Страница:
• Если вводимое значение не соответствует типу данных поля (см. подразд. «Типы данных»), Access предложит вам изменить значение либо преобразовать тип данных для этого поля.
• Если в таблице есть обязательные поля, то программа Access предложит вам ввести значения в эти поля.
• Если в качестве первичного ключа выбрано поле, которое заполняется не автоматически, а пользователем (то есть имеет тип данных, отличный от типа Счетчик) и в это поле введено пустое или повторяющееся значение, Access предложит вам ввести корректное (непустое и уникальное) значение.
• Если в базе данных уже настроены связи между таблицами и при этом вы создаете запись в дочерней таблице и включен режим обеспечения целостности данных (см. разд. «Настройка связей между таблицами»), то Access проверит корректность ссылки. Если создаваемая запись ссылается на несуществующую родительскую запись (то есть во вторичном ключе создаваемой записи введено значение, отсутствующее в первичном ключе родительской таблицы), то Access уведомит о невозможности сохранения такой записи.
В следующем подразделе вы узнаете, как внести изменения в уже созданную запись.
http://www.microsoft.com);
• Если в таблице есть обязательные поля, то программа Access предложит вам ввести значения в эти поля.
• Если в качестве первичного ключа выбрано поле, которое заполняется не автоматически, а пользователем (то есть имеет тип данных, отличный от типа Счетчик) и в это поле введено пустое или повторяющееся значение, Access предложит вам ввести корректное (непустое и уникальное) значение.
• Если в базе данных уже настроены связи между таблицами и при этом вы создаете запись в дочерней таблице и включен режим обеспечения целостности данных (см. разд. «Настройка связей между таблицами»), то Access проверит корректность ссылки. Если создаваемая запись ссылается на несуществующую родительскую запись (то есть во вторичном ключе создаваемой записи введено значение, отсутствующее в первичном ключе родительской таблицы), то Access уведомит о невозможности сохранения такой записи.
В следующем подразделе вы узнаете, как внести изменения в уже созданную запись.
http://www.microsoft.com);
– на файл на FTP-сервере, в локальной сети или на компьютере (пример: C: \Docs\Sample.doc);
– на адрес электронной почты (пример: mymail@list.ru) и т. п.
Значение поля имеет следующую структуру: Отображаемый текст#Адрес#Метка или закладка#Всплывающая подсказка.
Например, значение Мой документ#C: \Docs\Sample.doc#МуLabel#Переход на мою метку означает, что при просмотре таблицы в поле отображается значение Мой документ, при подведении указателя мыши к значению поля появляется подсказка Переход на мою метку (рис. 2.7), а при щелчке кнопкой мыши на ссылке открывается документ Sample.doc на той странице, где вставлена закладка с именем MyLabel.
Можно использовать и неполную структуру, например Отображаемый текст#Адрес или #Адрес#Метка или закладка#. Если не указан отображаемый текст или текст подсказки, то вместо них отображается адрес; а если не указана метка, то по ссылке открывается начало документа.
Необязательно вводить ссылку вручную. Щелкните в поле правой кнопкой мыши, в появившемся меню выберите команду Гиперссылка → Изменить гиперссылку. Откроется окно Вставка гиперссылки, в котором можно выбрать адрес гиперссылки – файл или веб-страницу, а также ввести отображаемый в поле текст и текст всплывающей подсказки.
Рис. 2.7. Пример гиперссылки
Редактирование гиперссылок имеет свои тонкости, поскольку для изменения значения нельзя просто щелкнуть кнопкой мыши на ячейке таблицы (при этом вы сразу перейдете по указанному адресу). Поэтому, чтобы внести исправления, щелкните кнопкой мыши на предыдущую ячейку, нажмите клавишу Tab для установки курсора в ячейку с гиперссылкой, а затем клавишу F2. После этого можно корректировать значение поля.
Вложение. Поле с типом данных Вложение (как и поле с типом данных Поле объекта OLE) предназначено для хранения любых присо единенных (вложенных) объектов, таких как документы Microsoft Office, изображения, аудио, видео и др. В поле с таким типом данных отображается количество присоединенных объектов и значок скрепки, при нажатии на котором появляется окно Вложения (рис. 2.8).
Рис. 2.8. Окно Вложения
В окне Вложения можно добавить и удалить вложенный объект, открыть его для редактирования в соответствующей программе (например, для редактирования документа в формате DOC запускается Microsoft Word), а также сохранить объект в файловой системе.
Внимание!
Важное отличие вложения от гиперссылки состоит в том, что при добавлении файла как вложения в базе данных Access создается копия этого файла. При этом изменения, внесенные при редактировании вложенного объекта, никак не отражаются на содержимом исходного файла в файловой системе, а изменения в файле не переносятся автоматически на объект, хранимый в базе данных. Напротив, при создании гиперссылки на файл копия не создается, при щелчке кнопкой мыши на гиперссылке открывается сам файл («оригинал»).
Следующее свойство поля, которое будет рассмотрено, – это формат отображения данных в поле.
Важное отличие вложения от гиперссылки состоит в том, что при добавлении файла как вложения в базе данных Access создается копия этого файла. При этом изменения, внесенные при редактировании вложенного объекта, никак не отражаются на содержимом исходного файла в файловой системе, а изменения в файле не переносятся автоматически на объект, хранимый в базе данных. Напротив, при создании гиперссылки на файл копия не создается, при щелчке кнопкой мыши на гиперссылке открывается сам файл («оригинал»).
Форматы отображения данных
Одно и то же значение поля, хранимое в базе данных, можно по-разному отобразить на экране (в таблице, отчете и др.). Если вам не подходит представление данных, установленное по умолчанию, вы можете изменить формат отображения. Для этого используется свойство Формат поля на вкладке Общие в нижней части конструктора таблицы.
Начнем с рассмотрения текстовых форматов.
• > – содержимое поля отображается прописными буквами (верхний регистр);
• < – содержимое поля отображается строчными буквами (нижний регистр);
• @ – отображается очередной символ из значения поля; если все символы уже выведены, то отображается пробел;
• & – отображается очередной символ из значения поля; если все символы уже выведены, то ничего не отображается.
Кроме того, после формата отображения текста через точку с запятой можно указать формат для пустого поля.
Например, вы зададите для поля Телефон формат (&&&) &&&-&&-&&;”Нет телефона”. При этом введенное значение 4951221212 отображается как (495) 122-12-12 (но в базе данных все равно хранится 4951221212!), а в поле, в которое не введено значение, показан текст Нет телефона. Если для поля Статус задан формат >&;”не определен”, то слово «срочный» выглядит как СРОЧНЫЙ, а в незаполненном поле выводится строка не определен.
Далее перейдем к изучению числовых и денежных форматов.
• Денежный – вместе с числом в поле выводится обозначение денежной единицы, например: 12,34р. (в базе данных хранится только число). Обозначение денежной единицы определяется региональными настройками Windows (Пуск → Панель управления → Язык и региональные стандарты).
Формат Денежный и тип данных Денежный – это не одно и то же. Тип данных Денежный обеспечивает хранение числа с точностью до четырех знаков после разделителя, а формат Денежный – отображение денежной единицы. Поэтому поле с типом данных Числовой может иметь денежный формат, и наоборот, поле с типом Денежный – формат Основной или другой числовой формат.
• Евро – вместе с числом в поле выводится обозначение евро, например: 12,34€.
• Фиксированный – в поле отображается число без разделителей тысяч с фиксированным количеством знаков после разделителя, указанном в свойстве Число десятичных знаков. Например: 12345,67.
• С разделителями разрядов – формат аналогичен формату Фиксированный, только число отображается с разделителями тысяч, например: 12 345,67. Разделитель тысяч (обычно пробел или запятая) определяется региональными настройками Windows (Пуск → Панель управления → Язык и региональные стандарты).
• Процентный – в поле выводится значение, умноженное на 100 и дополненное символом %.
• Экспоненциальный – число представлено в виде произведения мантиссы (числа с единственным знаком в целой части) и степени числа десять. Формат удобен для отображения очень маленьких и очень больших по абсолютной величине чисел. Например, число 0,0000001234 = 1,234 × 10–7 отображается как 1,234E-7, число 12 340 000 = 1,234 × 107– как 1,234E+7 (справа от буквы E отображается мантисса, слева – показатель степени).
Помимо свойства Формат поля, на отображение числовых и денежных значений влияет свойство Число десятичных знаков. Это свойство задает количество знаков, отображаемых после разделителя для всех форматов, кроме формата Основной. При этом «лишние» знаки не выводятся (в поле отображается округленное значение, и только при установке курсора в поле – полное значение), а числа с меньшим количеством знаков дополняются справа нулями. В формате Основной отображаются все хранимые знаки, независимо от значения свойства Число десятичных знаков.
Внимание!Формат отображения настраивается по-разному для различных типов данных.
Применение формата отображения данных не влияет на хранимые в базе данных значения полей. Меняется только «внешний вид», то есть способ отображения данных.
Начнем с рассмотрения текстовых форматов.
Формат текстового поля и поля MEMO
Для полей, содержащих текст, значением свойства Формат поля является строка, в которую вы можете включить специальные символы:• > – содержимое поля отображается прописными буквами (верхний регистр);
• < – содержимое поля отображается строчными буквами (нижний регистр);
• @ – отображается очередной символ из значения поля; если все символы уже выведены, то отображается пробел;
• & – отображается очередной символ из значения поля; если все символы уже выведены, то ничего не отображается.
Кроме того, после формата отображения текста через точку с запятой можно указать формат для пустого поля.
Например, вы зададите для поля Телефон формат (&&&) &&&-&&-&&;”Нет телефона”. При этом введенное значение 4951221212 отображается как (495) 122-12-12 (но в базе данных все равно хранится 4951221212!), а в поле, в которое не введено значение, показан текст Нет телефона. Если для поля Статус задан формат >&;”не определен”, то слово «срочный» выглядит как СРОЧНЫЙ, а в незаполненном поле выводится строка не определен.
Далее перейдем к изучению числовых и денежных форматов.
Формат числового и денежного поля
Для числовых и денежных полей вы можете выбрать из списка одно из следующих значений свойства Формат поля.Примечание• Основной – значение отображается в том же виде, в каком хранится в базе данных, например: 12,3456.
Десятичный разделитель (точка или запятая) определяется региональными настройками Windows. Эти настройки можно изменить с помощью панели управления (Пуск → Панель управления → Язык и региональные стандарты).
• Денежный – вместе с числом в поле выводится обозначение денежной единицы, например: 12,34р. (в базе данных хранится только число). Обозначение денежной единицы определяется региональными настройками Windows (Пуск → Панель управления → Язык и региональные стандарты).
Формат Денежный и тип данных Денежный – это не одно и то же. Тип данных Денежный обеспечивает хранение числа с точностью до четырех знаков после разделителя, а формат Денежный – отображение денежной единицы. Поэтому поле с типом данных Числовой может иметь денежный формат, и наоборот, поле с типом Денежный – формат Основной или другой числовой формат.
• Евро – вместе с числом в поле выводится обозначение евро, например: 12,34€.
• Фиксированный – в поле отображается число без разделителей тысяч с фиксированным количеством знаков после разделителя, указанном в свойстве Число десятичных знаков. Например: 12345,67.
• С разделителями разрядов – формат аналогичен формату Фиксированный, только число отображается с разделителями тысяч, например: 12 345,67. Разделитель тысяч (обычно пробел или запятая) определяется региональными настройками Windows (Пуск → Панель управления → Язык и региональные стандарты).
• Процентный – в поле выводится значение, умноженное на 100 и дополненное символом %.
• Экспоненциальный – число представлено в виде произведения мантиссы (числа с единственным знаком в целой части) и степени числа десять. Формат удобен для отображения очень маленьких и очень больших по абсолютной величине чисел. Например, число 0,0000001234 = 1,234 × 10–7 отображается как 1,234E-7, число 12 340 000 = 1,234 × 107– как 1,234E+7 (справа от буквы E отображается мантисса, слева – показатель степени).
Помимо свойства Формат поля, на отображение числовых и денежных значений влияет свойство Число десятичных знаков. Это свойство задает количество знаков, отображаемых после разделителя для всех форматов, кроме формата Основной. При этом «лишние» знаки не выводятся (в поле отображается округленное значение, и только при установке курсора в поле – полное значение), а числа с меньшим количеством знаков дополняются справа нулями. В формате Основной отображаются все хранимые знаки, независимо от значения свойства Число десятичных знаков.