Необходимость использования этих баз данных обеспечивает большую эффективность и большую точность в выполнении всей совокупности логистических функций, поскольку персонал, использующий специальные данные, будет лучше обучен и получит большие возможности для оптимального управления логистической системой в целом.
Использование этих баз данных необходимо для обеспечения интеграции:
– планирования логистических операций приемки с планированием деятельности всего предприятия;
– операций по логистике приемки с другими операциями, осуществляемыми предприятием;
– информационных технологий, используемых в области логистики, с информационными технологиями всего предприятия;
– информационных технологий с компаниями-партнерами.
Для обработки возвратов товаров и тары поставщикам необходимо:
– полное отслеживание возвратов по поставщикам и товарам;
– деление возвратов на кондиционные и некондиционные товары;
– возможность установки обязательной авторизации возврата товаров;
– отражение принятых возвратов в системе взаиморасчетов с данным поставщиком;
– возможность назначать товарам признак “не подлежит возврату”.
Возможности для управления хранением
Возможности для управления обработкой заказов
Инструкция дилерам
Использование этих баз данных необходимо для обеспечения интеграции:
– планирования логистических операций приемки с планированием деятельности всего предприятия;
– операций по логистике приемки с другими операциями, осуществляемыми предприятием;
– информационных технологий, используемых в области логистики, с информационными технологиями всего предприятия;
– информационных технологий с компаниями-партнерами.
Для обработки возвратов товаров и тары поставщикам необходимо:
– полное отслеживание возвратов по поставщикам и товарам;
– деление возвратов на кондиционные и некондиционные товары;
– возможность установки обязательной авторизации возврата товаров;
– отражение принятых возвратов в системе взаиморасчетов с данным поставщиком;
– возможность назначать товарам признак “не подлежит возврату”.
Возможности для управления хранением
Компьютерная система в части управления хранением должна обеспечивать:
– контроль процесса приемки и отбора, товарных остатков и другой информации, необходимой для эффективной работы;
– систему верификации операций для оценки качества работы сотрудников, менеджеров, агентов и дилеров;
– поддержку стандартов автоматизации документооборота – это означает, что реализуют полную систему электронного документооборота, контролируют соответствие действий персонала бизнес – правилам предприятия и напоминают о необходимости выполнения тех или иных операций;
– наглядное графическое отображение заполнения ячеек товаром с разбивкой по подгруппам/ владельцам на карте области, созданной при построении топологии склада;
– подготовку отчета о загруженности области склада (по ячейкам, в процентах от общего объема ячейки);
– подготовку отчета о загруженности области склада по владельцам товара (в общественных складах);
– подготовку отчета о загруженности области склада по товарам /подгруппам товаров;
– сопровождение единиц измерения;
– сопровождение номенклатуры товаров (группы, подгруппы);
– возможность расширения информации о свойствах товаров при помощи использования дополнительных атрибутов;
– сопровождение ячеек (типы и классы ячеек, создание, редактирование, поиск ячеек);
– подготовку отчета о наличии товара на складе;
– подготовку отчета о перемещении товара по складу;
– подготовку отчета о приеме товара на склад;
– подготовку отчета об инвентаризации и коррекции товарных запасов;
– подготовку отчета о партионном учете размещения товаров на складских местах.
– подготовку отчета о выявленнной пересортицы, недостаче;
– выполнение коррекции товарных остатков (с указанием причины);
– возможность определения точного времени хранения партий товаров и их частей и расчета стоимости хранения по средневзвешенным расценкам;
– партионный учет затрат на хранение и партионный учет внутрискладских операций;
– неограниченное число участков хранения;
– определение видов статистики, необходимой для анализа, видов анализа, необходимых для принятия управленческих решений.
Базы данных, необходимых для управления хранением:
БД состояния товарных запасов и размещения по единицам хранения на складах. Она должна показывать имеющиеся в наличии, свободные, включенные в заказ и отправленные изделия. Запись содержит критические параметры, используемые в правилах принятия решения о восполнении производственных запасов. Когда ЛИС управляет логистической системой в целом, состояние запасов и их размещение может быть вспомогательной записью в главном файле размещения единиц хранения на складе, для облегчения внутрискладских перемещений. Товары в пути являются дополнительной частью файла о состоянии запасов.
БД состояния производственных процессов. БД выполняемых заданий содержит текущее состояние любого товара или заказа. Она содержит информацию о завершенных операциях, сроках выполнения, числе выполненных операций и оставшихся операциях.
БД требуемых для процесса операций и товаров. Эти записи называют файлами маршрутизации, или перечнем операций и ведомостью товаров (комплектовочным графиком). Файлы операций должны содержать ожидаемые или стандартные сроки исполнения процесса, а ведомость товаров должна содержать количества всех товаров для данного процесса (исполнения заказа). Этот файл необходим для разбиения заказов на потребности в товарах и загрузку персонала и оборудования.
БД активности спроса на товары. Эта БД накапливает данные о спросе на товары в зависимости от периода времени и размещения. Она используется для анализа спроса и для периодической проверки прогнозов для управления запасами.
– контроль процесса приемки и отбора, товарных остатков и другой информации, необходимой для эффективной работы;
– систему верификации операций для оценки качества работы сотрудников, менеджеров, агентов и дилеров;
– поддержку стандартов автоматизации документооборота – это означает, что реализуют полную систему электронного документооборота, контролируют соответствие действий персонала бизнес – правилам предприятия и напоминают о необходимости выполнения тех или иных операций;
– наглядное графическое отображение заполнения ячеек товаром с разбивкой по подгруппам/ владельцам на карте области, созданной при построении топологии склада;
– подготовку отчета о загруженности области склада (по ячейкам, в процентах от общего объема ячейки);
– подготовку отчета о загруженности области склада по владельцам товара (в общественных складах);
– подготовку отчета о загруженности области склада по товарам /подгруппам товаров;
– сопровождение единиц измерения;
– сопровождение номенклатуры товаров (группы, подгруппы);
– возможность расширения информации о свойствах товаров при помощи использования дополнительных атрибутов;
– сопровождение ячеек (типы и классы ячеек, создание, редактирование, поиск ячеек);
– подготовку отчета о наличии товара на складе;
– подготовку отчета о перемещении товара по складу;
– подготовку отчета о приеме товара на склад;
– подготовку отчета об инвентаризации и коррекции товарных запасов;
– подготовку отчета о партионном учете размещения товаров на складских местах.
– подготовку отчета о выявленнной пересортицы, недостаче;
– выполнение коррекции товарных остатков (с указанием причины);
– возможность определения точного времени хранения партий товаров и их частей и расчета стоимости хранения по средневзвешенным расценкам;
– партионный учет затрат на хранение и партионный учет внутрискладских операций;
– неограниченное число участков хранения;
– определение видов статистики, необходимой для анализа, видов анализа, необходимых для принятия управленческих решений.
Базы данных, необходимых для управления хранением:
БД состояния товарных запасов и размещения по единицам хранения на складах. Она должна показывать имеющиеся в наличии, свободные, включенные в заказ и отправленные изделия. Запись содержит критические параметры, используемые в правилах принятия решения о восполнении производственных запасов. Когда ЛИС управляет логистической системой в целом, состояние запасов и их размещение может быть вспомогательной записью в главном файле размещения единиц хранения на складе, для облегчения внутрискладских перемещений. Товары в пути являются дополнительной частью файла о состоянии запасов.
БД состояния производственных процессов. БД выполняемых заданий содержит текущее состояние любого товара или заказа. Она содержит информацию о завершенных операциях, сроках выполнения, числе выполненных операций и оставшихся операциях.
БД требуемых для процесса операций и товаров. Эти записи называют файлами маршрутизации, или перечнем операций и ведомостью товаров (комплектовочным графиком). Файлы операций должны содержать ожидаемые или стандартные сроки исполнения процесса, а ведомость товаров должна содержать количества всех товаров для данного процесса (исполнения заказа). Этот файл необходим для разбиения заказов на потребности в товарах и загрузку персонала и оборудования.
БД активности спроса на товары. Эта БД накапливает данные о спросе на товары в зависимости от периода времени и размещения. Она используется для анализа спроса и для периодической проверки прогнозов для управления запасами.
Возможности для управления обработкой заказов
Операции с заказами
Обработка полученных заказов включает следующие операции:
– проверка кредитоспособности заказчика;
– проверка доступности запасов;
– подтверждение приема заказов;
– модификация заказов;
– обсчет заказов;
– оповещение клиентов о состоянии заказов;
– детализация цен и ценовых скидок;
– оформление договоров (спецификаций) на продажу;
– выделение запасов под заказы.
Подготовка заказов к обработке
Самый трудоемкий для поставщика способ обработки заказов начинается с получения телефонного или письменного заказа в произвольной форме. Оператор поставщика вынужден переводить заказ в форму, приемлемую для обработки и ввода в компьютер, теряя на этом массу времени. Современная практика предусматривает несколько методов оптимизации процесса обработки заказов.
Первый метод организации обработки заказов в кратчайшие сроки состоит во вводе в компьютер заказов, подготовленных на специальных бланках – формах, содержащих всю необходимую для обработки информацию в виде специальных кодов. Логистический подход к обработке заявок начинается с разработки формы заявки, которую должен направлять заказчик. Форма должна заполняться им и проверяться оператором поставщика перед вводом в компьютер для обработки.
Форма предусматривает все данные, необходимые для обработки заявок, например:
– код заказчика;
– код категории заказа (срочный, с недельным сроком поставки, с месячным сроком поставки и т. д.);
– код группы товаров;
– код (номер, артикул) товара;
– количество товара;
– код пункта назначения;
– код вида транспорта;
– код упаковки;
– и т. д.
Чтобы на основании этих данных компьютер мог обработать заказ, в системе должны быть разработаны справочники:
– коды заказчиков;
– коды категории заказов (срочный, с недельным сроком поставки, с месячным сроком поставки и т. д.);
– коды группы товаров;
– коды (номер, артикул) товара;
– коды пунктов назначения;
– коды видов транспорта;
– коды упаковки;
– коды условий сделок;
– коды условий поставок;
– коды приоритетов;
– коды особенностей обработки и др.;
– коды условий работы с заказчиками: цен, скидок, порядка платежей;
– и т. д.
На предприятии должны быть разработаны:
– инструкция по заполнению формы заказа для заказчиков и операторов;
– техническое задание для автоматизации операций проверки заказов на правильность номеров (артикулов) и наименований
товаров, проверки заказов по наличию товаров на складе, распределения наличных товаров между заказчиками, фиксирования неудовлетворенных количеств (отложенное исполнение) и включение их в обработку при поступлении товаров, резервирование подтвержденных количеств до поступления платежей и др.
Второй метод организации обработки заказов основан на одном из принципов реинжиниринга, который гласит: “Клиент процесса должен выполнять этот процесс”. Западные поставщики добиваются того, чтобы заказчики представляли заказы на поставку товаров в формате, который обеспечивает быстрый ввод их в компьютер. Подробный бланк заказа и формат для электронной формы заказа разрабатывают поставщики, обязывает заказчика его применять специальным условием контракта. Тем самым поставщики снимают с себя кропотливую работу операторов по приведению произвольных заявок клиентов в формат, необходимый компьютеру и по вводу заказов в компьютер. Для складов с большой номенклатурой этот объем работ весьма значителен.
Ниже приведена инструкция по технологии подготовки заказов дилерами и обработки заказов на центральном складе одной из автокомпаний. Эта технология является описанием бизнес-процессов и некоторых алгоритмов компьютерной обработки. Подобная технология очень нужна предприятиям-изготовителям запчастей и комплектующих к любым видам техники и приборов, оптовым заказчикам и поставщикам – при номенклатуре в тысячи позиций ручная или полуручная обработка заказов требует больших затрат времени и приводит к множеству ошибок в удовлетворении заказов и в материалах, используемых для анализа спроса и планирования производства.
Обработка полученных заказов включает следующие операции:
– проверка кредитоспособности заказчика;
– проверка доступности запасов;
– подтверждение приема заказов;
– модификация заказов;
– обсчет заказов;
– оповещение клиентов о состоянии заказов;
– детализация цен и ценовых скидок;
– оформление договоров (спецификаций) на продажу;
– выделение запасов под заказы.
Подготовка заказов к обработке
Самый трудоемкий для поставщика способ обработки заказов начинается с получения телефонного или письменного заказа в произвольной форме. Оператор поставщика вынужден переводить заказ в форму, приемлемую для обработки и ввода в компьютер, теряя на этом массу времени. Современная практика предусматривает несколько методов оптимизации процесса обработки заказов.
Первый метод организации обработки заказов в кратчайшие сроки состоит во вводе в компьютер заказов, подготовленных на специальных бланках – формах, содержащих всю необходимую для обработки информацию в виде специальных кодов. Логистический подход к обработке заявок начинается с разработки формы заявки, которую должен направлять заказчик. Форма должна заполняться им и проверяться оператором поставщика перед вводом в компьютер для обработки.
Форма предусматривает все данные, необходимые для обработки заявок, например:
– код заказчика;
– код категории заказа (срочный, с недельным сроком поставки, с месячным сроком поставки и т. д.);
– код группы товаров;
– код (номер, артикул) товара;
– количество товара;
– код пункта назначения;
– код вида транспорта;
– код упаковки;
– и т. д.
Чтобы на основании этих данных компьютер мог обработать заказ, в системе должны быть разработаны справочники:
– коды заказчиков;
– коды категории заказов (срочный, с недельным сроком поставки, с месячным сроком поставки и т. д.);
– коды группы товаров;
– коды (номер, артикул) товара;
– коды пунктов назначения;
– коды видов транспорта;
– коды упаковки;
– коды условий сделок;
– коды условий поставок;
– коды приоритетов;
– коды особенностей обработки и др.;
– коды условий работы с заказчиками: цен, скидок, порядка платежей;
– и т. д.
На предприятии должны быть разработаны:
– инструкция по заполнению формы заказа для заказчиков и операторов;
– техническое задание для автоматизации операций проверки заказов на правильность номеров (артикулов) и наименований
товаров, проверки заказов по наличию товаров на складе, распределения наличных товаров между заказчиками, фиксирования неудовлетворенных количеств (отложенное исполнение) и включение их в обработку при поступлении товаров, резервирование подтвержденных количеств до поступления платежей и др.
Второй метод организации обработки заказов основан на одном из принципов реинжиниринга, который гласит: “Клиент процесса должен выполнять этот процесс”. Западные поставщики добиваются того, чтобы заказчики представляли заказы на поставку товаров в формате, который обеспечивает быстрый ввод их в компьютер. Подробный бланк заказа и формат для электронной формы заказа разрабатывают поставщики, обязывает заказчика его применять специальным условием контракта. Тем самым поставщики снимают с себя кропотливую работу операторов по приведению произвольных заявок клиентов в формат, необходимый компьютеру и по вводу заказов в компьютер. Для складов с большой номенклатурой этот объем работ весьма значителен.
Ниже приведена инструкция по технологии подготовки заказов дилерами и обработки заказов на центральном складе одной из автокомпаний. Эта технология является описанием бизнес-процессов и некоторых алгоритмов компьютерной обработки. Подобная технология очень нужна предприятиям-изготовителям запчастей и комплектующих к любым видам техники и приборов, оптовым заказчикам и поставщикам – при номенклатуре в тысячи позиций ручная или полуручная обработка заказов требует больших затрат времени и приводит к множеству ошибок в удовлетворении заказов и в материалах, используемых для анализа спроса и планирования производства.
Инструкция дилерам
Подготовка заказов. Настоятельно рекомендуется высылать заказы дилеров через EDI и Интернет, чтобы избегать ошибок и ускорить поступление заказов. Заказы могут высылаться также курьерской почтой – письмом, дискетой, а также факсом. Важно соблюдать инструкции по подготовке заказов. Компания не несет ответственности за задержки или ошибочные поставки из-за недостаточной или неверной информации на бланках заказов. Менеджеры служб запасных частей, высылающие заказы почтой и по факсу, должны
использовать титульную страницу заказа – форму №__. Ниже приведен
образец заполнения формы.
А Название дилера В. Номер заказа
Важно: ошибка может привести к отгрузке не в тот адрес.
С. Дата заказа
D. Введите знак в колонку желаемого способа отгрузки
F. Введите знак в колонку желаемых условий поставки
Введенный значок и риск убытков:
Если другое не согласовано между дилером и Компанией, все условия поставок соответствуют INCOTERMS 2000
F. Введите знак в колонку применяемого способа платежей
G. Пункт назначения
H. Порт разгрузки
Модель машины
Никогда не высылайте смешанный заказ под одним и тем же номером на запчасти к легковым и грузовым машинам.
J. Количество позиций (строк) в заказе
К. Если иное специально не требует дилер, оставьте эту колонку пустой. Стандартизированная отгрузочная маркировка будет присвоена для облегчения компьютерной обработки документации в Компании.
L. Введите информацию для размещения “первичного заказа”.
М. Фамилия менеджера службы запчастей, его подпись.
Выверка номеров деталей. До обработки “первичного заказа для складского запаса” Компания выверяет и корректирует номера заказанных запчастей, чтобы обеспечить поставку правильных деталей. Учитывая частые конструктивные изменения деталей в период освоения новых моделей машин, процесс выверки номеров деталей очень важен. Результаты выверки номеров деталей будут сообщены дилеру в “счете – проформе” или в “подтверждении заказа”. В связи с изложенным соблюдайте следующие инструкции:
Направляйте отдельный заказ на запчасти к новой модели машин и присваивайте код типа заказа “I” “первичному заказу”, присоединив его в конце цифрового номера заказа. Укажите название модели машины и год модели, намечаемую дату розничных продаж машин, номер публикации IRL, на которой базируется “первичный заказ”.
Система нумерации заказов. Номер заказа состоит из 10 знаков. Первые б знаков представляют собой код дилера, включая 1 знак для регионального склада. Остальные 4 знака – серийный номер.
Пример:
Код дилера: Компания присваивает каждому дилеру.
Код регионального склада: идентифицирует каждый региональный склад дилера на его территории. Если у дилера всего один склад, он обозначается как “X”, если два и более, код присваивается каждому.
Код года:
Последняя цифра года для заказов на запчасти к легковым автомобилям и микроавтобусам и мини-грузовикам: 7 -1997, 9 – 1999, 0 -2000.
Код месяца: Алфавитная последовательность от А (январь) до L (декабрь).
Код последовательности заказов: Алфавитная последовательность для каждого типа заказа на месячной базе.
А = Первый срочный заказ в ноябре.
В= Второй срочный заказ в ноябре.
С= Третий срочный заказ в ноябре.
Код типа заказа:
Стандартные параметры
Примечание. Если способ отгрузки не указан, дилер может выбрать желаемый, указав его в заказе.
Типы заказов. Назначение кодов типов заказов и принципы формирования типов.
* Примечание: Специальные заказы
Первичный заказ для новой модели выполняется не из регулярного запаса, а обрабатывается в соответствии со стандартным графиком обеспечения поставок для новых моделей машин.
Первичные складские заказы для новых моделей маши. Для успешного запуска новых моделей на рынке важно, чтобы создание первичного запаса покрывало потребности стартового периода, по крайней мере трех месяцев, до тех пор, пока прибудет первый месячный заказ на склад дилера. Каталог запасных частей для новой модели может быть еще не готов из-за частых конструктивных изменений на стадии освоения новой модели. Поэтому Компания выпускает Рекомендации (IRL–Initial recommendation list) и стандартный график обеспечения поставок запчастей к новым моделям. Этим обеспечивается возможность для дилера подготовить вовремя “первичный заказ” и возможность пунктуальной отгрузки.
Стандартный график обеспечения поставок запчастей к новым моде лям. Менеджер службы запчастей должен направить “первичный заказ” в полном соответствии со сроками начала продаж новых машин и со спецификацией заказа к новым моделям, тесно взаимодействуя с менеджером по продажам. Будьте уверены в правильности выбора номеров деталей из рекомендованной спецификации (Код модели, опцион код в IRL) и определите заказываемые количества в соответствии с сервисными условиями вашего рынка. Направляйте отдельный заказ с кодом “I” и проверьте заполнение колонки “In case of initial order for new vehicle model” в формуляре EPD – 010, чтобы Компания обеспечила приоритет обработки заказа и двойную проверку номеров деталей.
Пример:
In case of initial order for new vehicle model (В случае первичного заказа для новой модели)
Model name (Название модели): H1
Model year (Год модели): 00MY
Sheduled date of launching (Дата старта продаж): JAN 20, 2006
Order made based on (Заказ подготовлен на базе): COMPANY’S REF. MKG-70725 (рекомендованной спецификации № 70725)
Конструктивные изменения требуют изменений в номерах деталей. Компания будет отражать все изменения в номерах деталей в счетах-проформах и подтверждениях заказов.
Первый месячный складской заказ дилера. Компания подчеркивает, что дилер должен регистрировать новые детали в своей базе данных, как только получит каталог запчастей для новой модели и направит первый месячный складской заказ для полномасштабной поддержки новой модели.
Принадлежности. Компания высылает “Справочник принадлежностей” для новых моделей машин за полтора месяца до начала производства продукции. Это дает возможность отгружать принадлежности в те же сроки, что и запчасти по первичному заказу.
Месячный складской заказ. Размещается для пополнения запаса ежемесячно.
Во избежание ошибок при ручном печатании заказов дилерам рекомендуется высылка заказов электронной почтой. Для сокращения расходов по перевозкам дилерам рекомендуется включать объемные детали (бамперы, панели, стекла) в складские заказы на основе тщательного контроля движения запаса. Дистрибьюторам настоятельно рекомендуется выдерживать даты и объемы заказов, согласованные с Компанией, для сокращения сроков поставки и увеличения степени удовлетворения за счет ритмичной и эффективной организации физических операций на складе. Месячные заказы позволяют получить прямые и косвенные преимущества – минимальные расходы по обработке и перевозке, а также экономичный уровень запасов.
VOR – заказы (неисправная машина на обочине)
В случае если автомобиль не может быть отремонтирован из-за отсутствия детали на складе дилера, он направляет специальный срочный заказ VOR(vehicle off road – машина на обочине, вне дороги). VOR-заказы обрабатываются вне очереди по всем процессам системы обработки заказов. Цель Компании в поставке таких заказов – 48 часов после получения заказа, если:
компания получила заказ до 9 часов утра и платеж заранее урегулирован; для поставки не требуется специальных документов, таких, как “сертификат о происхождении товара”, “консульский коммерческий счет”, “сертификат инспекции sgs” и т. п.;
имеется в этот период самолет и место в нем;
тип заказа точно указан дилером – “v”;
заказанные детали действительно относятся к возможным VOR-ситуациям.
Для обеспечения срочного выполнения заказов дилеры должны указывать в них только действительно необходимые детали, по возможности, не более 10 наименований. Детали, которые из-за отсутствия на складе не отгружены немедленно, ожидают в перечне невыполненных срочных заказов. При пополнении запаса они в первую очередь обрабатываются по наличию. Принимая во внимание дороговизну авиафрахта для дилеров и высокую стоимость срочной обработки заказов для Компании, дилерам рекомендуется уменьшить количество срочных заказов и увеличить количество регулярных, месячных.
Запрещение изменения заказов. Ни один из заказов, подтвержденных компьютером Компании, не может быть изменен и каждый дилер должен учитывать и соблюдать это требование.
Причины этого следующие:
корректировки удлиняют сроки выполнения заказов и вызывают перерывы в технологическом процессе обработки заказов в Компании;
компьютеризованная система службы запчастей не имеет необходимой гибкости для внесения изменений;
дорогостоящие процедуры распаковки и раскладки товаров в случае уменьшения или аннулирования заказов;
необходимость в корректировке заказов может быть устранена дилерами за счет увеличения внимательности и двойной проверки заказов.
В случае необходимости увеличить или дополнить заказ, дилер должен направить отдельный дополнительный заказ. Компания постарается отгрузить товар по дополнительному заказу вместе с товаром по основному, если обстоятельства позволят. Ошибки присущи людям, но Компания надеется на понимание дилеров, что запрет изменения заказов – к взаимной пользе.
Процесс обработки заказов в Компании. Нижеприведенная схема иллюстрирует три главные системы, их базовые функции и взаимодействие между Компанией и дилерами, показывая общую картину обработки заказов дилеров.
Получение заказов. Так как заказы поступают на дисплей, они проверяются немедленно в случае VOR – заказов или по очереди в случае других заказов на правильность:
номера, типа и даты заказа;
номеров заказываемых деталей;
заказываемых количеств (не применяется для некоторых заказов).
Проверочная программа печатает “Отчет о расхождениях” для ручного ввода корректировок в компьютер. Эта ручная корректировка снижает количество отказов системой в поставке деталей из-за возможных ошибок в заказах. Затем система создает “Файл заказа” как подготовительный этап для обработки по наличию и, при необходимости, печатает “Подтверждение заказа” для высылки дилеру.
Для информации дилеров в “Подтверждении заказа” печатаются коды изменений, если номера или количества деталей были изменены. При “первичном заказе” система готовит свой соответствующий первичный заказ изготовителям запасных частей.
Последовательность проверки заказа:
ЗАКАЗ – ВВОД – ПРОВЕРКА НА ПРАВИЛЬНОСТЬ – ПРОВЕРКА ПО НАЛИЧИЮ – ПЕРЕЧЕНЬ ОШИБОК – РУЧНАЯ КОРРЕКТИРОВКА – ПОДТВЕРЖДЕНИЕ ЗАКАЗА
Компьютер проверяет “ненормальные” заказываемые количества
Во избежание обработки неверного заказа система предусматривает поиск “ненормальных” количеств заказанных по ошибке или опечатке деталей по специальному алгоритму и дает правильное предложение количеств в таких случаях.
Как находят “ненормальные” количества?
Система проверяет среднемесячный спрос на соответствующую деталь и отмечает как “ненормальное” количество, превышающее спрос в 3 и более раз.
Без проверки “ненормальных” количеств обрабатываются следующие заказы:
– Первичные
– VOR-заказы
– Заказы, по которым выслано подтверждение для акцепта и оплаты дилером.
В случае заказа “ненормальных” количеств не быстро оборачивающихся запчастей они могут быть поставлены после подтверждения дилера.
Дистрибьютора уведомляют о результатах проверки заказа следующим образом:
РАСПРЕДЕЛЕНИЕ СКЛАДСКОГО ЗАПАСА
Этот этап предусматривает распределение наличия деталей по заказам объективным и эффективным образом, базирующимся на стратегии управления запасами. За исключением VOR-заказов, этот этап повторяется ежедневно для распределения меняющегося фактического наличия. Количество, распределенное в конкретный заказ не могут быть “переброшены” в другой.
Начало распределения. Система распределяет наличный запас по поступающим заказам по специальной логике, использующей факторы приоритета, такие, как тип заказа, дата его получения, ожидаемая дата готовности к отгрузке или график отхода судов, состояние платежа и др. В случае VOR-заказов распределение выполняется немедленно после подтверждения заказа, ля “первичных заказов” стартовая дата распределения вводится оператором вручную с учетом графика “запуска” новой модели машины. Обычно дилеры получают запасные части по первичным заказам примерно в те же сроки, что и новые машины. Согласно регулированию внешнеторговых сделок отгрузка невозможна без официального подтверждения платежа. Распределение запаса откладывается до фактического получения платежа или гарантий платежа.
Последовательность обработки заказа:
НОВЫЙ ЗАКАЗ плюс НЕВЫПОЛНЕННЫЙ ЗАКАЗ минус СЛИЯНИЕ минус РЕШЕНИЕ О ПРИОРИТЕТЕ РАСПРЕДЕЛЕНИЯ минус РЕШЕНИЕ ПО ОЖИДАЕМОМУ СРОКУ ОТГРУЗКИ ИЛИ ГРАФИКУ ОТХОДА СУДОВ минус РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ЗАПАСА минус ПЕРЕЧЕНЬ ПРИНЯТЫХ К ИСПОЛНЕНИЮ (для отгрузки) плюс ПЕРЕЧЕНЬ ОТСУТСТВУЮЩИХ В НАЛИЧИИ (для заказа поставщикам)
Физический контроль движения. Система распределения исполняет следующие основные функции:
Эффективное распределение запасных частей: удовлетворяет заказы дилеров наличным запасом справедливо и быстро, базируясь на правилах приоритета распределения. Создание данных о неудовлетворенной части заказа: в случае нехватки деталей на складе для покрытия заказа создает файл “неудовлетворенный заказ” и выдает срочный заказ на пополнение склада.
С другой стороны, система физического контроля помогает сбалансировать загрузку склада, контролируя следующее:
контроль времени и частоты выдачи нарядов для отбора и упаковки деталей: наряды по отдельным заказам не выдаются – выдача приостановлена до тех пор, пока распределение запаса не закончится по всем поступившим заказам;
оптимизация по объему отгружаемых партий: для авиазаказов и “первичных заказов” все же существует определенный уровень резерва до начала выдачи нарядов;
оптимизация объема отгружаемых партий: ради экономической эффективности объемы отгружаемых партий оптимизируются на базе фрахтовых ставок, минимальных количеств в упаковке, графика отплытия судов и т. д.
Подтверждение заказа и счет проформа. Подтверждение заказа должно быть отпечатано с компьютера после проверки заказа. При помощи компьютерной системы дилер получает более точную информацию о номерах и ценах деталей. Счет-проформа, если нужен дилеру, должен готовиться после подтверждения заказа. Дистрибьютор может использовать счет-проформу для получения импортной лицензии, обеспечения платежа и т. д.
А – название дилера;
В – номер подтверждения заказа – присваивает Компания;
С – номер заказа;
D – условия сделки – как согласовано между дилером и Компанией;
Е – валюта – обычно доллары США, если другое не согласовано сторонами;
F – дата;
G – страница;
Н – номер позиции – тот, который был в заказе дилера.
Примечания:
1. В случае изменения кода АС или АО к номеру позиции будет добавлена буква, например:
2. В случае “ненормальных” количеств к номеру позиции добавляются значки:
использовать титульную страницу заказа – форму №__. Ниже приведен
образец заполнения формы.
А Название дилера В. Номер заказа
Важно: ошибка может привести к отгрузке не в тот адрес.
С. Дата заказа
D. Введите знак в колонку желаемого способа отгрузки
F. Введите знак в колонку желаемых условий поставки
Введенный значок и риск убытков:
Если другое не согласовано между дилером и Компанией, все условия поставок соответствуют INCOTERMS 2000
F. Введите знак в колонку применяемого способа платежей
G. Пункт назначения
H. Порт разгрузки
Модель машины
Никогда не высылайте смешанный заказ под одним и тем же номером на запчасти к легковым и грузовым машинам.
J. Количество позиций (строк) в заказе
К. Если иное специально не требует дилер, оставьте эту колонку пустой. Стандартизированная отгрузочная маркировка будет присвоена для облегчения компьютерной обработки документации в Компании.
L. Введите информацию для размещения “первичного заказа”.
М. Фамилия менеджера службы запчастей, его подпись.
Выверка номеров деталей. До обработки “первичного заказа для складского запаса” Компания выверяет и корректирует номера заказанных запчастей, чтобы обеспечить поставку правильных деталей. Учитывая частые конструктивные изменения деталей в период освоения новых моделей машин, процесс выверки номеров деталей очень важен. Результаты выверки номеров деталей будут сообщены дилеру в “счете – проформе” или в “подтверждении заказа”. В связи с изложенным соблюдайте следующие инструкции:
Направляйте отдельный заказ на запчасти к новой модели машин и присваивайте код типа заказа “I” “первичному заказу”, присоединив его в конце цифрового номера заказа. Укажите название модели машины и год модели, намечаемую дату розничных продаж машин, номер публикации IRL, на которой базируется “первичный заказ”.
Система нумерации заказов. Номер заказа состоит из 10 знаков. Первые б знаков представляют собой код дилера, включая 1 знак для регионального склада. Остальные 4 знака – серийный номер.
Пример:
Код дилера: Компания присваивает каждому дилеру.
Код регионального склада: идентифицирует каждый региональный склад дилера на его территории. Если у дилера всего один склад, он обозначается как “X”, если два и более, код присваивается каждому.
Код года:
Последняя цифра года для заказов на запчасти к легковым автомобилям и микроавтобусам и мини-грузовикам: 7 -1997, 9 – 1999, 0 -2000.
Код месяца: Алфавитная последовательность от А (январь) до L (декабрь).
Код последовательности заказов: Алфавитная последовательность для каждого типа заказа на месячной базе.
А = Первый срочный заказ в ноябре.
В= Второй срочный заказ в ноябре.
С= Третий срочный заказ в ноябре.
Код типа заказа:
Стандартные параметры
Примечание. Если способ отгрузки не указан, дилер может выбрать желаемый, указав его в заказе.
Типы заказов. Назначение кодов типов заказов и принципы формирования типов.
* Примечание: Специальные заказы
Первичный заказ для новой модели выполняется не из регулярного запаса, а обрабатывается в соответствии со стандартным графиком обеспечения поставок для новых моделей машин.
Первичные складские заказы для новых моделей маши. Для успешного запуска новых моделей на рынке важно, чтобы создание первичного запаса покрывало потребности стартового периода, по крайней мере трех месяцев, до тех пор, пока прибудет первый месячный заказ на склад дилера. Каталог запасных частей для новой модели может быть еще не готов из-за частых конструктивных изменений на стадии освоения новой модели. Поэтому Компания выпускает Рекомендации (IRL–Initial recommendation list) и стандартный график обеспечения поставок запчастей к новым моделям. Этим обеспечивается возможность для дилера подготовить вовремя “первичный заказ” и возможность пунктуальной отгрузки.
Стандартный график обеспечения поставок запчастей к новым моде лям. Менеджер службы запчастей должен направить “первичный заказ” в полном соответствии со сроками начала продаж новых машин и со спецификацией заказа к новым моделям, тесно взаимодействуя с менеджером по продажам. Будьте уверены в правильности выбора номеров деталей из рекомендованной спецификации (Код модели, опцион код в IRL) и определите заказываемые количества в соответствии с сервисными условиями вашего рынка. Направляйте отдельный заказ с кодом “I” и проверьте заполнение колонки “In case of initial order for new vehicle model” в формуляре EPD – 010, чтобы Компания обеспечила приоритет обработки заказа и двойную проверку номеров деталей.
Пример:
In case of initial order for new vehicle model (В случае первичного заказа для новой модели)
Model name (Название модели): H1
Model year (Год модели): 00MY
Sheduled date of launching (Дата старта продаж): JAN 20, 2006
Order made based on (Заказ подготовлен на базе): COMPANY’S REF. MKG-70725 (рекомендованной спецификации № 70725)
Конструктивные изменения требуют изменений в номерах деталей. Компания будет отражать все изменения в номерах деталей в счетах-проформах и подтверждениях заказов.
Первый месячный складской заказ дилера. Компания подчеркивает, что дилер должен регистрировать новые детали в своей базе данных, как только получит каталог запчастей для новой модели и направит первый месячный складской заказ для полномасштабной поддержки новой модели.
Принадлежности. Компания высылает “Справочник принадлежностей” для новых моделей машин за полтора месяца до начала производства продукции. Это дает возможность отгружать принадлежности в те же сроки, что и запчасти по первичному заказу.
Месячный складской заказ. Размещается для пополнения запаса ежемесячно.
Во избежание ошибок при ручном печатании заказов дилерам рекомендуется высылка заказов электронной почтой. Для сокращения расходов по перевозкам дилерам рекомендуется включать объемные детали (бамперы, панели, стекла) в складские заказы на основе тщательного контроля движения запаса. Дистрибьюторам настоятельно рекомендуется выдерживать даты и объемы заказов, согласованные с Компанией, для сокращения сроков поставки и увеличения степени удовлетворения за счет ритмичной и эффективной организации физических операций на складе. Месячные заказы позволяют получить прямые и косвенные преимущества – минимальные расходы по обработке и перевозке, а также экономичный уровень запасов.
VOR – заказы (неисправная машина на обочине)
В случае если автомобиль не может быть отремонтирован из-за отсутствия детали на складе дилера, он направляет специальный срочный заказ VOR(vehicle off road – машина на обочине, вне дороги). VOR-заказы обрабатываются вне очереди по всем процессам системы обработки заказов. Цель Компании в поставке таких заказов – 48 часов после получения заказа, если:
компания получила заказ до 9 часов утра и платеж заранее урегулирован; для поставки не требуется специальных документов, таких, как “сертификат о происхождении товара”, “консульский коммерческий счет”, “сертификат инспекции sgs” и т. п.;
имеется в этот период самолет и место в нем;
тип заказа точно указан дилером – “v”;
заказанные детали действительно относятся к возможным VOR-ситуациям.
Для обеспечения срочного выполнения заказов дилеры должны указывать в них только действительно необходимые детали, по возможности, не более 10 наименований. Детали, которые из-за отсутствия на складе не отгружены немедленно, ожидают в перечне невыполненных срочных заказов. При пополнении запаса они в первую очередь обрабатываются по наличию. Принимая во внимание дороговизну авиафрахта для дилеров и высокую стоимость срочной обработки заказов для Компании, дилерам рекомендуется уменьшить количество срочных заказов и увеличить количество регулярных, месячных.
Запрещение изменения заказов. Ни один из заказов, подтвержденных компьютером Компании, не может быть изменен и каждый дилер должен учитывать и соблюдать это требование.
Причины этого следующие:
корректировки удлиняют сроки выполнения заказов и вызывают перерывы в технологическом процессе обработки заказов в Компании;
компьютеризованная система службы запчастей не имеет необходимой гибкости для внесения изменений;
дорогостоящие процедуры распаковки и раскладки товаров в случае уменьшения или аннулирования заказов;
необходимость в корректировке заказов может быть устранена дилерами за счет увеличения внимательности и двойной проверки заказов.
В случае необходимости увеличить или дополнить заказ, дилер должен направить отдельный дополнительный заказ. Компания постарается отгрузить товар по дополнительному заказу вместе с товаром по основному, если обстоятельства позволят. Ошибки присущи людям, но Компания надеется на понимание дилеров, что запрет изменения заказов – к взаимной пользе.
Процесс обработки заказов в Компании. Нижеприведенная схема иллюстрирует три главные системы, их базовые функции и взаимодействие между Компанией и дилерами, показывая общую картину обработки заказов дилеров.
Получение заказов. Так как заказы поступают на дисплей, они проверяются немедленно в случае VOR – заказов или по очереди в случае других заказов на правильность:
номера, типа и даты заказа;
номеров заказываемых деталей;
заказываемых количеств (не применяется для некоторых заказов).
Проверочная программа печатает “Отчет о расхождениях” для ручного ввода корректировок в компьютер. Эта ручная корректировка снижает количество отказов системой в поставке деталей из-за возможных ошибок в заказах. Затем система создает “Файл заказа” как подготовительный этап для обработки по наличию и, при необходимости, печатает “Подтверждение заказа” для высылки дилеру.
Для информации дилеров в “Подтверждении заказа” печатаются коды изменений, если номера или количества деталей были изменены. При “первичном заказе” система готовит свой соответствующий первичный заказ изготовителям запасных частей.
Последовательность проверки заказа:
ЗАКАЗ – ВВОД – ПРОВЕРКА НА ПРАВИЛЬНОСТЬ – ПРОВЕРКА ПО НАЛИЧИЮ – ПЕРЕЧЕНЬ ОШИБОК – РУЧНАЯ КОРРЕКТИРОВКА – ПОДТВЕРЖДЕНИЕ ЗАКАЗА
Компьютер проверяет “ненормальные” заказываемые количества
Во избежание обработки неверного заказа система предусматривает поиск “ненормальных” количеств заказанных по ошибке или опечатке деталей по специальному алгоритму и дает правильное предложение количеств в таких случаях.
Как находят “ненормальные” количества?
Система проверяет среднемесячный спрос на соответствующую деталь и отмечает как “ненормальное” количество, превышающее спрос в 3 и более раз.
Без проверки “ненормальных” количеств обрабатываются следующие заказы:
– Первичные
– VOR-заказы
– Заказы, по которым выслано подтверждение для акцепта и оплаты дилером.
В случае заказа “ненормальных” количеств не быстро оборачивающихся запчастей они могут быть поставлены после подтверждения дилера.
Дистрибьютора уведомляют о результатах проверки заказа следующим образом:
РАСПРЕДЕЛЕНИЕ СКЛАДСКОГО ЗАПАСА
Этот этап предусматривает распределение наличия деталей по заказам объективным и эффективным образом, базирующимся на стратегии управления запасами. За исключением VOR-заказов, этот этап повторяется ежедневно для распределения меняющегося фактического наличия. Количество, распределенное в конкретный заказ не могут быть “переброшены” в другой.
Начало распределения. Система распределяет наличный запас по поступающим заказам по специальной логике, использующей факторы приоритета, такие, как тип заказа, дата его получения, ожидаемая дата готовности к отгрузке или график отхода судов, состояние платежа и др. В случае VOR-заказов распределение выполняется немедленно после подтверждения заказа, ля “первичных заказов” стартовая дата распределения вводится оператором вручную с учетом графика “запуска” новой модели машины. Обычно дилеры получают запасные части по первичным заказам примерно в те же сроки, что и новые машины. Согласно регулированию внешнеторговых сделок отгрузка невозможна без официального подтверждения платежа. Распределение запаса откладывается до фактического получения платежа или гарантий платежа.
Последовательность обработки заказа:
НОВЫЙ ЗАКАЗ плюс НЕВЫПОЛНЕННЫЙ ЗАКАЗ минус СЛИЯНИЕ минус РЕШЕНИЕ О ПРИОРИТЕТЕ РАСПРЕДЕЛЕНИЯ минус РЕШЕНИЕ ПО ОЖИДАЕМОМУ СРОКУ ОТГРУЗКИ ИЛИ ГРАФИКУ ОТХОДА СУДОВ минус РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ЗАПАСА минус ПЕРЕЧЕНЬ ПРИНЯТЫХ К ИСПОЛНЕНИЮ (для отгрузки) плюс ПЕРЕЧЕНЬ ОТСУТСТВУЮЩИХ В НАЛИЧИИ (для заказа поставщикам)
Физический контроль движения. Система распределения исполняет следующие основные функции:
Эффективное распределение запасных частей: удовлетворяет заказы дилеров наличным запасом справедливо и быстро, базируясь на правилах приоритета распределения. Создание данных о неудовлетворенной части заказа: в случае нехватки деталей на складе для покрытия заказа создает файл “неудовлетворенный заказ” и выдает срочный заказ на пополнение склада.
С другой стороны, система физического контроля помогает сбалансировать загрузку склада, контролируя следующее:
контроль времени и частоты выдачи нарядов для отбора и упаковки деталей: наряды по отдельным заказам не выдаются – выдача приостановлена до тех пор, пока распределение запаса не закончится по всем поступившим заказам;
оптимизация по объему отгружаемых партий: для авиазаказов и “первичных заказов” все же существует определенный уровень резерва до начала выдачи нарядов;
оптимизация объема отгружаемых партий: ради экономической эффективности объемы отгружаемых партий оптимизируются на базе фрахтовых ставок, минимальных количеств в упаковке, графика отплытия судов и т. д.
Подтверждение заказа и счет проформа. Подтверждение заказа должно быть отпечатано с компьютера после проверки заказа. При помощи компьютерной системы дилер получает более точную информацию о номерах и ценах деталей. Счет-проформа, если нужен дилеру, должен готовиться после подтверждения заказа. Дистрибьютор может использовать счет-проформу для получения импортной лицензии, обеспечения платежа и т. д.
А – название дилера;
В – номер подтверждения заказа – присваивает Компания;
С – номер заказа;
D – условия сделки – как согласовано между дилером и Компанией;
Е – валюта – обычно доллары США, если другое не согласовано сторонами;
F – дата;
G – страница;
Н – номер позиции – тот, который был в заказе дилера.
Примечания:
1. В случае изменения кода АС или АО к номеру позиции будет добавлена буква, например: