Страница:
Дв а волшебных слова, помогающих справиться с ворохом бумаг: «Отказ от…» (Отказ от подписки, членства, кредитных карточек).
Исследования показали, что по меньшей мере 80% бумаг, подшиваемых в файлы, оказываются ненужными и лежат мертвым грузом. Поместив их в папки, мы никогда больше в них не заглядываем.
Большинство этих пожелтевших листов устарели и потеряли актуальность, однако продолжают занимать значительную часть офисного пространства. Ненужные документы доставляют нам неудобства: по их вине теряются важные бумаги, они являются причинами всевозможных ошибок и промедлений в работе.
Наведите порядок в файлах как можно скорее и, держу пари, вы уменьшите содержимое архива по меньшей мере на треть. (Посмотрите также рекомендации под заголовком «Хранение данных » из главы №8.)
Рабочее пространство в десять квадратных сантиметров
Архив
Предотвратите новый беспорядок
5. КОМПЬЮТЕР
Раньше мне было интересно, что бы ощутил мой дед, имеющий в качестве средства передвижения только лошадь да повозку, если бы дожил до наших дней и увидел вместо телег с мотором роскошные полностью автоматизированные скоростные автомобили.
В недалеком прошлом наше отношение к компьютеру, как когда-то к автомобилю, прошло через несколько стадий: первоначальное подозрение, страх перед его сложным устройством и мощью, благоговейный трепет перед его престижем, удивление его возможностями. Как и автомобиль, компьютер может разорить нас до нитки и причинить нам физический вред, если мы не умеем с ним правильно обращаться. Со всей техникой случаются какие-нибудь злоключения, и быть ее хозяином непросто.
Компьютеры и дополняющее их оборудование стали частью нашей жизни, они помогают нам выполнять множество задач: писать, создавать базы данных, печатать документы, делать описи, проектировать, планировать, хранить различную информацию, искать материал в Интернете и даже считать. Современные самоучители часто упускают из виду некоторые приемы, позволяющие сделать общение с компьютером проще. Компьютеры стали настолько популярными, что были написаны целые книги о том, как использовать их на рабочем месте наиболее рационально (а рациональность - синоним простоты). Только взгляните на толстые каталоги книг, посвященных компьютерам, и это не считая справочников, цель которых - более доступно изложить то, что описано в инструкции (а эти справочники часто насчитывают до 750 страниц и выше!) Так как все возможные советы уже даны задолго до появления этой книги, рекомендации, данные в этой главе, вряд ли помогут при работе с конкретными программами и, скорее всего, покажутся вам непривычно лаконичными. Многие специальные советы можно найти в определенных главах: например, некоторые указания для работы с электронной почтой находятся в главе № 7, «Переписка». Итак, я ограничусь лишь некоторыми простыми принципами и рекомендациями.
Потребность в компьютере
Оптимизируйте работу с электронным оборудованием
Изучение нового программного обеспечения
Предотвращение проблем, которые могут возникнуть при работе с компьютером
Забота о вашем здоровье
Последнее слово за вами
6. ТЕЛЕФОН
Во времена своего детства я жил в сельской местности, где во всей округе не было ни одного телефона. Затем в местной школе появился один, с заводной ручкой, он находился в вестибюле, и весь город приходил пользоваться им.
В нашей семье первый телефон был совмещенным с еще семнадцатью абонентами (это было идеально для плетения интриг, слухи расходились очень оперативно). Потом у нас появился личный телефон, где номер абонента сообщался оператору, и лишь затем мы стали счастливыми обладателями телефона с наборным диском. С тех времен технологии значительно развились. Стали появляться настенные телефоны, подземные кабели, кнопочные телефоны, автоответчики, определители номера. В современный офис ежедневно поступают звонки от десятков компаний, некоторые из которых находятся в тысячах километров.
Сегодня в наших офисах установлены единые телефонные системы стоимостью до 40 000 долла ров. Телефон стал незаменимым, но и очень назойливым объектом отвлечения нашего внимания.
Остановитесь и вспомните последние 20-30 звонков, которые вы сделали: с какой целью вы (или вам) звонили, что сказали, сколько времени занял разговор? Возможно, вы обнаружите, что если бы более тщательно планировали свое время и давали более четкие указания, части этих звонков не пришлось бы делать вовсе.
Простая мораль: Если вы присоединились к Клубу пустой болтовни, готовьтесь в скором времени оплатить членский взнос.
Вывод: Вам придется платить тройные взносы, если вы также успели присоединиться к Клубу пустой болтовни по мобильному телефону.
Простые приемы, позволяющие сэкономить время
Разгрузка телефонной линии
***
Исследования показали, что по меньшей мере 80% бумаг, подшиваемых в файлы, оказываются ненужными и лежат мертвым грузом. Поместив их в папки, мы никогда больше в них не заглядываем.
Большинство этих пожелтевших листов устарели и потеряли актуальность, однако продолжают занимать значительную часть офисного пространства. Ненужные документы доставляют нам неудобства: по их вине теряются важные бумаги, они являются причинами всевозможных ошибок и промедлений в работе.
Наведите порядок в файлах как можно скорее и, держу пари, вы уменьшите содержимое архива по меньшей мере на треть. (Посмотрите также рекомендации под заголовком «Хранение данных » из главы №8.)
Рабочее пространство в десять квадратных сантиметров
Каждый человек, работающий за письменным столом, хочет, чтобы у него было больше пространства для работы. Казалось бы, эту проблему так легко решить, убрав со стола все предметы! Однако это не выход: ваше рабочее пространство вскоре снова будет равняться десяти квадратным сантиметрам, вне зависимости от размеров стола.
Даже если вы выполняете по тридцать поручений в день, оставляйте на рабочем столе только то, что относится к одному или двум текущим проектам, для прочих организуйте отдельное место. Не надо держать остальные двадцать восемь под носом или под локтями, они будут только мешать вам и отвлекать внимание.
Ка к только вы закончите дело, над которым сейчас работаете, уберите с письменного стола все, что имеет к нему отношение. Придумайте сами, где лучше хранить неактуальные проекты до тех пор, пока они не понадобятся снова.
Вы также можете переадресовать кому-либо из коллег проект, от которого хотели бы избавиться
• Правило №1: Храните на рабочем столе материалы, относящиеся исключительно к текущим проектам. Долгосрочные или «замороженные» проекты следует переложить со стола в ящик, на полку или куда-нибудь еще. Расчистите дорогу, по которой вам придется идти сегодня или в ближайшие несколько недель.
• Правило №2: Подшейте все листки в подходящие по размеру файлы. Поверх файла сделайте четкую надпись, что за бумаги в нем находятся. Если вы наклеите на все файлы ярлыки, будет легче рассортировать их по темам, и нужный документ вы найдете впоследствии не с шестой, а лишь со второй попытки. Кроме того, бумаги, собранные в файлы, занимают меньше места на столе.
• Правило №3: Держите на столе только один лоток для поступающих документов, и не более того (смотри также главу № 8).
• Правило №4: Помните о том, что уборщики офисных помещений придерживаются следующего правила: «Если на рабочем столе порядок, мы протираем с него пыль, если же он захламлен, то мы предполагаем, что все лежащие на нем предметы - личные и нужные вещи, и не будем их трогать».
на несколько недель, передав ему все соответствующие материалы. Это освободит ваш стол. Поручите его человеку, который имеет привычку «растягивать дела», из-за чего в офисе его шутливо называют «черной дырой» или «Бермудским треугольником ».
Даже если вы выполняете по тридцать поручений в день, оставляйте на рабочем столе только то, что относится к одному или двум текущим проектам, для прочих организуйте отдельное место. Не надо держать остальные двадцать восемь под носом или под локтями, они будут только мешать вам и отвлекать внимание.
***
Ка к только вы закончите дело, над которым сейчас работаете, уберите с письменного стола все, что имеет к нему отношение. Придумайте сами, где лучше хранить неактуальные проекты до тех пор, пока они не понадобятся снова.
***
Вы также можете переадресовать кому-либо из коллег проект, от которого хотели бы избавиться
ПРАВИЛА,
КОТОРЫЕ НЕОБХОДИМО СОБЛЮДАТЬ ТЕМ,
КТО ХОЧЕТ УВЕЛИЧИТЬ ПЛОЩАДЬ
СВОЕГО РАБОЧЕГО ПРОСТРАНСТВА
• Правило №1: Храните на рабочем столе материалы, относящиеся исключительно к текущим проектам. Долгосрочные или «замороженные» проекты следует переложить со стола в ящик, на полку или куда-нибудь еще. Расчистите дорогу, по которой вам придется идти сегодня или в ближайшие несколько недель.
• Правило №2: Подшейте все листки в подходящие по размеру файлы. Поверх файла сделайте четкую надпись, что за бумаги в нем находятся. Если вы наклеите на все файлы ярлыки, будет легче рассортировать их по темам, и нужный документ вы найдете впоследствии не с шестой, а лишь со второй попытки. Кроме того, бумаги, собранные в файлы, занимают меньше места на столе.
• Правило №3: Держите на столе только один лоток для поступающих документов, и не более того (смотри также главу № 8).
• Правило №4: Помните о том, что уборщики офисных помещений придерживаются следующего правила: «Если на рабочем столе порядок, мы протираем с него пыль, если же он захламлен, то мы предполагаем, что все лежащие на нем предметы - личные и нужные вещи, и не будем их трогать».
на несколько недель, передав ему все соответствующие материалы. Это освободит ваш стол. Поручите его человеку, который имеет привычку «растягивать дела», из-за чего в офисе его шутливо называют «черной дырой» или «Бермудским треугольником ».
Архив
Офис - это рабочая площадка, а не склад, музей или магазин. Другими словами, офис - не место для хранения товара или памятных вещей. Мы можем без труда разделить предметы, находящиеся в нашем офисе, на две группы: предметы «первой необходимости» и предметы «второй необходимости ».
• Держите предметы «первой необходимости » (те, которыми пользуетесь постоянно) рядом с письменным столом или на нем.
• Предметы «второй необходимости» храните в доступном месте, но не перед собой: в коробках или папках с ярлыками, по которым можно быстро понять, что где находится. Так вы избежите долгих поисков и путаницы.
Нe храните бумаги на полу, там они могут стать влажными, и их придется выбросить!
Мы живем в третьем тысячелетии, и картонные коробки (которое промокают, мнутся, и могут быть прогрызены мышами) ушли в прошлое. Для хранения бумаги используйте современные плас тиковые контейнеры, а не старые картонные коробки.
Пластиковые контейнеры бывают самых разных размеров, имеют приятный внешний вид, им не страшны ни грызуны, ни влага, они легко закрываются и открываются.
• Держите предметы «первой необходимости » (те, которыми пользуетесь постоянно) рядом с письменным столом или на нем.
• Предметы «второй необходимости» храните в доступном месте, но не перед собой: в коробках или папках с ярлыками, по которым можно быстро понять, что где находится. Так вы избежите долгих поисков и путаницы.
Нe храните бумаги на полу, там они могут стать влажными, и их придется выбросить!
***
Мы живем в третьем тысячелетии, и картонные коробки (которое промокают, мнутся, и могут быть прогрызены мышами) ушли в прошлое. Для хранения бумаги используйте современные плас тиковые контейнеры, а не старые картонные коробки.
Пластиковые контейнеры бывают самых разных размеров, имеют приятный внешний вид, им не страшны ни грызуны, ни влага, они легко закрываются и открываются.
Предотвратите новый беспорядок
Каталоги офисного оборудования, пестрящие яркими красками, изобилующие соблазнительными описаниями, бессмертны. Реклама офисного оборудования и мебели настолько искусно продумана и столь привлекательна, что мы готовы купить все, что она нам предлагает. Здесь представлена каждая деталь офисной обстановки, всевозможные аксессуары, которые только можно себе вообразить: стенды, полки, подставки, вешалки, лотки, устройства для сортировки бумаг, проекторы, органайзеры, часы, ящики, лампы, рабочие столы с разноцветной поверхностью, помогающие координировать работу. Избегайте одного из «смертных грехов» офисных работников: алчности. Возможно, на самом деле вы не нуждаетесь в той вещи и даже не задумывались о ней до того, как. приобрели каталог.
5. КОМПЬЮТЕР
Раньше мне было интересно, что бы ощутил мой дед, имеющий в качестве средства передвижения только лошадь да повозку, если бы дожил до наших дней и увидел вместо телег с мотором роскошные полностью автоматизированные скоростные автомобили.
В недалеком прошлом наше отношение к компьютеру, как когда-то к автомобилю, прошло через несколько стадий: первоначальное подозрение, страх перед его сложным устройством и мощью, благоговейный трепет перед его престижем, удивление его возможностями. Как и автомобиль, компьютер может разорить нас до нитки и причинить нам физический вред, если мы не умеем с ним правильно обращаться. Со всей техникой случаются какие-нибудь злоключения, и быть ее хозяином непросто.
Компьютеры и дополняющее их оборудование стали частью нашей жизни, они помогают нам выполнять множество задач: писать, создавать базы данных, печатать документы, делать описи, проектировать, планировать, хранить различную информацию, искать материал в Интернете и даже считать. Современные самоучители часто упускают из виду некоторые приемы, позволяющие сделать общение с компьютером проще. Компьютеры стали настолько популярными, что были написаны целые книги о том, как использовать их на рабочем месте наиболее рационально (а рациональность - синоним простоты). Только взгляните на толстые каталоги книг, посвященных компьютерам, и это не считая справочников, цель которых - более доступно изложить то, что описано в инструкции (а эти справочники часто насчитывают до 750 страниц и выше!) Так как все возможные советы уже даны задолго до появления этой книги, рекомендации, данные в этой главе, вряд ли помогут при работе с конкретными программами и, скорее всего, покажутся вам непривычно лаконичными. Многие специальные советы можно найти в определенных главах: например, некоторые указания для работы с электронной почтой находятся в главе № 7, «Переписка». Итак, я ограничусь лишь некоторыми простыми принципами и рекомендациями.
Потребность в компьютере
Прежде всего, я прошу руководителей компаний обратить внимание на одно большое замечание: очень часто при покупке компьютера, компьютерного оборудования или программного обеспечения люди не консультируются с продавцами. Они не спрашивают о параметрах компьютера и его возможностях. Нередко в компаниях компьютеры покупаются для сотрудников, которых в них не нуждаются, либо без всякой надобности приобретается слишком дорогое оборудование: «Он вицепрезидент, ему нужен более мощный компьютер».
Вице-президент может использовать его только один раз в день, а ассистент тратит больше времени на всевозможные встречи, чем на работу за компьютером, и гораздо больше нуждается в блокноте.
В большинстве компаний далеко не каждый сотрудник нуждается в доступе к Интернету, высокоскоростном процессоре, гигабайте оперативной памяти и персональном лазерном принтере. Используйте только то, что вам действительно нужно.
Не тратьте время и энергию на то, чтобы обеспечить всех менеджеров 21-дюймовым монитором, высокоскоростным факсом и сверхсовременной видеокартой.
Если у вас нет действительно необходимого оборудования, не жалуйтесь, а подробно опишите начальству, что вам требуется для работы, и как приобретение этой техники окупится для компании.
Если вы нуждаетесь в совете по поводу покупки компьютера или программного обеспечения, прочтите короткие подсказки в главе № 12, «Домашний офис».
Многие компании покупают одну программу и копируют, копируют, копируют. Между тем нарушение авторских прав - неэтично и незаконно.
Не забывайте об этом. Если вы имеете отношение к решению вопросов в этой области, покупайте лицензионный продукт.
Вице-президент может использовать его только один раз в день, а ассистент тратит больше времени на всевозможные встречи, чем на работу за компьютером, и гораздо больше нуждается в блокноте.
В большинстве компаний далеко не каждый сотрудник нуждается в доступе к Интернету, высокоскоростном процессоре, гигабайте оперативной памяти и персональном лазерном принтере. Используйте только то, что вам действительно нужно.
Не тратьте время и энергию на то, чтобы обеспечить всех менеджеров 21-дюймовым монитором, высокоскоростным факсом и сверхсовременной видеокартой.
***
Если у вас нет действительно необходимого оборудования, не жалуйтесь, а подробно опишите начальству, что вам требуется для работы, и как приобретение этой техники окупится для компании.
Если вы нуждаетесь в совете по поводу покупки компьютера или программного обеспечения, прочтите короткие подсказки в главе № 12, «Домашний офис».
ЭТИКА ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ ПРОГРАММНОГО
ОБЕСПЕЧЕНИЯ
Многие компании покупают одну программу и копируют, копируют, копируют. Между тем нарушение авторских прав - неэтично и незаконно.
Не забывайте об этом. Если вы имеете отношение к решению вопросов в этой области, покупайте лицензионный продукт.
Оптимизируйте работу с электронным оборудованием
Создайте упорядоченный список электронных адресов и гиперссылок, которыми пользуются сотрудники компании. Определитесь, как вы будете хранить факсы, записи и файлы. Единая система упростит работу в офисе.
Убедитесь в том, что дата и время на распечатанных документах совпадают с реальными, а также с указанными в соответствующих сохраненных файлах на компьютере. Это особенно важно при распечатке документов в нескольких экземплярах и составлении статистических отчетов.
Существуют программы, позволяющие работать с содержимым вашего офисного компьютера дома или в дороге, если у вас имеется портативный компьютер. Вы можете читать, редактировать и сохранять файлы как в офисе, так и дома. Это избавит вас от необходимости постоянно переписывать информацию с диска на диск, запоминать, какие файлы и где вам были нужны, вам не придется согласовывать между собой несколько версий одного и того же документа, помещенного на разных компьютерах.
Присвойте каждому проекту свой номер и поместите их в один каталог. Картотека всех документов пусть хранится в отдельной папке и находится в соответствующем подкаталоге. К примеру, предложения субсидий на организацию общественного сада будет проектом номер 251. Назовите подкаталог «251 Сад» и храните все документы, касающиеся этого проекта, в этой папке под именами «251 счета», «251 оборуд.» и т.д.
Убедитесь в том, что дата и время на распечатанных документах совпадают с реальными, а также с указанными в соответствующих сохраненных файлах на компьютере. Это особенно важно при распечатке документов в нескольких экземплярах и составлении статистических отчетов.
Существуют программы, позволяющие работать с содержимым вашего офисного компьютера дома или в дороге, если у вас имеется портативный компьютер. Вы можете читать, редактировать и сохранять файлы как в офисе, так и дома. Это избавит вас от необходимости постоянно переписывать информацию с диска на диск, запоминать, какие файлы и где вам были нужны, вам не придется согласовывать между собой несколько версий одного и того же документа, помещенного на разных компьютерах.
***
Присвойте каждому проекту свой номер и поместите их в один каталог. Картотека всех документов пусть хранится в отдельной папке и находится в соответствующем подкаталоге. К примеру, предложения субсидий на организацию общественного сада будет проектом номер 251. Назовите подкаталог «251 Сад» и храните все документы, касающиеся этого проекта, в этой папке под именами «251 счета», «251 оборуд.» и т.д.
Изучение нового программного обеспечения
Обучаясь работе с новой программой поначалу записывайте всю важную информацию на карточках в алфавитном порядке и пользуйтесь ими, пока навык пользования программой не будет доведен до автоматизма. Таким образом вы избавитесь от необходимости каждый раз искать подсказки в толстых учебниках. Как вариант, используйте текстовые редакторы типа Блокнот, кото рые имеются во многих операционных системах, в том числе и в Microsoft Windows.
Найдите время для того, чтобы научиться владеть программой так хорошо, чтобы интуитивно чувствовать, какую команду следует задать далее.
Проявите творчество, и, возможно, у вас родятся оригинальные идеи, как усовершенствовать эту программу, упростив таким образом работу.
Многие современные справочники предлагают пользоваться «быстрыми клавишами», позволяющими рационализировать выполнение часто повторяющихся действий. Если вам попал в руки подобный справочник, не пытайтесь прочесть его целиком и сразу. Ваш ум вскипит. Вместо этого определитесь, какое повторяющееся задание вы хотите рационализировать. Затем попробуйте использовать функцию подсказки, встроенную в программу, иногда это действительно может помочь.
Если информация для вас недостаточна, найдите в инструкции, прилагающейся к этой программе, полный список «быстрых клавиш». Не забудьте про еще один вариант: проконсультируйтесь у кого-либо, кто уже пользовался этой программой.
Не откладывая, научитесь пользоваться основными командами, позволяющими свести трудные, повторяющиеся команды к одному нажатию клавиши.
Запрограммировать и отредактировать «быстрые клавиши» обычно не составляет труда, и полчаса, потраченные на настройку основных команд, сэкономят вам много часов в будущем.
***
Найдите время для того, чтобы научиться владеть программой так хорошо, чтобы интуитивно чувствовать, какую команду следует задать далее.
Проявите творчество, и, возможно, у вас родятся оригинальные идеи, как усовершенствовать эту программу, упростив таким образом работу.
***
Многие современные справочники предлагают пользоваться «быстрыми клавишами», позволяющими рационализировать выполнение часто повторяющихся действий. Если вам попал в руки подобный справочник, не пытайтесь прочесть его целиком и сразу. Ваш ум вскипит. Вместо этого определитесь, какое повторяющееся задание вы хотите рационализировать. Затем попробуйте использовать функцию подсказки, встроенную в программу, иногда это действительно может помочь.
Если информация для вас недостаточна, найдите в инструкции, прилагающейся к этой программе, полный список «быстрых клавиш». Не забудьте про еще один вариант: проконсультируйтесь у кого-либо, кто уже пользовался этой программой.
***
Не откладывая, научитесь пользоваться основными командами, позволяющими свести трудные, повторяющиеся команды к одному нажатию клавиши.
Запрограммировать и отредактировать «быстрые клавиши» обычно не составляет труда, и полчаса, потраченные на настройку основных команд, сэкономят вам много часов в будущем.
Предотвращение проблем, которые могут возникнуть при работе с компьютером
Не допускайте перегревания компьютера и убедитесь в том, что вокруг него есть пространство, необходимое для вентиляции (если это портативный компьютер, то оно располагается под ним).
Если сотрудникам офиса требуется обучение, выбор в пользу однодневных, интенсивных курсов в большинстве случаев является ошибочным.
Такие курсы, как правило, предполагают усвоение большого количества информации за кратчайшие сроки и лишь сбивают людей с толку. Только посмотрите на эти испуганные лица!
Компании выбрасывают на ветер огромные денежные суммы, когда посылают пять человек из одного и того же офиса на дорогие однодневные семинары (где вы узнаете много такого, что никогда не пригодится вам в работе, а инструктор будет стараться впихнуть вам в голову как можно больше информации).
Лучше попросите руководство компании оплатить вам вечерние курсы длительностью в один семестр в местном общественном центре. Когда вы их пройдете, то вполне можете передать основные навыки коллегам.
Вытирайте с компьютера пыль как можно чаще.
Вы можете очистить клавиатуру при помощи ластика.
Очищайте от пыли отверстие вентилятора компьютера. Когда оно забито пылью, компьютер перегревается.
Регулярно чистите мышку. Сейчас в продаже доступны оптические мышки без ролика, к которым не прилипают грязь и волоски. Например, компания «Logitech» производит герметичные мышки, в которые не попадает мусор.
Существуют доступные средства для чистки дисководов и устройств чтения компакт-дисков, используйте их, и дисковод отплатит вам долгой и исправной работой.
Повторяйте как заклинание: «беречь… беречь… беречь…»
Не реже одного раза в неделю проводите проверку и дефрагментацию жесткого диска при помощи пакета программ Norton Utilities. Это оптимизирует размещение файлов на диске, в результате чего работа с ними будет происходить без неприятных пауз.
После перемещения компьютера убедитесь в том, что все провода подключены правильно: выключите компьютер, затем с помощью скотча приклейте к каждому проводу и соответствующему разъему бумажку с номером.
Лучше всего от перебоев в электросети компьютер защитит система бесперебойного электропитания.
Она позволяет автоматически отключать питание вечером, защитить компьютер от скачков напряжения в сети, которые могут причинить машине серьезный вред, и кроме этого обеспечивает подачу напряжения в случаях отключения электричества.
Это даст вам время закрыть все приложения, которые вы в данный момент используете, и не допустить потери данных. (Однако система бесперебойного электропитания не спасет вашу работу, если на момент сбоя в электросети вас не будет на рабочем месте.) Большинство принтеров работают от большего напряжения, чем то, которое может обеспечить система бесперебойного электропитания, поэтому их следует подключить через сетевой фильтр, подавляющий скачки напряжения, которым снабжены, например, удлинители производства фирмы «Пилот». Обычные удлинители не имеют такой системы защиты, и не стоит надеяться, что они спасут технику от последствий стихийных бедствий.
Не покупайте слишком дорогие розетки с функцией защиты от перепадов напряжения, - все они выполняют одинаковую функцию, и одна из них не спасет вас от неожиданной забастовки энергетиков.
Храните диски и другие носители в безопасном месте:
• Не допускайте попадания на них прямых солнечных лучей.
• Не допускайте их намокания (кофе может убить их).
• Держите их подальше от магнитов (структура поверхности диска и магнитной ленты может быть повреждена под действием магнита, что приведет к потере или искажению данных).
• Носители, содержащие важную информацию, храните в специальных ящиках или сейфах: это позволит спасти данные в случае пожара и других происшествий.
• Если ваш компьютер вдруг начал вести себя странно, вспомните и запишите последние действия и команды, которые вы произвели. Аккуратно перепишите все сообщения, которые выдает компьютер, даже если не понимаете их смысл: это поможет системному администратору установить причину неисправности.
• Причина большинства неисправностей - сбои в работе программ. Чтобы быть к ним готовым, регулярно сохраняйте файлы и делайте резервные копии. Обновляйте программы. Используйте антивирусные программы. Если вы вычислили причину неполадки, запишите ее на бумаге, так как она может случиться снова.
Никогда не пропускайте один и тот же листок бумаги через лазерный принтер дважды. Бумага в принтерах этого типа сильно нагревается, отчего начинает закручиваться. Когда мы пропускаем бумагу через принтер повторно, от ее поверхности отделяются маленькие частички, засоряющие принтер, что сокращает срок его службы.
Если у вас струйный принтер, убедитесь в том, что используете подходящую для него бумагу, иначе качество печати будет низким. Используйте только оригинальные картриджи.
Храните загрузочные дискеты и компакт-диски с программами в доступном месте, чтобы в случае поломки винчестера вы смогли запустить компьютер с загрузочного диска, записать заново программы, а также проверить диск и программы на наличие ошибок.
ЕСЛИ ЕСТЬ ПОТРЕБНОСТЬ
В КОМПЬЮТЕРНЫХ КУРСАХ
Если сотрудникам офиса требуется обучение, выбор в пользу однодневных, интенсивных курсов в большинстве случаев является ошибочным.
Такие курсы, как правило, предполагают усвоение большого количества информации за кратчайшие сроки и лишь сбивают людей с толку. Только посмотрите на эти испуганные лица!
Компании выбрасывают на ветер огромные денежные суммы, когда посылают пять человек из одного и того же офиса на дорогие однодневные семинары (где вы узнаете много такого, что никогда не пригодится вам в работе, а инструктор будет стараться впихнуть вам в голову как можно больше информации).
Лучше попросите руководство компании оплатить вам вечерние курсы длительностью в один семестр в местном общественном центре. Когда вы их пройдете, то вполне можете передать основные навыки коллегам.
Вытирайте с компьютера пыль как можно чаще.
Вы можете очистить клавиатуру при помощи ластика.
Очищайте от пыли отверстие вентилятора компьютера. Когда оно забито пылью, компьютер перегревается.
***
Регулярно чистите мышку. Сейчас в продаже доступны оптические мышки без ролика, к которым не прилипают грязь и волоски. Например, компания «Logitech» производит герметичные мышки, в которые не попадает мусор.
***
Существуют доступные средства для чистки дисководов и устройств чтения компакт-дисков, используйте их, и дисковод отплатит вам долгой и исправной работой.
***
Повторяйте как заклинание: «беречь… беречь… беречь…»
***
Не реже одного раза в неделю проводите проверку и дефрагментацию жесткого диска при помощи пакета программ Norton Utilities. Это оптимизирует размещение файлов на диске, в результате чего работа с ними будет происходить без неприятных пауз.
***
После перемещения компьютера убедитесь в том, что все провода подключены правильно: выключите компьютер, затем с помощью скотча приклейте к каждому проводу и соответствующему разъему бумажку с номером.
Лучше всего от перебоев в электросети компьютер защитит система бесперебойного электропитания.
Она позволяет автоматически отключать питание вечером, защитить компьютер от скачков напряжения в сети, которые могут причинить машине серьезный вред, и кроме этого обеспечивает подачу напряжения в случаях отключения электричества.
Это даст вам время закрыть все приложения, которые вы в данный момент используете, и не допустить потери данных. (Однако система бесперебойного электропитания не спасет вашу работу, если на момент сбоя в электросети вас не будет на рабочем месте.) Большинство принтеров работают от большего напряжения, чем то, которое может обеспечить система бесперебойного электропитания, поэтому их следует подключить через сетевой фильтр, подавляющий скачки напряжения, которым снабжены, например, удлинители производства фирмы «Пилот». Обычные удлинители не имеют такой системы защиты, и не стоит надеяться, что они спасут технику от последствий стихийных бедствий.
Не покупайте слишком дорогие розетки с функцией защиты от перепадов напряжения, - все они выполняют одинаковую функцию, и одна из них не спасет вас от неожиданной забастовки энергетиков.
Храните диски и другие носители в безопасном месте:
• Не допускайте попадания на них прямых солнечных лучей.
• Не допускайте их намокания (кофе может убить их).
• Держите их подальше от магнитов (структура поверхности диска и магнитной ленты может быть повреждена под действием магнита, что приведет к потере или искажению данных).
• Носители, содержащие важную информацию, храните в специальных ящиках или сейфах: это позволит спасти данные в случае пожара и других происшествий.
ЕСЛИ ОБНАРУЖЕНЫ НЕИСПРАВНОСТИ
• Если ваш компьютер вдруг начал вести себя странно, вспомните и запишите последние действия и команды, которые вы произвели. Аккуратно перепишите все сообщения, которые выдает компьютер, даже если не понимаете их смысл: это поможет системному администратору установить причину неисправности.
• Причина большинства неисправностей - сбои в работе программ. Чтобы быть к ним готовым, регулярно сохраняйте файлы и делайте резервные копии. Обновляйте программы. Используйте антивирусные программы. Если вы вычислили причину неполадки, запишите ее на бумаге, так как она может случиться снова.
Никогда не пропускайте один и тот же листок бумаги через лазерный принтер дважды. Бумага в принтерах этого типа сильно нагревается, отчего начинает закручиваться. Когда мы пропускаем бумагу через принтер повторно, от ее поверхности отделяются маленькие частички, засоряющие принтер, что сокращает срок его службы.
Если у вас струйный принтер, убедитесь в том, что используете подходящую для него бумагу, иначе качество печати будет низким. Используйте только оригинальные картриджи.
***
Храните загрузочные дискеты и компакт-диски с программами в доступном месте, чтобы в случае поломки винчестера вы смогли запустить компьютер с загрузочного диска, записать заново программы, а также проверить диск и программы на наличие ошибок.
Забота о вашем здоровье
Работая за компьютером, следите за осанкой, держите спину прямой. Поставьте монитор на коробку, если это поможет вам работать без напряжения.
Приподнимите сиденье стула, отрегулируйте наклон монитора, настройте яркость экрана монитора, по желанию измените цвет рабочего стола.
Если вы работаете в очках, убедитесь, что они подходят для работы с компьютером, в противном случае у вас может заболеть голова.
Если у вас близорукость, и вы носите бифокальные очки, подумайте над тем, чтобы приобрести два комплекта очков, один из которых вы будете использовать только в работе с компьютером. Это более удобно, поскольку избавит вас от необходимости менять линзы.
Пользуясь мышкой, не перемещайте руку по всему столу, двигайте только кистью. Установите подходящую скорость указателя. Для большего удобства и профилактики усталости вы также можете приобрести всевозможные валики для запястья, впрочем скрученное в валик полотенце справится с этой задачей не хуже.
Приподнимите сиденье стула, отрегулируйте наклон монитора, настройте яркость экрана монитора, по желанию измените цвет рабочего стола.
Если вы работаете в очках, убедитесь, что они подходят для работы с компьютером, в противном случае у вас может заболеть голова.
***
Если у вас близорукость, и вы носите бифокальные очки, подумайте над тем, чтобы приобрести два комплекта очков, один из которых вы будете использовать только в работе с компьютером. Это более удобно, поскольку избавит вас от необходимости менять линзы.
Пользуясь мышкой, не перемещайте руку по всему столу, двигайте только кистью. Установите подходящую скорость указателя. Для большего удобства и профилактики усталости вы также можете приобрести всевозможные валики для запястья, впрочем скрученное в валик полотенце справится с этой задачей не хуже.
Последнее слово за вами
Нe забывайте о том, что все решения принимаете вы! Однажды я услышал от одного знакомого фразу, которая заставила меня содрогнуться.
В тот момент я мучился над принятием важного решения, и он посоветовал мне обратиться за помощью к компьютеру: «Не думай об этом, компьютер подскажет тебе, как лучше поступить». Но послушайте: компьютер - это только предмет, который хранит и перерабатывает информацию, это инструмент, он не может взвесить все «за» и «против» и принять решение. Когда вы заносите «параметры» вашей проблемы в компьютер, надеясь таким образом получить правильный ответ, теряется контроль над ситуацией, снижаются производительность и качество работы. Вклад личности в принятие решения важен намного больше, чем математические подсчеты и вычисления.
В тот момент я мучился над принятием важного решения, и он посоветовал мне обратиться за помощью к компьютеру: «Не думай об этом, компьютер подскажет тебе, как лучше поступить». Но послушайте: компьютер - это только предмет, который хранит и перерабатывает информацию, это инструмент, он не может взвесить все «за» и «против» и принять решение. Когда вы заносите «параметры» вашей проблемы в компьютер, надеясь таким образом получить правильный ответ, теряется контроль над ситуацией, снижаются производительность и качество работы. Вклад личности в принятие решения важен намного больше, чем математические подсчеты и вычисления.
6. ТЕЛЕФОН
Во времена своего детства я жил в сельской местности, где во всей округе не было ни одного телефона. Затем в местной школе появился один, с заводной ручкой, он находился в вестибюле, и весь город приходил пользоваться им.
В нашей семье первый телефон был совмещенным с еще семнадцатью абонентами (это было идеально для плетения интриг, слухи расходились очень оперативно). Потом у нас появился личный телефон, где номер абонента сообщался оператору, и лишь затем мы стали счастливыми обладателями телефона с наборным диском. С тех времен технологии значительно развились. Стали появляться настенные телефоны, подземные кабели, кнопочные телефоны, автоответчики, определители номера. В современный офис ежедневно поступают звонки от десятков компаний, некоторые из которых находятся в тысячах километров.
Сегодня в наших офисах установлены единые телефонные системы стоимостью до 40 000 долла ров. Телефон стал незаменимым, но и очень назойливым объектом отвлечения нашего внимания.
КЛУБ ЛЮБИТЕЛЕЙ ПУСТОЙ БОЛТОВНИ
Остановитесь и вспомните последние 20-30 звонков, которые вы сделали: с какой целью вы (или вам) звонили, что сказали, сколько времени занял разговор? Возможно, вы обнаружите, что если бы более тщательно планировали свое время и давали более четкие указания, части этих звонков не пришлось бы делать вовсе.
Простая мораль: Если вы присоединились к Клубу пустой болтовни, готовьтесь в скором времени оплатить членский взнос.
Вывод: Вам придется платить тройные взносы, если вы также успели присоединиться к Клубу пустой болтовни по мобильному телефону.
Простые приемы, позволяющие сэкономить время
Встроенные программы, запоминающие часто набираемые номера, экономят всего лишь 5-10 секунд, но эти секунды постепенно складываются в часы. Не забывайте удалять неправильно набранные номера.
Наши деловые телефонные разговоры бесчисленное количество раз обрывались только из-за того, что собеседник забыл нажать кнопку «подождать» или же перепутал кнопки. Поэтому сообщайте зво нящему свой номер, чтобы тот смог перезвонить вам в случае обрыва связи.
Если вы никогда не пользовались многоканальной системой связи, выберете время и попрактикуйтесь: например, позвоните другу и попробуйте переключить его на другую линию.
Приготовив небольшой тезисный план предстоящего телефонного разговора (см. с. 44), вверху листа напишите номер телефона, по которому собираетесь звонить. Так он будет под рукой, если вам потребуется перезвонить для уточнения чего-либо. • Если количество наиболее часто используемых вами телефонных номеров превышает количество номеров, помещающихся в памяти телефона, напишите их на плотной бумаге (при необходимости рядом укажите адреса).
Настольные телефоны с трубкой ужасно неудобны, если по долгу службы вам часто приходится одновременно звонить и работать за компьютером.
Лучше приобрести беспроводную телефонную гарнитуру с наушниками: это освободит руки для письма и избавит вас от необходимости напрягать шею и плечи в акробатических трюках. Кроме этого можно будет свободно перемещаться по комнате, чтобы взять нужные материалы, просмотреть файлы и т.п.
Телефон может отнять у нас все время…но только если мы сами ему это позволим.
Очень важно делать отметки о важных телефонных звонках: тогда вы без труда сможете найти нужную информацию, если это кому-то потребуется.
Во время телефонного разговора нам порой приходится делать краткие пометки, но как часто мы ругаем себя потом за неточность формулировок и неразборчивый почерк!
Вспомните, с каким трудом вы разбираете каракули на сделанной наспех записке. Нередко оказывается, что телефонный номер записан неверно либо его нельзя прочитать; вы не можете расшифровать сокращение или забыли рядом с номером указать имя, а то и вовсе записали его неправильно. Бывает, что записка чересчур лаконична: «Звонил Боб!»
Какой Боб? Лично я знаю по меньшей мере тридцать Бобов. И, кстати, по какому поводу звонил Боб?
Для того чтобы поправить положение, не требуется выдающихся интеллектуальных способностей и изнурительных тренировок.
Просто потратьте на написание следующей заметки на пятнадцать секунд больше и увидите, насколько проще станет ваша работа.
Наши деловые телефонные разговоры бесчисленное количество раз обрывались только из-за того, что собеседник забыл нажать кнопку «подождать» или же перепутал кнопки. Поэтому сообщайте зво нящему свой номер, чтобы тот смог перезвонить вам в случае обрыва связи.
***
Если вы никогда не пользовались многоканальной системой связи, выберете время и попрактикуйтесь: например, позвоните другу и попробуйте переключить его на другую линию.
***
Приготовив небольшой тезисный план предстоящего телефонного разговора (см. с. 44), вверху листа напишите номер телефона, по которому собираетесь звонить. Так он будет под рукой, если вам потребуется перезвонить для уточнения чего-либо. • Если количество наиболее часто используемых вами телефонных номеров превышает количество номеров, помещающихся в памяти телефона, напишите их на плотной бумаге (при необходимости рядом укажите адреса).
***
Настольные телефоны с трубкой ужасно неудобны, если по долгу службы вам часто приходится одновременно звонить и работать за компьютером.
Лучше приобрести беспроводную телефонную гарнитуру с наушниками: это освободит руки для письма и избавит вас от необходимости напрягать шею и плечи в акробатических трюках. Кроме этого можно будет свободно перемещаться по комнате, чтобы взять нужные материалы, просмотреть файлы и т.п.
Телефон может отнять у нас все время…но только если мы сами ему это позволим.
Очень важно делать отметки о важных телефонных звонках: тогда вы без труда сможете найти нужную информацию, если это кому-то потребуется.
ЗАЧЕМ ЗВОНИЛ БОБ?
Во время телефонного разговора нам порой приходится делать краткие пометки, но как часто мы ругаем себя потом за неточность формулировок и неразборчивый почерк!
Вспомните, с каким трудом вы разбираете каракули на сделанной наспех записке. Нередко оказывается, что телефонный номер записан неверно либо его нельзя прочитать; вы не можете расшифровать сокращение или забыли рядом с номером указать имя, а то и вовсе записали его неправильно. Бывает, что записка чересчур лаконична: «Звонил Боб!»
Какой Боб? Лично я знаю по меньшей мере тридцать Бобов. И, кстати, по какому поводу звонил Боб?
Для того чтобы поправить положение, не требуется выдающихся интеллектуальных способностей и изнурительных тренировок.
Просто потратьте на написание следующей заметки на пятнадцать секунд больше и увидите, насколько проще станет ваша работа.
Разгрузка телефонной линии
Один необязательный звонок по рабочему телефону - это непозволительная роскошь. Вы можете проиграть в будущем, если помимо разговоров с потенциальными клиентами, многие из которых машинально набрали ваш номер, листая Желтые страницы, будете тратить рабочее время на личные разговоры. Не используйте рабочий телефон для личных звонков, это принесет вашему бизнесу только пользу. Сообщите также вашим родственникам и друзьям, что звонить вам на рабочий телефон следует только в случае крайней необходимости.