Ален Дэвид. Getting Things Done

   Мы можем делать только что-то одно. Счастливчики же могут сделать это, используя только свой внутренний потенциал.
   Мы можем быть в теме.
   Мы можем… можем уделить все свое внимание открывшимся перед нами возможностям.
   Марк

   Методология выполнения окажет сильнейшее влияние на вашу жизнь, показав как сохранять кристальную ясность мысли, работая при этом в полную силу.

Принцип: эффективные действия с внутренними обязанностями.

   За двадцать лет практики я пришел в банальнейшей истине – главная причина стресса заключается в том, что люди неправильно распределяют и обращаются с обязанностями, «дырами», которые навязывают сами себе и которые им приходится выполнять. Без сомнения, те, кто не находится в состоянии стресса постоянно, смогут легче расслабляться, быстрее концентрироваться и работать с большей энергией, как только они научатся распутывать свои «гордиевы узлы».
   Наверняка вы, не отдавая себе отчета, не раз приводили себе кучу аргументов и доводов, гораздо больше, чем кажется, и каждый из них, пусть даже самый мелкий, был целиком прослежен подсознанием. Это и есть те самые «дыры» и обязательства, которые я определил бы как нечто, отвлекающее ваше внимание, нечто, что крутится совсем не там, где ему быть положено. Такими дырами может стать что угодно, начиная от таких позиции в «to-do» – листе, как «Накормить голодающее Поволжье», через пункт «Нанять нового ассистента» до таких мелочей, как «Заменить электроточилку». Вполне возможно и сейчас у вас на задворках сознания идет больше мыслительных процессов, чем кажется. Подумайте только, как много деталей вам надо продумать, если на вас лежит пусть даже некрупная обязанность. Например, у вас постоянно маячит мысль о том, что надо разобраться со всей электронной почтой и голосовыми сообщениями.

   Все, что лежит не на месте – это «дыра», отвлекающая ваше внимание.

   И уж конечно, существует множество проектов, которые находятся в вашей ведомости, целей, непроясненных ещё задач, да и вообще жизнь, которую надо бы просто прожить.
   И вы установили некий уровень внутренней ответственности за все в вашей жизни и за работу, которая тоже, в общем-то, является «дырой».
   Соберите и рассортируйте все то, что постоянно напоминает о себе, и запланируйте, как со всем этим справиться, если хотите, чтобы ваша работа была эффективной. Несмотря на кажущуюся простоту, большинство людей не представляют, как это можно осуществить.

Основные требования для организации обязательств.

   Организация обязательств требует выполнения некоторых основных действий и особого поведения:
   § Во-первых, если вы держите обязательства в голове, то сознание уже не может быть кристально чистым. Все, что вы считаете на данный момент незавершенным, должно быть собрано и упорядочено где-то, но не в голове, в каком-то месте, куда вы будете периодически заглядывать.
   § Во-вторых, вы должны четко уяснить для себя, в чем состоит ваше обязательство и что именно вы должны проделать, чтобы продвинуться ближе к результату.
   § В-третьих, когда вы расписали все дела, которые необходимо выполнить, надо расставить на них напоминания.

Важное упражнение: проверка этой модели.

   Я предлагаю вам расписать на бумаге ваш проект или ситуацию, в которой вы сейчас работаете. Какие позиции вас постоянно раздражают? Что вас отвлекает, а что напротив, интересует? Это может быть рабочий проект, лежащий на вас в данный момент или просто ситуация, которую вам необходимо разрулить, и чем скорее, тем лучше. Возможно, вам предстоит путешествие в качестве отпуска и вам необходимо расквитаться с оставшимися делами. Или же вам в наследство достались 6 миллионов долларов, и вы не знаете, как поступить с наличкой. Без разницы.
   Понятно? Отлично! Теперь, в одном предложении опишите успешный результат, к которому вы стремитесь. Иначе говоря, как все должно выглядеть, чтоб вы смело могли сказать «работа окончена». Можно написать что-то просто, вроде «уехать в отпуск на Гаваи», «разрулить ситуацию с заказчиком ХХХ», «Пересмотреть ситуацию в школе у Сьюзан», «Прояснить новую структуру разделения менеджмента». Все понятно? Супер!
   Теперь запишите ваше следующее действие, которое вы собираетесь предпринять, чтобы сделать первый шаг в деле. Вам вообще уже больше нечего делать, но вы застопорились на этом. Что сейчас сделаете? Какой совершите шаг? Может, возьмете трубку и позвоните? Может, напишите электронное письмо? Сядете за стол, вооружившись ручкой и бумагой, и устроите сам с собой мозговой штурм? Поговорите с супругом, с секретарем, с адвокатом, с начальником? Пойдете в магазин стройматериалов и купите гвозди? Что?
   Ответили на этот вопрос? Двигаемся дальше.
   Была ли для вас польза в тех двух минутах размышлений? Если вы, как и большинство слушателей моих семинаров, выполнили это упражнение, то это уже поможет вам, по крайней мере, расслабиться, сконцентрироваться и наладить усиленный контроль. Вы также получите неплохую мотивацию предпринять что-либо по проблеме, о которой вы до этого едва ли задумывались.
   Если вы извлекли из этого упражнения хоть что-то полезное для себя, задумайтесь: что изменилось? Что такого случилось, что создались улучшенные условия для вашей работы? Проблема уже стала материальной, по крайней мере, в физическом мире вещей. На самом же деле вы просто получили четкий вид результата и вашего следующего действия, не более того. Но что это породило? Ответ: размышление. Не так уж много. Но достаточно для того, чтоб определить вашу обязанность и ресурсы, необходимые, для её выполнения.

   Думайте, как человек дела, действуйте, как человек разума.
   Генри Бергсон.

Реальный труд интеллектуального труда.

   Добро пожаловать в реальный мир интеллектуального труда, где действует основной принцип: «Должно обдумывать свою работу тщательней, чем вы считает нужным, но не так уж въедливо, как вы с ужасом представляете». Питер Друкер пишет: «В интеллектуальном труде нет задач. Их надо поставить. Каковы ожидаемые результаты работы?» – вот основной вопрос, по которому определяется продуктивность интеллектуального труда. И отвечая на этот вопрос, вы в любом случае рискуете. Обычно, правильного ответа не существует, но есть из чего выбрать. И результаты должны быть четко определены, тогда работа будет эффективной.
   Большинство людей жалеет сил на то, чтобы прояснить для себя свои проблемы и дела. Нас никогда нигде не учат, что прежде, чем приступать к работе, необходимо её обдумать: большая часть дневных перемещений уже определена за нас горой вещей, которые ещё не сделаны. Они наваливаются на нас, как только мы приходим на работу; это семья, которую нужно кормить; грязное белье, которое нужно перестирать; дети, которых надо хорошо одеть. Очень немногие считают своим долгом конструктивное обдумывать желаемый результат. На самом деле, обдумывание результата – это самый эффективный способ сделать мечты реальностью.

Почему дела крутятся в голове.

   Чаще всего причиной того, что что-то крутится в ваших мыслях, является ваше желание изменить это что-то, однако:
   § Вы ещё не определил четко желаемый результат
   § Вы ещё не решили, каким будет ваш следующий шаг, что вы собираетесь предпринять
   § Вы не поставили напоминания.

   Постоянное, непродуктивное раздумывание над делами, которые следовало бы сделать – это самый прожорливый поглотитель времени и сил.
   Келли.

   Вот почему это постоянно крутится у вас в мыслях. До тех пор, пока мысли не упорядочились, решения не были приняты и желаемые результаты не были рассортированы по привычной вам схеме, вы будете постоянно мысленно возвращаться к проблеме, сознание так просто от неё не отделается. Вы можете обмануть кого угодно, но только не свое сознание. Оно-то уж точно знает, пришли вы или нет к нужным решениям, выписали ли вы желаемые результаты и расставили ли напоминания так, чтобы их легко было редактировать. Пока вы этого не проделали, сознание не отключится. Даже если вы определились со следующим шагом, ваше сознание вас не отпустит, пока вы не поставите напоминания, да так, чтобы точно быть уверенным, что она сработает. Необходимость сделать это будет давить на вас и только усилит стресс.

Ваше сознание не имеет собственного сознания.

   В конце концов, ваш разум в некоторой степени – дурак, но дурак в несколько нетипичном смысле. Если бы сознание обладало врожденным разумом, то напоминало бы вам только о тех делах, которые вы можете выполнить.
   Есть ли у вас карманный фонарик, в котором сели батарейки? Когда бы вы думали, сознание напомнит вам о том, что их пора заменить? Когда вы заметите, что эти уже сели! Не очень-то здорово. Если бы ваше сознание обладало врожденным разумом, то оно напомнило бы вам о севших батарейках тогда, когда вы в магазине проходили мимо витрины с батарейками. Да ещё и размер батареек напомнило бы.
   Сколько раз вы думали о том, что вам ещё надо сделать момента пробуждения сегодня утром и до текущего момента? Больше одного раза? Почему? Да это просто трата времени и сил – думать о том, в чем вы все равно не можете продвинуться именно сейчас. А это просто лишнее беспокойство по поводу того, что вам следовало бы делать, да вы не делаете.
   Кажется, будто большинство людей позволяют сознанию слишком суетиться, особенно когда обостряется синдром «слишком много надо сделать».

   Управляйте разумом или он сам начнет вами управлять.

   Возможно, и вы посвящали много внимания таким категориям как «разное», «дыры», и всякого рода размышлениям.

Превращение «Разного».

   Интересная для вас задача, для которой, однако, вы ещё не успели определить конечный результат и последовательность выполнения – это и есть «разное». Люди пытались организовать «разное», которое ещё не было трансформировано в дела – вот причина, по которой большинство систем самоорганизации оказывались несостоятельными в практическом применении.
   До тех пор пока дела находятся в категории «разное», структурировать их невозможно. Большинство «to-do» – списков, которые мне доводилось видеть состояли по большей степени из «разного» – и при этом никакой результативной работы, которую надо выполнить. Это были напоминания множества нерешенных проблем, которые ещё даже не были представлены в виде желаемых результатов и последовательных действий – вот они, те детали и мелочи, которые владелец подобного списка должен проделать.

   Необходимо превратить «разное», которое мы пытаемся трансформировать в нечто такое, с чем можно работать, в последовательность действий.

   «Разное» – не такая уж плохая вещь. То, что привлекает наше внимание, по природе своей как раз и является тем самым – разным. Но как только это «разное» входит в нашу жизнь, мы просто обязаны это «разное» для себя прояснить и классифицировать. Это наша обязанность, как работников умственного труда: если же «разное» уже разложено по полочкам и очевидно – все, наш труд больше не требуется.
   В конце одного из моих семинаров, старший менеджер большой компании, занимающейся биотехнологиями, взглянула на свой «to-do» – список, который она принесла с собой и воскликнула: «Епть! Это же бесформенная нежизнеспособная каша!». Это, пожалуй, лучшее описание потуг составлять списки по технологиям большинства систем самоорганизации, которое я когда-либо слышал. Огромное количество людей пытались организовать свою работу путем перекомпоновки неполных, непонятных даже им самим вещей; они даже не поняли, что и сколько им надо организовать, чтобы достичь стоящего результата. Если они хотят, чтоб усилия, затраченные на организацию оправдались, то стоит собрать воедино то, что нужно обдумать и, собственно, обдумать.

Процесс: экономия действий

   Вы можете тренироваться, как спортсмен: тренироваться, чтобы быть более ответственным, более активным, более сосредоточенным на умственном труде. Вы можете думать более эффективно и регулировать и контролировать результаты с большей легкостью. Вы можете минимизировать временные хвосты во всех сферах жизни – профессиональной и личной – и успевать выполнять гораздо больше, затрачивая при этом меньше усилий, вы можете также создать универсальную систему управления для работы и жизни.
   Но прежде, чем вы достигнете хоть чего-то из вышеперечисленного, вам следует сделать привычкой следующее: не держать в голове ничего лишнего. А способ достичь этого – как мы видим, это вовсе не организация времени, организация информации или организация приоритетов. В конце концов:
   § Вы не организовываете 5 минут, да и не заводитесь, если 5 минут превратились в 6;
   § Вы не организуете избыточную информацию – иначе вам впору было бы пойти в библиотеку и умереть там, или выйти в Интернет и покончить с собой, да даже просто открыть телефонный справочник и взорвать себе мозг;
   § Вы не организуете приоритеты – у вас они просто есть.
   А ключом к тому, чтобы организовать «разное» является организация действий.

Организация действий – это первейшая задача.

   Как вы используете время, как используете информацию, как вы концентрируетесь по приоритетам – в расчете из всего этого вы и должны распределять свои ресурсы. Выбор того, что надо делать в каждый момент времени – вот реальная задача. Организация действий – вот основная цель.
   Это кажется очевидным. Однако, вас, быть может, удивит, какое количество действий по какому количеству задач и проектов так и остаются непроясненными. А это действительно сложно – организовывать действия, которые ещё даже не были определены. Много людей обременены десятками действий, которые им необходимо проделать, чтобы продвигаться по нескольким проектам параллельно, но они об этом ещё не знают.
   Поэтому и типичная жалоба «У меня нет времени на____________________» (вписать нужное) вполне понятна: многие проекты кажутся неподъемными, и они действительно неподъемны потому, что нельзя выполнить целый проект целиком! Можно выполнить только действие, к этому проекту относящееся.

   Первый шаг – это половина любого дела.
   Греки

   На многие действия тратится всего минута или две, но проект-то движется!
   Работая с тысячами профессионалов, я понял, что нехватка времени не является для них главной проблемой (хотя они запросто могут думать именно так); реальная проблема – это недостаток ясности и определенности по проекту в целом, неясен и следующий шаг. Прояснение деталей с самого начала работы, а не когда проблема уже разрослась, серьезно увеличивает эффективность.

   Выполнение задач редко стопорится из-за нехватки времени. Оно стопорятся из-за того, что изначально задачи не были четко определены.

Ценность подхода «снизу вверх».

   За годы работы над улучшением личной продуктивности я по достоинству оценил значимость подхода «снизу вверх». По уму, самый правильный способ – это работа «сверху вниз», т. е. вначале определение перспективных целей всего проекта, потом – второстепенных целей и, наконец, деталей выполнения. Беда в том, что большинство людей настолько погрязли в рутине. Что им довольно-таки сложно сконцентрироваться на чем-то более крупном и перспективном. Так что практика показывает, что подход «снизу вверх» более эффективен.
   Концентрируйтесь на текущих делах и применяйте методы, которые помогут вам не сбиваться с курса – и все это приблизит вас к перспективным целям. Появится новый поток творческой энергии, откроются новые горизонты, появятся свежие силы, чтобы эти творческие идеи реализовать. Парящее чувство свободы и вдохновения посещает людей, которые усердно работают, закатав рукава, над рутинными задачами.
   Вы будете лучше подготовлены к тому, чтобы взять новую высоту, если ваши инструменты для организации работы станут частью вашего стиля работы. Есть куда гораздо больше значимых вещей, нежели ваша рутина, о которых стоило бы задуматься, однако, если ваша самоорганизация ещё не достигла должного уровня, то заниматься перспективами – это все равно, что пытаться плавать в мешковатой одежде.
   Моих слушателей, с которыми я проработал весь день над тем, чтобы расчистить их стол от рутинных бумажек, вечером посетило настоящее вдохновение, прилив творческих сил и множество идей, касательно будущего их компаний. Такой результат является логичным продолжением рутинных действий.

   Видения недостаточно – необходимо действие.
   Не достаточно просто разглядеть ступени – надо по ним подниматься.
   Вацлав Гавел.

«Вертикальное» и «горизонтальное» управление действиями.

   Выполнять обязанности, проекты и действия можно двумя способами – «горизонтальным» и «вертикальным». «Горизонтальный» контроль подразумевает связь всех процессов, в которых вы участвуете.
   Представьте, что ваше сознание постоянно сканирует окружающий мир, как полицейский радар – он может задержаться на одной из тысяч разных позиций, привлекающих или требующих вашего внимания в течение суток: аптека, домработница, тетушка Марта, стратегическое планирование, обед, завядшее комнатное растение, недовольный заказчик, нечищеные туфли. Вам надо купить марки, заказать номер в гостинице, отменить совещание, посмотреть вечером кино. Вы, быть может, удивитесь, какое количество вещей постоянно занимают ваш мозг и какое количество вещей вы должны сделать в один день. Вам нужна удобная система, которая будет содержать цепочку этих действия, информацию о каждом из них, предоставлять эту информацию по требованию и позволять вам переключаться с одного действия не другое легко и просто.
   «Вертикальный» контроль, напротив, управляет движением вниз и вверх по цепочке индивидуальных задач и проектов. Например, ваш внутренний «полицейский радар» наталкивается на ваш следующий отпуск, который вы обсуждали с супругой за обедом: куда и когда вы поедете, что вы будете там делать, как подготовиться к путешествию и т. д.; или же вы с начальником собираетесь провести некоторую реорганизацию отдела; или вы хотите собраться с мыслями перед предстоящим телефонным разговором с заказчиком. Это и есть «планирование задач» в широком смысле, это фокусировка на одной единственной цели, ситуации, персоне и конкретизация всего, что с этим так или иначе связано, будь то идеи, приоритеты, детали или последовательность обстоятельств – словом, все, что вам может понадобиться для решения проблемы.
   Цель горизонтального и вертикального управления одна и та же: очистить сознание и выполнить задачи. Правильное управление помогает вам чувствовать себя в водовороте работы и жизни комфортно, а правильная концентрация помогает вам прояснять ситуацию и все сопутствующие детали.

Основное изменение: выкинуть все это из головы.

   Невозможно достичь чувства расслабленности и спокойствия, которые я тут наобещал, если держать все дела в голове. Как вы увидите далее, индивидуальные линии поведения, описанные в этой книге – это то, что вы уже делаете. Разница между тем, что делаю я, и тем, что делают другие в том, что я организую сто процентов «разного», используя инструменты организации, которые у меня под рукой, а не в голове. И это правило распространяется на все дела – мелкие или крупные, личные или профессиональные, срочные или несрочные. На все.

   Как правило, то, что вы напридумывали, находится в ужасающей диспропорции с тем, что уже сделано.

   Я уверен, что рано или поздно, в вашем проекте или в жизни наступит ситуация, когда вам придется засесть с ручкой и бумагой и составить список. Если так оно и произошло, то вот вам и точка отсчета, о которой я толкую. Однако большинство людей усаживаются за составление списка, только тогда, когда дел навалилось невпроворот и надо, в конце концов, хоть что-то сделать. Они составляют список, охватывающий только какую-то отдельную область, которая их более всего беспокоит. Если вы все же составили список, охватывающий всю картину работы или жизни целиком (а не только по самым срочным делам), то это стиль управления «черный пояс» (зона).

   Нет никакого смысла думать одну и ту же мысль дважды. Если только вам не доставляет удовольствие сам процесс.

   Я стараюсь принять интуитивные решения, основываясь на имеющихся аргументах, а не раздумывать над самими аргументами. Мне необходимо один раз заранее хорошенько все обдумать, а потом уж я принимаю решение в один момент. Я не люблю тратить время, обдумывая вещи больше, чем единожды. Это просто неэффективное использование творческой энергии, источник усталости и неудовлетворенности.
   И подделать обдумывание вы тоже не сможете. Ваш разум будет продолжать работать над тем, что находится в подвешенном состоянии. Но есть и границы того, сколько нерешенных проблем могут крутиться в мозгу до тех пор, пока он не взорвется.
   Часть вашего сознания, называемая краткосрочной памятью – это та часть, которая умудряется удержать все недоделанные дела: непринятые решения и неорганизованное «разное» – работает почти как RAM (Random Access Memory) вашего компьютера. Ваш разум, как и монитор компьютера – это всего лишь инструмент концентрации, а не хранилище данных. Вы можете думать только о двух или трех вещах одновременно. Но незаконченные дела будут сохранены в пространство краткосрочной памяти также, как и RAM, разум обладает ограниченными возможностями. Многие люди держат RAM во взрывоопасном состоянии. Они совершенно обезумели, способность концентрироваться нарушена из-за их же собственной умственной перегрузки.
   Например, переключался ли за последние несколько минут ваш мозг на что-то, не имеющее никакого отношения к тому, о чем вы здесь читаете? Возможно. На что именно? Скорее всего на какую-то дыру, на какое-то неоконченное дело. И вот это самое неоконченное дело выбралось из глубин сознания и наорало на вас, напоминая о себе – вот и все. Что вы можете с этим поделать? Ну, хотя бы записать это дело и поставить для него напоминание – и это гораздо полезнее, чем переживать за него. Правда, это не самая эффективная линия поведения: никакого прогресса.

   Непросто вести войну с тем, у кого аванпост в вашей голове.
   Салли Кемптон.

   Действительно серьезная проблема заключается в том, что ваше сознание не перестает напоминать вам о делах тогда, когда вы все равно ничего не можете с этим поделать. Как только вы поставите перед собой задачу и поместите её в RAM, какая то часть вас будет постоянно об этом думать. Поэтому задачу, которую вы ставите себе, нужно сделать прямо сейчас. Строго говоря, как только у вас в памяти появляются 2 задачи, то это уже ваша личная ошибка – вы же не можете выполнить их обе одновременно. Это порождает фактор всепроникающего стресса и никак от его не избавиться. Но многие люди так долго пребывали в этом состоянии, что оно стало для них нормой. Оно постоянно, как сила притяжения – те, кто подвержены такому стрессу, даже не подозревают о нем. Единственная возможность узнать, какому сильному давлению они были подвержены – это избавиться от него и почувствовать себя совсем иначе. Можете ли вы избавиться от такого стресса? Спорим? Оставшаяся часть книги расскажет как.

Глава 2. Контроль над жизнью: пять фаз управления рабочим процессом

   Основной процесс, которому я обучаю с целью овладеть искусством спокойно, выполнять умственную работу – это пятифазный метод организации рабочего процесса. Независимо от других условий, мы должны пройти пять ступеней, чтобы справиться с задачей. Мы (1) собираем «разное», которые отвлекает наше внимание; (2) проясняем, что это за дела и как с ними справляться; и (3) рассортировываем результаты, которые мы (4) рассматриваем как руководства к (5) действию.
   Это и составляет управление «по горизонтали» – обзор всего, что занимает наше внимание в данный момент.
   В принципе этот прямолинейный метод мы в большинстве своем используем в повседневной жизни, но в любом случае, мой опыт показывает, что большинство людей могли бы и улучшить взаимодействие этих пяти фаз. Качество нашей работы определяется самым слабым звеном в этой пятизвенной цепи, поэтому все звенья должны быть прочно связаны и стандартизованы.

   Знания, которые мы считаем знаниями, на самом деле оказываются действиями. То, что мы сейчас подразумеваем под знаниями – это информация в действии, информация, направленная на результат.
   Питер Ф. Друкер.

   Большинство людей не способны справиться с первым этапом – со сбором «разного». Кто-то все-таки собрал «разное», но не обработал собранную информацию, не решил, зачем она ему нужна и что с ней делать. Остальные принимают верные решения о судьбе «разного» но впоследствии теряют интерес к процессу только потому, что не организовали результаты, как следует. Те же, кому удается создать хорошую систему не пользуются ею, и она просто валяется без дела. В любом случае, если хотя бы одно из звеньев цепи дает слабину, то окончательное действие, предпринимаемое человеком, её создавшим, вряд ли окажется верным.