Страница:
9) заявление на аккредитив, об отказе от акцепта и т. д.;
10) поручения бюджетные, банковские, пенсионные, платежные (сводные в баю на получение и перевод валюты, на импорт и т. д.);
11) реестры чеков, бюджетных поручений, представляемые в банках
12) справки о выплате страховых сумм, отчисленной и причитающейся зарплат и т. д.;
13) смета расходов (на производство новых изделий на капстроительство, калькуляцию к договору и т. д.);
14) заявки на оборудование и т. д.;
15) командировочные удостоверения;
16) образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;
17) спецификации (изделий, продукции и т. д.);
18) штатные расписания и изменения к ним.
Отметка о заверении копии документа.
Данный реквизит проставляется для придания копии юридической силы. Отметка о заверении копии документа состоит из слова «верно», наименовании должности сотрудника, заверившего копию, личной подписи, ее расшифровки и даты заверения.
Верно
Начальник отдела по связям с общественностью
ЗАО «Бизнесконсалт» Подпись С.Б. Маркин
29.12.2005
Если копия документа пересылается в другое учреждение или выдается на руки, то заверительную отметку удостоверяют печатью.
Документ, посланный по факсу не имеет юридической силы, поэтому заверенные копии высылаются по почте.
«Отметка об исполнении» документа и направлении его в дело включает:
Ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении. Этот реквизит располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
Ю.П. Кондратьева
248 75 39 или
Юлия Павловна Кондратьева 248 75 39
Если документ подлежит размножению, то отметка об исполнителе ставится на лицевой стороне.
Отметка об исполнении документа и направления его в дело.
Реквизит проставляется только на исполненных документах, которые подшиваются в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.
Оформляют реквизит на первой странице документа на нижнем поле.
Помните!
Реквизит включает в себя:
• слово «В дело»;
• номер дела, в котором будет храниться документ (можно с указанием года);
• при отсутствии копии – ссылку на номер и дату ответного документа (если таковой имеется), который свидетельствует об исполнении;
• подпись исполнителя документа;
• дату проставления отметки.
Отметку об исполнении проставляет и датирует или сам исполнитель, или руководитель структурного подразделения.
В дело 13–45 за 2005 г.
Подпись 24.01.2005
Направлено письмо
23.12.2005 № 01–11/201
В дело 7–1 Подпись 24.12.2005
Сообщено по телефону О.А.Антоновой 23.12.2005
В дело 02-7
Подпись 24.12.2005
Реквизит 29.Отметка о поступлении документа в организацию.
Отметка о поступлении документа в организацию проставляется на входящих документах от руки или с помощью специального регистрационного штампа.
Реквизит включает порядковый номер, дату поступления документа, по необходимости часы и минуты.
Отметка располагается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа.
«Идентификатором электронной копии» документа является отметка (колонтитул), проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержит наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
Приведем схему расположения основных реквизитов на угловом бланке.
Глава 3. Юридическое значение документа и особенности языка служебных документов
Глава 4. Бланки документов
РАЗДЕЛ 3
10) поручения бюджетные, банковские, пенсионные, платежные (сводные в баю на получение и перевод валюты, на импорт и т. д.);
11) реестры чеков, бюджетных поручений, представляемые в банках
12) справки о выплате страховых сумм, отчисленной и причитающейся зарплат и т. д.;
13) смета расходов (на производство новых изделий на капстроительство, калькуляцию к договору и т. д.);
14) заявки на оборудование и т. д.;
15) командировочные удостоверения;
16) образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;
17) спецификации (изделий, продукции и т. д.);
18) штатные расписания и изменения к ним.
Отметка о заверении копии документа.
Данный реквизит проставляется для придания копии юридической силы. Отметка о заверении копии документа состоит из слова «верно», наименовании должности сотрудника, заверившего копию, личной подписи, ее расшифровки и даты заверения.
Верно
Начальник отдела по связям с общественностью
ЗАО «Бизнесконсалт» Подпись С.Б. Маркин
29.12.2005
Если копия документа пересылается в другое учреждение или выдается на руки, то заверительную отметку удостоверяют печатью.
Документ, посланный по факсу не имеет юридической силы, поэтому заверенные копии высылаются по почте.
«Отметка об исполнении» документа и направлении его в дело включает:
Ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении. Этот реквизит располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
Ю.П. Кондратьева
248 75 39 или
Юлия Павловна Кондратьева 248 75 39
Если документ подлежит размножению, то отметка об исполнителе ставится на лицевой стороне.
Отметка об исполнении документа и направления его в дело.
Реквизит проставляется только на исполненных документах, которые подшиваются в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.
Оформляют реквизит на первой странице документа на нижнем поле.
Помните!
Реквизит включает в себя:
• слово «В дело»;
• номер дела, в котором будет храниться документ (можно с указанием года);
• при отсутствии копии – ссылку на номер и дату ответного документа (если таковой имеется), который свидетельствует об исполнении;
• подпись исполнителя документа;
• дату проставления отметки.
Отметку об исполнении проставляет и датирует или сам исполнитель, или руководитель структурного подразделения.
В дело 13–45 за 2005 г.
Подпись 24.01.2005
Направлено письмо
23.12.2005 № 01–11/201
В дело 7–1 Подпись 24.12.2005
Сообщено по телефону О.А.Антоновой 23.12.2005
В дело 02-7
Подпись 24.12.2005
Реквизит 29.Отметка о поступлении документа в организацию.
Отметка о поступлении документа в организацию проставляется на входящих документах от руки или с помощью специального регистрационного штампа.
Реквизит включает порядковый номер, дату поступления документа, по необходимости часы и минуты.
Отметка располагается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа.
«Идентификатором электронной копии» документа является отметка (колонтитул), проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержит наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
Приведем схему расположения основных реквизитов на угловом бланке.
Глава 3. Юридическое значение документа и особенности языка служебных документов
Чрезвычайно важно для управленческой деятельности организации юридическое значение документа, так как они служат способом доказательства заключенной в них информации и представляют одну из форм выражения права.
Одни документы, например правовые акты, судебные, нотариальные и арбитражные акты, договорная документация, изначально обладают юридической функцией, устанавливая, закрепляя и изменяя правовые нормы и правоотношения или прекращая их действия. Другие документы, к ним можно отнести практически любой документ, наделяются юридической функцией в случаях использования их как документа в суде, прокуратуре, нотариате, арбитраже и др.
Формулировки служебных документов должны быть точными, безупречными в юридическом отношении, не допускающими двояких толкований.
Документ имеет юридическую силу при наличии: даты, подписи, печати и грифа утверждения (в необходимых случаях), нотариального удостоверения (для документов, определенных нормативными правовыми актами).
Язык деловой документации требует логичности, краткости, точности изложения аргументов, предложений, просьб, ссылок в случае необходимости на действующие законы и другие правовые акты. Следует пользоваться общеупотребительным словарным составом литературного языка, простым порядком слов в предложениях, употреблять набор устойчивых синтаксических конструкций, принятых для выражения таких часто возникающих ситуаций, как предупреждение («Предупреждаем, что в случае невыполнения…», «Невыполнение условий договора ведет к…» и т. д.), мотивация действий и др. Выражением гарантийных обязательств служит стандартная фраза: «Оплату гарантируем», выражением предупреждения – «… В противном случае дело будет передано в арбитраж».
Официально-деловой стиль – это особенности языка служебных, в первую очередь организационно-распорядительных (акт, отчет, служебное письмо, постановление, приказ и т. д.), а также дипломатических документов.
Официально-деловому стилю присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотребления, а также в значениях, традиционных именно для деловых документов, которые не нарушают их стилистического единообразия и соответствуют общей тенденции стандартизации делового языка.
Нейтральный тон изложения является нормой делового этикета. Личный, субъективный момент должен быть сведен к минимуму. Поэтому за пределами деловой речи оказываются, например, формы, обладающие эмоционально-экспрессивной окрашенностью (существительные и прилагательные с суффиксами субъективной оценки, междометия). Использование разговорных, просторечных, диалектных и т. п. слов и фразеологических оборотов в деловой речи недопустимо.
Если по тексту документа требуется привести специальные термины, то они должны быть понятны, т. е. соответствовать принятому в данной отрасли или виде деятельности производственному языку, применяться однозначно, либо объяснены. Иностранные термины нежелательно употреблять, за исключением общеизвестных типа: маркетинг, дивиденды и т. п.
В текстах документов не принято делать сокращений, кроме общеупотребительных: руб., коп., кг, м, стр., изд., и т. д.
Слово – ключевая единица языка. Словами обозначают предметы, признаки, действия. Из слов состоят предложения – основное средство выражения мысли.
Большую роль в речи играют местоимения. Особую роль играют местоимения. Они не обладают лексическим значением, однако в речи приобретают вполне конкретный смысл, поскольку заменяют полнозначные слова или указывают на них. Частицы, предлоги, союзы выполняют служебные функции – участвуют в образовании сложных форм слов, придают словам или предложениям дополнительные смысловые оттенки, служат средствами связи между словами или частями текста и т. д. Междометия – это речевые жесты, сигнализирующие об эмоциональном восприятии говорящим той или иной жизненной или речевой ситуации.
Использование в деловой речи междометий не допустимо.
Речевые ошибки, связанные с незнанием значения слова.
Смысловая точность речи – одно из главных условий, обеспечивающих практическую, а нередко и правовую ценность делового текста. Неправильно выбранное слово сожжет исказить смысл сообщения, создать возможность двояко толковать ту или иную фразу и придать тексту нежелательную тональность, поэтому важно правильно употреблять отдельные слова и словосочетания.
Паронимы – это близкие по звучанию однокоренные слова, различающиеся значением: гарантированный – гарантийный, поместить – разместить, вдохнуть – вздохнуть. Смешение паронимов является одним из наиболее грубых нарушений норм литературной речи.
Синонимы – это слова с одинаковым или очень близким значением: будущий – грядущий, спешить – торопиться, построить – соорудить. Невнимание к оттенкам значений синонимов, незнание традиционных норм лексической сочетаемости может привести к смысловой ошибке.
Плеоназм (от греч. – переизбыток) – это частичное совпадение значений слов, образующих словосочетание: памятный сувенир (сувенир – подарок на память), совместное сотрудничество (сотрудничество – совместное решение проблем, совместная работа). Наличие плеоназмов в тексте принято рассматривать как речевой недостаток, неумение выразить мысль точно и лаконично.
Нарушением норм литературной правильности и культуры речи является также тавтология – смысловые повторы, которые возникают в тех случаях, когда в предложении соседствуют однокоренные слова: Польза от использования навесных агрегатов…; Следует учитывать следующие факты…; Данное явление полностью проявляется в условиях. Тавтологические повторы делают фразу неблагозвучной. Кроме того, они затрудняют ее восприятие, поскольку привлекают к себе особое внимание.
Омонимы – это слова, совпадающие по звучанию, но различающиеся по смыслу: лук – «оружие» и лук – «растение»; брак – «супружество» и брак «изъян, дефект, недостаток».
Употребление лексики устной речи.
Лексика устной речи охватывает различные группы слов, неравноценные как по объему, так и по своему месту в языке. Различают слова разговорные и просторечные.
К разговорным относят слова типа говорун, зазнайка, умелец, буянить, пугнуть, позабавить, добренький, покрепче. Их употребление ограничено сферой непринужденного, неофициального общения. Эти слова часто используют в разговоре, в дружеской переписке, однако они оказываются неуместными в официальных текстах.
В общесоюзных классификаторах технико-экономической информации и других нормативно-технических документах используется нормированная терминология.
Если употребление разговорных слов возможно в любых условиях, кроме официальных текстов, то использование просторечных слов, жаргонизмов и диалектизмов допустимо только в качестве особых стилистических средств (например, в художественных и публицистических произведениях, когда требуется воспроизвести языковые особенности среды, дать речевую характеристику героев).
В иных условиях использование лексики устной речи, с точки зрения норм современного литературного языка, недопустимо.
К специальной лексике относятся также профессионализмы. Профессионализмы возникают в основном в двух случаях:
1) когда специальность или род деятельности не имеет своей развитой терминологии (например, охота, рыболовство, игры и т. д.);
2) как разговорные, неофициальные заменители терминов; например, в живой речи очень часто упрощаются официально принятые терминологические сочетания: карданное устройство – кардан, передаточный механизм – передача и др.; нередко появляются русские варианты заимствованных терминов: офтальмолог – глазник, трансплантация – пересадка и др.
Профессионализмы обычно общепонятны и в пределах той или иной специальности общеупотребительны. Однако их использование в официальных текстах нежелательно.
Для того, чтобы не допускать ошибок при составлении деловой документации и подготовке выступлений и докладов, секретарю необходимо уметь ориентироваться в словарях и справочных изданиях по русскому языку и практической стилистике.
Толковые словари. В толковом словаре русского языка дается истолкование слов, т. е. объясняется, в каком значении употребляется слово, какие оттенки смысла оно способно выразить.
В толковом словаре указывается также правописание слова, отмечаются особенности образования грамматических форм, приводятся фразеологические обороты с данным словом и т. д. Очень важно то, что во многих толковых словарях отмечается стилистическая окраска слов, указывается, когда по преимуществу используется слово и какими выразительными возможностями обладает.
«Толковый словарь русского языка» под редакцией Д. Н. Ушакова. Этот толковый словарь является нормативным: в нем отражено современное литературное словоупотребление. Нормативный характер словаря проявляется и в строгом отборе слов, и главным образом в системе стилистических помет, показывающих, как и когда может быть употреблено то или иное слово. «Толковый словарь» под редакцией Ушакова сохраняет свое значение и в наши дни. Нужно только помнить, что со времени выхода словаря изменились написания и значения некоторых слов; по-иному оценивается и стилистическая принадлежность многих слов.
В «Словаре русского языка» С.И. Ожегова отмечаются по преимуществу основные значения слов. Толкования формулируются очень кратко. Предельно сокращен иллюстративный материал.
В. Даль «Толковый словарь живого великорусского языка» (в 4 томах). Наряду с лексикой литературного языка первой пол. 19 в. здесь представлены областные слова, терминология разных профессий и ремесел, около 30 тысяч пословиц и поговорок.
К толковым словарям русского языка примыкают словари иностранных слов. Основное их назначение – дать объяснение словам и терминам иноязычного происхождения, встречающимся в литературе (научной, технической, общественно-политической и др.).
Словарь иностранных слов содержит иностранные слова и терминологические сочетания, вошедшие в разное время в русский язык. Это общеупотребительная лексика и термины по различным отраслям знаний. В своей основе это толковый словарь. Однако отличие от толковых словарей русского языка в нем подробных примеров употребления того или иного слова. При истолковании значений нередко даются сведения энциклопедического характера. Обязательно указывается происхождение слова.
Словари-справочники правильности современного словоупотребления. Орфоэпические и орфографические словари.
В словарях-справочниках правильного словоупотребления рассматриваются различные трудности, связанные с выбором слов. Основная цель таких справочников – помочь пишущему выбрать из существующих в языке различных способов выражения наиболее правильные, наиболее уместные в той или иной конкретной речевой ситуации.
Словарь-справочник «Правильность русской речи» Л. П. Крысина и Л.И. Скворцова. Основным материалом для этой книги явились наблюдения над словоупотреблением в периодической печати, художественной литературе, в научно-популярных изданиях и в разговорной речи последних десятилетий.
«Трудности русского языка. Словарь-справочник журналиста» под ред. Л.И. Рахмановой. Этот словарь содержит слова, при употреблении которых возникают различные трудности. Он составлен на основе материалов газет, общественно-политических и научно-популярных журналов, радио– и телепередач.
Словарь-справочник «Трудные случаи употребления однокоренных слов русского языка» Ю.А. Бельчикова и М.С. Панюшевой. Это справочник нормативного употребления тех однокоренных слов, которое в письменной и устной речи вызывает трудности в силу сходства этих слов: воинственный – воинствующий, выплата – оплата – плата и др. В словаре представлены по преимуществу распространенные слова; слова специальные, а также диалектные, просторечные и устарелые, как правило, не рассматриваются. В каждой словарном статье приводятся примеры правильного и разъясняются случаи неправильного употребления слова.
«Словарь грамматических трудностей русского языка» Т.Ф. Ефремовой и В.Г. Костомарова состоит из двух частей. В первой систематизированы грамматические категории существительного, прилагательного и глагола. Вторая часть содержит статьи, посвященные словам, в употреблении которых есть трудности.
В орфоэпических словарях указываются нормы литературного произношения слов. Так, в них отмечается место постановки ударения в слове, особенности произношения некоторых сочетаний звуков, особенности образования и произношения отдельных форм слов и т. д.
Правила цитирования.
Часто при подготовке выступления руководителя используются цитаты, при оформлении которых необходимо соблюдать следующие требования:
1) цитирование должно быть полным. Недопустимо сокращать цитаты, оставляя в них лишь какую-то часть рассуждений, доводов, нужных автору;
2) цитируемый текст должен приводиться в кавычках без изменений. Недопустим пропуск слов, предложений или абзацев без указания на то, что такой пропуск делается (такие пропуски обычно обозначаются отточием). Недопустима замена слов. Должны сохраняться все особенности авторских написаний;
3) нельзя объединять в одной цитате несколько выдержек, взятых из разных мест цитируемого источника (хотя эти выдержки могут быть и логически связанными, и однородными по материалу;
4) все цитаты должны сопровождаться указаниями на источник.
Употребление местоимений.
Местоимения пишутся с прописной буквы как форма вежливого обращения к одному лицу в официальных отношениях, личных письмах: Прошу Вас… Сообщаем Вам…
При обращении к нескольким лицам эти местоимения пишутся со строчной буквы: Уважаемые господа, ваше письмо…
С прописной буквы указанные местоимения пишутся также в анкетах: Где Вы проживали раньше? Состав Вашей семьи.
Личные имена.
В именах, отчествах, фамилиях, псевдонимах, с прописной буквы пишутся все входящие в них слова: Александр Дюма, Максим Горький (Алексей Пешков), Всеволод Большое Гнездо.
Но: Дюма-отец, Федоров-старший и т. п., где отец, старший и т. п. не перешли в разряд прозвищ и являются нарицательными.
С прописной буквы пишутся:
– индивидуальные имена, употребляемые в качестве нарицательных, но не утратившие индивидуального значения: будущие Суворовы и Нахимовы;
– индивидуальные мифологические и религиозные имена: Сизиф, Каин, Афродита;
– имена действующих лиц в художественных произведениях: Золушка, Буратино, Снегурочка.
Со строчной буквы пишутся:
– имена, утратившие значение собственных и употребляемые в смысле нарицательных: обломовы, маниловы.
Числительные.
Для написания числительных используют три формы:
1. буквенную (три фотоаппарата);
2. цифровую (10 печатных листов);
3. буквенно-цифровую (100-тысячный).
Буквенная форма чисел используется:
• При написании однозначных целых чисел, стоящих в косвенных падежах;
• В названиях мероприятий.
Цифровая форма чисел используется:
• В большинстве случаев цифровая форма является предпочтительней для написания многозначных чисел;
• Если однозначные целые числа образуют сочетание с единицами физических величин, денежными единицами;
• Если однозначные целые числа, даже в косвенных падежах, стоят в ряду с дву– и многозначными, поскольку при восприятии ряда чисел не требуется мысленно переводить их в буквенную форму в нужном падеже.
Буквенно-цифровая форма чисел используется для обозначения крупных круглых чисел (тысяч, миллионов, миллиардов) в виде сочетания цифр с сокращением тыс., млн, млрд.
Порядковые числительные в основном пишутся арабскими цифрами.
Номера съездов, конференций, конгрессов спортивных состязаний, королей, императоров, кварталов обозначаются римскими цифрами.
Порядковые числительные в основном пишутся арабскими цифрами.
Номера съездов, конференций, конгрессов спортивных состязаний, королей, императоров, кварталов обозначаются римскими цифрами.
При употреблении количественных числительных в деловых письмах, а также в телефонном разговоре, деловой беседе, при чтении деловых текстов в официальной обстановке следует помнить, что все количественные имена числительные склоняются, при этом изменяются все части сложных и составных числительных: до восьмисот рублей, с шестьюстами шестьюдесятью шестью рублями и т. д.
Следует учитывать, что документы являются составной частью имиджа предприятия, его своеобразной визитной карточкой. Современный дизайн оформления бланка, качественная бумага, необходимые сведения о предприятии, правильное их расположение на листе важны для благоприятного воздействия на партнера. Все документы изготавливаются на бланках.
Одни документы, например правовые акты, судебные, нотариальные и арбитражные акты, договорная документация, изначально обладают юридической функцией, устанавливая, закрепляя и изменяя правовые нормы и правоотношения или прекращая их действия. Другие документы, к ним можно отнести практически любой документ, наделяются юридической функцией в случаях использования их как документа в суде, прокуратуре, нотариате, арбитраже и др.
Формулировки служебных документов должны быть точными, безупречными в юридическом отношении, не допускающими двояких толкований.
Документ имеет юридическую силу при наличии: даты, подписи, печати и грифа утверждения (в необходимых случаях), нотариального удостоверения (для документов, определенных нормативными правовыми актами).
Язык деловой документации требует логичности, краткости, точности изложения аргументов, предложений, просьб, ссылок в случае необходимости на действующие законы и другие правовые акты. Следует пользоваться общеупотребительным словарным составом литературного языка, простым порядком слов в предложениях, употреблять набор устойчивых синтаксических конструкций, принятых для выражения таких часто возникающих ситуаций, как предупреждение («Предупреждаем, что в случае невыполнения…», «Невыполнение условий договора ведет к…» и т. д.), мотивация действий и др. Выражением гарантийных обязательств служит стандартная фраза: «Оплату гарантируем», выражением предупреждения – «… В противном случае дело будет передано в арбитраж».
Официально-деловой стиль – это особенности языка служебных, в первую очередь организационно-распорядительных (акт, отчет, служебное письмо, постановление, приказ и т. д.), а также дипломатических документов.
Официально-деловому стилю присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотребления, а также в значениях, традиционных именно для деловых документов, которые не нарушают их стилистического единообразия и соответствуют общей тенденции стандартизации делового языка.
Нейтральный тон изложения является нормой делового этикета. Личный, субъективный момент должен быть сведен к минимуму. Поэтому за пределами деловой речи оказываются, например, формы, обладающие эмоционально-экспрессивной окрашенностью (существительные и прилагательные с суффиксами субъективной оценки, междометия). Использование разговорных, просторечных, диалектных и т. п. слов и фразеологических оборотов в деловой речи недопустимо.
Если по тексту документа требуется привести специальные термины, то они должны быть понятны, т. е. соответствовать принятому в данной отрасли или виде деятельности производственному языку, применяться однозначно, либо объяснены. Иностранные термины нежелательно употреблять, за исключением общеизвестных типа: маркетинг, дивиденды и т. п.
В текстах документов не принято делать сокращений, кроме общеупотребительных: руб., коп., кг, м, стр., изд., и т. д.
Слово – ключевая единица языка. Словами обозначают предметы, признаки, действия. Из слов состоят предложения – основное средство выражения мысли.
Большую роль в речи играют местоимения. Особую роль играют местоимения. Они не обладают лексическим значением, однако в речи приобретают вполне конкретный смысл, поскольку заменяют полнозначные слова или указывают на них. Частицы, предлоги, союзы выполняют служебные функции – участвуют в образовании сложных форм слов, придают словам или предложениям дополнительные смысловые оттенки, служат средствами связи между словами или частями текста и т. д. Междометия – это речевые жесты, сигнализирующие об эмоциональном восприятии говорящим той или иной жизненной или речевой ситуации.
Использование в деловой речи междометий не допустимо.
Речевые ошибки, связанные с незнанием значения слова.
Смысловая точность речи – одно из главных условий, обеспечивающих практическую, а нередко и правовую ценность делового текста. Неправильно выбранное слово сожжет исказить смысл сообщения, создать возможность двояко толковать ту или иную фразу и придать тексту нежелательную тональность, поэтому важно правильно употреблять отдельные слова и словосочетания.
Паронимы – это близкие по звучанию однокоренные слова, различающиеся значением: гарантированный – гарантийный, поместить – разместить, вдохнуть – вздохнуть. Смешение паронимов является одним из наиболее грубых нарушений норм литературной речи.
Синонимы – это слова с одинаковым или очень близким значением: будущий – грядущий, спешить – торопиться, построить – соорудить. Невнимание к оттенкам значений синонимов, незнание традиционных норм лексической сочетаемости может привести к смысловой ошибке.
Плеоназм (от греч. – переизбыток) – это частичное совпадение значений слов, образующих словосочетание: памятный сувенир (сувенир – подарок на память), совместное сотрудничество (сотрудничество – совместное решение проблем, совместная работа). Наличие плеоназмов в тексте принято рассматривать как речевой недостаток, неумение выразить мысль точно и лаконично.
Нарушением норм литературной правильности и культуры речи является также тавтология – смысловые повторы, которые возникают в тех случаях, когда в предложении соседствуют однокоренные слова: Польза от использования навесных агрегатов…; Следует учитывать следующие факты…; Данное явление полностью проявляется в условиях. Тавтологические повторы делают фразу неблагозвучной. Кроме того, они затрудняют ее восприятие, поскольку привлекают к себе особое внимание.
Омонимы – это слова, совпадающие по звучанию, но различающиеся по смыслу: лук – «оружие» и лук – «растение»; брак – «супружество» и брак «изъян, дефект, недостаток».
Употребление лексики устной речи.
Лексика устной речи охватывает различные группы слов, неравноценные как по объему, так и по своему месту в языке. Различают слова разговорные и просторечные.
К разговорным относят слова типа говорун, зазнайка, умелец, буянить, пугнуть, позабавить, добренький, покрепче. Их употребление ограничено сферой непринужденного, неофициального общения. Эти слова часто используют в разговоре, в дружеской переписке, однако они оказываются неуместными в официальных текстах.
В общесоюзных классификаторах технико-экономической информации и других нормативно-технических документах используется нормированная терминология.
Если употребление разговорных слов возможно в любых условиях, кроме официальных текстов, то использование просторечных слов, жаргонизмов и диалектизмов допустимо только в качестве особых стилистических средств (например, в художественных и публицистических произведениях, когда требуется воспроизвести языковые особенности среды, дать речевую характеристику героев).
В иных условиях использование лексики устной речи, с точки зрения норм современного литературного языка, недопустимо.
К специальной лексике относятся также профессионализмы. Профессионализмы возникают в основном в двух случаях:
1) когда специальность или род деятельности не имеет своей развитой терминологии (например, охота, рыболовство, игры и т. д.);
2) как разговорные, неофициальные заменители терминов; например, в живой речи очень часто упрощаются официально принятые терминологические сочетания: карданное устройство – кардан, передаточный механизм – передача и др.; нередко появляются русские варианты заимствованных терминов: офтальмолог – глазник, трансплантация – пересадка и др.
Профессионализмы обычно общепонятны и в пределах той или иной специальности общеупотребительны. Однако их использование в официальных текстах нежелательно.
Для того, чтобы не допускать ошибок при составлении деловой документации и подготовке выступлений и докладов, секретарю необходимо уметь ориентироваться в словарях и справочных изданиях по русскому языку и практической стилистике.
Толковые словари. В толковом словаре русского языка дается истолкование слов, т. е. объясняется, в каком значении употребляется слово, какие оттенки смысла оно способно выразить.
В толковом словаре указывается также правописание слова, отмечаются особенности образования грамматических форм, приводятся фразеологические обороты с данным словом и т. д. Очень важно то, что во многих толковых словарях отмечается стилистическая окраска слов, указывается, когда по преимуществу используется слово и какими выразительными возможностями обладает.
«Толковый словарь русского языка» под редакцией Д. Н. Ушакова. Этот толковый словарь является нормативным: в нем отражено современное литературное словоупотребление. Нормативный характер словаря проявляется и в строгом отборе слов, и главным образом в системе стилистических помет, показывающих, как и когда может быть употреблено то или иное слово. «Толковый словарь» под редакцией Ушакова сохраняет свое значение и в наши дни. Нужно только помнить, что со времени выхода словаря изменились написания и значения некоторых слов; по-иному оценивается и стилистическая принадлежность многих слов.
В «Словаре русского языка» С.И. Ожегова отмечаются по преимуществу основные значения слов. Толкования формулируются очень кратко. Предельно сокращен иллюстративный материал.
В. Даль «Толковый словарь живого великорусского языка» (в 4 томах). Наряду с лексикой литературного языка первой пол. 19 в. здесь представлены областные слова, терминология разных профессий и ремесел, около 30 тысяч пословиц и поговорок.
К толковым словарям русского языка примыкают словари иностранных слов. Основное их назначение – дать объяснение словам и терминам иноязычного происхождения, встречающимся в литературе (научной, технической, общественно-политической и др.).
Словарь иностранных слов содержит иностранные слова и терминологические сочетания, вошедшие в разное время в русский язык. Это общеупотребительная лексика и термины по различным отраслям знаний. В своей основе это толковый словарь. Однако отличие от толковых словарей русского языка в нем подробных примеров употребления того или иного слова. При истолковании значений нередко даются сведения энциклопедического характера. Обязательно указывается происхождение слова.
Словари-справочники правильности современного словоупотребления. Орфоэпические и орфографические словари.
В словарях-справочниках правильного словоупотребления рассматриваются различные трудности, связанные с выбором слов. Основная цель таких справочников – помочь пишущему выбрать из существующих в языке различных способов выражения наиболее правильные, наиболее уместные в той или иной конкретной речевой ситуации.
Словарь-справочник «Правильность русской речи» Л. П. Крысина и Л.И. Скворцова. Основным материалом для этой книги явились наблюдения над словоупотреблением в периодической печати, художественной литературе, в научно-популярных изданиях и в разговорной речи последних десятилетий.
«Трудности русского языка. Словарь-справочник журналиста» под ред. Л.И. Рахмановой. Этот словарь содержит слова, при употреблении которых возникают различные трудности. Он составлен на основе материалов газет, общественно-политических и научно-популярных журналов, радио– и телепередач.
Словарь-справочник «Трудные случаи употребления однокоренных слов русского языка» Ю.А. Бельчикова и М.С. Панюшевой. Это справочник нормативного употребления тех однокоренных слов, которое в письменной и устной речи вызывает трудности в силу сходства этих слов: воинственный – воинствующий, выплата – оплата – плата и др. В словаре представлены по преимуществу распространенные слова; слова специальные, а также диалектные, просторечные и устарелые, как правило, не рассматриваются. В каждой словарном статье приводятся примеры правильного и разъясняются случаи неправильного употребления слова.
«Словарь грамматических трудностей русского языка» Т.Ф. Ефремовой и В.Г. Костомарова состоит из двух частей. В первой систематизированы грамматические категории существительного, прилагательного и глагола. Вторая часть содержит статьи, посвященные словам, в употреблении которых есть трудности.
В орфоэпических словарях указываются нормы литературного произношения слов. Так, в них отмечается место постановки ударения в слове, особенности произношения некоторых сочетаний звуков, особенности образования и произношения отдельных форм слов и т. д.
Правила цитирования.
Часто при подготовке выступления руководителя используются цитаты, при оформлении которых необходимо соблюдать следующие требования:
1) цитирование должно быть полным. Недопустимо сокращать цитаты, оставляя в них лишь какую-то часть рассуждений, доводов, нужных автору;
2) цитируемый текст должен приводиться в кавычках без изменений. Недопустим пропуск слов, предложений или абзацев без указания на то, что такой пропуск делается (такие пропуски обычно обозначаются отточием). Недопустима замена слов. Должны сохраняться все особенности авторских написаний;
3) нельзя объединять в одной цитате несколько выдержек, взятых из разных мест цитируемого источника (хотя эти выдержки могут быть и логически связанными, и однородными по материалу;
4) все цитаты должны сопровождаться указаниями на источник.
Употребление местоимений.
Местоимения пишутся с прописной буквы как форма вежливого обращения к одному лицу в официальных отношениях, личных письмах: Прошу Вас… Сообщаем Вам…
При обращении к нескольким лицам эти местоимения пишутся со строчной буквы: Уважаемые господа, ваше письмо…
С прописной буквы указанные местоимения пишутся также в анкетах: Где Вы проживали раньше? Состав Вашей семьи.
Личные имена.
В именах, отчествах, фамилиях, псевдонимах, с прописной буквы пишутся все входящие в них слова: Александр Дюма, Максим Горький (Алексей Пешков), Всеволод Большое Гнездо.
Но: Дюма-отец, Федоров-старший и т. п., где отец, старший и т. п. не перешли в разряд прозвищ и являются нарицательными.
С прописной буквы пишутся:
– индивидуальные имена, употребляемые в качестве нарицательных, но не утратившие индивидуального значения: будущие Суворовы и Нахимовы;
– индивидуальные мифологические и религиозные имена: Сизиф, Каин, Афродита;
– имена действующих лиц в художественных произведениях: Золушка, Буратино, Снегурочка.
Со строчной буквы пишутся:
– имена, утратившие значение собственных и употребляемые в смысле нарицательных: обломовы, маниловы.
Числительные.
Для написания числительных используют три формы:
1. буквенную (три фотоаппарата);
2. цифровую (10 печатных листов);
3. буквенно-цифровую (100-тысячный).
Буквенная форма чисел используется:
• При написании однозначных целых чисел, стоящих в косвенных падежах;
• В названиях мероприятий.
Цифровая форма чисел используется:
• В большинстве случаев цифровая форма является предпочтительней для написания многозначных чисел;
• Если однозначные целые числа образуют сочетание с единицами физических величин, денежными единицами;
• Если однозначные целые числа, даже в косвенных падежах, стоят в ряду с дву– и многозначными, поскольку при восприятии ряда чисел не требуется мысленно переводить их в буквенную форму в нужном падеже.
Буквенно-цифровая форма чисел используется для обозначения крупных круглых чисел (тысяч, миллионов, миллиардов) в виде сочетания цифр с сокращением тыс., млн, млрд.
Порядковые числительные в основном пишутся арабскими цифрами.
Номера съездов, конференций, конгрессов спортивных состязаний, королей, императоров, кварталов обозначаются римскими цифрами.
Порядковые числительные в основном пишутся арабскими цифрами.
Номера съездов, конференций, конгрессов спортивных состязаний, королей, императоров, кварталов обозначаются римскими цифрами.
При употреблении количественных числительных в деловых письмах, а также в телефонном разговоре, деловой беседе, при чтении деловых текстов в официальной обстановке следует помнить, что все количественные имена числительные склоняются, при этом изменяются все части сложных и составных числительных: до восьмисот рублей, с шестьюстами шестьюдесятью шестью рублями и т. д.
Следует учитывать, что документы являются составной частью имиджа предприятия, его своеобразной визитной карточкой. Современный дизайн оформления бланка, качественная бумага, необходимые сведения о предприятии, правильное их расположение на листе важны для благоприятного воздействия на партнера. Все документы изготавливаются на бланках.
Глава 4. Бланки документов
Бланком документа называется стандартный лист с воспроизведенными на нем постоянными реквизитами и местом для переменных реквизитов.
Устанавливаются два стандартных формата бланков документов – А4 (210х297) и А5 (148х210мм). Бланки документов должны изготавливаться преимущественно типографским способом. Для документов временного срока хранения допускается использовать бланки, полученные с помощью средств оперативной полиграфии (ксерокопии), а также воспроизводить все необходимые реквизиты бланка непосредственно при создании конкретного документа на персональном компьютере.
Исключительно типографским способом изготавливаются бланки, имеющие в качестве реквизита Государственный герб РФ или герб субъекта Федерации и являющиеся объектом строгой отчетности. Этим же правилом следует руководствоваться при изготовлении бланков организаций и изображении зарегистрированного логотипа организации.
Бланки документов должны иметь поля не менее, мм:
1) 20 мм – левое;
2) 10 мм – правое;
3) 15 мм – верхнее;
4) 20 мм – нижнее.
Бланки документов изготавливают на белой бумаге или на бумаге светлых тонов.
В зависимости от расположения реквизитов существует два варианта бланков – угловой и продольный.
Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:
• общий бланк;
• бланк письма;
• бланк конкретного вида документа;
• общий бланк используют для любых видов документов, кроме письма;
• общий бланк может включать реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.
На бланках писем размещают все постоянные реквизиты. Бланк конкретного вида документа, кроме письма включает реквизиты 01(02 или 03), 08, 10, 14 и при необходимости 11, 12, 13, 18, 19.
При оформлении документов на двух или более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слов «страница» и знаков препинания.
В случаях, когда реквизиты, печатаемые на национальном и русском языках, размещаются в пределах площади, отводимой для углового варианта, целесообразно изготовлять бланки с угловым расположением реквизитов. При этом каждый реквизит указывается сверху на национальном языке, а ниже – на русском.
Устанавливаются два стандартных формата бланков документов – А4 (210х297) и А5 (148х210мм). Бланки документов должны изготавливаться преимущественно типографским способом. Для документов временного срока хранения допускается использовать бланки, полученные с помощью средств оперативной полиграфии (ксерокопии), а также воспроизводить все необходимые реквизиты бланка непосредственно при создании конкретного документа на персональном компьютере.
Исключительно типографским способом изготавливаются бланки, имеющие в качестве реквизита Государственный герб РФ или герб субъекта Федерации и являющиеся объектом строгой отчетности. Этим же правилом следует руководствоваться при изготовлении бланков организаций и изображении зарегистрированного логотипа организации.
Бланки документов должны иметь поля не менее, мм:
1) 20 мм – левое;
2) 10 мм – правое;
3) 15 мм – верхнее;
4) 20 мм – нижнее.
Бланки документов изготавливают на белой бумаге или на бумаге светлых тонов.
В зависимости от расположения реквизитов существует два варианта бланков – угловой и продольный.
Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:
• общий бланк;
• бланк письма;
• бланк конкретного вида документа;
• общий бланк используют для любых видов документов, кроме письма;
• общий бланк может включать реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.
На бланках писем размещают все постоянные реквизиты. Бланк конкретного вида документа, кроме письма включает реквизиты 01(02 или 03), 08, 10, 14 и при необходимости 11, 12, 13, 18, 19.
При оформлении документов на двух или более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слов «страница» и знаков препинания.
В случаях, когда реквизиты, печатаемые на национальном и русском языках, размещаются в пределах площади, отводимой для углового варианта, целесообразно изготовлять бланки с угловым расположением реквизитов. При этом каждый реквизит указывается сверху на национальном языке, а ниже – на русском.
РАЗДЕЛ 3
ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
Деятельность любого предприятия сопровождается составлением разных видов документов. Организационно-распорядительными документами (ОРД) называют документы, функционирующие в сфере управления. С помощью ОРД определяются функции и права органа управления, устанавливается структура и штаты подразделений, контролируют подведомственные объекты, фиксируются кадровые решения и т. д.
Можно выделить следующие основные группы документов:
1) организационные (уставы, положения, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);
2) распорядительные (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);
3) справочно-информационные (акты, письма, факсы, докладные записки, справки, телефонограммы);
4) документы по личному составу предприятия (приказы по личному составу, трудовые контракты, личные дела, личные карточки по форме Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);
5) коммерческие документы (контракты, договоры);
Схема оформления большинства организационно-распорядительных документов типична и строится по формуляру образцу. Оформляющая часть практически одинакова во всех документах. Отличаются только заголовочные части внутренних и внешних документов. Во внешних документах обязательно указываются справочные данные предприятия, на внутренних документах они не указываются. Различия в большей части касаются формы изложения и структуры текста.
Целью распорядительных документов является регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач. В условиях единоличного принятия решений процедура издания распорядительных документов включает в себя следующие стадии:
1) инициирование решения – обоснование необходимости издания распорядительного документа;
2) сбор и анализ информации по вопросу;
Можно выделить следующие основные группы документов:
1) организационные (уставы, положения, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);
2) распорядительные (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);
3) справочно-информационные (акты, письма, факсы, докладные записки, справки, телефонограммы);
4) документы по личному составу предприятия (приказы по личному составу, трудовые контракты, личные дела, личные карточки по форме Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);
5) коммерческие документы (контракты, договоры);
Схема оформления большинства организационно-распорядительных документов типична и строится по формуляру образцу. Оформляющая часть практически одинакова во всех документах. Отличаются только заголовочные части внутренних и внешних документов. Во внешних документах обязательно указываются справочные данные предприятия, на внутренних документах они не указываются. Различия в большей части касаются формы изложения и структуры текста.
Целью распорядительных документов является регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач. В условиях единоличного принятия решений процедура издания распорядительных документов включает в себя следующие стадии:
1) инициирование решения – обоснование необходимости издания распорядительного документа;
2) сбор и анализ информации по вопросу;