Кейт Кинан
Проведение собраний и совещаний
Книга предназначена тем, кто хочет управлять лучше, но слишком занят, чтобы учиться
Введение
Основная цель проведения любого совещания или собрания – принятие совместного решения после коллективного обмена информацией, т. е. достижение определенного результата. К сожалению, многие люди, посетившие не одно собрание, считают эти мероприятия бесполезными и безрезультатными. Действительно, проведение собраний, продуктивных и эффективных, удается не каждому менеджеру. Чтобы избежать типичных проблем, возникающих во время совещания, необходимо подготовиться к его проведению заранее. Даже если ранее вам не приходилось проводить собрания, подготовившись надлежащим образом, вы сможете управлять участниками дискуссии так, чтобы достичь требуемых результатов.
Простые и эффективные методы, изложенные в данной книге, помогут правильно подготовить и провести любое совещание или собрание, чтобы получить необходимые результаты.
Простые и эффективные методы, изложенные в данной книге, помогут правильно подготовить и провести любое совещание или собрание, чтобы получить необходимые результаты.
Причины неэффективности совещаний и собраний
Хотя собрания – это неотъемлемая часть современной жизни, многие продолжают воспринимать их как пустую трату времени. Таково мнение людей, посещавших плохо организованные мероприятия. Наверное, вы и сами порой говорили что-то подобное.
• «С таким же успехом я мог бы и не приходить на эту встречу». (Если вам не предоставили возможность принять участие в обсуждении.)
• «Мне нечего было тут делать». (Если ваше мнение не учли при принятии решения.)
• «Все мои предложения раскритиковали». (Если у вас не было возможности как следует изложить свою точку зрения.)
• «Зачем было нужно проводить это совещание?» (Цель заседания осталась непонятной.)
• «Я побывал на этом собрании только «для галочки». (Результат был известен заранее.)
Многие собрания оказываются неэффективными из-за недостаточной подготовки и ошибок в проведении. Присутствующие, не получив возможности принять участие в обсуждении поставленных вопросов, покидают зал с чувством глубокого разочарования.
• «С таким же успехом я мог бы и не приходить на эту встречу». (Если вам не предоставили возможность принять участие в обсуждении.)
• «Мне нечего было тут делать». (Если ваше мнение не учли при принятии решения.)
• «Все мои предложения раскритиковали». (Если у вас не было возможности как следует изложить свою точку зрения.)
• «Зачем было нужно проводить это совещание?» (Цель заседания осталась непонятной.)
• «Я побывал на этом собрании только «для галочки». (Результат был известен заранее.)
Многие собрания оказываются неэффективными из-за недостаточной подготовки и ошибок в проведении. Присутствующие, не получив возможности принять участие в обсуждении поставленных вопросов, покидают зал с чувством глубокого разочарования.
Неуправляемая дискуссия
Чтобы собрание получилось результативным, им необходимо управлять. Если нет человека, ответственного за соблюдение регламента, собрание либо отклонится от цели, либо станет неуправляемым – и результата тоже не будет. Чтобы достичь максимальных результатов, необходимо мотивировать и побуждать всех участников к активному сотрудничеству в решении проблем. Если организаторы встречи не знают или не понимают своих обязанностей, то они не смогут:
• придерживаться повестки дня и влиять на принятие решений, предупредить раздражительность и разочарование участников заседания;
• предоставить каждому возможность раскрыть свою точку зрения, чтобы все были удовлетворены;
• контролировать обсуждение, чтобы эффективно использовать время, отведенное на совещание;
• в конце заседания принять какое-то решение, а затем проконтролировать его исполнение.
Для эффективного проведения собрания нужно правильно подбирать ведущих и четко планировать повестку дня. В противном случае проведение подобных мероприятий действительно станет пустой тратой времени.
• придерживаться повестки дня и влиять на принятие решений, предупредить раздражительность и разочарование участников заседания;
• предоставить каждому возможность раскрыть свою точку зрения, чтобы все были удовлетворены;
• контролировать обсуждение, чтобы эффективно использовать время, отведенное на совещание;
• в конце заседания принять какое-то решение, а затем проконтролировать его исполнение.
Для эффективного проведения собрания нужно правильно подбирать ведущих и четко планировать повестку дня. В противном случае проведение подобных мероприятий действительно станет пустой тратой времени.
Отсутствие утвержденной повестки дня
Если заранее не подготовить список вопросов, которые необходимо обсудить на собрании, возникнет множество проблем. Отсутствие повестки дня чревато появлением нежелательных результатов.
• Люди не могут как следует подготовиться к совещанию из-за отсутствия всей необходимой информации.
• Невозможно установить регламент собрания. Обычно такие собрания заканчиваются после того, как люди выпустили пар, заскучали или же им просто нужно уйти.
• Один и тот же вопрос обсуждается несколько раз, в то время как другие остаются без внимания.
• У людей появляются сомнения по поводу целесообразности проведения этого собрания.
Не зная точной цели встречи, люди не могут активно принимать участие в обсуждении вопросов, вынесенных на повестку дня. В этом случае дискуссия отклонится от темы и почти наверняка не достигнет поставленной цели.
• Люди не могут как следует подготовиться к совещанию из-за отсутствия всей необходимой информации.
• Невозможно установить регламент собрания. Обычно такие собрания заканчиваются после того, как люди выпустили пар, заскучали или же им просто нужно уйти.
• Один и тот же вопрос обсуждается несколько раз, в то время как другие остаются без внимания.
• У людей появляются сомнения по поводу целесообразности проведения этого собрания.
Не зная точной цели встречи, люди не могут активно принимать участие в обсуждении вопросов, вынесенных на повестку дня. В этом случае дискуссия отклонится от темы и почти наверняка не достигнет поставленной цели.
Несерьезное отношение к мероприятию
Результат совещания непосредственно зависит от того, как организаторы и участники относятся к нему. Ниже приведены признаки, указывающие на то, что люди не осознали важности мероприятия.
• Замена приглашенного участника.
• Прием сообщений и телефонных звонков во время собрания.
• Отсутствие необходимой информации для проведения заседания.
Иногда людей приглашают на совещание по ошибке. Но если оно организовано на высшем уровне, то приглашенные даже не поймут, что их присутствие не обязательно.
Чтобы избежать недоразумений, перед проведением собрания обязательно определите состав его участников.
• Замена приглашенного участника.
• Прием сообщений и телефонных звонков во время собрания.
• Отсутствие необходимой информации для проведения заседания.
Иногда людей приглашают на совещание по ошибке. Но если оно организовано на высшем уровне, то приглашенные даже не поймут, что их присутствие не обязательно.
Чтобы избежать недоразумений, перед проведением собрания обязательно определите состав его участников.
Плохие условия для проведения собрания
Необходимо правильно выбрать место и обеспечить хорошие условия, способствующие проведению заседания. Очень трудно сконцентрироваться на обсуждении проблемы, если заседание длится слишком долго, если в помещение постоянно кто-то заглядывает или же присутствующие разговаривают друг с другом на отвлеченные темы. Организаторы встречи обязательно должны создать подходящие условия для эффективной работы участников мероприятия.
Проведение бесполезных совещаний
Организация совещания отнимает много времени и сил. Поэтому некоторые руководители отдают предпочтение телефонным звонкам. Иногда, действительно, стоит задуматься о целесообразности проведения собрания.
На совещании, как правило, решения принимаются коллективно, поэтому иногда к этим мероприятиям прибегают как к способу избежать личной ответственности.
Назначая совещание, подумайте, с какой целью вы хотите собрать людей и стоит ли его вообще проводить.
На совещании, как правило, решения принимаются коллективно, поэтому иногда к этим мероприятиям прибегают как к способу избежать личной ответственности.
Назначая совещание, подумайте, с какой целью вы хотите собрать людей и стоит ли его вообще проводить.
Делаем выводы
Совещания позволяют решить множество вопросов. Результатом собрания или совещания должны быть конкретные действия, даже если оно было посвящено назначению даты следующего собрания. Воспринимая подобные мероприятия как конструктивный способ принятия решений, можно получить желаемый результат.
Спросите себя
Подумайте о вашем отношении к совещаниям и дайте ответы на следующие вопросы.
▲ Приходилось ли вам думать, что совещание – пустая трата времени?
▲ Была ли ситуация, когда вам совсем не хотелось идти на совещание?
▲ Приходилось ли вам присутствовать на неорганизованных собраниях?
▲ Приходилось ли вам присутствовать на совещании, которое, как выяснилось позже, было вам совершенно не нужно?
▲ Приходилось ли вам присутствовать на собрании неподготовленным?
▲ Приходилось ли вам присутствовать на плохо организованных собраниях?
▲ После посещения заседания приходилось ли вам задумываться о целесообразности его проведения?
Если на большинство вопросов вы ответили утвердительно, подумайте, как улучшить подготовку к проведению собрания.
▲ Приходилось ли вам думать, что совещание – пустая трата времени?
▲ Была ли ситуация, когда вам совсем не хотелось идти на совещание?
▲ Приходилось ли вам присутствовать на неорганизованных собраниях?
▲ Приходилось ли вам присутствовать на совещании, которое, как выяснилось позже, было вам совершенно не нужно?
▲ Приходилось ли вам присутствовать на собрании неподготовленным?
▲ Приходилось ли вам присутствовать на плохо организованных собраниях?
▲ После посещения заседания приходилось ли вам задумываться о целесообразности его проведения?
Если на большинство вопросов вы ответили утвердительно, подумайте, как улучшить подготовку к проведению собрания.
Все получится, если…
• выяснить, почему некоторые собрания не принесли результата;
• понять, что правильное отношение к совещанию – залог его успешного проведения;
• хорошо подготовить собрание;
• обеспечить необходимые условия для проведения заседания, чтобы помочь людям сконцентрироваться на принятии решения;
• сообщить участникам совещания о вопросах, вынесенных на повестку дня;
• считать, что это действительно нужное мероприятие.
• понять, что правильное отношение к совещанию – залог его успешного проведения;
• хорошо подготовить собрание;
• обеспечить необходимые условия для проведения заседания, чтобы помочь людям сконцентрироваться на принятии решения;
• сообщить участникам совещания о вопросах, вынесенных на повестку дня;
• считать, что это действительно нужное мероприятие.
Принципы проведения собраний и совещаний
Любая встреча проводится с определенной целью, которая задает его темп, ритм и настроение. Люди не просто собираются вместе, но и оказывают влияние на поведение друг друга.
Для достижения желаемого результата участники любого коллективного мероприятия должны научиться работать вместе. Становление единой команды происходит в четыре этапа.
1. Знакомство. В этот период участники совещания очень вежливы, стараются лучше узнать друг друга (такая атмосфера сохраняется до первого конфликта интересов) и установить общие правила обсуждения.
2. Столкновение интересов. Адаптировавшись, люди становятся более открытыми, вследствие чего иногда начинается словесная перебранка, которая не поддается контролю и оказывает дезорганизующее влияние на ход совещания. На этом этапе происходит своеобразное тестирование всех присутствующих, раскрываются их положительные и отрицательные качества.
3. Формирование групп. На этом этапе происходит формирование групп по интересам и установление своеобразного баланса сил.
Поскольку во время совещания высказываются различные мнения, продуктивная работа возможна только при условии компромисса. Придерживаясь оговоренного порядка согласования интересов, участники совещания приближаются к заключительному этапу.
4. Сотрудничество. На этом этапе все приходят к консенсусу, достигая поставленной цели. Некоторые специалисты считают, что это самая важная стадия командной работы.
Только на последнем этапе формирования команды можно добиться необходимых и эффективных результатов. Решение, принимаемое на втором или третьем этапе, не смогло бы максимально полно отразить мнение всех участников совещания.
Совещание не принесет результата, если участники недостаточно поработали над вопросами на первых этапах. Присутствующие на совещании не смогут прийти к консенсусу, не научившись работать вместе и уважать мнение других людей. Не эффективно совещание, используемое для достижения личных целей, – когда присутствующие даже не знают, ради чего инициатор совещания собрал их вместе.
Конечно, длительность каждого этапа зависит от личных особенностей присутствующих людей и степени их знакомства, но знание общей логики формирования команды позволяет быстрее преодолевать возникающие трудности, не задерживаясь подолгу на отдельных этапах этого процесса.
Для достижения желаемого результата участники любого коллективного мероприятия должны научиться работать вместе. Становление единой команды происходит в четыре этапа.
1. Знакомство. В этот период участники совещания очень вежливы, стараются лучше узнать друг друга (такая атмосфера сохраняется до первого конфликта интересов) и установить общие правила обсуждения.
2. Столкновение интересов. Адаптировавшись, люди становятся более открытыми, вследствие чего иногда начинается словесная перебранка, которая не поддается контролю и оказывает дезорганизующее влияние на ход совещания. На этом этапе происходит своеобразное тестирование всех присутствующих, раскрываются их положительные и отрицательные качества.
3. Формирование групп. На этом этапе происходит формирование групп по интересам и установление своеобразного баланса сил.
Поскольку во время совещания высказываются различные мнения, продуктивная работа возможна только при условии компромисса. Придерживаясь оговоренного порядка согласования интересов, участники совещания приближаются к заключительному этапу.
4. Сотрудничество. На этом этапе все приходят к консенсусу, достигая поставленной цели. Некоторые специалисты считают, что это самая важная стадия командной работы.
Только на последнем этапе формирования команды можно добиться необходимых и эффективных результатов. Решение, принимаемое на втором или третьем этапе, не смогло бы максимально полно отразить мнение всех участников совещания.
Совещание не принесет результата, если участники недостаточно поработали над вопросами на первых этапах. Присутствующие на совещании не смогут прийти к консенсусу, не научившись работать вместе и уважать мнение других людей. Не эффективно совещание, используемое для достижения личных целей, – когда присутствующие даже не знают, ради чего инициатор совещания собрал их вместе.
Конечно, длительность каждого этапа зависит от личных особенностей присутствующих людей и степени их знакомства, но знание общей логики формирования команды позволяет быстрее преодолевать возникающие трудности, не задерживаясь подолгу на отдельных этапах этого процесса.
Эффекты групповой динамики
Коллективно принятые решения значительно отличаются от решений, принимаемых самостоятельно. Это различие появляется в результате так называемого «стадного чувства», которое влияет как на дискуссию в целом, так и на окончательно принятые решения.
Влияние группы на развитие дискуссии
Работая в группе, люди боятся показаться глупыми. Поэтому многие из них опасаются высказывать свое мнение. Чаще всего влияние группы обсуловливает возникновение следующих ситуаций.
• Участники, которые сомневаются или стесняются поделиться своей точкой зрения, под давлением соглашаются с мнением коллектива.
• Нередко люди не высказывают свое мнение из страха повредить своему статусу, если их предложение будет отклонено.
• Участники, которые не умеют обосновывать свое предложение, также присоединяются к общей точке зрения.
• Участники, которые сомневаются или же имеют особое мнение, не высказываются из-за нежелания отличаться от группы.
Отсутствие возражений создает иллюзию единства, хотя в действительности многие просто испугались представить свою точку зрения на суд общественного мнения.
• Участники, которые сомневаются или стесняются поделиться своей точкой зрения, под давлением соглашаются с мнением коллектива.
• Нередко люди не высказывают свое мнение из страха повредить своему статусу, если их предложение будет отклонено.
• Участники, которые не умеют обосновывать свое предложение, также присоединяются к общей точке зрения.
• Участники, которые сомневаются или же имеют особое мнение, не высказываются из-за нежелания отличаться от группы.
Отсутствие возражений создает иллюзию единства, хотя в действительности многие просто испугались представить свою точку зрения на суд общественного мнения.
Влияние группы на принятие решения
Работая в группе, люди могут принимать самые непредсказуемые решения. Возникает так называемый «феномен повышения склонности к риску» – тенденция принимать более рискованные решения, если ответственность за их последствия разделяется с другими людьми.
Готовность принимать рискованные решения во многом зависит от индивидуальных особенностей участников совещания и отношений, сложившихся в группе. Присутствующие на собрании люди могут принять рискованное решение, потому что никто не несет за него личной ответственности.
Если в начале заседания председатель объявит: «Мы должны сделать следующее…», то в результате так и будет сделано. Но поскольку цель большинства собраний – обсудить некоторые вопросы и обменяться идеями, лидеру не следует навязывать всем присутствующим свою точку зрения. Это может привести к нежелательному результату и непредсказуемому решению.
Чтобы группа не чувствовала давления и работала продуктивно, ведущий должен вовлекать участников совещания в обсуждение вопросов.
Готовность принимать рискованные решения во многом зависит от индивидуальных особенностей участников совещания и отношений, сложившихся в группе. Присутствующие на собрании люди могут принять рискованное решение, потому что никто не несет за него личной ответственности.
Если в начале заседания председатель объявит: «Мы должны сделать следующее…», то в результате так и будет сделано. Но поскольку цель большинства собраний – обсудить некоторые вопросы и обменяться идеями, лидеру не следует навязывать всем присутствующим свою точку зрения. Это может привести к нежелательному результату и непредсказуемому решению.
Чтобы группа не чувствовала давления и работала продуктивно, ведущий должен вовлекать участников совещания в обсуждение вопросов.
Делаем выводы
Для того чтобы совещание или собрание было действительно продуктивным, необходимо понять правила, по которым оно проходит. Не забывайте, что люди сначала должны научиться работать вместе. Группа людей станет сплоченным коллективом, когда пройдет следующие этапы развития сотрудничества: знакомство, столкновение интересов, формирование, сотрудничество.
Конец бесплатного ознакомительного фрагмента