♦ Ответы на телефонные звонки.
♦ Отправка исходящей корреспонденции.
♦ Подготовка первичных данных для составления отчета.
♦ Решение каждодневных рабочих проблем.
♦ Подготовка материалов для совещания.
♦ Работа с оргтехникой (копировальный аппарат, факс, сканер, и др.).
Наверняка каждый работник, имеющий подчиненных сотрудников, сможет добавить к этому списку что-нибудь еще.
Чтобы эффективность делегирования полномочий была максимальной, рекомендуется придерживаться следующих советов.
♦ Если возникла необходимость делегирования тех либо иных полномочий, следует это делать сразу, не откладывая «на потом».
♦ Особое внимание следует уделить грамотному подбору исполнителей.
♦ Суть поручения необходимо излагать четко и ясно, не допуская двусмысленностей и недомолвок.
♦ Сразу нужно оговорить с подчиненным (либо с подчиненными) сроки выполнения задания; при этом следует принимать во внимание его текущую работу.
♦ Вы должны убедиться в том, что подчиненные правильно поняли данное поручение.
♦ В процессе работы непременно предоставляйте подчиненным нужные консультации, а также по мере необходимости снабжайте необходимой информацией.
♦ Периодически проверяйте ход выполнения работ. Если это большая работа, то можно определить промежуточные сроки ее поэтапной сдачи.
Не нужно бояться перекладывать часть своей работы на подчиненных: ведь в результате у вас высвободится дополнительное время для более важных дел. В то же время подчиненные наверняка будут стараться хорошо выполнить задание руководства, и не исключено, что у них это получится даже лучше, чем у вас.
Информационный прессинг
Тайм-менеджмент в быту и семье
♦ Отправка исходящей корреспонденции.
♦ Подготовка первичных данных для составления отчета.
♦ Решение каждодневных рабочих проблем.
♦ Подготовка материалов для совещания.
♦ Работа с оргтехникой (копировальный аппарат, факс, сканер, и др.).
Наверняка каждый работник, имеющий подчиненных сотрудников, сможет добавить к этому списку что-нибудь еще.
Чтобы эффективность делегирования полномочий была максимальной, рекомендуется придерживаться следующих советов.
♦ Если возникла необходимость делегирования тех либо иных полномочий, следует это делать сразу, не откладывая «на потом».
♦ Особое внимание следует уделить грамотному подбору исполнителей.
♦ Суть поручения необходимо излагать четко и ясно, не допуская двусмысленностей и недомолвок.
♦ Сразу нужно оговорить с подчиненным (либо с подчиненными) сроки выполнения задания; при этом следует принимать во внимание его текущую работу.
♦ Вы должны убедиться в том, что подчиненные правильно поняли данное поручение.
♦ В процессе работы непременно предоставляйте подчиненным нужные консультации, а также по мере необходимости снабжайте необходимой информацией.
♦ Периодически проверяйте ход выполнения работ. Если это большая работа, то можно определить промежуточные сроки ее поэтапной сдачи.
Не нужно бояться перекладывать часть своей работы на подчиненных: ведь в результате у вас высвободится дополнительное время для более важных дел. В то же время подчиненные наверняка будут стараться хорошо выполнить задание руководства, и не исключено, что у них это получится даже лучше, чем у вас.
Информационный прессинг
Каждый из нас ежедневно подвергается массированному наплыву самой разнообразной информации. Телевидение, радио, пресса, Интернет постоянно снабжают нас лавинами разных новостей, большинство из которых не имеет к нам ни малейшего отношения. Как ни странно, это обстоятельство также налагает свой отпечаток на использование нами своего рабочего времени.
Нередко рабочий день в отделе начинается так: женщины чуть ли не до обеда обсуждают развод Пугачевой и Киркорова, мужчины – вчерашний матч «Барселона» – «Манчестер Юнайтед». В обед часть сотрудников сидит в Интернете, жадно поглощая появившиеся за прошедшую половину дня новости, чтобы после обеда увлеченно обсудить со своими коллегами если не все из них, то хотя бы самые интересные. Кто-то из сотрудников, сходив на обед, обязательно принесет с собой пару свежих газет, купленных в киоске за углом, которые будут читать все по очереди. Если к тому же у вас в отделе установлена радиоточка, то вылетевшая из нее очередная сплетня всегда может возобновить угаснувшую было беседу.
Каким же образом защититься от информационного прессинга, который съедает немалую часть рабочего времени?
Вообще-то, по правде говоря, хотя бы частично эта проблема должна быть решена на уровне руководства. Каждый сотрудник должен иметь ограниченный доступ в Интернет, которого хватало бы только для получения необходимой для работы информации. На уровне корпоративной культуры должно быть принято положение, запрещающее держать на рабочих местах периодические издания и иные печатные материалы, не имеющие отношения к исполнению сотрудником своих служебных обязанностей. Очень нежелательно, чтобы в течение рабочего дня в отделе работала радиоточка. Есть также ряд иных мер, которые будут рассмотрены ниже, в разделе «Корпоративный тайм-менеджмент».
Что же делать, если по недосмотру руководства вы подвергаетесь информационному прессингу?
Во-первых, можно запретить себе выходить в Интернет без особой надобности. Во-вторых, можно приобрести наушники, и во время работы слушать какую-нибудь спокойную, не отвлекающую от работы музыку – это защитит ваши уши от посторонних разговоров между коллегами по работе. В-третьих, не стоит покупать в обеденный перерыв газеты или читать газеты, купленные другими сотрудниками – с прессой вполне можно ознакомиться дома.
Кроме этого, для борьбы с информационным прессингом полезно руководствоваться советами, приведенными ниже.
Очень важно уметь извлекать из всего обилия информации только то, что вам действительно нужно. Например, если вам нужно найти конкретный телефонный номер, вы же не будете перечитывать телефонный справочник полностью! То же самое касается всей информации, с которой вам приходится сталкиваться на работе: обычная и электронная почта (и та, и другая могут изобиловать ненужными рекламными материалами), входящая документация (возможно, значительная ее часть предназначена вовсе не вам, и ее просто нужно переадресовать, а не вникать в суть каждого документа), и др.
Необходимо выполнить в своем электронном почтовом ящике настройку антиспамового фильтра – это позволит сразу отбрасывать почти весь почтовый мусор.
По мере возможности нужно оградить себя от ненужной почты (в данном случае имеется в виду не электронная, а обычная почта). Например, можно сказать секретарю, что вы не желаете видеть у себя на столе рекламную почту, а также деловые предложения, о получении которых вы не договаривались заранее. Аналогичным образом следует отфильтровывать и входящие телефонные звонки, и здесь также большую помощь может оказать секретарь.
Не стоит подписываться в Интернете более чем на три группы новостей – иначе вы окажетесь просто завалены ненужной информацией. Кроме этого, к содержимому групп новостей стоит относиться критично – большинство поступившей информации можно сразу удалить, не читая.
Очень важно уметь правильно слушать собеседника и акцентировать внимание только на той информации, которая действительно важна. Наиболее важные моменты можно фиксировать на бумаге в виде пометок и записей.
Совершенно не обязательно держать в уме большое количество информации, даже самой важной – достаточно просто знать, где ее можно получить в нужный момент.
Нередко рабочий день в отделе начинается так: женщины чуть ли не до обеда обсуждают развод Пугачевой и Киркорова, мужчины – вчерашний матч «Барселона» – «Манчестер Юнайтед». В обед часть сотрудников сидит в Интернете, жадно поглощая появившиеся за прошедшую половину дня новости, чтобы после обеда увлеченно обсудить со своими коллегами если не все из них, то хотя бы самые интересные. Кто-то из сотрудников, сходив на обед, обязательно принесет с собой пару свежих газет, купленных в киоске за углом, которые будут читать все по очереди. Если к тому же у вас в отделе установлена радиоточка, то вылетевшая из нее очередная сплетня всегда может возобновить угаснувшую было беседу.
Каким же образом защититься от информационного прессинга, который съедает немалую часть рабочего времени?
Вообще-то, по правде говоря, хотя бы частично эта проблема должна быть решена на уровне руководства. Каждый сотрудник должен иметь ограниченный доступ в Интернет, которого хватало бы только для получения необходимой для работы информации. На уровне корпоративной культуры должно быть принято положение, запрещающее держать на рабочих местах периодические издания и иные печатные материалы, не имеющие отношения к исполнению сотрудником своих служебных обязанностей. Очень нежелательно, чтобы в течение рабочего дня в отделе работала радиоточка. Есть также ряд иных мер, которые будут рассмотрены ниже, в разделе «Корпоративный тайм-менеджмент».
Что же делать, если по недосмотру руководства вы подвергаетесь информационному прессингу?
Во-первых, можно запретить себе выходить в Интернет без особой надобности. Во-вторых, можно приобрести наушники, и во время работы слушать какую-нибудь спокойную, не отвлекающую от работы музыку – это защитит ваши уши от посторонних разговоров между коллегами по работе. В-третьих, не стоит покупать в обеденный перерыв газеты или читать газеты, купленные другими сотрудниками – с прессой вполне можно ознакомиться дома.
Кроме этого, для борьбы с информационным прессингом полезно руководствоваться советами, приведенными ниже.
Очень важно уметь извлекать из всего обилия информации только то, что вам действительно нужно. Например, если вам нужно найти конкретный телефонный номер, вы же не будете перечитывать телефонный справочник полностью! То же самое касается всей информации, с которой вам приходится сталкиваться на работе: обычная и электронная почта (и та, и другая могут изобиловать ненужными рекламными материалами), входящая документация (возможно, значительная ее часть предназначена вовсе не вам, и ее просто нужно переадресовать, а не вникать в суть каждого документа), и др.
Необходимо выполнить в своем электронном почтовом ящике настройку антиспамового фильтра – это позволит сразу отбрасывать почти весь почтовый мусор.
По мере возможности нужно оградить себя от ненужной почты (в данном случае имеется в виду не электронная, а обычная почта). Например, можно сказать секретарю, что вы не желаете видеть у себя на столе рекламную почту, а также деловые предложения, о получении которых вы не договаривались заранее. Аналогичным образом следует отфильтровывать и входящие телефонные звонки, и здесь также большую помощь может оказать секретарь.
Не стоит подписываться в Интернете более чем на три группы новостей – иначе вы окажетесь просто завалены ненужной информацией. Кроме этого, к содержимому групп новостей стоит относиться критично – большинство поступившей информации можно сразу удалить, не читая.
Очень важно уметь правильно слушать собеседника и акцентировать внимание только на той информации, которая действительно важна. Наиболее важные моменты можно фиксировать на бумаге в виде пометок и записей.
Совершенно не обязательно держать в уме большое количество информации, даже самой важной – достаточно просто знать, где ее можно получить в нужный момент.
Тайм-менеджмент в быту и семье
Быт, как известно, является неотъемлемой составной частью жизнедеятельности каждого человека и требует довольно большого количества времени, уступая по этому показателю только работе. Быт каждого человека характеризуется специфическими, даже можно сказать – индивидуальными чертами: например, кто-то предпочитает делать уборку по субботам, а кто-то – по воскресениям, один старается проверить у детей уроки сразу после прихода с работы, а другой – только после ужина, и т.д.
Однако быт каждого из нас объединяет то, что заниматься им, как правило, никому не хочется. Большинство бытовых проблем люди решают, как правило, пересиливая себя, нередко – по нескольку раз откладывая решение проблемы «на потом».
В решении бытовых проблем очень большое значение имеет умение расставлять приоритеты и выделять из всего обилия дел наиболее важные (подробнее о расстановке приоритетов рассказывается выше, в разделе «Расстановка приоритетов»).
Также необходимо соблюдать следующее правило: если вы взялись за какое-то дело, нужно обязательно довести его до конца, и лишь после этого браться за что-то другое. Например, вам нужно решить следующие задачи: помыть посуду, развесить постиранное белье, навести порядок на балконе и проверить у сына уроки.
Представьте, что будет, если вы поступите следующим образом: помоете половину посуды, затем пойдете и развесите меньшую часть белья, после чего начнете убирать на балконе и, не закончив это дело, пойдете проверять уроки (математику, историю, географию и физику). Проверив математику и физику, остальные уроки вы оставите на потом и пойдете домывать посуду под отчаянные вопли сына «ну давай закончим и я пойду на улицу». Чтобы он не ныл, вы даете ему задание развесить оставшееся белье, он спешит, спотыкается и роняет его на недомытый пол на балконе, опрокинув при этом стоящую там тумбочку. Дальнейшее развитие ситуации довольно предсказуемо: вы даете сыну подзатыльник и вместо улицы отправляете в наказание в свою комнату на весь вечер, белье придется перестирывать, на балконе – убирать в два раза больше, чем было, после чего вновь возвращаться к посуде, а затем – к непроверенным урокам. Результат: вы потратили уйму времени на выполнение одних и тех же дел, которые можно было сделать раза в два быстрее; кроме этого, сын пострадал (остался без вечерней прогулки и получил подзатыльник) абсолютно незаслуженно. Это как раз вас следовало наказать за то, что за столько времени вы не решили ни одной стоящей перед вами задачи.
А теперь посмотрим, какое решение в этой же ситуации будет оптимальным.
В первую очередь следует помыть посуду – даже если поужинала вся ваша большая семья, это не займет много времени. Затем нужно проверить у сына уроки и отпустить его, наконец, на улицу – и ему хорошо, и вам будет проще управляться с остальными делами. Если вы планируете вешать белье на балконе, то вначале нужно навести там порядок, а если в ванной или в коридоре – то в первую очередь следует развесить белье (раньше повесите – раньше высохнет), а затем наводить порядок на балконе.
Однако быт каждого из нас объединяет то, что заниматься им, как правило, никому не хочется. Большинство бытовых проблем люди решают, как правило, пересиливая себя, нередко – по нескольку раз откладывая решение проблемы «на потом».
В решении бытовых проблем очень большое значение имеет умение расставлять приоритеты и выделять из всего обилия дел наиболее важные (подробнее о расстановке приоритетов рассказывается выше, в разделе «Расстановка приоритетов»).
Также необходимо соблюдать следующее правило: если вы взялись за какое-то дело, нужно обязательно довести его до конца, и лишь после этого браться за что-то другое. Например, вам нужно решить следующие задачи: помыть посуду, развесить постиранное белье, навести порядок на балконе и проверить у сына уроки.
Представьте, что будет, если вы поступите следующим образом: помоете половину посуды, затем пойдете и развесите меньшую часть белья, после чего начнете убирать на балконе и, не закончив это дело, пойдете проверять уроки (математику, историю, географию и физику). Проверив математику и физику, остальные уроки вы оставите на потом и пойдете домывать посуду под отчаянные вопли сына «ну давай закончим и я пойду на улицу». Чтобы он не ныл, вы даете ему задание развесить оставшееся белье, он спешит, спотыкается и роняет его на недомытый пол на балконе, опрокинув при этом стоящую там тумбочку. Дальнейшее развитие ситуации довольно предсказуемо: вы даете сыну подзатыльник и вместо улицы отправляете в наказание в свою комнату на весь вечер, белье придется перестирывать, на балконе – убирать в два раза больше, чем было, после чего вновь возвращаться к посуде, а затем – к непроверенным урокам. Результат: вы потратили уйму времени на выполнение одних и тех же дел, которые можно было сделать раза в два быстрее; кроме этого, сын пострадал (остался без вечерней прогулки и получил подзатыльник) абсолютно незаслуженно. Это как раз вас следовало наказать за то, что за столько времени вы не решили ни одной стоящей перед вами задачи.
А теперь посмотрим, какое решение в этой же ситуации будет оптимальным.
В первую очередь следует помыть посуду – даже если поужинала вся ваша большая семья, это не займет много времени. Затем нужно проверить у сына уроки и отпустить его, наконец, на улицу – и ему хорошо, и вам будет проще управляться с остальными делами. Если вы планируете вешать белье на балконе, то вначале нужно навести там порядок, а если в ванной или в коридоре – то в первую очередь следует развесить белье (раньше повесите – раньше высохнет), а затем наводить порядок на балконе.
СОВЕТПланируя свою деятельность по решению бытовых задач, можно некоторые не самые важные дела оставлять как бы «про запас», чтобы заняться ими в случайно появившееся свободное время. Например, сегодня вечером вы планировали посетить несколько Интернет-магазинов, чтобы выбрать стиральную машину и кухонный комбайн. Но (вот незадача!) – почему-то именно сегодня вечером невозможно подключиться к Интернету (может, проблемы у провайдера, а может, во дворе ремонтировали теплотрассу и случайно ковшом экскаватора порвали телефонный кабель). Внезапно освободившегося времени вполне хватит, например, на то, чтобы повесить полку в прихожей, которая не то чтобы так уж сильно там нужна, но в принципе – с ней гораздо удобнее.
Если ваша вторая половина не занята другими делами, то вполне можно (и даже нужно) рассмотренные в примере задачи разделить поровну.
Конец бесплатного ознакомительного фрагмента