Страница:
***
Что касается звонков внутри офиса, то, поработав некоторое время, мы начинаем понимать, кто из сотрудников звонит по делу, а кто - ради пустой болтовни. С болтуном полезно применить следующую тактику: любой разговор сводите к обсуждению важных проектов и предстоящих деловых мероприятий, тогда он поймет, что у вас много работы, и сам повесит трубку.
Нередко нам звонят люди, с которыми нам действительно хотелось бы поговорить и обсудить взаимно интересные вещи. В данном случае перед нами возникает проблема в отсутствии времени, а не в неприятном собеседнике. Что ответить? «Я с удовольствием обсудил бы это с тобой, будь у меня не так много работы». Если это деловой разговор, добавьте:
«Почему бы вам не написать мне об этом?
Я изучу ваше предложение, и мы встретимся, когда у меня будет больше времени». Такой ответ позволяет вам взять контроль над ситуацией в свои руки.
***
Если вас часто беспокоят люди с просьбой проконсультировать их по вопросам, связанным с ва шей профессиональной деятельностью, посоветуйте им подробно описать свою ситуацию в письме и отправить его электронной почтой. Необходимость описать что-то значительно сузит круг желающих услышать ваше мнение. Сделать звонок - пара пустяков, а письмо - это умственная работа. Особо назойливым можете сообщить, что даете платные консультации за 100 долларов в час.
***
Мы должны держать наготове краткий и внушительный ответ для менеджеров, предлагающих приобрести товары по телефону. Выпишите несколько стандартных извинений, если это необходимо:
«Извините, у меня все есть», или «Политика нашей компании запрещает принимать подарки» с обязательной толикой вежливости: «В любом случае, спасибо, что отвлекли меня от работы». Эти слова легко произнести, и они звучат не обидно. Затем попрощайтесь и как можно быстрее повесьте трубку.
***
Один из лучших способов контролировать телефонные звонки - специально выделить для них один или несколько дней. Убедитесь в том, что постоянные партнеры по бизнесу и клиенты знают о вашем нововведении. Личный секретарь, если он у вас есть, вполне может в ряде случаев ответить на личные звонки за вас. Как вариант, заведите голосовую почту.
***
Не бойтесь переадресовывать звонки на голосовую почту в течение самых напряженных рабочих часов. Отсутствие телефонных звонков значительно увеличит темп вашей работы.
ПРАВИЛА
ДЛЯ ТЕЛЕФОННЫХ КОНФЕРЕНЦИЙ
Телефонные конференции эффективны, когда в них принимают участие не более 8-9 человек. При большем количестве участников не исключено, что некоторым из них не удастся вставить ни слова. Конечно, можно перезвонить им позже и поговорить приватно, однако это разрушит первоначальный замысел и вряд ли приведет к желаемой цели.
Ниже приведены шесть советов, которые помогут вам оптимизировать и упростить проведение телефонных конференций.
1. Заблаговременно разошлите всем участникам тезисы предстоящего совещания.
2. Запишите номер оператора на случай, если вы внезапно отключитесь.
3. Назначьте человека, который будет конспектировать разговор.
4. Позаботьтесь о том, чтобы в совещании был ведущий, который будет вовлекать людей в обсуждение, направлять его в нужное русло и следить за тем, чтобы не было отклонений от темы.
5. Определитесь со своей точкой зрения до начала разговора.
6. Хорошо, если участники во время совещания не будут шуршать бумагой, щелкать авторучками и двигать стул: это создает много фонового шума, мешающего разговору.
7. И самое главное: если вы чувствуете себя неуютно во время проведения совещаний по телефону, не меняйте во время них свои решения и не берите серьезных обязательств.
Голосовая почта
Исследования показали, что большинство людей, обращающихся в компании по телефону, не могут дозвониться до нужного человека. Это стало поводом для создания голосовой почты. Голосовая почта по многим параметрам превосходит автоответчики и более функциональна. Время, потраченное на прочтение сообщений с голосовой почты, непременно окупится. Чтобы насладиться преимуществами голосовой почты, пользуйтесь следующими рекомендациями:
• Оставляйте четкие и ясные сообщения. Потренируйтесь, составляя сообщения для себя (затем пусть друг, супруга или коллеги оценят вашу профессиональную этику).
• Надиктуйте короткое письмо и отдайте секретарю, чтобы тот его отправил.
• Стирайте старые сообщения, чтобы оставалось место для звонков коллегам.
• Читайте сообщения дома или во время дороги.
• Оставляйте четкие и ясные сообщения. Потренируйтесь, составляя сообщения для себя (затем пусть друг, супруга или коллеги оценят вашу профессиональную этику).
• Надиктуйте короткое письмо и отдайте секретарю, чтобы тот его отправил.
• Стирайте старые сообщения, чтобы оставалось место для звонков коллегам.
• Читайте сообщения дома или во время дороги.
Телефонные звонки за рулем автомобиля
Говорить по телефону за рулем автомобиля небезопасно.
Во-первых, может случиться авария, а во-вторых, такие телефонные разговоры, как правило, небрежны и могут нанести ущерб вашему бизнесу. Лучше делать звонки из машины, отъехав предварительно на обочину дороги или припарковавшись.
Во-первых, может случиться авария, а во-вторых, такие телефонные разговоры, как правило, небрежны и могут нанести ущерб вашему бизнесу. Лучше делать звонки из машины, отъехав предварительно на обочину дороги или припарковавшись.
7. ПЕРЕПИСКА
Я заметил, что по-настоящему успешные люди часто пишут ответы прямо внизу моего письма. Это быстро и просто, и потому мне это нравится.
"Разве компьютер сделал написание писем более простым?» - удивитесь вы. Но я знаю много людей, работающих в офисе, которые тратят даже больше денег и времени на письма с тех пор, как они приобрели компьютер и дополнительное оборудование.
Когда вещи даются нам легко, мы тем не менее всегда ищем другой путь, и часто «перегибаем палку». (Если, однако, у вас есть хорошая, простая в использовании программа, корректирующая ошибки, используйте ее!) Первый, второй и заключительный этап составления письма:
1. Быстро составьте четко сформулированное сообщение.
2. От себя добавьте немного сердечности.
3. Отправьте его как можно быстрее.
Быстро составить краткое письмо лучше, чем долго откладывать написание в ожидании момента, когда вы будете в настроении составить длинное, более содержательное послание. Поэтому по возможности напишите 1-2 строчки, например: «Мы ознакомились с вашим предложением и постараемся ответить на него до конца месяца», или «Некоторым нашим сотрудникам понравилась ваша идея, но большинство нашло ее слишком дорогостоящей, поэтому мы вынуждены ее отклонить».
***
Нe пишите, если в этом нет необходимости. Возможно, проще сделать короткий звонок (пусть даже в другой город), чтобы получить ответ. А еще лучше используйте электронную почту, если она вам доступна.
***
Если вы часто пишите однотипные письма, составьте для них шаблон. Храните разные шаблоны в разных подкаталогах. Если вы редко имеете дело с заказными письмами, можете использовать готовую форму, предложенную в почтовой программе.
***
Если у вас нет ни электронной почты, ни возможности набрать текст на компьютере и распечатать на принтере, напишите письмо от руки: это не только спасительный, но и весьма симпатичный вариант.
***
Исправление ошибок даже с помощью быстрого и не знающего усталости компьютера отнимает много времени. Припомните, сколько раз вам приходилось редактировать и повторно распечатывать до кумент из-за найденной в нем ошибки. Не страшно, если письмо будет содержать одну ошибку, исправленную от руки, - это внесет в ваше послание чуточку личного, кроме того, адресату будет приятно, что вы прочитали письмо перед отправлением.
***
В деловых письмах избегайте длительных извинений, например за то, что так долго тянули с ответом.
Это пустая трата времени и лишнее напоминание адресату о его недавнем гневе. Они получили ответ, и их уже больше не интересует, почему вы не написали им раньше. Если вы чувствуете, что извиниться необходимо, то извинитесь один раз и кратко.
Если авторучка вышла из строя, попробуйте сначала ее расписать. Заклинание «Я на тебя надеюсь, и ты меня не подведешь» иногда помогает больше, чем длительное исследование всех деталей авторучки, которое к тому же может привести к поломке.
***
Спасибо замечательным почтовым программам, с помощью которых мы можем в кратчайшие сроки отправить официальные уведомления и письма по электронной почте сразу сорока двум адресатам, просто вписав в нужную строку имена и адреса. Эта операция проста и почти не требует интеллектуальных усилий, но она таит в себе одну опасность: всегда есть риск отправить письмо или материалы не тому человеку. Всегда проверяйте адресную строку дважды, перед тем как послать или переслать сообщение!
Электронная почта
Каждый раз, когда это возможно, используйте электронную почту, а не факс. С ее помощью вы можете отправить письмо сразу нескольким людям: исполнительному директору и руководителям отделов, близким и дальним родственникам.
Если вам не хочется, чтобы люди узнали остальных адресатов, то воспользуйтесь функцией отправки «скрытой копии» письма.
При большом объеме входящей почты имеет смысл настроить сортировку писем по группам: личные, деловые и пр.
Приобретите программу, позволяющую копировать письма на ноутбук: тогда вы сможете читать почту в дороге.
Отвечайте только на самые свежие сообщения на электронных форумах.
Нe допускайте переполнения почтового ящика.
Удаляйте письма, на которые уже ответили, если вам больше не нужна содержащаяся в них информация.
Если вам требуется сохранить электронное письмо, не распечатывайте его. Электронный формат был создан как раз для того, чтобы сэкономить наше время и освободить пространство на рабочем столе. Лучше создайте в компьютере папку, дайте ей нужное имя и храните в ней соответствующие электронные письма. Вы сможете найти их в любое время и при необходимости сделать копию.
В рабочей графике выделите время для просмотра электронной почты, чтобы в течение дня не отвлекаться на сигналы о поступившем сообщении.
С помощью модема вы можете получить доступ к вашей рабочей электронной почте у себя дома. Поговорите с сетевым администратором и узнайте, возможно ли это. Если вы время от времени работаете дома или в дороге с ноутбуком, наличие доступа к рабочему компьютеру значительно облегчит вам жизнь. Вернувшись в офис, вы больше не обнаружите в своем почтовом ящике 89 непрочитанных писем!
Создайте электронный документ, где перечислите всех участников предстоящей деловой встречи.
Если вы захотите заранее обсудить какую-либо возникшую идею, можете распространить ее, воспользовавшись списком. Это простой способ проинформировать каждого, а встречи будут менее продолжительными и более результативными.
Если вы собираетесь написать важное деловое письмо, наберите его в текстовом редакторе перед тем, как запустить почтовую программу. Потом можно будет просто прикрепить его к сообщению, оставив в теле письма короткое пояснение, а копию сохранить на жестком диске. Кстати, ваш адресат, возможно, также сохранит письмо на своем компьютере.
Если вам не хочется, чтобы люди узнали остальных адресатов, то воспользуйтесь функцией отправки «скрытой копии» письма.
***
При большом объеме входящей почты имеет смысл настроить сортировку писем по группам: личные, деловые и пр.
***
Приобретите программу, позволяющую копировать письма на ноутбук: тогда вы сможете читать почту в дороге.
***
Отвечайте только на самые свежие сообщения на электронных форумах.
***
Нe допускайте переполнения почтового ящика.
Удаляйте письма, на которые уже ответили, если вам больше не нужна содержащаяся в них информация.
Если вам требуется сохранить электронное письмо, не распечатывайте его. Электронный формат был создан как раз для того, чтобы сэкономить наше время и освободить пространство на рабочем столе. Лучше создайте в компьютере папку, дайте ей нужное имя и храните в ней соответствующие электронные письма. Вы сможете найти их в любое время и при необходимости сделать копию.
***
В рабочей графике выделите время для просмотра электронной почты, чтобы в течение дня не отвлекаться на сигналы о поступившем сообщении.
С помощью модема вы можете получить доступ к вашей рабочей электронной почте у себя дома. Поговорите с сетевым администратором и узнайте, возможно ли это. Если вы время от времени работаете дома или в дороге с ноутбуком, наличие доступа к рабочему компьютеру значительно облегчит вам жизнь. Вернувшись в офис, вы больше не обнаружите в своем почтовом ящике 89 непрочитанных писем!
***
Создайте электронный документ, где перечислите всех участников предстоящей деловой встречи.
Если вы захотите заранее обсудить какую-либо возникшую идею, можете распространить ее, воспользовавшись списком. Это простой способ проинформировать каждого, а встречи будут менее продолжительными и более результативными.
***
Если вы собираетесь написать важное деловое письмо, наберите его в текстовом редакторе перед тем, как запустить почтовую программу. Потом можно будет просто прикрепить его к сообщению, оставив в теле письма короткое пояснение, а копию сохранить на жестком диске. Кстати, ваш адресат, возможно, также сохранит письмо на своем компьютере.
Отчеты, копии и доклады
Я. читаю все отчеты. По моим наблюдениям, далеко не все люди поступают так, читая их выборочно или не читая вовсе. Я поинтересовался у них, почему. Мне было сказано, что отчетов слишком много, они длинные, и в этом есть доля правды.
Однако те отчеты, что я честно одолел, были выше всяческих похвал. Никогда не пренебрегайте отчетами.
Если вы не будете читать отчеты коллег, они будут также поступать с вашими. Составляйте простые отчеты в разговорном стиле и распространяйте их избирательно.
На отчете обязательно следует ставить свою подпись.
Каждому наверняка случалось получать сообщения, на которых не указывалось ни имени, ни даты. После многих лет службы в одном и том же офисе отношения сотрудников становятся менее официальными, и, возможно, именно поэтому некоторые пренебрегают такой незначительной информацией.
Однако без нее порой невозможно определить, от кого поступило сообщение и кому отправлять ответ.
• Не считайте, что вас вычислят только по почерку. В офисе наверняка есть по меньшей мере три человека с похожим почерком.
• Подписывайте фамилию. В офисе работают две Екатерины, три Александра, два Михаила и три Владимира.
• Не злоупотребляйте инициалами. Я бы растерялся, если бы получил письмо, подписанное «К.К.» (что имелось в виду: фирма, где я работаю, «Качество amp; Красота», или мой соавтор, Кэрол Картаино?).
• Всегда ставьте дату: вычислить «когда?» нисколько не проще, чем вычислить «от кого?».
• Подписывайте год.
Сейчас это может показаться необязательным, но годы проходят быстро, и многие заметки, на которых не проставлена дата, к примеру, вырезки из газет и журналов, могут стать загадками в деле.
Имеет смысл делать копии отчетов и рассылать их необходимым адресатам. У копий есть ряд преимуществ: их проще сделать и отсортировать по маршрутам отправления, на них уже указаны дата, когда была совершена сделка, и фамилия человека, заключившего ее. Распространив копию, вы сообщите людям всю необходимую информацию, не сказав ни слова, не сделав ни единого звонка, не созывая собрание. Копии - это отличный способ сделать работу коллектива более согласованной, получить признание начальства, а возможно, и повышение по службе.
Простой секрет составления хорошего отчета: не включайте в него больше информации, чем необходимо.
Нет ничего странного, если плотник с гордостью продемонстрирует вам необработанные деревянные коробки, которые со временем превратятся в заказанный вами новый отшлифованный и отполированный кухонный гарнитур. Но если вы покажете коллегам неотредактированный отчет, они в лучшем случае могут подумать, что вы плохой писатель, в худшем - останутся недовольны результатами вашей работы, даже если вы предупредите их, что это только черновик. Всегда, когда это возможно, держите недоработанный материал при себе.
Для овладения искусством составления текстов я бы порекомендовал вам прочитать книгу «Элементы стиля», написанную Уильямом Странком и Э.Б. Уайтом. Однако если у вас нет на это времени, ознакомьтесь с ее основными идеями.
• Не злоупотребляйте деловым жаргоном и сухими официальными фразами: излагайте простым языком.
• Избегайте длинных слов и сложносочиненных предложений.
• Воздержитесь от слов, редко употребляемых в современной речи.
• Не отклоняйтесь от темы.
Не забывайте о том, что лучше хорошо делать работу, чем писать о ней хорошие отчеты. Первое требует большей отдачи и умений, второе - это подведение итогов первого, просто запись для архива.
Если вы не работаете, вам не о чем писать отчеты.
Мы работаем ради результата, а не для того, чтобы прочитать о нем.
Однако те отчеты, что я честно одолел, были выше всяческих похвал. Никогда не пренебрегайте отчетами.
Если вы не будете читать отчеты коллег, они будут также поступать с вашими. Составляйте простые отчеты в разговорном стиле и распространяйте их избирательно.
***
На отчете обязательно следует ставить свою подпись.
Каждому наверняка случалось получать сообщения, на которых не указывалось ни имени, ни даты. После многих лет службы в одном и том же офисе отношения сотрудников становятся менее официальными, и, возможно, именно поэтому некоторые пренебрегают такой незначительной информацией.
Однако без нее порой невозможно определить, от кого поступило сообщение и кому отправлять ответ.
• Не считайте, что вас вычислят только по почерку. В офисе наверняка есть по меньшей мере три человека с похожим почерком.
• Подписывайте фамилию. В офисе работают две Екатерины, три Александра, два Михаила и три Владимира.
• Не злоупотребляйте инициалами. Я бы растерялся, если бы получил письмо, подписанное «К.К.» (что имелось в виду: фирма, где я работаю, «Качество amp; Красота», или мой соавтор, Кэрол Картаино?).
• Всегда ставьте дату: вычислить «когда?» нисколько не проще, чем вычислить «от кого?».
• Подписывайте год.
Сейчас это может показаться необязательным, но годы проходят быстро, и многие заметки, на которых не проставлена дата, к примеру, вырезки из газет и журналов, могут стать загадками в деле.
Имеет смысл делать копии отчетов и рассылать их необходимым адресатам. У копий есть ряд преимуществ: их проще сделать и отсортировать по маршрутам отправления, на них уже указаны дата, когда была совершена сделка, и фамилия человека, заключившего ее. Распространив копию, вы сообщите людям всю необходимую информацию, не сказав ни слова, не сделав ни единого звонка, не созывая собрание. Копии - это отличный способ сделать работу коллектива более согласованной, получить признание начальства, а возможно, и повышение по службе.
Простой секрет составления хорошего отчета: не включайте в него больше информации, чем необходимо.
Нет ничего странного, если плотник с гордостью продемонстрирует вам необработанные деревянные коробки, которые со временем превратятся в заказанный вами новый отшлифованный и отполированный кухонный гарнитур. Но если вы покажете коллегам неотредактированный отчет, они в лучшем случае могут подумать, что вы плохой писатель, в худшем - останутся недовольны результатами вашей работы, даже если вы предупредите их, что это только черновик. Всегда, когда это возможно, держите недоработанный материал при себе.
КОРОТКО О КНИГЕ СТРАНКА И УАЙТА
Для овладения искусством составления текстов я бы порекомендовал вам прочитать книгу «Элементы стиля», написанную Уильямом Странком и Э.Б. Уайтом. Однако если у вас нет на это времени, ознакомьтесь с ее основными идеями.
• Не злоупотребляйте деловым жаргоном и сухими официальными фразами: излагайте простым языком.
• Избегайте длинных слов и сложносочиненных предложений.
• Воздержитесь от слов, редко употребляемых в современной речи.
• Не отклоняйтесь от темы.
Не забывайте о том, что лучше хорошо делать работу, чем писать о ней хорошие отчеты. Первое требует большей отдачи и умений, второе - это подведение итогов первого, просто запись для архива.
Если вы не работаете, вам не о чем писать отчеты.
Мы работаем ради результата, а не для того, чтобы прочитать о нем.
Отправляем письма почтой
Живя в компьютерную эру, мы часто забываем о том, что разумное и уместное использование обыч ной почты может значительно упростить офисную работу. Бумажное письмо написать просто и более надежно, поскольку в 99% случаев его прочтет только тот, кому оно адресовано, существует меньше риска, что оно будет понято неправильно, кроме того, такое письмо обходится нам дешевле. Когда мы отправляем письма почтой, мы даем клиентам или партнерам время подумать над ответом. Почта имеет ряд преимуществ перед факсом и телефонным звонками: такой способ передачи данных позволяет нам составлять точные записи о деловых контактах, и, в моей практике, обычно способствует принятию более осмысленных решений.
Пусть почта вам поможет! Перед тем как отправлять большую корреспонденцию по почте (двести или больше листов), узнайте о скидках и дополнительных услугах, которые в большом количестве предоставляет почта. Многие компании не спрашивают о скидках и тратят лишние деньги.
На почтамте вам могут дать исчерпывающий ответ о работе почты. Если вы собираетесь отправить письмо, позвоните, объясните свою ситуацию, и вас переключат на человека, который может помочь.
Вам могут также предоставить шаблоны официальных писем, показать всевозможные варианты конвертов и подскажут, как правильно написать адрес.
Если вы часто пользуетесь услугами срочной доставки почты, продумайте основные мотивы, побуждающие вас к спешке, которая в большинстве случаев не так уж необходима.
Когд а спешка действительно имеет значение?
Веские причины для срочности:
• Ситуации, где идет речь о сохранении здоровья или жизни: адресату может срочно понадобиться страховой полис или медицинская карта, без которых он не сможет действовать дальше.
• Необходимо доставить скоропортящийся товар.
• Клиент страстно хочет что-то купить у вас, предлагая доплатить за скорость: у вас есть шанс получить неплохие деньги, когда вы доставите товар.
• Всегда пишите индекс. Просто удивительно, как часто про него забывают.
• Соблюдайте пунктуацию, когда пишете адрес назначения и обратный адрес, сокращайте такие слова как «город»,
«улица», «дом», «квартира» и т.д.
• Сортировщик писем прочитывает индекс строго в той строке, в которой он должен быть. Не пишите индекс в другом месте.
• Если вы неправильно написали адрес, сделав ошибку в номере дома или квартиры, ваше письмо, скорее всего, вернут обратно. (Хотя в маленьких городах, возможно, его все-таки доставят адресату.)
• Не вкладывайте в обычные конверты металлические скрепки, значки или кнопки, а также монеты: эти предметы могут порвать конверт, когда его будет сортировать машина.
• Никогда не наклеивайте скотч на почтовые марки, это делает их недействительными.
• Не стоит набивать конверт до отказа: он действительно может порваться. Только представьте: сначала его поместят в мешок, мешок поставят на грузовик, потом бросят в большой конвейер и т.д.
Пусть почта вам поможет! Перед тем как отправлять большую корреспонденцию по почте (двести или больше листов), узнайте о скидках и дополнительных услугах, которые в большом количестве предоставляет почта. Многие компании не спрашивают о скидках и тратят лишние деньги.
На почтамте вам могут дать исчерпывающий ответ о работе почты. Если вы собираетесь отправить письмо, позвоните, объясните свою ситуацию, и вас переключат на человека, который может помочь.
Вам могут также предоставить шаблоны официальных писем, показать всевозможные варианты конвертов и подскажут, как правильно написать адрес.
Если вы часто пользуетесь услугами срочной доставки почты, продумайте основные мотивы, побуждающие вас к спешке, которая в большинстве случаев не так уж необходима.
Когд а спешка действительно имеет значение?
Веские причины для срочности:
• Ситуации, где идет речь о сохранении здоровья или жизни: адресату может срочно понадобиться страховой полис или медицинская карта, без которых он не сможет действовать дальше.
• Необходимо доставить скоропортящийся товар.
• Клиент страстно хочет что-то купить у вас, предлагая доплатить за скорость: у вас есть шанс получить неплохие деньги, когда вы доставите товар.
СОВЕТЫ ОТ НАЧАЛЬНИКА ПОЧТЫ
• Всегда пишите индекс. Просто удивительно, как часто про него забывают.
• Соблюдайте пунктуацию, когда пишете адрес назначения и обратный адрес, сокращайте такие слова как «город»,
«улица», «дом», «квартира» и т.д.
• Сортировщик писем прочитывает индекс строго в той строке, в которой он должен быть. Не пишите индекс в другом месте.
• Если вы неправильно написали адрес, сделав ошибку в номере дома или квартиры, ваше письмо, скорее всего, вернут обратно. (Хотя в маленьких городах, возможно, его все-таки доставят адресату.)
• Не вкладывайте в обычные конверты металлические скрепки, значки или кнопки, а также монеты: эти предметы могут порвать конверт, когда его будет сортировать машина.
• Никогда не наклеивайте скотч на почтовые марки, это делает их недействительными.
• Не стоит набивать конверт до отказа: он действительно может порваться. Только представьте: сначала его поместят в мешок, мешок поставят на грузовик, потом бросят в большой конвейер и т.д.
8. НЕ ПОЗВОЛЯЙТЕ ДЕЛАМ ОСТАНАВЛИВАТЬСЯ
Генри Форд не просто изобрел первый конвейер, он научил нас извлекать максимальную пользу из «потока», с которым мы имеем дело на рабочем месте. Его теория была проста: «Детали движутся в одном направлении, проходя необходимые этапы обработки, от исходного материала до конечного продукта».
По сути, работа в офисе также подразумевает некий «конечный продукт», потому все наши действия должны быть последовательны и строго организованы.
Переписка, папки с бумагами, архив, планы работы и т.д. - это не только материал, но и то, благодаря чему сослуживцы узнают о наших делах и делают свой вклад в создание конечного продукта. Работа будет двигаться непрерывно, как сборочный конвейер Форда, если мы будем пользо ваться арсеналом простых средств для «обработки » материала.
Для того чтобы офисный «конвейер» работал без остановок, не требуется тайного знания: возможно, 95% из нас уже знают, как этого добиться.
Главное - определить, какую работу необходимо сделать в первую очередь, и сроки, в которые она должна быть сделана.
Я вкратце изложу вам некоторые основные идеи, которые помогут вам найти механизмы управления рабочим «потоком».
Читайте и запоминайте
Научитесь справляться с печатной продукцией, в изобилии поступающей в ваш офис. Выберите 2 или 3 журнала, имеющих отношение к вашей профессиональной деятельности, и, может быть, еще один, интересный лично вам, откуда можно почерпнуть немало полезной информации. Забудьте про тысячи остальных, особенно про бесплатные журналы и газеты, которые только отнимают время: в них часто не содержится ничего, кроме рекламы.
Рекламные образцы продукции, рассылаемые почтой, - это не всегда мусор. Иногда вы можете найти среди них что-то нужное для себя. Однако рекламу необходимо тщательно отфильтровывать.
Бегло просматривайте то, что вам прислали, и, не найдя ничего интересного, смело выбрасывайте все в мусорный ящик. Если у вас есть личный секретарь, поручите ему разборку папки с рекламными объявлениями.
Кажется, что логичнее начать работу с чтения бумаг, которые находятся на вершине стопки, и про двигаться по ней сверху вниз. Такой подход, на первый взгляд, можно применять и для лежащих на столе отчетов, и для электронных писем, накопившихся в почтовом ящике, но учтите, что стопка образовалась в порядке поступления новых документов, а не в порядке их значимости. Поэтому, прежде чем углубиться в изучение документа с вершины стопки, просмотрите все бумаги и отложите в сторону те, которые требуют вашего внимания в первую очередь.
Уберите подальше деньги! Если вещь лежит не на месте, риск потерять ее существенно увеличивается.
Особенно это касается денег. Когда вы получаете деньги наличными, положите их на свой счет в банк или потратьте их так, как запланировали. Оставляя крупные суммы наличности при себе, вы навлекаете на себя лишние трудности. Всегда будьте уверены в том, что деньги лежат в надежном месте.
Если вам требуется обеспечивать доставку многочисленной корреспонденции в несколько подразделений и представительств компании, заведите для каждого из них отдельную коробку и отправляйте пачки документов по мере их накопления - это будет эффективнее, чем постоянно отправлять по одному письму.
Рекламные образцы продукции, рассылаемые почтой, - это не всегда мусор. Иногда вы можете найти среди них что-то нужное для себя. Однако рекламу необходимо тщательно отфильтровывать.
Бегло просматривайте то, что вам прислали, и, не найдя ничего интересного, смело выбрасывайте все в мусорный ящик. Если у вас есть личный секретарь, поручите ему разборку папки с рекламными объявлениями.
Кажется, что логичнее начать работу с чтения бумаг, которые находятся на вершине стопки, и про двигаться по ней сверху вниз. Такой подход, на первый взгляд, можно применять и для лежащих на столе отчетов, и для электронных писем, накопившихся в почтовом ящике, но учтите, что стопка образовалась в порядке поступления новых документов, а не в порядке их значимости. Поэтому, прежде чем углубиться в изучение документа с вершины стопки, просмотрите все бумаги и отложите в сторону те, которые требуют вашего внимания в первую очередь.
Уберите подальше деньги! Если вещь лежит не на месте, риск потерять ее существенно увеличивается.
Особенно это касается денег. Когда вы получаете деньги наличными, положите их на свой счет в банк или потратьте их так, как запланировали. Оставляя крупные суммы наличности при себе, вы навлекаете на себя лишние трудности. Всегда будьте уверены в том, что деньги лежат в надежном месте.
Если вам требуется обеспечивать доставку многочисленной корреспонденции в несколько подразделений и представительств компании, заведите для каждого из них отдельную коробку и отправляйте пачки документов по мере их накопления - это будет эффективнее, чем постоянно отправлять по одному письму.
Избавьтесь от ящиков, в которых лежат документы, ожидающие отправки
Вы на 50 процентов упростите процесс поступления и отправки документов, если избавитесь от ящика, в котором лежат бумаги, предназначенные для отправки. Какая от них польза? Законченные материалы не следует помещать в ящик, их следует немедленно отправить к месту назначения.
Адресная книга - одна из наиболее полезных вещей.
Иметь под рукой нужный адрес или телефонный номер, записанный в блокноте или в ноутбуке, - означает экономить время и делать работу проще. Создайте алфавитный список телефонов и адресов и распечатайте несколько копий: одну для себя (на случай, когда придете на работу без ноутбука), один оставьте в офисе (компьютеры иногда ломаются). Можете создать списки для семейного и служебного пользования, распечатав копии для членов семьи и для коллег. На вашем списке оставляйте место для новых записей, а также место, куда можно вносить изменения имеющихся телефонов и адресов. Периодически просматривайте свой список по меньшей мере раз в год.
Составляя бумаги или документы для отправки, старайтесь предвидеть возможные вопросы и сразу вносить нужные пояснения. Часто мы, будучи хорошо осведомлены в вопросе, забываем о потребностях читателя. Поэтому:
• Пишите краткие пояснения по сути документа и по поводу дальнейших действий с ним.
• Напишите, сколько копий вы вложили и сколько должны получить обратно. Если часть вложенных документов должны быть подписаны и/или нотариально заверены, убедитесь в том, что вы об этом написали. Если это необходимо, распишите подробно, какие действия получатель должен произвести над бумагами.
• Если в тексте документа есть юридические или другие специфичные термины и фразы, которые неосведомленный человек может не понять, дайте их краткое толкование.
• Потребуйте от получателя, чтобы тот обратил внимание на указанные в бумагах сроки выполнения заказа или на другие даты, содержащиеся в документе.
Передача документов на подпись - важная часть работы со всеми официальными бумагами, но эту простую на вид задачу обычно не так уж и просто осуществлять на практике.
Лучший способ заручиться уверенностью в том, что все важные бумаги будут подписаны, - присутствовать в тот момент, когда на них ставят подпись. Но если нет такой возможности (а обычно бывает именно так), попробуйте ставить карандашом галочки в тех местах, где должны стоять подпись и дата, или используйте печати с поясняющими надписями, такие как «Здесь указать фамилию». Можете приклеивать в нужных местах яркие ярлыки, которые отчетливо видны во всех концах листа. Некоторые документы печатают уже с указаниями, например «Пожалуйста, поставьте здесь подпись и дату».
Из многолетнего опыта работы в офисе я вынес ценный урок: необходимо присваивать имена всем документам и указывать их предназначение. С этой точки зрения оптимальнее хранить документы в электронном виде в специальных именованных папках.
Таким же образом следует хранить всю ценную информацию: телефоны, имена, важные све дения, - так она всегда будет доступна. Эта работа займет у вас несколько минут, а в дальнейшем вы сэкономите часы на поисках и сортировке, и при необходимости вы всегда сможете быстро вручить нужному человеку необходимый листок или переслать данные по электронной почте.
Многие из нас пользуются ежедневниками. Они напоминают нам о грядущих встречах и поручениях, которые должны быть сделаны на следующей неделе или через три месяца. Чтобы делать все вовремя, нам следует вписывать в ежедневник памятки задолго до того, как произойдет событие, чтобы мы могли подготовиться к нему без спешки. Ежедневник также можно использовать для записей более долгосрочных планов, чтобы не забыть осуществить возникшую блестящую идею в будущем.
Адресная книга - одна из наиболее полезных вещей.
Иметь под рукой нужный адрес или телефонный номер, записанный в блокноте или в ноутбуке, - означает экономить время и делать работу проще. Создайте алфавитный список телефонов и адресов и распечатайте несколько копий: одну для себя (на случай, когда придете на работу без ноутбука), один оставьте в офисе (компьютеры иногда ломаются). Можете создать списки для семейного и служебного пользования, распечатав копии для членов семьи и для коллег. На вашем списке оставляйте место для новых записей, а также место, куда можно вносить изменения имеющихся телефонов и адресов. Периодически просматривайте свой список по меньшей мере раз в год.
Составляя бумаги или документы для отправки, старайтесь предвидеть возможные вопросы и сразу вносить нужные пояснения. Часто мы, будучи хорошо осведомлены в вопросе, забываем о потребностях читателя. Поэтому:
• Пишите краткие пояснения по сути документа и по поводу дальнейших действий с ним.
• Напишите, сколько копий вы вложили и сколько должны получить обратно. Если часть вложенных документов должны быть подписаны и/или нотариально заверены, убедитесь в том, что вы об этом написали. Если это необходимо, распишите подробно, какие действия получатель должен произвести над бумагами.
• Если в тексте документа есть юридические или другие специфичные термины и фразы, которые неосведомленный человек может не понять, дайте их краткое толкование.
• Потребуйте от получателя, чтобы тот обратил внимание на указанные в бумагах сроки выполнения заказа или на другие даты, содержащиеся в документе.
Передача документов на подпись - важная часть работы со всеми официальными бумагами, но эту простую на вид задачу обычно не так уж и просто осуществлять на практике.
Лучший способ заручиться уверенностью в том, что все важные бумаги будут подписаны, - присутствовать в тот момент, когда на них ставят подпись. Но если нет такой возможности (а обычно бывает именно так), попробуйте ставить карандашом галочки в тех местах, где должны стоять подпись и дата, или используйте печати с поясняющими надписями, такие как «Здесь указать фамилию». Можете приклеивать в нужных местах яркие ярлыки, которые отчетливо видны во всех концах листа. Некоторые документы печатают уже с указаниями, например «Пожалуйста, поставьте здесь подпись и дату».
Из многолетнего опыта работы в офисе я вынес ценный урок: необходимо присваивать имена всем документам и указывать их предназначение. С этой точки зрения оптимальнее хранить документы в электронном виде в специальных именованных папках.
Таким же образом следует хранить всю ценную информацию: телефоны, имена, важные све дения, - так она всегда будет доступна. Эта работа займет у вас несколько минут, а в дальнейшем вы сэкономите часы на поисках и сортировке, и при необходимости вы всегда сможете быстро вручить нужному человеку необходимый листок или переслать данные по электронной почте.
Многие из нас пользуются ежедневниками. Они напоминают нам о грядущих встречах и поручениях, которые должны быть сделаны на следующей неделе или через три месяца. Чтобы делать все вовремя, нам следует вписывать в ежедневник памятки задолго до того, как произойдет событие, чтобы мы могли подготовиться к нему без спешки. Ежедневник также можно использовать для записей более долгосрочных планов, чтобы не забыть осуществить возникшую блестящую идею в будущем.