Страница:
Если во время приемки товара обнаружены какие-либо расхождения между фактической и заявленной поставкой, они должны быть немедленно отражены в обоих экземплярах накладной и заверены подписями материально ответственных лиц поставщика и покупателя. Напоминаем, что исправления должны делаться внятно и читаемо, исправляемый текст или цифра должны быть зачеркнуты и сверху (рядом) сделана правильная запись.
Хотелось бы предостеречь торговые организации, выступающие в качестве покупателей, от «джентльменских соглашений». К сожалению, иногда практикуется такая схема – обнаружены какие-то расхождения между накладной и фактической поставкой, и поставщик предлагает либо довезти недопоставленный товар, либо привезти другую накладную, соответствующую фактически принятому товару. Между небольшими, постоянно сотрудничающими организациями, находящимися в одном городе, такие ситуации бывают.
Хотелось бы напомнить материально ответственным лицам, что документооборот должен соответствовать фактическому положению дел. Что нужно делать, если товар, фактически не поступивший на склад, оприходован под честное слово поставщика, а недостающую его часть по каким-то причинам так и не привезли? Надо выплачивать недостачу из своего кармана, невзирая на то что этого товара на складе на самом деле никогда не было и существовал он только на бумаге.
Но недостатки, связанные с количеством или качеством, могут быть обнаружены и после приемки товара. Это внутритарные расхождения, которые не могут быть обнаружены при внешнем, даже очень тщательном осмотре. В договоре поставки, как правило, оговариваются сроки внутритарной приемки товара и сроки предъявления претензий по ней. В законодательстве обычно используется термин «разумные сроки».
Итак, при обнаружении недостачи или дефекта товара, которые не могли быть обнаружен визуально при первичном приеме товара, покупатель обязан незамедлительно известить об этом продавца (лучше всего использовать факс, так как это достаточно быстрый способ и при необходимости может служить доказательством того, что покупатель действительно известил поставщика).
Поставщик должен прислать на склад покупателя своего представителя. Представители покупателя и поставщика составляют акт об обнаружении недостачи (или обнаружении дефекта, нарушении товарного вида).
Если в разумные сроки (обычно это 1 или 2 дня при условии, что оба контрагента находятся в одном городе либо в пределах досягаемости) после того, как покупатель уведомил поставщика о возникновении расхождений по количеству или качеству товара при внутритарной приемке, поставщик не прислал своего ответственного представителя, соответствующий акт может быть составлен и подписан в одностороннем порядке без участия представителя поставщика. Покупатель имеет также право привлечь при составлении акта о расхождениях по количеству и качеству товара третью незаинтересованную сторону (независимых экспертов).
В случае, если обнаружена недостача товара, «…покупатель вправе, если иное не предусмотрено договором, либо потребовать передать недостающее количество товара, либо отказаться от переданного товара и от его оплаты, а если товар оплачен, потребовать возврата уплаченной денежной суммы» (ст. 466 ГК РФ).
Нарушение условий поставки по ассортименту товара согласно ст. 468 ГК РФ имеет следующие последствия:
1) при передаче продавцом предусмотренных договором купли-продажи товаров в ассортименте, не соответствующем договору, покупатель вправе отказаться от их принятия и оплаты, а если они оплачены, потребовать возврата уплаченной денежной суммы;
2) если продавец передал покупателю наряду с товарами, ассортимент которых соответствует договору купли-продажи, товары с нарушением условия об ассортименте, покупатель вправе по своему выбору:
а) принять товары, соответствующие условию об ассортименте, и отказаться от остальных товаров;
б) отказаться от всех переданных товаров;
в) потребовать заменить товары, не соответствующие условию об ассортименте, товарами в ассортименте, предусмотренном договором;
г) принять все переданные товары;
3 при отказе от товаров, ассортимент которых не соответствует условию договора купли-продажи, или предъявлении требования о замене товаров, не соответствующих условию об ассортименте, покупатель вправе также отказаться от оплаты этих товаров, а если они оплачены, потребовать возврата уплаченной денежной суммы;
4) товары, не соответствующие условию договора купли-продажи об ассортименте, считаются принятыми, если покупатель в разумный срок после их получения не сообщит продавцу о своем отказе от товаров;
5) если покупатель не отказался от товаров, ассортимент которых не соответствует договору купли-продажи, он обязан их оплатить по цене, согласованной с продавцом. В случае, когда продавцом не приняты необходимые меры по согласованию цены в разумный срок, покупатель оплачивает товары по цене, которая в момент заключения договора при сравнимых обстоятельствах обычно взималась за аналогичные товары.
Следует отметить, что правила этой статьи вступают в силу в том случае, если договор поставки, заключенный между поставщиком и покупателем, не предусматривает иных условий.
2.1.3. Синтетический и аналитический учет поступления товаров
2.2. Оформление, выдача и использование доверенности в организациях торговли
Хотелось бы предостеречь торговые организации, выступающие в качестве покупателей, от «джентльменских соглашений». К сожалению, иногда практикуется такая схема – обнаружены какие-то расхождения между накладной и фактической поставкой, и поставщик предлагает либо довезти недопоставленный товар, либо привезти другую накладную, соответствующую фактически принятому товару. Между небольшими, постоянно сотрудничающими организациями, находящимися в одном городе, такие ситуации бывают.
Хотелось бы напомнить материально ответственным лицам, что документооборот должен соответствовать фактическому положению дел. Что нужно делать, если товар, фактически не поступивший на склад, оприходован под честное слово поставщика, а недостающую его часть по каким-то причинам так и не привезли? Надо выплачивать недостачу из своего кармана, невзирая на то что этого товара на складе на самом деле никогда не было и существовал он только на бумаге.
Но недостатки, связанные с количеством или качеством, могут быть обнаружены и после приемки товара. Это внутритарные расхождения, которые не могут быть обнаружены при внешнем, даже очень тщательном осмотре. В договоре поставки, как правило, оговариваются сроки внутритарной приемки товара и сроки предъявления претензий по ней. В законодательстве обычно используется термин «разумные сроки».
Итак, при обнаружении недостачи или дефекта товара, которые не могли быть обнаружен визуально при первичном приеме товара, покупатель обязан незамедлительно известить об этом продавца (лучше всего использовать факс, так как это достаточно быстрый способ и при необходимости может служить доказательством того, что покупатель действительно известил поставщика).
Поставщик должен прислать на склад покупателя своего представителя. Представители покупателя и поставщика составляют акт об обнаружении недостачи (или обнаружении дефекта, нарушении товарного вида).
Если в разумные сроки (обычно это 1 или 2 дня при условии, что оба контрагента находятся в одном городе либо в пределах досягаемости) после того, как покупатель уведомил поставщика о возникновении расхождений по количеству или качеству товара при внутритарной приемке, поставщик не прислал своего ответственного представителя, соответствующий акт может быть составлен и подписан в одностороннем порядке без участия представителя поставщика. Покупатель имеет также право привлечь при составлении акта о расхождениях по количеству и качеству товара третью незаинтересованную сторону (независимых экспертов).
В случае, если обнаружена недостача товара, «…покупатель вправе, если иное не предусмотрено договором, либо потребовать передать недостающее количество товара, либо отказаться от переданного товара и от его оплаты, а если товар оплачен, потребовать возврата уплаченной денежной суммы» (ст. 466 ГК РФ).
Нарушение условий поставки по ассортименту товара согласно ст. 468 ГК РФ имеет следующие последствия:
1) при передаче продавцом предусмотренных договором купли-продажи товаров в ассортименте, не соответствующем договору, покупатель вправе отказаться от их принятия и оплаты, а если они оплачены, потребовать возврата уплаченной денежной суммы;
2) если продавец передал покупателю наряду с товарами, ассортимент которых соответствует договору купли-продажи, товары с нарушением условия об ассортименте, покупатель вправе по своему выбору:
а) принять товары, соответствующие условию об ассортименте, и отказаться от остальных товаров;
б) отказаться от всех переданных товаров;
в) потребовать заменить товары, не соответствующие условию об ассортименте, товарами в ассортименте, предусмотренном договором;
г) принять все переданные товары;
3 при отказе от товаров, ассортимент которых не соответствует условию договора купли-продажи, или предъявлении требования о замене товаров, не соответствующих условию об ассортименте, покупатель вправе также отказаться от оплаты этих товаров, а если они оплачены, потребовать возврата уплаченной денежной суммы;
4) товары, не соответствующие условию договора купли-продажи об ассортименте, считаются принятыми, если покупатель в разумный срок после их получения не сообщит продавцу о своем отказе от товаров;
5) если покупатель не отказался от товаров, ассортимент которых не соответствует договору купли-продажи, он обязан их оплатить по цене, согласованной с продавцом. В случае, когда продавцом не приняты необходимые меры по согласованию цены в разумный срок, покупатель оплачивает товары по цене, которая в момент заключения договора при сравнимых обстоятельствах обычно взималась за аналогичные товары.
Следует отметить, что правила этой статьи вступают в силу в том случае, если договор поставки, заключенный между поставщиком и покупателем, не предусматривает иных условий.
2.1.3. Синтетический и аналитический учет поступления товаров
На предприятиях торговли учет товаров ведется, как правило, и на складе (по месту непосредственной приемки и хранения), и в бухгалтерском учете. В бухгалтерском учете может использоваться только синтетический метод учета (хотя большинство предприятий и в бухгалтерии предпочитают применять аналитический учет), складской же учет подразумевает обязательное ведение аналитического учета.
Аналитический учет – это учет, дающий детализированные показатели в денежном, а в необходимых случаях и в натуральном выражении. Аналитический учет связан с синтетическим и не может существовать без него. В бухгалтерии аналитический учет ведется с помощью дополнительных субсчетов, привязанных к синтетическим счетам. Субсчета в синтетическом учете должны создаваться в тех случаях, когда требования аналитического учета диктуются требованиями бухгалтерской отчетности или порядком исчисления налогов. В приказе об учетной политике предприятия утверждается, в том числе, и рабочий план счетов бухгалтерского учета, который содержит синтетические и аналитические счета, необходимые для ведения бухгалтерского учета исходя из специфики деятельности конкретного предприятия.
В соответствии с методическими рекомендациями по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли (утв. письмом Роскомторга от 10 июля 1996 г. № 1-794/32-5) организациям торговли необходимо вести аналитический учет в следующих разрезах:
1) «по хозяйствующим субъектам, являющимся юридическими лицами, и их обособленным подразделениям;
2) по каждому хозяйствующему субъекту – по материально ответственным лицам;
3) по каждому материально ответственному лицу – по ассортименту товаров;
4) а также в удобном для предприятия разрезе».
Что дает учет товаров по хозяйствующим субъектам? Если речь идет о крупной торговой фирме, имеющей сеть магазинов или складов, то вполне естественно, что в этом случае бухгалтерии удобно вести учет товаров по каждому отдельно взятому магазину или складу. Это помогает отслеживать движение товара (в первую очередь предотвращать и оперативно выявлять возможные недостачи), а также дает информацию о рентабельности того или иного подразделения. Такое же разделение учета товаров по местам хранения рекомендуется и в крупных магазинах, имеющих несколько отделов (по каждому отделу). В то же время для индивидуального предпринимателя или небольшой фирмы, имеющих одну торговую точку без разделения на отделы, подобная аналитика абсолютно бесполезна.
О необходимости вести учет товаров по материально ответственным лицам спорить не приходится. Разумеется, для налогового учета и бухгалтерской отчетности такие данные значения не имеют, однако внутри предприятия аналитический учет по материально ответственным лицам на практике не ведется только в том случае, если условия трудового договора предусматривают коллективную материальную ответственность. Но, как правило, такие условия договора встречаются редко, поскольку вряд ли какому-либо сотруднику, не имеющему прямого отношения к приему, хранению и отпуску товара, понравится идея нести ответственность за чужие недостачи. По этим же соображениям рекомендуется вести аналитический учет по материально ответственным лицам в разрезе ассортимента товаров.
Что касается пункта об «удобном для предприятия разрезе», рассмотрим для наглядности несколько ситуаций. Допустим, торговая организация, являясь юридическим лицом, осуществляет и оптовую, и розничную торговлю, т. е. в ее деятельности имеет место общая форма налогообложения, причем одновременно организация является плательщиком единого налога на вмененный доход. Естественно, что для правильного исчисления налогов будет уместно вести учет поступления и выбытия товаров раздельно по операциям оптовой и розничной торговли. Если организация находится на общей системе налогообложения и при этом товары, с которыми она работает, облагаются НДС по разной ставке, удобно вести аналитический учет товаров отдельно по товарам с НДС 18 %, НДС 10 % и необлагаемым НДС. Такая аналитика, в отличие, например, от учета по материально ответственным лицам, уже напрямую связана с правильным исполнением предприятием обязанностей по исчислению и уплате налогов.
На практике аналитический учет товаров в торговых организациях ведется и по ассортименту товара, чаще всего по каждому его наименованию.
При учете дебиторских и кредиторских задолженностей полезным является аналитический учет поступления и выбытия товаров по каждому поставщику и покупателю (при оптовой торговле), причем даже в разрезе отдельных договоров по каждому контрагенту. В целом можно сказать, что поначалу кажется, что чем больше субсчетов, чем больше разрезов ведения аналитики, тем более трудоемким является ведение бухгалтерского учета. Однако практика показывает, что чем более подробным и разноплановым является аналитический учет поступления, хранения и выбытия товаров, тем более легкими и наглядными окажутся в дальнейшем составление бухгалтерской отчетности, исчисление налогов, практически все аспекты ведения бухгалтерского учета. Следует также добавить, что подробный аналитический учет способствует и оперативному выявлению допущенных в бухгалтерском учете ошибок, от которых не застрахован даже самый опытный и аккуратный бухгалтер. Поэтому, разрабатывая учетную политику предприятия, постарайтесь по возможности точно представить себе, какие именно разрезы аналитического учета будут вам необходимы в работе, какие аналитические субсчета будут задействованы. Разумеется, в процессе хозяйственной деятельности предприятия возникнет необходимость в корректировке аналитических субсчетов: одни из них окажутся ненужными для деятельности именно данного предприятия, в других же, наоборот, возникнет явная необходимость. Вполне возможно определить общие направления аналитического учета заранее.
Несмотря на то что подробный аналитический учет, как мы уже говорили, является в силу своей наглядности очень удобным, перегружать рабочий план счетов заведомо ненужными субсчетами и субконто не стоит. Любые затраты труда должны быть оправданными. Маленькому хлебному магазину наверняка не понадобится учет товаров по отдельным подразделениям, а предприятию оптовой торговли, имеющему дело только с товарами, облагаемыми НДС 18 %, конечно, не нужен учет товара в разрезе ставок НДС.
Несколько слов о комиссионной торговле. В этом случае учет ведется по каждой единице товара, так как комиссионер рассчитывается с комитентом за каждую вещь, принятую на комиссию, в отдельности. Для комиссионеров, принимающих товар по договору комиссии от комитентов-оптовиков, аналитический учет рекомендуется вести по группам товаров, по контрагентам и при необходимости по договорам, заключенным с каждым комитентом.
Учет товаров ведется на основании первичных приходно-расходных документов материально ответственными лицами в стоимостном или натуральном и стоимостном выражении. Для подробного аналитического учета движения товаров второй вариант является предпочтительным.
В начале хозяйственной деятельности торговая организация определяет, какой именно способ хранения товаров – партионный или сортовой – она будет применять. От выбора способа хранения будет зависеть и способ учета товаров.
При партионном способе, как видно из его названия, учет ведется по партиям товара. Этот способ особенно удобен для предприятий, осуществляющих торговлю продуктами питания, медикаментами, косметикой и другими группами товаров, имеющими относительно небольшие сроки годности. В этом случае, особенно на предприятиях оптовой торговли, сводится к минимуму риск «зависания» товаров с меньшим сроком годности, когда более поздняя партия товаров реализуется покупателю, а более ранняя остается на складе организации-поставщика. Компетентный кладовщик, конечно, постарается такой ситуации не допустить и при сортовом способе учета, но от человеческого фактора в данном случае зависит слишком много. Ведь в конечном итоге товар из более ранней партии реализовать становится все труднее, и он может пролежать на складе до истечения срока годности, а это уже прямой и серьезный убыток фирме.
Если же предприятие использует в своей деятельности компьютерный учет, то программу можно настроить таким образом, что товар из поздней партии просто нельзя будет реализовать, пока в базе данных числится остаток товара, поступившего раньше. При ручном ведении документации партионный учет осуществляется следующим образом. На каждую партию товара заводится партионная карта, в которой указываются наименование товара, сорт, артикул, количество (масса, объем) и цена товара.
Партия товара – это однородный товар, поступивший на предприятие по одному транспортному (приходному) документу, а также товар одного наименования, поступивший от одного поставщика одновременно по нескольким транспортным накладным. Материально ответственное лицо составляет партионную карту в двух экземплярах, один из которых передается в бухгалтерию предприятия, а второй хранится на складе (месте хранения данного товара). Экземпляр партионной карты, хранящийся на складе, регистрируется в специальной книге. Номер, под которым зарегистрирована партионная карта, и является номером партии товара. По мере выбытия товара из данной партии в карту вносятся данные о дате отпуска товара, его количестве и реквизиты расходного документа. После выбытия всей партии товара складской экземпляр карты передается в бухгалтерию для проверки. Таким образом, соответствие данных по выбытию товара можно проверить, не дожидаясь полной инвентаризации склада. В бухгалтерском же экземпляре партионной карты записи делаются на основании приходно-расходных документов по мере их поступления в бухгалтерию. На первое число каждого месяца на основании записей в партионной карте бухгалтером составляется оборотная ведомость с указанием каждой партии товара отдельной строкой. Показатели по этой ведомости в их натуральном выражении сверяются с данными партионных карт на складе, а суммовые итоги по составленной ведомости сверяются с оборотами и сальдо оборотно-сальдовой ведомости по синтетическому счету 41 «Товары».
Что касается сортового способа хранения товаров, то в этом случае учет движения товара ведется в товарной книге или на карточках учета товаров. При этом каждому конкретному наименованию и сорту товара отводится отдельная карточка учета или страница товарной книги. Если количество операций по приходу и расходу данного товара достаточно велико, в товарной книге для него может быть отведено и несколько страниц. Заголовок карточки товара или страницы товарной книги должен содержать наименование, цену, сорт (кондицию) и другие отличительные признаки данного товара. На основании первичных приходно-расходных документов в карточке товара или на соответствующей странице товарной книги делаются записи о поступлении товара, его выбытии и остатке. Если ассортимент товара на складе ограничен либо количество товара на складе и его оборот не слишком велики, то при сортовом способе хранения и учета товаров материально ответственное лицо может вести учет движения товара непосредственно в товарном отчете, не используя товарную книгу или карточки учета.
Параметры, применяемые при решении вопроса об учете товара по товарной книге (карточкам учета) или по товарному отчету, предприятие устанавливает для себя самостоятельно, законодательно этот вопрос не регламентирован. В бухгалтерии учет ведется следующим образом. На первое число каждого месяца обобщаются данные о приходе, расходе и остатке товара. По всем аналитическим субсчетам, заведенным к счету 41 «Товары», составляется оборотная ведомость, в которой указываются остатки товара на начало отчетного (истекшего) месяца, его приход и расход в течение отражаемого периода и остаток на конец месяца (на первое число месяца, следующего за отчетным). Данные должны быть указаны по всем наименованиям товара (а также по всем сортам) в денежном и натуральном выражении. Натуральные показатели по ведомости сверяются с данными складского учета. Суммовые же показатели должны совпадать соответственно с начальным и конечным сальдо, а также с оборотами по синтетическому счету 41 «Товары».
Бухгалтерский учет может и не дублировать регистры складского учета. При оперативно-бухгалтерском (сальдовом) методе бухгалтер, отвечающий за учет товара периодически (периодичность устанавливается предприятием самостоятельно), проверяет правильность записей, производимых в складском учете. Выявленные ошибки исправляются сразу же, как только будут обнаружены. На первое число каждого месяца на основании данных складского учета составляется сальдовая ведомость с указанием остатков товаров по их наименованиям, сортам, количеству и цене. Итоговая стоимость всех остатков товаров по этой ведомости должна равняться конечному сальдо синтетического счета 41 «Товары» на первое число месяца, следующего за отчетным. Бухгалтерия предприятия может для собственного удобства составлять эти ведомости по укрупненным группам товаров, а также по материально ответственным лицам.
Для обобщения информации о наличии и движении товаров служит, как уже упоминалось, счет 41 «Товары». Торговые организации на этом счете учитывают также покупную тару и тару собственного производства, не предназначенную для собственных нужд.
Для учета и обобщения информации о наличии и движении товаров, принятых организацией-комитентом на комиссию, применяется забалансовый счет 004 «Товары, принятые на комиссию». Учет товаров на этом счете ведется в ценах, указанных в приемосдаточных актах.
Аналитический учет – это учет, дающий детализированные показатели в денежном, а в необходимых случаях и в натуральном выражении. Аналитический учет связан с синтетическим и не может существовать без него. В бухгалтерии аналитический учет ведется с помощью дополнительных субсчетов, привязанных к синтетическим счетам. Субсчета в синтетическом учете должны создаваться в тех случаях, когда требования аналитического учета диктуются требованиями бухгалтерской отчетности или порядком исчисления налогов. В приказе об учетной политике предприятия утверждается, в том числе, и рабочий план счетов бухгалтерского учета, который содержит синтетические и аналитические счета, необходимые для ведения бухгалтерского учета исходя из специфики деятельности конкретного предприятия.
В соответствии с методическими рекомендациями по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли (утв. письмом Роскомторга от 10 июля 1996 г. № 1-794/32-5) организациям торговли необходимо вести аналитический учет в следующих разрезах:
1) «по хозяйствующим субъектам, являющимся юридическими лицами, и их обособленным подразделениям;
2) по каждому хозяйствующему субъекту – по материально ответственным лицам;
3) по каждому материально ответственному лицу – по ассортименту товаров;
4) а также в удобном для предприятия разрезе».
Что дает учет товаров по хозяйствующим субъектам? Если речь идет о крупной торговой фирме, имеющей сеть магазинов или складов, то вполне естественно, что в этом случае бухгалтерии удобно вести учет товаров по каждому отдельно взятому магазину или складу. Это помогает отслеживать движение товара (в первую очередь предотвращать и оперативно выявлять возможные недостачи), а также дает информацию о рентабельности того или иного подразделения. Такое же разделение учета товаров по местам хранения рекомендуется и в крупных магазинах, имеющих несколько отделов (по каждому отделу). В то же время для индивидуального предпринимателя или небольшой фирмы, имеющих одну торговую точку без разделения на отделы, подобная аналитика абсолютно бесполезна.
О необходимости вести учет товаров по материально ответственным лицам спорить не приходится. Разумеется, для налогового учета и бухгалтерской отчетности такие данные значения не имеют, однако внутри предприятия аналитический учет по материально ответственным лицам на практике не ведется только в том случае, если условия трудового договора предусматривают коллективную материальную ответственность. Но, как правило, такие условия договора встречаются редко, поскольку вряд ли какому-либо сотруднику, не имеющему прямого отношения к приему, хранению и отпуску товара, понравится идея нести ответственность за чужие недостачи. По этим же соображениям рекомендуется вести аналитический учет по материально ответственным лицам в разрезе ассортимента товаров.
Что касается пункта об «удобном для предприятия разрезе», рассмотрим для наглядности несколько ситуаций. Допустим, торговая организация, являясь юридическим лицом, осуществляет и оптовую, и розничную торговлю, т. е. в ее деятельности имеет место общая форма налогообложения, причем одновременно организация является плательщиком единого налога на вмененный доход. Естественно, что для правильного исчисления налогов будет уместно вести учет поступления и выбытия товаров раздельно по операциям оптовой и розничной торговли. Если организация находится на общей системе налогообложения и при этом товары, с которыми она работает, облагаются НДС по разной ставке, удобно вести аналитический учет товаров отдельно по товарам с НДС 18 %, НДС 10 % и необлагаемым НДС. Такая аналитика, в отличие, например, от учета по материально ответственным лицам, уже напрямую связана с правильным исполнением предприятием обязанностей по исчислению и уплате налогов.
На практике аналитический учет товаров в торговых организациях ведется и по ассортименту товара, чаще всего по каждому его наименованию.
При учете дебиторских и кредиторских задолженностей полезным является аналитический учет поступления и выбытия товаров по каждому поставщику и покупателю (при оптовой торговле), причем даже в разрезе отдельных договоров по каждому контрагенту. В целом можно сказать, что поначалу кажется, что чем больше субсчетов, чем больше разрезов ведения аналитики, тем более трудоемким является ведение бухгалтерского учета. Однако практика показывает, что чем более подробным и разноплановым является аналитический учет поступления, хранения и выбытия товаров, тем более легкими и наглядными окажутся в дальнейшем составление бухгалтерской отчетности, исчисление налогов, практически все аспекты ведения бухгалтерского учета. Следует также добавить, что подробный аналитический учет способствует и оперативному выявлению допущенных в бухгалтерском учете ошибок, от которых не застрахован даже самый опытный и аккуратный бухгалтер. Поэтому, разрабатывая учетную политику предприятия, постарайтесь по возможности точно представить себе, какие именно разрезы аналитического учета будут вам необходимы в работе, какие аналитические субсчета будут задействованы. Разумеется, в процессе хозяйственной деятельности предприятия возникнет необходимость в корректировке аналитических субсчетов: одни из них окажутся ненужными для деятельности именно данного предприятия, в других же, наоборот, возникнет явная необходимость. Вполне возможно определить общие направления аналитического учета заранее.
Несмотря на то что подробный аналитический учет, как мы уже говорили, является в силу своей наглядности очень удобным, перегружать рабочий план счетов заведомо ненужными субсчетами и субконто не стоит. Любые затраты труда должны быть оправданными. Маленькому хлебному магазину наверняка не понадобится учет товаров по отдельным подразделениям, а предприятию оптовой торговли, имеющему дело только с товарами, облагаемыми НДС 18 %, конечно, не нужен учет товара в разрезе ставок НДС.
Несколько слов о комиссионной торговле. В этом случае учет ведется по каждой единице товара, так как комиссионер рассчитывается с комитентом за каждую вещь, принятую на комиссию, в отдельности. Для комиссионеров, принимающих товар по договору комиссии от комитентов-оптовиков, аналитический учет рекомендуется вести по группам товаров, по контрагентам и при необходимости по договорам, заключенным с каждым комитентом.
Учет товаров ведется на основании первичных приходно-расходных документов материально ответственными лицами в стоимостном или натуральном и стоимостном выражении. Для подробного аналитического учета движения товаров второй вариант является предпочтительным.
В начале хозяйственной деятельности торговая организация определяет, какой именно способ хранения товаров – партионный или сортовой – она будет применять. От выбора способа хранения будет зависеть и способ учета товаров.
При партионном способе, как видно из его названия, учет ведется по партиям товара. Этот способ особенно удобен для предприятий, осуществляющих торговлю продуктами питания, медикаментами, косметикой и другими группами товаров, имеющими относительно небольшие сроки годности. В этом случае, особенно на предприятиях оптовой торговли, сводится к минимуму риск «зависания» товаров с меньшим сроком годности, когда более поздняя партия товаров реализуется покупателю, а более ранняя остается на складе организации-поставщика. Компетентный кладовщик, конечно, постарается такой ситуации не допустить и при сортовом способе учета, но от человеческого фактора в данном случае зависит слишком много. Ведь в конечном итоге товар из более ранней партии реализовать становится все труднее, и он может пролежать на складе до истечения срока годности, а это уже прямой и серьезный убыток фирме.
Если же предприятие использует в своей деятельности компьютерный учет, то программу можно настроить таким образом, что товар из поздней партии просто нельзя будет реализовать, пока в базе данных числится остаток товара, поступившего раньше. При ручном ведении документации партионный учет осуществляется следующим образом. На каждую партию товара заводится партионная карта, в которой указываются наименование товара, сорт, артикул, количество (масса, объем) и цена товара.
Партия товара – это однородный товар, поступивший на предприятие по одному транспортному (приходному) документу, а также товар одного наименования, поступивший от одного поставщика одновременно по нескольким транспортным накладным. Материально ответственное лицо составляет партионную карту в двух экземплярах, один из которых передается в бухгалтерию предприятия, а второй хранится на складе (месте хранения данного товара). Экземпляр партионной карты, хранящийся на складе, регистрируется в специальной книге. Номер, под которым зарегистрирована партионная карта, и является номером партии товара. По мере выбытия товара из данной партии в карту вносятся данные о дате отпуска товара, его количестве и реквизиты расходного документа. После выбытия всей партии товара складской экземпляр карты передается в бухгалтерию для проверки. Таким образом, соответствие данных по выбытию товара можно проверить, не дожидаясь полной инвентаризации склада. В бухгалтерском же экземпляре партионной карты записи делаются на основании приходно-расходных документов по мере их поступления в бухгалтерию. На первое число каждого месяца на основании записей в партионной карте бухгалтером составляется оборотная ведомость с указанием каждой партии товара отдельной строкой. Показатели по этой ведомости в их натуральном выражении сверяются с данными партионных карт на складе, а суммовые итоги по составленной ведомости сверяются с оборотами и сальдо оборотно-сальдовой ведомости по синтетическому счету 41 «Товары».
Что касается сортового способа хранения товаров, то в этом случае учет движения товара ведется в товарной книге или на карточках учета товаров. При этом каждому конкретному наименованию и сорту товара отводится отдельная карточка учета или страница товарной книги. Если количество операций по приходу и расходу данного товара достаточно велико, в товарной книге для него может быть отведено и несколько страниц. Заголовок карточки товара или страницы товарной книги должен содержать наименование, цену, сорт (кондицию) и другие отличительные признаки данного товара. На основании первичных приходно-расходных документов в карточке товара или на соответствующей странице товарной книги делаются записи о поступлении товара, его выбытии и остатке. Если ассортимент товара на складе ограничен либо количество товара на складе и его оборот не слишком велики, то при сортовом способе хранения и учета товаров материально ответственное лицо может вести учет движения товара непосредственно в товарном отчете, не используя товарную книгу или карточки учета.
Параметры, применяемые при решении вопроса об учете товара по товарной книге (карточкам учета) или по товарному отчету, предприятие устанавливает для себя самостоятельно, законодательно этот вопрос не регламентирован. В бухгалтерии учет ведется следующим образом. На первое число каждого месяца обобщаются данные о приходе, расходе и остатке товара. По всем аналитическим субсчетам, заведенным к счету 41 «Товары», составляется оборотная ведомость, в которой указываются остатки товара на начало отчетного (истекшего) месяца, его приход и расход в течение отражаемого периода и остаток на конец месяца (на первое число месяца, следующего за отчетным). Данные должны быть указаны по всем наименованиям товара (а также по всем сортам) в денежном и натуральном выражении. Натуральные показатели по ведомости сверяются с данными складского учета. Суммовые же показатели должны совпадать соответственно с начальным и конечным сальдо, а также с оборотами по синтетическому счету 41 «Товары».
Бухгалтерский учет может и не дублировать регистры складского учета. При оперативно-бухгалтерском (сальдовом) методе бухгалтер, отвечающий за учет товара периодически (периодичность устанавливается предприятием самостоятельно), проверяет правильность записей, производимых в складском учете. Выявленные ошибки исправляются сразу же, как только будут обнаружены. На первое число каждого месяца на основании данных складского учета составляется сальдовая ведомость с указанием остатков товаров по их наименованиям, сортам, количеству и цене. Итоговая стоимость всех остатков товаров по этой ведомости должна равняться конечному сальдо синтетического счета 41 «Товары» на первое число месяца, следующего за отчетным. Бухгалтерия предприятия может для собственного удобства составлять эти ведомости по укрупненным группам товаров, а также по материально ответственным лицам.
Для обобщения информации о наличии и движении товаров служит, как уже упоминалось, счет 41 «Товары». Торговые организации на этом счете учитывают также покупную тару и тару собственного производства, не предназначенную для собственных нужд.
Для учета и обобщения информации о наличии и движении товаров, принятых организацией-комитентом на комиссию, применяется забалансовый счет 004 «Товары, принятые на комиссию». Учет товаров на этом счете ведется в ценах, указанных в приемосдаточных актах.
2.2. Оформление, выдача и использование доверенности в организациях торговли
Как уже говорилось ранее, факт приемки товаров на складе покупателя должен быть подтвержден печатью организации-покупателя и подписью представителя покупателя, ответственного за прием товара. В тех же случаях, когда предприятие-покупатель получает товар не на собственном складе, а на складе поставщика или при получении товара от транспортной организации, осуществлявшей его перевозку, представитель покупателя должен предъявить доверенность от своей организации на получение товара (груза). Рассмотрим несколько подробнее, что такое доверенность, каковы правила ее выдачи и учета, а также сроки действия доверенностей.
Само понятие доверенности как документа довольно емкое. Доверенности выдаются одним физическим лицом другому, юридическим лицом физическому лицу – своему представителю. Доверенность предусматривает совершение каких-либо действий частным лицом, которому она выдана, от имени доверителя. В ней может оговариваться перечень таких действий, либо доверенное лицо может совершать любые действия по своему усмотрению от имени доверителя. Доверенности могут быть как простыми, так и генеральными. В зависимости от вида доверенности и предъявляемых к ней требований документ может быть заверен руководителем организации-доверителя, другими уполномоченными лицами (при заверении доверенности, выдаваемой одним физическим лицом другому) либо нотариусом.
Доверенности, по которым представитель покупателя получает товар от поставщика, является внутренним документом организации-продавца. Но для того чтобы избежать необоснованных, завышенных требований, предъявляемых поставщиком или организацией-перевозчиком к доверенности при получении товара (груза), давайте кратко рассмотрим общие понятия о доверенностях.
Согласно ст. 185 ГК РФ доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Письменное уполномочие на совершение сделки представителем может быть представлено представляемым непосредственно соответствующему третьему лицу. Доверенности различают трех видов: разовые, специальные и генеральные. Доверенность на получение товара является, разумеется, разовой. Согласно той же статье ГК РФ доверенность на совершение сделок, требующих нотариальной формы, должна быть нотариально удостоверена, за исключением случаев, предусмотренных законом.
К нотариально удостоверенным доверенностям приравниваются:
1) доверенности военнослужащих и других лиц, находящихся на излечении в госпиталях, санаториях и других военно-лечебных учреждениях, удостоверенные начальником такого учреждения, его заместителем по медицинской части, старшим или дежурным врачом;
2) доверенности военнослужащих, а в пунктах дислокации воинских частей, соединений, учреждений и военно-учебных заведений, где нет нотариальных контор и других органов, совершающих нотариальные действия, также доверенности рабочих и служащих, членов их семей и членов семей военнослужащих, удостоверенные командиром (начальником) этих части, соединения, учреждения или заведения;
3) доверенности лиц, находящихся в местах лишения свободы, удостоверенные начальником соответствующего места лишения свободы;
4) доверенности совершеннолетних дееспособных граждан, находящихся в учреждениях социальной защиты населения, удостоверенные администрацией этого учреждения или руководителем (его заместителем) соответствующего органа социальной защиты населения. Доверенность на получение заработной платы и иных платежей, связанных с трудовыми отношениями, на получение вознаграждения авторов и изобретателей, пенсий, пособий и стипендий, вкладов граждан в банках и на получение корреспонденции, в том числе денежной и посылочной, может быть удостоверена также организацией, в которой доверитель работает или учится, жилищно-эксплуатационной организацией по месту его жительства и администрацией стационарного лечебного учреждения, в котором он находится на излечении.
Доверенность на получение представителем гражданина его вклада в банке, денежных средств с его банковского счета, адресованной ему корреспонденции в организациях связи, а также на совершение от имени гражданина иных сделок, указанных в абзаце первом настоящего пункта, может быть удостоверена соответствующими банком или организацией связи. Такая доверенность удостоверяется бесплатно.
Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати этой организации.
Доверенность от имени юридического лица, основанного на государственной или муниципальной собственности, на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей должна быть подписана также главным (старшим) бухгалтером этой организации.
На основании этой статьи можно сделать вывод, что поставщик (перевозчик) не может требовать от представителя покупателя нотариально заверенной доверенности, так как сделка по купле-продаже товара не относится к числу сделок, требующих нотариального заверения. Что же касается подписи главного бухгалтера на разовой доверенности, то на основании п. 5 ст. 185 ГК РФ она необходима в том случае, если организация-покупатель является юридическим лицом, основанным на государственной или муниципальной собственности, ведь получение товара можно отнести к «получению иных имущественных ценностей». Согласно абз. 1 п. 5 этой же статьи, если указанное условие о собственности не имеет места, для заверения доверенности достаточно подписи руководителя организации или уполномоченного на это лица и печати предприятия. Использование факсимильных подписей на доверенностях не допускается. На практике большинство коммерческих организаций заверяет доверенность двумя подписями. Даже в случае, если в штате организации не предусмотрена должность главного бухгалтера, руководители предприятии дважды расписываются в доверенности. ГК РФ этого не требует, но такая практика существует. Так, в соответствии с Инструкцией Минфина СССР от 14 января 1967 г. № 17 (по согласованию с ЦСУ СССР) «О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности», доверенности подписываются руководителем (заместителем руководителя) и главным бухгалтером предприятия (организации, учреждения) или лицами, ими на то уполномоченными.
Само понятие доверенности как документа довольно емкое. Доверенности выдаются одним физическим лицом другому, юридическим лицом физическому лицу – своему представителю. Доверенность предусматривает совершение каких-либо действий частным лицом, которому она выдана, от имени доверителя. В ней может оговариваться перечень таких действий, либо доверенное лицо может совершать любые действия по своему усмотрению от имени доверителя. Доверенности могут быть как простыми, так и генеральными. В зависимости от вида доверенности и предъявляемых к ней требований документ может быть заверен руководителем организации-доверителя, другими уполномоченными лицами (при заверении доверенности, выдаваемой одним физическим лицом другому) либо нотариусом.
Доверенности, по которым представитель покупателя получает товар от поставщика, является внутренним документом организации-продавца. Но для того чтобы избежать необоснованных, завышенных требований, предъявляемых поставщиком или организацией-перевозчиком к доверенности при получении товара (груза), давайте кратко рассмотрим общие понятия о доверенностях.
Согласно ст. 185 ГК РФ доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Письменное уполномочие на совершение сделки представителем может быть представлено представляемым непосредственно соответствующему третьему лицу. Доверенности различают трех видов: разовые, специальные и генеральные. Доверенность на получение товара является, разумеется, разовой. Согласно той же статье ГК РФ доверенность на совершение сделок, требующих нотариальной формы, должна быть нотариально удостоверена, за исключением случаев, предусмотренных законом.
К нотариально удостоверенным доверенностям приравниваются:
1) доверенности военнослужащих и других лиц, находящихся на излечении в госпиталях, санаториях и других военно-лечебных учреждениях, удостоверенные начальником такого учреждения, его заместителем по медицинской части, старшим или дежурным врачом;
2) доверенности военнослужащих, а в пунктах дислокации воинских частей, соединений, учреждений и военно-учебных заведений, где нет нотариальных контор и других органов, совершающих нотариальные действия, также доверенности рабочих и служащих, членов их семей и членов семей военнослужащих, удостоверенные командиром (начальником) этих части, соединения, учреждения или заведения;
3) доверенности лиц, находящихся в местах лишения свободы, удостоверенные начальником соответствующего места лишения свободы;
4) доверенности совершеннолетних дееспособных граждан, находящихся в учреждениях социальной защиты населения, удостоверенные администрацией этого учреждения или руководителем (его заместителем) соответствующего органа социальной защиты населения. Доверенность на получение заработной платы и иных платежей, связанных с трудовыми отношениями, на получение вознаграждения авторов и изобретателей, пенсий, пособий и стипендий, вкладов граждан в банках и на получение корреспонденции, в том числе денежной и посылочной, может быть удостоверена также организацией, в которой доверитель работает или учится, жилищно-эксплуатационной организацией по месту его жительства и администрацией стационарного лечебного учреждения, в котором он находится на излечении.
Доверенность на получение представителем гражданина его вклада в банке, денежных средств с его банковского счета, адресованной ему корреспонденции в организациях связи, а также на совершение от имени гражданина иных сделок, указанных в абзаце первом настоящего пункта, может быть удостоверена соответствующими банком или организацией связи. Такая доверенность удостоверяется бесплатно.
Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати этой организации.
Доверенность от имени юридического лица, основанного на государственной или муниципальной собственности, на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей должна быть подписана также главным (старшим) бухгалтером этой организации.
На основании этой статьи можно сделать вывод, что поставщик (перевозчик) не может требовать от представителя покупателя нотариально заверенной доверенности, так как сделка по купле-продаже товара не относится к числу сделок, требующих нотариального заверения. Что же касается подписи главного бухгалтера на разовой доверенности, то на основании п. 5 ст. 185 ГК РФ она необходима в том случае, если организация-покупатель является юридическим лицом, основанным на государственной или муниципальной собственности, ведь получение товара можно отнести к «получению иных имущественных ценностей». Согласно абз. 1 п. 5 этой же статьи, если указанное условие о собственности не имеет места, для заверения доверенности достаточно подписи руководителя организации или уполномоченного на это лица и печати предприятия. Использование факсимильных подписей на доверенностях не допускается. На практике большинство коммерческих организаций заверяет доверенность двумя подписями. Даже в случае, если в штате организации не предусмотрена должность главного бухгалтера, руководители предприятии дважды расписываются в доверенности. ГК РФ этого не требует, но такая практика существует. Так, в соответствии с Инструкцией Минфина СССР от 14 января 1967 г. № 17 (по согласованию с ЦСУ СССР) «О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности», доверенности подписываются руководителем (заместителем руководителя) и главным бухгалтером предприятия (организации, учреждения) или лицами, ими на то уполномоченными.