Страница:
Мы можем делать одновременно столько дел, сколько захотим, и до тех пор, пока не решим остановиться.
Мы сможем справиться с любыми трудностями и сохранить положительный настрой, если забудем про старый, свойственный рутинной работе принцип «не браться за несколько дел сразу». Принцип нескольких тропинок не является образцом привычных многим дисциплины и порядка, но большинство матерей уже сделали из него искусство, вот почему по возвращению на работу они обгоняют многих из нас в скорости выполнения работы по крайней мере в два раза!
В течение рабочего дня мы неоднократно сталкиваемся с необходимостью подождать. Разумно будет извлекать из вынужденных перерывов пользу.
Мы можем выполнить часть рутинной работы, пока говорим по телефону с многословным человеком или ждем, когда нам «перезвонят через секунду, когда загрузится компьютер или распечатается документ. Некоторые идеи для заполнения таких перерывов: найти нужный адрес, выкинуть конверты, наклеить ярлыки на диски, навести порядок в ящиках стола, проверить почту, подшить новые файлы и наклеить на них ярлыки, откорректировать письма, сделать копии, удалить старые файлы с жесткого диска, обновить ваш список проектов.
В офисе мы всегда можем сделать больше дел, чем запланировали, ведь в нашем распоряжении есть семь больших помощников:
• До - до начала рабочего дня.
• После - после того, как все уйдут из офиса.
• Каждый раз - каждый раз, когда в работе неожиданно происходит заминка.
• Пока - пока печатает принтер.
• Во время - во время еды или ожидания звонка.
• Повсюду - повсюду, где посетит вдохновение.
• Потому что - потому что мы можем думать, руководить и жевать жевательную резинку одновременно.
Думайте наперед, старайтесь предвидеть каждый следующий шаг, думайте, как можно приступить к новому заданию, продолжая выполнять старое.
Взгляд в будущее также поможет вам лучше подготовиться к предстоящим поручениям.
Приводим в порядок сумятицу дел
3. ОБСТАНОВКА В ОФИСЕ
В туристическом походе комфортность нашего пребывания на природе будет зависеть от того, где и как мы разобьем лагерь. Поставить палатки около болота, на склоне холма или в месте, где нет родника, - означает омрачить отдых многими неудобствами. Точно так же нашей работе в офисе могут помешать захламленный кабинет или располагающийся над рабочим местом громкоговоритель, а также толпы сотрудников, постоянно курсирующие мимо нашего стола.
Местонахождение нашего рабочего места влияет на наше эмоциональное состояние, поэтому мы должны организовать вокруг себя максимально комфортные условия. Когда нам приходится сражаться с неудобствами окружающей обстановки, мы постепенно теряем способность эффективно работать и становимся раздражительными.
Рабочее место
Окна и освещение
Проектирование и перепланировка офиса
Создайте комфортные условия
4. ПОРЯДОК НА РАБОЧЕМ МЕСТЕ
Однажды я был свидетелем следующей истории: в один офис пришел посетитель на назначенную встречу с корреспондентом.
Ему доложили, что корреспондента нет на месте: как выяснилось впоследствии, его просто не заметили за грудой бумаг, возвышающейся на рабочем столе. В результате тот потерял возможность получить интереснейший материал для публикации.
Когда его в конце концов уговорили выбросить со стола лишнее, он обнаружил, что почти все документы из той кипы устарели и потеряли ценность.
Многие из нас пришли бы шок, если бы составили полный список содержимого своего письменного стола.
Давайте составим перечень типичного хлама, который обычно скапливается в офисе:
• Шестнадцать рекламных листовок, предлагающих воспользоваться услугами «Центра американского английского»
• Вестник потребительского спроса за 1992 год
• Стакан с высохшими маркерами и огрызками карандашей
• Коробка визитных карточек с устаревшими телефонными номерами
• Перчатка, оставленная одним из посетителей (никто не помнит, кем и когда)
• Именная дощечка, подтверждающая, что вы были членом Торгово-промышленной палаты СССР в 1986 году
• Руководство по эксплуатации к старому программному обеспечению
• Демонстрационный видеоролик оборудования, которое вы так и не купили
• Вышедшие из строя дискеты
• Маленькие металлические коробочки с запасными частями для авторучек, в то время как вы не пользуетесь авторучками
• Высохшие картриджи для принтера
Начните с себя
Определитесь, как поступить с использованными вещами
Под тяжестью бумаг
Наиболее предпочтительный прием обращения с грудой бумаг
***
Мы сможем справиться с любыми трудностями и сохранить положительный настрой, если забудем про старый, свойственный рутинной работе принцип «не браться за несколько дел сразу». Принцип нескольких тропинок не является образцом привычных многим дисциплины и порядка, но большинство матерей уже сделали из него искусство, вот почему по возвращению на работу они обгоняют многих из нас в скорости выполнения работы по крайней мере в два раза!
***
В течение рабочего дня мы неоднократно сталкиваемся с необходимостью подождать. Разумно будет извлекать из вынужденных перерывов пользу.
Мы можем выполнить часть рутинной работы, пока говорим по телефону с многословным человеком или ждем, когда нам «перезвонят через секунду, когда загрузится компьютер или распечатается документ. Некоторые идеи для заполнения таких перерывов: найти нужный адрес, выкинуть конверты, наклеить ярлыки на диски, навести порядок в ящиках стола, проверить почту, подшить новые файлы и наклеить на них ярлыки, откорректировать письма, сделать копии, удалить старые файлы с жесткого диска, обновить ваш список проектов.
ВЫСТРАИВАЕМ ИЕРАРХИЮ ДЕЛ,
КОТОРЫМИ ЗАНИМАЕМСЯ
ОДНОВРЕМЕННО
В офисе мы всегда можем сделать больше дел, чем запланировали, ведь в нашем распоряжении есть семь больших помощников:
• До - до начала рабочего дня.
• После - после того, как все уйдут из офиса.
• Каждый раз - каждый раз, когда в работе неожиданно происходит заминка.
• Пока - пока печатает принтер.
• Во время - во время еды или ожидания звонка.
• Повсюду - повсюду, где посетит вдохновение.
• Потому что - потому что мы можем думать, руководить и жевать жевательную резинку одновременно.
Думайте наперед, старайтесь предвидеть каждый следующий шаг, думайте, как можно приступить к новому заданию, продолжая выполнять старое.
Взгляд в будущее также поможет вам лучше подготовиться к предстоящим поручениям.
Приводим в порядок сумятицу дел
Нам следует браться за выполнение работы в ту же минуту, когда она поступает. Пробегайте глазами все документы, отправляйте ненужное в мусорную корзину, а нужное подшивайте в файл или откладывайте в соответствующую стопку. Другими словами, не позволяйте работе накапливаться.
Еще один совет: не откладывайте в долгий ящик несложные задания. Выполните их сразу же, иначе в один прекрасный день окажетесь погребенным под грудой невыполненной работы.
Мы можем перепоручать нашу работу не только подчиненным, но и нашим коллегам, и даже начальникам.
Некоторые поручения имеет смысл отдать внештатным работникам. Многие дела больше под силу людям, обладающим большим влиянием или находящимся на другой ступени социальной лестницы.
Как мы можем спастись от окружающей нас суматохи: моря работы, количество которой все растет, и непредсказуемых событий, мелькающих перед глазами? Один из вариантов - скрепя сердце, окунуться в ворох накопившихся дел.
Сначала беритесь за срочные поручения и приложите все усилия, чтобы побыстрее их выполнить.
Дела, которые могут подождать, занесите в список несрочных дел.
Вы можете дождаться, когда поступит второе срочное поручение, но это рискованно. Доводить до конца два неотложных дела сразу очень непросто, кроме того, есть вероятность, что пострадает качество работы. Если вы протянете время, то рискуете не завершить работу в срок. В том, что задание останется несделанным, пролежав в очереди два с половиной месяца, будет только ваша вина.
Если составленный вами список дел невероятно длинен, вы можете, набравшись храбрости, незамедлительно приступить к их постепенному выполнению. Возможно, это под силу не каждому, но зато в нужных ситуациях, такой метод творит чудеса.
Выберите с десяток самых «горячих» проектов, реализация которых может принести компании значительную прибыль и выгоду.
Поместите их во главу списка и оставьте на время в стороне дела, не относящиеся к выбранным пунктам. Для них можно завести отдельный список.
Вы должны быть готовы к недовольству со стороны начальства и коллег, если ради завершения выбранных проектов вам придется игнорировать некоторые второстепенные поручения и просьбы, даже если они исходят от руководства. Не исключено, что атмосфера в офисе будет весьма накаленной, и вам поначалу придется нелегко. Постарайтесь сохранять мужество и не раздражаться в ответ на упреки сотрудников в том, что вы не принимаете участие в разработке плана работы компании на следующий год и не срываете старые бумаги с доски объявлений. Когда придет время для подведения итогов (повышения зарплаты и продвижения по службе), они вспомнят о том, что именно вы заработали для компании два миллиона долларов, а вовсе не о необработанном вами документе не первой степени важности.
Завершите поручение, которое повысит доход компании, не обращая внимания на недовольство окружающих: эти люди хотят, чтобы вы брались за пятидолларовые и десятидолларовые проекты, а не за действительно серьезные дела.
Не все проекты и задания, с которыми вам приходится сталкиваться, хорошо продуманы. Это может относиться и к поручениям руководства.
Если вы не согласны с конкретным заданием, сообщите об этом начальству: поставьте под сомнение срочность выполнения этого задания и попросите начальника обосновать его значимость. Лучше сейчас перетерпеть гром и молнии, чем взяться за сомнительный проект и в итоге оставить его незавершенным.
Если вы сумели убедить начальника в своей правоте - прекрасно. Возможно, вместе вы сможете найти альтернативный путь к достижению желаемого результата.
Еще один совет: не откладывайте в долгий ящик несложные задания. Выполните их сразу же, иначе в один прекрасный день окажетесь погребенным под грудой невыполненной работы.
***
Мы можем перепоручать нашу работу не только подчиненным, но и нашим коллегам, и даже начальникам.
Некоторые поручения имеет смысл отдать внештатным работникам. Многие дела больше под силу людям, обладающим большим влиянием или находящимся на другой ступени социальной лестницы.
***
Как мы можем спастись от окружающей нас суматохи: моря работы, количество которой все растет, и непредсказуемых событий, мелькающих перед глазами? Один из вариантов - скрепя сердце, окунуться в ворох накопившихся дел.
Сначала беритесь за срочные поручения и приложите все усилия, чтобы побыстрее их выполнить.
Дела, которые могут подождать, занесите в список несрочных дел.
Вы можете дождаться, когда поступит второе срочное поручение, но это рискованно. Доводить до конца два неотложных дела сразу очень непросто, кроме того, есть вероятность, что пострадает качество работы. Если вы протянете время, то рискуете не завершить работу в срок. В том, что задание останется несделанным, пролежав в очереди два с половиной месяца, будет только ваша вина.
НАКАЛИТЕ АТМОСФЕРУ В ОФИСЕ
Если составленный вами список дел невероятно длинен, вы можете, набравшись храбрости, незамедлительно приступить к их постепенному выполнению. Возможно, это под силу не каждому, но зато в нужных ситуациях, такой метод творит чудеса.
Выберите с десяток самых «горячих» проектов, реализация которых может принести компании значительную прибыль и выгоду.
Поместите их во главу списка и оставьте на время в стороне дела, не относящиеся к выбранным пунктам. Для них можно завести отдельный список.
Вы должны быть готовы к недовольству со стороны начальства и коллег, если ради завершения выбранных проектов вам придется игнорировать некоторые второстепенные поручения и просьбы, даже если они исходят от руководства. Не исключено, что атмосфера в офисе будет весьма накаленной, и вам поначалу придется нелегко. Постарайтесь сохранять мужество и не раздражаться в ответ на упреки сотрудников в том, что вы не принимаете участие в разработке плана работы компании на следующий год и не срываете старые бумаги с доски объявлений. Когда придет время для подведения итогов (повышения зарплаты и продвижения по службе), они вспомнят о том, что именно вы заработали для компании два миллиона долларов, а вовсе не о необработанном вами документе не первой степени важности.
Завершите поручение, которое повысит доход компании, не обращая внимания на недовольство окружающих: эти люди хотят, чтобы вы брались за пятидолларовые и десятидолларовые проекты, а не за действительно серьезные дела.
Не все проекты и задания, с которыми вам приходится сталкиваться, хорошо продуманы. Это может относиться и к поручениям руководства.
Если вы не согласны с конкретным заданием, сообщите об этом начальству: поставьте под сомнение срочность выполнения этого задания и попросите начальника обосновать его значимость. Лучше сейчас перетерпеть гром и молнии, чем взяться за сомнительный проект и в итоге оставить его незавершенным.
Если вы сумели убедить начальника в своей правоте - прекрасно. Возможно, вместе вы сможете найти альтернативный путь к достижению желаемого результата.
3. ОБСТАНОВКА В ОФИСЕ
В туристическом походе комфортность нашего пребывания на природе будет зависеть от того, где и как мы разобьем лагерь. Поставить палатки около болота, на склоне холма или в месте, где нет родника, - означает омрачить отдых многими неудобствами. Точно так же нашей работе в офисе могут помешать захламленный кабинет или располагающийся над рабочим местом громкоговоритель, а также толпы сотрудников, постоянно курсирующие мимо нашего стола.
Местонахождение нашего рабочего места влияет на наше эмоциональное состояние, поэтому мы должны организовать вокруг себя максимально комфортные условия. Когда нам приходится сражаться с неудобствами окружающей обстановки, мы постепенно теряем способность эффективно работать и становимся раздражительными.
Рабочее место
Вряд ли для производства продукции требуется роскошное убранство офиса, потому не следует делать интерьер особо вычурным. Оставьте это индивидуалистам. Чрезмерно декорированный и переполненный мебелью кабинет только отвлекает внимание. Дорогие ковры ручной работы, коллекционные вещи, предметы искусства, все те хрупкие и дорогие предметы, которые можно сломать или разбить, только усложняют нам жизнь на работе. Мы любуемся ими, протираем от пыли, с гордостью демонстрируем их гостям и знакомым, волнуемся чтобы их не украли, но ни одно из этих действий не способствует ни появлению полезных контактов, ни концентрации внимания на работе.
Внешнее убранство мало что значит. Лично мне для эффективной работы будет достаточно нескольких квадратных метров, телефона под рукой, толстой двери, длинного списка заданий и большой корзины для мусора.
За письменными столами стоимостью пять долларов с успехом работают миллионеры, в то время как из-за столов из красного дерева увольняют многих людей, страдающих манией величия.
Никогда не обращали внимания на то, сколько энергии и размышлений уходит на поиск и выбор рабочего места, если это не было спланировано заранее? «Переместите меня подальше от туалета! » «Я хочу, чтобы в моем кабинете было окно!»
Большинству из нас не терпится занять наиболее выгодное место, например, в углу или в нише, однако иной раз гонор и тщеславие лучше оставить при себе. Если ваше мнение может повлиять на ситуацию, постарайтесь избежать следующих неудачных мест:
• Около двери, особенно ведущей на улицу, чтобы вам не пришлось постоянно бороться с холодом и зноем, шумом и сквозняком, сдувающим бумаги со стола.
• Рядом с копировальной машиной.
• Вдоль проходов, где проходит и останавливается много народу: здесь бывает трудно не то что сосредоточиться на работе, но даже услышать телефонный звонок!
• Такое место, где каждый, проходящий мимо, может увидеть изображение на вашем мониторе.
• В непосредственной близости от туалета или комнаты для отдыха.
• Вблизи кондиционера или обогревателя.
Некоторые люди могут успешно работать в шумной обстановке и не обращать внимания на беспорядок: порой кажется, что они нуждаются в громкой музыке и постоянном движении вокруг себя.
Многим же другим необходима тишина: их раздражает даже малейшее жужжание над ухом. Если вам нравится рэп, ненавистный большинству коллег, купите наушники. Если грохот, раздающийся из-за соседнего стола, сводит вас с ума, также купите наушники.
Мягкий пол под ногами и приятные обои, толстые стены, звукопоглощающие потолочные покрытия и плотно закрытые двери - все это значительно снижает шум. Звуконепроницаемые окна также могут помочь, но перед их установкой вам придется выбрать, что для вас более важно: не слышать шума с улицы или работать при дневном освещении.
Внешнее убранство мало что значит. Лично мне для эффективной работы будет достаточно нескольких квадратных метров, телефона под рукой, толстой двери, длинного списка заданий и большой корзины для мусора.
За письменными столами стоимостью пять долларов с успехом работают миллионеры, в то время как из-за столов из красного дерева увольняют многих людей, страдающих манией величия.
Никогда не обращали внимания на то, сколько энергии и размышлений уходит на поиск и выбор рабочего места, если это не было спланировано заранее? «Переместите меня подальше от туалета! » «Я хочу, чтобы в моем кабинете было окно!»
Большинству из нас не терпится занять наиболее выгодное место, например, в углу или в нише, однако иной раз гонор и тщеславие лучше оставить при себе. Если ваше мнение может повлиять на ситуацию, постарайтесь избежать следующих неудачных мест:
• Около двери, особенно ведущей на улицу, чтобы вам не пришлось постоянно бороться с холодом и зноем, шумом и сквозняком, сдувающим бумаги со стола.
• Рядом с копировальной машиной.
• Вдоль проходов, где проходит и останавливается много народу: здесь бывает трудно не то что сосредоточиться на работе, но даже услышать телефонный звонок!
• Такое место, где каждый, проходящий мимо, может увидеть изображение на вашем мониторе.
• В непосредственной близости от туалета или комнаты для отдыха.
• Вблизи кондиционера или обогревателя.
Некоторые люди могут успешно работать в шумной обстановке и не обращать внимания на беспорядок: порой кажется, что они нуждаются в громкой музыке и постоянном движении вокруг себя.
Многим же другим необходима тишина: их раздражает даже малейшее жужжание над ухом. Если вам нравится рэп, ненавистный большинству коллег, купите наушники. Если грохот, раздающийся из-за соседнего стола, сводит вас с ума, также купите наушники.
Мягкий пол под ногами и приятные обои, толстые стены, звукопоглощающие потолочные покрытия и плотно закрытые двери - все это значительно снижает шум. Звуконепроницаемые окна также могут помочь, но перед их установкой вам придется выбрать, что для вас более важно: не слышать шума с улицы или работать при дневном освещении.
Окна и освещение
В наши дни хорошие окна имеют большое значение.
Современные окна справляются с вентиляцией лучше, чем в давние времена - открытое настежь окно. Интересный вид из окна может не столько помогать нам, сколько отвлекать наше внимание от работы, особенно если окна нашего офиса занимают пространство от пола до потолка, и снаружи мимо них постоянно ходят люди (и вглядываются в стекло).
Рабочее место, расположенное рядом с окном, имеет свои недостатки. Например, сквозняки. Если окно расположено напротив вас, то свет от прямых солнечных лучей будет бить в глаза, кроме того он вреден для компьютера, а вечером, когда нет солнца, вам будет мешать свет от фар проезжающих мимо машин, отражающийся на экране монитора.
Если вам действительно не хватает окна рядом с рабочим столом:
• Повесьте на стену картину с изображением природы или красивым городским пейзажем.
• Оклейте комнату обоями, которые поднимают вам настроение, или даже распишите стены красками.
• Покрасьте одну стену в светло-голубой цвет и нарисуйте на этом фоне облака.
• Повесьте яркие занавески над воображаемым окном.
Если вам не хватает света - просто включите электрическое освещение.
Хорошее освещение экономит силы и нервы, поэтому обзаведитесь лампой. Не привыкайте работать в темноте: с достаточным количеством света работа идет гораздо лучше!
Современные окна справляются с вентиляцией лучше, чем в давние времена - открытое настежь окно. Интересный вид из окна может не столько помогать нам, сколько отвлекать наше внимание от работы, особенно если окна нашего офиса занимают пространство от пола до потолка, и снаружи мимо них постоянно ходят люди (и вглядываются в стекло).
Рабочее место, расположенное рядом с окном, имеет свои недостатки. Например, сквозняки. Если окно расположено напротив вас, то свет от прямых солнечных лучей будет бить в глаза, кроме того он вреден для компьютера, а вечером, когда нет солнца, вам будет мешать свет от фар проезжающих мимо машин, отражающийся на экране монитора.
Если вам действительно не хватает окна рядом с рабочим столом:
• Повесьте на стену картину с изображением природы или красивым городским пейзажем.
• Оклейте комнату обоями, которые поднимают вам настроение, или даже распишите стены красками.
• Покрасьте одну стену в светло-голубой цвет и нарисуйте на этом фоне облака.
• Повесьте яркие занавески над воображаемым окном.
Если вам не хватает света - просто включите электрическое освещение.
Хорошее освещение экономит силы и нервы, поэтому обзаведитесь лампой. Не привыкайте работать в темноте: с достаточным количеством света работа идет гораздо лучше!
Проектирование и перепланировка офиса
Когда мы принимаем участие в перепланировке офиса, в первую очередь следует составить список требуемого оборудования с указанием его параметров: длины, ширины, высоты и даже веса, а также измерить в сантиметрах необходимый отступ от стены. Даже если некоторые предметы будут закуплены лишь через несколько лет, мы должны предусмотреть для них пространство. Поэтому - измеряйте!
Чтобы набросать примерный план планировки офиса, необязательно быть художником или архитектором.
Вам требуется только представлять, каким бы вы хотели видеть ваше рабочее место. Если это необходимо, вырежьте из бумаги (сохраняя правильный масштаб) макеты мебели и оборудования, а затем наклейте их на миллиметровую бумагу.
Важно определиться, где будут проходить провода от электротехники и телефонный кабель. Сначала решите, где будет стоять оборудование, и в соответствии с этим можно будет удобно разместить розетки. Стандартное напряжение - 110 вольт, но для работы некоторой техники требуется 220 вольт.
Оставьте достаточно места для доски объявлений, грифельной доски и другого «настенного рабочего пространства». Убедитесь в том, что эта стена доступна, удобна и открыта для обзора.
Сразу, не откладывая, включите в проект место для архива. Понимание необходимости ведения архива - непременное условие для хорошо организованного бизнеса.
Чтобы набросать примерный план планировки офиса, необязательно быть художником или архитектором.
Вам требуется только представлять, каким бы вы хотели видеть ваше рабочее место. Если это необходимо, вырежьте из бумаги (сохраняя правильный масштаб) макеты мебели и оборудования, а затем наклейте их на миллиметровую бумагу.
Важно определиться, где будут проходить провода от электротехники и телефонный кабель. Сначала решите, где будет стоять оборудование, и в соответствии с этим можно будет удобно разместить розетки. Стандартное напряжение - 110 вольт, но для работы некоторой техники требуется 220 вольт.
Оставьте достаточно места для доски объявлений, грифельной доски и другого «настенного рабочего пространства». Убедитесь в том, что эта стена доступна, удобна и открыта для обзора.
Сразу, не откладывая, включите в проект место для архива. Понимание необходимости ведения архива - непременное условие для хорошо организованного бизнеса.
Создайте комфортные условия
Неудачная планировка офиса - преграда для успеха. Мы не должны мириться с неудобной мебелью и мешающей работе обстановкой, даже если уже успели привыкнуть к ним.
Убедитесь в том, что ваше рабочее пространство действительно комфортно, что стол не слишком высок и не настолько низок, что вы упираетесь коленями в его крышку. Переделайте ваш личный кабинет под себя. Все, что находится слишком далеко, сегодня же подвиньте поближе. Если вы маленького роста, или, наоборот, высокого, слишком крупны или слишком изящны, из-за чего стандартные размеры стола или стула вам не подходят; если вам непросто дотянуться до файлов, зеркала или лампы, - разместите предметы интерьера так, чтобы было удобно ими пользоваться, и при необходимости замените их на подходящие по размеру. Под конец длинного рабочего дня становится слишком тяжко довольствоваться тем, что есть. Итак, закрепляйте, распиливайте, клейте, двигайте, делайте все что угодно, лишь бы вам было комфортно работать.
• Переложите в доступное место файлы, которые должны быть «под рукой», когда звонит телефон.
• Повесьте телефон на стену, если он занимает слишком много места на столе.
• Переместите ящик с файлами, если он находится слишком низко.
• Используйте специальный ящик для файлов, которые рано помещать в архив.
• Складывайте мусор поближе к корзине, а не там, где он смотрится лучше всего.
• Избавьтесь от картин и плакатов, которые отвлекают ваше внимание или действуют угнетающе.
• Поместите в зоне видимости горшок с цветком или фотографию, которая улучшает настроение. Если что-то портит вам настроение - уберите это подальше.
• Обзаведитесь специальной бумагой для заметок и «узелков на память», прикрепите на стену расписание, календарь или график работы, - делайте все, что поможет сделать работу проще и добиться успеха.
Если вы левша, а все необходимое (рабочие принадлежности, оборудование) рассчитано на правшу, поменяйте расположение предметов так, чтобы вам было удобно ими пользоваться. Это займет немного времени сейчас, но зато избавит вас от физического напряжения и стресса на целые годы.
Ограничьте необходимость перемещаться по комнате: поставьте принтер рядом с компьютером, а около принтера - пачку бумаги. Возле письменного стола поместите ящики для файлов, чтобы хра нить в них личную документацию. Надобность часто вставать во время работы сильно раздражает.
Один «тройник» спасает от множества длинных проводов, тянущихся к каждой розетке в комнате.
Разгрузите письменный стол: держите на нем только то, что вы действительно используете. Если вам не нужен держатель для скотча, избавьтесь от него! Уберите подальше эти забавные подставки для ручек и карандашей, а также блокнот для записей, если пользы от них нет никакой, а пыли собирают много. Таким же образом поступите с пресс-папье, если в нем никогда не бывает бумаги.
Посмотрите с практической точки зрения на вещи, которые находятся на вашем рабочем столе, и избавьтесь от всего, что вам не нравится и чем вы никогда не будете пользоваться. Сидеть за чистым убранным столом - ни с чем не сравнимое удовольствие!
На рабочем месте, несмотря на некоторые возможные ограничения, необходимо присутствие личных вещей. Маленькая семейная фотография, рисунок, сделанный вашим ребенком, или просто открытка от любимого человека позволяют вам закрепить за собой права собственности на данную территорию.
Подберите в офис красивые и бесшумные часы и повесьте их в такое место, чтобы они были хорошо видны всем.
Kак быть с офисными растениями: к сожалению, очень часто они превращаются в жалкие, тощие ос танки некогда буйно цветущей растительности. Поэтому не приносите в офис декоративных цветов, требующих тщательного ухода, предпочтите более неприхотливые растения, терпимые к электрическому освещению. Чтобы сделать правильный выбор, проконсультируйтесь у продавца цветов или откройте руководство по домашнему цветоводству.
Заберите неподходящие растения к себе домой и поставьте на окно, или найдите им другой приют.
Иногда сотрудники приводят в офис своих детей.
У одного моего знакомого юриста в офисе есть столик с книжками, раскрасками, карандашами и бумагой для рисования, предназначенный специально для таких случаев. Дети могут развлекать себя, пока их родители ведут деловые переговоры.
В приемной другого офиса располагается большая красивая корзина, полная мягких игрушек. Управляющий офисом объяснил, что игрушки незаменимы для игр детей, приходящих в офис, поскольку не издают шума и их легко собрать обратно в корзину.
Более того, игрушки действуют успокаивающе на некоторых взрослых посетителей офиса.
Убедитесь в том, что ваше рабочее пространство действительно комфортно, что стол не слишком высок и не настолько низок, что вы упираетесь коленями в его крышку. Переделайте ваш личный кабинет под себя. Все, что находится слишком далеко, сегодня же подвиньте поближе. Если вы маленького роста, или, наоборот, высокого, слишком крупны или слишком изящны, из-за чего стандартные размеры стола или стула вам не подходят; если вам непросто дотянуться до файлов, зеркала или лампы, - разместите предметы интерьера так, чтобы было удобно ими пользоваться, и при необходимости замените их на подходящие по размеру. Под конец длинного рабочего дня становится слишком тяжко довольствоваться тем, что есть. Итак, закрепляйте, распиливайте, клейте, двигайте, делайте все что угодно, лишь бы вам было комфортно работать.
• Переложите в доступное место файлы, которые должны быть «под рукой», когда звонит телефон.
• Повесьте телефон на стену, если он занимает слишком много места на столе.
• Переместите ящик с файлами, если он находится слишком низко.
• Используйте специальный ящик для файлов, которые рано помещать в архив.
• Складывайте мусор поближе к корзине, а не там, где он смотрится лучше всего.
• Избавьтесь от картин и плакатов, которые отвлекают ваше внимание или действуют угнетающе.
• Поместите в зоне видимости горшок с цветком или фотографию, которая улучшает настроение. Если что-то портит вам настроение - уберите это подальше.
• Обзаведитесь специальной бумагой для заметок и «узелков на память», прикрепите на стену расписание, календарь или график работы, - делайте все, что поможет сделать работу проще и добиться успеха.
Если вы левша, а все необходимое (рабочие принадлежности, оборудование) рассчитано на правшу, поменяйте расположение предметов так, чтобы вам было удобно ими пользоваться. Это займет немного времени сейчас, но зато избавит вас от физического напряжения и стресса на целые годы.
Ограничьте необходимость перемещаться по комнате: поставьте принтер рядом с компьютером, а около принтера - пачку бумаги. Возле письменного стола поместите ящики для файлов, чтобы хра нить в них личную документацию. Надобность часто вставать во время работы сильно раздражает.
Один «тройник» спасает от множества длинных проводов, тянущихся к каждой розетке в комнате.
Разгрузите письменный стол: держите на нем только то, что вы действительно используете. Если вам не нужен держатель для скотча, избавьтесь от него! Уберите подальше эти забавные подставки для ручек и карандашей, а также блокнот для записей, если пользы от них нет никакой, а пыли собирают много. Таким же образом поступите с пресс-папье, если в нем никогда не бывает бумаги.
Посмотрите с практической точки зрения на вещи, которые находятся на вашем рабочем столе, и избавьтесь от всего, что вам не нравится и чем вы никогда не будете пользоваться. Сидеть за чистым убранным столом - ни с чем не сравнимое удовольствие!
На рабочем месте, несмотря на некоторые возможные ограничения, необходимо присутствие личных вещей. Маленькая семейная фотография, рисунок, сделанный вашим ребенком, или просто открытка от любимого человека позволяют вам закрепить за собой права собственности на данную территорию.
Подберите в офис красивые и бесшумные часы и повесьте их в такое место, чтобы они были хорошо видны всем.
Kак быть с офисными растениями: к сожалению, очень часто они превращаются в жалкие, тощие ос танки некогда буйно цветущей растительности. Поэтому не приносите в офис декоративных цветов, требующих тщательного ухода, предпочтите более неприхотливые растения, терпимые к электрическому освещению. Чтобы сделать правильный выбор, проконсультируйтесь у продавца цветов или откройте руководство по домашнему цветоводству.
Заберите неподходящие растения к себе домой и поставьте на окно, или найдите им другой приют.
Иногда сотрудники приводят в офис своих детей.
У одного моего знакомого юриста в офисе есть столик с книжками, раскрасками, карандашами и бумагой для рисования, предназначенный специально для таких случаев. Дети могут развлекать себя, пока их родители ведут деловые переговоры.
В приемной другого офиса располагается большая красивая корзина, полная мягких игрушек. Управляющий офисом объяснил, что игрушки незаменимы для игр детей, приходящих в офис, поскольку не издают шума и их легко собрать обратно в корзину.
Более того, игрушки действуют успокаивающе на некоторых взрослых посетителей офиса.
4. ПОРЯДОК НА РАБОЧЕМ МЕСТЕ
Однажды я был свидетелем следующей истории: в один офис пришел посетитель на назначенную встречу с корреспондентом.
Ему доложили, что корреспондента нет на месте: как выяснилось впоследствии, его просто не заметили за грудой бумаг, возвышающейся на рабочем столе. В результате тот потерял возможность получить интереснейший материал для публикации.
Когда его в конце концов уговорили выбросить со стола лишнее, он обнаружил, что почти все документы из той кипы устарели и потеряли ценность.
Многие из нас пришли бы шок, если бы составили полный список содержимого своего письменного стола.
Давайте составим перечень типичного хлама, который обычно скапливается в офисе:
• Шестнадцать рекламных листовок, предлагающих воспользоваться услугами «Центра американского английского»
• Вестник потребительского спроса за 1992 год
• Стакан с высохшими маркерами и огрызками карандашей
• Коробка визитных карточек с устаревшими телефонными номерами
• Перчатка, оставленная одним из посетителей (никто не помнит, кем и когда)
• Именная дощечка, подтверждающая, что вы были членом Торгово-промышленной палаты СССР в 1986 году
• Руководство по эксплуатации к старому программному обеспечению
• Демонстрационный видеоролик оборудования, которое вы так и не купили
• Вышедшие из строя дискеты
• Маленькие металлические коробочки с запасными частями для авторучек, в то время как вы не пользуетесь авторучками
• Высохшие картриджи для принтера
Начните с себя
Мы все хотим сначала сделать лучше этот мир, общество, нашу компанию, наших коллег и только потом себя, не так ли? Догадываетесь, на что я намекаю? Если мы поработаем над собственными недостатками, многие «их» проблемы исчезнут.
Многочисленный хлам и хаос вокруг нас - наша личная проблема, поэтому чтобы облегчить свой труд, наведите порядок на вверенной вам небольшой территории. Вот десять основных зон, на которые следует обратить внимание в первую очередь:
1. Ваш бумажник и карманы
2. Ваш портфель
3. Ящики письменного стола
4. Коробки с файлами
5. Выдвижные лотки и рабочий стол
6. Книжные полки
7. Жесткий диск вашего компьютера и коллекция дискет
8. Библиотека
9. Архив офиса
10. Ваш автомобиль
Вы удивитесь, какой эффект произведут ваши действия на окружающих и как преобразится ваше рабочее место.
Письменный стол - ваш лучший друг в офисе, потому относитесь к нему соответствующе. В нем помещается все: от канцелярских принадлежностей до секретных материалов и бумаг. Очень часто мы не уделяем ему достаточно внимания до тех пор, пока не захламим до предела. Действительно важные вещи приходится с трудом втискивать в ящики, после чего мы забываем, куда их положили, и не можем найти. Помните о том, что ваш стол - это не архив, а пространство, которым вы активно пользуетесь. Я обычно ликвидирую беспорядок во время телефонных разговоров: сортирую и переставляю предметы, ненужное выбрасы ваю, в итоге по окончании разговора свободного пространства для работы становится больше.
В процессе сортировки я обнаруживаю кучу бесполезных бумаг, несколько ржавых скрепок для бумаг, пару закостенелых ластиков, колпачки от ручек и ручки без чернил. (Прибавьте сами к этому перечню разделители для бумаг, файлы, или маленькие пустые коробочки, которые вы храните «на всякий случай».)
Дома мы ежедневно выбрасываем около килограмма мусора. Можно только удивляться тому, как много отходов мы создаем. Смею вас уверить: многие из нас избавляются от хлама не каждую неделю и даже не каждый месяц, а в лучшем случае раз в год. Будет лучше, если мы будем очищать наше рабочее пространство (письменный стол, диван для посетителей, пол, автомобиль) ежедневно!
Идея переработки отходов очень популярна в наши дни. Сортируйте использованные бумаги, и это быстро войдет в привычку. Офис от этого станет только лучше.
Многочисленный хлам и хаос вокруг нас - наша личная проблема, поэтому чтобы облегчить свой труд, наведите порядок на вверенной вам небольшой территории. Вот десять основных зон, на которые следует обратить внимание в первую очередь:
1. Ваш бумажник и карманы
2. Ваш портфель
3. Ящики письменного стола
4. Коробки с файлами
5. Выдвижные лотки и рабочий стол
6. Книжные полки
7. Жесткий диск вашего компьютера и коллекция дискет
8. Библиотека
9. Архив офиса
10. Ваш автомобиль
Вы удивитесь, какой эффект произведут ваши действия на окружающих и как преобразится ваше рабочее место.
***
Письменный стол - ваш лучший друг в офисе, потому относитесь к нему соответствующе. В нем помещается все: от канцелярских принадлежностей до секретных материалов и бумаг. Очень часто мы не уделяем ему достаточно внимания до тех пор, пока не захламим до предела. Действительно важные вещи приходится с трудом втискивать в ящики, после чего мы забываем, куда их положили, и не можем найти. Помните о том, что ваш стол - это не архив, а пространство, которым вы активно пользуетесь. Я обычно ликвидирую беспорядок во время телефонных разговоров: сортирую и переставляю предметы, ненужное выбрасы ваю, в итоге по окончании разговора свободного пространства для работы становится больше.
В процессе сортировки я обнаруживаю кучу бесполезных бумаг, несколько ржавых скрепок для бумаг, пару закостенелых ластиков, колпачки от ручек и ручки без чернил. (Прибавьте сами к этому перечню разделители для бумаг, файлы, или маленькие пустые коробочки, которые вы храните «на всякий случай».)
***
Дома мы ежедневно выбрасываем около килограмма мусора. Можно только удивляться тому, как много отходов мы создаем. Смею вас уверить: многие из нас избавляются от хлама не каждую неделю и даже не каждый месяц, а в лучшем случае раз в год. Будет лучше, если мы будем очищать наше рабочее пространство (письменный стол, диван для посетителей, пол, автомобиль) ежедневно!
Идея переработки отходов очень популярна в наши дни. Сортируйте использованные бумаги, и это быстро войдет в привычку. Офис от этого станет только лучше.
Определитесь, как поступить с использованными вещами
Представьте себе, что вы пришли в больницу, где врачи и медсестры редко убирают использованный материал и инструменты после операций. Под столами и в углах валяются окровавленные бинты и упаковки от таблеток, использованные шприцы, осколки костей и фрагменты удаленных частей тела. Вы придете в ужас от увиденного, и ваше мнение об этой больнице резко ухудшится. С нашим рабочим местом происходит то же самое, когда мы не убираем за собой бумаги и письменные принадлежности, с которыми закончили работать.
По завершении работы следует освободить стол от всего, что с ней связано: что-то отправить по почте или отнести в соседний кабинет, положить в файл или в корзину для мусора, - куда угодно, только прочь с вашего рабочего места. Каждый раз продираться сквозь старые бумаги и вскарабкиваться на вершину горы хлама - не самое приятное занятие, и к тому же отнимающее массу времени.
Если мы будем позволять вещам накапливаться, темп работы существенно снизится, дела пойдут из рук вон плохо.
Есть один очень действенный метод, позволяющий сделать работу в офисе более простой. Он заключается в том, чтобы начать избавляться он ненужного хлама и мусора прямо сейчас. Когда вещь потеряла актуальность, сломалась или разонравилась вам, выбрасывайте ее или немедленно найдите ей применение. Определитесь с судьбой этой вещи сию же минуту и увидите, как возрастет эффективность вашей работы.
По завершении работы следует освободить стол от всего, что с ней связано: что-то отправить по почте или отнести в соседний кабинет, положить в файл или в корзину для мусора, - куда угодно, только прочь с вашего рабочего места. Каждый раз продираться сквозь старые бумаги и вскарабкиваться на вершину горы хлама - не самое приятное занятие, и к тому же отнимающее массу времени.
Если мы будем позволять вещам накапливаться, темп работы существенно снизится, дела пойдут из рук вон плохо.
Есть один очень действенный метод, позволяющий сделать работу в офисе более простой. Он заключается в том, чтобы начать избавляться он ненужного хлама и мусора прямо сейчас. Когда вещь потеряла актуальность, сломалась или разонравилась вам, выбрасывайте ее или немедленно найдите ей применение. Определитесь с судьбой этой вещи сию же минуту и увидите, как возрастет эффективность вашей работы.
Под тяжестью бумаг
Не так давно перед нами маячила соблазнительная перспектива: «общество без бумаги». Мы представляли себе, как на замену грудам и кипам бумаг придут электронные записывающие устройства, компьютерные экраны и специальные системы, усваивающие информацию. На дворе XXI век, и что мы имеем в итоге? Если раньше в каждом офисе можно было насчитать двадцать тонн бумаги, теперь - только пятнадцать. Пространство офиса по-прежнему заваливается бумагой, и происходит это незаметно, например, вот так:
• Несколько лет назад в рамках каждой сферы бизнеса выпускалось два или три профессиональных журнала, сегодня от пяти до двадцати, или даже больше.
• Раньше счета за коммунальные услуги приходили на одной карточке. Теперь каждый счет приходит в отдельном конверте, и каждый конверт содержит несколько бланков.
• Самое простое присланное по факсу сообщение (включая титульный лист) насчитывает от двух до восьми листов бумаги.
• Число разнообразных каталогов за последние несколько лет увеличилось по меньшей мере в четыре раза.
• Число купонов, флаеров, брошюр увеличилось в десять раз, так как их стало проще распространять.
• Несколько лет назад в рамках каждой сферы бизнеса выпускалось два или три профессиональных журнала, сегодня от пяти до двадцати, или даже больше.
• Раньше счета за коммунальные услуги приходили на одной карточке. Теперь каждый счет приходит в отдельном конверте, и каждый конверт содержит несколько бланков.
• Самое простое присланное по факсу сообщение (включая титульный лист) насчитывает от двух до восьми листов бумаги.
• Число разнообразных каталогов за последние несколько лет увеличилось по меньшей мере в четыре раза.
• Число купонов, флаеров, брошюр увеличилось в десять раз, так как их стало проще распространять.
Наиболее предпочтительный прием обращения с грудой бумаг
Когда в течение дня вы получаете бумаги, не имеющие прямого отношения к вашей работе, складывайте их в стопку, не отвлекаясь от текущих дел.
Это нормально, так как далеко не все документы, попадающие к вам на стол, могут потребоваться для выполнения сегодняшнего объема работы, поэтому лучше временно отложить их в сторону.
Часть бумаг вы можете захватить с собой, когда уходите из офиса, чтобы разобраться с ними дома.
Не оставляйте кипу «потенциального мусора» на письменном столе: она будет только увеличиваться, внушая еще больший страх.
Купите вместительный портфель! Когда он наполнится бумагами, вам придется начать их разбирать.
Это хорошо для вас, для груды бумажек, и для тех, кто эти бумажки распространял:
Мы можем запросто пропускать через себя больше, чем сто страниц бумаги в день, если только не работаем в печати: в этом случае мы вынуждены иметь дело с большим объемом страниц. Смело расправьтесь с лишними бумагами!
Это нормально, так как далеко не все документы, попадающие к вам на стол, могут потребоваться для выполнения сегодняшнего объема работы, поэтому лучше временно отложить их в сторону.
Часть бумаг вы можете захватить с собой, когда уходите из офиса, чтобы разобраться с ними дома.
Не оставляйте кипу «потенциального мусора» на письменном столе: она будет только увеличиваться, внушая еще больший страх.
Купите вместительный портфель! Когда он наполнится бумагами, вам придется начать их разбирать.
Это хорошо для вас, для груды бумажек, и для тех, кто эти бумажки распространял:
***
Мы можем запросто пропускать через себя больше, чем сто страниц бумаги в день, если только не работаем в печати: в этом случае мы вынуждены иметь дело с большим объемом страниц. Смело расправьтесь с лишними бумагами!