Аллен Дэвид. Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса

   Когда вы освоите следующий этап и научитесь быстро и легко обрабатывать незавершенные задачи, ваша корзина сможет снова выполнять свои изначальные функции. Давайте перейдем к следующему вопросу: как очищать корзины и электронные ящики, не прибегая к немедленному решению проблем.

Обработка задач

   Пошаговое мышление, необходимое для того, чтобы освобождать корзины, вероятно, является самым важным уроком, который я преподал практически всем, с кем занимался. Когда мы с главой крупного отдела международной корпорации закончили обработку всех ее незавершенных дел, она заметила, что раньше благодаря своему верному календарю ей удавалось спокойно решать, какие встречи посещать, и все же она никогда не ощущала такого облегчения при мысли о всевозможных аспектах работы, которые мы вместе прояснили. Действия и сведения, о которых раньше ей нужно было напоминать, теперь были упорядочены в надежную и конкретную систему.
   О чем вы должны себя спросить (и что должны ответить), если речь идет о конкретном голосовом или электронном сообщении, служебном письме или собственной идее, которая приходит вам в голову? В этом вопросе отражен элемент управления деятельностью, который составляет основу личной организованности. Многие люди пытаются самоорганизоваться, но совершают ошибку, оставляя за собой груду незавершенной «рутины». Вы не можете организовать входящую информацию – вы можете только собрать ее воедино и обработать. Вы организуете не информацию, а действия, которые решили предпринять, исходя из поставленных целей. Взгляните на схему рабочего процесса. Весь процесс – этапы обработки – представляет собой основной «ствол» дерева решений (на схеме обозначен красным).
 

 
   В последующих главах я подробнейшим образом опишу каждую стадию процесса, но на данный момент я предлагаю вам взять какой-нибудь список задач или стопку бумаг из корзины и провести вместе со мной краткий обзор некоторых аспектов.

Что это такое?

   Это не глупый вопрос. Мы говорили о «рутине». И мы говорили о корзинах для сбора информации. Но мы не говорили о том, что такое «рутина» и как с ней поступать. Например, многие проблемы, которые выходят за пределы систем личной организации, – это бесформенные задачи, полученные от правительства или компании, но действительно ли нам следует предпринимать что-то для их разрешения? Я раскопал в стопках бумаг и ящиках столов массу сообщений, которые попали туда, потому что клиент не удосужился потратить несколько секунд и выяснить, в чем, собственно говоря, суть документа или объявления.

С этим нужно что-то делать сейчас?

   Возможных ответов два: «да» и «нет».
   Если ответ «нет», то существует три возможных варианта:
   1. Это мусор, который больше не понадобится (выбросить).
   2. Сейчас не нужно ничего предпринимать, но позднее, возможно, придется выполнить какие-то действия (придержать).
   3. Предмет представляет потенциально полезную информацию, которая может пригодиться в будущем (пометить).
 
   Эти три категории проблем можно решить (мы обсудим их в одной из последующих глав). А пока замечу, что вам понадобятся мусорная корзина и кнопка «уничтожить», памятная книжка или календарь для придержанного материала, а также надежная система для хранения помеченной информации.
   Проблема предполагает какие-то действия. Речь идет о проблемах, для которых ответ на вопрос «Стоит ли что-то предпринимать?» – «да», то есть о «рутине», которая требует каких-то активных шагов. Классические примеры весьма разнообразны: от электронного сообщения с просьбой об участии в корпоративном проекте в такие-то дни до заметок, сделанных во время личной беседы с вице-президентом группы о крупном новом проекте, который требует привлечения независимого консультанта.
   Для каждой из таких проблем следует дать ответы на два вопроса:
   1. Какой результат требуется получить или какой проект требуется выполнить?
   2. Какие первоочередные действия необходимо предпринять?
 
   Если речь идет о проекте, вам следует записать формулировку результата в списке «Проекты». Это будет «колышек», напоминающий вам о незамкнутом цикле. Еженедельный пересмотр списка (об этом дальше) покажет, что эта проблема по-прежнему не решена. Она будет сохранять актуальность и важность в вашей системе управления деятельностью, пока не будет решена или устранена.

   Для того чтобы делать дела, особых усилий не требуется: труднее всего решить, что делать.

Элберт Хаббард

Каковы дальнейшие действия?

   Это критический вопрос, касающийся любой собранной вами информации; если вы ответите на него правильно, то у вас появится ключевая существенная задача, требующая организации. «Следующее действие» – это следующий физический, ощутимый шаг, который нужно сделать, чтобы продвинуться в направлении завершения текущей задачи.
   Некоторые примеры следующих действий:
   • позвонить Фреду, чтобы узнать телефонный номер хозяев гаража, который он посоветовал купить;
   • набросать идеи, которые можно было бы включить в повестку собрания бюджетного комитета;
   • обсудить с Анжелой систему регистрации документов, которую нужно установить;
   • исследовать систему управления базой данных в электронной сети.
 
   Все это реальные физические действия, которые нужно выполнить. Напоминания о них станут зерном на мельнице, которую представляет ваша система управления продуктивностью.
   Совершите требуемые действия сами, передайте кому-нибудь или отложите на будущее. Как только вы определились со следующим шагом, у вас есть три варианта:
   1. Выполнить требуемые действия. Если действие займет меньше двух минут, его следует выполнить сразу, как только выяснится, что оно необходимо.
   2. Перепоручить действие кому-нибудь (делегировать). Если действие займет больше двух минут, спросите себя, вы ли должны его выполнять? Если ответ отрицательный, поручите его соответствующим субъектам.
   3. Отложить действие на будущее. Если действие занимает больше двух минут и именно вы должны его совершить, то вам придется отложить его на более позднее время и зафиксировать это в одном или нескольких «списках первоочередных шагов».

Организация

   Во внешнем контуре диаграммы рабочего процесса (на схеме, которая приведена на форзаце этой книги, он обозначен синим цветом) находятся восемь разных категорий напоминаний и материалов, которые появятся в результате обработки всей вашей «рутины». В совокупности они составляют целостную систему организации практически всех ваших проблем: текущих и тех, что будут появляться ежедневно и еженедельно.
   Для проблем, которые не предполагают никаких действий с вашей стороны, существуют три возможные категории – мусор, отложенная информация и хранилище помеченной информации. Если с вашей стороны не требуется никаких шагов, вы просто отбрасываете проблему, заносите информацию в блокнот, чтобы пересмотреть ее позже (когда-нибудь), или сохраняете ее, чтобы можно было по мере необходимости в любое время обратиться к материалу.
   Для управления проблемами, предполагающими какие-либо шаги с вашей стороны, вам понадобятся список проектов, файлы или папки для планов проектов и материалов для них, календарь, список напоминаний о первоочередных действиях и список напоминаний об ожидаемых событиях.
   Все организационные категории должны каким-то образом физически храниться. Когда я говорю о списках, то имею в виду доступную для обращения совокупность напоминаний, которая может представлять собой несколько листов из блокнота, специальную компьютерную программу или прозрачные папки, содержащие отдельные документы по каждому вопросу. Например, список текущих проектов можно держать на странице ежедневника; он может храниться в электронной папке с грифом «нужно сделать» на персональном цифровом секретаре или в простой папке, подписанной «список проектов». Отложенные напоминания (типа «после 1 марта связаться с бухгалтером, чтобы организовать встречу») можно хранить в блокноте, помечать в обычном или электронном календаре.

Проекты

   Я называю проектом любой желаемый результат, для достижения которого необходимо предпринять более чем один активный шаг. Это означает, что некоторые относительно несущественные задачи, обычно не называемые проектами, попадут в список ваших «Проектов» с большой буквы. Причина, по которой я придерживаюсь данного определения, такова: если одно действие не позволит завершить определенную задачу, то необходимо оставить где-то «колышек», который напоминал бы вам о том, что нужно еще что-то сделать. Если вам негде поместить напоминание, то проблема попадет обратно в оперативную память. Другой способ – воспринимать перечень напоминаний как список незамкнутых циклов.

   Отрывок из списка «Проекты»
   Нанять нового сотрудника
   В августе – отпуск
   Отозвать сотрудников с фабрики
   Напечатать книгу
   Завершить обновление компьютера
   Переписать завещание
   Закончить внедрение новой линейки продуктов
   Освоить новую программу управления контактами
   Сделать копии статьи из журнала Fortune
   Найти специалиста по печати и рекламе
   Закончить посадку нового сада
   Довести до конца совместный видеопроект в сфере исследований и разработок
   Подготовить новый учебный компакт-диск
   Составить график семинаров на следующий год
   Прорепетировать часовую программную презентацию
   В совершенстве овладеть доступом к видеоконференциям
   Заключить трудовые договоры
   Установить новые фонари во дворе
   Наладить деловые отношения с южноамериканским представителем
   Утвердить кадровую политику и процедуру набора сотрудников
   Поставить новый стул в гостиной

   Проекты не нужно перечислять в каком-либо определенном порядке, зависящем от масштаба или приоритетности. Они просто должны присутствовать в основном списке, который позволял бы обращаться к ним достаточно часто для того, чтобы обеспечить планирование требуемых дальнейших действий по каждому из них.
   Невозможно физически выполнить проект; вы можете только предпринять активные шаги, относящиеся к нему. Когда предпринято достаточное количество необходимых мер, возникает ситуация, достаточно близкая к изначальной картине ожидаемого результата, – проект можно назвать осуществленным. Список проектов – это совокупность «финишных ленточек», которые мы намечаем для себя, чтобы наши последующие действия во всех сферах продвигались в нужном направлении.

Материалы по проекту

   Для осуществления многих ваших проектов вам понадобится собрать необходимую информацию, которую нужно рассортировать по тематике, предмету или названию проектов. Ваш список «Проекты» будет просто указателем. Все детали, планы и сопутствующая информация, которая может понадобиться в ходе работы над различными проектами, должны храниться в отдельных папках, компьютерных файлах, блокнотах или подшивках.
   Где хранить вспомогательные материалы и файлы? Как только вы рассортируете все материалы проекта по предметам или тематике, вы, скорее всего, обнаружите, что они имеют ту же важность, что и другая помеченная информация, и их можно хранить в той же системе помеченных материалов (например, папка «Свадьба» может храниться в общей системе всех помеченных вами материалов). Единственное отличие состоит в том, что материалы по проектам, предполагающим активные действия, нужно просматривать чаще, чтобы обеспечить четкое определение всех необходимых шагов.
   Обычно я рекомендую людям хранить вспомогательные материалы там, где они не бросаются в глаза. Если у вас под рукой есть эффективная система обращения к информации, вы увидите, что это самый простой способ организации материалов. Впрочем, иногда удобнее будет быстро и легко обращаться к материалам и поддерживать постоянный доступ к ним, особенно если вы работаете над «горячим» проектом и должны сверяться со вспомогательными данными по нескольку раз в день. Прозрачные файлы в пружинных папках, которые лежат на расположенных друг под другом лотках в пределах досягаемости, могут оказаться наиболее практичными для текущей бумажной работы подобного рода.

Категория первоочередных шагов

   Центральное место на диаграмме рабочего процесса занимает решение о том, каким будет следующий шаг. Этот шаг должен представлять физическое, зримое действие, направленное на завершение любого незамкнутого цикла без исключения.
   Любые действия, которые занимают меньше двух минут, и все дела, которые уже завершены, естественно, не требуют вашего внимания: они уже в прошлом. Отслеживать нужно все действия, которые должны быть совершены в конкретное время в определенный день (помечайте их в своем календаре), все задачи, которые нужно выполнить как можно скорее (их следует добавлять в список «Первоочередные шаги»), и, наконец, все действия, которые могут быть сделаны другими (их следует включать в список «Ожидания»).

Календарь

   Напоминания о действиях, которые вы должны предпринять, делятся на две категории: напоминания о событиях, которые должны произойти в определенный день или в конкретное время, и напоминания о делах, которые нужно завершить как можно скорее. Ваш календарь предназначен для хранения напоминаний первого типа.
   В календаре следует отмечать три вещи:
   • действия, которые следует совершить в определенное время;
   • действия, которые следует совершить в определенный день;
   • информацию, приуроченную к конкретным датам.
 
   Действия, которые следует совершить в определенное время. Речь идет о назначенных деловых встречах. Часто первоочередные действия в рамках конкретного проекта предполагают встречи, на которых будет обсуждаться проект. Достаточно просто сделать пометку о встрече в календаре.
   Действия, которые следует совершить в определенный день. Имеются в виду действия, которые нужно совершить в течение конкретного дня, но не обязательно в определенное время. Возможно, вы сказали Миоко, что позвоните в пятницу, чтобы узнать, все ли в порядке с отчетом, который вы ей отправили. Отчет будет получен не раньше четверга, а в субботу она уезжает за границу, так что пятница – это временной промежуток, на протяжении которого можно совершить требуемое действие, но это можно сделать в любое время дня. Нужно записать эту информацию в календарь, но не привязывать ее к конкретному времени – дело нужно сделать в пятницу в течение дня. Полезно иметь под рукой ежедневник, где можно помечать действия обеих рассмотренных категорий.
   Информация о конкретных датах. В календаре также следует помечать сведения, которыми вы хотите располагать в конкретные дни, – не обязательно напоминания о действиях, а скорее информация, которая может оказаться полезной в определенный момент. К этой категории можно отнести указания для деловых встреч, мероприятия, в которых в этот день будут участвовать другие люди (семья, сотрудники), или события, представляющие интерес. Полезно также записывать в календарь краткосрочную информацию, о которой следует помнить: например, напоминание о том, чтобы позвонить кому-то через день после того, как он вернется из отпуска.
   Долой списки дел на каждый день! В календаре должны быть только три указанные категории напоминаний, и ничего другого. Я понимаю, что для сторонников традиционных концепций распределения рабочего времени, убежденных, что список дел на каждый день – главная вещь в жизни делового человека, мое учение – сущая ересь. Но подобные списки не выполняют своих функций по двум причинам.
   Во-первых, неиссякаемый поток входящей информации и смена приоритетных направлений вносят такие существенные изменения в ежедневную работу, что практически невозможно заранее определить проблемы, которые нужно будет решить. Всегда полезно иметь под рукой эффективный план действий, но он должен допускать возможность изменений в любой момент. Попытки составить в календаре письменный перечень, который нужно переносить на следующий день, если дела не сделаны, – это неблагодарное и бессмысленное занятие. Список «Первоочередные шаги», приверженцем которого я являюсь, должен содержать все эти напоминания, даже те, которые сильнее всего зависят от времени. И его не придется переписывать ежедневно.
   Во-вторых, если в списке дел есть задание, которое не обязательно выполнять в течение дня, то оно будет только отвлекать ваше внимание от проблем, требующих срочного решения. Если я должен позвонить Миоко в пятницу, потому что это единственный день, когда я смогу с ней связаться, а в моем списке есть еще пять менее важных или менее срочных звонков, то в суете я могу так и не позвонить Миоко. Мой мозг может упустить из виду напоминание о том, что у меня не будет другой возможности сделать этот звонок. Получается, что я неверно использую систему. На мой взгляд, календарь должен быть святыней. Если вы что-то записали в календарь, то вы должны выполнить поставленную задачу в этот же день или вообще отказаться от ее выполнения. Изменения можно вносить только в случае переноса деловых встреч.

   Благословенны те, кто обладает гибкостью, ибо для них не составит труда приспособиться к изменениям.

Майкл Макгриффи, доктор медицины

Списки первоочередных действий

   Так куда же определить напоминания о первоочередных действиях? В списки первоочередных действий, которые наряду с рабочим календарем составляют основу организации управления деятельностью.
   Любое действие, занимающее более двух минут, которое вы не можете никому передать, нужно где-то фиксировать. «Позвонить Джиму Смиту по поводу собрания бюджетного комитета», «связаться с матерями Рэйчел и Лоры по поводу загородного лагеря» и «набросать идеи для ежегодной конференции по продажам» – все это напоминания о действиях, которые следует хранить в специальных списках, или корзинах, где их можно рассматривать как возможные направления деятельности в конкретный момент.
   Если у вас только два или три десятка подобных дел, то можно хранить напоминания о них в одном списке под названием «Первоочередные шаги», к которому вы будете обращаться, как только появится свободная минутка. Впрочем, для большинства из нас их количество колеблется между 50 и 150. В таком случае имеет смысл разбить ваш список «Первоочередные шаги» на такие категории, как «Звонки», которые необходимо совершить, или «Ключевые вопросы по проекту», которые нужно задать на еженедельной планерке.

   Все нужно упрощать до предела, но не более того.

Альберт Эйнштейн

Проблемы, не требующие активных действий

   Как и в случае задач, которые требуют активного решения, вам понадобятся хорошо организованные отдельные системы для хранения вопросов, не предполагающих активных действий с вашей стороны. Такие системы делятся на три категории: мусор, отложенные дела и помеченные материалы.

Мусор

   Слово «мусор» говорит само за себя. Выбросьте все, в связи с чем вы ничего не будете предпринимать и к чему не будете обращаться. Если вы будете оставлять эти проблемы среди других категорий, они серьезно повредят вашей системе.

Отложенные дела

   Еще раз обратим внимание на то, что крайне важно отделить проблемы, которые требуют активных действий, от проблем, не предполагающих никаких срочных шагов с вашей стороны. Если вы этого не сделаете, то остановитесь в нерешительности перед ворохом бумаг, стопками папок и списков, не зная, что делать и с чего начать.
   Допустим, вы обнаружили что-то интересное в служебном письме или электронном сообщении, где изложена идея проекта, который вы, возможно, захотите осуществить – не сегодня, а когда-нибудь. Может быть, вы захотите вернуться к этой идее позже, чтобы пересмотреть возможность принятия определенных мер по ее реализации. Например, у вас в корзине «Входящие» оказывается брошюра, рассказывающая о следующем сезоне в местном зале симфонической музыки. Бегло просмотрев брошюру, вы замечаете, что концерт, который вам действительно интересен, состоится только через четыре месяца – слишком долгий срок, чтобы загадывать (вы не знаете, каким будет ваш график командировок на это время), но сейчас вы дома и хотели бы пойти на предстоящий концерт. Как следует поступить с этой брошюрой?
   Есть два типа систем «отложенных дел», которые позволяют организовать информацию этого рода: списки «Когда-нибудь / может быть» и упорядоченные напоминания.
   «Когда-нибудь / может быть». Ведение постоянного списка дел, которые вы хотите сделать когда-нибудь, но не сейчас, может быть полезным и приятным занятием. Такой список является «стоянкой» для проектов, которые сегодня никак нельзя сдвинуть с места, но и напрочь забывать о них вы тоже не хотите. Вы желаете, чтобы вам регулярно напоминали об этих возможностях.

   Типичный список «Когда-нибудь / может быть»
   Купить лодку для ловли окуней
   Выучить испанский
   Пойти на занятия по акварельной живописи
   Купить сервант на кухню
   Построить маленький бассейн
   Купить Кэтрин самокат
   Покататься на воздушном шаре
   Попутешествовать по штату Монтана
   Изучить возможности программы Photoshop
   Учредить некоммерческую организацию
   Записать сотрудников на видео для рекламного ролика
   Найти Стаффорда Лайонса
   Купить цифровую видеокамеру
   Посетить северную Италию
   Пойти в подмастерья к своему плотнику
   Сделать подсветку для статуй во дворе
   Построить японский пруд
   Перевести старые фотографии в цифровой формат
   Установить дома удаленный доступ к сети

   Возможно, вы разделите свой список «Когда-нибудь / может быть» на подгруппы, такие как:
   • компакт-диски, которые я хочу купить. Видеокассеты, которые я хочу взять напрокат. Книги, которые я хочу прочесть;
   • вина, которые я хочу попробовать;
   • места, которые я хочу посетить в выходные;
   • развлечения, которые я хочу устроить детям;
   • семинары, которые я хочу посетить.
 
   Вы должны периодически просматривать этот список, если собираетесь извлечь из него максимальную пользу. Я предлагаю вам включить просмотр списка в еженедельный пересмотр дел (об этом ниже).
   Упорядоченные напоминания. Самый лучший способ хранить напоминания – заносить их в специальный блокнот, который иногда еще называют списком «подвешенных», или «последующих», задач. Это система, позволяющая вам писать самому себе послания, которые вы можете получить в определенный день в будущем.
   Ваш календарь также может выполнять эту функцию. Например, вы можете поместить в календаре напоминание о том, что 15 марта нужно оплатить коммунальные услуги за месяц, а 12 сентября вы собрались в театр.
   Более подробно мы остановимся на этом в главе 7.

Помеченные материалы

   Многие материалы, которые попадаются вам на глаза, не требуют активных действий, но содержат ценную информацию. У вас возникает желание сохранить эти сведения, чтобы обращаться к ним по мере необходимости. Их можно хранить в бумажном или цифровом формате.
   Печатные материалы – все что угодно: от меню местного индийского ресторана с доставкой блюд на дом до планов, схем и информации об инвесторе ландшафтного проекта – лучше всего хранить в эффективных системах, предполагающих физический доступ к данным. Их диапазон весьма широк: от страниц в отрывных блокнотах или записных книжках, если речь идет о списке любимых ресторанов или телефонных номеров родительского комитета, до целых выдвижных шкафов с папками аккуратно собранных материалов о слиянии корпораций.
   Электронные хранилища также могут иметь различный вид: от базы данных, доступ к которой обеспечивает вся локальная сеть, до целевых справочных материалов и архивных папок, хранящихся на вашем компьютере.
   Самый важный аспект, о котором следует помнить: ссылка должна быть конкретной, обращение к информации должно, в случае необходимости, осуществляться без проблем. Системы помеченной информации обычно создаются в одной из двух форм: 1) хранилище материалов по темам и предметам; 2) общее хранилище помеченных материалов.