Страница:
Если работник в ходе выполнения служебного задания должен посетить несколько пунктов назначения, то в каждом из них следует сделать в командировочном удостоверении отметку о прибытии и убытии. Отметки заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью, которая обычно используется в хозяйственной деятельности организацией для засвидетельствования подписи соответствующего должностного лица.
Командировочное удостоверение является важным документом для последующего подтверждения обоснованности произведенных предприятием расходов, а для работника – подтверждением права на получение возмещения произведенных расходов. Правильность оформления данного документа ? гарантия избежания споров с контролирующими органами.
Личные данные работника и пункт назначения, указанные в удостоверении, должны совпадать с данными проездных документов. Наименование предприятия, указанное на лицевой стороне удостоверения, должно совпадать с наименованием предприятия в графе отметок принимающей стороны на обратной стороне удостоверения.
Если обязательные реквизиты не заполнены, а также отсутствуют печати и подписи уполномоченных лиц, удостоверение может быть признано недействительным и приведет к спору с налоговым инспектором при выплате суточных работнику.
Командированному работнику перед отъездом в командировку должен быть выдан аванс на оплату командировочных расходов. Денежный аванс выдается в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда, расходов по найму жилого помещения и суточных, исходя их норм, установленных законодательно либо в организации.
Выдача аванса в иностранной валюте для командировочных расходов при командировании работника за границу предусмотрена действующим валютным законодательством.
Организация имеет право снимать со своих валютных счетов, открытых в уполномоченных банках, необходимые суммы командировочных расходов для зарубежных командировок.
Аванс может быть в виде:
1) наличных денежных средств в рублях;
2) наличной иностранной валюты, снятой с валютного счета организации. Это может быть валюта страны убывания либо другая, отличная от нее;
3) дорожного или банковского чека в иностранной валюте;
4) корпоративной кредитной карты.
Если работник не успел получить перед командировкой аванс, то, по договоренности с руководством, он может тратить личные денежные средства. В этом случае возмещение расходов работника по командировке произойдет после его возвращения.
Для расчета суммы к выдаче составляется расчет (смета), который подписывается главным бухгалтером. Расчет может быть утвержден руководителем или не утверждаться им. Но документ, на основании которого сумма будет выдана работнику (расходный кассовый ордер или платежная ведомость), должен быть обязательно подписан руководителем. Расчет (смета) хранится в бухгалтерии и может быть приложением к расходному ордеру, подтверждая расчет выданной авансом денежной суммы.
Выдача наличных из кассы предприятияосуществляется по расходному кассовому ордеру. Как и любые бухгалтерские документы, расходный ордер составляется в момент совершения операции, а если это невозможно, то непосредственно после ее окончания.
Если в течение трех дней в командировку направляются несколько сотрудников организации, денежные средства могут быть выданы по платежной ведомости или расчетно-платежной ведомости, если организация пользуется этой формой.
Выдача наличных денег под отчетпроизводится при условии полного отчета конкретного лица по ранее выданному любому авансу (на командировочные, хозяйственные и другие расходы). Передача выданных под отчет наличных денег одним работником другому запрещается.
При заграничной командировке аванс, как правило, выдается сотруднику в валюте, которая имеет хождение в стране, куда направляется работник.
Если нормы командировочных расходов установлены в национальной неконвертируемой иностранной валюте, организация может выдать сотруднику аванс в любой свободно конвертируемой валюте. Неконвертируемая валюта пересчитывается в свободно конвертируемую через рубли по курсу Банка России.
Свободно конвертируемая валюта(доллары, евро и др.) могут быть обменены работником за рубежом на необходимую ему валюту. При возмещении расходов по обмену работнику применяется обменный курс, указанный банком, осуществлявшим обмен валюты в стране командирования. Если работнику выдается национальная валюта, которая не котируется Банком России, то пересчет сумм к выдаче производится по справочному курсу иностранных валют, не котируемых Банком России, или так называемым кросс-курсу. Информацию об этом можно получить в валютном отделе обслуживающего банка.
Для выдачи наличных валютных средств командированному лицу организация должна снять их с текущего валютного счета, открытого в уполномоченном банке по заявке установленной формы.
После представления заявки, но не ранее чем за 10 рабочих дней до даты убытия командируемых работников в служебную командировку за пределы Российской Федерации, уполномоченный банк выдает организации запрашиваемую сумму наличной иностранной валюты.
Одновременно выдается справка по форме N 0406007 на имя командируемого работника. Справка является основанием для вывоза физическим лицом платежных документов: наличной валюты, дорожных чеков, именных чеков и денежных аккредитивов.
В соответствии с п. 3 ст. 15 Федеральный закон от 10 декабря 2003 г. N 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» физические лица могут единовременно вывозить из России наличную иностранную валюту в сумме, не превышающей 10 000 долл. США.
Командированный сотрудник может вывести наличную иностранную валюту в пределах 3000 долл. США без декларирования таможенному органу. Вывозимая наличная иностранная валюта подлежит декларированию таможенному органу путем подачи письменной таможенной декларации на сумму свыше 3 тыс. долл. до 10 тыс. долл. США.
Валютные средства могут быть переведены уполномоченным банком непосредственно в страну командирования. Для этого оформляется заявка на перевод средств в иностранной валюте за пределы Российской Федерации на счет командируемого лица, открытый в банке – нерезиденте Российской Федерации либо на его имя до востребования. Валюта может быть переведена на счет третьего лица, но в пользу командируемого. Открытие счета на имя командируемого лица за рубежом допускается только на период пребывания в командировке. По окончании командировки неиспользованный остаток валюты должен быть переведен в уполномоченный банк Российской Федерации или снят в виде наличности и по возвращении работника сдан в кассу организации. Такой же порядок должен соблюдаться и в том случае, когда валютные средства перечисляются на счет третьего лица.
Покупка наличной валютыдля оплаты командировочных расходов через обменные пункты предприятиям учреждениям и организациям запрещена. Этот запрет распространяется на всех подотчетных лиц организации, в том числе на кассира и подотчетное лицо, получившее аванс на командировочные расходы.
Нарушение указанного требования влечет наложение административного взыскания в соответствии с п. 4 ст. 15.25 КоАП РФ – штрафа на организацию – в размере от 400 до 500 МРОТ, на должностное лицо – от 50 до 100 МРОТ.
Однако для работника как физического лица такого запрета нет. Поэтому работник может получить в кассе предприятия рубли и приобрести валюту самостоятельно в обменном пункте на свое имя. Однако в этом случае приобретенная валюта в учете организации не отражается.
Если работнику выдавались рубли для командировки за рубеж, то валютные расходы работника будут отражены по курсу Банка России на дату утверждения авансового отчета, но расчеты с ним будут производиться в рублях с учетом выданного рублевого аванса.
Однако эта ситуация может быть использована только в исключительных случаях, при срочном оформлении командировки работника и недостатка времени для приобретения валюты. Как система такая ситуация применяться не может, поскольку работнику не возмещаются его расходы по обмену валюты.
Сотруднику фирмы, который выезжает в командировку за границу, могут быть выданы дорожные чеки.
Дорожный чек– это платежный документ в иностранной валюте, распоряжение одного банка другому банку выплатить обозначенную в чеке сумму денег его владельцу по образцу его подписи.
В большинстве стран дорожные чеки принимаются в качестве средства платежа в гостиницах, магазинах, ресторанах. Сдача выдается наличными.
Дорожный чек, как и пластиковая карточка, имеет преимущества перед наличными деньгами при поездках за границу.
В любом банке дорожные чеки могут быть обменены на наличную иностранную валюту. Комиссия банка за обмен дорожного чека составляет, обычно, от 0,5 до 2 % от номинала. Данная комиссия включается в состав командировочных расходов и относится на затраты организации при наличии квитанции или иного оправдательного первичного документа, выданного банком, в котором производился обмен чеков.
Владелец чека защищен от его потери или кражи. Чеки именные, поэтому если один человек их потерял, другой не сможет получить по ним деньги. Гарантией защиты от несанкционированного использования чека третьим лицом служит наличие двойной подписи владельца: первый раз владелец чека подписывает чек в банке при его покупке, второй раз – при оплате покупки с помощью чека. При несоответствии подписи образцу, проставленному в чеке, чек к оплате не принимается. Кроме того, при оплате чеком у владельца часто требуют предъявления паспорта или другого документа, удостоверяющего личность (например, водительских прав).
При утере чековой книжки владелец должен незамедлительно сообщить об этом эмитенту чеков с указанием места и даты покупки и номеров утерянных чеков. Эту информацию необходимо хранить отдельно от чеков в надежном месте. Утерянные чеки аннулируются, а владельцу возмещается их стоимость в ближайшем банке, с которым у эмитента установлены корреспондентские отношения. Такая система защиты и идентификации гарантирует использование чека только его владельцем.
В настоящее время многие российские банки, имеющие соответствующую лицензию на совершение банковских операций в иностранной валюте, продают дорожные чеки международных платежных систем. Наиболее распространены международные дорожные чеки: American Express, MasterCard, VISA, Eurocheque. Эмитентами этих чеков являются иностранные юридические лица, а российские банки заказывают чеки у членов или агентов соответствующих международных платежных систем за границей и ввозят в Россию.
Чек является инструментом платежа; этим объясняется относительно короткий срок его, на который он действителен. Традиционно в банковской практике используется 10-дневный срок для предъявления чека к оплате. Дорожные чеки выдаются обычно в виде чековой книжки с количеством чеков в каждой из них от 3 до 10 штук в зависимости от номиналов чеков и эмитента.
На дорожные чеки не распространяются установленные валютным законодательством России ограничения на вывоз наличной иностранной валюты.
При выдаче дорожных чеков командируемое лицо должно собственноручно в присутствии работника банка подписать каждый чек. При использовании чека в качестве средства платежа на нем необходимо будет поставить вторую подпись владельца, что служит средством идентификации.
После получения дорожных чеков в уполномоченном банке командируемое лицо обязано сдать их и справку в кассу организации.
Вернувшись из командировки, сотрудник должен представить в бухгалтерию организации авансовый отчет, приложив к нему все оправдательные документы, в том числе и об уплате комиссионного вознаграждения за обналичивание дорожных чеков.
Если работник в командировке не полностью использовал выданные дорожные чеки, их обратный прием (покупка) осуществляется уполномоченным банком после представления организацией по завершении командировки работника специального отчета.
Неиспользованные в командировке работником чеки также сдаются в уполномоченный банк в течение 10 рабочих дней с момента возвращения чеков в кассу.
Для оплаты расходов в командировке организация может выдать работнику корпоративную банковскую карту. Использовать такую карту при направлении работников в командировку организациям удобно и выгодно, потому что в этом случае организации не нужно открывать валютный счет, нет необходимости приобретать наличную валюту. В случае продления зарубежной командировки сотрудника организация в любой момент может оперативно пополнить счет. Пластиковая рублевая карта удобна и для самого работника; ему не нужно везти с собой в командировку валюту и беспокоиться о ее сохранности.
Карты могут принадлежать разным платежным системам (например, VISA, MasterСard и др.) и различаться по категориям (Gold, Business, Electron). Карты могут быть рублевыми или валютными.
Для направления работника в служебную командировку необходимо:
1) определение вида транспорта, на котором работник будет следовать к месту командировки, приобретение (предварительный заказ) билетов на транспорт до места назначения и обратно;
2) бронирование мест в гостинице или определение иного места проживания;
3) предварительное согласование встречи с принимающей стороной и т. п.
Эти действия осуществляет, как правило, секретарь организации. Решение подобных вопросов может быть возложено в организации на самого командируемого работника или на секретаря структурного подразделения или иного работника. В небольших организациях это может быть возложено и на бухгалтера.
Последние рекомендации, советы и указания работнику дает, как правило, его непосредственный руководитель. Вопрос о явке на работу в день отъезда в командировку решается по договоренности с руководством.
Бухгалтер, который выдает работнику аванс на командировочные расходы, обязан разъяснить командируемому лицу порядок возмещения командировочных расходов, установленный в организации, а также требования к оформлению документов.
К оформлению документов предъявляют следующие требования:
1) в каждом пункте командировки в командировочном удостоверении нужно проставляться соответствующие отметки;
2) расходы должны совершаться в установленных в организации пределах;
3) возмещение производится по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами, поэтому следует собирать все, что свидетельствует о произведенных расходах (счета гостиниц, различные проездные документы, счета за телефонные переговоры, расчетные документы на приобретенные товарные ценности, потребленные работы, услуги и т. п.). Неподтвержденные документально расходы компенсированы не будут;
4) для внутригородских поездок настоятельно рекомендуется использовать общественный транспорт с сохранением проездных билетов;
5) командируемый должен соблюдать трудовой распорядок той организации, в которой он пребывает.
При направлении работника в служебную командировку в соответствии со ст. 167 ТК РФ ему гарантируются:
1) сохранение места работы (должности);
2) сохранение среднего заработка;
3) возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.
Сохранение места работы (должности)означает, что в период командировки работник не может быть уволен по инициативе работодателя, за исключением случаев ликвидации организации.
Дни пребывания работника в командировке (включая и выходной день), должны быть отмечены в табеле учета использования рабочего времени организации как рабочие дни.
Находясь в командировке, работник может внезапно заболеть. Временная нетрудоспособность, а также невозможность по состоянию здоровья вернуться к постоянному месту работы должны быть удостоверены в установленном порядке. Это документ медицинского учреждения – листок нетрудоспособности, справка врача о состоянии здоровья, справка больницы о том, что работник находился на стационарном лечении, и т. п.
Если работник в командировке заболел, то дни его временной нетрудоспособности не включаются в срок командировки. За период временной нетрудоспособности командированному работнику выплачивается на общих основаниях пособие по временной нетрудоспособности.
Кроме того, работнику на общем основании возмещаются расходы по найму жилого помещения. Расходы по найму жилого помещения за период, когда командированный работник находится на стационарном лечении, не возмещаются.
Работнику выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту своего постоянного места жительства, но не свыше двух месяцев.
Во время нахождения работника в командировке или пути следования возможны форс-мажорные, неординарные обстоятельства. Возможна вынужденная остановка в связи с задержкой транспорта и прочими причинами.
Во время вынужденной остановки в путиработнику должны быть выплачены:
1) суточные по тем же нормам, что и за время пребывания в месте командировки при представлении документов, подтверждающих факт вынужденной задержки;
2) расходы по найму жилого помещения при условии представления подтверждающих документов (счетов, квитанций, проездных билетов и др.).
Вынужденная остановка должна быть подтверждена соответствующими документами.
За время задержки в пути без уважительных причин заработная плата, суточные не выплачиваются и не возмещаются расходы по найму жилого помещения.
Режим рабочего времени в период нахождения в командировке в ТК РФ специально не оговорен.
На работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени и отдыха тех организаций, куда они направлены. Кроме того, он должен пройти вводный инструктаж по охране труда, если, конечно, исполнение служебного задания обязывает его к пребыванию, к примеру, на территории цехов другого предприятия.
Взамен дней отдыха, неиспользованных во время командировки, другие дни отдыха по возвращении из командировки работнику не предоставляются.
Общее запрещение работы в выходные дни содержится в ст. 113 ТК РФ. При необходимости осуществления работы в выходные дни, в том числе и во время нахождения в служебной командировке, требуется письменное согласие работника и выборного профсоюзного органа, а также письменное распоряжение работодателя.
По мнению Минтруд России, работники, находящиеся в командировке, должны использовать еженедельные дни отдыха в месте командировки, а не по возвращении из нее.
Если работник специально командирован для работы в выходные или праздничные дни; был привлечен к работе в выходные и нерабочие праздничные дни в месте командировки по письменному распоряжению работодателя; по распоряжению администрации выезжает в командировку в выходной день, ему выплачивается компенсация в соответствии с действующим законодательством.
В этом случае в соответствии со ст. 153 ТК РФ работа в выходные дникомпенсируется по соглашению между работником и работодателем:
1) предоставлением другого дня отдыха (в этом случае работа оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит);
2) в денежной форме оплачивается не менее чем в двойном размере.
Если по распоряжению администрации работник выезжает в командировку в праздничный день, и затем использует дополнительный день отдыха, то работа в нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит.
Если работник по собственной инициативе без письменного указания работодателя осуществляет работу в выходные дни, то оплата ему не производится. Это вытекает из самого характера командировки как направления работника для выполнения определенного поручения вне места его постоянной работы, где учет и контроль со стороны работодателя затруднен. В соответствии с заданием на командировку устанавливаются конкретные сроки его выполнения. Командированный работник сам планирует выполнение работ с учетом режима работы рабочего времени и времени отдыха организации, в которую он командирован.
Командированный работник не включается в личный состав организации, в которую он направлен, и получает заработную плату и причитающиеся компенсации по месту основной работы.
При направлении работника в служебную командировку в соответствии со ст. 167 ТК РФ ему гарантируются сохранение среднего заработка. Это означает, что работнику за рабочие дни, отмеченные в табеле учета рабочего времени по основному месту работы во время нахождения в служебной командировке, выплачивается не должностной оклад (тарифная ставка), а средняя заработная плата.
Расчет среднего заработка осуществляется на основании ст. 139 ТК РФ и Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного постановлением Правительства РФ от 11 апреля 2003 г. N 213.
Средний заработок за время нахождения работника в командировке сохраняется за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы.
Для всех случаев, не связанных с оплатой отпусков или предоставлением компенсации за неиспользованные отпуска, средняя заработная плата работника рассчитывается, исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 месяцев, предшествующих моменту выплаты. Это общее правило.
Однако если этого требуют интересы работников, то в коллективном договоре организация может предусмотреть и иные периоды для расчета средней заработной платы (ст. 139 ТК РФ). Главное, чтобы это не ухудшало положения работников. Обычно этим положением пользуются организации, в которых заработная плата в течение года начисляется неравномерно.
Если коллективный договор в организации отсутствует, или в нем не указан срок меньший чем 12 месяцев, то расчет ведется по общим правилам.
Для расчета средней заработной платы учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые в организации, независимо от источников этих выплат.
Таким образом, для исчисления среднего заработка должны использоваться все выплаты, которые начислены работнику за его труд или связаны с условиями его труда. К ним относятся:
1) заработная плата, начисленная работникам по тарифным ставкам (должностным окладам) за отработанное время, по сдельным расценкам, в процентах от выручки от реализации продукции (выполнения работ, оказания услуг), или комиссионное вознаграждение;
2) заработная плата, выданная в не денежной форме (стоимость продукции, выданной в порядке натуральной оплаты);
3) гонорар работников редакций газет, журналов, иных средств массовой информации, искусства, состоящих в списочном составе организации;
4) заработная плата, окончательно рассчитанная по завершении календарного года, обусловленная системой оплаты труда (учитывается в размере одной двенадцатой за каждый месяц расчетного периода независимо от времени начисления);
5) надбавки и доплаты (за классность, квалификационный разряд, классный чин, совмещение профессий и т. п.);
6) компенсационные выплаты, связанные с режимом работы и условиями труда (обусловленные районным регулированием, доплаты за работу во вредных и тяжелых условиях труда, в ночное время, при многосменном режиме, в выходные и праздничные дни и сверхурочно);
7) премии и вознаграждения, включая вознаграждение по итогам работы за год и единовременное вознаграждение за выслугу лет;
8) другие предусмотренные системой оплаты труда виды выплат.
Какие-либо денежные средства, выданные работникам не в качестве вознаграждения за труд (дивиденды по акциям, проценты по вкладам, страховые выплаты, кредиты и другие), при исчислении среднего заработка не учитываются. К примеру, выплата на питание не зависит от результатов труда каждого работника, и поэтому не может быть включена в расчет.
Необходимо иметь в виду, что суточныеработнику выплачиваются за фактические дни пребывания в командировке, а средний заработок сохраняется за время командировки и нахождения в пути за все рабочие дни по графику, установленному по месту постоянной работы.
В том случае, если работник заключил трудовой договор и в этом же месяце направляется в командировку, то зарплата ему еще не начислена. В этом случае оплату необходимо определять исходя из оклада, который начислен за те дни, которые в этом месяце отработал сотрудник.
Когда и такой заработной платы нет, то средний заработок должен быть рассчитан исходя их тарифной ставки работника, должностного оклада или денежного вознаграждения.
При направлении в служебную командировку лица, работающего по совместительству,средний заработок сохраняется на том объединении, предприятии, в учреждении, организации, которое его командировало.
Командировочное удостоверение является важным документом для последующего подтверждения обоснованности произведенных предприятием расходов, а для работника – подтверждением права на получение возмещения произведенных расходов. Правильность оформления данного документа ? гарантия избежания споров с контролирующими органами.
Личные данные работника и пункт назначения, указанные в удостоверении, должны совпадать с данными проездных документов. Наименование предприятия, указанное на лицевой стороне удостоверения, должно совпадать с наименованием предприятия в графе отметок принимающей стороны на обратной стороне удостоверения.
Если обязательные реквизиты не заполнены, а также отсутствуют печати и подписи уполномоченных лиц, удостоверение может быть признано недействительным и приведет к спору с налоговым инспектором при выплате суточных работнику.
Командированному работнику перед отъездом в командировку должен быть выдан аванс на оплату командировочных расходов. Денежный аванс выдается в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда, расходов по найму жилого помещения и суточных, исходя их норм, установленных законодательно либо в организации.
Выдача аванса в иностранной валюте для командировочных расходов при командировании работника за границу предусмотрена действующим валютным законодательством.
Организация имеет право снимать со своих валютных счетов, открытых в уполномоченных банках, необходимые суммы командировочных расходов для зарубежных командировок.
Аванс может быть в виде:
1) наличных денежных средств в рублях;
2) наличной иностранной валюты, снятой с валютного счета организации. Это может быть валюта страны убывания либо другая, отличная от нее;
3) дорожного или банковского чека в иностранной валюте;
4) корпоративной кредитной карты.
Если работник не успел получить перед командировкой аванс, то, по договоренности с руководством, он может тратить личные денежные средства. В этом случае возмещение расходов работника по командировке произойдет после его возвращения.
Для расчета суммы к выдаче составляется расчет (смета), который подписывается главным бухгалтером. Расчет может быть утвержден руководителем или не утверждаться им. Но документ, на основании которого сумма будет выдана работнику (расходный кассовый ордер или платежная ведомость), должен быть обязательно подписан руководителем. Расчет (смета) хранится в бухгалтерии и может быть приложением к расходному ордеру, подтверждая расчет выданной авансом денежной суммы.
Выдача наличных из кассы предприятияосуществляется по расходному кассовому ордеру. Как и любые бухгалтерские документы, расходный ордер составляется в момент совершения операции, а если это невозможно, то непосредственно после ее окончания.
Если в течение трех дней в командировку направляются несколько сотрудников организации, денежные средства могут быть выданы по платежной ведомости или расчетно-платежной ведомости, если организация пользуется этой формой.
Выдача наличных денег под отчетпроизводится при условии полного отчета конкретного лица по ранее выданному любому авансу (на командировочные, хозяйственные и другие расходы). Передача выданных под отчет наличных денег одним работником другому запрещается.
При заграничной командировке аванс, как правило, выдается сотруднику в валюте, которая имеет хождение в стране, куда направляется работник.
Если нормы командировочных расходов установлены в национальной неконвертируемой иностранной валюте, организация может выдать сотруднику аванс в любой свободно конвертируемой валюте. Неконвертируемая валюта пересчитывается в свободно конвертируемую через рубли по курсу Банка России.
Свободно конвертируемая валюта(доллары, евро и др.) могут быть обменены работником за рубежом на необходимую ему валюту. При возмещении расходов по обмену работнику применяется обменный курс, указанный банком, осуществлявшим обмен валюты в стране командирования. Если работнику выдается национальная валюта, которая не котируется Банком России, то пересчет сумм к выдаче производится по справочному курсу иностранных валют, не котируемых Банком России, или так называемым кросс-курсу. Информацию об этом можно получить в валютном отделе обслуживающего банка.
Для выдачи наличных валютных средств командированному лицу организация должна снять их с текущего валютного счета, открытого в уполномоченном банке по заявке установленной формы.
После представления заявки, но не ранее чем за 10 рабочих дней до даты убытия командируемых работников в служебную командировку за пределы Российской Федерации, уполномоченный банк выдает организации запрашиваемую сумму наличной иностранной валюты.
Одновременно выдается справка по форме N 0406007 на имя командируемого работника. Справка является основанием для вывоза физическим лицом платежных документов: наличной валюты, дорожных чеков, именных чеков и денежных аккредитивов.
В соответствии с п. 3 ст. 15 Федеральный закон от 10 декабря 2003 г. N 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» физические лица могут единовременно вывозить из России наличную иностранную валюту в сумме, не превышающей 10 000 долл. США.
Командированный сотрудник может вывести наличную иностранную валюту в пределах 3000 долл. США без декларирования таможенному органу. Вывозимая наличная иностранная валюта подлежит декларированию таможенному органу путем подачи письменной таможенной декларации на сумму свыше 3 тыс. долл. до 10 тыс. долл. США.
Валютные средства могут быть переведены уполномоченным банком непосредственно в страну командирования. Для этого оформляется заявка на перевод средств в иностранной валюте за пределы Российской Федерации на счет командируемого лица, открытый в банке – нерезиденте Российской Федерации либо на его имя до востребования. Валюта может быть переведена на счет третьего лица, но в пользу командируемого. Открытие счета на имя командируемого лица за рубежом допускается только на период пребывания в командировке. По окончании командировки неиспользованный остаток валюты должен быть переведен в уполномоченный банк Российской Федерации или снят в виде наличности и по возвращении работника сдан в кассу организации. Такой же порядок должен соблюдаться и в том случае, когда валютные средства перечисляются на счет третьего лица.
Покупка наличной валютыдля оплаты командировочных расходов через обменные пункты предприятиям учреждениям и организациям запрещена. Этот запрет распространяется на всех подотчетных лиц организации, в том числе на кассира и подотчетное лицо, получившее аванс на командировочные расходы.
Нарушение указанного требования влечет наложение административного взыскания в соответствии с п. 4 ст. 15.25 КоАП РФ – штрафа на организацию – в размере от 400 до 500 МРОТ, на должностное лицо – от 50 до 100 МРОТ.
Однако для работника как физического лица такого запрета нет. Поэтому работник может получить в кассе предприятия рубли и приобрести валюту самостоятельно в обменном пункте на свое имя. Однако в этом случае приобретенная валюта в учете организации не отражается.
Если работнику выдавались рубли для командировки за рубеж, то валютные расходы работника будут отражены по курсу Банка России на дату утверждения авансового отчета, но расчеты с ним будут производиться в рублях с учетом выданного рублевого аванса.
Однако эта ситуация может быть использована только в исключительных случаях, при срочном оформлении командировки работника и недостатка времени для приобретения валюты. Как система такая ситуация применяться не может, поскольку работнику не возмещаются его расходы по обмену валюты.
Сотруднику фирмы, который выезжает в командировку за границу, могут быть выданы дорожные чеки.
Дорожный чек– это платежный документ в иностранной валюте, распоряжение одного банка другому банку выплатить обозначенную в чеке сумму денег его владельцу по образцу его подписи.
В большинстве стран дорожные чеки принимаются в качестве средства платежа в гостиницах, магазинах, ресторанах. Сдача выдается наличными.
Дорожный чек, как и пластиковая карточка, имеет преимущества перед наличными деньгами при поездках за границу.
В любом банке дорожные чеки могут быть обменены на наличную иностранную валюту. Комиссия банка за обмен дорожного чека составляет, обычно, от 0,5 до 2 % от номинала. Данная комиссия включается в состав командировочных расходов и относится на затраты организации при наличии квитанции или иного оправдательного первичного документа, выданного банком, в котором производился обмен чеков.
Владелец чека защищен от его потери или кражи. Чеки именные, поэтому если один человек их потерял, другой не сможет получить по ним деньги. Гарантией защиты от несанкционированного использования чека третьим лицом служит наличие двойной подписи владельца: первый раз владелец чека подписывает чек в банке при его покупке, второй раз – при оплате покупки с помощью чека. При несоответствии подписи образцу, проставленному в чеке, чек к оплате не принимается. Кроме того, при оплате чеком у владельца часто требуют предъявления паспорта или другого документа, удостоверяющего личность (например, водительских прав).
При утере чековой книжки владелец должен незамедлительно сообщить об этом эмитенту чеков с указанием места и даты покупки и номеров утерянных чеков. Эту информацию необходимо хранить отдельно от чеков в надежном месте. Утерянные чеки аннулируются, а владельцу возмещается их стоимость в ближайшем банке, с которым у эмитента установлены корреспондентские отношения. Такая система защиты и идентификации гарантирует использование чека только его владельцем.
В настоящее время многие российские банки, имеющие соответствующую лицензию на совершение банковских операций в иностранной валюте, продают дорожные чеки международных платежных систем. Наиболее распространены международные дорожные чеки: American Express, MasterCard, VISA, Eurocheque. Эмитентами этих чеков являются иностранные юридические лица, а российские банки заказывают чеки у членов или агентов соответствующих международных платежных систем за границей и ввозят в Россию.
Чек является инструментом платежа; этим объясняется относительно короткий срок его, на который он действителен. Традиционно в банковской практике используется 10-дневный срок для предъявления чека к оплате. Дорожные чеки выдаются обычно в виде чековой книжки с количеством чеков в каждой из них от 3 до 10 штук в зависимости от номиналов чеков и эмитента.
На дорожные чеки не распространяются установленные валютным законодательством России ограничения на вывоз наличной иностранной валюты.
При выдаче дорожных чеков командируемое лицо должно собственноручно в присутствии работника банка подписать каждый чек. При использовании чека в качестве средства платежа на нем необходимо будет поставить вторую подпись владельца, что служит средством идентификации.
После получения дорожных чеков в уполномоченном банке командируемое лицо обязано сдать их и справку в кассу организации.
Вернувшись из командировки, сотрудник должен представить в бухгалтерию организации авансовый отчет, приложив к нему все оправдательные документы, в том числе и об уплате комиссионного вознаграждения за обналичивание дорожных чеков.
Если работник в командировке не полностью использовал выданные дорожные чеки, их обратный прием (покупка) осуществляется уполномоченным банком после представления организацией по завершении командировки работника специального отчета.
Неиспользованные в командировке работником чеки также сдаются в уполномоченный банк в течение 10 рабочих дней с момента возвращения чеков в кассу.
Для оплаты расходов в командировке организация может выдать работнику корпоративную банковскую карту. Использовать такую карту при направлении работников в командировку организациям удобно и выгодно, потому что в этом случае организации не нужно открывать валютный счет, нет необходимости приобретать наличную валюту. В случае продления зарубежной командировки сотрудника организация в любой момент может оперативно пополнить счет. Пластиковая рублевая карта удобна и для самого работника; ему не нужно везти с собой в командировку валюту и беспокоиться о ее сохранности.
Карты могут принадлежать разным платежным системам (например, VISA, MasterСard и др.) и различаться по категориям (Gold, Business, Electron). Карты могут быть рублевыми или валютными.
Для направления работника в служебную командировку необходимо:
1) определение вида транспорта, на котором работник будет следовать к месту командировки, приобретение (предварительный заказ) билетов на транспорт до места назначения и обратно;
2) бронирование мест в гостинице или определение иного места проживания;
3) предварительное согласование встречи с принимающей стороной и т. п.
Эти действия осуществляет, как правило, секретарь организации. Решение подобных вопросов может быть возложено в организации на самого командируемого работника или на секретаря структурного подразделения или иного работника. В небольших организациях это может быть возложено и на бухгалтера.
Последние рекомендации, советы и указания работнику дает, как правило, его непосредственный руководитель. Вопрос о явке на работу в день отъезда в командировку решается по договоренности с руководством.
Бухгалтер, который выдает работнику аванс на командировочные расходы, обязан разъяснить командируемому лицу порядок возмещения командировочных расходов, установленный в организации, а также требования к оформлению документов.
К оформлению документов предъявляют следующие требования:
1) в каждом пункте командировки в командировочном удостоверении нужно проставляться соответствующие отметки;
2) расходы должны совершаться в установленных в организации пределах;
3) возмещение производится по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами, поэтому следует собирать все, что свидетельствует о произведенных расходах (счета гостиниц, различные проездные документы, счета за телефонные переговоры, расчетные документы на приобретенные товарные ценности, потребленные работы, услуги и т. п.). Неподтвержденные документально расходы компенсированы не будут;
4) для внутригородских поездок настоятельно рекомендуется использовать общественный транспорт с сохранением проездных билетов;
5) командируемый должен соблюдать трудовой распорядок той организации, в которой он пребывает.
При направлении работника в служебную командировку в соответствии со ст. 167 ТК РФ ему гарантируются:
1) сохранение места работы (должности);
2) сохранение среднего заработка;
3) возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.
Сохранение места работы (должности)означает, что в период командировки работник не может быть уволен по инициативе работодателя, за исключением случаев ликвидации организации.
Дни пребывания работника в командировке (включая и выходной день), должны быть отмечены в табеле учета использования рабочего времени организации как рабочие дни.
Находясь в командировке, работник может внезапно заболеть. Временная нетрудоспособность, а также невозможность по состоянию здоровья вернуться к постоянному месту работы должны быть удостоверены в установленном порядке. Это документ медицинского учреждения – листок нетрудоспособности, справка врача о состоянии здоровья, справка больницы о том, что работник находился на стационарном лечении, и т. п.
Если работник в командировке заболел, то дни его временной нетрудоспособности не включаются в срок командировки. За период временной нетрудоспособности командированному работнику выплачивается на общих основаниях пособие по временной нетрудоспособности.
Кроме того, работнику на общем основании возмещаются расходы по найму жилого помещения. Расходы по найму жилого помещения за период, когда командированный работник находится на стационарном лечении, не возмещаются.
Работнику выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту своего постоянного места жительства, но не свыше двух месяцев.
Во время нахождения работника в командировке или пути следования возможны форс-мажорные, неординарные обстоятельства. Возможна вынужденная остановка в связи с задержкой транспорта и прочими причинами.
Во время вынужденной остановки в путиработнику должны быть выплачены:
1) суточные по тем же нормам, что и за время пребывания в месте командировки при представлении документов, подтверждающих факт вынужденной задержки;
2) расходы по найму жилого помещения при условии представления подтверждающих документов (счетов, квитанций, проездных билетов и др.).
Вынужденная остановка должна быть подтверждена соответствующими документами.
За время задержки в пути без уважительных причин заработная плата, суточные не выплачиваются и не возмещаются расходы по найму жилого помещения.
Режим рабочего времени в период нахождения в командировке в ТК РФ специально не оговорен.
На работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени и отдыха тех организаций, куда они направлены. Кроме того, он должен пройти вводный инструктаж по охране труда, если, конечно, исполнение служебного задания обязывает его к пребыванию, к примеру, на территории цехов другого предприятия.
Взамен дней отдыха, неиспользованных во время командировки, другие дни отдыха по возвращении из командировки работнику не предоставляются.
Общее запрещение работы в выходные дни содержится в ст. 113 ТК РФ. При необходимости осуществления работы в выходные дни, в том числе и во время нахождения в служебной командировке, требуется письменное согласие работника и выборного профсоюзного органа, а также письменное распоряжение работодателя.
По мнению Минтруд России, работники, находящиеся в командировке, должны использовать еженедельные дни отдыха в месте командировки, а не по возвращении из нее.
Если работник специально командирован для работы в выходные или праздничные дни; был привлечен к работе в выходные и нерабочие праздничные дни в месте командировки по письменному распоряжению работодателя; по распоряжению администрации выезжает в командировку в выходной день, ему выплачивается компенсация в соответствии с действующим законодательством.
В этом случае в соответствии со ст. 153 ТК РФ работа в выходные дникомпенсируется по соглашению между работником и работодателем:
1) предоставлением другого дня отдыха (в этом случае работа оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит);
2) в денежной форме оплачивается не менее чем в двойном размере.
Если по распоряжению администрации работник выезжает в командировку в праздничный день, и затем использует дополнительный день отдыха, то работа в нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит.
Если работник по собственной инициативе без письменного указания работодателя осуществляет работу в выходные дни, то оплата ему не производится. Это вытекает из самого характера командировки как направления работника для выполнения определенного поручения вне места его постоянной работы, где учет и контроль со стороны работодателя затруднен. В соответствии с заданием на командировку устанавливаются конкретные сроки его выполнения. Командированный работник сам планирует выполнение работ с учетом режима работы рабочего времени и времени отдыха организации, в которую он командирован.
Командированный работник не включается в личный состав организации, в которую он направлен, и получает заработную плату и причитающиеся компенсации по месту основной работы.
При направлении работника в служебную командировку в соответствии со ст. 167 ТК РФ ему гарантируются сохранение среднего заработка. Это означает, что работнику за рабочие дни, отмеченные в табеле учета рабочего времени по основному месту работы во время нахождения в служебной командировке, выплачивается не должностной оклад (тарифная ставка), а средняя заработная плата.
Расчет среднего заработка осуществляется на основании ст. 139 ТК РФ и Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного постановлением Правительства РФ от 11 апреля 2003 г. N 213.
Средний заработок за время нахождения работника в командировке сохраняется за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы.
Для всех случаев, не связанных с оплатой отпусков или предоставлением компенсации за неиспользованные отпуска, средняя заработная плата работника рассчитывается, исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 месяцев, предшествующих моменту выплаты. Это общее правило.
Однако если этого требуют интересы работников, то в коллективном договоре организация может предусмотреть и иные периоды для расчета средней заработной платы (ст. 139 ТК РФ). Главное, чтобы это не ухудшало положения работников. Обычно этим положением пользуются организации, в которых заработная плата в течение года начисляется неравномерно.
Если коллективный договор в организации отсутствует, или в нем не указан срок меньший чем 12 месяцев, то расчет ведется по общим правилам.
Для расчета средней заработной платы учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые в организации, независимо от источников этих выплат.
Таким образом, для исчисления среднего заработка должны использоваться все выплаты, которые начислены работнику за его труд или связаны с условиями его труда. К ним относятся:
1) заработная плата, начисленная работникам по тарифным ставкам (должностным окладам) за отработанное время, по сдельным расценкам, в процентах от выручки от реализации продукции (выполнения работ, оказания услуг), или комиссионное вознаграждение;
2) заработная плата, выданная в не денежной форме (стоимость продукции, выданной в порядке натуральной оплаты);
3) гонорар работников редакций газет, журналов, иных средств массовой информации, искусства, состоящих в списочном составе организации;
4) заработная плата, окончательно рассчитанная по завершении календарного года, обусловленная системой оплаты труда (учитывается в размере одной двенадцатой за каждый месяц расчетного периода независимо от времени начисления);
5) надбавки и доплаты (за классность, квалификационный разряд, классный чин, совмещение профессий и т. п.);
6) компенсационные выплаты, связанные с режимом работы и условиями труда (обусловленные районным регулированием, доплаты за работу во вредных и тяжелых условиях труда, в ночное время, при многосменном режиме, в выходные и праздничные дни и сверхурочно);
7) премии и вознаграждения, включая вознаграждение по итогам работы за год и единовременное вознаграждение за выслугу лет;
8) другие предусмотренные системой оплаты труда виды выплат.
Какие-либо денежные средства, выданные работникам не в качестве вознаграждения за труд (дивиденды по акциям, проценты по вкладам, страховые выплаты, кредиты и другие), при исчислении среднего заработка не учитываются. К примеру, выплата на питание не зависит от результатов труда каждого работника, и поэтому не может быть включена в расчет.
Необходимо иметь в виду, что суточныеработнику выплачиваются за фактические дни пребывания в командировке, а средний заработок сохраняется за время командировки и нахождения в пути за все рабочие дни по графику, установленному по месту постоянной работы.
В том случае, если работник заключил трудовой договор и в этом же месяце направляется в командировку, то зарплата ему еще не начислена. В этом случае оплату необходимо определять исходя из оклада, который начислен за те дни, которые в этом месяце отработал сотрудник.
Когда и такой заработной платы нет, то средний заработок должен быть рассчитан исходя их тарифной ставки работника, должностного оклада или денежного вознаграждения.
При направлении в служебную командировку лица, работающего по совместительству,средний заработок сохраняется на том объединении, предприятии, в учреждении, организации, которое его командировало.