Страница:
А сколько стоит один час Вашего рабочего времени?
Стоимость 5 минут Вашего рабочего времени составит: 4,73 × 5 = 23 рубля 65 копеек.
Стоимость 10 минут Вашего рабочего времени составит 47 рублей 30 копеек.
Теперь Вы по образу и подобию приведенного расчета можете вычислить стоимость Вашего общего и рабочего времени.
Выше мы уже обсуждали, как меняются принципы использования времени в зависимости от того, дешевле или дороже стоит минута.
А как они могут измениться, если время будет стоить еще дороже?
Предположим, что стоимость Вашего общего времени составляет 50 рублей в минуту. То есть один час Вашего времени стоит 50 × 60 = 3000 рублей. Это равносильно 50 × 60 × 16 × 30 = 1440 000 рублей в месяц. В данном случае Ваши привычки, касающиеся организации собственного времени, должны существенно измениться по сравнению с периодом, когда Ваше время стоило несколько рублей за минуту.
Например, если Вы живете в Москве, то заказ такси для поездки в аэропорт в большинстве случаев позволит сэкономить и время, и деньги одновременно. Если Вы решите добираться в аэропорт на аэроэкспрессе, общее время поездки от квартиры до аэропорта составит от 1 часа 40 минут до 2 часов 30 минут. Это при условии, что Вы живете недалеко от центра. Билет на аэроэкспресс обойдется в 300 рублей[5]. А трансфер в аэропорт на такси будет стоить в зависимости от класса машины от 1000 до 1600 рублей (можно, конечно, найти машину и подороже – было бы желание). При этом Вы доедете от квартиры в центре до аэропорта за 40–50 минут (ночью) и примерно за час днем (если не будет пробок). Понятно, что даже для одного пассажира в машине выигрыш во времени, составляющий почти час (как минимум!), дает Вам значительно больше, чем разница в прямых затратах на поездку. При нескольких пассажирах стоимость билетов на аэроэкспресс возрастает, а стоимость поездки на такси – нет, что делает выигрыш еще более ощутимым.
Все это, однако, если не будет пробок. Если в соответствии со временем вылета (прилета) и ожидаемым направлением движения основных транспортных потоков пробка более чем вероятна, аэроэкспресс – единственно приемлемый вариант.
Я привел пример с трансфером в аэропорт специально – чтобы показать, как стоимость времени влияет на принятие повседневных решений. Если же говорить о вещах более серьезных, то при такой стоимости минуты Вашим жизненным принципом должно стать: делегировать к чертям собачьим все, что можно делегировать!.
О том, как избавиться от непроизводительной загрузки на работе, мы поговорим ниже. А сейчас вспомним о делах домашних: закупке продуктов, уборке квартиры, стирке и глажке белья, сидении с детьми… Выгоднее всего для Вас вообще ими не заниматься. Точнее, делегировать. При этом можно направить освободившееся время на то, чтобы больше играть и гулять с детьми, ходить с семьей по магазинам (когда это приносит удовольствие, а не вызвано жесткой необходимостью срочно наполнить холодильник), посещать с семьей театры, кино, музеи и рестораны, общаться с друзьями, читать хорошие книги. Думаю, логика ясна.
Возьмем хотя бы закупку продуктов. Если Вы сами пойдете или поедете в магазин, уложитесь как минимум в час. В результате отдадите на продукты 1500–2000 тысячи рублей – и еще 3000 «сгорит» за счет потраченного часа. Поэтому значительно выгоднее нанять домработницу! Или, если у Вас еще не очень большие дети, предпочтительнее комбинированный вариант – домработница-няня. В Москве это удовольствие (в 2010 году) стоит 200–300 рублей в час. Разумеется, при условии достаточно интенсивной загрузки в течение недели за месяц набегает 25 000–26 000. Реже – до 30 000 рублей. В обычном городе-миллионнике можно найти подходящий вариант за 7–12 тысяч рублей в месяц. Если же детей у Вас нет и нужен «традиционный» вариант домработницы – кухарка/прачка/уборщица/исполнение поручений, – это обойдется Вам существенно дешевле! Надо купить продукты? Дайте домработнице деньги под отчет, она все купит. Потом, когда отношения наладятся, Вы просто начнете заказывать, что приготовить. А она уже сама разберется, какие продукты нужны. Надо почистить костюм? Домработница отнесет его в химчистку и потом заберет. И так далее.
Да что там домработница! Сколько стоит один Ваш рабочий день?
61 правило управления временем по Алану Лакейну
Эффективное использование рабочего времени
Ежедневник
$часР = 2273 (стоимость рабочего дня) / 8 (рабочих часов в день) = 284 рубля за час.Сколько же стоит минута Вашего рабочего времени?
$минутаР = 284 (стоимость рабочего часа) / 60 (минут в часе) = 4 рубля 73 копейки за минуту.Для удобства оперативного принятия решений имеет смысл сразу же рассчитать стоимость 5 и 10 минут рабочего времени.
Стоимость 5 минут Вашего рабочего времени составит: 4,73 × 5 = 23 рубля 65 копеек.
Стоимость 10 минут Вашего рабочего времени составит 47 рублей 30 копеек.
Теперь Вы по образу и подобию приведенного расчета можете вычислить стоимость Вашего общего и рабочего времени.
Прошу Вас сейчас же, не откладывая, сделать этот расчет.
Хорошо, теперь Вы знаете, сколько стоят минута и час Вашего времени.Выше мы уже обсуждали, как меняются принципы использования времени в зависимости от того, дешевле или дороже стоит минута.
А как они могут измениться, если время будет стоить еще дороже?
Предположим, что стоимость Вашего общего времени составляет 50 рублей в минуту. То есть один час Вашего времени стоит 50 × 60 = 3000 рублей. Это равносильно 50 × 60 × 16 × 30 = 1440 000 рублей в месяц. В данном случае Ваши привычки, касающиеся организации собственного времени, должны существенно измениться по сравнению с периодом, когда Ваше время стоило несколько рублей за минуту.
Например, если Вы живете в Москве, то заказ такси для поездки в аэропорт в большинстве случаев позволит сэкономить и время, и деньги одновременно. Если Вы решите добираться в аэропорт на аэроэкспрессе, общее время поездки от квартиры до аэропорта составит от 1 часа 40 минут до 2 часов 30 минут. Это при условии, что Вы живете недалеко от центра. Билет на аэроэкспресс обойдется в 300 рублей[5]. А трансфер в аэропорт на такси будет стоить в зависимости от класса машины от 1000 до 1600 рублей (можно, конечно, найти машину и подороже – было бы желание). При этом Вы доедете от квартиры в центре до аэропорта за 40–50 минут (ночью) и примерно за час днем (если не будет пробок). Понятно, что даже для одного пассажира в машине выигрыш во времени, составляющий почти час (как минимум!), дает Вам значительно больше, чем разница в прямых затратах на поездку. При нескольких пассажирах стоимость билетов на аэроэкспресс возрастает, а стоимость поездки на такси – нет, что делает выигрыш еще более ощутимым.
Все это, однако, если не будет пробок. Если в соответствии со временем вылета (прилета) и ожидаемым направлением движения основных транспортных потоков пробка более чем вероятна, аэроэкспресс – единственно приемлемый вариант.
Я привел пример с трансфером в аэропорт специально – чтобы показать, как стоимость времени влияет на принятие повседневных решений. Если же говорить о вещах более серьезных, то при такой стоимости минуты Вашим жизненным принципом должно стать: делегировать к чертям собачьим все, что можно делегировать!.
О том, как избавиться от непроизводительной загрузки на работе, мы поговорим ниже. А сейчас вспомним о делах домашних: закупке продуктов, уборке квартиры, стирке и глажке белья, сидении с детьми… Выгоднее всего для Вас вообще ими не заниматься. Точнее, делегировать. При этом можно направить освободившееся время на то, чтобы больше играть и гулять с детьми, ходить с семьей по магазинам (когда это приносит удовольствие, а не вызвано жесткой необходимостью срочно наполнить холодильник), посещать с семьей театры, кино, музеи и рестораны, общаться с друзьями, читать хорошие книги. Думаю, логика ясна.
Возьмем хотя бы закупку продуктов. Если Вы сами пойдете или поедете в магазин, уложитесь как минимум в час. В результате отдадите на продукты 1500–2000 тысячи рублей – и еще 3000 «сгорит» за счет потраченного часа. Поэтому значительно выгоднее нанять домработницу! Или, если у Вас еще не очень большие дети, предпочтительнее комбинированный вариант – домработница-няня. В Москве это удовольствие (в 2010 году) стоит 200–300 рублей в час. Разумеется, при условии достаточно интенсивной загрузки в течение недели за месяц набегает 25 000–26 000. Реже – до 30 000 рублей. В обычном городе-миллионнике можно найти подходящий вариант за 7–12 тысяч рублей в месяц. Если же детей у Вас нет и нужен «традиционный» вариант домработницы – кухарка/прачка/уборщица/исполнение поручений, – это обойдется Вам существенно дешевле! Надо купить продукты? Дайте домработнице деньги под отчет, она все купит. Потом, когда отношения наладятся, Вы просто начнете заказывать, что приготовить. А она уже сама разберется, какие продукты нужны. Надо почистить костюм? Домработница отнесет его в химчистку и потом заберет. И так далее.
Да что там домработница! Сколько стоит один Ваш рабочий день?
1 440 000 рублей (среднемесячный доход) /22 (рабочих дня, в среднем за месяц) = 65 454 рубля.Это месячный заработок двух сотрудников со средним доходом или одного – с доходом выше среднего! То есть Вы как угодно можете задействовать время Ваших подчиненных, чтобы сэкономить свое личное время! Если день работы подчиненного со средним доходом позволит Вам сэкономить час Вашего времени – это выгодный размен! Потому что его день стоит дешевле, чем Ваш час. В последние годы ремонты в моих квартирах полностью курируют мои подчиненные. Получается неплохо, а денег тратится ненамного больше, чем если бы все контролировал сам. Но мое время, потраченное на то, чтобы следить за ремонтом, стоило бы значительно дороже, чем сам ремонт! А так результат достойный, в конце я выдал сотрудникам премию – и все счастливы!
Мораль: если Вы смогли обеспечить себе высокий доход и Ваше время стоит дорого, максимально разгрузите себя от всего, что можете делать не Вы. Посвятите все свое время тем наиболее важным делам, которые можете сделать только Вы и никто другой. Или получению удовольствия от жизни!
61 правило управления временем по Алану Лакейну
Чтобы Вы научились эффективнее управлять своим временем, предлагаю Вашему вниманию 61 правило управления временем из уже упоминавшейся книги Алана Лакейна «Искусство успевать»[6]. Некоторые из этих принципов мы с Вами обсуждали ранее.
Как я экономлю время
1. Я стараюсь получить удовлетворение от каждой минуты жизни, имеющейся в моем распоряжении.
2. Я стараюсь получить удовлетворение от всего, что я делаю.
3. Я – неисправимый оптимист.
4. Я стараюсь идти от победы к победе.
5. Я не трачу время на переживания по поводу своих неудач.
6. Я не трачу время, испытывая чувство вины в связи с тем, что я не сделал.
7. Я постоянно напоминаю себе: «Всегда можно найти достаточно времени для того, чтобы сделать важные вещи». Если это – важные вещи, я всегда найду время для того, чтобы их сделать.
8. Я каждый день стараюсь найти новый способ для того, чтобы воспользоваться им для выигрыша во времени.
9. Я встаю в 5 утра в будние дни (и рано ложусь спать).
10. Я съедаю облегченный обед, чтобы не чувствовать сонливость во второй половине дня.
11. Я не читаю газет или журналов (за редким исключением). Я лишь проглядываю газетные заголовки, когда прохожу мимо продавцов газет, для того чтобы знать о происходящем в мире.
12. Я бегло проглядываю книги в поисках интересных мыслей.
13. У меня нет телевизора. (Когда произошла высадка человека на Луну, мы с женой поехали в мотель, чтобы там посмотреть трансляцию этого события. Кроме того, мы брали напрокат телевизор во время съездов политических партий и кампаний по выборам президента страны.)
14. Моя работа расположена близко от дома, и я хожу на работу пешком. Лишь когда я ленюсь или спешу, я еду туда на машине.
15. Я анализирую свои привычки для того, чтобы избавиться от устаревших, или для их улучшения.
16. Я раз и навсегда покончил с «ожиданиями». Если мне приходится ждать, то я рассматриваю такую ситуацию как «подаренное время» для того, чтобы расслабиться, запланировать или сделать что-нибудь такое, что я бы иначе не сделал.
17. Я ставлю свои часы на три минуты вперед для того, чтобы начать день раньше.
18. В моем кармане я ношу пустые карточки размером с визитные или библиотечные формуляры, чтобы записывать на них наблюдения или мысли, возникающие в голове.
19. Раз в месяц я пересматриваю свои жизненные цели.
20. Каждый день я просматриваю список моих жизненных целей и определяю, с помощью каких действий я смогу добиться их осуществления.
21. Я напоминаю себе о своих жизненных целях с помощью надписей, которые я сделал на отдельных листках бумаги, помещенных на стенах моего кабинета и на письменном столе.
22. Даже когда я выполняю ничтожные задания, я не забываю про свои долгосрочные цели.
23. Первое, что я делаю утром, – это планирую свою деятельность на целый день и распределяю дела по степени их значимости.
24. Я составляю список конкретных дел, которые следует сделать в течение дня, и распределяю их в порядке значимости, а затем стараюсь сделать самые важные дела как можно раньше.
25. Я заранее составляю расписание своей деятельности на три месяца вперед таким образом, чтобы обеспечить равномерное распределение нагрузки и разнообразие в занятиях на каждый месяц, а также зарезервировать «дополнительное время» для осуществления «горящих» проектов.
26. Я предоставляю себе возможность отдохнуть и награждаю себя, когда завершаю важные дела.
27. Я делаю значительные дела в первую очередь.
28. Я стараюсь добиться успеха не столько напряженным, сколько умелым трудом.
29. Я стараюсь выполнять только дела «А» и никогда не делать дела «Б» и «В».
30. Я верю в свою способность верно распределять дела по степени их значимости и стараюсь придерживаться этого порядка, чего бы мне это ни стоило.
31. Я задаю себе вопрос: «Произойдет ли что-нибудь ужасное, если я не выполню этого дела?» Если ответ отрицательный, то я его не делаю.
32. Если мне кажется, что я начинаю медлить, я задаю себе вопрос: «Чего я стараюсь избежать?» и, получив ответ, стараюсь встретить эту проблему лицом к лицу.
33. Я всегда использую правило 80/20.
34. Я начинаю работу с наиболее плодотворной части проекта, и часто после этого мне не нужно делать остальное.
35. Я стараюсь отбросить непроизводительную деятельность как можно быстрее.
36. Я предоставляю себе достаточно времени для того, чтобы сосредоточиться на выполнении дел высокой значимости.
37. Я развил у себя способность сосредотачивать свое внимание и свои усилия на одном предмете на протяжении значительных отрезков времени (иногда с помощью кофе).
38. Я сосредотачиваюсь последовательно только на одном предмете.
39. Я концентрирую свои усилия на предметах, которые принесут мне наиболее значительные долгосрочные блага.
40. Я стараюсь проявить особую энергию и упорство, когда я чувствую, что могу победить.
41. Я приучил себя выполнять свой список «Что надо сделать», не пропуская трудных дел.
42. Я стараюсь осуществлять значительную часть своего мыслительного процесса на бумаге.
43. Я стараюсь делать творческую работу в одиночестве по утрам и использую вторую половину дня для встреч и совещаний.
44. Я определяю точные сроки для завершения дел для себя и других.
45. Я стараюсь активно вслушиваться в ход каждой дискуссии.
46. Я стараюсь не растрачивать попусту время других людей.
47. Я стараюсь поручить исполнение дел другим людям, если эти дела находятся в сфере их компетенции и они лучше могут с ними справиться.
48. Я обращаюсь за помощью к специалистам, чтобы они мне помогли в решении проблем, требующих особых знаний и специальной квалификации.
49. Я нанял человека, который разбирает мою почту и ведет контроль за моими телефонными звонками, а также следит за различными текущими делами.
50. Я стараюсь как можно меньше плодить бумаг и выбрасываю как можно больше ненужных бумаг.
51. Я стараюсь брать одну и ту же бумагу только один раз.
52. Я стараюсь сразу же написать ответ на большинство писем.
53. Я стараюсь, чтобы верхняя часть моего стола была освобождена для работы, и помещаю большинство важных бумаг в центр стола.
54. Все мои вещи имеют свои определенные места (поэтому я трачу минимум времени на их поиск).
55. Я выделяю три часа в месяц специально для того, чтобы разобрать различные пустяковые дела.
56. По выходным дням я стараюсь не думать о работе.
57. Я довольно часто расслабляюсь и «ничего не делаю».
58. Я исхожу из того, что некоторая часть моего времени неизбежно будет затрачена на дела, находящиеся вне моего контроля, но я не переживаю из-за этого.
59. Во время работы я стараюсь свести болтовню к минимуму.
60. Я постоянно придумываю шаги, которые можно принять сейчас для реализации моих целей.
61. Я постоянно задаю себе вопрос: «Как сейчас можно потратить время с наибольшей пользой?»
Эффективное использование рабочего времени
Об эффективном управлении временем написано изрядное количество книг. И подавляющее большинство из них от начала до конца посвящены только тому, как управлять своим рабочим временем. С одной стороны, я никогда не понимал, почему эффективно использовать нужно только рабочее время. Получается, важно только вкалывать, а на остальную жизнь наплевать? С другой – я не ставил перед собой цели написать еще одну книгу на ту же тему. Тем более что некоторые из уже изданных работ вполне толковые. Поэтому поговорим лишь о ключевых моментах, которые, на мой взгляд, могут оказаться интересными, да и полезными.
Ежедневник
Казалось бы, ежедневник – основной и самый простой инструмент для управления временем. Купить его можно в любом магазине канцтоваров, деловых подарков и в большинстве книжных магазинов. Однако нигде не учат, как пользоваться ежедневником. И в результате большинство сотрудников любого предприятия, которым ежедневник был бы весьма полезен, просто его (либо его аналоги – бумажные или компьютерные) не используют. Причем это касается не только рядовых сотрудников, но и значительной части руководящего состава! Это, конечно же, совершенно неприемлемо.
Попробую исправить данный недочет и рассказать о том, как эффективно использовать ежедневники. Прежде всего нужно выбрать себе хороший, качественный ежедневник: пользоваться им значительно удобнее, чем примитивным ежедневником, похожим на обычный блокнот, в котором даже часы в сутках не расписаны и отсутствует календарь. Опять же не следует забывать, что, если Вы участвуете в статусных переговорах, ежедневник относится к числу аксессуаров, по которым Вас оценивает противоположная сторона. Так что при переговорах на несколько миллионов выкладывать на стол ежедневник производства фабрики «Урюпинский печатник» стоимостью 35 рублей – не самая лучшая идея. На мой вкус, вполне приемлемы ежедневники производства Nazareno Gabrieli. Также важен размер ежедневника. Если Ваша работа предполагает интенсивные разъезды и выездные переговоры с клиентами, для слишком большого ежедневника обязательно потребуется сумка или портфель. А маленький легко поместится в кармане пальто.
При правильном использовании ежедневник надо носить с собой практически постоянно: на случай, если Вам придет в голову хорошая идея, которую стоит сразу же записать для дальнейшей реализации. Иначе она, скорее всего, улетучится, забудется. А такие идеи, надо сказать, значительно чаще приходят в голову на отдыхе, в пути или когда Вы читаете интересную книгу, чем во время рабочей текучки. Или, допустим, вечером Вам позвонил партнер – Вы посмотрели в ежедневник, согласовали с партнером время встречи (созвонки), вписали все в ежедневник, закрыли его и сразу же выбросили этот вопрос из головы. Или Вы встречаетесь с другом, обсуждаете, как идут дела в его бизнесе, и в процессе разговора Вам приходит в голову отличная идея по развитию Вашего бизнеса. Вы сразу же вписываете ее в ежедневник в форме задачи, которую Вы или Ваши коллеги начнут решать в определенный день, закрываете ежедневник и возвращаетесь к приятной дружеской беседе. В общем, ежедневник полезен именно тогда, когда он всегда под рукой. Чтобы любой поступивший вопрос или возникшую идею в любой момент можно было записать и не держать в голове. Поэтому, где бы Вы ни находились и куда бы Вы ни ехали, при Вас всегда должны быть ежедневник и ручка. У меня ручка всегда лежит в бумажнике (об этом мы еще поговорим, когда затронем тему личных финансов).
Таким образом, удобнее всего ежедневник карманного формата. Мало ли отличных мыслей, идей и предложений погибает сразу после рождения, оттого что их не записали и не сохранили? А если ежедневник при Вас – впишите свою идею туда. Лучше всего в виде вопроса, поставленного на контроль. И Вы спокойны: теперь идея обязательно будет реализована. Если Вы ведете автомобиль, остановитесь, прижмитесь к обочине, запишите мысль и спокойно езжайте дальше. Маневр займет всего несколько минут. А ведь по-настоящему ценная идея приходит в голову далеко на каждый день!
Особое предупреждение: во время дневного сна, о пользе которого мы говорили выше, ежедневник и ручка должны лежать рядом с кроватью! Если Вы засыпаете, когда голова перегружена рабочими или личными вопросами, дневной сон становится идеальным моментом для освобождения Вашего подсознания вместе с интуицией. Пока Вы спите (иногда это настоящий сон, а иногда этакое промежуточное состояние, когда Вы вроде и не бодрствуете, но и заснуть до конца не можете), мозг работает над поставленными ему задачами. И – о чудо! – вдруг на Вас снисходит озарение, и все становится на свои места! Именно так, по рассказам, было с Менделеевым: окончательная систематизация таблицы элементов произошла во сне. Подсознание и интуиция провели эту работу, пока он спал. Или Вам просто придет в голову толковая мысль, которая поможет продвинуть вперед решение важного вопроса. Но необходимость удерживать ее в голове, чтобы, не дай бог, не забыть до пробуждения, уже не даст Вам заснуть. Выход – сразу же записать идею в ежедневник и спокойно спать дальше. Главное, чтобы и ежедневник, и ручка были под рукой и Вам не приходилось вставать. Потом, когда выработается привычка, Вам даже не придется до конца просыпаться. Вполне возможно, что за время одного дневного сна Вам в голову придет несколько отменных идей, которые окажут в дальнейшем неоценимую помощь.
Итак, одно из основных предназначений ежедневника: туда Вы вписываете мысли, идеи, задачи и вопросы, которые нужно поставить на контроль. Причем вписываете сразу же в момент их возникновения.
А как заполняется ежедневник?
Прежде всего ежедневник предназначен для планирования дел, которые нужно выполнить в определенные дни и к определенному моменту времени, а также совместных мероприятий, в которых кроме Вас участвуют другие люди. Заполненный лист ежедневника может выглядеть так:
На примере данного дня мы видим, что на 12:30 и на 17:00 запланированы совместные мероприятия, в которых Вы участвуете вместе с другими людьми. Остальным же временем Вы распоряжаетесь сами, по своему усмотрению. К совещанию по рекламе Вы уже написали ряд вопросов, которые обязательно поднимете. Скорее всего, сами эти вопросы и идеи возникли раньше. И тогда Вы сразу внесли их в ежедневник рядом с мероприятием, на котором их уместнее всего обсудить. На совещании эти вопросы будут внесены в протокол. После чего будут контролироваться еженедельно на каждом очередном совещании до тех пор, пока их не решат.
Наконец, самый серьезный вопрос на этот день – типовая презентация комплекса «Веста». Поэтому Вы и выделили ее жирным шрифтом. При этом Вы планируете, что для доработки презентации Вам не потребуется все время между переговорами с «Агро-Снабом» и совещанием по рекламе. Там остается свободный интервал, который можно использовать для еще какого-нибудь полезного дела.
Такой ежедневник хорош, чтобы контролировать себя и планировать совместные мероприятия. Но почему бы не использовать его и для контроля за другими? Так мы приходим к идее контрольного раздела ежедневника.
Контрольный раздел – большой шаг вперед в повышении эффективности использования ежедневника! Идея, как уже говорилось, проста: если с помощью ежедневника можно контролировать себя, почему бы с его помощью не контролировать других? В результате вверху каждой страницы ежедневника отводится место для контрольных точек. Это вопросы и задачи, решить которые должны другие люди, но решение которых контролируете Вы. Сюда же могут входить и важные платежи, поступление которых Вы держите на личном контроле. Например:
☼ «Муаранг-Трейд» – 1,2 млн руб. (Кочнева);
☼ акт на 2,7 млн руб. по 3-му этапу – Балаковская АЭС (Дмитриев);
☼ Ромашева: маркетинговый план на 2-й квартал;
☼ B/D: Олег Анимподистович Корольков – сот. 8 (925) 111–00–00.
Первая контрольная точка — проплата от клиента «Муаранг-Трейд», которую должна обеспечить Кочнева. Если в утреннем отчете о платежах Вы не увидели этой проплаты, можно позвонить Кочневой и спросить, в чем дело. Или сбросить CMC, подождать ответа (при этом Кочнева может предпринять какие-то действия, чтобы исправить ситуацию). И уж дальше – по обстоятельствам – звонить. Более того, сотрудники и коллеги, имеющие опыт работы с Вами, уже знают: если Вы поставили на контроль какой-то вопрос, то в назначенный день проконтролируете его обязательно. Если им вовремя не удалось решить данный вопрос, пусть лучше заранее Вас предупредят, чтобы Вы перенесли контроль этого вопроса на другой день. Иначе Вы обязательно «снесете» им голову – расплата неизбежна! В любом случае, если сегодня деньги не пришли, контрольная точка переносится в контрольный раздел ежедневника на один из следующих дней. Наоборот, если ожидаемая сумма уже поступила в один из предыдущих дней, Вы сразу же вычеркиваете контрольную точку из контрольного раздела ежедневника.
Вторая контрольная точка касается подписания важного для Вас (и для компании, конечно) акта выполненных работ. Вряд ли информация о подписанных/неподписанных актах включается в утренний финотчет. Поэтому, чтобы понять, что происходит с подписанием акта, Вы звоните Дмитриеву либо пишете ему запрос по CMC/e-mail. Обратите внимание: если Вы контролируете подписание акта сегодня, значит, его должны были подписать не позднее предыдущего рабочего дня. И если Вы уже получили информацию, что акт подписан, то вычеркиваете данную контрольную точку из ежедневника.
Третья контрольная точка: не позднее предыдущего рабочего дня Ромашева должна была разработать и прислать Вам маркетинговый план на 2-й квартал. Если сегодня утром план еще не пришел на Ваш электронный ящик – пора звонить Ромашевой!
Четвертая контрольная точка: Вы запланировали поздравить близкого человека с днем рождения. Хотя это не контрольный вопрос для кого-то, а напоминание для Вас, решается все так же – звонком по указанному номеру. Поэтому для простоты мы пишем напоминания о поздравлениях в тот же раздел ежедневника.
Когда Вы вводите в своем ежедневнике контрольный раздел, необходимо выработать в себе полезную привычку: как только кто-то пообещал Вам что-то значимое (оплату от клиента, решение вопроса, разработку документа), сразу делаете запись об этом в контрольный раздел ежедневника на соответствующий день! Если Ромашева пообещала разработать и прислать Вам маркетинговый план не позднее 13 марта, ставите контрольную точку на 14 марта, и т. д. Постепенно Ваши сотрудники и коллеги привыкнут: обещания, данные Вам, нужно исполнять своевременно, иначе Вы спустите с них шкуру точно в назначенный день.
Если контрольный раздел ежедневника заполняется регулярно, его удобно использовать и для борьбы с собственной ленью. Все мы люди, все мы несовершенны, и всем нам свойственно лениться! Представьте: Вы большой босс. Приходите с утра на работу в офис (или никуда не выезжаете из дома: позавтракали – и пора бы заняться делами). А делать ничего не хочется… просто катастрофически! Но надо! Как же быть? Открываете контрольный раздел ежедневника – а там 5, 8 или 10 контрольных точек на сегодня. Звоните всем «фигурантам» по очереди – и каждому, кто еще не сделал обещанного, «отшибаете башку». Расправа занимает у Вас 10–15 минут. Вы разогнались, энергии прибавилось… теперь Вам значительно легче начать заниматься собственными делами. Опять же, как-то нехорошо самому бездельничать, когда Вы только что «наехали» на нескольких сотрудников и коллег. Поработали – чувствуете, что жажда деятельности сходит на нет… Ничего! Открываете контрольный раздел ежедневника – и еще раз продалбливаете всех, кто еще не отчитался Вам в успешном выполнении поставленной задачи. Заодно у людей вырабатывается полезная привычка: не так важны все остальные обязательства, как обязательства, данные Вам. Их нужно выполнить любой ценой! И точно в срок, пока они не попали под Ваш пресс – а этого им очень не хочется.
Попробую исправить данный недочет и рассказать о том, как эффективно использовать ежедневники. Прежде всего нужно выбрать себе хороший, качественный ежедневник: пользоваться им значительно удобнее, чем примитивным ежедневником, похожим на обычный блокнот, в котором даже часы в сутках не расписаны и отсутствует календарь. Опять же не следует забывать, что, если Вы участвуете в статусных переговорах, ежедневник относится к числу аксессуаров, по которым Вас оценивает противоположная сторона. Так что при переговорах на несколько миллионов выкладывать на стол ежедневник производства фабрики «Урюпинский печатник» стоимостью 35 рублей – не самая лучшая идея. На мой вкус, вполне приемлемы ежедневники производства Nazareno Gabrieli. Также важен размер ежедневника. Если Ваша работа предполагает интенсивные разъезды и выездные переговоры с клиентами, для слишком большого ежедневника обязательно потребуется сумка или портфель. А маленький легко поместится в кармане пальто.
При правильном использовании ежедневник надо носить с собой практически постоянно: на случай, если Вам придет в голову хорошая идея, которую стоит сразу же записать для дальнейшей реализации. Иначе она, скорее всего, улетучится, забудется. А такие идеи, надо сказать, значительно чаще приходят в голову на отдыхе, в пути или когда Вы читаете интересную книгу, чем во время рабочей текучки. Или, допустим, вечером Вам позвонил партнер – Вы посмотрели в ежедневник, согласовали с партнером время встречи (созвонки), вписали все в ежедневник, закрыли его и сразу же выбросили этот вопрос из головы. Или Вы встречаетесь с другом, обсуждаете, как идут дела в его бизнесе, и в процессе разговора Вам приходит в голову отличная идея по развитию Вашего бизнеса. Вы сразу же вписываете ее в ежедневник в форме задачи, которую Вы или Ваши коллеги начнут решать в определенный день, закрываете ежедневник и возвращаетесь к приятной дружеской беседе. В общем, ежедневник полезен именно тогда, когда он всегда под рукой. Чтобы любой поступивший вопрос или возникшую идею в любой момент можно было записать и не держать в голове. Поэтому, где бы Вы ни находились и куда бы Вы ни ехали, при Вас всегда должны быть ежедневник и ручка. У меня ручка всегда лежит в бумажнике (об этом мы еще поговорим, когда затронем тему личных финансов).
Таким образом, удобнее всего ежедневник карманного формата. Мало ли отличных мыслей, идей и предложений погибает сразу после рождения, оттого что их не записали и не сохранили? А если ежедневник при Вас – впишите свою идею туда. Лучше всего в виде вопроса, поставленного на контроль. И Вы спокойны: теперь идея обязательно будет реализована. Если Вы ведете автомобиль, остановитесь, прижмитесь к обочине, запишите мысль и спокойно езжайте дальше. Маневр займет всего несколько минут. А ведь по-настоящему ценная идея приходит в голову далеко на каждый день!
Особое предупреждение: во время дневного сна, о пользе которого мы говорили выше, ежедневник и ручка должны лежать рядом с кроватью! Если Вы засыпаете, когда голова перегружена рабочими или личными вопросами, дневной сон становится идеальным моментом для освобождения Вашего подсознания вместе с интуицией. Пока Вы спите (иногда это настоящий сон, а иногда этакое промежуточное состояние, когда Вы вроде и не бодрствуете, но и заснуть до конца не можете), мозг работает над поставленными ему задачами. И – о чудо! – вдруг на Вас снисходит озарение, и все становится на свои места! Именно так, по рассказам, было с Менделеевым: окончательная систематизация таблицы элементов произошла во сне. Подсознание и интуиция провели эту работу, пока он спал. Или Вам просто придет в голову толковая мысль, которая поможет продвинуть вперед решение важного вопроса. Но необходимость удерживать ее в голове, чтобы, не дай бог, не забыть до пробуждения, уже не даст Вам заснуть. Выход – сразу же записать идею в ежедневник и спокойно спать дальше. Главное, чтобы и ежедневник, и ручка были под рукой и Вам не приходилось вставать. Потом, когда выработается привычка, Вам даже не придется до конца просыпаться. Вполне возможно, что за время одного дневного сна Вам в голову придет несколько отменных идей, которые окажут в дальнейшем неоценимую помощь.
Итак, одно из основных предназначений ежедневника: туда Вы вписываете мысли, идеи, задачи и вопросы, которые нужно поставить на контроль. Причем вписываете сразу же в момент их возникновения.
А как заполняется ежедневник?
Прежде всего ежедневник предназначен для планирования дел, которые нужно выполнить в определенные дни и к определенному моменту времени, а также совместных мероприятий, в которых кроме Вас участвуют другие люди. Заполненный лист ежедневника может выглядеть так:
9:30–11:00. Подготовить коммерческое предложение для «Агро-Снаб»
12:30. Переговоры с «Агро-Снаб», ул. Строителей, д. 37, оф. 403
Доработать типовую презентацию комплекса «Веста» в PowerPoint
17:00. Совещание по рекламе.
– Предложить разработать серию из трех радиороликов по продвижению услуг автоклуба/аварийного комиссара.
– Будем ли мы участвовать в выставке Trade-Expo в декабре?
– Заказать новые статусные визитки!
ОБЯЗАТЕЛЬНО сначала согласовать дизайн и самому выбрать бумагу, чтобы не получилось такого убожества, как в прошлый раз!
На примере данного дня мы видим, что на 12:30 и на 17:00 запланированы совместные мероприятия, в которых Вы участвуете вместе с другими людьми. Остальным же временем Вы распоряжаетесь сами, по своему усмотрению. К совещанию по рекламе Вы уже написали ряд вопросов, которые обязательно поднимете. Скорее всего, сами эти вопросы и идеи возникли раньше. И тогда Вы сразу внесли их в ежедневник рядом с мероприятием, на котором их уместнее всего обсудить. На совещании эти вопросы будут внесены в протокол. После чего будут контролироваться еженедельно на каждом очередном совещании до тех пор, пока их не решат.
Наконец, самый серьезный вопрос на этот день – типовая презентация комплекса «Веста». Поэтому Вы и выделили ее жирным шрифтом. При этом Вы планируете, что для доработки презентации Вам не потребуется все время между переговорами с «Агро-Снабом» и совещанием по рекламе. Там остается свободный интервал, который можно использовать для еще какого-нибудь полезного дела.
Такой ежедневник хорош, чтобы контролировать себя и планировать совместные мероприятия. Но почему бы не использовать его и для контроля за другими? Так мы приходим к идее контрольного раздела ежедневника.
Контрольный раздел – большой шаг вперед в повышении эффективности использования ежедневника! Идея, как уже говорилось, проста: если с помощью ежедневника можно контролировать себя, почему бы с его помощью не контролировать других? В результате вверху каждой страницы ежедневника отводится место для контрольных точек. Это вопросы и задачи, решить которые должны другие люди, но решение которых контролируете Вы. Сюда же могут входить и важные платежи, поступление которых Вы держите на личном контроле. Например:
☼ «Муаранг-Трейд» – 1,2 млн руб. (Кочнева);
☼ акт на 2,7 млн руб. по 3-му этапу – Балаковская АЭС (Дмитриев);
☼ Ромашева: маркетинговый план на 2-й квартал;
☼ B/D: Олег Анимподистович Корольков – сот. 8 (925) 111–00–00.
Первая контрольная точка — проплата от клиента «Муаранг-Трейд», которую должна обеспечить Кочнева. Если в утреннем отчете о платежах Вы не увидели этой проплаты, можно позвонить Кочневой и спросить, в чем дело. Или сбросить CMC, подождать ответа (при этом Кочнева может предпринять какие-то действия, чтобы исправить ситуацию). И уж дальше – по обстоятельствам – звонить. Более того, сотрудники и коллеги, имеющие опыт работы с Вами, уже знают: если Вы поставили на контроль какой-то вопрос, то в назначенный день проконтролируете его обязательно. Если им вовремя не удалось решить данный вопрос, пусть лучше заранее Вас предупредят, чтобы Вы перенесли контроль этого вопроса на другой день. Иначе Вы обязательно «снесете» им голову – расплата неизбежна! В любом случае, если сегодня деньги не пришли, контрольная точка переносится в контрольный раздел ежедневника на один из следующих дней. Наоборот, если ожидаемая сумма уже поступила в один из предыдущих дней, Вы сразу же вычеркиваете контрольную точку из контрольного раздела ежедневника.
Вторая контрольная точка касается подписания важного для Вас (и для компании, конечно) акта выполненных работ. Вряд ли информация о подписанных/неподписанных актах включается в утренний финотчет. Поэтому, чтобы понять, что происходит с подписанием акта, Вы звоните Дмитриеву либо пишете ему запрос по CMC/e-mail. Обратите внимание: если Вы контролируете подписание акта сегодня, значит, его должны были подписать не позднее предыдущего рабочего дня. И если Вы уже получили информацию, что акт подписан, то вычеркиваете данную контрольную точку из ежедневника.
Третья контрольная точка: не позднее предыдущего рабочего дня Ромашева должна была разработать и прислать Вам маркетинговый план на 2-й квартал. Если сегодня утром план еще не пришел на Ваш электронный ящик – пора звонить Ромашевой!
Четвертая контрольная точка: Вы запланировали поздравить близкого человека с днем рождения. Хотя это не контрольный вопрос для кого-то, а напоминание для Вас, решается все так же – звонком по указанному номеру. Поэтому для простоты мы пишем напоминания о поздравлениях в тот же раздел ежедневника.
Когда Вы вводите в своем ежедневнике контрольный раздел, необходимо выработать в себе полезную привычку: как только кто-то пообещал Вам что-то значимое (оплату от клиента, решение вопроса, разработку документа), сразу делаете запись об этом в контрольный раздел ежедневника на соответствующий день! Если Ромашева пообещала разработать и прислать Вам маркетинговый план не позднее 13 марта, ставите контрольную точку на 14 марта, и т. д. Постепенно Ваши сотрудники и коллеги привыкнут: обещания, данные Вам, нужно исполнять своевременно, иначе Вы спустите с них шкуру точно в назначенный день.
Если контрольный раздел ежедневника заполняется регулярно, его удобно использовать и для борьбы с собственной ленью. Все мы люди, все мы несовершенны, и всем нам свойственно лениться! Представьте: Вы большой босс. Приходите с утра на работу в офис (или никуда не выезжаете из дома: позавтракали – и пора бы заняться делами). А делать ничего не хочется… просто катастрофически! Но надо! Как же быть? Открываете контрольный раздел ежедневника – а там 5, 8 или 10 контрольных точек на сегодня. Звоните всем «фигурантам» по очереди – и каждому, кто еще не сделал обещанного, «отшибаете башку». Расправа занимает у Вас 10–15 минут. Вы разогнались, энергии прибавилось… теперь Вам значительно легче начать заниматься собственными делами. Опять же, как-то нехорошо самому бездельничать, когда Вы только что «наехали» на нескольких сотрудников и коллег. Поработали – чувствуете, что жажда деятельности сходит на нет… Ничего! Открываете контрольный раздел ежедневника – и еще раз продалбливаете всех, кто еще не отчитался Вам в успешном выполнении поставленной задачи. Заодно у людей вырабатывается полезная привычка: не так важны все остальные обязательства, как обязательства, данные Вам. Их нужно выполнить любой ценой! И точно в срок, пока они не попали под Ваш пресс – а этого им очень не хочется.