Ефимова Светлана. Шпаргалка по теории организации

   Руководитель, принимая то или иное решение и реализуя его, должен уметь устранять противоречия и управлять возникающими при этом разногласиями, выражающимися в форме невосприимчивости, поляризации, столкновения, антагонизма. При этом он обязан занимать вполне определенное и логически осмысленное место в схеме базовых отношений членов коллектива. Переход от полной поддержки к пику разногласий – антагонизму осуществляется, как правило, постепенно, начиная с ситуации полной поддержки, когда не возникает никаких противоречий между исполнителем и руководителем.
   Полная поддержка решений руководителя со стороны подчиненных может свидетельствовать либо о пассивности подчиненных, либо о большом авторитете руководителя, либо о некомпетентности подчиненных. В некоторых случаях полная поддержка решений руководителя – это симптом неблагополучия в организации. На ступени невосприимчивости исполнитель из-за не понимания задания или несогласия с руководителем не сразу приступает к работе. Возникает некоторая задержка во времени. Для выполнения задания исполнителю нужна дополнительная информация или разъяснения. Поляризация характеризуется противоречивым подходом руководителя и исполнителя к средствам и методам решения задачи, что, однако, не мешает достижению конечной цели при наличии между ними взаимопонимания.
   Столкновение характеризуется пониманием и поддержкой только части полученного задания.

ОСОБЕННОСТИ СОЦИАЛЬНЫХ ЗАКОНОВ

   Закон – это общепринятое правило, которое признается обязательным для исполнения. Все живое и неживое на З емле подчиняется законам природы. Жизнедеятельность людей регламентируется законами общественного развития и постановлениями государственной власти.
   Применительно к социальным организациям под закономпонимается устойчивая, объективная связь явлений или событий, присущая достаточно большому количеству организаций и обладающая неизбежной повторяемостью в сходных условиях. Социальные законы определяют отношения между людьми и группами и проявляются в процессе их деятельности.
   В соответствии с социальными законами складываются отношения между организациями и людьми, работающими в этих организациях. В отличие от законов материального мира действие одного и того же социального закона может обладать различной степенью интенсивности в однотипных ситуациях, что вынуждает нас рассматривать социальный закон не как постоянную характеристику или устойчивую связь явлений, а как некоторую тенденцию, имеющую определенную степень достоверности. Эта особенность действия социальных законов существенно отличает их от большинства законов, известных в естественных науках.
   Проявление действия законов в отношении социальных организаций всегда содержит какой-нибудь элемент неопределенности, по-скольку развитие организаций тесно связано сдеятельностью людей. Под неопределенностьюпонимается неполнота или неточность информации об условиях реализации проекта или решения, включая связанные с ними затраты. В ряде случаев эта неопределенность может быть оценена вероятностью наступления или ненаступления того или иного события.
   Для оценки степени отклонения поведения отдельного человека или организации от правил, устанавливаемых социальным законом, принято выделять три основных типа неопределенностей: неизвестность, случайность и расплывчатость.
   Принятие решения в условиях неизвестности (полной или частичной) – характерная особенность вновь созданной деловой организации или организации, осваивающей новый вид деятельности. Здесь сказывается не только отсутствие своего опыта, но и невозможность пользоваться чужим. Случайностями в теории организации принято называть факторы, подчиняющиеся социальным законам и допускающие оценку возможности их реализации с использованием методов математической статистики и теории вероятности.
   Расплывчатость связана с относительной неопределенностью, возникающей из-за наличия в законах и описаниях условий их действия формулировок, допускающих неоднозначное толкование.

ЗАКОН СИНЕРГИИ

    Синергияозначает совместное и однородное функционирование элементов системы. Закон синергии: в любой организации возможен как прирост энергии, так и снижение энергетического ресурса по сравнению с простой суммой энергетических возможностей элементов.
   Действие закона синергии в организационных системах существенно обособляет организацию от других объектов и систем материального мира. Для всех естественных систем (за исключением сложных биологических) основным законом является закон сохранения и превращения энергии, в соответствии с которым в любой замкнутой системе при всех ее изменениях количество энергии остается постоянным.
   Закон синергии утверждает, что в замкнутых социальных системах возможно изменение энергии в сторону как увеличения, так и уменьшения.
   Применительно к социальным организациям закон синергии проявляется, в частности, в приросте энергии, превышающем сумму индивидуальных усилий членов организации. Это явление предопределило переход человечества к организованным формам трудовой и общественной деятельности и привело к возникновению организаций.
   Наиболее важной особенностью действия закона синергии в рамках социальных организаций является возможность управления приростом энергии.
   В деловых организациях это выражается в целенаправленном регулировании энергетического и производительного потенциала. Сложной задачей является проведение мероприятий социально-психологического характера. В социальном плане следует предусмотреть разработку специальных программ, связанных с проведением досуга и отпуска.
   В психологическом плане, кроме встреч с представителями руководства, на которых подробно разъясняются цели и задачи, стоящие перед организацией, и рассказывается о состоянии общих дел, целесообразно введение в программу профессиональной учебы специального раздела. Для всех звеньев организации необходима специальная система мотиваций. Очевидно, что эти меры должны сочетаться с достаточно эффективной системой контроля и системой оперативной коррекции проводимых мероприятий.
   Основная трудность управления эффектом синергии состоит в том, что в отличие от физических систем, для которых существуют единицы измерения энергии и методы оценки энергетического потенциала, для организационных систем пока еще нет способов объективной оценки уровня внутренней энергетики. Решение практических задач управления деловой организацией вынуждает исследователей вести активные поиски в направлении разработки таких оценок.
   Наиболее простой способ заключается в оценке показателей деятельности анализируемой организации по сравнению с работой другой аналогичной организации.

ЗАКОН САМОСОХРАНЕНИЯ И БОРЬБЫ ЗА ВЫЖИВАНИЕ

   Деловая организация представляет собой некоторую самостоятельно существующую систему, подобную живому организму, который появляется на свет, растет, развивается, совершенствуется, болеет, стареет и умирает. Организации присуще стремление к самосохранению. В жизни многих организаций бывали ситуации, когда они оказывались на грани ликвидации или вступали в процедуру банкротства. Одни из них при этом были ликвидированы, другие, реорганизовав предприятие, сумели найти ресурсы и выжили.
   Решению проблем выживания организаций способствует закон самосохранения, который утверждает, что любой организации как социально-экономической системе присуще стремление к самосохранению (выживанию) за счет onmuмального использования кадровых и материальных ресурсов. Закон самосохранения служит основой для оценки способности организации к выживанию в изменяющихся условиях существования. Полученная оценка используется для определения времени существования организации и при прогнозировании ее дальнейшего развития. В ходе построения оценки необходимо составить максимально полное описание факторов внутренней и внешней среды, оказывающих влияние на деятельность организации, разбить эти факторы на две группы: позитивные и негативные.
   Позитивные факторы относятся к ресурсам, повышающим возможности организации в борьбе за выживание. Организация способна к выживанию и устойчивому поступательному развитию в том случае, если энергетический потенциал позитивных (созидательных) факторов превышает соответствующий показатель негативных (разрушительных) факторов.
   Основная сложность составления баланса созидательного и разрушительного потенциала заключается в том, что, оценивая способности организации к самосохранению, необходимо учитывать не только внутренние факторы материализованного характера (наличие денежных средств, состояние материально-технической базы, технологии работы и т. д.), но и социально-психологические факторы. Из закона самосохранения следует, что прибыль не может быть главной целью организации, потому что прибыль является сугубо внутренней проблемой.
   Основой борьбы за самосохранение является способность деловой организации не только приспосабливаться к внешней среде, но и уметь использовать происходящие в ней изменения в своих интересах. Полный и исчерпывающий анализ внешней среды позволяет руководителям как вновь создаваемых, так и уже существующих деловых организаций предвидеть потенциальные угрозы выживаемости, а также предугадать новые возможности развития. Грамотное прогнозирование позволяет разработать модель ситуационного поведения организации и избежать ее гибели.

ЗАКОН РАЗВИТИЯ ДЕЛОВЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ

   Организация является весьма сложным объектом. В ее состав входят люди, оборудование, здания, информационная среда и т. д. Закон развития гласит: в процессе жизнедеятельности организации происходят необратимые и закономерные изменения, направленные на максимальное использование энергетического потенциала для достижения поставленной цели, в результате чего происходит качественное изменение состояния организации. Энергетический потенциал организации определяется не только потенциалом материальных ресурсов, но и возможностями коллектива, зависящими от интеллектуальной и профессиональной подготовленности его членов, а также от общего психологического и эмоционального настроя.
    Цель– это предвосхищение результатов, на достижение которых направлена деятельность организации. Цель деловой организации должна исходить из запросов потребителя, т. е. организация должна решать социально значимые проблемы, стоящие перед обществом. В основу деятельности практически любой деловой организации положена коммерческая идея, т. е. предвидение того, каким путем она будет зарабатывать деньги и какой будет получать доход. Однако для обеспечения успешного развития такое понимание цели является слишком упрощенным. Прибыль должна рассматриваться как один из критериев успеха, а не как самоцель. Не следует забывать о том, что деньги – это не цель, а лишь средство для достижения цели.
   Основной целью организации должно быть эффективное и быстрое развитие. Эта задача может решаться за счет освоения и расширения рынка, внедрения новых технологий работы или выпуска новой продукции, решения наиболее актуальных социальных задач и т. п. Последнее утверждение наиболее важно для некоммерческих деловых организаций, работа которых полностью ориентирована на решение важнейших социальных проблем, стоящих перед обществом.
   Итак, цель намечена, теперь необходимо установить, насколько она отвечает возможностям уже существующей или создаваемой вновь деловой организации, т. е. реализуема ли она в принципе.
   Эта процедура осуществляется в несколько этапов:
   – анализ возможностей организации;
   – анализ внешней среды;
   – выявление набора подцелей путем прогнозирования;
   – морфологический анализ.
    Морфологический анализ
   – этот вид анализа обеспечивает предсказание действий организации в условиях резкого изменения (разрыва) в выявленных тенденциях развития как самой организации, так и окружающей среды;
   – анализ исходной позиции. Это заключительный этап процедуры выявления перспектив развития организации в плане достижения поставленной цели.

ЗАКОН КОМПОЗИЦИИ И ПРОПОРЦИОНАЛЬНОСТИ

   Организация представляет собой единый, целостный развивающийся объект, для которого как для целенаправленной динамической самонастраивающейся системы характерна тенденция к объединению. Формирование объединений различного уровня происходит в соответствии с законом композиции и пропорциональности, который утверждает, что в рамках достижения единой цели существует объективная тенденция организаций к созданию устойчивых объединений с соблюдением принципов соразмерности и пропорциональности.
   Указанная тенденция реализуется прежде всего в желании выбрать оптимальную структуру и создать благоприятную среду обитания, что особенно характерно для современных организаций, работающих в условиях глобализации экономической и политической деятельности мирового сообщества. На этом фоне происходит активное формирование организаций «мирового масштаба», которые принято называть надорганизациями, поскольку они регулируют или влияют на работу таких больших организационных систем, как целые государства. Что касается деловых организаций, то применительно к ним закон композиции и пропорциональности выражается в стремлении к работе с добросовестными и надежными партнерами.
   Если речь идет об организациях производственного типа, то в качестве таких партнеров в первую очередь выступают поставщики сырья, материалов, комплектующих изделий, а также организации, осуществляющие сбыт продукции. По мере развития и завоевания определенного сектора рынка налаживается взаимодействие не только с партнерами, но и с потребителями производимого организацией продукта или оказываемых услуг, а также с конкурирующими организациями, осуществляющими аналогичную деятельность. Взаимодействие с конкурентами по возможности не должно носить антагонистического характера, так как это увеличивает риск и затрудняет деятельность всех противоборствующих организаций. Желательно большую часть потенциальных конкурентов превратить в своих друзей и партнеров. Задача звена управления состоит в ускорении этого процесса и минимизации материальных и интеллектуальных затрат. В процессе реализации этой тенденции возникают деловые объединения сложного типа, которые тоже называются надорганизациями. Для современного этапа развития экономической и хозяйственной деятельности в России характерно наличие трех мощных факторов, вынуждающих предприятия создавать объединения и реализовывать совместные групповые стратегии развития. Первый из них связан с общим состоянием экономики страны, второй—с деятельностью банков, третий – с внедрением новых рыночных технологий ведения бизнеса.

ЗАКОН ИНФОРМИРОВАННОСТИ И УПОРЯДОЧЕННОСТИ

   Закон информированности и упорядоченности означает, что любая социальная организация способна к выживанию только в том случае, если она обеспечена полной достоверной и упорядоченной информацией.
   Полнота информации определяется возможностями доступа к ресурсам информационного пространства, в котором действует организация, а также состоянием внешних и внутренних коммуникационных связей. В современных условиях любой организации доступны очень большие объемы информации. Несмотря на разветвленную сеть и высокое быстродействие современных информационных систем, процесс поиска нужной информации требует значительных усилий. Кроме того, в условиях рынка и острой конкурентной борьбы часть информации о деятельности организаций переводится в разряд строго конфиденциальной, становясь при этом недоступной не только для членов других организаций, но и для большинства членов своей организации.
   Достоверность информации – необходимое условие использования полученных данных в деятельности предприятия. Источники информации должны быть надежными и не вызывать сомнений. В ряде случаев в информационные базы данных вводится заведомо ложная информация, чтобы дезинформировать конкурентов или подорвать к ним доверие со стороны клиентов. Упорядоченность информации подразумевает структурирование или распределение информации по степени ее важности для решения задач управления организацией. Сложной и ответственной задачей в формировании внутренней информационной системы является сбор и систематизация информации, полученной из различных подразделений организации. Рекомендуется разработать единую систему информационных запросов, которая обеспечила бы своевременную и оперативную передачу информации, накопившейся в подразделениях, в центральную базу данных. Основным потребителем информации является система управления организацией. Однако владение большими объемами информации еще не означает, что она будет эффективно использована в деятельности организации.
   В современной перенасыщенной информационной среде любому человеку доступны огромные объемы информации, но далеко не все, что он может узнать, доходит до его сознания, а тем более используется в жизни. Из несметного количества обрушивающейся информации мы стараемся выбрать те сведения, которые нам нужны или могут понадобиться в дальнейшем. Такой же подход справедлив и для организации. Из общего потока система управления воспринимает и отбирает только ту информацию, которая соответствует поставленным целям и может быть использована в процедурах управления. Поэтому вся доступная информация должна быть упорядочена по целевому признаку.

ЭЛЕКТРОННАЯ КОММЕРЦИЯ

   В настоящее время виртуальные предприятия существуют не только в сфере производства и товародвижения, но и в области управления финансовыми потоками. Бурное развитие сетевых технологий управления в процессах реализации товаров и услуг привело к появлению новых, но уже достаточно устоявшихся к настоящему времени понятий, таких как электронная коммерция, электронная торговля и виртуальный магазин.
    Электронная коммерция– это ведение бизнеса с использованием современных информационнокоммуникационных технологий. Использование сетевых технологий и развитие системы электронной коммерции ведет к революционным преобразованиям методов ведения бизнеса. Предполагается, что влияние электронной коммерции не только на отдельные предприятия, но и на всю производственно-сбытовую структуру стран в целом будет всеобъемлющим.
   Под коммерческой сделкойв среде электронной коммерции (в соответствии с Федеральной целевой программой развития электронной торговли в России) понимается коммерческая или деловая операция, совершенная через компьютерную сеть, в результате которой право собственности или право пользования вещественным товаром или услугой передается от одного лица другому.
   В системе электронной коммерции большинство бизнеспроцессов реализуется электронным способом на основе использования информационно-коммуникационных технологий. При этом информация передается получателю напрямую, минуя стадию создания бумажных копий. На начальном этапе электронная коммерция развивалась на основе использования сетевых технологий в процессах реализации товаров и услуг, а также информационного обеспечения решения задач управления.
   Последующее, достаточно быстрое увеличение количества предприятий, использующих преимущества электронной коммерции, привело к тому, что сложилась глобальная информационная среда, включающая в себя деловые организации самых различных типов: предприятия торговли, покупателей, производителей товаров, финансовые учреждения, обеспечивающие бизнеспроцессы, транспортно-экспедиционные службы и многие другие. Виртуальные организации, число которых день ото дня стремительно растет, выполняют ряд весьма важных функций по обеспечению экономической деятельности. В частности, сокращение времени и стоимости проведения финансовых операций привело к появлению виртуальных банков. Виртуальные банки-автоматы выполняют в реальном времени весь спектр банковских операций. Первоначально они создавались для обслуживания операций, выполняемых юридическими лицами.

ЗАКОН ЕДИНСТВА, АНАЛИЗА И СИНТЕЗА

   Изучение организаций как социально-экономических объектов предусматривает обязательное использование операций анализа и синтеза. Анализ и синтез при исследовании процессов функционирования организации настолько переплетаются, что не могут существовать друг без друга. Поэтому, говоря о законе единстве анализа и синтеза, следует подразумевать их неразрывность и постоянное взаимодействие, осуществляемое в рамках диалектического принципа единства и борьбы противоположностей. Анализ и синтез в своем единении составляют основу системного подхода к изучению деятельности организации.
   Закон единства анализа и синтеза утверждает, что благодаря использованию в процессах управления организацией процедур анализа и синтеза обеспечивается настройка организационной системы на оптимальный вариант достижения поставленной цели.
    Анализ,или декомпозиция,– это разделение целого на части или представление сложного объекта в виде простых составляющих. Анализ причинно-следственных связей между выделенными частями сводится к нахождению необходимых и достаточных условий для поддержания требуемого взаимодействия между этими частями целого. Суть синтеза состоит в объединении простых составляющ их объекта в единое целое. Объединение в рамках синтеза осуществляется на основе взаимной необходимости и взаимосвязи. Здесь могут помочь опыт и интуиция, причем опыт помогает при повторяющихся ситуациях, а интуиция – при новых обстоятельствах. Важно, чтобы в процессе декомпозиции не были потеряны важные свойства составных частей целого. Не менее важно, чтобы исполнители не забывали о том, что каждое подразделение в организации является лишь частью единой системы, управление любой целенаправленной динамической организационной системой предусматривает выработку и реализацию конкретных решений. Решение, принимаемое по управлению социально-экономической организацией или какой-либо ее частью, является связующим элементом между звеньями управления и звеньями, выполняющими конкретные функции. Кроме того, с помощью управляющих решений реализуется связь между отдельными звеньями системы управления. С этой точки зрения решение – это средство коммуникации между звеньями и элементами организации, в том числе и между людьми.
   Как правило, решения принимаются в соответствии с иерархией распределения властных полномочий, определяемой организационной структурой. Звенья верхних ступеней иерархии принимают решения по управлению подчиненными им звеньями нижних ступеней иерархии. Эффективность принимаемых управленческих решений определяет выживаемость организации в условиях острой конкурентной борьбы.

СПЕЦИФИЧЕСКИЕ ЗАКОНЫ СОЦИАЛЬНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

   Новые информационные технологии, сетевые коммуникации и автоматизация управленческого труда способствуют усилению позитивного действия объективных законов организации и совершенствованию принципов управления. Специфические законы отражают: неразрывную связь всех звеньев организации; пропорциональность производства и управления; переход от администрирования к стратегическому планированию; упреждающее управление; воздействие технологических новаций на развитие социально-экономических организационных систем; требования экономии времени и интеллектуального ресурса персонала организации. Закон своеобразия. Предусматривает существование для каждой организации наилучшей и только ей присущей структуры производства и управления.
   Закон социальной гармонии. Ориентирует к тому, что в каждой организации развитие социальной сферы увеличивает производительность труда сотрудников благодаря повышению их эмоционального уровня и активизации трудовой деятельности. Закон социальной загрузки. Устанавливает, что для каждого человека существует оптимальный объем загрузки работой, при котором в полной мере раскрываются его способности и возможности.
   Сфера действия электронной коммерции постоянно расширяется. В Российском Интернете действуют две виртуальные юридические фирмы. Закон эффективного восприятия и запоминания информации. Предполагает, что процессы восприятия и запоминания информации реализуются наиболее эффективно, если они приближаются к процессу мышления. Закон эффективного осмысления. Координирует на эффективное осмысление нового, это возможно только при наличии у человека большого объема знаний или информации по данной тематике. Закон установки. Ориентирует, что любой человек воспринимает наиболее полно ту информацию, на которую он настроился и к которой приготовился.