Страница:
«По пути»Имеет смысл группировать в одном месте напоминания обо всем, что вам нужно сделать, когда вы едете или идёте куда-то. Когда вы знаете, что вам нужно сесть в машину и поехать куда-то, отлично было бы просмотреть этот список. Такие действия, как «Достать сертификаты из банковской ячейки», «забрать картины в багетной мастерской» и «купить петуньи в цветочном магазине» – все пойдут в этот список.
Этот список может быть не более чем наклейкой post-it где-то в вашем ежедневнике, или категорией «По пути» в секции «Сделать» в вашем КПК.
Часто важно иметь подсписки в категории «По пути». Например, как только вы поймете, что вам нужно что-то из магазина скобяных изделий, возможно, вы захотите создать список «Магазин Скобяных Изделий», и к нему прикрепить подсписок всех вещей, которые вам там нужны. Вы могли бы создать бумажную наклейку post-it «Магазин Скобяных Изделий» или, если вы используете цифровой список, вы могли бы прикрепить «заметку» к списку «Магазин Скобяных Товаров» и записать детали туда.
Так как я много нахожусь в главных районах города, у меня есть два списка «По пути» – «По пути-у дома» (где я живу) и «По пути-где угодно», для всего того, что я могу сделать, будь я даже в дороге. «Т-образные разветвители для шланга» будут записаны в «По пути-у дома», но «Купить носки к костюму» будут записаны в «По пути-где угодно.»
«В офисе»Если вы работаете в офисе, должны быть определенные вещи, которые вы можете сделать только там, и список этих дел будет полезно иметь перед глазами, когда вы там – хотя, конечно, если у вас есть телефон и компьютер в офисе, а также отдельные списки «Звонки» и «За компьютером», они так же будут там использоваться. Я бы вносил в список «В офисе» все то, что требует подключения к Интернету, например, напоминание загрузить большую программу из сети.
«Дома»Много действий можно выполнить только дома, поэтому имеет смысл вносить это в соответствующий список. Я уверен, что у вас есть огромное количество личных или связанных с домом проектов, и часто следующим шагом будет просто сделать их. «Повесить новую картину», «Разобрать CD» и «Повесить в гардеробе зимнюю одежду» – типичные дела для этого списка.
Если у вас дома есть кабинет, как у меня, все, что может быть сделано только там, заносится в список «Дома». (Если вы работаете только дома и не ходите в другой офис, вам не понадобится список «В офисе» – все будет занесено в список «Дома».)
«Повестка дня»Вы обнаружите, что многие из ваших следующих действий должны произойти во время вашего общения с кем-то или должны быть принесены в комитет, команду, на собрание персонала. Вы должны поговорить с вашим партнером об идее на следующий год; вы хотите поговорить с вашим супругом о его планах на весну; вы должны перепоручить вашему секретарю задание, которое очень сложно объяснить в электронном письме. И вы должны сделать объявление об изменении политики отчетов о расходах на собрании персонала в понедельник.
Для регулярных собраний и людей, с которыми вы постоянно взаимодействуете, потребуются свои списки «Повестка дня».
Эти следующие действия должны быть занесены в отдельные списки «Повестка дня» для каждого человека и для собрания (если вы посещаете собрания регулярно). Профессионалы, у которых есть папка с файлами всех дел, которые нужно решить с их боссами, уже используют версию этого метода. Если вы сознательны в определении всех ваших последующих действий, вы обнаружите, что вам необходимо иметь где-то от трех до пятнадцати таких списков. Я рекомендую вести отдельные файлы списков для боссов, партнеров, ассистентов, супругов и детей. Также необходимо иметь подобные списки для вашего юриста, финансового советника, бухгалтера и/или консультанта по компьютеру, так же как и для каждого, с кем у вас может быть более чем одно общее дело во время следующего разговора по телефону.
Если вы принимаете участие в регулярных встречах – с персоналом, по поводу проекта, комитета, чего угодно – они тоже заслуживают своих собственных файлов, в который вы можете собирать то, что понадобится на этих встречах.
Часто вам потребуется текущий список для общения в определенный период времени. Например, если подрядчик выполняет работы в вашем доме или на вашей собственности, вы можете создать список для него на время проекта. Гуляя вокруг после того, как он закончил рабочий день, возможно, вы заметите то, о чем захотите с ним поговорить, и вы захотите, чтобы этот список был всегда под рукой.
Учитывая пользу такого типа списков, ваша система должна позволить добавлять «Повестки дня» специально, по мере необходимости, быстро и просто. Например, вставить страницу для человека или встречи в раздел «Повестка дня» в ежедневник на открывающихся кольцах займет только секунды, так же как и добавление соответствующего напоминания в категории «Повестка дня» в вашем КПК.
«Читать / Просмотреть»Без сомнения, вы обнаружите во входящих множество пунктов, для которых вашим следующим действием будет читать. Я надеюсь, что вы последуете двухминутному правилу и быстро разберете их, просмотрев, отправив в нужные отделы или выполнив их.
Пункты, требующие чтения, однако, потребуют больше, чем две минуты вашего времени, поэтому их лучше хранить в отдельном разделе «Читать / Просмотреть». По моей классификации это тоже «списки», но наиболее эффективно группировать документы и журналы на подносе и/или в переносной папке.
Для многих людей «Читать / Просмотреть» может стать загвоздкой. Поэтому критично, чтобы в этот раздел попадало то (что займет больше двух минут), что вы действительно хотите прочитать, когда у вас будет время. Это поможет вам, но все действительно уйдет из-под контроля, если рамки этой категории четко не определены. Изначальные ограничения, как минимум, помогут вам в переучете, и если у вас, как у большинства людей, есть свой способ саморегуляции, это поможет вам более четко определять, что вам действительно нужно, а от чего вам просто нужно избавиться.
Удобно иметь под рукой материал для чтения, когда вы идете на встречу, которая может поздно начаться, на семинар, если там будет «окно» времени или к стоматологу, если придется сидеть в очереди. Все это прекрасные возможности для подобного чтения. Те же, у кого нет собранного материала «Читать / Просмотреть» могут просто потерять много времени, так как жизнь полна маленьких неожиданных «окон», которые можно заполнить.
Организация «Ожидающих»
Так же как необходимо иметь напоминания о том, что вам нужно сделать, напоминания о том, к чему вы должны вернуться через какое-то время или что должно быть сделано кем-то другим следует сортировать и группировать. Вам не нужно обязательно следить за каждым шагом здесь, часто это задания или проекты, за которые ответственны другие люди, такие как заказ билетов в театр, сканер, который должны доставить в офис, согласие вашего клиента на деловое предложение и так далее. Когда следующее действие зависит от кого-то другого, вам не нужны напоминания о действиях, только что и от кого вы ждете. Ваша роль – это просматривать список по мере необходимости и решать, нужно ли проверять, как продвигается дело и поторапливать.
Возможно, вы сочтете наилучшим держать список «Ожидающих» по близости, в том же месте, где ваши напоминания «Следующих Действий». Ответственность за следующий шаг может меняться в течение исполнения проекта. Например, вам нужно сделать звонок продавцу, чтобы узнать его цены на выполнение работы (в списке «Звонки».) Сделав звонок, вы ждете, когда продавец с вами свяжется по поводу предложения (его предложение заносим в список «Ожидание»). Когда предложение поступит, вы должны просмотреть его (оно находится в папке «Читать / Просмотреть»). Когда вы с ним ознакомитесь, вы высылаете его своему боссу на одобрение (теперь оно опять в списке «Ожидание») и так далее [7].
У вас будут отличные ощущения, когда вы будете знать, что ваш список «Ожидающие» – это полный список того, что должны сделать другие люди.
Использование оригинальных разработок, например, собственного напоминания о действиях
Наиболее эффективный путь отслеживать напоминания действий – это добавлять их в списки или папки по мере их появления. Вам больше ничего не понадобится, если вы их проработаете. Возможно, вы пишете заметки на совещании с боссом, но вы можете выбросить их, когда вы совершите необходимые проекты и действия, связанные с ними. Пока некоторые люди пытаются архивировать голосовую почту, им все еще нужно «что-нибудь с этим делать», это не самый эффективный путь внедрить напоминания.
Однако есть несколько исключений из этого правила. Некоторые входящие могут прекрасно служить своими собственными напоминаниями необходимых действий, вместо того, чтобы записывать их в отдельный список. Это обычно работает для некоторых бумажных материалов и электронной почты.
Организация бумажной работы
Некоторые вещи – свои собственные лучшие напоминания.
В категории «Читать / Просмотреть» статьи, публикации, документы – это самый общий пример. Очевидно, что будет нелепо писать «Просмотреть журнал Fortune» в некоторый списках действий, когда вы просто можете бросить этот журнал в корзину «Читать / Просмотреть».
Другой пример: те, кто предпочитает оплачивать все счета в одно время и в одном месте, захотят хранить свои счета в папке или корзинке «Счета к оплате» (или более общее название «Финансы») [8].
Специфика вашей работы, входящие и ваша рабочая станция помогут вам более эффективно организовать другие категории, только используя определенную бумагу. Профессионал по работе с клиентами, например, может иметь дело со множественными просьбами показать стандартную форму, и в этом случае корзинка или файл, содержащий только эту информацию – наилучший путь работы.
Имеет ли смысл писать напоминания в списке или использовать сами документы в корзинке или папке – это широкое поле деятельности для логистики. Можете ли вы использовать напоминания где-то еще, кроме как на вашем рабочем столе. Если да, то нужно учесть возможность их переноса. Если вы не можете выполнить работу где-то кроме как за своим столом, тогда ваше рабочее место будет наилучшим для них.
Что бы вы ни выбрали, напоминания должны быть в зрительно раздельных категориях, в зависимости от следующего необходимого шага. Если следующее действие – звонок, то он должен быть отнесен в группу «Звонки»; если следующие действие – это проверка информации и внесение ее в компьютер, нужно отнести это к категории «За компьютером». Наибольшая эффективность подобной рабочей системы мне видится в том, что все документы одного типа (например, заявки на обслуживание) хранятся на отдельном подносе, даже если каждому из них нужны разные действия. Для одной заявки необходимо сделать звонок, для другой – просмотреть данные, для третьей – подождать, когда появится нужная информация – но все они собраны вместе. Такая классификация может привести в замешательство, потому что все отложенные решения требуют разных дальнейших действий.
Моя личная система очень хорошо переносится, почти все хранится в списках, но у меня также есть две категории бумажных напоминаний. Я путешествую с одной пластиковой папкой «Читать / Просмотреть» и с другой «Входящие Данные». В последнюю я кладу все, что требует следующего действия – внести в мой компьютер (визитки, которые нужно занести в мой телефонный/адресный список, цитаты, которые я отправляю в мою базу «Цитаты», статьи о ресторанах, которые я хочу поместить в мои подлисты «Путешествия – Города» и т.д.)
Организация работы с электронной почтой
Как и некоторые бумажные материалы, электронная почта, требующая действий – часто сама наилучшее напоминание для себя. Это особенно радует, если у вас много электронных писем, и вы проводите много времени за настройкой программ. Электронная почта, которая требует дальнейших действий, может храниться в системе вместо того, чтобы выписывать действия в списки.
Многие мои клиенты обнаружили, что полезно создать две или три отдельные папки в почтовом клиенте. Действительно, большинство папок с электронной почтой должно использоваться для справочных или архивных материалов, но также возможно создать рабочую систему, которая будет хранить ваши сообщения отдельно, вне «входящих» (где большинство людей их хранит).
Я рекомендую создать одну папку для писем, обработка которых займет более чем две минуты (опять, вы должны выделить те письма прямо из почтовой программы, следуя правилу двух минут). Название папки должно начинаться с приставной буквы или символа (1), чтобы она отличалась от папок справочной информации, и (2) она будет находиться вверху в ваших папках в навигаторе. В Microsoft используют знак «@», а дефис («-») – в Lotus. В результате ваша папка «Группировка» будет содержать те электронные письма, с которыми нужно будет работать.
Дальше вы можете создать папку «@Ожидающие», которая появится в том же месте, что и папка «@Действия». Затем, если вам приходит письмо, над которым вы собираетесь поработать, вы перетаскиваете его в файл «@Ожидающие». В нем также могут быть напоминания о том, что вы делегируете электронной почте: когда вы используете электронную почту, чтобы сделать запрос или перепоручить действие, просто сохраните копию в файл «@Ожидающие”.*
Некоторые приложения (такие как Lotus Notes) позволяют направить копию электронной почты в одну из ваших папок (путем нажатия кнопки «Send and File»). Другие (например, Outlook) одновременно сохранят ее в вашей общей папке «Sent Mail». В последнем случае наилучшим для многих, вероятно, будет копирование («сс» или «bcc») и затем перетаскивание копии в папку «@Ожидающие» (Это относительно просто, используя MS Outlook, автоматически посылать себе копию сообщения в определенную папку).
Электронная почта от «Входящих» до «Пустой папки»
Метод, описанный выше, дает вам возможность опустошить ваши входящие электронные письма, что является большим подспорьем в контроле вашей ежедневной работы. Вы исправите «Входящие» на «Входящие,», так что все, что будет находиться в вашем ящике, станет ответом – мерцающим огоньком, говорящим вам о том, что нужно сделать. Большинство людей используют «Входящие» электронной почты как место для хранения нерешенных вопросов и справочной информации, такая практика быстро «затуманит» ваш мозг: они знают, что им нужно все переоценивать, каждый разглядя на экран.
Если у вас никогда не было входящих больше, чем помещается одновременно на экране, это достижение может быть очень функциональным, но с объемами писем, с которыми имеют дело профессионалы в наши дни, это не действует.
Требуется гораздо меньше энергии на то, чтобы хранить ноль входящих в электронном ящике, чем тысячу.
Опустошение всех входящих еще не значит, что вы со всем справились. Это значит, что вы УДАЛИЛИ все, что могли, РАЗОБРАЛИ все, что вам нужно, но что не требует действий в данный момент, СДЕЛАЛИ все, что требует меньше двух минут, и поместили напоминания по всему, что ожидается и с чем можно работать. Сейчас вы можете открыть файл «@Действия» и просмотреть те электронные письма, с которыми вы хотите работать. Разве это не легче, чем продираться через множество окон, опасаясь что-нибудь упустить.
Предостережение о рассеивании напоминаний о действиях
Опасно размещать напоминания о действиях где-то вне вашего поля зрения. Назначение системы организации состоит в том, чтобы хранить напоминания таким образом, чтобы видеть их тогда, когдавам нужно видеть их, чтобы вы могли доверять своему выбору, что делать (или что не делать). Перед тем, как вы уйдете из офиса, нужно просмотреть индивидуально те электронные письма, с которыми вам нужно работать, но которые все еще не обработаны, так же как и ваши списки «Звонки» или «За компьютером». Категория «@Действия» – это расширение вашей категории «За компьютером», и должна ее повторять. Ваша бумажная категория «Ожидающие» должна быть оформлена как список, если бумажные материалы используются в качестве напоминаний.
Расставление напоминаний о действиях в папке, в списках, и/или в системе электронной почты – это отлично, если вы просматриваете все категории, к которым вы добавили напоминания так, как это необходимо. Вам не нужны вещи, которые ускользают от вашей системы и не используются по своему назначению: напоминать вам.
Чтобы зависнуть с друзьями или бесцельно побродить по улицам с «пустой» головой, вам нужно знать, где находятся все действия, которые вам нужно предпринять, что это и то, что они могут подождать. И вам нужно сделать это за несколько секунд, а не дней.
Организация напоминания о проектах
Создание и поддерживание одного списка для всех ваших проектов (то есть каждое обязательство или желаемый результат, для которого потребуется больше чем одно действие) может быть полезным опытом! Возможно, у вас больше проектов, чем вы думаете. Если вы так еще не сделали, я рекомендую вам создать список «Проекты» в очень простом формате, подобном тому, что вы используете для списка действий: это может быть категория в цифровом носителе, съемная страница в ежедневнике или отдельная папка с файлами с надписью «Проекты», с главным списком или отдельными листами для каждого проекта.
Список (списки) «Проекты»
Список «Проекты» не подразумевает хранения там деталей ваших проектов или сортирования по приоритетам, размеру или срочности – это просто всесторонний обзор ваших планов. Вы не будете ежедневно работать со списком «Проекты»; главным образом вы будете работать со списками действий и другими заданиями, на которых следует сосредоточиться. Помните, вы не можете сделать проект, вы можете сделать только действие, которое для него необходимо.
Полные и соответствующие действительности списки «Проекты» – это главный операционный инструмент, который ведет вас к вершинам организации.
Настоящая ценность списка «Проекты» состоит в полном просмотре (как минимум один раз в неделю), позволяя вам убедиться в том, что у вас есть действия для каждого проекта, и что ничего не упущено. Быстрый просмотр этого списка время от времени усилит ваш контроль. Вы будете знать, что у вас есть список доступный вам (и другим), когда нужно справиться с работой.
Один список или несколько?
Большинство людей считают, что иметь один список лучше, потому что в нем отражается все, в отличие от нескольких списков. Система организации позволяет отслеживать все незаконченные дела, так что вы можете более легко интуитивно сделать выбор, что делать в данный момент.
На самом деле не важно, сколько у вас списков для ваших проектов, если вы просматриваете их тогда, когда появляется необходимость, в то время как для большей части это можно сделать во время Еженедельного обзора.
Несколько обычных путей сортировки проектов
Существуют ситуации, когда есть смысл рассортировать список «Проекты». Рассмотрим их по очереди.
Личный / ПрофессиональныйМногим более удобно делить свои списки на личные и профессиональные проекты. Если для вас это так, учтите, что «Личный» список должен просматриваться так же тщательно, как и «Профессиональный», а не лежать неделями. Многие личные действия должны выполняться на неделе, так же как и все остальное. И часто большое давление на профессиональные действия создает невыполненные личные дела.
Перепорученные проектыЕсли вы старший менеджер или исполнительный директор, возможно, у вас есть несколько проектов, за которые вы ответственны, но которые вы перепоручили. Вы, конечно, занесли его в список «Ожидающие», хотя лучше создать список «Проекты – Перепорученные», чтобы следить за ними: вашей задачей будет просто просматривать список достаточно регулярно для того, чтобы удостовериться, что все идет правильно.
Специфические типы проектовНекоторые профессионалы имеют одновременно несколько различных проектов одного типа, которые в некоторых случаях могут быть сгруппированы вместе как подсписки «Проектов». Например, у меня есть отдельная категория «Проекты доставить», хронологический список всех грядущих семинаров, тренингов и консультаций, которые я даю. Эти события «проекты», как и остальные, и мне не нужно больше следить ни за чем другим, кроме того, как все продвигается дальше и исполняется. Но я считаю, что лучше видеть их все в одном списке, в таком порядке, как и в моем Календаре, отдельно от остальных проектов.
Если вы агент по недвижимости, продаете консультационные услуги или разрабатываете предложения для небольшого количества будущих клиентов любой профессии, я полагаю, что гораздо лучше видеть весь «прогресс продаж» в одном списке. Это может быть отдельный список в вашем ежедневнике, названный «Клиентские проекты в развитии» или если у вас уже есть папки с файлами для каждого прогрессивного проекта, имеет смысл сгруппировать их все в одном файле в вашем столе. Просто поймите, что это будет работать только если здесь весь набор тех ситуаций, для которых нужно действие, и только если вы просматриваете их регулярно, так же как и другие ваши проекты, и работаете над ними осознанно.
Как насчет подпроектов?
Некоторые ваши проекты могут быть разделены на подпроекты, каждый из которых, в теории, мог бы быть рассмотрен как целый проект. Если вы переезжаете в новый дом, например, и меняете или обновляете большую часть вашей собственности, возможно, у вас будет список, состоящий из таких пунктов, как «Оценить ландшафт», «Обновить кухню», «Поменять проводку в фундаменте» и так далее, каждый из этих пунктов может быть рассмотрен как отдельный проект. Вы создадите один раздел «Проекты» для всего этого, скажем, «Закончить обновление нового дома», или вы запишете отдельно подпроекты?
На самом деле не важно, если вы просматриваете все составляющие проекта так часто, как вам это необходимо, чтобы оставаться продуктивным. Никакой внешний инструмент или организационный формат не будет единственно верным для горизонтальной и вертикальной сортировки всех ваших проектов; вы должны знать все и комбинировать по-своему (как и еженедельный обзор). Если вы делаете один список для большого проекта в списке «Проекты», вы захотите держать список подпроектов и/или сам проектный план как «сопутствующие материалы проекта». Я бы рекомендовал делать это таким образом в том случае, если части проекта независимы друг от друга. По такому сценарию, возможно есть подпроекты без привязанного следующего действия, потому что они являются «ожидающими», пока продвинутся другие части, прежде чем двигаться самим. Например, возможно, вы не сможете начать «Обновлять кухню», пока вы не закончите «переэлектрификацию подвала». Однако, возможно, вы сможете продолжать работать с проектом «финансирование ландшафта», который не зависит от других подпроектов. Возможно, вы захотите сделать следующим действием продолжение «переэлектрификации подвала» и «финансирование ландшафта».
Не будьте очень скрупулезны в определении, какой путь лучше. Если вы не уверены, я бы посоветовал включить ваши Большие проекты в список «Проекты», и держать ваши подпроекты в сопутствующих материалах, убедившись, что вы не забыли включить их в недельный просмотр. Если вам это покажется не вполне правильным, попробуйте включить активные и независимые подпроекты как отдельные части в вашем главном списке.
Не важно, как вы составляете списки проектов и подпроектов, просто будьте уверены, что знаете, где найти все эти части.
Не существует единственно верной системы для отслеживания всех ваших проектов и подпроектов. Вам просто нужно знать, что у вас есть проекты и, есть ли у них части, где можно найти напоминания для них.
Сопутствующие материалы проекта
Сопутствующие материалы проекта – это вовсе не действия и не напоминания о проектах. Это ресурсы для поддержания ваших действий и для обдумывания ваших проектов.
Не используйте сопутствующие материалы для напоминания.
Обычно люди используют много бумаг и толстые папки в качестве напоминаний о том, что (1) у них есть проект и (2) что с ним нужно что-то делать. Они просто заставляют сопутствующие материалы служить в качестве напоминаний о действиях. Проблема в том, что следующие действия и «Ожидающие» проекта не определены и захламляют папки, добавляя в них новые бумаги, что мешает организации вместо того, чтобы подталкивать к действиям. Вы просто будете завалены бумагами и файлами, которые не помогают делать что-то, и создают беспокойство.
Если вы оказались в подобной ситуации, то сначала добавьте сам проект в ваш список «Проекты» в качестве напоминания, какой результат нужно достичь. Затем следующие действия и «Ожидающие» нужно положить на свои места, в списки напоминаний о действиях. Наконец, когда наступает время сделать действие, например, позвонить кому-то по поводу проекта, вы можете достать все материалы, которые, по вашему мнению, пригодятся при разговоре.
Этот список может быть не более чем наклейкой post-it где-то в вашем ежедневнике, или категорией «По пути» в секции «Сделать» в вашем КПК.
Часто важно иметь подсписки в категории «По пути». Например, как только вы поймете, что вам нужно что-то из магазина скобяных изделий, возможно, вы захотите создать список «Магазин Скобяных Изделий», и к нему прикрепить подсписок всех вещей, которые вам там нужны. Вы могли бы создать бумажную наклейку post-it «Магазин Скобяных Изделий» или, если вы используете цифровой список, вы могли бы прикрепить «заметку» к списку «Магазин Скобяных Товаров» и записать детали туда.
Мы должны стараться, чтобы достичь той простоты, которая лежит за мудростью.
Джон Гарднер
Так как я много нахожусь в главных районах города, у меня есть два списка «По пути» – «По пути-у дома» (где я живу) и «По пути-где угодно», для всего того, что я могу сделать, будь я даже в дороге. «Т-образные разветвители для шланга» будут записаны в «По пути-у дома», но «Купить носки к костюму» будут записаны в «По пути-где угодно.»
«В офисе»Если вы работаете в офисе, должны быть определенные вещи, которые вы можете сделать только там, и список этих дел будет полезно иметь перед глазами, когда вы там – хотя, конечно, если у вас есть телефон и компьютер в офисе, а также отдельные списки «Звонки» и «За компьютером», они так же будут там использоваться. Я бы вносил в список «В офисе» все то, что требует подключения к Интернету, например, напоминание загрузить большую программу из сети.
«Дома»Много действий можно выполнить только дома, поэтому имеет смысл вносить это в соответствующий список. Я уверен, что у вас есть огромное количество личных или связанных с домом проектов, и часто следующим шагом будет просто сделать их. «Повесить новую картину», «Разобрать CD» и «Повесить в гардеробе зимнюю одежду» – типичные дела для этого списка.
Если у вас дома есть кабинет, как у меня, все, что может быть сделано только там, заносится в список «Дома». (Если вы работаете только дома и не ходите в другой офис, вам не понадобится список «В офисе» – все будет занесено в список «Дома».)
«Повестка дня»Вы обнаружите, что многие из ваших следующих действий должны произойти во время вашего общения с кем-то или должны быть принесены в комитет, команду, на собрание персонала. Вы должны поговорить с вашим партнером об идее на следующий год; вы хотите поговорить с вашим супругом о его планах на весну; вы должны перепоручить вашему секретарю задание, которое очень сложно объяснить в электронном письме. И вы должны сделать объявление об изменении политики отчетов о расходах на собрании персонала в понедельник.
Для регулярных собраний и людей, с которыми вы постоянно взаимодействуете, потребуются свои списки «Повестка дня».
Эти следующие действия должны быть занесены в отдельные списки «Повестка дня» для каждого человека и для собрания (если вы посещаете собрания регулярно). Профессионалы, у которых есть папка с файлами всех дел, которые нужно решить с их боссами, уже используют версию этого метода. Если вы сознательны в определении всех ваших последующих действий, вы обнаружите, что вам необходимо иметь где-то от трех до пятнадцати таких списков. Я рекомендую вести отдельные файлы списков для боссов, партнеров, ассистентов, супругов и детей. Также необходимо иметь подобные списки для вашего юриста, финансового советника, бухгалтера и/или консультанта по компьютеру, так же как и для каждого, с кем у вас может быть более чем одно общее дело во время следующего разговора по телефону.
Если вы принимаете участие в регулярных встречах – с персоналом, по поводу проекта, комитета, чего угодно – они тоже заслуживают своих собственных файлов, в который вы можете собирать то, что понадобится на этих встречах.
Часто вам потребуется текущий список для общения в определенный период времени. Например, если подрядчик выполняет работы в вашем доме или на вашей собственности, вы можете создать список для него на время проекта. Гуляя вокруг после того, как он закончил рабочий день, возможно, вы заметите то, о чем захотите с ним поговорить, и вы захотите, чтобы этот список был всегда под рукой.
Учитывая пользу такого типа списков, ваша система должна позволить добавлять «Повестки дня» специально, по мере необходимости, быстро и просто. Например, вставить страницу для человека или встречи в раздел «Повестка дня» в ежедневник на открывающихся кольцах займет только секунды, так же как и добавление соответствующего напоминания в категории «Повестка дня» в вашем КПК.
«Читать / Просмотреть»Без сомнения, вы обнаружите во входящих множество пунктов, для которых вашим следующим действием будет читать. Я надеюсь, что вы последуете двухминутному правилу и быстро разберете их, просмотрев, отправив в нужные отделы или выполнив их.
Пункты, требующие чтения, однако, потребуют больше, чем две минуты вашего времени, поэтому их лучше хранить в отдельном разделе «Читать / Просмотреть». По моей классификации это тоже «списки», но наиболее эффективно группировать документы и журналы на подносе и/или в переносной папке.
Для многих людей «Читать / Просмотреть» может стать загвоздкой. Поэтому критично, чтобы в этот раздел попадало то (что займет больше двух минут), что вы действительно хотите прочитать, когда у вас будет время. Это поможет вам, но все действительно уйдет из-под контроля, если рамки этой категории четко не определены. Изначальные ограничения, как минимум, помогут вам в переучете, и если у вас, как у большинства людей, есть свой способ саморегуляции, это поможет вам более четко определять, что вам действительно нужно, а от чего вам просто нужно избавиться.
Те, кто хуже всего используют время, первыми жалуются, что его не хватает.
Жан де
Удобно иметь под рукой материал для чтения, когда вы идете на встречу, которая может поздно начаться, на семинар, если там будет «окно» времени или к стоматологу, если придется сидеть в очереди. Все это прекрасные возможности для подобного чтения. Те же, у кого нет собранного материала «Читать / Просмотреть» могут просто потерять много времени, так как жизнь полна маленьких неожиданных «окон», которые можно заполнить.
Организация «Ожидающих»
Так же как необходимо иметь напоминания о том, что вам нужно сделать, напоминания о том, к чему вы должны вернуться через какое-то время или что должно быть сделано кем-то другим следует сортировать и группировать. Вам не нужно обязательно следить за каждым шагом здесь, часто это задания или проекты, за которые ответственны другие люди, такие как заказ билетов в театр, сканер, который должны доставить в офис, согласие вашего клиента на деловое предложение и так далее. Когда следующее действие зависит от кого-то другого, вам не нужны напоминания о действиях, только что и от кого вы ждете. Ваша роль – это просматривать список по мере необходимости и решать, нужно ли проверять, как продвигается дело и поторапливать.
Возможно, вы сочтете наилучшим держать список «Ожидающих» по близости, в том же месте, где ваши напоминания «Следующих Действий». Ответственность за следующий шаг может меняться в течение исполнения проекта. Например, вам нужно сделать звонок продавцу, чтобы узнать его цены на выполнение работы (в списке «Звонки».) Сделав звонок, вы ждете, когда продавец с вами свяжется по поводу предложения (его предложение заносим в список «Ожидание»). Когда предложение поступит, вы должны просмотреть его (оно находится в папке «Читать / Просмотреть»). Когда вы с ним ознакомитесь, вы высылаете его своему боссу на одобрение (теперь оно опять в списке «Ожидание») и так далее [7].
У вас будут отличные ощущения, когда вы будете знать, что ваш список «Ожидающие» – это полный список того, что должны сделать другие люди.
Использование оригинальных разработок, например, собственного напоминания о действиях
Наиболее эффективный путь отслеживать напоминания действий – это добавлять их в списки или папки по мере их появления. Вам больше ничего не понадобится, если вы их проработаете. Возможно, вы пишете заметки на совещании с боссом, но вы можете выбросить их, когда вы совершите необходимые проекты и действия, связанные с ними. Пока некоторые люди пытаются архивировать голосовую почту, им все еще нужно «что-нибудь с этим делать», это не самый эффективный путь внедрить напоминания.
Однако есть несколько исключений из этого правила. Некоторые входящие могут прекрасно служить своими собственными напоминаниями необходимых действий, вместо того, чтобы записывать их в отдельный список. Это обычно работает для некоторых бумажных материалов и электронной почты.
Организация бумажной работы
Некоторые вещи – свои собственные лучшие напоминания.
В категории «Читать / Просмотреть» статьи, публикации, документы – это самый общий пример. Очевидно, что будет нелепо писать «Просмотреть журнал Fortune» в некоторый списках действий, когда вы просто можете бросить этот журнал в корзину «Читать / Просмотреть».
Другой пример: те, кто предпочитает оплачивать все счета в одно время и в одном месте, захотят хранить свои счета в папке или корзинке «Счета к оплате» (или более общее название «Финансы») [8].
Специфика вашей работы, входящие и ваша рабочая станция помогут вам более эффективно организовать другие категории, только используя определенную бумагу. Профессионал по работе с клиентами, например, может иметь дело со множественными просьбами показать стандартную форму, и в этом случае корзинка или файл, содержащий только эту информацию – наилучший путь работы.
Имеет ли смысл писать напоминания в списке или использовать сами документы в корзинке или папке – это широкое поле деятельности для логистики. Можете ли вы использовать напоминания где-то еще, кроме как на вашем рабочем столе. Если да, то нужно учесть возможность их переноса. Если вы не можете выполнить работу где-то кроме как за своим столом, тогда ваше рабочее место будет наилучшим для них.
Что бы вы ни выбрали, напоминания должны быть в зрительно раздельных категориях, в зависимости от следующего необходимого шага. Если следующее действие – звонок, то он должен быть отнесен в группу «Звонки»; если следующие действие – это проверка информации и внесение ее в компьютер, нужно отнести это к категории «За компьютером». Наибольшая эффективность подобной рабочей системы мне видится в том, что все документы одного типа (например, заявки на обслуживание) хранятся на отдельном подносе, даже если каждому из них нужны разные действия. Для одной заявки необходимо сделать звонок, для другой – просмотреть данные, для третьей – подождать, когда появится нужная информация – но все они собраны вместе. Такая классификация может привести в замешательство, потому что все отложенные решения требуют разных дальнейших действий.
Моя личная система очень хорошо переносится, почти все хранится в списках, но у меня также есть две категории бумажных напоминаний. Я путешествую с одной пластиковой папкой «Читать / Просмотреть» и с другой «Входящие Данные». В последнюю я кладу все, что требует следующего действия – внести в мой компьютер (визитки, которые нужно занести в мой телефонный/адресный список, цитаты, которые я отправляю в мою базу «Цитаты», статьи о ресторанах, которые я хочу поместить в мои подлисты «Путешествия – Города» и т.д.)
Организация работы с электронной почтой
Как и некоторые бумажные материалы, электронная почта, требующая действий – часто сама наилучшее напоминание для себя. Это особенно радует, если у вас много электронных писем, и вы проводите много времени за настройкой программ. Электронная почта, которая требует дальнейших действий, может храниться в системе вместо того, чтобы выписывать действия в списки.
Многие мои клиенты обнаружили, что полезно создать две или три отдельные папки в почтовом клиенте. Действительно, большинство папок с электронной почтой должно использоваться для справочных или архивных материалов, но также возможно создать рабочую систему, которая будет хранить ваши сообщения отдельно, вне «входящих» (где большинство людей их хранит).
Я рекомендую создать одну папку для писем, обработка которых займет более чем две минуты (опять, вы должны выделить те письма прямо из почтовой программы, следуя правилу двух минут). Название папки должно начинаться с приставной буквы или символа (1), чтобы она отличалась от папок справочной информации, и (2) она будет находиться вверху в ваших папках в навигаторе. В Microsoft используют знак «@», а дефис («-») – в Lotus. В результате ваша папка «Группировка» будет содержать те электронные письма, с которыми нужно будет работать.
Дальше вы можете создать папку «@Ожидающие», которая появится в том же месте, что и папка «@Действия». Затем, если вам приходит письмо, над которым вы собираетесь поработать, вы перетаскиваете его в файл «@Ожидающие». В нем также могут быть напоминания о том, что вы делегируете электронной почте: когда вы используете электронную почту, чтобы сделать запрос или перепоручить действие, просто сохраните копию в файл «@Ожидающие”.*
Некоторые приложения (такие как Lotus Notes) позволяют направить копию электронной почты в одну из ваших папок (путем нажатия кнопки «Send and File»). Другие (например, Outlook) одновременно сохранят ее в вашей общей папке «Sent Mail». В последнем случае наилучшим для многих, вероятно, будет копирование («сс» или «bcc») и затем перетаскивание копии в папку «@Ожидающие» (Это относительно просто, используя MS Outlook, автоматически посылать себе копию сообщения в определенную папку).
Электронная почта от «Входящих» до «Пустой папки»
Метод, описанный выше, дает вам возможность опустошить ваши входящие электронные письма, что является большим подспорьем в контроле вашей ежедневной работы. Вы исправите «Входящие» на «Входящие,», так что все, что будет находиться в вашем ящике, станет ответом – мерцающим огоньком, говорящим вам о том, что нужно сделать. Большинство людей используют «Входящие» электронной почты как место для хранения нерешенных вопросов и справочной информации, такая практика быстро «затуманит» ваш мозг: они знают, что им нужно все переоценивать, каждый разглядя на экран.
Если у вас никогда не было входящих больше, чем помещается одновременно на экране, это достижение может быть очень функциональным, но с объемами писем, с которыми имеют дело профессионалы в наши дни, это не действует.
Требуется гораздо меньше энергии на то, чтобы хранить ноль входящих в электронном ящике, чем тысячу.
Опустошение всех входящих еще не значит, что вы со всем справились. Это значит, что вы УДАЛИЛИ все, что могли, РАЗОБРАЛИ все, что вам нужно, но что не требует действий в данный момент, СДЕЛАЛИ все, что требует меньше двух минут, и поместили напоминания по всему, что ожидается и с чем можно работать. Сейчас вы можете открыть файл «@Действия» и просмотреть те электронные письма, с которыми вы хотите работать. Разве это не легче, чем продираться через множество окон, опасаясь что-нибудь упустить.
Предостережение о рассеивании напоминаний о действиях
Опасно размещать напоминания о действиях где-то вне вашего поля зрения. Назначение системы организации состоит в том, чтобы хранить напоминания таким образом, чтобы видеть их тогда, когдавам нужно видеть их, чтобы вы могли доверять своему выбору, что делать (или что не делать). Перед тем, как вы уйдете из офиса, нужно просмотреть индивидуально те электронные письма, с которыми вам нужно работать, но которые все еще не обработаны, так же как и ваши списки «Звонки» или «За компьютером». Категория «@Действия» – это расширение вашей категории «За компьютером», и должна ее повторять. Ваша бумажная категория «Ожидающие» должна быть оформлена как список, если бумажные материалы используются в качестве напоминаний.
Расставление напоминаний о действиях в папке, в списках, и/или в системе электронной почты – это отлично, если вы просматриваете все категории, к которым вы добавили напоминания так, как это необходимо. Вам не нужны вещи, которые ускользают от вашей системы и не используются по своему назначению: напоминать вам.
Чтобы зависнуть с друзьями или бесцельно побродить по улицам с «пустой» головой, вам нужно знать, где находятся все действия, которые вам нужно предпринять, что это и то, что они могут подождать. И вам нужно сделать это за несколько секунд, а не дней.
Организация напоминания о проектах
Создание и поддерживание одного списка для всех ваших проектов (то есть каждое обязательство или желаемый результат, для которого потребуется больше чем одно действие) может быть полезным опытом! Возможно, у вас больше проектов, чем вы думаете. Если вы так еще не сделали, я рекомендую вам создать список «Проекты» в очень простом формате, подобном тому, что вы используете для списка действий: это может быть категория в цифровом носителе, съемная страница в ежедневнике или отдельная папка с файлами с надписью «Проекты», с главным списком или отдельными листами для каждого проекта.
Список (списки) «Проекты»
Список «Проекты» не подразумевает хранения там деталей ваших проектов или сортирования по приоритетам, размеру или срочности – это просто всесторонний обзор ваших планов. Вы не будете ежедневно работать со списком «Проекты»; главным образом вы будете работать со списками действий и другими заданиями, на которых следует сосредоточиться. Помните, вы не можете сделать проект, вы можете сделать только действие, которое для него необходимо.
Полные и соответствующие действительности списки «Проекты» – это главный операционный инструмент, который ведет вас к вершинам организации.
Настоящая ценность списка «Проекты» состоит в полном просмотре (как минимум один раз в неделю), позволяя вам убедиться в том, что у вас есть действия для каждого проекта, и что ничего не упущено. Быстрый просмотр этого списка время от времени усилит ваш контроль. Вы будете знать, что у вас есть список доступный вам (и другим), когда нужно справиться с работой.
Один список или несколько?
Большинство людей считают, что иметь один список лучше, потому что в нем отражается все, в отличие от нескольких списков. Система организации позволяет отслеживать все незаконченные дела, так что вы можете более легко интуитивно сделать выбор, что делать в данный момент.
На самом деле не важно, сколько у вас списков для ваших проектов, если вы просматриваете их тогда, когда появляется необходимость, в то время как для большей части это можно сделать во время Еженедельного обзора.
Несколько обычных путей сортировки проектов
Существуют ситуации, когда есть смысл рассортировать список «Проекты». Рассмотрим их по очереди.
Личный / ПрофессиональныйМногим более удобно делить свои списки на личные и профессиональные проекты. Если для вас это так, учтите, что «Личный» список должен просматриваться так же тщательно, как и «Профессиональный», а не лежать неделями. Многие личные действия должны выполняться на неделе, так же как и все остальное. И часто большое давление на профессиональные действия создает невыполненные личные дела.
Перепорученные проектыЕсли вы старший менеджер или исполнительный директор, возможно, у вас есть несколько проектов, за которые вы ответственны, но которые вы перепоручили. Вы, конечно, занесли его в список «Ожидающие», хотя лучше создать список «Проекты – Перепорученные», чтобы следить за ними: вашей задачей будет просто просматривать список достаточно регулярно для того, чтобы удостовериться, что все идет правильно.
Специфические типы проектовНекоторые профессионалы имеют одновременно несколько различных проектов одного типа, которые в некоторых случаях могут быть сгруппированы вместе как подсписки «Проектов». Например, у меня есть отдельная категория «Проекты доставить», хронологический список всех грядущих семинаров, тренингов и консультаций, которые я даю. Эти события «проекты», как и остальные, и мне не нужно больше следить ни за чем другим, кроме того, как все продвигается дальше и исполняется. Но я считаю, что лучше видеть их все в одном списке, в таком порядке, как и в моем Календаре, отдельно от остальных проектов.
Если вы агент по недвижимости, продаете консультационные услуги или разрабатываете предложения для небольшого количества будущих клиентов любой профессии, я полагаю, что гораздо лучше видеть весь «прогресс продаж» в одном списке. Это может быть отдельный список в вашем ежедневнике, названный «Клиентские проекты в развитии» или если у вас уже есть папки с файлами для каждого прогрессивного проекта, имеет смысл сгруппировать их все в одном файле в вашем столе. Просто поймите, что это будет работать только если здесь весь набор тех ситуаций, для которых нужно действие, и только если вы просматриваете их регулярно, так же как и другие ваши проекты, и работаете над ними осознанно.
Как насчет подпроектов?
Некоторые ваши проекты могут быть разделены на подпроекты, каждый из которых, в теории, мог бы быть рассмотрен как целый проект. Если вы переезжаете в новый дом, например, и меняете или обновляете большую часть вашей собственности, возможно, у вас будет список, состоящий из таких пунктов, как «Оценить ландшафт», «Обновить кухню», «Поменять проводку в фундаменте» и так далее, каждый из этих пунктов может быть рассмотрен как отдельный проект. Вы создадите один раздел «Проекты» для всего этого, скажем, «Закончить обновление нового дома», или вы запишете отдельно подпроекты?
На самом деле не важно, если вы просматриваете все составляющие проекта так часто, как вам это необходимо, чтобы оставаться продуктивным. Никакой внешний инструмент или организационный формат не будет единственно верным для горизонтальной и вертикальной сортировки всех ваших проектов; вы должны знать все и комбинировать по-своему (как и еженедельный обзор). Если вы делаете один список для большого проекта в списке «Проекты», вы захотите держать список подпроектов и/или сам проектный план как «сопутствующие материалы проекта». Я бы рекомендовал делать это таким образом в том случае, если части проекта независимы друг от друга. По такому сценарию, возможно есть подпроекты без привязанного следующего действия, потому что они являются «ожидающими», пока продвинутся другие части, прежде чем двигаться самим. Например, возможно, вы не сможете начать «Обновлять кухню», пока вы не закончите «переэлектрификацию подвала». Однако, возможно, вы сможете продолжать работать с проектом «финансирование ландшафта», который не зависит от других подпроектов. Возможно, вы захотите сделать следующим действием продолжение «переэлектрификации подвала» и «финансирование ландшафта».
Не будьте очень скрупулезны в определении, какой путь лучше. Если вы не уверены, я бы посоветовал включить ваши Большие проекты в список «Проекты», и держать ваши подпроекты в сопутствующих материалах, убедившись, что вы не забыли включить их в недельный просмотр. Если вам это покажется не вполне правильным, попробуйте включить активные и независимые подпроекты как отдельные части в вашем главном списке.
Не важно, как вы составляете списки проектов и подпроектов, просто будьте уверены, что знаете, где найти все эти части.
Не существует единственно верной системы для отслеживания всех ваших проектов и подпроектов. Вам просто нужно знать, что у вас есть проекты и, есть ли у них части, где можно найти напоминания для них.
Сопутствующие материалы проекта
Сопутствующие материалы проекта – это вовсе не действия и не напоминания о проектах. Это ресурсы для поддержания ваших действий и для обдумывания ваших проектов.
Не используйте сопутствующие материалы для напоминания.
Обычно люди используют много бумаг и толстые папки в качестве напоминаний о том, что (1) у них есть проект и (2) что с ним нужно что-то делать. Они просто заставляют сопутствующие материалы служить в качестве напоминаний о действиях. Проблема в том, что следующие действия и «Ожидающие» проекта не определены и захламляют папки, добавляя в них новые бумаги, что мешает организации вместо того, чтобы подталкивать к действиям. Вы просто будете завалены бумагами и файлами, которые не помогают делать что-то, и создают беспокойство.
Если вы оказались в подобной ситуации, то сначала добавьте сам проект в ваш список «Проекты» в качестве напоминания, какой результат нужно достичь. Затем следующие действия и «Ожидающие» нужно положить на свои места, в списки напоминаний о действиях. Наконец, когда наступает время сделать действие, например, позвонить кому-то по поводу проекта, вы можете достать все материалы, которые, по вашему мнению, пригодятся при разговоре.