Кейт Кинан. Эффективное управление

Кейт Кинан
Эффективное управление

   Эта книга предназначена тем, кто хотел бы управлять лучше, но слишком занят, чтобы учиться

Введение

   Каждому необходимо умение управлять. Успешно управлять – значит уметь справляться с заданиями и выполнять их достаточно хорошо для того, чтобы получить желаемый результат. Это означает, что результат достигается благодаря тщательно обдуманным действиям, а не случайным образом. Существует разница между доведением дела до конца и нулевым результатом или только частичным достижением цели.
   Управление включает в себя множество разнообразных действий, таких как планирование, распределение ресурсов, решение проблем, принятие решений, управление операциями и контроль. Каждое из них может показаться горой, на которую невозможно взобраться. Когда же мы их упрощаем, они становятся рядом невысоких холмов, которые легко преодолеть – особенно если известно как это сделать.
   В этой книге говорится о расстоянии, которое нужно пройти, о знаниях, умениях, которые следует приобрести, подходах, которые нужно выработать, чтобы принять вызов и выиграть первый приз.

О необходимости управления

   Хорошее управление требует совсем немного времени и усилий. Легко сказать, что управлять – слишком сложно и стоически переносить любые трудности и проблемы. Иногда пустить все на самотек кажется самым простым выходом, особенно если вы не уверены в том, что нужно для эффективного управления.
   Важно осознавать необходимость целенаправленных действий. Не помешает знать, и как преодолевать препятствия, которые могут помешать полностью реализовать ваши управленческие способности.

Отсутствие четкой цели

   Проводите ли вы церковный праздник или заключаете международную торговую сделку, управлять своими действиями и действиями других людей будет намного легче, если точно знать, чего хотите достичь. К сожалению, цели не всегда бывают четко определены. Это значит, что вы не всегда знаете, чего вы хотите, и не уверены, что не прилагаете усилия понапрасну.
   Если ваши цели не очевидны, скорее всего, вы будете делать все кое-как. Вы будете делать то, что считаете нужным, понапрасну надеясь, что дела уладятся наилучшим образом. Это не самый подходящий способ для успешного достижения надежных результатов.
   Чаще всего люди неохотно задают вопросы, чтобы выяснить, чего они должны достичь. Возможно, они думают, что тем самым показывают свою слабость или, еще хуже, глупость.
   Но если даже вы сами не имеете ясного представления о своей цели, как ее могут понять другие? Поэтому не бойтесь искать ясность там, где требуется, и не спешите решать, каким образом достичь желаемого. Если вы это понимаете, то, как минимум, можете быть уверены в том, что ваше предприятие будет успешным.

Неорганизованность

   Если вы неорганизованны, более чем вероятно, что вы сами придумываете себе лишнюю работу. Неорганизованность означает, что вы плохо справляетесь с делами – в результате чего страдает ваше дело. Это, в свою очередь приводит к тому, что люди, с которыми вы работаете, разочаровываются и трудятся не в полную силу.
   Перечислим некоторые симптомы, указывающие на неорганизованность.
   • У вас нет четкого плана или системы, поэтому вы не можете предвидеть неожиданные события и тратите свое время на то, чтобы успешно преодолевать кризисы, которых могло бы не быть.
   • Несвоевременное предоставление информации или материалов людям, которым они были нужны срочно – возможно, вчера.
   • Занимаясь будничными делами и не имея общей картины происходящего, вы пытаетесь решать попутно возникающие проблемы. Те м самым вы позволяете менее важным, но более интересным делам заслонять собой те, которым следовало бы уделить внимание в первую очередь.
   Неорганизованность не означает, что вы всегда работаете неэффективно; наоборот, вы можете хорошо справляться с делами. Все дело в том, что вы, скорее всего, занимаетесь не тем, чем следовало бы.
   Организованность же означает, что вы знаете каковы ваши приоритеты, то есть делаете именно то, что нужно делать.

Избегание проблем

   Непонимание того, что проблема существует, тоже может создавать сложности, особенно если это касается вас лично. Довольно трудно увидеть что-то у себя под носом. В связи с этим следует помнить о нескольких важных моментах.
   • Если вы попадете в затруднительную ситуацию, то испортите работу, пытаясь справиться с проблемой обычными способами.
   • Если у вас появится большое количество заданий, вы можете не заметить серьезных проблем, занимаясь решением незначительных – чем-то вроде перепланировки палубных кресел на «Титанике».
   • Если вы не меняете методов своей работы, то рискуете не понять, что ситуация изменилась и теперь требуются принципиально новые решения. Не приспособившись к этим изменениям, вы будете считать ваши цели недостижимыми.
   Значительная часть управленческих обязанностей состоит из решения проблем и принятия решений. Для того чтобы делать это эффективно, вы должны понимать, что проблемы как таковые неизбежны и нужно искать адекватные способы их решения.

Неправильный подход к людям

   Считается, что руководить – значит быть во главе и отдавать приказы. Разумеется, людям можно приказать, но это не значит, что они будут считать себя обязанными выполнить то, что им сказано.
   Подчиненные, возможно, последуют полученным инструкциям, но не выполнят задание должным образом. Будет потрачено время на дополнительный инструктаж и жесткий контроль над каждой мелочью. Такие отношения могут иметь несколько последствий.
   • Выполнение только необходимого минимума и нежелание сделать лишний шаг.
   • Невнимание к необходимым деталям, что потребует переделки работы.
   • Ошибочное мнение о предъявленных требованиях и работа в неправильном направлении.
   Если вы приложите усилия и расскажете людям о требованиях, будете говорить четко и лаконично и покажете, что ваши сотрудники и их работа вам небезразличны, то поймете, что они способны проявлять большую инициативу и трудиться эффективнее.
   Обсуждение важности выполнения тех или иных задач поможет подчиненным понять предъявляемые к ним требования и уменьшит необходимость контроля и принуждения.

Безответственность

   Если дела идут не так гладко, как хотелось бы, или даже совсем не продвигаются, проще всего обвинить в этом кого-то другого.
   Довольно удобно спрятаться за объяснением, что другие не выполнили то, что должны были, или что вы ничего не знали о происходящем. К сожалению, незнание не освобождает от ответственности.
   Если вам поручено какое-либо дело, то ответственность за его успех лежит полностью на вас. Если вы не готовы нести ответственность за все, что происходит под вашим руководством, то не имеете права называть себя менеджером.
   Всегда нужно учитывать, что дела могут пойти плохо. В то же время, если все будет хорошо, награды и слава будут полностью ваши.

Делаем выводы

   Управление можно сравнить с переходом через болото. Вы то неплохо продвигаетесь вперед, то неожиданно оказываетесь в трясине. В этом случае легко впасть в панику и действовать необдуманно. Точно так же легко забыть, что вы попали в это болото потому, что хотели осушить его. Следовательно, осознание того факта, что умение управлять необходимо для того, чтобы достигать результатов, будет залогом вашего успеха.

Спросите себя

   Подумайте о делах, которыми вы сейчас занимаетесь, и дайте ответы на следующие вопросы.
   ▲ Есть ли у вас план работы и четкая цель?
   ▲ Часто ли вы надеетесь, что все сложится наилучшим образом само собой?
   ▲ Часто ли вы забываете сообщать людям сведения, которые им необходимо знать?
   ▲ Часто ли вы отвлекаетесь от более важной работы, отдавая предпочтение более интересной?
   ▲ Вы склонны не замечать возникшую проблему, занимаясь текущими делами?
   ▲ Часто ли вы замечаете, что люди нехотя выполняют то, что вы им поручаете?
   ▲ Склонны ли вы обвинять кого-то или что-то в том, что дела идут плохо?
   Если вы ответили утвердительно на все или некоторые из этих вопросов, вам нужно внимательнее отнестись к своим управленческим навыкам.

Все получится, если…

   • быть уверенным в необходимости достижения цели;
   • определить те сферы деятельности, в которых вам следует быть более организованным;
   • быть готовым к планированию;
   • охотно нести ответственность за то, что делается под вашим руководством;
   • осознавать необходимость эффективного управления.

Функции управления

   Руководство любым предприятием, например торговой фирмой, сервисным центром или учреждением, включает в себя набор ключевых функций, выполнение которых необходимо для достижения желаемых результатов. Управление требует умения правильно распределять время, затрачиваемое на выполнение таких функций.
   • Планирование – это определение целей, прогнозирование и составление графиков с целью выполнить необходимые действия в необходимом порядке.
   • Организация предполагает определение того, что нужно сделать, и назначение ответственных, а также координацию их усилий.
   • Руководство – это инструктаж, мотивация и дача указаний.
   • Контроль – это наблюдение за делами для уверенности, что все идет по плану.
   Управление представляет собой непрерывный процесс; все его составляющие тесно связаны между собой, каждая функция зависит от успешности выполнения других. Все вместе они образуют виток спирали, в которой все постоянно повторяется.
   Если вы хотите стать хорошим менеджером, нужно научиться использовать эти функции для достижения своих целей – даже для перехода через болото.

Планирование

   Чтобы стать хорошим руководителем, вы должны научиться планировать. Для этого, прежде всего, требуется четко представлять конечную цель. Без стратегического видения вам будет тяжело составить точный план необходимых действий. Намечая пути выполнения плана, вы должны помнить о четырех вещах:
   • где вы сейчас находитесь;
   • где вы хотите быть;
   • как вы туда попадете;
   • как вы узнаете, что вы уже там.
   Это даст вам возможность планировать свою работу и продвигаться в нужном направлении. Правильное понимание приоритетов позволяет определить, что и в каком порядке должно быть сделано.
   При планировании нужно уметь:
   • анализировать текущую ситуацию;
   • предвидеть, каков будет результат;
   • просчитывать способы достижения цели;
   • оценивать, насколько вам удалось продвинуться, и приспосабливаться к изменяющейся ситуации.
   Таким образом, взвесив все за и против и приняв решение, например, осушить болото, вы увидите мысленным взором на его месте парк отдыха, запланируете наилучший образ действий и разработаете метод контроля над тем, как вы продвигаетесь в нужном направлении.

Организация

   Чтобы эффективно воплотить ваш план в жизнь нужно умело организовать свою работу. Это значит – определить круг обязанностей и подобрать ресурсы (как человеческие, так и материальные), необходимые для правильного выполнения нужных заданий.
   Организация предполагает тщательное обдумывание и решение таких вопросов:
   • какие конкретно действия должны быть выполнены;
   • какие материалы требуются на каждом участке;
   • кто будет выполнять эти действия.
   Для правильной организации работы также нужно уметь:
   • мыслить логически;
   • распределять ресурсы;
   • принимать разумные решения.
   Например, чтобы организовать осушение болота нужно откачать воду, выловить всех обитателей и очистить дно от остатков растений. Для этого вам потребуется составить список необходимых инструментов, заказать насосы, веревки, сети, топоры и лопаты. Также вам следует нанять бригаду крепких и смелых работников, которые бы работали сверхурочно, и обеспечить им надлежащее вознаграждение.

Руководство

   Для направления какого-либо дела в нужное русло необходимо проводить инструктаж. Людей следует направлять, для того чтобы их действия были эффективными. Поэтому важно убедиться в том, что все участники знают:
   • общие цели;
   • конкретные задания, которые им придется выполнять;
   • выдвигаемые к ним требования.
   Знание целей выполнения задания позволяет людям работать более эффективно в соответствии с установленными нормами.
   Знание конечной цели позволит им направить инициативу в более конструктивное русло.
   Чтобы эффективно руководить, нужно чтобы ваше умение общаться с людьми было так же развито, как и аналитические способности, необходимые для планирования и организации работы. Вы можете без конца заниматься планированием и организацией, но если хоть в чем-то проявите некомпетентность, то добьетесь немногого и вскоре придется все делать самому.
   Чтобы руководить другими, нужно уметь:
   • вести людей в правильном направлении;
   • сообщать им о том, что должно быть сделано;
   • настраивать работников на качественную работу.
   К примеру, чтобы руководить осушкой болота, нужно стоять на его берегу в кепке с надписью «Boss», держать в руке мегафон и давать четкие и лаконичные указания, что и как делать. А еще время от времени вы должны выкрикивать подбадривающие фразы, чтобы вдохновлять всех на продолжение работы, особенно когда вы заметите, что мусора становится больше, чем работников.

Контроль

   Чтобы контролировать происходящее, вы должны со знанием дела держать руку на пульсе событий.