Страница:
Некоторые мои клиенты приглашали меня домой с тем, чтобы я помог им разобрать неоконченные дела и там. Частенько они позволяли «не такому уж важному делу» в их домашней жизни поймать себя в ловушку, эта ерунда все силы и высасывала.
Не позволяйте «не такому уж важному» делу отнимать всю вашу энергию дома.
Интеллектуальный сбор: Прочистка сознания
Когда вы уже собрали все неоконченные дела вокруг вас, вам, возможно, захочется очистить и вашу оперативную память. Что ещё занимает ваше сознание и, в то же время, не попало в той или иной форме в корзинку? Вот тут-то нам и понадобится стопка чистых листов бумаги.
Я рекомендую вам записывать каждую идею, каждый проект, каждую мысль, каждую штуковину, которая требует внимания на отдельном листе бумаги. Можете сделать длинный список на одной странице, но гораздо эффективнее расписать все на отдельных листах. Скорее всего, вам не придется хранить все эти листы вечно, но держать их под рукой в процессе сортировки весьма полезно.
Вам потребуется от двадцати минут до часа на то, чтобы расписать все, что занимает ваше сознание, но это только после того, как вы разобрались со всем остальным. Вы заметите, что дела вспоминаются в разнобой — мелкие, крупные, личные, рабочие – безо всякого порядку.
Работайте над количеством. Лучше перестараться, чем упустить что-то. Хлам вы всегда сможете повыкидывать позже. Возможно, первая мысль, которая придет вам в голову — «Спасти озоновый слой», а потом «Купить еду для кошки». Собирайте все. И не удивляйтесь, что стопка бумаг в корзинке стремительно растет.
«Триггер»-список
В деле прочистки сознания неплохо было бы завести список «Триггеров незаконченности», чтобы можно было просматривать его пункт за пунктом и проверять, не забыли ли вы чего. И помните, если вам что-то вспомнится, запишите это на листок и положите в корзинку.
Список «Триггеров незаконченностей»
Рабочее
Личное
Инвентаризация содержимого корзинки
Если ваша голова высвободилась от всех рабочих и домашних заморочек, тогда ваша корзина, должно быть, ими переполнена до краев. Кроме предметов и бумаг в вашей корзинке так или иначе должны присутствовать и все электронные письма, и все голосовые сообщения, оставшиеся без ответа. Туда же должны попасть и те дела из вашего ежедневника, для которых вы ещё не определили следующего конкретного действия.
Я рекомендую своим клиентам записывать голосовые сообщения на бумагу и складывать в корзинку, а ежедневники туда кидать целиком — частенько им бывает нужна основательная ревизия. Если вы используете наладонник, Microsoft Outlook или Lotus Organizer, для каких-то иных записей помимо телефонной книги, я советую вам распечатать ваши тамошние календари и «to-do»-списки и тоже уложить в корзинку.
Электронные письма лучше все же оставить как есть, потому как вне компьютера с ними работать сложновато.
Но все эти материалы не должны оставаться в корзинке
Когда вы с этим управились, можно переходить к следующему шагу. Оставлять все это в корзинке нельзя, потому как через некоторое время сознание того, что дела (и какие именно дела) не двигаются, вновь начнет давить на вас. Пожалуй, основная причина неохоты, с которой люди берутся за сбор информации в корзинку — это неимение хорошей отлаженной системы последующей обработки и организации этой самой информации. Это и есть тема следующей главы: «Опустошаем корзинку».
Глава 6. Обработка: Опустошение корзинки
Теперь, когда все, достойное вашего внимания, собрано в корзинку, пора эту корзинку разбирать. Опустошение вовсе не подразумевает выполнение неоконченных дел и доведение подвисших проектов до завершения. Это значит, что каждое дело, каждый предмет, каждый документ надо будет проидентифицировать и решить, что с ним дальше делать.
Вот желаемые результаты этого процесса:
1. Все ненужное будет выкинуто
2. Все дела, требующие менее двух минут, будут выполнены
3. Все, что можно делегировать, будет делегировано
4. Все дела, занимающие более двух минут, будут отсортированы и помещены в вашу упорядоченную систему напоминаний
5. Все крупные проекты, вытекающие из документов, скопившихся в корзинке, будут проидентифицированы
Диаграмма иллюстрирует процесс целиком. В центральной колонке представлены все шаги процесса обработки и принятия решений насчет следующих конкретных действий.
В этой главе подробно рассматривается как раз таки первая колонка — движение от переполненной корзинки к решениям о конкретных действиях. Естественная организация действий, рождающаяся сама собой в ходе этого процесса будет очевидна. Например, вы вытаскиваете из корзинки листок с напоминанием и понимаете, что вам надо было позвонить Андре, но сделать это можно только на неделе, когда она будет в офисе, тогда вы просто занесете напоминание об этом в ежедневник на понедельник.
Прежде чем приступить к обработке и организации неоконченных дел, я рекомендую вам прочесть эту и следующую главу. Это избавит вас от лишних действий. Процесс обработки, как правило, представляет из себя переключение между простым принятием решений на стадии обработки«разного» и более хитрой задачей вписывания этих решений в индивидуальную организационнуюсистему клиента наилучшим образом.
Первое, что надо сделать (после того, как мы собрали все неоконченные дела в корзинку) это проверить работоспособность программного и аппаратного обеспечения. Например, многие из моих клиентов предпочитают использовать ежедневник в наладоннике. Потом они синхронизируют его с Outlook, по которому они получают корпоративные расписания и почту. Мы очищаем (распечатываем и удаляем) все, что они пытались ранее организовать в своих ежедневниках, и перетаскиваем все это в корзинку. Потом определяем для себя некоторые рабочие категории, например, «Звонки», «Поручения», «Повестки дня», «На компе» и т.д. Когда мы начинаем копаться в нашей корзинке, у нас нет возможности сразу сесть за компьютер и вписать все действия непосредственно в систему организации, которой мы впоследствии и будем руководствоваться.
Если вы ещё не определились с личной системой напоминаний, не беспокойтесь об этом. Можно начать и с простых листов бумаги. А уж проапгрейдить ваши инструменты успеете.
Правила
Лучший способ изучить эту модель – это следовать ей. Вот несколько основных правил:
* Обрабатывайте сначала основные пункты
* Обрабатывайте по одному пункту за раз
* Никогда не перекладывайте дела обратно в корзинку
Начинайте с верхнего в стопке документа
Даже если вторым документом в стопке лежит адресованная лично вам записка от президента страны, а первым — какое-то малозначащее письмо, сначала надо обработать именно его! Это, конечно, гротескный пример, я привожу его здесь, чтобы подчеркнуть важность этого принципа: соблюдайте строгую очередность. «Обрабатывать» не значит «тратить время». Это значит решить, с чем вы имеете дело и принять решение насчет следующего конкретного действия.
Обрабатывать вовсе не значит «тратить время».
Ускоренный просмотр – это вовсе не обработка
Большинство людей просматривают свои корзинки на предмет только самых срочных или самых интересных дел. «Ускоренный просмотр» иногда может оказаться полезен (я им не пренебрегаю). Возможно, вы только что вернулись с деловой встречи, а через пятнадцать минут вам уже надо быть на конференции. Тогда вы и проверяете, не запрятаны ли где-нибудь мины, которые могут взорваться: смотрите, например, прислал ли вам заказчик письмо с утверждением вашего предложения.
Но это вовсе не обработка, это экстренный просмотр. Вы должны привыкнуть обрабатывать каждый документ в порядке строгой очереди. Если же вы станете пренебрегать этим правилом и обрабатывать только то, что вам заблагорассудится, вы очень скоро собьетесь и куча дел в вашей корзине так и останутся нетронутыми, система ваша развалится и неоконченные дела опять расползутся по всему столу, а то и офису.
LIFO или FIFO?
Теоретически вы должны перевернуть вашу корзину вверх дном, чтобы содержимое оказалось ровной стопкой на столе и обрабатывать то, что лежит на самом верху (то есть то, что изначально было на дне корзины). На самом деле, если на обработку вы готовы потратить какое-то более или менее приличное количество времени, то в общем-то безразлично, с какого края начинать. А если вы возьметесь разгребать переписку, вы и сами поймете, что целесообразно начать с последнего письма.
Ваша корзинка это лишь перевалочный пункт для документов и материалов, а никак не склад и вечное хранилище.
Обрабатывайте по одному документу за раз
Возможно, вы заметите за собой желание вытаскивать из корзинки документ, и, не имея ни малейшего понятия, что с ним потом делать, тут же хватать документ, лежащий под ним и сосредотачивать внимание уже на нем. Возможно, он кажется вам более привлекательным потому, что вы уже знаете, что с ним делать и вам не надо раздумывать, что это за штуковина и куда её деть. Однако, это небезопасно. То, что у вас сейчас в руках, имеет все шансы попасть в стопку «э-э-э…» на краю стола и быть начисто вытесненным более интересными и важными делами.
Многие также любят вытащить из корзинки всю стопку, положить её перед собой и только тогда начать перебирать. Несмотря на то, что я поощряю желание расправиться со всем за раз, я все-таки настоятельно рекомендую вам вытащить только один документ. Концентрация на одном единственном документе в каждый момент времени только ускорит весь процесс. А если вас и отвлекут (что тоже не редкость), вам не придется потом возвращаться к разрозненным кускам каких-то документов и материалов, лежащих в беспорядке перед вами.
Многозадачное исключение
Однако из правила обработки одного документа за раз есть одно весьма редкое исключение. Человеку, обладающему определенным типом личности, действительно необходимохоть на секунду отвлечься от дела для того только, чтобы принять по нему верное решение. Если мне удается определить таких людей с первого взгляда, я, как правило, рекомендую им заниматься параллельно двумя или тремя делами. В таких условиях им проще принять решение или сделать выбор. Но помните, что это всего лишь исключение и работает оно только в том случае, если вы привыкли управляться с каждой из задач очень быстро и на принятие любогорешения у вас уходит не более двух минут.
Не возвращайте документы обратно в корзинку
Для документов обратного пути в корзинку нет. Это было озвучено сто лет назад постулатом «обработки задач лишь единожды». Однако эта затея не так уж и хороша. Если вы на самом деле следуете ей, то вы реально не сможете составить список, ведь вы будете, столкнувшись с задачей доводить её решение до конца. А это жутко неэффективно, потому как большинство дел вовсе не нуждаются и даже более того, их не стоитвыполнять сразу, как только вы на них натолкнетесь. А вот от привычки вытаскивать из корзинки документы, крутить их в руках и складывать назад так и не решив, что же это за зверь и что с ним делать — от этой привычки надо избавляться. «Вытаскивая из корзины документ, определитесь, что же это такое и что с ним дальше делать и не вздумайте класть его обратно» —примите это за правило.
Ключевой вопрос процесса обработки: «Каково следующее конкретное действие?»
Итак, документ у вас в руках. Вы собираетесь разделаться с ним прямо сейчас. И вам предстоит принять твердое решение по поводу следующего конкретного действия по отношению к этому самому документу. Кажется, будто это просто — и это действительно просто — но подумать вам все равно придется. И почти всегда решение ваше не будет лежать на поверхности — к нему придется прийти и, возможно, путем извилистым.
Подумайте, например, не надо ли вам по поводу этого документа/дела кому-то позвонить, заполнить какие-то бланки, покопать информацию в Сети, купить что-то в магазине, поговорить с секретарем, написать письмо начальнику. Если какое-то действие предпринять надо, то конкретные шаги будут понятны вам интуитивно. Но что если «с этим ничего нельзя сделать»?
Что делать, если делать нечего?
Вполне возможно, что что-то из вашей корзинки и не потребует конкретных действий. Это что-то наверняка попадет в одну из трех следующих категорий:
* Мусор
* Дела, которые надо заморозить
* Сопутствующие материалы
Мусор
Если вы аккуратно следовали моим рекомендациям, то вы наверняка уже выкинули приличную гору хлама. Однако ж вы наверняка наскладывали-таки в корзинку и немало ненужных вещей. Так что не удивляйтесь, если в процессе обработки документов и дел всплывут бумаги и материалы, место которым в мусорном ведре.
Глобальная обработка ваших дел и обязанностей поможет вам выяснить, к чему вы движетесь и что вам делать не нужно. Один руководитель компании, с которым мне случилось работать, обнаружил у себя в электронном почтовом ящике кучу (а точнее несколько тысяч) сообщений, на которые он и не собирался отвечать — это ему попросту было не нужно. Он сказал мне, что мой метод стал для него своеобразной диетой, строго определяющей, что можно оставлять незавершенным, а что и вовсе недостойно того, чтобы уделять ему внимание.
Почти наверняка вы столкнетесь с вопросом, сохранять ли тот или иной документ для того, чтобы впоследствии к нему можно было обратиться или же выкинуть его. Тут есть два пути:
* Если не сомневаетесь, выкидывайте
* Если сомневаетесь, оставляйте
И оба они хороши. Доверьтесь интуиции и не переоценивайте вместительность ваших шкафов и ящиков. Поначалу многих охватывает легкая тревога и недоверие, но это только потому, что прежде их системы самоорганизации никогда не работали как положено. Если же вы определите для себя четкую грань между справочными материалами и делами, которые требуют конкретных действий, и если вы сумеете создать простую и удобную систему хранения ваших справочных материалов, вас уже не будет пугать их безумное количество — вы ведь всегда с легкостью сможете найти то, что нужно. Если с документами ничего делать не надо, то их хранение становится лишь вопросом свободного пространства и логичного местонахождения.
Специалисты по архивам снабдят вас более подробной инструкцией обо всем этом, а по ежедневнику или наладоннику вы можете справиться, как скоро вам понадобится тот или иной материал. Я же рекомендую вам просто решить, надо ли с документами что-то делать или же оставить их в покое.
Вынашивайте идеи, обдумывайте
Наверняка в вашей корзинке окажутся предметы и дела, о которых вы могли бы сказать «Сейчас с этим делать ничего не надо, но вот потом, может быть, и понадобится». Например:
* Листовка, сообщающая о семинаре, на котором будет выступать известный вам специалист, которого вы хотели бы послушать. Но семинар этот только через две недели, и вы ещё не знаете, сможете ли вы на него попасть или вы будете в командировке;
* Повестка дня – заседания совета директоров, на котором вам предстоит присутствовать через три недели. Делать с ней ничего не надо, разве что перечитать за день до заседания, чтобы быть в теме;
* Реклама следующего обновления программного обеспечения, которое вы используете на работе. А сдалось вам это обновление? Ну, надо подумать… Решу на следующей неделе;
* Идея, пришедшая вам, относительно следующего ежегодного семинара по торговле. Сейчас-то делать не надо ничего. Но вот неплохо было бы поставить напоминание о ней, когда придет время к этому семинару готовиться;
* Напоминание себе, что вы собирались посетить мастер-класс по акварели — ведь вам так и не случилось туда попасть.
Ну и что с этим делать? Есть два варианта:
* Запишите все это в список «Может быть когда-нибудь»
* Запишите это в ежедневник или в файл напоминаний
Цель такого откладывания — освободить сознание и создать у вас чувство уверенности, что на сейчасвы с этими делами разобрались, а напоминания, поставленные на нужное время не дадут вам позабыть о них. Я ещё расскажу об этом подробнее в следующей главе по организации. А сейчас приклейте на них желтые листки с метками «может быть» или «напоминание на 17 октября» и отложите их в папку «Ожидающие», к которой вы вернетесь позже. [6]
Справочные материалы
Какая-то часть содержимого вашей корзинки не потребует никаких действий, однако, она может представлять некоторый интерес в свете будущих проектов. По уму вы вообще-то уже должны были наладить систему хранения справочной информации (я об этом в четвертой главе рассказывал). Так что если вам попадается документ или статья, которую нужно сохранить, вот и сохраните её.
А таких документов вам попадется немало, скорее всего это именно они будут грудами возвышаться на вашем столе и торчать из ящиков, а все потому что доселе ваша система хранения никуда не годилась или же её попросту не было. Позвольте повториться: легко доступная, удобная, интуитивно понятная система, расположенная в досягаемости вашего стола, является важнейшей составляющей нашей методологии. Распределение важных или не очень бумажек в логической, структурированной последовательности не такое уж и веселое и захватывающее занятие, куда гораздо проще сложить их стопочкой на столе да так и оставить. Но тогда процесс обработки усложнится в разы.
Как только вы натыкаетесь на что-либо, что вы хотели бы сохранить, просто положите этот документ в отдельный полиэтиленовый файлик, приклейте на него этикетку и поместите в вашу систему хранения. Или же приклейте на него желтую бумажку с указаниями для вашего секретаря или ассистента — пусть займется этим. Поначалу я позволял моим клиентам держать на столе стопку бумаг «Для последующего сохранения». Потом я понял, что если вы такой документ не положите в систему прямо сейчас, вы этого не сделаете уже никогда.
Если конкретные действия требуются… Что это за действия?
Вот тут-то и начинается самое интересное. Как только среди содержимого корзинки попадается дело, требующее завершения, вам нужно обязательно решить насчет следующего конкретного действия. «Следующее конкретное действие» обязательно должно быть действием физическим, действием, которое подвинет дело на шаг вперед.
Это одновременно легко и сложно.
Действие это должнобыть предельно простым, однако, прежде чем прийти к нему, вам надо прокрутить в голове несколько возможных вариантов.
Вот примерный список того, что может занимать ваше внимание:
* Уборка в гараже
* Налоги
* Ближайшая конференция
* День рождения Бобби
* Пресс-релиз
* Обзоры статей
* Изменения в менеджменте
Несмотря на то, что все эти дела кажутся относительно простыми, принятие решений по каждому из них потребует некоторых интеллектуальных усилий.
* Уборка в гараже
* Заплатить налоги
* Дождаться, когда придет этот чек
* Ближайшая конференция
…и так далее. Вот они следующие конкретные действия: «Позвонить Джону», «Написать Сандре», «Дождаться чек».
Помните, что ваше действие должно выполняться физически. Некоторые думали, что они определились со следующим действием когда решили «организовать встречу». Но это же вовсе неследующее действие, его ведь физически за один присест выполнить нельзя. Как вы станете организовывать встречу? Ну, наверное, позвоните кому-нибудь или напишете. Но кому? Решите это. Если не хотите решать сейчас, тогда придется решать потом, и вообще весь этот процесс направлен на то, чтобы привести вас к логическому завершению обдумывания. Если вы не примите решения насчет следующего действия, то это пробел будет подсознательно мучить вас, а вы будете стараться не замечать его.
Когда же вы садитесь за компьютер или за телефон, то лучше бы, чтобы все решения уже были приняты, и вы с легкой душой могли бы приступить к их реализации.
Не позволяйте «не такому уж важному» делу отнимать всю вашу энергию дома.
Интеллектуальный сбор: Прочистка сознания
Когда вы уже собрали все неоконченные дела вокруг вас, вам, возможно, захочется очистить и вашу оперативную память. Что ещё занимает ваше сознание и, в то же время, не попало в той или иной форме в корзинку? Вот тут-то нам и понадобится стопка чистых листов бумаги.
Я рекомендую вам записывать каждую идею, каждый проект, каждую мысль, каждую штуковину, которая требует внимания на отдельном листе бумаги. Можете сделать длинный список на одной странице, но гораздо эффективнее расписать все на отдельных листах. Скорее всего, вам не придется хранить все эти листы вечно, но держать их под рукой в процессе сортировки весьма полезно.
Вам потребуется от двадцати минут до часа на то, чтобы расписать все, что занимает ваше сознание, но это только после того, как вы разобрались со всем остальным. Вы заметите, что дела вспоминаются в разнобой — мелкие, крупные, личные, рабочие – безо всякого порядку.
Работайте над количеством. Лучше перестараться, чем упустить что-то. Хлам вы всегда сможете повыкидывать позже. Возможно, первая мысль, которая придет вам в голову — «Спасти озоновый слой», а потом «Купить еду для кошки». Собирайте все. И не удивляйтесь, что стопка бумаг в корзинке стремительно растет.
«Триггер»-список
В деле прочистки сознания неплохо было бы завести список «Триггеров незаконченности», чтобы можно было просматривать его пункт за пунктом и проверять, не забыли ли вы чего. И помните, если вам что-то вспомнится, запишите это на листок и положите в корзинку.
Список «Триггеров незаконченностей»
Рабочее
| Начатые, но неоконченные проекты Проекты, которые надо начать Поручения \ Обещания другим Начальник \ Партнеры Заказчики Другие организации Специалисты Связи Внутренние \ Внешние Отправить самому или ответить: Телефонные звонки Голосовая почта Электронная почта Факсы Письма Заметки Другая письменная работа – закончить \ предоставить к рассмотрению Отчеты Выводы \ Обзоры Предложения Статьи Промо-материалы Мануалки \ Инструкции Редакторская правка Встречи, которые надо назначить \ запросить Кому о каких решениях надо знать? Внимательное прочтение \ Просмотр Финансы Наличные деньги Статистика Бюджеты Прогнозирование Прибыль и убытки Баланс Кредиты Планирование \ Организация Формальное планирование (цели, задачи, перспективы) Текущие проекты (следующие ступени) Проекты, которые вот-вот начнутся Бизнес \ Маркетинговые планы Предложения по организации Предстоящие события Встречи Презентации Звонки Предложения Реквизиты Компенсации Мелкие суммы Страхование Заказанные вещи Отремонтированные вещи Билеты Решения других Профессиональное развитие | Коллеги Подчиненные Другие сотрудники Люди «со стороны» Организационная структуризация Новое оборудование Установка новых систем или оборудования Командировки Банки Получение денег Платежи Мелкие суммы Администрация Юридические вопросы Страхование Личное Стратегии \ Методики Заказчики Внутренние Внешние Маркетинг Продвижение Продажи Обслуживание покупателей Системы Телефоны Компьютеры Офисное оборудование Другое оборудование Принадлежности Системы хранения Архивы Инвентаризация Комплектующие Офис \ Рабочее место Организация офиса Мебель Декор Ожидание… Информация Делегированные задачи \ Проекты Критичные для проектов завершения подзадач Ответы на: Письма Заметки Тренинги \ Семинары Вещи, которые надо выучить Информация, которую надо отыскать Навыки, которые надо попрактиковать \ выучить: Компьютерная грамотность Аудио \ Видео тренинги Резюме Дополнительное образование Выяснить – узнать о чем-то… Рабочий гардероб |
Личное
| Начатые, но неоконченные дела Проекты, которые надо начать Поручения \ Обещания другим Супруг Семья Друзья Специалисты Одолженные вещи Дела: другие организации Сервис Гражданская активность Добровольные Связи, которые надо наладить \ поддерживать Семья Друзья Специалисты Сделать самому или ответить на: Телефонные звонки Письма Открытки Предстоящие события Особые события Дни рождения Именины Свадьбы Выпускные Праздники Каникулы Отпуск Путешествия на выходных Общественные события Культурные мероприятия Спортивные мероприятия | Научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы – дела, которые надо переделать Места, которые надо посетить Люди, с которыми надо встретиться \ пригласить их куда-то Местные развлечения Администрация Финансовые Счета Банки Инвестиции Займы Налоговые сборы, пошлины Страховка Правовые вопросы Хранение Ожидания чего-либо… Почтовый заказ Ремонт Компенсации Возвращение долгов Медицинская информация Запрошенные ответы Дела по дому Земельные Имущество в собственности Узаконенное Недвижимость Районирование Налоговые сборы, пошлины Строители \ Контрактники Обогрев \ Очистка воздуха Сантехника Электричество Крыша Сад Подъезд к дому Стены \ полы \ потолки Декор Мебель Оборудование Электрические лампочки Кухонные аксессуары Стиральная машинка \ Сушка Места, которые надо организовать \ Почистить Компьютеры Программное обеспечение Комплектующие Сеть CD-ROM Интернет \ Электронная почта Телевизор Видеомагнитофон Музыка \ Диски \ Кассеты Фото \ Видео Телефоны Автоответчик Спортивные принадлежности Чуланы \ Одежда Гараж \ Сарай Ремонт автомобиля Инструменты Багаж Домашние животные Здоровье Доктора Дантист Специалисты Увлечения Книги \ Звукозаписи \ Пленки \ Диски Поручения Хранилище комплектующих Аптечка Магазин Банк Штуки для уборки Книжный Сообщество Соседи Школа Местная администрация Гражданские ценные бумаги |
Инвентаризация содержимого корзинки
Если ваша голова высвободилась от всех рабочих и домашних заморочек, тогда ваша корзина, должно быть, ими переполнена до краев. Кроме предметов и бумаг в вашей корзинке так или иначе должны присутствовать и все электронные письма, и все голосовые сообщения, оставшиеся без ответа. Туда же должны попасть и те дела из вашего ежедневника, для которых вы ещё не определили следующего конкретного действия.
Я рекомендую своим клиентам записывать голосовые сообщения на бумагу и складывать в корзинку, а ежедневники туда кидать целиком — частенько им бывает нужна основательная ревизия. Если вы используете наладонник, Microsoft Outlook или Lotus Organizer, для каких-то иных записей помимо телефонной книги, я советую вам распечатать ваши тамошние календари и «to-do»-списки и тоже уложить в корзинку.
Электронные письма лучше все же оставить как есть, потому как вне компьютера с ними работать сложновато.
Но все эти материалы не должны оставаться в корзинке
Когда вы с этим управились, можно переходить к следующему шагу. Оставлять все это в корзинке нельзя, потому как через некоторое время сознание того, что дела (и какие именно дела) не двигаются, вновь начнет давить на вас. Пожалуй, основная причина неохоты, с которой люди берутся за сбор информации в корзинку — это неимение хорошей отлаженной системы последующей обработки и организации этой самой информации. Это и есть тема следующей главы: «Опустошаем корзинку».
Глава 6. Обработка: Опустошение корзинки
Теперь, когда все, достойное вашего внимания, собрано в корзинку, пора эту корзинку разбирать. Опустошение вовсе не подразумевает выполнение неоконченных дел и доведение подвисших проектов до завершения. Это значит, что каждое дело, каждый предмет, каждый документ надо будет проидентифицировать и решить, что с ним дальше делать.
Вот желаемые результаты этого процесса:
1. Все ненужное будет выкинуто
2. Все дела, требующие менее двух минут, будут выполнены
3. Все, что можно делегировать, будет делегировано
4. Все дела, занимающие более двух минут, будут отсортированы и помещены в вашу упорядоченную систему напоминаний
5. Все крупные проекты, вытекающие из документов, скопившихся в корзинке, будут проидентифицированы
Диаграмма иллюстрирует процесс целиком. В центральной колонке представлены все шаги процесса обработки и принятия решений насчет следующих конкретных действий.
В этой главе подробно рассматривается как раз таки первая колонка — движение от переполненной корзинки к решениям о конкретных действиях. Естественная организация действий, рождающаяся сама собой в ходе этого процесса будет очевидна. Например, вы вытаскиваете из корзинки листок с напоминанием и понимаете, что вам надо было позвонить Андре, но сделать это можно только на неделе, когда она будет в офисе, тогда вы просто занесете напоминание об этом в ежедневник на понедельник.
Прежде чем приступить к обработке и организации неоконченных дел, я рекомендую вам прочесть эту и следующую главу. Это избавит вас от лишних действий. Процесс обработки, как правило, представляет из себя переключение между простым принятием решений на стадии обработки«разного» и более хитрой задачей вписывания этих решений в индивидуальную организационнуюсистему клиента наилучшим образом.
Первое, что надо сделать (после того, как мы собрали все неоконченные дела в корзинку) это проверить работоспособность программного и аппаратного обеспечения. Например, многие из моих клиентов предпочитают использовать ежедневник в наладоннике. Потом они синхронизируют его с Outlook, по которому они получают корпоративные расписания и почту. Мы очищаем (распечатываем и удаляем) все, что они пытались ранее организовать в своих ежедневниках, и перетаскиваем все это в корзинку. Потом определяем для себя некоторые рабочие категории, например, «Звонки», «Поручения», «Повестки дня», «На компе» и т.д. Когда мы начинаем копаться в нашей корзинке, у нас нет возможности сразу сесть за компьютер и вписать все действия непосредственно в систему организации, которой мы впоследствии и будем руководствоваться.
Если вы ещё не определились с личной системой напоминаний, не беспокойтесь об этом. Можно начать и с простых листов бумаги. А уж проапгрейдить ваши инструменты успеете.
Правила
Лучший способ изучить эту модель – это следовать ей. Вот несколько основных правил:
* Обрабатывайте сначала основные пункты
* Обрабатывайте по одному пункту за раз
* Никогда не перекладывайте дела обратно в корзинку
Начинайте с верхнего в стопке документа
Даже если вторым документом в стопке лежит адресованная лично вам записка от президента страны, а первым — какое-то малозначащее письмо, сначала надо обработать именно его! Это, конечно, гротескный пример, я привожу его здесь, чтобы подчеркнуть важность этого принципа: соблюдайте строгую очередность. «Обрабатывать» не значит «тратить время». Это значит решить, с чем вы имеете дело и принять решение насчет следующего конкретного действия.
Обрабатывать вовсе не значит «тратить время».
Ускоренный просмотр – это вовсе не обработка
Большинство людей просматривают свои корзинки на предмет только самых срочных или самых интересных дел. «Ускоренный просмотр» иногда может оказаться полезен (я им не пренебрегаю). Возможно, вы только что вернулись с деловой встречи, а через пятнадцать минут вам уже надо быть на конференции. Тогда вы и проверяете, не запрятаны ли где-нибудь мины, которые могут взорваться: смотрите, например, прислал ли вам заказчик письмо с утверждением вашего предложения.
Но это вовсе не обработка, это экстренный просмотр. Вы должны привыкнуть обрабатывать каждый документ в порядке строгой очереди. Если же вы станете пренебрегать этим правилом и обрабатывать только то, что вам заблагорассудится, вы очень скоро собьетесь и куча дел в вашей корзине так и останутся нетронутыми, система ваша развалится и неоконченные дела опять расползутся по всему столу, а то и офису.
LIFO или FIFO?
Теоретически вы должны перевернуть вашу корзину вверх дном, чтобы содержимое оказалось ровной стопкой на столе и обрабатывать то, что лежит на самом верху (то есть то, что изначально было на дне корзины). На самом деле, если на обработку вы готовы потратить какое-то более или менее приличное количество времени, то в общем-то безразлично, с какого края начинать. А если вы возьметесь разгребать переписку, вы и сами поймете, что целесообразно начать с последнего письма.
Ваша корзинка это лишь перевалочный пункт для документов и материалов, а никак не склад и вечное хранилище.
Обрабатывайте по одному документу за раз
Возможно, вы заметите за собой желание вытаскивать из корзинки документ, и, не имея ни малейшего понятия, что с ним потом делать, тут же хватать документ, лежащий под ним и сосредотачивать внимание уже на нем. Возможно, он кажется вам более привлекательным потому, что вы уже знаете, что с ним делать и вам не надо раздумывать, что это за штуковина и куда её деть. Однако, это небезопасно. То, что у вас сейчас в руках, имеет все шансы попасть в стопку «э-э-э…» на краю стола и быть начисто вытесненным более интересными и важными делами.
Многие также любят вытащить из корзинки всю стопку, положить её перед собой и только тогда начать перебирать. Несмотря на то, что я поощряю желание расправиться со всем за раз, я все-таки настоятельно рекомендую вам вытащить только один документ. Концентрация на одном единственном документе в каждый момент времени только ускорит весь процесс. А если вас и отвлекут (что тоже не редкость), вам не придется потом возвращаться к разрозненным кускам каких-то документов и материалов, лежащих в беспорядке перед вами.
Многозадачное исключение
Однако из правила обработки одного документа за раз есть одно весьма редкое исключение. Человеку, обладающему определенным типом личности, действительно необходимохоть на секунду отвлечься от дела для того только, чтобы принять по нему верное решение. Если мне удается определить таких людей с первого взгляда, я, как правило, рекомендую им заниматься параллельно двумя или тремя делами. В таких условиях им проще принять решение или сделать выбор. Но помните, что это всего лишь исключение и работает оно только в том случае, если вы привыкли управляться с каждой из задач очень быстро и на принятие любогорешения у вас уходит не более двух минут.
Не возвращайте документы обратно в корзинку
Для документов обратного пути в корзинку нет. Это было озвучено сто лет назад постулатом «обработки задач лишь единожды». Однако эта затея не так уж и хороша. Если вы на самом деле следуете ей, то вы реально не сможете составить список, ведь вы будете, столкнувшись с задачей доводить её решение до конца. А это жутко неэффективно, потому как большинство дел вовсе не нуждаются и даже более того, их не стоитвыполнять сразу, как только вы на них натолкнетесь. А вот от привычки вытаскивать из корзинки документы, крутить их в руках и складывать назад так и не решив, что же это за зверь и что с ним делать — от этой привычки надо избавляться. «Вытаскивая из корзины документ, определитесь, что же это такое и что с ним дальше делать и не вздумайте класть его обратно» —примите это за правило.
Ключевой вопрос процесса обработки: «Каково следующее конкретное действие?»
Итак, документ у вас в руках. Вы собираетесь разделаться с ним прямо сейчас. И вам предстоит принять твердое решение по поводу следующего конкретного действия по отношению к этому самому документу. Кажется, будто это просто — и это действительно просто — но подумать вам все равно придется. И почти всегда решение ваше не будет лежать на поверхности — к нему придется прийти и, возможно, путем извилистым.
Подумайте, например, не надо ли вам по поводу этого документа/дела кому-то позвонить, заполнить какие-то бланки, покопать информацию в Сети, купить что-то в магазине, поговорить с секретарем, написать письмо начальнику. Если какое-то действие предпринять надо, то конкретные шаги будут понятны вам интуитивно. Но что если «с этим ничего нельзя сделать»?
Я чувствую себя комаром на нудистском пляже — я в общем-то знаю, что делать, но не знаю, откуда начать.
Стефен Бэйн
Что делать, если делать нечего?
Вполне возможно, что что-то из вашей корзинки и не потребует конкретных действий. Это что-то наверняка попадет в одну из трех следующих категорий:
* Мусор
* Дела, которые надо заморозить
* Сопутствующие материалы
Мусор
Если вы аккуратно следовали моим рекомендациям, то вы наверняка уже выкинули приличную гору хлама. Однако ж вы наверняка наскладывали-таки в корзинку и немало ненужных вещей. Так что не удивляйтесь, если в процессе обработки документов и дел всплывут бумаги и материалы, место которым в мусорном ведре.
Глобальная обработка ваших дел и обязанностей поможет вам выяснить, к чему вы движетесь и что вам делать не нужно. Один руководитель компании, с которым мне случилось работать, обнаружил у себя в электронном почтовом ящике кучу (а точнее несколько тысяч) сообщений, на которые он и не собирался отвечать — это ему попросту было не нужно. Он сказал мне, что мой метод стал для него своеобразной диетой, строго определяющей, что можно оставлять незавершенным, а что и вовсе недостойно того, чтобы уделять ему внимание.
Почти наверняка вы столкнетесь с вопросом, сохранять ли тот или иной документ для того, чтобы впоследствии к нему можно было обратиться или же выкинуть его. Тут есть два пути:
* Если не сомневаетесь, выкидывайте
* Если сомневаетесь, оставляйте
И оба они хороши. Доверьтесь интуиции и не переоценивайте вместительность ваших шкафов и ящиков. Поначалу многих охватывает легкая тревога и недоверие, но это только потому, что прежде их системы самоорганизации никогда не работали как положено. Если же вы определите для себя четкую грань между справочными материалами и делами, которые требуют конкретных действий, и если вы сумеете создать простую и удобную систему хранения ваших справочных материалов, вас уже не будет пугать их безумное количество — вы ведь всегда с легкостью сможете найти то, что нужно. Если с документами ничего делать не надо, то их хранение становится лишь вопросом свободного пространства и логичного местонахождения.
Специалисты по архивам снабдят вас более подробной инструкцией обо всем этом, а по ежедневнику или наладоннику вы можете справиться, как скоро вам понадобится тот или иной материал. Я же рекомендую вам просто решить, надо ли с документами что-то делать или же оставить их в покое.
Вынашивайте идеи, обдумывайте
Наверняка в вашей корзинке окажутся предметы и дела, о которых вы могли бы сказать «Сейчас с этим делать ничего не надо, но вот потом, может быть, и понадобится». Например:
* Листовка, сообщающая о семинаре, на котором будет выступать известный вам специалист, которого вы хотели бы послушать. Но семинар этот только через две недели, и вы ещё не знаете, сможете ли вы на него попасть или вы будете в командировке;
* Повестка дня – заседания совета директоров, на котором вам предстоит присутствовать через три недели. Делать с ней ничего не надо, разве что перечитать за день до заседания, чтобы быть в теме;
* Реклама следующего обновления программного обеспечения, которое вы используете на работе. А сдалось вам это обновление? Ну, надо подумать… Решу на следующей неделе;
* Идея, пришедшая вам, относительно следующего ежегодного семинара по торговле. Сейчас-то делать не надо ничего. Но вот неплохо было бы поставить напоминание о ней, когда придет время к этому семинару готовиться;
* Напоминание себе, что вы собирались посетить мастер-класс по акварели — ведь вам так и не случилось туда попасть.
Ну и что с этим делать? Есть два варианта:
* Запишите все это в список «Может быть когда-нибудь»
* Запишите это в ежедневник или в файл напоминаний
Цель такого откладывания — освободить сознание и создать у вас чувство уверенности, что на сейчасвы с этими делами разобрались, а напоминания, поставленные на нужное время не дадут вам позабыть о них. Я ещё расскажу об этом подробнее в следующей главе по организации. А сейчас приклейте на них желтые листки с метками «может быть» или «напоминание на 17 октября» и отложите их в папку «Ожидающие», к которой вы вернетесь позже. [6]
Справочные материалы
Какая-то часть содержимого вашей корзинки не потребует никаких действий, однако, она может представлять некоторый интерес в свете будущих проектов. По уму вы вообще-то уже должны были наладить систему хранения справочной информации (я об этом в четвертой главе рассказывал). Так что если вам попадается документ или статья, которую нужно сохранить, вот и сохраните её.
А таких документов вам попадется немало, скорее всего это именно они будут грудами возвышаться на вашем столе и торчать из ящиков, а все потому что доселе ваша система хранения никуда не годилась или же её попросту не было. Позвольте повториться: легко доступная, удобная, интуитивно понятная система, расположенная в досягаемости вашего стола, является важнейшей составляющей нашей методологии. Распределение важных или не очень бумажек в логической, структурированной последовательности не такое уж и веселое и захватывающее занятие, куда гораздо проще сложить их стопочкой на столе да так и оставить. Но тогда процесс обработки усложнится в разы.
Как только вы натыкаетесь на что-либо, что вы хотели бы сохранить, просто положите этот документ в отдельный полиэтиленовый файлик, приклейте на него этикетку и поместите в вашу систему хранения. Или же приклейте на него желтую бумажку с указаниями для вашего секретаря или ассистента — пусть займется этим. Поначалу я позволял моим клиентам держать на столе стопку бумаг «Для последующего сохранения». Потом я понял, что если вы такой документ не положите в систему прямо сейчас, вы этого не сделаете уже никогда.
Если конкретные действия требуются… Что это за действия?
Вот тут-то и начинается самое интересное. Как только среди содержимого корзинки попадается дело, требующее завершения, вам нужно обязательно решить насчет следующего конкретного действия. «Следующее конкретное действие» обязательно должно быть действием физическим, действием, которое подвинет дело на шаг вперед.
Это одновременно легко и сложно.
Действие это должнобыть предельно простым, однако, прежде чем прийти к нему, вам надо прокрутить в голове несколько возможных вариантов.
Вот примерный список того, что может занимать ваше внимание:
* Уборка в гараже
* Налоги
* Ближайшая конференция
* День рождения Бобби
* Пресс-релиз
* Обзоры статей
* Изменения в менеджменте
Несмотря на то, что все эти дела кажутся относительно простыми, принятие решений по каждому из них потребует некоторых интеллектуальных усилий.
* Уборка в гараже
…Ну, надо туда дойти и начать. Нет, там, помнится, стоит гигантский холодильник, от которого я давно хотел избавиться. Надо справиться, не нужен ли он Джону Патрику на дачу. Для этого надо…* Позвонить Джону Патрику по поводу холодильника из гаража
Как насчет…
* Заплатить налоги
…Однако, начать этого нельзя, пока мне самому не пришел чек. Тогда…
* Дождаться, когда придет этот чек
А для этого…
* Ближайшая конференция
…Надо выяснить, собирается ли Сандра приготовить комплект материалов для прессы. Думаю, надо…* Написать Сандре по поводку материалов для прессы
…и так далее. Вот они следующие конкретные действия: «Позвонить Джону», «Написать Сандре», «Дождаться чек».
Помните, что ваше действие должно выполняться физически. Некоторые думали, что они определились со следующим действием когда решили «организовать встречу». Но это же вовсе неследующее действие, его ведь физически за один присест выполнить нельзя. Как вы станете организовывать встречу? Ну, наверное, позвоните кому-нибудь или напишете. Но кому? Решите это. Если не хотите решать сейчас, тогда придется решать потом, и вообще весь этот процесс направлен на то, чтобы привести вас к логическому завершению обдумывания. Если вы не примите решения насчет следующего действия, то это пробел будет подсознательно мучить вас, а вы будете стараться не замечать его.
Когда же вы садитесь за компьютер или за телефон, то лучше бы, чтобы все решения уже были приняты, и вы с легкой душой могли бы приступить к их реализации.