Страница:
ПС – полностью согласен
С – согласен
НС – не согласен
АНС – абсолютно не согласен
ПС С НС АНС
1. Мне постоянно требуется дополнительное время, чтобы закончить свою работу
2. Я регулярно беру работу на дом
3. Я готовлю ежедневный перечень дел
4. На работе у меня практически не остается времени для себя
5. Мой шеф часто просит меня выполнить непредвиденную работу немедленно
6. Я люблю с утра сделать работу попроще, оставляя более сложные и кропотливые дела на послеобеденное время
7. Я трачу много времени на совещания и встречи
8. Мне всегда трудно приступить к выполнению какого-то сложного дела или проекта
9. Чтобы выполнить все намеченное, мне нужно приезжать на работу еще до начала рабочего дня и уезжать домой намного позже его официального завершения
10. Много времени у меня уходит на поездки
11. Я постоянно вынужден участвовать в решении всех спорных вопросов в моем деле
12. Каждый день я ставлю перед собой определенную конкретную цель
13. Я сам разбираю свою почту
14. Мне зачастую бывает трудно самому закончить большое и сложное дело, довести его до конца самостоятельно
15. Мой шеф постоянно интересуется тем, как идет работа по тому или иному ключевому заданию
16. Я люблю вникать в детали проекта, чтобы знать его досконально и быть уверенным в том, что работа над ним идет в правильном направлении
17. Много моего рабочего времени бесполезно тратится на всякого рода совещаниях и собраниях
18. Я постоянно пишу перечень заданий, которые нужно выполнить
19. Мне нравится, когда мне дают дополнительные задания
20. У меня есть должностная инструкция моего шефа
21. Мой рабочий стол завален бумагами, не мешало бы навести на нем порядок
22. Мне не хватает времени на чтение, чтобы быть в курсе всех новинок по моей специальности
23. Я трачу много времени на бумажную работу
24. У меня не хватает времени на семью, отдых, друзей
25. У меня существует внутренний тормоз, когда речь идет о каком-то сложном и большом деле
26. Мне проще все сделать самому, чем просить кого-то
27. Свой рабочий день я начинаю с чтения газет, дружеских бесед, кофе
28. Меня постоянно отрывают от дела
29. Много времени трачу на поиски нужной мне информации
30. Неприятные дела я всегда откладываю на потом
31. Мне трудно бороться с перегрузками и стрессами
32. Нередко я просто забываю проверить список заданий и сделать то, что мне поручено
33. У меня бывает много посторонних посетителей во время работы
34. Я зарываюсь в мелочах, и из-за этого у меня постоянные заторы в работе
35. У меня постоянное ощущение, что деловые совещания могли бы быть более эффективными
36. Я люблю работать допоздна
37. Я перепрыгиваю с одного дела на другое и ничего не довожу до конца
38. При желании я всегда могу выкроить пару минут, чтобы перевести дыхание и расслабиться
39. У меня есть специальный план обучения и для себя, и для своих подчиненных
40. Я постоянно встречаюсь со своими подчиненными, чтобы быть в курсе их работы
41. После некоторых совещаний у меня остается впечатление, что от меня ждали чего-то другого
42. Я часто не обращаю внимания на очень важные детали
43. На выходные я беру работу домой
44. Иные дела занимают больше времени, чем предполагалось с самого начала, и порой мне приходится завершать несколько дел одновременно
45. Я часто не использую отпуск до конца
46. Мне нравится менять привычки и приобретать новые
47. Я жду от своих подчиненных сверхурочной работы
48. Моя система работы с документами может быть улучшена
49. Все совещания, которые я провожу, длятся ровно столько, сколько запланировано, начинаются и заканчиваются вовремя
50. Справляться с большими производственными нагрузками мне позволяет постоянная смена приоритетов
Цель работы – вопросы 1, 20, 37, 39, 41, 49.
Эти профильные вопросы направлены на то, чтобы выяснить, можете ли вы концентрировать свою энергию и усилия на решении определенных задач. Ответы на эти вопросы помогут вам понять, почему ваши усилия дают именно такой результат, а также получить ответ, почему именно так, а не иначе вы тратите свое рабочее время.
Виды работы – вопросы 4, 9, 12, 13, 15, 36, 46.
Много нашего времени уходит на рутинные дела. Анализ ответов на эти вопросы поможет вам выяснить, как именно используется ваше рабочее время, знаете ли вы заранее, куда и на что его потратите, а также есть ли разрыв между тем, что вы хотите получить от работы, и тем, что выходит на самом деле.
Медлительность – вопросы 7, 8, 14, 30, 37.
Эти вопросы касаются вашего обыкновения начинать работу без промедления, не откладывать дела в долгий ящик, не затягивать выполнение ответственных поручений, а также ваших способностей находить выход из любой ситуации. Несмотря на то что большинство из нас любит начинать с решения более простых вопросов и задач, это не всегда представляется правильным и разумным. Начинать следует не с простого, а с самого важного и срочного.
Планирование работы – вопросы 3, 18, 22, 25, 32, 38, 42, 44, 50.
Вопросы связаны с тем, как именно вы планируете свой рабочий день, чтобы добиться оптимальных результатов: фиксируете ли вы в течение дня все происходящие события, пытаетесь ли проконтролировать, как используете свое рабочее время.
Пожиратели времени – вопросы 17, 21, 27, 28, 33, 35, 41.
«Пожиратели» времени – это те люди, которые мешают вам работать, нарушают планы, ломают распорядок рабочего дня, снижая эффективность и производительность вашего труда.
Люди – вопросы 5, 6, 11, 16, 26, 31, 34, 40, 47.
Эти вопросы выявляют ваши способности и умение работать с другими людьми, совместно решать те или иные проблемы.
Совместная работа – это обязательная составляющая нашей производственной деятельности, хотим мы этого или нет. Мы часто грешим на других, обвиняя их в том, что они не столько помогают, сколько мешают, а может быть, стоит иногда «и на себя оборотиться…».
Бумажная работа – вопросы 23, 29, 48.
В любой работе не обойтись без документов. Ответы на эти вопросы помогут вам прояснить, как именно вы работаете с ними – быстро даете им ход или, наоборот, накапливаете, превращая ваш стол в склад бумаг.
Персонал – вопросы 2, 10, 19, 24, 31, 43, 45.
Вопросы помогут вам ответить, как именно ваши подчиненные влияют на распорядок вашего дня, каков баланс между временем, потраченным на чисто производственные дела и на другое, не имеющее прямого отношения к работе.
Часть 2. Память, внимание и концентрация как факторы управления временем
Записи в помощь на время: составление списков
Продолжительное хранение: ежедневники и записные книжки
Важные шаги к улучшению памяти
Организация в нашей жизни
Улучшение памяти в общественных ситуациях
Как запомнить числа
С – согласен
НС – не согласен
АНС – абсолютно не согласен
ПС С НС АНС
1. Мне постоянно требуется дополнительное время, чтобы закончить свою работу
2. Я регулярно беру работу на дом
3. Я готовлю ежедневный перечень дел
4. На работе у меня практически не остается времени для себя
5. Мой шеф часто просит меня выполнить непредвиденную работу немедленно
6. Я люблю с утра сделать работу попроще, оставляя более сложные и кропотливые дела на послеобеденное время
7. Я трачу много времени на совещания и встречи
8. Мне всегда трудно приступить к выполнению какого-то сложного дела или проекта
9. Чтобы выполнить все намеченное, мне нужно приезжать на работу еще до начала рабочего дня и уезжать домой намного позже его официального завершения
10. Много времени у меня уходит на поездки
11. Я постоянно вынужден участвовать в решении всех спорных вопросов в моем деле
12. Каждый день я ставлю перед собой определенную конкретную цель
13. Я сам разбираю свою почту
14. Мне зачастую бывает трудно самому закончить большое и сложное дело, довести его до конца самостоятельно
15. Мой шеф постоянно интересуется тем, как идет работа по тому или иному ключевому заданию
16. Я люблю вникать в детали проекта, чтобы знать его досконально и быть уверенным в том, что работа над ним идет в правильном направлении
17. Много моего рабочего времени бесполезно тратится на всякого рода совещаниях и собраниях
18. Я постоянно пишу перечень заданий, которые нужно выполнить
19. Мне нравится, когда мне дают дополнительные задания
20. У меня есть должностная инструкция моего шефа
21. Мой рабочий стол завален бумагами, не мешало бы навести на нем порядок
22. Мне не хватает времени на чтение, чтобы быть в курсе всех новинок по моей специальности
23. Я трачу много времени на бумажную работу
24. У меня не хватает времени на семью, отдых, друзей
25. У меня существует внутренний тормоз, когда речь идет о каком-то сложном и большом деле
26. Мне проще все сделать самому, чем просить кого-то
27. Свой рабочий день я начинаю с чтения газет, дружеских бесед, кофе
28. Меня постоянно отрывают от дела
29. Много времени трачу на поиски нужной мне информации
30. Неприятные дела я всегда откладываю на потом
31. Мне трудно бороться с перегрузками и стрессами
32. Нередко я просто забываю проверить список заданий и сделать то, что мне поручено
33. У меня бывает много посторонних посетителей во время работы
34. Я зарываюсь в мелочах, и из-за этого у меня постоянные заторы в работе
35. У меня постоянное ощущение, что деловые совещания могли бы быть более эффективными
36. Я люблю работать допоздна
37. Я перепрыгиваю с одного дела на другое и ничего не довожу до конца
38. При желании я всегда могу выкроить пару минут, чтобы перевести дыхание и расслабиться
39. У меня есть специальный план обучения и для себя, и для своих подчиненных
40. Я постоянно встречаюсь со своими подчиненными, чтобы быть в курсе их работы
41. После некоторых совещаний у меня остается впечатление, что от меня ждали чего-то другого
42. Я часто не обращаю внимания на очень важные детали
43. На выходные я беру работу домой
44. Иные дела занимают больше времени, чем предполагалось с самого начала, и порой мне приходится завершать несколько дел одновременно
45. Я часто не использую отпуск до конца
46. Мне нравится менять привычки и приобретать новые
47. Я жду от своих подчиненных сверхурочной работы
48. Моя система работы с документами может быть улучшена
49. Все совещания, которые я провожу, длятся ровно столько, сколько запланировано, начинаются и заканчиваются вовремя
50. Справляться с большими производственными нагрузками мне позволяет постоянная смена приоритетов
Цель работы – вопросы 1, 20, 37, 39, 41, 49.
Эти профильные вопросы направлены на то, чтобы выяснить, можете ли вы концентрировать свою энергию и усилия на решении определенных задач. Ответы на эти вопросы помогут вам понять, почему ваши усилия дают именно такой результат, а также получить ответ, почему именно так, а не иначе вы тратите свое рабочее время.
Виды работы – вопросы 4, 9, 12, 13, 15, 36, 46.
Много нашего времени уходит на рутинные дела. Анализ ответов на эти вопросы поможет вам выяснить, как именно используется ваше рабочее время, знаете ли вы заранее, куда и на что его потратите, а также есть ли разрыв между тем, что вы хотите получить от работы, и тем, что выходит на самом деле.
Медлительность – вопросы 7, 8, 14, 30, 37.
Эти вопросы касаются вашего обыкновения начинать работу без промедления, не откладывать дела в долгий ящик, не затягивать выполнение ответственных поручений, а также ваших способностей находить выход из любой ситуации. Несмотря на то что большинство из нас любит начинать с решения более простых вопросов и задач, это не всегда представляется правильным и разумным. Начинать следует не с простого, а с самого важного и срочного.
Планирование работы – вопросы 3, 18, 22, 25, 32, 38, 42, 44, 50.
Вопросы связаны с тем, как именно вы планируете свой рабочий день, чтобы добиться оптимальных результатов: фиксируете ли вы в течение дня все происходящие события, пытаетесь ли проконтролировать, как используете свое рабочее время.
Пожиратели времени – вопросы 17, 21, 27, 28, 33, 35, 41.
«Пожиратели» времени – это те люди, которые мешают вам работать, нарушают планы, ломают распорядок рабочего дня, снижая эффективность и производительность вашего труда.
Люди – вопросы 5, 6, 11, 16, 26, 31, 34, 40, 47.
Эти вопросы выявляют ваши способности и умение работать с другими людьми, совместно решать те или иные проблемы.
Совместная работа – это обязательная составляющая нашей производственной деятельности, хотим мы этого или нет. Мы часто грешим на других, обвиняя их в том, что они не столько помогают, сколько мешают, а может быть, стоит иногда «и на себя оборотиться…».
Бумажная работа – вопросы 23, 29, 48.
В любой работе не обойтись без документов. Ответы на эти вопросы помогут вам прояснить, как именно вы работаете с ними – быстро даете им ход или, наоборот, накапливаете, превращая ваш стол в склад бумаг.
Персонал – вопросы 2, 10, 19, 24, 31, 43, 45.
Вопросы помогут вам ответить, как именно ваши подчиненные влияют на распорядок вашего дня, каков баланс между временем, потраченным на чисто производственные дела и на другое, не имеющее прямого отношения к работе.
Часть 2. Память, внимание и концентрация как факторы управления временем
Социологический опрос по исследованию памяти показал, что опрошенные забывали сделать что-либо намеченное на будущее, например:
• Пропускали оговоренные заранее общественные мероприятия и назначенные встречи.
• Забывали о днях рождениях и специальных случаях.
• Забывали отправить сообщение или послать письмо.
Все это случаи, когда люди забывают сделать что-то, что собирались (такая память называется перспективной). Особенная сложность заключается в том, что хотя воспоминание и хорошо закодировано, подсказка для извлечения из памяти должна всплыть в сознании в строго определенное время, чтобы подготовить нас к соответствующему действию.
Обратите внимание на следующие приемы, помогающие улучшить память о планах на будущее.
1. Освободите память от как можно большего количества информации, используя списки и дневники.
2. Используйте то, что может служить напоминанием, например, будильник, или повесьте записку на входную дверь.
• Пропускали оговоренные заранее общественные мероприятия и назначенные встречи.
• Забывали о днях рождениях и специальных случаях.
• Забывали отправить сообщение или послать письмо.
Все это случаи, когда люди забывают сделать что-то, что собирались (такая память называется перспективной). Особенная сложность заключается в том, что хотя воспоминание и хорошо закодировано, подсказка для извлечения из памяти должна всплыть в сознании в строго определенное время, чтобы подготовить нас к соответствующему действию.
Обратите внимание на следующие приемы, помогающие улучшить память о планах на будущее.
1. Освободите память от как можно большего количества информации, используя списки и дневники.
2. Используйте то, что может служить напоминанием, например, будильник, или повесьте записку на входную дверь.
Записи в помощь
Записать что-нибудь – значит выиграть половину битвы, особенно это касается запоминания на будущее. Вторая половина заключается в своевременном прочтении записанного. Где вы находились, когда фиксировали информацию, как вы ее храните, играет важную роль для хорошей организации перспективной памяти. Выбор того, как вы запишите информацию, зависит от того, как долго вы собираетесь ее хранить – временно, долго, постоянно.
Записи в помощь на время: составление списков
Составление списков – полезное дело. В противовес мнению, что составление списков сделает память ленивой, это помогает сконцентрировать внимание на перечне и лучше его закодировать. Результатом физического действия является не только сам исписанный листок бумаги, но и сильные ассоциации.
Большинство наименований из перечня покупатель будет помнить, не заглядывая в список, если только он сам его записывал. Список еще и снимает бремя с памяти, если в нужный момент мы к нему обратимся.
Еще один способ – записки, которые можно повесить на видном месте, блокнот и карандаш возле телефона, чтобы сразу же записать необходимую информацию, белую доску срочных, важных дел и блокноты с отрывными листами для не очень важных дел.
Для разгрузки памяти важно уничтожать записи, когда работа завершена и переносить информацию, которую нужно использовать дольше, такую как телефонные номера, туда, где они будут храниться постоянно.
Большинство наименований из перечня покупатель будет помнить, не заглядывая в список, если только он сам его записывал. Список еще и снимает бремя с памяти, если в нужный момент мы к нему обратимся.
Еще один способ – записки, которые можно повесить на видном месте, блокнот и карандаш возле телефона, чтобы сразу же записать необходимую информацию, белую доску срочных, важных дел и блокноты с отрывными листами для не очень важных дел.
Для разгрузки памяти важно уничтожать записи, когда работа завершена и переносить информацию, которую нужно использовать дольше, такую как телефонные номера, туда, где они будут храниться постоянно.
Продолжительное хранение: ежедневники и записные книжки
Ежедневники – это идеальное средство для обозначения будущих событий. Чтобы ежедневник был эффективным, обычно нужно заглядывать в него каждый день и выделить ему специальное место, где-нибудь под рукой, например, рядом с телефоном или на рабочем столе.
Другой источник длительного хранения информации касается вашего здоровья. Многие доктора подробно описывают пациенту детали его текущего состояния, лечения и дату следующего визита. Такую детальную информацию, выданную в короткий промежуток времени, трудно вспомнить позднее. Многие люди заводят записные книжки, куда они записывают лекарственные средства, которые принимают, и вопросы, которые хотят задать. Записную книжку можно брать на визит к врачу и писать в нее ответы на интересующие вас вопросы в течение приема.
Другой источник длительного хранения информации касается вашего здоровья. Многие доктора подробно описывают пациенту детали его текущего состояния, лечения и дату следующего визита. Такую детальную информацию, выданную в короткий промежуток времени, трудно вспомнить позднее. Многие люди заводят записные книжки, куда они записывают лекарственные средства, которые принимают, и вопросы, которые хотят задать. Записную книжку можно брать на визит к врачу и писать в нее ответы на интересующие вас вопросы в течение приема.
Важные шаги к улучшению памяти
Изучение нового материала, приобретение новых привычек и новых умений включают в себя четыре важных шага, основанные на том, как функционирует наш мозг. Приемы, приведенные здесь требуют некоторых усилий и времени. Каждый из них включает четыре шага:
1. Мотивация – сконцентрируйтесь на причинах, по которым вы хотите изучать новый материал: решите, что больше всего беспокоит вас в связи с памятью; найдите соответствующие приемы. Выберите один из них и начинайте заниматься.
2. Концентрация – уделите достаточное внимание этому занятию.
Сконцентрируйте внимание на данной задаче.
Когда внимание рассеивается, соберитесь и вернитесь обратно к своему занятию.
Дайте мозгу отдохнуть, когда почувствуете усталость.
3. Организация – приведите материал к надлежащей форме.
Разделите задание на части, с которыми вы сможете справиться.
Свяжите новый материал с тем, что вы уже знаете.
Найдите методы, которые подходят для выполнения задания и эффективны для вас.
4. Практика – добавляйте и повторяйте новый материал частями, с которыми вы сможете справиться.
Тренируйтесь в запоминании единицы изучаемой информации или умения много раз.
Используйте новую единицу информации или умение в их естественном контексте.
Повторите снова, день, неделю, месяц спустя.
1. Мотивация – сконцентрируйтесь на причинах, по которым вы хотите изучать новый материал: решите, что больше всего беспокоит вас в связи с памятью; найдите соответствующие приемы. Выберите один из них и начинайте заниматься.
2. Концентрация – уделите достаточное внимание этому занятию.
Сконцентрируйте внимание на данной задаче.
Когда внимание рассеивается, соберитесь и вернитесь обратно к своему занятию.
Дайте мозгу отдохнуть, когда почувствуете усталость.
3. Организация – приведите материал к надлежащей форме.
Разделите задание на части, с которыми вы сможете справиться.
Свяжите новый материал с тем, что вы уже знаете.
Найдите методы, которые подходят для выполнения задания и эффективны для вас.
4. Практика – добавляйте и повторяйте новый материал частями, с которыми вы сможете справиться.
Тренируйтесь в запоминании единицы изучаемой информации или умения много раз.
Используйте новую единицу информации или умение в их естественном контексте.
Повторите снова, день, неделю, месяц спустя.
Организация в нашей жизни
На одном из курсов по планированию времени, который я посещал, координатор начал с рассказа о том, что люди предпочитают разные системы планирования времени и делятся на две группы. Однако, 97 процентов людей, которые пишут книги по планированию времени принадлежат к первой группе!
Это те, кто испытывает естественную потребность (или принуждение) сесть в начале дня и написать план, а затем полностью следовать ему. Координатор был одним из трех процентов редкостных специалистов в данной области, который этого не делал. Те, кто принадлежат ко второй группе, тоже составляют план, но помимо него у них также есть воображаемая карта территории, которую они хотят пересечь. Они выбрасывают план и следуют карте.
Для первой группы они кажутся неорганизованными, и выглядят так, как будто никогда не завершают проекты, потому что карта слишком велика, чтобы ее охватить. Но для них первая группа исследует слишком мало из того, что дает наш большой удивительный мир, и с трудом приспосабливаются к быстро изменяющимся ситуациям. К концу курса стало ясно, что обе категории людей хороши на своем месте.
Многие из нас, посещавших семинар решили, что предпочли бы, чтобы наш бухгалтер обладал качествами присущими первой традиционной группе, а пилот самолета, на котором мы совершали перелет, быстрыми рефлексами и способностью мгновенно приспосабливаться, что является качествами людей второй группы.
На самом деле то, что хорошо для одних, приводит других в отчаяние. Существует большой выбор организационных систем для различных ситуаций и разных людей.
• Кухня – тарелки, кухонная утварь, столовые приборы, еда, книги с рецептами.
• Гараж или сарай – инструменты, спортивные инвентарь или принадлежности для отдыха.
• Зал – компакт диски, кассеты, видео кассеты, игры и книги.
• Офис – документы, письма, фотографии и карты.
• Спальня – одежда и обувь.
Список можно продолжать и продолжать. Возможно, мы никогда не думали об этом наборе предметов, как организованной (или неорганизованной) системе. Но они являются таковыми, и то как мы их расположим, может избавить от стрессов и напряжения нашу память. Один из моих знакомых рассказал, как избавился от привычки терять инструменты, повесив доску с крючками и приучившись постоянно вешать на нее инструменты. Знать категорию, в которую входит определенный предмет, означает, что вы будете знать, где его искать, а это гораздо легче, чем вспоминать каждый предмет в отдельности.
Существуют два простых принципа хорошей организации, которые возникли в результате исследования работы деятельных директоров, но одинаково полезных как для организации заваривания чая по утрам, так и для организации рабочего места:
1. Легко хранить и легко найти. Рабочее место должно быть организовано так, чтобы убирать вещи было просто и быстро, а те предметы, которыми вы чаще всего пользуетесь, – проще всего складывать и находить снова.
2. Все под рукой. Когда вы стоите или сидите на кухне, находитесь на рабочем месте, все основные принадлежности должны быть под рукой.
Одна женщина купила новую кухню, а шесть недель спустя была очень расстроена по этому поводу. Ведь на новой кухне даже заварить чашку чая было намного сложней, чем на ее ветхой и старой. Наконец разобравшись в проблеме, она переставила электрический чайник, чашки, чай, кофе и сахар так, чтобы их было легко достать (система «все под рукой»!) и, в конечном счете, осталась довольной своим приобретением.
• Груда – это беспорядочно сложенное, небольшое количество подобных предметов. Добавить предметы в это скопление легко, а время поиска недолгое. Например, игрушки в коробке для игрушек, небольшой набор компакт дисков, инструмент в коробке для инструментов. Груда – это не обязательно нечто неопрятное. Например, компакт диски могут быть аккуратно сложены в кучу, но не находится в алфавитном порядке.
• Большое количество предметов нужно упорядочить. Например, большую коллекцию компакт дисков раскладывают по типу музыки или в алфавитном порядке. Существуют специальные средства для организации документов: ящики для бумаг, папки и коробки из-под обуви.
Эффективные категории мест для хранения определенных предметов должны быть легко запоминающимися; для того, кто их придумал должно быть логично, что вещи хранятся именно в этих местах. Хранение по алфавиту имеет очевидное преимущество, когда каждая категория хранится под соответствующей буквой: страховки под буквой С, медицинские заключения под буквой М и так далее. Это система подходит для документов, которые нужны раз в несколько месяцев или лет. Другие «подвесные папки» шкафа (в выдвижном ящике шкафа предусмотрены полозья по бокам сверху, а на картонных обложках имеются крючочки, чтобы они висели и двигались внутри ящика в горизонтальном направлении) могут быть развешаны в соответствии со временем их использования, например, использованные недавно располагаются впереди. Данная система имеет смысл, если эти папки понадобятся вам и в ближайшем будущем. Системы документов, которые разрастаются с течением времени, часто организованы подобным образом. Чем больше людей пользуются документами, тем более систематизированной должна быть система.
Для успешной организации нужно принимать во внимание тот факт, что некоторые предметы могут уже использоваться, а другие скоро понадобятся. Ручные инструменты находятся дома у мастера или на рабочем месте. Бумаги, которые надо просмотреть, будут лежать на столе, а просмотренные, но незаполненные, на месте незаполненных документов, например, в шкафу с папками. Для предметов, наиболее часто используемых, такие места неизбежно появятся сами собой, так что имеет смысл запланировать их положение.
Систематизированная организация – хороший прием для помощи памяти, но для нее нужно принимать во внимание личные особенности. И груды и аккуратно сложенная кипа имеют свои места. Вот еще идеи для улучшения организации:
• Маленькая тетрадка или «домашняя книга» окажется полезной для того, чтобы записывать в нее поломки, которые надо исправить, и посещения розничного торговца.
• Люди, которые часто отправляются в поездки, составляют список одежды, чтобы проверить упакованные вещи. Со временем он может изменяться. При потере багажа, авиалинии требуют список вещей, находившихся в чемодане, а это – важная подсказка для вашей памяти.
• Цифровой фотоаппарат может быть использован для быстрой записи всего, что находится в доме в целях, связанных со страховкой имущества.
• Компакт диски можно положить на верхнюю часть ксерокса и скопировать их обертки, чтобы сохранить описание коллекции.
• На обратной стороне ценных вещей можно выгравировать номер водительских прав.
• Хронически неорганизованным клиентам, некоторые бухгалтера дают коробку из под обуви для хранения квитанций и других документов, связанных с их финансовой деятельностью. Один раз в год клиенты приносят ее к бухгалтеру, чтобы тот разобрался в них.
• Одна моя коллега каждые шесть месяцев в субботу разбиралась с папками на работе, взяв с собой стерео и пиво, чтобы скрасить время.
Это те, кто испытывает естественную потребность (или принуждение) сесть в начале дня и написать план, а затем полностью следовать ему. Координатор был одним из трех процентов редкостных специалистов в данной области, который этого не делал. Те, кто принадлежат ко второй группе, тоже составляют план, но помимо него у них также есть воображаемая карта территории, которую они хотят пересечь. Они выбрасывают план и следуют карте.
Для первой группы они кажутся неорганизованными, и выглядят так, как будто никогда не завершают проекты, потому что карта слишком велика, чтобы ее охватить. Но для них первая группа исследует слишком мало из того, что дает наш большой удивительный мир, и с трудом приспосабливаются к быстро изменяющимся ситуациям. К концу курса стало ясно, что обе категории людей хороши на своем месте.
Многие из нас, посещавших семинар решили, что предпочли бы, чтобы наш бухгалтер обладал качествами присущими первой традиционной группе, а пилот самолета, на котором мы совершали перелет, быстрыми рефлексами и способностью мгновенно приспосабливаться, что является качествами людей второй группы.
На самом деле то, что хорошо для одних, приводит других в отчаяние. Существует большой выбор организационных систем для различных ситуаций и разных людей.
Принципы хорошей организации
У каждого из нас есть некоторое количество предметов, которые (в меньшей или большей степени) организованы.• Кухня – тарелки, кухонная утварь, столовые приборы, еда, книги с рецептами.
• Гараж или сарай – инструменты, спортивные инвентарь или принадлежности для отдыха.
• Зал – компакт диски, кассеты, видео кассеты, игры и книги.
• Офис – документы, письма, фотографии и карты.
• Спальня – одежда и обувь.
Список можно продолжать и продолжать. Возможно, мы никогда не думали об этом наборе предметов, как организованной (или неорганизованной) системе. Но они являются таковыми, и то как мы их расположим, может избавить от стрессов и напряжения нашу память. Один из моих знакомых рассказал, как избавился от привычки терять инструменты, повесив доску с крючками и приучившись постоянно вешать на нее инструменты. Знать категорию, в которую входит определенный предмет, означает, что вы будете знать, где его искать, а это гораздо легче, чем вспоминать каждый предмет в отдельности.
Существуют два простых принципа хорошей организации, которые возникли в результате исследования работы деятельных директоров, но одинаково полезных как для организации заваривания чая по утрам, так и для организации рабочего места:
1. Легко хранить и легко найти. Рабочее место должно быть организовано так, чтобы убирать вещи было просто и быстро, а те предметы, которыми вы чаще всего пользуетесь, – проще всего складывать и находить снова.
2. Все под рукой. Когда вы стоите или сидите на кухне, находитесь на рабочем месте, все основные принадлежности должны быть под рукой.
Одна женщина купила новую кухню, а шесть недель спустя была очень расстроена по этому поводу. Ведь на новой кухне даже заварить чашку чая было намного сложней, чем на ее ветхой и старой. Наконец разобравшись в проблеме, она переставила электрический чайник, чашки, чай, кофе и сахар так, чтобы их было легко достать (система «все под рукой»!) и, в конечном счете, осталась довольной своим приобретением.
Разнообразие организационных систем
Создание хорошей системы – это мастерство. Секрет системы «все под рукой» в том, как часто используются отдельные предметы и как важно обеспечить к ним быстрый доступ. Между тем, как легко что-то убрать и как легко что-то найти позднее, есть баланс, который подчиняется количеству предметов и находящемуся в вашем распоряжении пространству.• Груда – это беспорядочно сложенное, небольшое количество подобных предметов. Добавить предметы в это скопление легко, а время поиска недолгое. Например, игрушки в коробке для игрушек, небольшой набор компакт дисков, инструмент в коробке для инструментов. Груда – это не обязательно нечто неопрятное. Например, компакт диски могут быть аккуратно сложены в кучу, но не находится в алфавитном порядке.
• Большое количество предметов нужно упорядочить. Например, большую коллекцию компакт дисков раскладывают по типу музыки или в алфавитном порядке. Существуют специальные средства для организации документов: ящики для бумаг, папки и коробки из-под обуви.
Эффективные категории мест для хранения определенных предметов должны быть легко запоминающимися; для того, кто их придумал должно быть логично, что вещи хранятся именно в этих местах. Хранение по алфавиту имеет очевидное преимущество, когда каждая категория хранится под соответствующей буквой: страховки под буквой С, медицинские заключения под буквой М и так далее. Это система подходит для документов, которые нужны раз в несколько месяцев или лет. Другие «подвесные папки» шкафа (в выдвижном ящике шкафа предусмотрены полозья по бокам сверху, а на картонных обложках имеются крючочки, чтобы они висели и двигались внутри ящика в горизонтальном направлении) могут быть развешаны в соответствии со временем их использования, например, использованные недавно располагаются впереди. Данная система имеет смысл, если эти папки понадобятся вам и в ближайшем будущем. Системы документов, которые разрастаются с течением времени, часто организованы подобным образом. Чем больше людей пользуются документами, тем более систематизированной должна быть система.
Для успешной организации нужно принимать во внимание тот факт, что некоторые предметы могут уже использоваться, а другие скоро понадобятся. Ручные инструменты находятся дома у мастера или на рабочем месте. Бумаги, которые надо просмотреть, будут лежать на столе, а просмотренные, но незаполненные, на месте незаполненных документов, например, в шкафу с папками. Для предметов, наиболее часто используемых, такие места неизбежно появятся сами собой, так что имеет смысл запланировать их положение.
Систематизированная организация – хороший прием для помощи памяти, но для нее нужно принимать во внимание личные особенности. И груды и аккуратно сложенная кипа имеют свои места. Вот еще идеи для улучшения организации:
• Маленькая тетрадка или «домашняя книга» окажется полезной для того, чтобы записывать в нее поломки, которые надо исправить, и посещения розничного торговца.
• Люди, которые часто отправляются в поездки, составляют список одежды, чтобы проверить упакованные вещи. Со временем он может изменяться. При потере багажа, авиалинии требуют список вещей, находившихся в чемодане, а это – важная подсказка для вашей памяти.
• Цифровой фотоаппарат может быть использован для быстрой записи всего, что находится в доме в целях, связанных со страховкой имущества.
• Компакт диски можно положить на верхнюю часть ксерокса и скопировать их обертки, чтобы сохранить описание коллекции.
• На обратной стороне ценных вещей можно выгравировать номер водительских прав.
• Хронически неорганизованным клиентам, некоторые бухгалтера дают коробку из под обуви для хранения квитанций и других документов, связанных с их финансовой деятельностью. Один раз в год клиенты приносят ее к бухгалтеру, чтобы тот разобрался в них.
• Одна моя коллега каждые шесть месяцев в субботу разбиралась с папками на работе, взяв с собой стерео и пиво, чтобы скрасить время.
Улучшение памяти в общественных ситуациях
Улучшение памяти в общественных ситуациях – баланс между тем, как много вы не хотите забывать и на что вы готовы ради этого пойти.
Три привычки, описанные ниже, помогут вам в этом, если вы примите их как новый образ жизни, а не учебный курс:
1. Приготовьтесь к общественному мероприятию, повторив имена людей, которых вы встретите (и мнемонические схемы на их имена, если вы их используете). Вспомните, когда вы в последний раз видели этих людей, и что играет для них важную роль: семья, работа, хобби. Вспомните о разговорах, которые у вас возможно были, и что вы могли бы к ним прибавить. Вспомните, что вы делали с тех пор, как в последний раз их видели. Посмотрите на название книги, прочитанной или читаемой сейчас, или фильма, который вы видели. Как я уже объяснял, данные действия подготавливают вашу память к использованию информации в ближайшем будущем.
2. Наслаждайтесь мероприятием. Расслабьтесь и развлекайтесь. Сделайте попытку назвать про себя имя каждого из присутствующих, кого вы знаете. Если имя сразу не приходит на ум, относитесь к своим провалам в памяти снисходительно. Придумайте ситуации по использованию имен тех людей, которых вы помните. Если у вас есть свободная минутка, посмотрите на человека и мысленно повторите несколько раз его имя. Если оно не приходит на ум, не расстраивайтесь, а подумайте о том, что вы знаете об этом человеке. Затем мысленно перейдите к другому человеку и повторите упражнение. Награждайте себя за свои успехи, мысленно поглаживая по спине. Позже, вернитесь к именам, которые вы забыли. Помните, система памяти лучше тренируется тем, сколько раз вы запросите информацию, нежели чем одним интенсивным усилием.
3. После мероприятия переживите событие заново: в течение следующих 24 часов поговорите с кем-нибудь, позвоните кому-нибудь, напишите письмо или запишите в свой дневник описание этого мероприятия и все имена, которые вы помните. Мысленно пройдитесь по отдельным местам мероприятия: люди, разговоры, еда – любые аспекты, которые вас интересуют. Сделайте записи в вашем дневнике. Пережив мероприятие заново, вы не только закрепите память о событии. Это также поможет вам натренировать вашу память и лучше закодировать следующее подобное мероприятие.
Постепенное совершенствование в запоминании имен
Исследование большинства социологических вопросов, выявили приоритеты людей, желающих улучшить свою память. Все опрошенные хотели лучше запоминать имена.Три привычки, описанные ниже, помогут вам в этом, если вы примите их как новый образ жизни, а не учебный курс:
1. Приготовьтесь к общественному мероприятию, повторив имена людей, которых вы встретите (и мнемонические схемы на их имена, если вы их используете). Вспомните, когда вы в последний раз видели этих людей, и что играет для них важную роль: семья, работа, хобби. Вспомните о разговорах, которые у вас возможно были, и что вы могли бы к ним прибавить. Вспомните, что вы делали с тех пор, как в последний раз их видели. Посмотрите на название книги, прочитанной или читаемой сейчас, или фильма, который вы видели. Как я уже объяснял, данные действия подготавливают вашу память к использованию информации в ближайшем будущем.
2. Наслаждайтесь мероприятием. Расслабьтесь и развлекайтесь. Сделайте попытку назвать про себя имя каждого из присутствующих, кого вы знаете. Если имя сразу не приходит на ум, относитесь к своим провалам в памяти снисходительно. Придумайте ситуации по использованию имен тех людей, которых вы помните. Если у вас есть свободная минутка, посмотрите на человека и мысленно повторите несколько раз его имя. Если оно не приходит на ум, не расстраивайтесь, а подумайте о том, что вы знаете об этом человеке. Затем мысленно перейдите к другому человеку и повторите упражнение. Награждайте себя за свои успехи, мысленно поглаживая по спине. Позже, вернитесь к именам, которые вы забыли. Помните, система памяти лучше тренируется тем, сколько раз вы запросите информацию, нежели чем одним интенсивным усилием.
3. После мероприятия переживите событие заново: в течение следующих 24 часов поговорите с кем-нибудь, позвоните кому-нибудь, напишите письмо или запишите в свой дневник описание этого мероприятия и все имена, которые вы помните. Мысленно пройдитесь по отдельным местам мероприятия: люди, разговоры, еда – любые аспекты, которые вас интересуют. Сделайте записи в вашем дневнике. Пережив мероприятие заново, вы не только закрепите память о событии. Это также поможет вам натренировать вашу память и лучше закодировать следующее подобное мероприятие.
Как запомнить числа
Вторым по значимости приоритетом, после запоминания имен, многие люди называют запоминание чисел. Моя знакомая как-то задала мне вопрос: «Блокирую ли я процесс извлечения из памяти внутренним диалогом. Например, говоря себе: “У меня плохая память, я никогда не запоминаю числа?”». В ответ на вопрос знакомой, я объяснил, что негативный внутренний диалог может повлиять на наше желание сконцентрироваться и тренироваться в запоминании чисел, но проблема не только в нашем отношении. В мире существует огромное количество чисел, которые нужно запомнить. Назовем самые распространенные из них: телефонные номера, почтовые индексы, номерные знаки автомобилей и PIN коды кредитных карточек.
Телефонные номера часто произносятся слишком быстро, чтобы их хорошо расслышать, а на автоответчиках диктуют так неразборчиво, что просто невозможно записать на бумагу. Часто нужно прослушать телефонную запись по три раза, каждый раз добавляя еще несколько цифр. Проблема появляется из-за того, что люди могут говорить быстрее, чем слушать и понимать. Телефонные номера, разбитые на пары так, чтобы присутствовал некий ритм, намного легче слушать и запоминать (по крайней мере достаточно долго, чтобы успеть записать).
Идентификационные номера были придуманы для удобства машин, а не людей. Люди с математическим складом ума находят системность в номерах и относятся к ним, как к старым друзьям, но для многих из нас имеет смысл записать секретные номера, например, код кредитной карточки, и хранить их где-нибудь в безопасном месте. Есть всего несколько номеров, которые полезно знать наизусть, такие как номерной знак автомобиля и некоторые номера телефонов. Целесообразно найти схему, позволяющую их запомнить. Хорошие приемы для использования на практике включают игры со словами, картинки и последовательности.
Каждый PIN код – это последовательность движений в разных направлениях по номеронабирателю на банковском автомате. Например, код 1-3-7-4 начинается в левом верхнем углу, затем направляется вправо, по диагонали вниз, и останавливается на половине пути до исходного положения. На словах это звучит неудобно, но когда мы проходим путь своим пальцем, вычерчивается треугольник, что легко запомнить.
Память на кончиках пальцев для PIN кода 1374.
Те же приемы, что и с номерными знаками автомобилей, можно применять для запоминания телефонных номеров, главное придумать мнемоническую схему для начала числовой последовательности, остальное последует само собой. Моя знакомая помнит восьмизначный номер, придумав полушутливое событие, которое произошло или произойдет в ее собственной жизни:
Телефонные номера часто произносятся слишком быстро, чтобы их хорошо расслышать, а на автоответчиках диктуют так неразборчиво, что просто невозможно записать на бумагу. Часто нужно прослушать телефонную запись по три раза, каждый раз добавляя еще несколько цифр. Проблема появляется из-за того, что люди могут говорить быстрее, чем слушать и понимать. Телефонные номера, разбитые на пары так, чтобы присутствовал некий ритм, намного легче слушать и запоминать (по крайней мере достаточно долго, чтобы успеть записать).
Идентификационные номера были придуманы для удобства машин, а не людей. Люди с математическим складом ума находят системность в номерах и относятся к ним, как к старым друзьям, но для многих из нас имеет смысл записать секретные номера, например, код кредитной карточки, и хранить их где-нибудь в безопасном месте. Есть всего несколько номеров, которые полезно знать наизусть, такие как номерной знак автомобиля и некоторые номера телефонов. Целесообразно найти схему, позволяющую их запомнить. Хорошие приемы для использования на практике включают игры со словами, картинки и последовательности.
Числа на кончиках пальцев
Многие люди запоминают последовательность вводимых цифр телефонного номера или банковского автомата «своими кончиками пальцев». Наш мозг устроен так, что понимает как двигаться в пространстве и очень эффективно превращать последовательность цифр в движение пальца.Каждый PIN код – это последовательность движений в разных направлениях по номеронабирателю на банковском автомате. Например, код 1-3-7-4 начинается в левом верхнем углу, затем направляется вправо, по диагонали вниз, и останавливается на половине пути до исходного положения. На словах это звучит неудобно, но когда мы проходим путь своим пальцем, вычерчивается треугольник, что легко запомнить.
Память на кончиках пальцев для PIN кода 1374.
Слова, рифмовки и короткие истории
Когда наша система памяти блокируется на числах, проблема только в том, чтобы начать ею заниматься. Например, чтобы запомнить номерной знак ОГП 123, можно придумать такую мнемоническую схему на первые три буквы: «очень грузный пенсионер», а когда вы вспомните буквы, цифры вспомнятся сами собой.Те же приемы, что и с номерными знаками автомобилей, можно применять для запоминания телефонных номеров, главное придумать мнемоническую схему для начала числовой последовательности, остальное последует само собой. Моя знакомая помнит восьмизначный номер, придумав полушутливое событие, которое произошло или произойдет в ее собственной жизни: