеет никакого смысла.
Периодичность подведения итогов, в принципе, каждый человек определяет для себя самостоятельно. Тем не менее, рекомендуется подводить итоги после каждого пройденного дня и после каждой пройденной недели.
В процессе подведения итогов анализируется, насколько точно решенные задачи (дела, мероприятия, встречи и т.п.) соответствовали составленному ранее плану. В случае отклонений необходимо выяснить их причины и сделать соответствующие выводы. Например, если какое-то важное мероприятие сорвалось по причине возникновения форс-мажорных обстоятельств (пробка на дороге, и т.п.), то есть смысл задуматься над тем, чтобы перед наиболее важными делами оставлять больше времени «для маневра». Если же важная встреча была отменена по причине того, что вы ее утром проспали – видимо, вам нужно уделять больше времени для отдыха и восстановления сил.
Нерешенные задачи (невыполненные дела и т.д.), если они еще актуальны, следует перенести на более поздний срок.
В процессе подведения итогов следует анализировать не только полноту выполнения поставленных задач, но и своевременность их выполнения. Если ваш рабочий день должен заканчиваться в 18-00, а вы его заканчиваете в 22-00, то ваш тайм-менеджмент не имеет никакого смысла.
Зачем нужен тайм-менеджмент?
Действительно – а зачем он нужен, этот непонятный тайм-менеджмент? Жили без него столько времени – дальше, что ли, не проживем? Да на тайм-менеджмент столько времени нужно потратить, что ни на что другое просто не останется.
Да, можно, конечно, сказать и так. Но только в этом случае не стоит жаловаться на постоянную нехватку времени, на то, что половину дел вы делать не успеваете ни на работе (начальство уже косо смотрит), ни дома (шкаф уже полгода не починен, дача не достроена, дети растут сами по себе). Ведь тайм-менеджмент как раз и предназначен для того, чтобы помочь вам навести порядок в своих делах (неважно – на работе, дома или еще где-то), а нередко – и разобраться в самом себе.
Современные методики тайм-менеджмента позволяют в короткие сроки поднять организацию своего времени на качественно новый уровень. Это может показаться невероятным, но многолетние исследования показывают: человек, который умеет планировать и организовывать свое время, успевает делать чуть ли не в два раза больше, чем до того, как он начал заниматься тайм-менеджментом, причем – практически при тех же затратах энергии (т.е. уставая не больше, чем до этого).
Основные задачи тайм-менеджмента можно сформулировать следующим образом.
♦ Повышение эффективности своей деятельности.
♦ Контроль того, что вы делаете и когда вы это делаете.
♦ Анализ ежедневного распорядка своих дел и принятие мер по его оптимизации.
♦ Изучение и совершенствование техники использования своего времени.
♦ Умение избавляться от неэффективных в плане использования времени видов деятельности.
♦ Рациональное планирование времени, благодаря чему самые важные дела будут выполняться в наиболее подходящее время и в требуемые сроки.
♦ Грамотная организация не только рабочего, но также и личного времени, что позволяет регулярно выделять необходимое время для отдыха.
Помимо перечисленных, с помощью тайм-менеджмента можно решать и другие задачи, возникновение которых обусловлено особенностями жизнедеятельности конкретного человека.
Да, можно, конечно, сказать и так. Но только в этом случае не стоит жаловаться на постоянную нехватку времени, на то, что половину дел вы делать не успеваете ни на работе (начальство уже косо смотрит), ни дома (шкаф уже полгода не починен, дача не достроена, дети растут сами по себе). Ведь тайм-менеджмент как раз и предназначен для того, чтобы помочь вам навести порядок в своих делах (неважно – на работе, дома или еще где-то), а нередко – и разобраться в самом себе.
Современные методики тайм-менеджмента позволяют в короткие сроки поднять организацию своего времени на качественно новый уровень. Это может показаться невероятным, но многолетние исследования показывают: человек, который умеет планировать и организовывать свое время, успевает делать чуть ли не в два раза больше, чем до того, как он начал заниматься тайм-менеджментом, причем – практически при тех же затратах энергии (т.е. уставая не больше, чем до этого).
Основные задачи тайм-менеджмента можно сформулировать следующим образом.
♦ Повышение эффективности своей деятельности.
♦ Контроль того, что вы делаете и когда вы это делаете.
♦ Анализ ежедневного распорядка своих дел и принятие мер по его оптимизации.
♦ Изучение и совершенствование техники использования своего времени.
♦ Умение избавляться от неэффективных в плане использования времени видов деятельности.
♦ Рациональное планирование времени, благодаря чему самые важные дела будут выполняться в наиболее подходящее время и в требуемые сроки.
♦ Грамотная организация не только рабочего, но также и личного времени, что позволяет регулярно выделять необходимое время для отдыха.
Помимо перечисленных, с помощью тайм-менеджмента можно решать и другие задачи, возникновение которых обусловлено особенностями жизнедеятельности конкретного человека.
С чего же начать?
Итак, вы решили, что больше в режиме постоянного аврала жить нельзя – иначе в скором времени можно превратиться в какого-то биоробота, который никогда ничего не успевает и вечно везде опаздывает. Настало время, наконец, немного приостановиться и навести порядок в своих делах, построить четкую систему тайм-менеджмента и строго придерживаться этой системы в дальнейшем. С чего же начинать?
Ответ на этот вопрос прост и лаконичен – начинать в первую очередь нужно с себя. Самое основное и сложное – это изменить свой образ мышления, в некотором роде – даже свое мировоззрение. Следует четко уяснить, что с настоящего момента вся ваша деятельность должна быть ориентирована на соблюдение системы учета и контроля своего времени. И здесь мы опять отметим то, о чем уже говорилось выше, в разделе «Управление эмоциями и работоспособностью»: чтобы заниматься тайм-менеджментом, необходимо достичь определенного уровня самоорганизации и самодисциплины. Несмотря на то, что в настоящее время имеется большое количество методик и программных продуктов (о некоторых из них речь пойдет ниже, в соответствующих разделах книги), ориентированных на оптимизацию и автоматизацию процессов тайм-менеджмента, вначале нужно поработать над собой, а уж затем обращаться к ним.
Для того чтобы приступить к планированию и организации своего времени, нужно провести небольшую подготовительную работу. Смысл ее заключается в том, чтобы выяснить, какое количество времени требует у вас каждый вид деятельности. Для этого необходимо в течение некоторого периода времени вести хронометраж своей деятельности, т.е. фиксировать, что, когда и в течение какого количества времени вы делаете. В большинстве случаев для получения объективной картины достаточно двух недель: если вести хронометраж, например, неделю, то этого может оказаться недостаточно; если же фиксировать все свои дела в течение месяца, то это может быть слишком утомительно.
Обычно хронометраж событий ведется в виде краткого информационного дневника, имеющего произвольную форму. В этом дневнике фиксируются все события дня с указанием точного времени их начала (время окончания специально указывать не надо – начало следующего события автоматически означает окончание предыдущего). Пример такого дневника приведен ниже.
♦ 7.30 – подъем.
♦ 7.35 – душ, одевание, утренний туалет.
♦ 7.55 – приготовление завтрака.
♦ 8.05 – завтрак.
♦ 8.25 – утренняя сигарета.
♦ 8.30 – выход из дома на работу.
♦ 9.00 – приход на работу.
♦ 9.05 – просмотр электронной почты.
♦ и т.д.
При ведении дневника не следует упускать события, на которые в повседневной жизни мы практически не обращаем внимания, например: перекуры и кофе-паузы на работе, телефонные звонки, ожидание перед началом совещания, и т.д.
Еще один способ учета своего времени – это ведение так называемого баланса времени. Смысл этой системы заключается в том, что из общего количества часов недели вычитается время, затраченное на те либо иные мероприятия, и после каждого вычитания выводится остаток неизрасходованных часов.
Пример баланса времени за неделю показан на рис. 1.1.
Рис. 1.1. Пример баланса времени
В этом балансе показаны основные статьи расхода времени, которые наверняка будут присутствовать у большинства наших соотечественников. Что же показывает наш баланс?
А показывает он хроническую нехватку времени. Говоря бухгалтерским языком, «баланс не сходится». Оказывается, для выполнения всех наших дел за неделю нам не хватает имеющихся в ней часов!
Но как же такое может случиться? Как можно израсходовать больше часов, чем есть в неделе? Ведь это только в фантастике можно замедлять время, но мы-то живем в реальном мире, где такое в принципе невозможно.
Секрет заключается в том, что многие наши дела накладываются друг на друга, и выполняются одновременно. Например, заниматься спортом и посещать развлекательные мероприятия можно вместе с семьей, и тогда время по статьям Отдых в кругу семьи и Хобби, спорт, развлечения будет расходоваться не по отдельности, а одновременно. Аналогичным образом Шоппинг можно совместить с Личными и домашними делами, и т.д.
Однако на практике бывает так, что приходится совмещать, казалось бы, совершенно несовместимые виды деятельности, либо вообще отказываться от выполнения тех либо иных дел, событий или мероприятий. Например, на работе мы проверяем личную электронную почту и читаем газеты в Интернете, потому что в другое время не успеваем этого сделать; в результате не хватает времени на выполнение служебных обязанностей – приходится задерживаться после работы.
А если бы вы уходили с работы вовремя – к примеру, в 18-00, то успевали бы на автобус, который идет в 18-10 и подвозит вас прямо к дому, и вы были бы дома в 18-30. Впереди – целый вечер, которого хватит и на общение с семьей, и на просмотр телевизора, и на чтение интересной книги перед сном. Если придерживаться такого распорядка, то пару раз в неделю после работы можно посещать, например, спортзал, а когда-то – сходить с семьей в кино, или – посидеть с друзьями за кружкой пива, и т.д.
Но поскольку приходится задерживаться до 19-00, то вы сможете уехать домой только на автобусе, который идет в 19-30. В результате дома вы будете только около 8 вечера, голодный и уставший, и максимум, на что вас хватит – это после ужина устало плюхнуться в кресло перед телевизором, чтобы потом в этом же кресле и уснуть, раздраженно отмахиваясь от своих домочадцев. Разумеется, здесь не идет никакой речи ни о посещении спортзала, ни об общении с семьей, и т.д.
Секрет тайм-менеджмента заключается в том, что он позволяет тратить время на все что вам нужно, и даже на что-нибудь еще. Для этого достаточно проанализировать дневник времени или баланс времени, и сделать перераспределение расходов времени по статьям. Например, в балансе, который показан на рис. 1.1, можно не пересматривать расходы только по двум статьям: Сон и Работа (расход по данной статье показан с учетом пятидневной рабочей недели). Как известно, оптимальное количество времени для сна – это 8 часов в сутки, соответственно, в неделю – 56 часов; если же вы в течение рабочей недели спите меньше (например, по 7 часов в сутки), то «недостающие» для полноценного сна часы вы наверняка «доберете» в выходные. Что касается работы, то, даже если вы закончите сегодняшние дела раньше, чем завершится рабочий день, все равно вам придется до его окончания присутствовать на работе. Поэтому 56 часов на сон и 40 – на работу следует оставить без изменений.
А вот расход времени по практически любой другой статье наверняка можно сократить. Например, вы ездите на работу на машине, и каждый день вам требуется полчаса на дорогу на работу и с работы (итого – час). При этом половину этого времени вы тратите на стояние в пробках. Стоит задуматься – может, есть смысл ездить на работу в метро? Во-первых – не нужно идти на стоянку за машиной (а это тоже время). Во-вторых – проблема пробок решается сама собой. В-третьих – может, на метро можно доехать на работу за пятнадцать минут, а не за полчаса? Ну и еще один немаловажный момент – поездка на метро наверняка обойдется дешевле, чем на машине (топливо нынче в цене).
Наверняка можно сократить время, которое тратится на просмотр телевизора (все равно там ничего интересного почти нет, особенно по вечерам в будни). Особо внимательно следует изучить расходы времени по статье Непредвиденные расходы. Статью Отдых в кругу семьи наверняка частично можно сократить за счет статьи Работа на даче – ведь на дачу, вероятнее всего, вы поедете всей семьей, и там будете не только работать, но и отдыхать, а также – принимать пищу (поэтому можно сократить время по статье Прием пищи).
Пересмотрев и проанализировав таким образом расход времени по каждой статье, можно привести свой баланс времени в соответствие с имеющимся количеством времени. Как говорят бухгалтеры, «баланс должен сойтись».
Ответ на этот вопрос прост и лаконичен – начинать в первую очередь нужно с себя. Самое основное и сложное – это изменить свой образ мышления, в некотором роде – даже свое мировоззрение. Следует четко уяснить, что с настоящего момента вся ваша деятельность должна быть ориентирована на соблюдение системы учета и контроля своего времени. И здесь мы опять отметим то, о чем уже говорилось выше, в разделе «Управление эмоциями и работоспособностью»: чтобы заниматься тайм-менеджментом, необходимо достичь определенного уровня самоорганизации и самодисциплины. Несмотря на то, что в настоящее время имеется большое количество методик и программных продуктов (о некоторых из них речь пойдет ниже, в соответствующих разделах книги), ориентированных на оптимизацию и автоматизацию процессов тайм-менеджмента, вначале нужно поработать над собой, а уж затем обращаться к ним.
Для того чтобы приступить к планированию и организации своего времени, нужно провести небольшую подготовительную работу. Смысл ее заключается в том, чтобы выяснить, какое количество времени требует у вас каждый вид деятельности. Для этого необходимо в течение некоторого периода времени вести хронометраж своей деятельности, т.е. фиксировать, что, когда и в течение какого количества времени вы делаете. В большинстве случаев для получения объективной картины достаточно двух недель: если вести хронометраж, например, неделю, то этого может оказаться недостаточно; если же фиксировать все свои дела в течение месяца, то это может быть слишком утомительно.
СОВЕТФиксировать необходимо даже самые незначительные, на первый взгляд, события; не следует забывать про досуг, хобби, оздоровительные мероприятия, и т.д. Это впоследствии поможет получить наглядную картину того, сколько времени уходит на каждый вид деятельности, благодаря чему можно будет решить – от чего желательно отказаться и как в целом спланировать и организовать свое время.
Желательно чтобы период, в течение которого вы планируете вести хронометраж своей деятельности, был стандартным. Иначе говоря, делать это во время отпуска не имеет смысла – ведь отпускной период по содержанию кардинально отличается от нашего обычного ритма жизни.
Обычно хронометраж событий ведется в виде краткого информационного дневника, имеющего произвольную форму. В этом дневнике фиксируются все события дня с указанием точного времени их начала (время окончания специально указывать не надо – начало следующего события автоматически означает окончание предыдущего). Пример такого дневника приведен ниже.
♦ 7.30 – подъем.
♦ 7.35 – душ, одевание, утренний туалет.
♦ 7.55 – приготовление завтрака.
♦ 8.05 – завтрак.
♦ 8.25 – утренняя сигарета.
♦ 8.30 – выход из дома на работу.
♦ 9.00 – приход на работу.
♦ 9.05 – просмотр электронной почты.
♦ и т.д.
При ведении дневника не следует упускать события, на которые в повседневной жизни мы практически не обращаем внимания, например: перекуры и кофе-паузы на работе, телефонные звонки, ожидание перед началом совещания, и т.д.
Еще один способ учета своего времени – это ведение так называемого баланса времени. Смысл этой системы заключается в том, что из общего количества часов недели вычитается время, затраченное на те либо иные мероприятия, и после каждого вычитания выводится остаток неизрасходованных часов.
ПРИМЕЧАНИЕНеотъемлемой частью баланса времени является его статья. Статья баланса – это название мероприятия, события, действия и т.д., на которое тратится определенное количество времени. Примеры статей баланса времени: Работа, Сон, Прием пищи, и т.д.
В состав недели с учетом выходных дней входит 168 часов (в сутках – 24 часа, в неделе – 7 суток).
Пример баланса времени за неделю показан на рис. 1.1.
Рис. 1.1. Пример баланса времени
В этом балансе показаны основные статьи расхода времени, которые наверняка будут присутствовать у большинства наших соотечественников. Что же показывает наш баланс?
А показывает он хроническую нехватку времени. Говоря бухгалтерским языком, «баланс не сходится». Оказывается, для выполнения всех наших дел за неделю нам не хватает имеющихся в ней часов!
Но как же такое может случиться? Как можно израсходовать больше часов, чем есть в неделе? Ведь это только в фантастике можно замедлять время, но мы-то живем в реальном мире, где такое в принципе невозможно.
Секрет заключается в том, что многие наши дела накладываются друг на друга, и выполняются одновременно. Например, заниматься спортом и посещать развлекательные мероприятия можно вместе с семьей, и тогда время по статьям Отдых в кругу семьи и Хобби, спорт, развлечения будет расходоваться не по отдельности, а одновременно. Аналогичным образом Шоппинг можно совместить с Личными и домашними делами, и т.д.
Однако на практике бывает так, что приходится совмещать, казалось бы, совершенно несовместимые виды деятельности, либо вообще отказываться от выполнения тех либо иных дел, событий или мероприятий. Например, на работе мы проверяем личную электронную почту и читаем газеты в Интернете, потому что в другое время не успеваем этого сделать; в результате не хватает времени на выполнение служебных обязанностей – приходится задерживаться после работы.
А если бы вы уходили с работы вовремя – к примеру, в 18-00, то успевали бы на автобус, который идет в 18-10 и подвозит вас прямо к дому, и вы были бы дома в 18-30. Впереди – целый вечер, которого хватит и на общение с семьей, и на просмотр телевизора, и на чтение интересной книги перед сном. Если придерживаться такого распорядка, то пару раз в неделю после работы можно посещать, например, спортзал, а когда-то – сходить с семьей в кино, или – посидеть с друзьями за кружкой пива, и т.д.
Но поскольку приходится задерживаться до 19-00, то вы сможете уехать домой только на автобусе, который идет в 19-30. В результате дома вы будете только около 8 вечера, голодный и уставший, и максимум, на что вас хватит – это после ужина устало плюхнуться в кресло перед телевизором, чтобы потом в этом же кресле и уснуть, раздраженно отмахиваясь от своих домочадцев. Разумеется, здесь не идет никакой речи ни о посещении спортзала, ни об общении с семьей, и т.д.
Секрет тайм-менеджмента заключается в том, что он позволяет тратить время на все что вам нужно, и даже на что-нибудь еще. Для этого достаточно проанализировать дневник времени или баланс времени, и сделать перераспределение расходов времени по статьям. Например, в балансе, который показан на рис. 1.1, можно не пересматривать расходы только по двум статьям: Сон и Работа (расход по данной статье показан с учетом пятидневной рабочей недели). Как известно, оптимальное количество времени для сна – это 8 часов в сутки, соответственно, в неделю – 56 часов; если же вы в течение рабочей недели спите меньше (например, по 7 часов в сутки), то «недостающие» для полноценного сна часы вы наверняка «доберете» в выходные. Что касается работы, то, даже если вы закончите сегодняшние дела раньше, чем завершится рабочий день, все равно вам придется до его окончания присутствовать на работе. Поэтому 56 часов на сон и 40 – на работу следует оставить без изменений.
А вот расход времени по практически любой другой статье наверняка можно сократить. Например, вы ездите на работу на машине, и каждый день вам требуется полчаса на дорогу на работу и с работы (итого – час). При этом половину этого времени вы тратите на стояние в пробках. Стоит задуматься – может, есть смысл ездить на работу в метро? Во-первых – не нужно идти на стоянку за машиной (а это тоже время). Во-вторых – проблема пробок решается сама собой. В-третьих – может, на метро можно доехать на работу за пятнадцать минут, а не за полчаса? Ну и еще один немаловажный момент – поездка на метро наверняка обойдется дешевле, чем на машине (топливо нынче в цене).
Наверняка можно сократить время, которое тратится на просмотр телевизора (все равно там ничего интересного почти нет, особенно по вечерам в будни). Особо внимательно следует изучить расходы времени по статье Непредвиденные расходы. Статью Отдых в кругу семьи наверняка частично можно сократить за счет статьи Работа на даче – ведь на дачу, вероятнее всего, вы поедете всей семьей, и там будете не только работать, но и отдыхать, а также – принимать пищу (поэтому можно сократить время по статье Прием пищи).
Пересмотрев и проанализировав таким образом расход времени по каждой статье, можно привести свой баланс времени в соответствие с имеющимся количеством времени. Как говорят бухгалтеры, «баланс должен сойтись».
Глава 2.
Внедрение в жизнь
Использование технологий тайм-менеджмента имеет два основных направления: личный тайм-менеджмент (самоменеджмент) и корпоративный тайм-менеджмент.
Личный тайм-менеджмент подразумевает организацию времени конкретного человека или семьи. Это направление может включать в себя тайм-менеджмент на работе, тайм-менеджмент в быту, тайм-менеджмент для женщины, тайм-менеджмент для детей, и др.
Что касается корпоративного тайм-менеджмента, то он используется на предприятиях, и предназначен для организации времени сотрудников предприятия.
Далее мы рассмотрим каждое из основных направлений тайм-менеджмента.
Личный тайм-менеджмент подразумевает организацию времени конкретного человека или семьи. Это направление может включать в себя тайм-менеджмент на работе, тайм-менеджмент в быту, тайм-менеджмент для женщины, тайм-менеджмент для детей, и др.
Что касается корпоративного тайм-менеджмента, то он используется на предприятиях, и предназначен для организации времени сотрудников предприятия.
Далее мы рассмотрим каждое из основных направлений тайм-менеджмента.
Личный тайм-менеджмент
По оценкам многих специалистов, среднестатистический человек от 60 до 80% своего времени проводит на работе. Поэтому очень важно уметь грамотно организовать свое рабочее время: ведь если вы не будете успевать выполнять свои обязанности в рабочее время, то придется либо задерживаться после работы, либо брать работу на дом. В любом случае, от этого пострадают другие дела, которые были запланированы на это время. В следующем разделе мы познакомимся с некоторыми секретами, которые позволят вам существенно оптимизировать использование своего рабочего времени.
Тайм-менеджмент на работе
Итак, что же мешает большинству людей своевременно справляться со своими служебными обязанностями? Перечень наиболее распространенных причин приведен ниже.
♦ Лень-матушка.
♦ Привычка медлить (о том, что это за привычка и как с ней бороться, рассказывается выше, в разделе «Управление эмоциями и работоспособностью»).
♦ Бесконечные телефонные звонки.
♦ Постоянное «дергание» со стороны коллег по работе.
♦ Торговые агенты, регулярно появляющиеся в офисе и отвлекающие от работы.
♦ Бумажные завалы на рабочем месте.
♦ Нежелание или неумение поручать часть работы подчиненным.
♦ Информационный прессинг (Интернет, пресса, радио, телевидение, почта, и т.п.).
♦ Рассмотрим эти причины подробнее.
♦ Лень-матушка.
♦ Привычка медлить (о том, что это за привычка и как с ней бороться, рассказывается выше, в разделе «Управление эмоциями и работоспособностью»).
♦ Бесконечные телефонные звонки.
♦ Постоянное «дергание» со стороны коллег по работе.
♦ Торговые агенты, регулярно появляющиеся в офисе и отвлекающие от работы.
♦ Бумажные завалы на рабочем месте.
♦ Нежелание или неумение поручать часть работы подчиненным.
♦ Информационный прессинг (Интернет, пресса, радио, телевидение, почта, и т.п.).
♦ Рассмотрим эти причины подробнее.
Лень-матушка
Из всех перечисленных причин лень, наверное, одна из наиболее существенных. За всю историю человечество так и не придумало простого способа борьбы с ленью. Как же в таком случае бороться с этой привычкой?
На самом деле для борьбы с ленью существует только один действенный способ. Суть его заключается в достаточно жестком отношении к самому себе (степень этой жесткости зависит от того, насколько сильна в вас эта привычка, иначе говоря – «насколько все запущено»). Разумеется, для этого необходимо проявление силы воли и совершение усилия над собой.
Однако иногда бывает недостаточно просто взять себя в руки и сказать самому себе: «Хватит!». В некоторых случаях для того, чтобы победить привычку лениться, собственных усилий может оказаться недостаточно, и тогда необходимо обратиться к специалисту – чаще всего, к врачу-психотерапевту. Сразу отметим, что ложное чувство стыда, которое проявляется в подобных ситуациях у многих людей, совершенно необоснованно: проблема будет решена только в том случае, если ее решением серьезно заниматься.
Для борьбы с ленью можно использовать несложные психологические приемы. Например, сразу после прихода на работу рекомендуется вспомнить о тех либо иных финансовых задачах, стоящих перед вами: невыплаченный кредит, либо предстоящий ремонт, либо то, что вы давно мечтаете накопить на машину, и т.д. Тут же не будет лишним напомнить себе, что на прошлой неделе руководство сделало вам «последнее китайское предупреждение», и следующий ваш прокол на работе приведет либо к понижению в должности (с соответствующим «урезанием» заработной платы), либо к депремированию, либо вообще к увольнению.
Также можно вспомнить и о том, что, если вы не сделаете работу в срок, от этого пострадают другие сотрудники, работа которых основана на результатах вашей работы. И если собственное депремирование может пройти безболезненно (разумеется, не с финансовой точки зрения, а с точки зрения отношений с коллегами по работе), то депремирование по вашей вине некоторых ваших коллег (а то и всего отдела) может серьезно испортить отношения с ними.
На самом деле для борьбы с ленью существует только один действенный способ. Суть его заключается в достаточно жестком отношении к самому себе (степень этой жесткости зависит от того, насколько сильна в вас эта привычка, иначе говоря – «насколько все запущено»). Разумеется, для этого необходимо проявление силы воли и совершение усилия над собой.
Однако иногда бывает недостаточно просто взять себя в руки и сказать самому себе: «Хватит!». В некоторых случаях для того, чтобы победить привычку лениться, собственных усилий может оказаться недостаточно, и тогда необходимо обратиться к специалисту – чаще всего, к врачу-психотерапевту. Сразу отметим, что ложное чувство стыда, которое проявляется в подобных ситуациях у многих людей, совершенно необоснованно: проблема будет решена только в том случае, если ее решением серьезно заниматься.
Для борьбы с ленью можно использовать несложные психологические приемы. Например, сразу после прихода на работу рекомендуется вспомнить о тех либо иных финансовых задачах, стоящих перед вами: невыплаченный кредит, либо предстоящий ремонт, либо то, что вы давно мечтаете накопить на машину, и т.д. Тут же не будет лишним напомнить себе, что на прошлой неделе руководство сделало вам «последнее китайское предупреждение», и следующий ваш прокол на работе приведет либо к понижению в должности (с соответствующим «урезанием» заработной платы), либо к депремированию, либо вообще к увольнению.
Также можно вспомнить и о том, что, если вы не сделаете работу в срок, от этого пострадают другие сотрудники, работа которых основана на результатах вашей работы. И если собственное депремирование может пройти безболезненно (разумеется, не с финансовой точки зрения, а с точки зрения отношений с коллегами по работе), то депремирование по вашей вине некоторых ваших коллег (а то и всего отдела) может серьезно испортить отношения с ними.
Бесконечные телефонные звонки
Бесспорным является тот факт, что телефон – это один из основных рабочих инструментов большинства наших соотечественников. Однако в то же время он часто является причиной того, что мы не успеваем справляться со своими должностными обязанностями. Каким же образом можно оптимизировать использование рабочего телефона?
Перед тем, как приступить к организации и планированию телефонных переговоров, необходимо иметь более-менее реальную картину того, как часто и для каких именно переговоров вы используете телефон. Наиболее подходящий способ получения такой картины – это ведение учета телефонных переговоров в течение определенного периода времени. Этот период каждый человек может определять для себя индивидуально; в большинстве случаев оптимальный период времени, необходимый для получения более-менее объективной картины – от одной недели до месяца.
Почему имена эта периодичность является оптимальной? Потому, что в процессе выполнения служебных обязанностей большинство из нас повторяет некоторые операции, действия и т.п. именно с такой периодичностью. Например, менеджер по продажам составляет еженедельный отчет о продажах; бухгалтер составляет ежемесячный отчет; начальник отдела каждый понедельник в 10-00 должен присутствовать на планерке, а каждую пятницу – готовить информацию к этой планерке, и т.д.
Форма учета телефонных звонков может быть самой разной – в зависимости от конкретного человека, занимаемой им должности, специфики его работы, и т.д. Однако в любом случае рекомендуется фиксировать следующую информацию о телефонных звонках: дата и время звонка, тип звонка (входящий или исходящий) продолжительность разговора, кто звонил, тема разговора, периодичность звонка (т.е. как часто случается такой звонок), важность звонка (для оценки важности можно использовать пятибалльную систему) и краткий комментарий.
На рис. 2.1 показан пример формы учета телефонных звонков.
Рис. 2.1. Учет телефонных звонков
При большом количестве звонков иногда бывает целесообразно вести отдельный учет входящих и исходящих звонков.
Проанализировав информацию, полученную в результате учета телефонных звонков, следует выделить наиболее важные из них, а также определить время, в которое они обычно случаются, и их среднюю продолжительность. Затем следует выделить звонки, без которых вполне можно обойтись, и определить затраченное на них рабочее время.
Ну а дальше – на основании полученной информации необходимо принять меры к максимальному сокращению времени, затраченному на посторонние и не имеющие отношения к работе телефонные переговоры. При этом не нужно бросаться в крайности, а следует придерживаться здравого смысла. Например, для свободного мужчины ужин с офис-менеджером Олей может оказаться довольно важным и полезным мероприятием (ведь не секрет – удача в личной жизни способствует успехам на трудовом поприще!); но звонок-приглашение лучше делать не в разгар рабочего дня, а, например, в обеденный перерыв.
Чтобы избежать многих ненужных входящих телефонных звонков, можно «вступить в сговор» с секретарем вашей фирмы или иным сотрудником, в служебные обязанности которого входит распределение телефонных звонков, и попросить его, чтобы со звонками бывшей жены, различных торговых агентов и т.д. в рабочее время вас не соединяли – пусть звонят в обед или, в крайнем случае, ближе к концу рабочего дня.
Да и вообще – принимать входящие телефонные звонки рекомендуется только в определенное время. Разумеется, исключением здесь будут являться звонки, воспрепятствовать которым вы не сможете – в частности, на звонок руководства следует отвечать в любое время. Но что касается подчиненных, равных по должности коллег по работе, а также – друзей, родственников и проч., то здесь следует проявить жесткость: например, я разговариваю по телефону только с 10-30 до 11-30 – в первой половине дня, и с 15-30 до 16-30 – во второй половине дня. В любое другое время я по телефону недоступен – чтобы там ни происходило.
Можно делать и так: в установленное время вы отвечаете на телефонные звонки; если же кто-то звонит вам в неустановленное время, то пусть оставляет информацию о себе и о важности звонка секретарю либо иному сотруднику, принимающему звонок. Если вы сочтете нужным, то позже перезвоните ему самостоятельно.
Еще один довольно распространенный способ борьбы со входящими телефонными звонками – это просто не поднимать трубку телефона. Правда, использование этого способа требует определенной психологической самоподготовки – ведь, как известно, рука интуитивно тянется к звонящему телефону. Можно поступить еще проще – просто отключить на время телефон; если у вас нет согласованного с руководством графика приема телефонных звонков (об этом рассказывается чуть выше), то перед отключением телефона имеет смысл поставить в известность непосредственного руководителя.
Для оперативного «фильтрования» входящих телефонных звонков удобно использовать телефонный аппарат с автоматическим определителем номера. Это позволит определить, кто именно звонит вам в тот или иной момент и, в зависимости от этого – решить, стоит или не стоит отвечать на звонок.
Кроме этого, в аппаратах с определителем номера обычно предусмотрена возможность ведения «черных» и «белых» списков телефонных номеров. Номера телефонов нежелательных абонентов можно внести в «черный» список – в результате им дозвониться до вас будет гораздо сложнее (ведь можно внести в «черный» список и домашний, и рабочий, и другие телефоны нежелательного абонента).
Перед тем, как приступить к организации и планированию телефонных переговоров, необходимо иметь более-менее реальную картину того, как часто и для каких именно переговоров вы используете телефон. Наиболее подходящий способ получения такой картины – это ведение учета телефонных переговоров в течение определенного периода времени. Этот период каждый человек может определять для себя индивидуально; в большинстве случаев оптимальный период времени, необходимый для получения более-менее объективной картины – от одной недели до месяца.
Почему имена эта периодичность является оптимальной? Потому, что в процессе выполнения служебных обязанностей большинство из нас повторяет некоторые операции, действия и т.п. именно с такой периодичностью. Например, менеджер по продажам составляет еженедельный отчет о продажах; бухгалтер составляет ежемесячный отчет; начальник отдела каждый понедельник в 10-00 должен присутствовать на планерке, а каждую пятницу – готовить информацию к этой планерке, и т.д.
Форма учета телефонных звонков может быть самой разной – в зависимости от конкретного человека, занимаемой им должности, специфики его работы, и т.д. Однако в любом случае рекомендуется фиксировать следующую информацию о телефонных звонках: дата и время звонка, тип звонка (входящий или исходящий) продолжительность разговора, кто звонил, тема разговора, периодичность звонка (т.е. как часто случается такой звонок), важность звонка (для оценки важности можно использовать пятибалльную систему) и краткий комментарий.
На рис. 2.1 показан пример формы учета телефонных звонков.
Рис. 2.1. Учет телефонных звонков
При большом количестве звонков иногда бывает целесообразно вести отдельный учет входящих и исходящих звонков.
Проанализировав информацию, полученную в результате учета телефонных звонков, следует выделить наиболее важные из них, а также определить время, в которое они обычно случаются, и их среднюю продолжительность. Затем следует выделить звонки, без которых вполне можно обойтись, и определить затраченное на них рабочее время.
Ну а дальше – на основании полученной информации необходимо принять меры к максимальному сокращению времени, затраченному на посторонние и не имеющие отношения к работе телефонные переговоры. При этом не нужно бросаться в крайности, а следует придерживаться здравого смысла. Например, для свободного мужчины ужин с офис-менеджером Олей может оказаться довольно важным и полезным мероприятием (ведь не секрет – удача в личной жизни способствует успехам на трудовом поприще!); но звонок-приглашение лучше делать не в разгар рабочего дня, а, например, в обеденный перерыв.
Чтобы избежать многих ненужных входящих телефонных звонков, можно «вступить в сговор» с секретарем вашей фирмы или иным сотрудником, в служебные обязанности которого входит распределение телефонных звонков, и попросить его, чтобы со звонками бывшей жены, различных торговых агентов и т.д. в рабочее время вас не соединяли – пусть звонят в обед или, в крайнем случае, ближе к концу рабочего дня.
Да и вообще – принимать входящие телефонные звонки рекомендуется только в определенное время. Разумеется, исключением здесь будут являться звонки, воспрепятствовать которым вы не сможете – в частности, на звонок руководства следует отвечать в любое время. Но что касается подчиненных, равных по должности коллег по работе, а также – друзей, родственников и проч., то здесь следует проявить жесткость: например, я разговариваю по телефону только с 10-30 до 11-30 – в первой половине дня, и с 15-30 до 16-30 – во второй половине дня. В любое другое время я по телефону недоступен – чтобы там ни происходило.
Можно делать и так: в установленное время вы отвечаете на телефонные звонки; если же кто-то звонит вам в неустановленное время, то пусть оставляет информацию о себе и о важности звонка секретарю либо иному сотруднику, принимающему звонок. Если вы сочтете нужным, то позже перезвоните ему самостоятельно.
СОВЕТВ процессе ведения телефонных переговоров очень важно, чтобы необходимая для беседы информация была под рукой – не стоит заниматься сбором данных во время беседы, поскольку это не только приведет к лишним тратам времени, но и создаст неудобства для собеседника. Поэтому, если вы знаете, что, например, в 12-15 вам позвонит Семен Леонидович по вопросу возобновления поставок, то необходимо заранее подготовить все соответствующие документы (договор, дополнительные соглашения, открыть ежедневник с заметками по этой теме, и др.), чтобы они были перед глазами. Если какой-то документ хранится в электронном виде в компьютере, то его необходимо открыть заранее.
Если вы разработали для себя график приема телефонных звонков, то рекомендуется согласовать его с непосредственным руководством. Во-первых, руководитель наверняка с пониманием и одобрением отнесется к вашему стремлению организовать свое рабочее время и попросит остальных сотрудников считаться с вашим расписанием. Во-вторых, не исключено, что он и сам теперь будет стараться звонить вам в выделенное для этого время. В-третьих, он наверняка примет вашу сторону при возникновении спорных ситуаций с коллегами (например, когда кто-то из них не сможет связаться с вами в то время, когда вы не принимаете звонки).
СОВЕТВо время беседы, если такое возможно, рекомендуется дать понять собеседнику, что ваше время ограничено. Например, уже в начале беседы можно произнести фразу вроде «Да, я могу уделить вам три минуты».
На время делового телефонного разговора рекомендуется отключить другие средства связи (мобильный телефон, ICQ, и др.), чтобы ничто не отвлекало вас во время беседы.
Еще один довольно распространенный способ борьбы со входящими телефонными звонками – это просто не поднимать трубку телефона. Правда, использование этого способа требует определенной психологической самоподготовки – ведь, как известно, рука интуитивно тянется к звонящему телефону. Можно поступить еще проще – просто отключить на время телефон; если у вас нет согласованного с руководством графика приема телефонных звонков (об этом рассказывается чуть выше), то перед отключением телефона имеет смысл поставить в известность непосредственного руководителя.
Для оперативного «фильтрования» входящих телефонных звонков удобно использовать телефонный аппарат с автоматическим определителем номера. Это позволит определить, кто именно звонит вам в тот или иной момент и, в зависимости от этого – решить, стоит или не стоит отвечать на звонок.
Кроме этого, в аппаратах с определителем номера обычно предусмотрена возможность ведения «черных» и «белых» списков телефонных номеров. Номера телефонов нежелательных абонентов можно внести в «черный» список – в результате им дозвониться до вас будет гораздо сложнее (ведь можно внести в «черный» список и домашний, и рабочий, и другие телефоны нежелательного абонента).