Страница:
Перед переходом к изучению возможностей 1С: Бухгалтерии нам осталось рассмотреть еще один важный вопрос. Он касается команды Удалить, которую можно найти в окне запуска. Эта команда служит для удаления информационной базы из списка окна запуска. Её использование не приводит к удалению файлов базы с диска. Таким образом, если вам нужно не только удалить базу из списка, но и удалить её с компьютера (например, вам пришлось какое-то время работать на чужом компьютере, после того, как вы перестанете на нём работать, на нём не должно остаться ваших данных), нужно сначала удалить её из списка, предварительно запомнив или записав путь к ней, а потом – удалить папку с компьютера и очистить Корзину Windows. Если вы этого не сделаете, к вашим данным могут получить доступ посторонние люди. Нужно отметить, что если ваша база имеет для кого-то постороннего действительно высокую ценность, её можно будет восстановить (по крайней мере – частично) и после очистки Корзины.
Рекомендуется отработать приемы, которые мы разобрали здесь, на базах, которые не содержат реальных данных.
Выводы
В этой главе состоялось ваше первое знакомство с платформой 1С: Предприятие и прикладным решением 1С: Бухгалтерия. Вы изучили способы работы с информационными базами, знаете, как их создавать, делать их резервные копии, добавлять в окно запуска системы и правильно удалять. В следующей главе мы приступим к рассмотрению особенностей устройства 1С: Бухгалтерии.
Глава 2
Начало работы в 1С: Бухгалтерии
В качестве иллюстраций рассматриваемых механизмов мы будем использовать демонстрационную базу, из предыдущей главы вы знаете, как создать эту базу. Для того, чтобы лучше разобраться в системе, рекомендуется поступить следующим образом. Создайте две информационных базы. Одну из них – демонстрационную, вы будете использовать как образец. Во второй – не содержащей учетных данных, вы будете воспроизводить то, что рассматривается на примере демонстрационной базы. Такой подход позволяет глубоко проработать материал, на практике увидеть особенности работы с системой, столкнуться с «подводными камнями», которые не видны при обычном рассмотрении информационной базы, в которой ведется учёт.
Если на практике вам придётся работать с системой, в которой уже велся учет, вам придётся выполнять лишь некоторую часть учётных действий. Обычно эти действия связаны с вводом в систему документов и формированием необходимых отчётов. Объем этой работы зависит от сферы вашей ответственности в бухгалтерской службе организации. В средних и крупных организациях на основные участки учёта обычно назначают различных сотрудников. Например, кто-то может заниматься основными средствами, кто-то учётом материалов, заработной платы и так далее. 1С: Бухгалтерия позволяет организовать одновременную работу с информационной базой нескольких пользователей с применением возможностей компьютерной сети. В небольших организациях, где объем учётных работы гораздо меньше, один бухгалтер обычно занимается всеми участками учёта.
Если на практике вам придётся работать с системой, в которой уже велся учет, вам придётся выполнять лишь некоторую часть учётных действий. Обычно эти действия связаны с вводом в систему документов и формированием необходимых отчётов. Объем этой работы зависит от сферы вашей ответственности в бухгалтерской службе организации. В средних и крупных организациях на основные участки учёта обычно назначают различных сотрудников. Например, кто-то может заниматься основными средствами, кто-то учётом материалов, заработной платы и так далее. 1С: Бухгалтерия позволяет организовать одновременную работу с информационной базой нескольких пользователей с применением возможностей компьютерной сети. В небольших организациях, где объем учётных работы гораздо меньше, один бухгалтер обычно занимается всеми участками учёта.
Пользовательский интерфейс 1С: Бухгалтерии
Для того, чтобы начать ведение учета в 1С: Бухгалтерии, нужно, в уже знакомом вам окне 1С: Предприятие, выделить строку нужной базы и нажать на кнопку 1С: Предприятие. Рядом с этой кнопкой есть кнопка Конфигуратор. Она позволяет открывать базы в режиме конфигурирования. Этот режим предназначен для разработчиков, однако, иногда он полезен и для бухгалтеров. Например, если вы хотите узнать, по каким регистрам проводится некий документ, как именно происходит процедура проведения, это можно сделать в Конфигураторе. Для эффективного использования конфигуратора вам потребуются дополнительные знания об устройстве платформы 1С: Предприятие. Однако, даже имея начальные знания о системе и о её объектах, вы сможете, исследуя 1С: Бухгалтерию с помощью Конфигуратора, лучше понять её.
Если вы последуете нашему совету и будете, беря за образец демонстрационную базу, экспериментировать в новой пустой базе, то на данном этапе работы ваше окно запуска 1С: Предприятие будет выглядеть так, как показано на рис. 2.1.
Рис. 2.1. Окно запуска 1С: Предприятие с двумя информационными базами
Если вы открыли в режиме 1С: Предприятие одну базу, вы можете открыть в том же режиме и вторую базу (а если нужно – то и большее количество баз). Для этого достаточно снова вызвать окно запуска (двойным щелчком по ярлыку на Рабочем столе) и, выбрав нужную базу, нажать на кнопку 1С: Предприятие.
Открывая демонстрационную базу (а так же реальные базы), вы, прежде чем попадёте в систему, увидите окно Доступ к информационной базе, рис. 2.2.
Рис. 2.2. Окно доступа к информационной базе
В поле Пользователь нужно, нажав на кнопку с треугольником, выбрать пользователя системы для входа в неё. В поле Пароль – ввести пароль.
При открытии обычной только что созданной базы в списке выбора пользователей будет присутствовать лишь пользователь Администратор.
В демонстрационной базе есть несколько пользователей, им заданы пустые пароли, то есть для входа в систему под конкретным пользователем достаточно выбрать его имя в списке Пользователь. Если вы работаете в базе реальной организации, где используется система разграничения доступа к базам, для вас создадут нового пользователя системы, сообщат вам имя пользователя и пароль. При этом если в организации серьезно подходят к вопросам разграничения прав, вы не сможете, например, создавать документы, относящиеся к тому разделу учёта, которым вы не занимаетесь.
Мы выбрали в окне входа в систему пользователя Любимов (администратор). После нажатия на кнопку ОК мы попадём в демонстрационную информационную базу, рис. 2.3.
Рис. 2.3. Демонстрационная информационная база
Здесь, в рабочей области окна программы, открыта закладка Путеводитель по демонстрационной базе, она содержит полезные справочные сведения по данной базе.
Интерфейс 1С: Бухгалтерии организован в соответствии с разделами учёта. Разделы учёта отражены в виде пиктограмм на Панели разделов. Здесь вы можете видеть пиктограммы Банк и касса, Покупки и продажи и другие.
Помимо разделов учёта, Панель разделов содержит команды для перехода к интерфейсу, содержащему набор часто используемых инструментов (Рабочий стол) и команды вызова интерфейсов настроек учёта и администрирования. При переходе в соответствующий раздел рабочая область программы не меняется, однако, меняется состав Панели навигации (она расположена слева и обычно содержит ссылки для быстрого доступа к журналам документов, справочникам, документам и другим объектам) и Панели действий (на рис. 2.3. она содержит группы команд Стандартные отчеты и Информация, обычно на ней располагаются команды создания отчётов соответствующего раздела учета). То есть, команды панели навигации обычно подразумевают организацию переходов, например, к списку неких объектов, а команды панели действий – создание объектов. Размеры панелей можно менять, перетаскивая разделительные полосы с тремя точками.
Выше мы упоминали документы, справочники и отчёты – это объекты системы, участвующие в организации учёта, ниже мы рассмотрим их подробно.
Обратите внимание на самую верхнюю часть окна программы. В правой её части расположены кнопки для быстрого вызова некоторых команд (Сохранить, Печать, Предварительный просмотр и другие). Для настройки состава этих команд можно воспользоваться кнопкой с черным треугольником, которая расположена у крайней правой кнопки (сразу перед стандартными кнопками для управления окном), рис. 2.4.
Обратите внимание на кнопку О программе – она позволяет быстро узнать сведения о версиях платформы и конфигурации. Эти сведения нужны, если вы обратитесь за поддержкой в фирму-франчайзи, которая обслуживает вашу организацию или позвоните на линию консультации фирмы 1С.
Рис. 2.4. Настройка состава кнопок
В левой верхней части окна программы находится кнопка главного меню, рис. 2.5. Она позволяет открыть меню, которое содержит традиционные для Windows-приложений группы команд. В частности, команда Сервис > Параметры открывает окно настройки параметров интерфейса, в этом окне нас интересует параметр Отображать команду «Все функции». Если установить флаг у этого параметра, в нижней части главного меню, показанном на рис. 2.5., появится команда Все функции.
Рис. 2.5. Главное меню
Эта команда позволяет вызвать окно, которое содержит список объектов системы, сгруппированных по видам объектов, рис. 2.6. Считается, что данный список необходим на этапе разработки новых систем, так как он позволяет вызывать объекты, для которых пока не предусмотрено команд вызова в интерфейсе. Однако он может быть полезен и в обычной работе.
Например, вы нашли в бухгалтерском журнале описание некоей методики учёта. При этом вы не можете обнаружить в интерфейсе системы команду для вызова нужного объекта. В интерфейсе эта команда, наверняка, есть, лучше всего обнаружить её и пользоваться именно ей, а если данный объект нужен вам постоянно – увеличить скорость его вызова за счёт добавления соответствующей команды в Избранное. Ниже мы рассмотрим работу с этой командой, для вызова списка избранного используется соответствующая кнопка в левой части заголовка окна программы.
Рис. 2.6. Окно Все функции
Итак, если вы знаете название документа, но не можете обнаружить его в интерфейсе системы, в окне Все функции можно развернуть группу Документы и просмотреть её состав. Найдя нужный документ достаточно сделать двойной щелчок по строке с его именем, будет открыт список документов этого вида. Если нужного документа и с использованием этого подхода найти не удаётся – проверьте источник информации, откуда вы узнали о нём. Возможно, там речь идёт о версии 1С: Бухгалтерии, отличающейся от вашей, а в вашей версии роль искомого документа выполняет другой документ.
Рядом с кнопкой главного меню находится кнопка Меню функций. Она позволяет быстро переключиться к упрощенному представлению интерфейса программы. На рис. 2.7. вы можете видеть результат воздействия нажатия на эту кнопку на раздел Банк и касса. В обычном режиме в разделах присутствует рабочая область и панели, при нажатой кнопке Меню функций все объекты, доступные в конкретном разделе, приведены в виде списков. Такой режим работы удобен на мониторах с небольшим разрешением, когда с обычным интерфейсом программы работать неудобно.
Рис. 2.7. Интерфейс системы, преобразованный по нажатию кнопки Меню функций
Для перехода в обычный режим можно снова нажать на кнопку Меню функций.
Избранное – это список ссылок для быстрого вызова объектов. Предположим, мы постоянно обращаемся к журналу Кассовые документы. Для того, чтобы его открыть, можно перейти в раздел Банк и касса и найти на Панели навигации соответствующую ссылку. Но скорость доступа к журналу можно увеличить. Для этого при открытом журнале достаточно вызвать меню кнопки Избранное и выполнить в этом меню команду Добавить в избранное. После выполнения данной команды в меню Избранное появится команда для быстрого вызова нужного журнала (рис. 2.8.).
Рис. 2.8. Меню Избранное с только что добавленной ссылкой
Теперь мы сможем быстро вызвать журнал Кассовые документы, независимо от раздела интерфейса, в котором находимся.
Для того, чтобы настроить список ссылок, уже добавленных в Избранное, можно воспользоваться командой Настройка избранного из того же меню. При её выполнении открывается окно, рис. 2.9., которое позволяет перемещать пункты меню Избранное и удалять ненужные пункты.
Рис. 2.9. Настройка списка избранных ссылок
Для перемещения ссылки выше или ниже текущей позиции служат кнопки со стрелками на панели инструментов окна Настройка избранного. Для удаления ссылок используется кнопка Удалить текущий элемент.
Осваивая 1С: Бухгалтерию, помните о том, что если навести указатель мыши на кнопку, и немного подержать над ней, появится всплывающая подсказка, содержащая название элемента и, во многих случаях, комбинацию клавиш для быстрого вызова команды. Использование комбинаций клавиш для быстрого вызова команд, которыми часто пользуются, экономит время.
В нижней части окна программы, слева, есть кнопка История – она позволяет быстро просмотреть список добавленных или измененных объектов (документов, элементов справочников). В правой части располагается Информационная панель. Здесь содержатся сведения об уведомлениях, о недавно созданных или измененных объектах. В нашем случае после запуска программа предложила обновить курсы валют и классификатор банков, после этого мы добавили несколько объектов в список избранного, сведения об этих действиях отражены в информационной панели. Щелкая по ссылкам на объекты в Информационной панели, можно переходить к этим объектам.
Для выхода из системы можно просто закрыть окно 1С: Бухгалтерии. Если вы не сохранили какие-либо изменения в ходе работы, система сообщит вам об этом.
Мы рассмотрели особенности пользовательского интерфейса 1С: Бухгалтерии, теперь поговорим об общем плане учетных работ.
Если вы последуете нашему совету и будете, беря за образец демонстрационную базу, экспериментировать в новой пустой базе, то на данном этапе работы ваше окно запуска 1С: Предприятие будет выглядеть так, как показано на рис. 2.1.
Если вы открыли в режиме 1С: Предприятие одну базу, вы можете открыть в том же режиме и вторую базу (а если нужно – то и большее количество баз). Для этого достаточно снова вызвать окно запуска (двойным щелчком по ярлыку на Рабочем столе) и, выбрав нужную базу, нажать на кнопку 1С: Предприятие.
Открывая демонстрационную базу (а так же реальные базы), вы, прежде чем попадёте в систему, увидите окно Доступ к информационной базе, рис. 2.2.
В поле Пользователь нужно, нажав на кнопку с треугольником, выбрать пользователя системы для входа в неё. В поле Пароль – ввести пароль.
При открытии обычной только что созданной базы в списке выбора пользователей будет присутствовать лишь пользователь Администратор.
В демонстрационной базе есть несколько пользователей, им заданы пустые пароли, то есть для входа в систему под конкретным пользователем достаточно выбрать его имя в списке Пользователь. Если вы работаете в базе реальной организации, где используется система разграничения доступа к базам, для вас создадут нового пользователя системы, сообщат вам имя пользователя и пароль. При этом если в организации серьезно подходят к вопросам разграничения прав, вы не сможете, например, создавать документы, относящиеся к тому разделу учёта, которым вы не занимаетесь.
Мы выбрали в окне входа в систему пользователя Любимов (администратор). После нажатия на кнопку ОК мы попадём в демонстрационную информационную базу, рис. 2.3.
Здесь, в рабочей области окна программы, открыта закладка Путеводитель по демонстрационной базе, она содержит полезные справочные сведения по данной базе.
Интерфейс 1С: Бухгалтерии организован в соответствии с разделами учёта. Разделы учёта отражены в виде пиктограмм на Панели разделов. Здесь вы можете видеть пиктограммы Банк и касса, Покупки и продажи и другие.
Помимо разделов учёта, Панель разделов содержит команды для перехода к интерфейсу, содержащему набор часто используемых инструментов (Рабочий стол) и команды вызова интерфейсов настроек учёта и администрирования. При переходе в соответствующий раздел рабочая область программы не меняется, однако, меняется состав Панели навигации (она расположена слева и обычно содержит ссылки для быстрого доступа к журналам документов, справочникам, документам и другим объектам) и Панели действий (на рис. 2.3. она содержит группы команд Стандартные отчеты и Информация, обычно на ней располагаются команды создания отчётов соответствующего раздела учета). То есть, команды панели навигации обычно подразумевают организацию переходов, например, к списку неких объектов, а команды панели действий – создание объектов. Размеры панелей можно менять, перетаскивая разделительные полосы с тремя точками.
Выше мы упоминали документы, справочники и отчёты – это объекты системы, участвующие в организации учёта, ниже мы рассмотрим их подробно.
Обратите внимание на самую верхнюю часть окна программы. В правой её части расположены кнопки для быстрого вызова некоторых команд (Сохранить, Печать, Предварительный просмотр и другие). Для настройки состава этих команд можно воспользоваться кнопкой с черным треугольником, которая расположена у крайней правой кнопки (сразу перед стандартными кнопками для управления окном), рис. 2.4.
Обратите внимание на кнопку О программе – она позволяет быстро узнать сведения о версиях платформы и конфигурации. Эти сведения нужны, если вы обратитесь за поддержкой в фирму-франчайзи, которая обслуживает вашу организацию или позвоните на линию консультации фирмы 1С.
В левой верхней части окна программы находится кнопка главного меню, рис. 2.5. Она позволяет открыть меню, которое содержит традиционные для Windows-приложений группы команд. В частности, команда Сервис > Параметры открывает окно настройки параметров интерфейса, в этом окне нас интересует параметр Отображать команду «Все функции». Если установить флаг у этого параметра, в нижней части главного меню, показанном на рис. 2.5., появится команда Все функции.
Эта команда позволяет вызвать окно, которое содержит список объектов системы, сгруппированных по видам объектов, рис. 2.6. Считается, что данный список необходим на этапе разработки новых систем, так как он позволяет вызывать объекты, для которых пока не предусмотрено команд вызова в интерфейсе. Однако он может быть полезен и в обычной работе.
Например, вы нашли в бухгалтерском журнале описание некоей методики учёта. При этом вы не можете обнаружить в интерфейсе системы команду для вызова нужного объекта. В интерфейсе эта команда, наверняка, есть, лучше всего обнаружить её и пользоваться именно ей, а если данный объект нужен вам постоянно – увеличить скорость его вызова за счёт добавления соответствующей команды в Избранное. Ниже мы рассмотрим работу с этой командой, для вызова списка избранного используется соответствующая кнопка в левой части заголовка окна программы.
Итак, если вы знаете название документа, но не можете обнаружить его в интерфейсе системы, в окне Все функции можно развернуть группу Документы и просмотреть её состав. Найдя нужный документ достаточно сделать двойной щелчок по строке с его именем, будет открыт список документов этого вида. Если нужного документа и с использованием этого подхода найти не удаётся – проверьте источник информации, откуда вы узнали о нём. Возможно, там речь идёт о версии 1С: Бухгалтерии, отличающейся от вашей, а в вашей версии роль искомого документа выполняет другой документ.
Рядом с кнопкой главного меню находится кнопка Меню функций. Она позволяет быстро переключиться к упрощенному представлению интерфейса программы. На рис. 2.7. вы можете видеть результат воздействия нажатия на эту кнопку на раздел Банк и касса. В обычном режиме в разделах присутствует рабочая область и панели, при нажатой кнопке Меню функций все объекты, доступные в конкретном разделе, приведены в виде списков. Такой режим работы удобен на мониторах с небольшим разрешением, когда с обычным интерфейсом программы работать неудобно.
Для перехода в обычный режим можно снова нажать на кнопку Меню функций.
Избранное – это список ссылок для быстрого вызова объектов. Предположим, мы постоянно обращаемся к журналу Кассовые документы. Для того, чтобы его открыть, можно перейти в раздел Банк и касса и найти на Панели навигации соответствующую ссылку. Но скорость доступа к журналу можно увеличить. Для этого при открытом журнале достаточно вызвать меню кнопки Избранное и выполнить в этом меню команду Добавить в избранное. После выполнения данной команды в меню Избранное появится команда для быстрого вызова нужного журнала (рис. 2.8.).
Теперь мы сможем быстро вызвать журнал Кассовые документы, независимо от раздела интерфейса, в котором находимся.
Для того, чтобы настроить список ссылок, уже добавленных в Избранное, можно воспользоваться командой Настройка избранного из того же меню. При её выполнении открывается окно, рис. 2.9., которое позволяет перемещать пункты меню Избранное и удалять ненужные пункты.
Для перемещения ссылки выше или ниже текущей позиции служат кнопки со стрелками на панели инструментов окна Настройка избранного. Для удаления ссылок используется кнопка Удалить текущий элемент.
Осваивая 1С: Бухгалтерию, помните о том, что если навести указатель мыши на кнопку, и немного подержать над ней, появится всплывающая подсказка, содержащая название элемента и, во многих случаях, комбинацию клавиш для быстрого вызова команды. Использование комбинаций клавиш для быстрого вызова команд, которыми часто пользуются, экономит время.
В нижней части окна программы, слева, есть кнопка История – она позволяет быстро просмотреть список добавленных или измененных объектов (документов, элементов справочников). В правой части располагается Информационная панель. Здесь содержатся сведения об уведомлениях, о недавно созданных или измененных объектах. В нашем случае после запуска программа предложила обновить курсы валют и классификатор банков, после этого мы добавили несколько объектов в список избранного, сведения об этих действиях отражены в информационной панели. Щелкая по ссылкам на объекты в Информационной панели, можно переходить к этим объектам.
Для выхода из системы можно просто закрыть окно 1С: Бухгалтерии. Если вы не сохранили какие-либо изменения в ходе работы, система сообщит вам об этом.
Мы рассмотрели особенности пользовательского интерфейса 1С: Бухгалтерии, теперь поговорим об общем плане учетных работ.
Начало ведения учета и план учетных работ
Существует несколько подходов к началу ведения учета в 1С: Бухгалтерии 3.0.
1. Начало учета для новой организации. При таком варианте все начинается «с нуля», с чистой базы, в которой вы занимаетесь ведением учета. От вас потребуется лишь внимательное ведение учета.
2. Перенос данных из бухгалтерских программ других версий, например, перенос баз, работающих под управлением 1С: Предприятия 7.7. Автоматический перенос данных возможен лишь в том случае, если конфигурации, из которых вы переносите данные, были типовыми, в ходе работы с ними не проводилось их доработки под нужды организации. В противном случае никто не сможет гарантировать вам нормального переноса данных стандартными средствами. Перенос в подобной ситуации возможен – но для его выполнения вам лучше поискать специалистов. Надо отметить, что перенос данных возможен не только из учетных программ более старых версий, разработанных компанией 1С, но и из любых других учетных систем, но в последнем случае операция гарантированно потребует вмешательства специалистов. Кроме того, учтите, что после загрузки данных из старой базы, вам нужно будет тщательнейшим образом проверить данные в новой базе, сверить все по данным отчетов. Обычно абсолютно «чистых» переносов не бывает – всегда встречаются какие-то мелкие проблемы, которые потребуют ручного вмешательства. Идеальный вариант перехода – это начало ведения учета с начала нового учетного года, когда из старой базы в новую переносятся справочники и остатки по счетам. Перенесенные данные и в таком случае нужно тщательно проверить, добившись, в случае обнаружения расхождений, полного их соответствия в «старой» и «новой» базах. Вариант не столь идеальный – переход где-то в середине учетного периода. При таком переходе, в идеале, в новую базу должны попасть справочники, сведения об остатках на начало текущего учетного года, а так же – все документы текущего года, ведь их данные должны попасть в отчетность, да и продолжать учет без этих документов будет невозможно. Если привести некоторую среднюю оценку подобных выгрузок, то можно сказать, что в большинстве случаев документы переносятся, но может случиться так, что не все, может случиться так, что переносятся некорректно. Здесь, опять же, можно доверить перенос специалистам. Но в любом случае, вам, после выгрузки, которая выполнялась не по состоянию на начало года, придется проверить все перенесенные документы, и, при необходимости, отредактировать некоторые из них или добавить в систему те из них, которые не перенеслись. Более того, если уж совсем по правилам осуществлять переход на новую учетную систему со старой, то рекомендуется некоторое время вести параллельный учет в двух системах, сверять результаты – ведь новая система может вести себя непредсказуемо для пользователя, с ней незнакомого. Если вы сможете позволить себе ведение учета и в новой и в старой системах – это позволит вам вовремя заметить те «неожиданности», которые новая система может вам преподнести, избежать связанных с этим учетных ошибок и, в итоге, быстрее освоить новую систему.
1. Начало учета для новой организации. При таком варианте все начинается «с нуля», с чистой базы, в которой вы занимаетесь ведением учета. От вас потребуется лишь внимательное ведение учета.
2. Перенос данных из бухгалтерских программ других версий, например, перенос баз, работающих под управлением 1С: Предприятия 7.7. Автоматический перенос данных возможен лишь в том случае, если конфигурации, из которых вы переносите данные, были типовыми, в ходе работы с ними не проводилось их доработки под нужды организации. В противном случае никто не сможет гарантировать вам нормального переноса данных стандартными средствами. Перенос в подобной ситуации возможен – но для его выполнения вам лучше поискать специалистов. Надо отметить, что перенос данных возможен не только из учетных программ более старых версий, разработанных компанией 1С, но и из любых других учетных систем, но в последнем случае операция гарантированно потребует вмешательства специалистов. Кроме того, учтите, что после загрузки данных из старой базы, вам нужно будет тщательнейшим образом проверить данные в новой базе, сверить все по данным отчетов. Обычно абсолютно «чистых» переносов не бывает – всегда встречаются какие-то мелкие проблемы, которые потребуют ручного вмешательства. Идеальный вариант перехода – это начало ведения учета с начала нового учетного года, когда из старой базы в новую переносятся справочники и остатки по счетам. Перенесенные данные и в таком случае нужно тщательно проверить, добившись, в случае обнаружения расхождений, полного их соответствия в «старой» и «новой» базах. Вариант не столь идеальный – переход где-то в середине учетного периода. При таком переходе, в идеале, в новую базу должны попасть справочники, сведения об остатках на начало текущего учетного года, а так же – все документы текущего года, ведь их данные должны попасть в отчетность, да и продолжать учет без этих документов будет невозможно. Если привести некоторую среднюю оценку подобных выгрузок, то можно сказать, что в большинстве случаев документы переносятся, но может случиться так, что не все, может случиться так, что переносятся некорректно. Здесь, опять же, можно доверить перенос специалистам. Но в любом случае, вам, после выгрузки, которая выполнялась не по состоянию на начало года, придется проверить все перенесенные документы, и, при необходимости, отредактировать некоторые из них или добавить в систему те из них, которые не перенеслись. Более того, если уж совсем по правилам осуществлять переход на новую учетную систему со старой, то рекомендуется некоторое время вести параллельный учет в двух системах, сверять результаты – ведь новая система может вести себя непредсказуемо для пользователя, с ней незнакомого. Если вы сможете позволить себе ведение учета и в новой и в старой системах – это позволит вам вовремя заметить те «неожиданности», которые новая система может вам преподнести, избежать связанных с этим учетных ошибок и, в итоге, быстрее освоить новую систему.
Конец бесплатного ознакомительного фрагмента