Страница:
На основании вышесказанного можно сделать следующий вывод: хозяйственная операция – это движение активов и пассивов предприятий в процессе осуществления ими финансово-хозяйственной деятельности. Каждая хозяйственная операция должна подтверждаться документально, и только после этого отражаться в бухгалтерском учете.
Общие принципы постановки учета
План счетов и структура счета
Понятие бухгалтерской документации
Первичные учетные документы
Распорядительные и оформительские бухгалтерские документы
Нормативно-правовая документация
Инвентаризация как средство проверки достоверности бухгалтерских данных
Общие принципы постановки учета
Теперь пришло время познакомиться с основными принципами организации бухгалтерского учета на современном предприятии.
Общий порядок организации бухгалтерского учета на предприятии регламентируется федеральным законом «О бухгалтерском учете». Руководитель и главный бухгалтер несут перед государством полную ответственность за правильность ведения бухгалтерского учета и достоверность его данных. Ответственность за организацию бухгалтерского учета возлагается на руководителя предприятия, а непосредственное руководство бухгалтерским учетом – на главного бухгалтера предприятия. Именно поэтому главных бухгалтеров нередко считают «занудами», «буквоедами» и т. п.: в силу специфики должности главный бухгалтер должен скрупулезно следить за соблюдением буквы закона и не допускать ни малейших отклонений.
Для ведения бухгалтерского учета на предприятии создается отдельное структурное подразделение – бухгалтерия, которое возглавляет главный бухгалтер. Численность работников бухгалтерии определяется трудоемкостью учетной работы, объемами производства, численностью работающих на предприятии сотрудников, степенью автоматизации учета, возможностями используемого программного продукта, а также иными факторами, в зависимости от специфики конкретного предприятия. Отметим, что на небольших предприятиях бухгалтерский учет может осуществлять специалист-предприниматель либо специализированная организация (в каждом случае необходимо заключение соответствующего договора).
Предприятие в соответствии с действующим законодательством выбирает форму и порядок ведения бухгалтерского учета, разрабатывает основные принципы ведения документооборота, определяет порядок оформления хозяйственных операций и проведения инвентаризаций, выбирает способ начисления амортизации и списания затрат, и т. д. Иначе говоря, предприятие самостоятельно разрабатывает свою учетную политику, которая официально утверждается руководством предприятия и сдается в письменном виде в налоговый орган по месту регистрации.
Главный бухгалтер поручает каждому сотруднику бухгалтерии определенный участок работы. Должностные обязанности и порядок работы на каждом рабочем месте определяются должностной инструкцией, которая разрабатывается и утверждается главным бухгалтером предприятия.
Общий порядок организации бухгалтерского учета на предприятии регламентируется федеральным законом «О бухгалтерском учете». Руководитель и главный бухгалтер несут перед государством полную ответственность за правильность ведения бухгалтерского учета и достоверность его данных. Ответственность за организацию бухгалтерского учета возлагается на руководителя предприятия, а непосредственное руководство бухгалтерским учетом – на главного бухгалтера предприятия. Именно поэтому главных бухгалтеров нередко считают «занудами», «буквоедами» и т. п.: в силу специфики должности главный бухгалтер должен скрупулезно следить за соблюдением буквы закона и не допускать ни малейших отклонений.
ПРИМЕЧАНИЕЧеловеку, который не знаком со спецификой бухгалтерской работы, невдомек, что он при всем желании не сможет взять на себя ответственность за нарушения в бухгалтерском учете (в частности, за неправильное оформление документов). Даже если бухгалтерия согласится принять неправильно оформленные документы с тем условием, что ответственность за возможные последствия будет возложена на руководителя (вообще-то такие случаи являются музейной редкостью, и их могут допускать только совсем неопытные бухгалтеры), при обнаружении этих нарушений налоговыми или фискальными органами никто не примет во внимание эту «джентльменскую договоренность». Ответственность перед государством за подобные нарушения будет нести только главный бухгалтер.
Многим руководителям доводилось вступать в споры с работниками бухгалтерии по мелочным, казалось бы, вопросам: то авансовый отчет неправильно оформлен и бухгалтерия его не принимает, то в накладной не все реквизиты заполнены, то счет-фактура на оплату сформирована неправильно, и т. п. Директора возмущаются: мол, как это так, из-за какой-то мелочи бухгалтерия не производит в срок перечисление денег поставщику (а ведь поставщик вам поверил под честное слово!), или не принимает отчет о командировке («что же, мне теперь опять ехать в командировку и ставить недостающую печать?»), и т. д. При этом больше всего их возмущает то, что даже в тех случаях, когда руководитель предприятия готов взять на себя всю ответственность за неправильное оформление документов, бухгалтерия твердо стоит на своем и упорно не соглашается.
Для ведения бухгалтерского учета на предприятии создается отдельное структурное подразделение – бухгалтерия, которое возглавляет главный бухгалтер. Численность работников бухгалтерии определяется трудоемкостью учетной работы, объемами производства, численностью работающих на предприятии сотрудников, степенью автоматизации учета, возможностями используемого программного продукта, а также иными факторами, в зависимости от специфики конкретного предприятия. Отметим, что на небольших предприятиях бухгалтерский учет может осуществлять специалист-предприниматель либо специализированная организация (в каждом случае необходимо заключение соответствующего договора).
Предприятие в соответствии с действующим законодательством выбирает форму и порядок ведения бухгалтерского учета, разрабатывает основные принципы ведения документооборота, определяет порядок оформления хозяйственных операций и проведения инвентаризаций, выбирает способ начисления амортизации и списания затрат, и т. д. Иначе говоря, предприятие самостоятельно разрабатывает свою учетную политику, которая официально утверждается руководством предприятия и сдается в письменном виде в налоговый орган по месту регистрации.
Главный бухгалтер поручает каждому сотруднику бухгалтерии определенный участок работы. Должностные обязанности и порядок работы на каждом рабочем месте определяются должностной инструкцией, которая разрабатывается и утверждается главным бухгалтером предприятия.
План счетов и структура счета
Как уже отмечалось выше, план счетов является ведущей составляющей бухгалтерского учета, его базой и основным структурным элементом. В свою очередь, основным элементом Плана счетов является счет бухгалтерского учета. Сущность и назначение Плана счетов рассматривались выше (см. раздел «Ключевые элементы современного учета»), а здесь мы узнаем, какую структуру имеет счет бухгалтерского учета, какие бывают счета, и какая разница заключается между синтетическим и аналитическим учетом.
Несмотря на то, что на каждом счете бухгалтерского учета отражается информация о разных объектах учета, структура счетов практически одинакова. Некоторые отличия имеются лишь в правилах отражения данных по тому или иному счету (в зависимости от того, что учитывается на данном счете – активы предприятия либо его пассивы).
На каждом счете бухгалтерского учета отражается информация как об увеличении соответствующего актива или пассива, так и об уменьшении. В связи с этим каждый счет делится на две части: левая часть называется дебет, а правая – кредит. Каждая хозяйственная операция отражается либо по дебету, либо по кредиту счета. Поэтому как по дебету, так и по кредиту у каждого счета может быть как одна, так и несколько записей.
Итоговая сумма всех операций по дебету либо по кредиту счета называется оборот (соответственно – дебетовый оборот или кредитовый оборот, либо – оборот по дебету и оборот по кредиту). Разница между дебетовым и кредитовым оборотами счета называется остаток по счету, или сальдо по счету. Сальдо по счету может быть дебетовым или кредитовым – в зависимости от того, какой оборот выше; кроме этого, по некоторым счетам может выводиться сальдо как по дебету, так и по кредиту. Сальдо по счету на начало отчетного периода называется начальное сальдо, а сальдо на конец отчетного периода – конечное сальдо.
Теперь пришло время рассказать о типах счетов бухгалтерского учета. Счета бывают активными, пассивными и активно-пассивными. На активных счетах увеличение оборота показывается по дебету, а уменьшение – по кредиту, при этом сальдо может быть только дебетовым; на пассивных счетах – все с точностью до наоборот. Примеры активных счетов: 01 «Основные средства», 50 «Касса», 10 «Материалы» (например, поступление в кассу денежных средств отражается по дебету счета 50, а расходование – по кредиту; очевидно, что этот счет не может иметь кредитового сальдо, как не может в кассе находиться «минус сто рублей»). Примеры пассивных счетов: 02 «Амортизация основных средств», 80 «Уставный капитал», и др. Примеры активно-пассивных счетов: 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», и др.
Чтобы рассчитать конечное сальдо по активному счету, нужно к начальному сальдо (напомним, что у активного счета это сальдо будет дебетовым либо нулевым) прибавить сумму дебетового оборота за отчетный период и вычесть сумму кредитового оборота за этот же период. Чтобы рассчитать конечное сальдо по пассивному счету, нужно к его начальному сальдо (у пассивного счета оно будет кредитовым либо нулевым) прибавить сумму кредитового оборота и вычесть суму дебетового оборота.
Как отмечалось выше, по некоторым счетам может рассчитываться одновременно и дебетовое, и кредитовое сальдо. Такими счетами являются активно-пассивные счета. Однако это не исключает возможности расчета по любому активно-пассивному счету либо только дебетового, либо только кредитового сальдо.
Если на конец отчетного периода сальдо по счету отсутствует (т. е. является нулевым), то этот счет по итогам отчетного периода называется закрытым.
По окончании отчетного периода сальдо по всем счетам бухгалтерского учета переносятся в бухгалтерский баланс, причем сальдо по активным счетам отражаются в активе баланса, а сальдо по пассивным счетам – в пассиве баланса; сальдо по активно-пассивным счетам могут отражаться как в активе, так и в пассиве баланса. Итоговые суммы актива и пассива баланса должны совпадать. Подробнее о том, что представляет собой бухгалтерский баланс, будет рассказано ниже, в разделе «Бухгалтерская отчетность».
В процессе ведения учета возникает необходимость детализировать общие показатели, более того – выражать целый ряд показателей не только в денежном, но и в натуральном выражении. С целью детализации показателей в бухгалтерском учете все счета подразделяются на два вида: синтетические и аналитические.
На синтетических счетах отражаются общие (обобщенные) показатели (обороты и остатки). Они ведутся только в денежном выражении.
Аналитические счета предназначены для подробной характеристики объектов бухгалтерского учета. Показатели аналитического учета могут выражаться как в денежных, так и в натуральных показателях. Иначе говоря, данные, хранящиеся на аналитических счетах, являются подробной расшифровкой соответствующих синтетических счетов.
Для ведения аналитического учета к синтетическому счету открываются аналогичные по структуре (активные, пассивные или активно-пассивные) аналитические счета. Остатки и обороты по синтетическому счету должны равняться сумме соответствующих остатков и оборотов по открытым к данному счету аналитическим счетам.
В разделе «Ключевые элементы современного учета» мы познакомились с таким понятием, как субсчет. Так вот – субсчет представляет своего рода связующее звено между синтетическими и аналитическими счетами. Например, остаток по счету 10 «Материалы» составляет 5 000 рублей. Из них на субсчете 10/01 «Сырье и материалы» числится 2 000 рублей, а на субсчете 10/03 «Топливо» – 3 000 рублей.
Данные аналитического учета позволяют детализировать эту информацию. С их помощью мы узнаем, что, например, на субсчете 10/01 числится 5 банок краски по 150 рублей на сумму 750 рублей, и 10 литров лака по цене 125 рублей за литр на сумму 1 250 рублей (итого 750+1 250=2 000 рублей). В то же время данные аналитического учета показывают, что на субсчете 10/03 числится 100 литров бензина А-92 по цене 18 рублей за литр на сумму 1 800 рублей, 20 литров дизельного топлива по цене 15 рублей за литр на сумму 300 рублей и 90 литров мазута по цене 10 рублей за литр на сумму 900 рублей (итого 1 800+300+900=3 000 рублей).
Если на предприятии не ведется аналитический учет (вообще-то такая ситуация – нонсенс) или он должным образом не налажен, то это исключает всякую возможность представления полноценной и достоверной картины финансово-экономического состояния данного предприятия.
Несмотря на то, что на каждом счете бухгалтерского учета отражается информация о разных объектах учета, структура счетов практически одинакова. Некоторые отличия имеются лишь в правилах отражения данных по тому или иному счету (в зависимости от того, что учитывается на данном счете – активы предприятия либо его пассивы).
На каждом счете бухгалтерского учета отражается информация как об увеличении соответствующего актива или пассива, так и об уменьшении. В связи с этим каждый счет делится на две части: левая часть называется дебет, а правая – кредит. Каждая хозяйственная операция отражается либо по дебету, либо по кредиту счета. Поэтому как по дебету, так и по кредиту у каждого счета может быть как одна, так и несколько записей.
Итоговая сумма всех операций по дебету либо по кредиту счета называется оборот (соответственно – дебетовый оборот или кредитовый оборот, либо – оборот по дебету и оборот по кредиту). Разница между дебетовым и кредитовым оборотами счета называется остаток по счету, или сальдо по счету. Сальдо по счету может быть дебетовым или кредитовым – в зависимости от того, какой оборот выше; кроме этого, по некоторым счетам может выводиться сальдо как по дебету, так и по кредиту. Сальдо по счету на начало отчетного периода называется начальное сальдо, а сальдо на конец отчетного периода – конечное сальдо.
Теперь пришло время рассказать о типах счетов бухгалтерского учета. Счета бывают активными, пассивными и активно-пассивными. На активных счетах увеличение оборота показывается по дебету, а уменьшение – по кредиту, при этом сальдо может быть только дебетовым; на пассивных счетах – все с точностью до наоборот. Примеры активных счетов: 01 «Основные средства», 50 «Касса», 10 «Материалы» (например, поступление в кассу денежных средств отражается по дебету счета 50, а расходование – по кредиту; очевидно, что этот счет не может иметь кредитового сальдо, как не может в кассе находиться «минус сто рублей»). Примеры пассивных счетов: 02 «Амортизация основных средств», 80 «Уставный капитал», и др. Примеры активно-пассивных счетов: 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», и др.
Чтобы рассчитать конечное сальдо по активному счету, нужно к начальному сальдо (напомним, что у активного счета это сальдо будет дебетовым либо нулевым) прибавить сумму дебетового оборота за отчетный период и вычесть сумму кредитового оборота за этот же период. Чтобы рассчитать конечное сальдо по пассивному счету, нужно к его начальному сальдо (у пассивного счета оно будет кредитовым либо нулевым) прибавить сумму кредитового оборота и вычесть суму дебетового оборота.
Как отмечалось выше, по некоторым счетам может рассчитываться одновременно и дебетовое, и кредитовое сальдо. Такими счетами являются активно-пассивные счета. Однако это не исключает возможности расчета по любому активно-пассивному счету либо только дебетового, либо только кредитового сальдо.
Если на конец отчетного периода сальдо по счету отсутствует (т. е. является нулевым), то этот счет по итогам отчетного периода называется закрытым.
По окончании отчетного периода сальдо по всем счетам бухгалтерского учета переносятся в бухгалтерский баланс, причем сальдо по активным счетам отражаются в активе баланса, а сальдо по пассивным счетам – в пассиве баланса; сальдо по активно-пассивным счетам могут отражаться как в активе, так и в пассиве баланса. Итоговые суммы актива и пассива баланса должны совпадать. Подробнее о том, что представляет собой бухгалтерский баланс, будет рассказано ниже, в разделе «Бухгалтерская отчетность».
В процессе ведения учета возникает необходимость детализировать общие показатели, более того – выражать целый ряд показателей не только в денежном, но и в натуральном выражении. С целью детализации показателей в бухгалтерском учете все счета подразделяются на два вида: синтетические и аналитические.
На синтетических счетах отражаются общие (обобщенные) показатели (обороты и остатки). Они ведутся только в денежном выражении.
Аналитические счета предназначены для подробной характеристики объектов бухгалтерского учета. Показатели аналитического учета могут выражаться как в денежных, так и в натуральных показателях. Иначе говоря, данные, хранящиеся на аналитических счетах, являются подробной расшифровкой соответствующих синтетических счетов.
Для ведения аналитического учета к синтетическому счету открываются аналогичные по структуре (активные, пассивные или активно-пассивные) аналитические счета. Остатки и обороты по синтетическому счету должны равняться сумме соответствующих остатков и оборотов по открытым к данному счету аналитическим счетам.
В разделе «Ключевые элементы современного учета» мы познакомились с таким понятием, как субсчет. Так вот – субсчет представляет своего рода связующее звено между синтетическими и аналитическими счетами. Например, остаток по счету 10 «Материалы» составляет 5 000 рублей. Из них на субсчете 10/01 «Сырье и материалы» числится 2 000 рублей, а на субсчете 10/03 «Топливо» – 3 000 рублей.
Данные аналитического учета позволяют детализировать эту информацию. С их помощью мы узнаем, что, например, на субсчете 10/01 числится 5 банок краски по 150 рублей на сумму 750 рублей, и 10 литров лака по цене 125 рублей за литр на сумму 1 250 рублей (итого 750+1 250=2 000 рублей). В то же время данные аналитического учета показывают, что на субсчете 10/03 числится 100 литров бензина А-92 по цене 18 рублей за литр на сумму 1 800 рублей, 20 литров дизельного топлива по цене 15 рублей за литр на сумму 300 рублей и 90 литров мазута по цене 10 рублей за литр на сумму 900 рублей (итого 1 800+300+900=3 000 рублей).
Если на предприятии не ведется аналитический учет (вообще-то такая ситуация – нонсенс) или он должным образом не налажен, то это исключает всякую возможность представления полноценной и достоверной картины финансово-экономического состояния данного предприятия.
Понятие бухгалтерской документации
Ни одна бухгалтерская проводка не может осуществляться без соответствующего документального оформления или без ссылок на соответствующие нормативно-правовые документы. В противном случае она не будет иметь юридической силы, и наличие такой неподтвержденной проводки (или нескольких таких проводок) может иметь весьма неприятные последствия. В частности, если налоговые либо фискальные органы в процессе проведения проверки обнаружат одну или несколько бухгалтерских проводок, к которым отсутствует соответствующее документальное оформление, они могут расценить это следующим образом.
♦ Нарушение порядка ведения бухгалтерского учета и отчетности. В этом случае дело может ограничиться наложением административного взыскания (как правило – штрафных санкций) на руководителя и главного бухгалтера предприятия.
♦ Злоупотребление служебным положением. Это уже более серьезная ситуация, и к нарушителям могут быть применены меры не только административного, но и уголовного воздействия, особенно если это злоупотребление было совершено с целью личной наживы.
♦ Должностной (служебный) подлог. В данном случае об административном наказании, скорее всего, речи идти не будет, поскольку это нарушение подпадает под одну из статей Уголовного кодекса.
♦ Сокрытие прибыли и иных доходов от налогообложения, неуплата налогов. Здесь будет приниматься во внимание сумма нарушения. Если она относительно невелика, то, вероятнее всего, дело ограничится наложением штрафных санкций на руководителя и главного бухгалтера предприятия, а также на само предприятие. Если же величина суммы неуплаченных налогов подпадает под понятие «крупный размер» или «особо крупный размер», то это может послужить поводом для возбуждения уголовного дела по факту сокрытия прибыли от налогообложения и неуплаты налогов. При этом меры административного воздействия к нарушителям будут применены в любом случае. Отметим, что в случае неуплаты налогов в крупном или особо крупном размере к предприятию могут быть применены меры, которые существенно ограничат его деятельность либо вообще сделают ее осуществление невозможным. К таким мерам, в частности, относится наложение ареста на расчетный и иные счета предприятия в банках, арест складских помещений и хранящихся там товарно-материальных ценностей, арест имущества предприятия, и др.
В некоторых случаях отсутствие документального оформления бухгалтерских записей может расцениваться и иным образом, в зависимости от специфики конкретной ситуации.
Как видно из вышесказанного, санкции за неподтверждение бухгалтерских записей соответствующими документами могут быть остаточно суровыми. Что же представляет собой документация, без которой невозможно ведение достоверного бухгалтерского учета?
Документация – это элемент бухгалтерского учета, с помощью которого осуществляется сплошное наблюдение за хозяйственными процессами. Например, осуществление с каким-либо контрагентом сделки купли-продажи в большинстве случаев подразумевает оформление следующих документов: договор (контракт); платежный документ, подтверждающий факт оплаты за поставляемые товарно-материальные ценности (выполненные работы, указанные услуги); товарно-сопроводительный документ (накладная), подтверждающий факт поставки товарно-материальных ценностей (либо акт приемки выполненных работ или оказанных услуг); счет-фактура; приходный складской ордер (если речь идет о товарно-материальных ценностях). При этом важнейшее место в составе документации любого предприятия занимают первичные документы.
♦ Нарушение порядка ведения бухгалтерского учета и отчетности. В этом случае дело может ограничиться наложением административного взыскания (как правило – штрафных санкций) на руководителя и главного бухгалтера предприятия.
♦ Злоупотребление служебным положением. Это уже более серьезная ситуация, и к нарушителям могут быть применены меры не только административного, но и уголовного воздействия, особенно если это злоупотребление было совершено с целью личной наживы.
♦ Должностной (служебный) подлог. В данном случае об административном наказании, скорее всего, речи идти не будет, поскольку это нарушение подпадает под одну из статей Уголовного кодекса.
♦ Сокрытие прибыли и иных доходов от налогообложения, неуплата налогов. Здесь будет приниматься во внимание сумма нарушения. Если она относительно невелика, то, вероятнее всего, дело ограничится наложением штрафных санкций на руководителя и главного бухгалтера предприятия, а также на само предприятие. Если же величина суммы неуплаченных налогов подпадает под понятие «крупный размер» или «особо крупный размер», то это может послужить поводом для возбуждения уголовного дела по факту сокрытия прибыли от налогообложения и неуплаты налогов. При этом меры административного воздействия к нарушителям будут применены в любом случае. Отметим, что в случае неуплаты налогов в крупном или особо крупном размере к предприятию могут быть применены меры, которые существенно ограничат его деятельность либо вообще сделают ее осуществление невозможным. К таким мерам, в частности, относится наложение ареста на расчетный и иные счета предприятия в банках, арест складских помещений и хранящихся там товарно-материальных ценностей, арест имущества предприятия, и др.
В некоторых случаях отсутствие документального оформления бухгалтерских записей может расцениваться и иным образом, в зависимости от специфики конкретной ситуации.
Как видно из вышесказанного, санкции за неподтверждение бухгалтерских записей соответствующими документами могут быть остаточно суровыми. Что же представляет собой документация, без которой невозможно ведение достоверного бухгалтерского учета?
Документация – это элемент бухгалтерского учета, с помощью которого осуществляется сплошное наблюдение за хозяйственными процессами. Например, осуществление с каким-либо контрагентом сделки купли-продажи в большинстве случаев подразумевает оформление следующих документов: договор (контракт); платежный документ, подтверждающий факт оплаты за поставляемые товарно-материальные ценности (выполненные работы, указанные услуги); товарно-сопроводительный документ (накладная), подтверждающий факт поставки товарно-материальных ценностей (либо акт приемки выполненных работ или оказанных услуг); счет-фактура; приходный складской ордер (если речь идет о товарно-материальных ценностях). При этом важнейшее место в составе документации любого предприятия занимают первичные документы.
Первичные учетные документы
Первичный учетный документ – это документ, подтверждающий факт совершения хозяйственной операции и составленный уполномоченными представителями заинтересованных сторон в момент совершения операции, а если это не представляется возможным – то сразу после ее окончания. Исходя из этой формулировки, можно сделать вывод, что, например, товарно-транспортная накладная, проведенное банком платежное поручение, приходный кассовый ордер либо акт выполненных работ (услуг) являются первичными документами, а договор либо протокол согласования цен – нет.
Каждый первичный документ должен иметь определенный перечень реквизитов, необходимых для идентификации не только этого документа, но и оформляемой им хозяйственной операции. Эти реквизиты перечислены ниже.
♦ Название первичного документа (например, Платежное поручение, либо Товарно-транспортная накладная, либо Акт выполненных работ, и т. п.).
♦ Наименования организаций – участников хозяйственной операции.
♦ Дата составления первичного документа.
♦ Номер документа.
♦ Содержание хозяйственное операции, которая оформляется данным документом. Это содержание должно хотя бы кратко отражать суть хозяйственной операции. Например, содержание операции для документа Платежное поручение можно сформулировать следующим образом: Предоплата за товарно-материальные ценности по договору № 5 от 25.02.2011 г. Для документа Акт списания товарно-материальных ценностей содержание можно сформулировать так: Списание в связи с истечением срока годности, и т. п.
♦ Сумма хозяйственной операции. Для товарно-сопроводительных первичных документов должна быть заполнена спецификация документа (т. е. перечень товарно-материальных ценностей с указанием количества и цены каждой позиции).
♦ Подписи уполномоченных лиц, ответственных за совершение данной хозяйственной операции, скрепленные печатью (печатями) организаций – участников хозяйственной операции.
При отсутствии любого из перечисленных выше реквизитов первичный документ считается недействительным и не может приниматься к исполнению бухгалтерией предприятия. Помимо перечисленных реквизитов, в первичном документе могут содержаться и иные дополнительные сведения, раскрывающие специфику хозяйственной операции либо поясняющие те или иные ее аспекты.
Помимо первичных документов, в деятельности любого предприятия имеют большое значение и иные виды документов. Об этих видах документов рассказывается в следующем разделе.
ВНИМАНИЕТиповые формы первичных документов утверждаются законодательно соответствующими государственными органами и обязательны к применению всеми субъектами хозяйствования, осуществляющими свою деятельность на территории Российской Федерации. Типовые формы распространяются в виде бланков, которые могут быть созданы как на бумажном, так и на электронном носителе информации.
Первичный документ необходим для отражения в бухгалтерском учете любой хозяйственной операции. Он является законодательной основой для создания бухгалтерской проводки.
Каждый первичный документ должен иметь определенный перечень реквизитов, необходимых для идентификации не только этого документа, но и оформляемой им хозяйственной операции. Эти реквизиты перечислены ниже.
♦ Название первичного документа (например, Платежное поручение, либо Товарно-транспортная накладная, либо Акт выполненных работ, и т. п.).
♦ Наименования организаций – участников хозяйственной операции.
♦ Дата составления первичного документа.
♦ Номер документа.
♦ Содержание хозяйственное операции, которая оформляется данным документом. Это содержание должно хотя бы кратко отражать суть хозяйственной операции. Например, содержание операции для документа Платежное поручение можно сформулировать следующим образом: Предоплата за товарно-материальные ценности по договору № 5 от 25.02.2011 г. Для документа Акт списания товарно-материальных ценностей содержание можно сформулировать так: Списание в связи с истечением срока годности, и т. п.
♦ Сумма хозяйственной операции. Для товарно-сопроводительных первичных документов должна быть заполнена спецификация документа (т. е. перечень товарно-материальных ценностей с указанием количества и цены каждой позиции).
♦ Подписи уполномоченных лиц, ответственных за совершение данной хозяйственной операции, скрепленные печатью (печатями) организаций – участников хозяйственной операции.
При отсутствии любого из перечисленных выше реквизитов первичный документ считается недействительным и не может приниматься к исполнению бухгалтерией предприятия. Помимо перечисленных реквизитов, в первичном документе могут содержаться и иные дополнительные сведения, раскрывающие специфику хозяйственной операции либо поясняющие те или иные ее аспекты.
Помимо первичных документов, в деятельности любого предприятия имеют большое значение и иные виды документов. Об этих видах документов рассказывается в следующем разделе.
Распорядительные и оформительские бухгалтерские документы
Среди прочих документов, используемых на каждом предприятии, особое место занимают распорядительные документы и документы бухгалтерского оформления.
Распорядительные документы – это документы, которые содержат распоряжение о выполнении той либо иной хозяйственной операции. Наиболее характерные примеры распорядительных документов – различного рода приказы, доверенности, договоры и контракты, чеки, и др. Все распорядительные документы не содержат фактов совершения хозяйственных операций, поэтому не могут использоваться в качестве документального подтверждения хозяйственных операций и являться основанием для отражения их в учете.
В большинстве случаев распорядительные документы служат основанием для составления первичных учетных документов. Иначе говоря, во многих случаях законодательно запрещено формировать первичные документы без наличия соответствующего распорядительного документа (либо нескольких распорядительных документов). Чтобы было понятнее, приведем несколько наиболее характерных примеров.
Сотруднику предприятия выдается доверенность на получение товарно-материальных ценностей у поставщика. Сама доверенность не является первичным документом, но на ее основании можно составить первичный документ – товарно-транспортную либо товарную накладную, по которой сотрудник и получит причитающиеся товарно-материальные ценности. Если же доверенность выдается сотруднику предприятия для получения денежных средств, то на основании этой доверенности будет составлен другой первичный документ – расходный кассовый ордер.
Аналогичная ситуация с чеком: сам по себе он не является первичным документом, но на его основании составляется первичный документ – расходный кассовый ордер.
На основании такого распорядительного документа, как контракт или договор, можно сформировать целый ряд первичных документов: товарно-сопроводительный документ на отгрузку товарно-материальных ценностей, платежный документ на оплату за полученные ценности (или на предоплату), акт выполненных работ (оказанных услуг), и т. д., в зависимости от конкретной ситуации. Очевидно, что поставлять товарно-материальные ценности либо производить предоплату без предварительно составленного договора (контракта) никто не будет, поэтому и соответствующие первичные документы формироваться не будут.
К документам бухгалтерского оформления (оформительским документам) относятся различного рода группировочные ведомости, журналы-ордера, расчеты, бухгалтерские справки, и т. п. Эти могут составляться только на основании первичных документов. Документы бухгалтерского оформления являются собственно хранилищем бухгалтерской информации: в них отображаются обороты и сальдо по счетам бухгалтерского учета, выполняются расчеты и фиксируются результаты этих расчетов. При составлении бухгалтерской отчетности большинство информации берется именно из документов бухгалтерского оформления.
Распорядительные документы – это документы, которые содержат распоряжение о выполнении той либо иной хозяйственной операции. Наиболее характерные примеры распорядительных документов – различного рода приказы, доверенности, договоры и контракты, чеки, и др. Все распорядительные документы не содержат фактов совершения хозяйственных операций, поэтому не могут использоваться в качестве документального подтверждения хозяйственных операций и являться основанием для отражения их в учете.
В большинстве случаев распорядительные документы служат основанием для составления первичных учетных документов. Иначе говоря, во многих случаях законодательно запрещено формировать первичные документы без наличия соответствующего распорядительного документа (либо нескольких распорядительных документов). Чтобы было понятнее, приведем несколько наиболее характерных примеров.
Сотруднику предприятия выдается доверенность на получение товарно-материальных ценностей у поставщика. Сама доверенность не является первичным документом, но на ее основании можно составить первичный документ – товарно-транспортную либо товарную накладную, по которой сотрудник и получит причитающиеся товарно-материальные ценности. Если же доверенность выдается сотруднику предприятия для получения денежных средств, то на основании этой доверенности будет составлен другой первичный документ – расходный кассовый ордер.
Аналогичная ситуация с чеком: сам по себе он не является первичным документом, но на его основании составляется первичный документ – расходный кассовый ордер.
На основании такого распорядительного документа, как контракт или договор, можно сформировать целый ряд первичных документов: товарно-сопроводительный документ на отгрузку товарно-материальных ценностей, платежный документ на оплату за полученные ценности (или на предоплату), акт выполненных работ (оказанных услуг), и т. д., в зависимости от конкретной ситуации. Очевидно, что поставлять товарно-материальные ценности либо производить предоплату без предварительно составленного договора (контракта) никто не будет, поэтому и соответствующие первичные документы формироваться не будут.
К документам бухгалтерского оформления (оформительским документам) относятся различного рода группировочные ведомости, журналы-ордера, расчеты, бухгалтерские справки, и т. п. Эти могут составляться только на основании первичных документов. Документы бухгалтерского оформления являются собственно хранилищем бухгалтерской информации: в них отображаются обороты и сальдо по счетам бухгалтерского учета, выполняются расчеты и фиксируются результаты этих расчетов. При составлении бухгалтерской отчетности большинство информации берется именно из документов бухгалтерского оформления.
Нормативно-правовая документация
Помимо первичных документов, распорядительных документов и документов бухгалтерского оформления в бухгалтерском учете могут применяться документы и других видов. В этой книге мы не будем подробно на них останавливаться, поскольку для менеджера это совсем не обязательно. Однако мы обязательно обратим внимание еще на один вид документов, который занимает важнейшее место в бухгалтерском учете – нормативно-правовые документы.
К нормативно-правовым документам относятся законы, подзаконные акты, постановления правительства и иные аналогичные документы, которые издаются государственными органами и регламентируют порядок ведения бухгалтерского и налогового учета и составления отчетности. Среди таких документов в первую очередь следует отметить Федеральный закон «О бухгалтерском учете» и Налоговый кодекс Российской Федерации.
Нормативно-правовые документы играют главенствующую роль среди всех документов, используемых в бухгалтерском учете. Ведь даже первичные документы, на основании которых делаются бухгалтерские записи, утверждаются нормативно-правовыми документами. Кроме этого, нормативно-правовые документы определяют порядок расчета налогов и неналоговых платежей, принципы и правила ведения бухгалтерского учета, утверждают план счетов бухгалтерского учета, вводят в действия изменения и дополнения в действующем порядке ведения бухгалтерского учета, и т. п. Также нормативно-правовые документы регламентируют виды деятельности, с которыми так или иначе сталкиваются бухгалтеры: например, правила ведения кассовых и банковских операций, порядок проведения зачетов взаимных требований, осуществление бартерных операций, и т. п.
Подводя итого вышесказанному, можно утверждать, что нормативно-правовые документы являются законодательной базой, определяющей порядок ведения бухгалтерского учета и составления отчетности. Отклонение от любого нормативно-правового документа практически всегда можно приравнять к нарушению закона, со всеми вытекающими отсюда последствиями.
К нормативно-правовым документам относятся законы, подзаконные акты, постановления правительства и иные аналогичные документы, которые издаются государственными органами и регламентируют порядок ведения бухгалтерского и налогового учета и составления отчетности. Среди таких документов в первую очередь следует отметить Федеральный закон «О бухгалтерском учете» и Налоговый кодекс Российской Федерации.
Нормативно-правовые документы играют главенствующую роль среди всех документов, используемых в бухгалтерском учете. Ведь даже первичные документы, на основании которых делаются бухгалтерские записи, утверждаются нормативно-правовыми документами. Кроме этого, нормативно-правовые документы определяют порядок расчета налогов и неналоговых платежей, принципы и правила ведения бухгалтерского учета, утверждают план счетов бухгалтерского учета, вводят в действия изменения и дополнения в действующем порядке ведения бухгалтерского учета, и т. п. Также нормативно-правовые документы регламентируют виды деятельности, с которыми так или иначе сталкиваются бухгалтеры: например, правила ведения кассовых и банковских операций, порядок проведения зачетов взаимных требований, осуществление бартерных операций, и т. п.
Подводя итого вышесказанному, можно утверждать, что нормативно-правовые документы являются законодательной базой, определяющей порядок ведения бухгалтерского учета и составления отчетности. Отклонение от любого нормативно-правового документа практически всегда можно приравнять к нарушению закона, со всеми вытекающими отсюда последствиями.
Инвентаризация как средство проверки достоверности бухгалтерских данных
В обязанности бухгалтерии входит не только ведение бухгалтерского учета в соответствии с действующим законодательством, но и выполнение контрольных функций, а именно – проверка соответствия фактических данных данным бухгалтерского учета. Например, в бухгалтерии числится остаток товарно-материальных ценностей на складе предприятия на сумму 100 000 рублей. Но это далеко не всегда означает, что фактически так оно и есть: ведь могут быть случаи пересортицы, излишков и недостач. Кроме этого, излишки и недостачи могут быть и в кассе предприятия; также необходимо периодически проверять наличие производственного и иного инвентаря, и т. п.
По каким же причинам фактические данные могут отличаться от данных бухгалтерского учета?
В первую очередь это могут быть причины естественного характера: потери при хранении и транспортировке, а также изменение массы или качества в результате воздействия окружающей среды. Например, при повышенной влажности воздуха масса таких ценностей, как мука или сахар, будет повышаться, а при пониженной влажности – понижаться, что вполне естественно. Отметим, что подобные изменения количества или качества товарно-материальных ценностей по естественным причинам допускаются в размерах, которые определены действующим законодательством. Эти размеры называются нормы естественной убыли. Если количество того или иного товара уменьшилось по естественным причинам в пределах этих норм, то это не считается нарушением и соответствующим образом отражается в бухгалтерском учете.
Среди распространенных причин, по которым могут возникать расхождения между фактическими и бухгалтерскими данными, следует отметить неточность при приемке и отпуске товарно-материальных ценностей: неправильное взвешивание или замер, случайная замена одного сорта другим, и т. п.
По каким же причинам фактические данные могут отличаться от данных бухгалтерского учета?
В первую очередь это могут быть причины естественного характера: потери при хранении и транспортировке, а также изменение массы или качества в результате воздействия окружающей среды. Например, при повышенной влажности воздуха масса таких ценностей, как мука или сахар, будет повышаться, а при пониженной влажности – понижаться, что вполне естественно. Отметим, что подобные изменения количества или качества товарно-материальных ценностей по естественным причинам допускаются в размерах, которые определены действующим законодательством. Эти размеры называются нормы естественной убыли. Если количество того или иного товара уменьшилось по естественным причинам в пределах этих норм, то это не считается нарушением и соответствующим образом отражается в бухгалтерском учете.
Среди распространенных причин, по которым могут возникать расхождения между фактическими и бухгалтерскими данными, следует отметить неточность при приемке и отпуске товарно-материальных ценностей: неправильное взвешивание или замер, случайная замена одного сорта другим, и т. п.