Страница:
Таблица 1.4. Надцели: 4,5 года спустя
Итак, неудачник плывет по течению и оправдывает себя, ссылаясь на неблагоприятные обстоятельства, а успешный человек сознательно творит свою жизнь. Тайм-менеджмент в его технологическом, стратегическом и философском измерениях – универсальный инструмент для такого творчества.Денис Моисейчев,старший аналитик инвестиционно-банковского управления, ИК «Тройка Диалог»
Основные выводы
В любой сфере деятельности успешный человек стремится добиться каких-то результатов, достичь намеченных целей. Не имея впереди конкретной цели, не видя направления, легко сбиться с пути и бездарно потратить свою единственную, неповторимую жизнь, что порой и бывает, когда наши дни становятся похожи друг на друга, как две капли воды, а мы все кружимся на одном месте, сетуя на обыденность и безысходность. Повторяя свой тоскливый ежедневный путь, мы не задумываемся, зачем и кому все это надо. Просто делаем то, что должны делать, а вот вопросом «кому должны?» обычно даже не задаемся. Для того чтобы вырваться из паутины бессмысленных действий, нужно выстроить систему персональных стратегических целей. Для этого необходимо:
1. стараться делать все возможное для расширения своего «круга влияния»;
2. определить свои ценности с помощью мемуарника;
3. сформулировать личную миссию;
4. искать призвание;
5. выявить от пяти до девяти ключевых областей своей жизни;
6. наиболее близкие и понятные цели сделать измеримыми;
7. составить обзорный график жизненных целей по ключевым областям и будущим годам;
8. определить, что собой представляет ваша «персональная корпорация»;
9. управлять своей «персональной корпорацией» проактивно;
10. постараться увидеть и описать «один день из своей жизни через несколько лет»;
11. отделить «родные» цели от «навязанных».
1. стараться делать все возможное для расширения своего «круга влияния»;
2. определить свои ценности с помощью мемуарника;
3. сформулировать личную миссию;
4. искать призвание;
5. выявить от пяти до девяти ключевых областей своей жизни;
6. наиболее близкие и понятные цели сделать измеримыми;
7. составить обзорный график жизненных целей по ключевым областям и будущим годам;
8. определить, что собой представляет ваша «персональная корпорация»;
9. управлять своей «персональной корпорацией» проактивно;
10. постараться увидеть и описать «один день из своей жизни через несколько лет»;
11. отделить «родные» цели от «навязанных».
Контрольные вопросы
1. Что такое управление временем? Какое отношение к этому понятию имеют наши жизненные цели?
2. Что такое целеполагание и для чего оно нужно? Приведите конкретный пример.
3. В чем суть проактивного и реактивного подхода к жизни? Как выявить, какой подход отличает конкретного человека?
4. Что такое «круг забот» и «круг влияния»? Считаете ли вы правильным расширять круг влияния до тех пор, пока он не перерастет круг забот? Кто расширяет свой круг влияния – проактивный или реактивный человек?
5. В чем суть подхода к определению целей «Управление собой как компанией»?
6. Как, на ваш взгляд, можно отличить «родные» цели от «навязанных»?
7. Каковы основные способы определения наших ценностей? В чем суть каждого способа?
8. Что такое «ключевые области», «центр жизненных интересов» и «ролевая функция»? Какая связь существует между этими понятиями?
9. Как составить карту своих долгосрочных целей?
10. Что такое SMART-цели и «надцели»? В чем заключается различие наших действий по их достижению?
2. Что такое целеполагание и для чего оно нужно? Приведите конкретный пример.
3. В чем суть проактивного и реактивного подхода к жизни? Как выявить, какой подход отличает конкретного человека?
4. Что такое «круг забот» и «круг влияния»? Считаете ли вы правильным расширять круг влияния до тех пор, пока он не перерастет круг забот? Кто расширяет свой круг влияния – проактивный или реактивный человек?
5. В чем суть подхода к определению целей «Управление собой как компанией»?
6. Как, на ваш взгляд, можно отличить «родные» цели от «навязанных»?
7. Каковы основные способы определения наших ценностей? В чем суть каждого способа?
8. Что такое «ключевые области», «центр жизненных интересов» и «ролевая функция»? Какая связь существует между этими понятиями?
9. Как составить карту своих долгосрочных целей?
10. Что такое SMART-цели и «надцели»? В чем заключается различие наших действий по их достижению?
Практические задания
Задание 1. Ознакомьтесь с конкретной ситуацией, описанной в статье Андрея Томилина «О пользе безумной мечты». Обсудите ее в студенческой группе. Каково ваше отношение к такому подходу к определению жизненных целей? С чем вы согласны, а с чем не согласны в статье? Что, на ваш взгляд, полезно было бы перенять у ее автора? Каковы ваши выводы из этого материала?
Большинство людей не имеют долгосрочных и определенных жизненных целей
Наблюдая за собой и окружающими, я заметил одну интересную вещь. На самом деле людей, которые точно знают, чего они хотят добиться в своей жизни, очень немного. Себя я тоже не отношу к их числу. Еще я заметил, что тех, у кого нет твердой уверенности в своих жизненных целях, сама эта неуверенность очень беспокоит. Постоянно где-то в глубине сидит такой противный червячок, который грызет тебя и заставляет думать: «Тем ли делом я сейчас занимаюсь? Я ведь не уверен в том, что должен делать именно это».
Итак, по моим наблюдениям, людей, которые не имеют долгосрочных и определенных жизненных целей, – большинство. Подозреваю даже, что подавляющее большинство.
Далее. Многих людей такое состояние отсутствия целей сильно волнует. Я бы даже сказал, парализует активность, лишает мотивации и вкуса к жизни. И в самом деле: если я не знаю, куда иду, то идти я буду очень медленно, неуверенной походкой и в подавленном настроении. Кроме того, никто и ничто в жизни не будет мне помогать. По этому поводу какой-то умный китаец сказал: «Для корабля, который не знает, куда плывет, ни один ветер не будет попутным».
Итак, по моим наблюдениям, людей, которые не имеют долгосрочных и определенных жизненных целей, – большинство. Подозреваю даже, что подавляющее большинство.
Далее. Многих людей такое состояние отсутствия целей сильно волнует. Я бы даже сказал, парализует активность, лишает мотивации и вкуса к жизни. И в самом деле: если я не знаю, куда иду, то идти я буду очень медленно, неуверенной походкой и в подавленном настроении. Кроме того, никто и ничто в жизни не будет мне помогать. По этому поводу какой-то умный китаец сказал: «Для корабля, который не знает, куда плывет, ни один ветер не будет попутным».
«Бесцельный» период жизни – серьезная проблема для человека. Справиться с ней помогает «безумная» мечта
Итак, человеку, который не имеет долгосрочной цели и все время безуспешно пытается ее отыскать, не позавидуешь. Отсутствие смысла собственной деятельности – малоприятная вещь. Как скоро эта цель будет найдена – неизвестно. Такой «бесцельный» период жизни превращается для человека в серьезную проблему и источник сильного стресса. Что самое неприятное – неизвестно, сколько этот период продлится.
Я предлагаю в подобной ситуации «не ждать милостей от природы», не дожидаться, когда же придет эта настоящая, своя собственная, долгосрочная и достойная цель.
Нужно придумать какую-нибудь безумную, нелогичную, лишенную видимой пользы мечту-идею. Она должна быть такой, чтобы можно было осуществить ее за год, не больше. Например, прыгнуть с парашютом, посмотреть на случку голубых китов у берегов Новой Зеландии и т. п. Эта цель-мечта-идея должна, кроме того, иметь безумный характер. Я бы назвал такую цель «протестной»: все кругом хотят купить квартиру, построить дом, заработать побольше денег, а мне просто стало скучно, мне все равно, что вы об этом думаете, и я хочу не позднее чем через три месяца плюнуть с Эйфелевой башни.
Задание 3. Определите ваши ключевые области и оформите их в таблицу аналогично таблице 1.2. Заполните ее таким образом, чтобы в ней присутствовали и SMART-цели, и «надцели».
Задание 4. «Круг влияния»[13].
Выполните следующие действия:
1. Возьмите лист бумаги и запишите на нем те области жизни, состояние которых вас интересует или даже заботит. Это может быть все что угодно: от состояния здоровья вашей собаки до освоения космоса.
Отметьте красным маркером те элементы списка, которые вам почти полностью подвластны, например отношения с приятелем или ваша собственная успеваемость.
Отметьте зеленым маркером те элементы списка, на которые вы влияете в той или иной степени, в зависимости от конкретных обстоятельств, например настроение родителей или ваши спортивные достижения.
Отметьте желтым маркером те элементы списка, которые не поддаются вашему влиянию, но на которые вы хотели бы влиять, например отношение к вам любимого человека или ситуация в институте.
Отметьте синим маркером те элементы списка, на которые вы, на ваш взгляд, категорически не можете влиять.
2. Возьмите другой лист бумаги. Ответьте на вопрос «Что я могу сделать для того, чтобы “желтая область” хотя бы частично подпала под мое влияние?». Запишите все ответы, какими бы абсурдными они вам ни показались.
3. Возьмите третий лист бумаги. Ответьте на вопросы:
• Действительно ли меня волнуют вопросы из «синей области»?
• Если да, то какие именно и насколько?
• Могу ли я теоретически хоть как-то на них повлиять?
• Если да, то как?
• Если нет, то кто может?
• Как я могу приобрести те качества и характеристики, которыми обладает тот, кто способен влиять на перечень чрезвычайно важных для меня вопросов?
• Считаю ли я, что все люди наделены практически равными ресурсами для достижения своих целей?
• Если нет, то каким образом это возможно компенсировать?
• Сознаю ли я, что могу сам выбирать те области жизни, на которые буду оказывать влияние, идет ли речь о здоровье моей собаки или освоении космоса?
Задание 5. Мемуарник студенческой группы.
По окончании занятий каждый студент определяет для себя и записывает на листе бумаги «главное событие дня», а затем студенческая группа голосованием принимает решение и определяет, какое событие дня стало главным для нее. Мемуарник ведется в течение недели, по истечении которой определяется «главное событие недели».
Задание 6. «Ролевые функции»[14].
Как можно точнее составьте перечень своих ролевых функций.
Запишите их на листе бумаги. Проранжируйте элементы списка по степени их важности.
Дайте количественную оценку каждой роли по комплексному показателю:
Задание 7. «Список достижений»[15]
Вспомните и запишите дела из своего прошлого, которыми вы гордитесь, которые принесли вам много радости и которые заряжают вас энергией даже сейчас, когда вы вспоминаете о них. Можете включать любые, даже самые ранние воспоминания из детства. Единственный критерий выбора – степень вашей внутренней гордости: «Я – тот человек, который сделал ЭТО!» Важно, чтобы в список могли попасть дела, относящиеся к вашим различным жизненным ролям (родитель, студент, друг и т. п.). Выберите из вашего списка достижений только семь самых-самых – тех, которыми вы особенно гордитесь.
Письменно опишите каждое из этих семи дел. Отбросьте лишнюю скромность и запишите очень точно, что вы тогда сделали, чего добились и что доставило вам такую радость. Опишите также, что вы чувствуете сейчас, когда вспоминаете это.
Проанализируйте, о чем вам говорят эти истории. Вспоминая их, осознайте, что на самом деле для вас важно и что приносит вам ощущение счастья.
Я предлагаю в подобной ситуации «не ждать милостей от природы», не дожидаться, когда же придет эта настоящая, своя собственная, долгосрочная и достойная цель.
Нужно придумать какую-нибудь безумную, нелогичную, лишенную видимой пользы мечту-идею. Она должна быть такой, чтобы можно было осуществить ее за год, не больше. Например, прыгнуть с парашютом, посмотреть на случку голубых китов у берегов Новой Зеландии и т. п. Эта цель-мечта-идея должна, кроме того, иметь безумный характер. Я бы назвал такую цель «протестной»: все кругом хотят купить квартиру, построить дом, заработать побольше денег, а мне просто стало скучно, мне все равно, что вы об этом думаете, и я хочу не позднее чем через три месяца плюнуть с Эйфелевой башни.
Задание 2. Сядьте и положите перед собой лист бумаги и ручку. У вас есть ровно две минуты. Запишите все, чего вы хотели бы добиться в жизни. Посмотрите на получившийся список. Запишите рядом с каждой целью, чем это важно и ценно для вас.Кое-что из собственного опыта
Я не стал бы об этом писать и советовать, не будь у меня собственного опыта. В заключение кратко его опишу.
Итак. У меня в 2000 г. был сложный период в жизни. Отсутствие долгосрочных целей усугублялось отсутствием работы и подруги. И как-то раз в одной из книг мне попалась мысль о безумной идее, которую надо найти, поставить срок осуществления и претворить в жизнь, несмотря ни на что. Я подумал: в этом что-то есть. Потом подумал, а что бы это могла быть за мечта? Стал придумывать. И придумал, что хорошо было бы съездить на мотоцикле из Санкт-Петербурга в Берлин и обратно. Поставил срок – в конце июня я должен быть в Берлине. Дело было в конце февраля. Прошу учесть, что в конце февраля у меня не было ни мотоцикла, ни работы, ни денег. К тому же в водительских правах не было категории «А» для вождения мотоциклов. На все про все у меня было четыре месяца. Первым делом я купил карту Европы и флажками отметил маршрут путешествия. Флажки соединил красной ниткой. Карту с флажками повесил на стену. Потом написал план действий. Поделился своей мечтой с друзьями. Реакция была в основном такой: тебе что, делать нечего? На мотоцикле замучаешься. Ты что, на автобусе не можешь съездить? И т. п. Но каждый разумный довод о том, почему моя мечта плохая, меня только раззадоривал.
Вдруг я заметил, что жизнь начала мне помогать. Когда я ходил на собеседования, я видел в работе не источник средств к существованию, а возможность осуществить мечту. Зарплата, которую я просил, тоже складывалась, главным образом, из стоимости мотоцикла, бензина, визы в Германию и т. п. Работа очень быстро нашлась. Причем в хорошей компании. Видимо, работу я получил из-за блеска в глазах. Правда, на втором месяце испытательного срока пришлось пойти на довольно жесткий разговор о значительном повышении зарплаты. Дело в том, что я немного ошибся в расчетах, и денег на достижение цели к намеченном сроку стало не хватать. Просьбу удовлетворили.
Короче говоря, поехать мне удалось только в конце сентября. Незабываемые ощущения. Пересек Белоруссию и Польшу. Назад приехал в октябре, тоже на мотоцикле. Было уже довольно прохладно и дожди.
Итак, спрашиваю себя, какую пользу я получил, причем только благодаря той самой безумной мечте? В сухом остатке – приятные воспоминания, есть чем похвастаться, новые знакомые, резко возросшее самоуважение и высокая зарплата.
Да, и еще по пути в Берлин сделал предложение своей будущей жене, которая тогда жила в Минске, а сейчас со мной в Петербурге.
А. Томилин. О пользе безумной мечты[12]
Задание 3. Определите ваши ключевые области и оформите их в таблицу аналогично таблице 1.2. Заполните ее таким образом, чтобы в ней присутствовали и SMART-цели, и «надцели».
Задание 4. «Круг влияния»[13].
Выполните следующие действия:
1. Возьмите лист бумаги и запишите на нем те области жизни, состояние которых вас интересует или даже заботит. Это может быть все что угодно: от состояния здоровья вашей собаки до освоения космоса.
Отметьте красным маркером те элементы списка, которые вам почти полностью подвластны, например отношения с приятелем или ваша собственная успеваемость.
Отметьте зеленым маркером те элементы списка, на которые вы влияете в той или иной степени, в зависимости от конкретных обстоятельств, например настроение родителей или ваши спортивные достижения.
Отметьте желтым маркером те элементы списка, которые не поддаются вашему влиянию, но на которые вы хотели бы влиять, например отношение к вам любимого человека или ситуация в институте.
Отметьте синим маркером те элементы списка, на которые вы, на ваш взгляд, категорически не можете влиять.
2. Возьмите другой лист бумаги. Ответьте на вопрос «Что я могу сделать для того, чтобы “желтая область” хотя бы частично подпала под мое влияние?». Запишите все ответы, какими бы абсурдными они вам ни показались.
3. Возьмите третий лист бумаги. Ответьте на вопросы:
• Действительно ли меня волнуют вопросы из «синей области»?
• Если да, то какие именно и насколько?
• Могу ли я теоретически хоть как-то на них повлиять?
• Если да, то как?
• Если нет, то кто может?
• Как я могу приобрести те качества и характеристики, которыми обладает тот, кто способен влиять на перечень чрезвычайно важных для меня вопросов?
• Считаю ли я, что все люди наделены практически равными ресурсами для достижения своих целей?
• Если нет, то каким образом это возможно компенсировать?
• Сознаю ли я, что могу сам выбирать те области жизни, на которые буду оказывать влияние, идет ли речь о здоровье моей собаки или освоении космоса?
Задание 5. Мемуарник студенческой группы.
По окончании занятий каждый студент определяет для себя и записывает на листе бумаги «главное событие дня», а затем студенческая группа голосованием принимает решение и определяет, какое событие дня стало главным для нее. Мемуарник ведется в течение недели, по истечении которой определяется «главное событие недели».
Задание 6. «Ролевые функции»[14].
Как можно точнее составьте перечень своих ролевых функций.
Запишите их на листе бумаги. Проранжируйте элементы списка по степени их важности.
Дайте количественную оценку каждой роли по комплексному показателю:
Формально уделяемое время ± Уделяемое внимание = Фактически уделяемое время. Фонд активного времени в сутках = 24 ч. – 8 ч. = 16 ч. Время в институте = 6 ч. Время на работу = 5 ч. Время на спорт = 2 ч. Время, уделяемое родителям, = 0,5 ч. Время, уделяемое любимой девушке, = 2,5 ч. (это формальный средненедельный суточный показатель). При этом характерны такие особенности вашего поведения: во время пребывания в институте вы два часа активно общаетесь с друзьями, обсуждая последний футбольный матч, а в течение следующего часа обсуждаете с вашей девушкой планы на вечер и решаете пойти в кино. На работе вы шлете SMS-сообщения вашей любимой девушке. С тренировки вы отпросились на час раньше, чтобы купить билеты на новый фильм. В результате вы выполняли в течение дня следующие роли: Студента = 6 ч. – 2 ч. – 1 ч. = 3 ч. Менеджера = 5 ч. – 2 ч. = 3 ч. Друга = 2 ч. Бойфренда = 2,5 ч. + 2 ч. + 1 ч. + 1 ч. = 6,5 ч. Спортсмена = 2 ч. – 1 ч. = 1 ч. Сына = 0,5 ч.Графически полученные данные представлены на рис. 1.8.
Задание 7. «Список достижений»[15]
Вспомните и запишите дела из своего прошлого, которыми вы гордитесь, которые принесли вам много радости и которые заряжают вас энергией даже сейчас, когда вы вспоминаете о них. Можете включать любые, даже самые ранние воспоминания из детства. Единственный критерий выбора – степень вашей внутренней гордости: «Я – тот человек, который сделал ЭТО!» Важно, чтобы в список могли попасть дела, относящиеся к вашим различным жизненным ролям (родитель, студент, друг и т. п.). Выберите из вашего списка достижений только семь самых-самых – тех, которыми вы особенно гордитесь.
Письменно опишите каждое из этих семи дел. Отбросьте лишнюю скромность и запишите очень точно, что вы тогда сделали, чего добились и что доставило вам такую радость. Опишите также, что вы чувствуете сейчас, когда вспоминаете это.
Проанализируйте, о чем вам говорят эти истории. Вспоминая их, осознайте, что на самом деле для вас важно и что приносит вам ощущение счастья.
Глава 2
Хронометраж как персональная система учета времени
Уважайте текущий час и сегодняшний день! Уважайте каждую отдельную минуту, ибо умрет она и никогда не повторится.
Я. Корчак
2.1. Время как невосполнимый ресурс
Единственный ресурс, которым обладают все люди без исключения, – время. Перед ним все равны: банкиры и домохозяйки, студенты и менеджеры. Каждому отпущено 24 часа в сутки. Разница только в том, как это время используется.
Многие умные, талантливые люди так и не реализовали свои проекты и идеи, ничего не добились в жизни по одной простой причине: они не умели рационально использовать имеющееся в их распоряжении время. Успешный человек – это человек, умеющий распоряжаться временем. Успешен тот, кто успевает. Успевать – значит делать вовремя, а то, «что сделано несвоевременно, сделано понапрасну» (Ф. Бэкон).
Каждый из вас может назвать успешных, высокоорганизованных, эффективных людей, многое успевающих и достигших значительных результатов. Одним из них был Бенджамин Франклин.
Фундаментом этой пирамиды служат жизненные ценности человека, а вершиной – ежедневные планы, дела и задачи. Все ступени пирамиды взаимосвязаны между собой и влияют друг на друга. По мере подъема человека к вершине стоящая перед ним глобальная задача дробится на подзадачи, которые в свою очередь делятся на еще более мелкие части. Процесс применения этой системы похож на строительство пирамиды, а материалом для ее возведения служит время (годы, дни, часы).
При этом нужно помнить, что это ресурс невосполнимый. Украденный час, в отличие от денег, вам никто не вернет.
Создание персональной системы учета времени позволяет оптимизировать его непродуктивные расходы на различные процессы деятельности. Для этого необходимо не только иметь представление о ресурсах времени, но и знать, какие действия отнимают время, являются его поглотителями. Рассмотрим этот вопрос подробнее.
Многие умные, талантливые люди так и не реализовали свои проекты и идеи, ничего не добились в жизни по одной простой причине: они не умели рационально использовать имеющееся в их распоряжении время. Успешный человек – это человек, умеющий распоряжаться временем. Успешен тот, кто успевает. Успевать – значит делать вовремя, а то, «что сделано несвоевременно, сделано понапрасну» (Ф. Бэкон).
Каждый из вас может назвать успешных, высокоорганизованных, эффективных людей, многое успевающих и достигших значительных результатов. Одним из них был Бенджамин Франклин.
Бенджамин Франклин – известный американский ученый, изобретатель, писатель, философ и государственный деятель. В течение 20 лет Франклин издавал «Пенсильванскую газету» и почти 30 лет – литературный журнал «Альманах бедного Ричарда». Он открыл первую в США публичную библиотеку, создал Американское философское общество и основал Пенсильванский университет. Заинтересовавшись физикой, Франклин самостоятельно прошел путь ученого с мировым именем, сделал важнейшие открытия в области электричества и обосновал теорию кораблестроения. Кроме того, Франклин – один из наиболее видных политических деятелей Америки. Он был одним из авторов Декларации независимости США, и под ней стоит его подпись. Чтобы успевать заниматься всеми этими делами сразу, Франклин изобрел свою систему управления временем, которая позволила ему действовать в несколько раз эффективнее обычного человека.Эту систему можно представить в виде пирамиды (рис. 2.1).
Фундаментом этой пирамиды служат жизненные ценности человека, а вершиной – ежедневные планы, дела и задачи. Все ступени пирамиды взаимосвязаны между собой и влияют друг на друга. По мере подъема человека к вершине стоящая перед ним глобальная задача дробится на подзадачи, которые в свою очередь делятся на еще более мелкие части. Процесс применения этой системы похож на строительство пирамиды, а материалом для ее возведения служит время (годы, дни, часы).
При этом нужно помнить, что это ресурс невосполнимый. Украденный час, в отличие от денег, вам никто не вернет.
Все у нас, о Луцилий, чужое, одно лишь время – наша собственность. Только время, ускользающее и текучее, дала нам во владение природа, но и его кто хочет, тот и отнимет.Что же отнимает наше время? Куда утекают драгоценные минуты, складываясь в часы, дни, годы?
Сенека
Создание персональной системы учета времени позволяет оптимизировать его непродуктивные расходы на различные процессы деятельности. Для этого необходимо не только иметь представление о ресурсах времени, но и знать, какие действия отнимают время, являются его поглотителями. Рассмотрим этот вопрос подробнее.
2.2. Поглотители времени. Способы минимизации неэффективных расходов времени
В процессе работы человек часто отвлекается от основного занятия на другие дела. Таким образом происходит поглощение времени.
Менеджера, работающего в офисе, отрывают от дела в среднем один раз в восемь минут. Из-за этого только на мелкие отвлечения уходит до двух часов в день. Только представьте: два часа в день пропадают безвозвратно!
А сколько бесценного времени тратится на просмотр электронной почты, телефонные звонки, обсуждение разных вопросов? Все эти факторы могут быть отнесены к поглотителям времени (рис. 2.2а).
Однако при объединении работы в блоке происходит минимизация переключений исполнителя, за счет чего высвобождается дополнительный ресурс времени (рис. 2.2б).
Вот примерный список поглотителей времени, расхищающих ценный строительный материал нашей жизни. Прочитайте его внимательно. Где-то среди пунктов этого списка может отыскаться и та причина, по которой вам иногда так отчаянно не хватает времени.
Поглотители времени:
1. нечеткая постановка цели;
2. отсутствие приоритетов в делах;
3. попытки слишком много сделать за один раз;
4. отсутствие представления о предстоящих задачах;
5. плохое планирование дня;
6. заваленный письменный стол;
7. Интернет, компьютерные игры, чаты, форумы;
8. дорога;
9. недостаток мотивации;
10. телефонные звонки, отрывающие от дела;
11. поиски записей, адресов, телефонов;
12. недостаток кооперации;
13. незапланированные посетители;
14. неспособность сказать «нет»;
15. неполная или запоздалая информация;
16. отсутствие самодисциплины (частые перекуры, перерывы на кофе);
17. неумение довести дело до конца;
18. отвлечение на внешние факторы;
19. затяжные совещания, собрания;
20. недостаточная подготовка к беседам, переговорам, встречам;
21. телевизор, просмотр видео– и DVD-фильмов;
22. болтовня на частные темы;
23. излишняя коммуникабельность;
24. чрезмерное количество деловых записей;
25. синдром откладывания;
26. желание знать все факты;
27. длительное ожидание (очереди);
28. спешка, нетерпение;
29. слишком редкое делегирование (решаю сам дела, которые могут сделать другие);
30. недостаточный контроль за делегированием;
31. нечеткая обратная связь или ее отсутствие.
Особенность поглотителей времени в том, что они различны для разных людей. У каждого есть свой индивидуальный «джентльменский» набор любимых поглотителей – таких милых и безобидных до того момента, пока мы не подсчитаем, во что обходится их содержание.
Менеджера, работающего в офисе, отрывают от дела в среднем один раз в восемь минут. Из-за этого только на мелкие отвлечения уходит до двух часов в день. Только представьте: два часа в день пропадают безвозвратно!
А сколько бесценного времени тратится на просмотр электронной почты, телефонные звонки, обсуждение разных вопросов? Все эти факторы могут быть отнесены к поглотителям времени (рис. 2.2а).
Однако при объединении работы в блоке происходит минимизация переключений исполнителя, за счет чего высвобождается дополнительный ресурс времени (рис. 2.2б).
Растраты времени выражаются в самой разнообразной форме. Работа систематически не начинается вовремя. Рабочие уходят со службы до гудка. Назначенные собрания и совещания открываются на час-полтора позже срока. Мы наблюдаем бесконечные ожидания, бездейственные, раздражающие…
Часть этих растрат времени объясняется тем, что все происходит не вовремя: опоздал служащий, не пришел к сроку докладчик, задержался кассир… Чаще всего растрата времени в очередях и ожиданиях зависит от неправильности самой системы. Здесь борьба за время сталкивается с основными организационными проблемами.
Докладчик опоздал, потому что на него возложено множество различных заданий, – беда в совместительстве.
Очереди в финотделе объясняются неправильной системой распределения работы.
Невозможность скоро добиться справки связана с доисторическим хаосом нашего делопроизводства, ценящего не суть дела, а лишь исходящий номер.
П. Керженцев. Борьба за время
Поглотители времени – неэффективно организованные процессы, ведущие к его потерям.Человек может принимать в этих процессах активное или пассивное участие.
Вот примерный список поглотителей времени, расхищающих ценный строительный материал нашей жизни. Прочитайте его внимательно. Где-то среди пунктов этого списка может отыскаться и та причина, по которой вам иногда так отчаянно не хватает времени.
Поглотители времени:
1. нечеткая постановка цели;
2. отсутствие приоритетов в делах;
3. попытки слишком много сделать за один раз;
4. отсутствие представления о предстоящих задачах;
5. плохое планирование дня;
6. заваленный письменный стол;
7. Интернет, компьютерные игры, чаты, форумы;
8. дорога;
9. недостаток мотивации;
10. телефонные звонки, отрывающие от дела;
11. поиски записей, адресов, телефонов;
12. недостаток кооперации;
13. незапланированные посетители;
14. неспособность сказать «нет»;
15. неполная или запоздалая информация;
16. отсутствие самодисциплины (частые перекуры, перерывы на кофе);
17. неумение довести дело до конца;
18. отвлечение на внешние факторы;
19. затяжные совещания, собрания;
20. недостаточная подготовка к беседам, переговорам, встречам;
21. телевизор, просмотр видео– и DVD-фильмов;
22. болтовня на частные темы;
23. излишняя коммуникабельность;
24. чрезмерное количество деловых записей;
25. синдром откладывания;
26. желание знать все факты;
27. длительное ожидание (очереди);
28. спешка, нетерпение;
29. слишком редкое делегирование (решаю сам дела, которые могут сделать другие);
30. недостаточный контроль за делегированием;
31. нечеткая обратная связь или ее отсутствие.
Особенность поглотителей времени в том, что они различны для разных людей. У каждого есть свой индивидуальный «джентльменский» набор любимых поглотителей – таких милых и безобидных до того момента, пока мы не подсчитаем, во что обходится их содержание.
Времени не хватает всем, даже бездельникам. Даже тем, кто забивает «козла» или часами подряд смотрит телевизор.
Вместе с тем никто серьезно не учитывает расход времени. О зарплате за прошлый год мы можем сказать с точностью до рубля. Но кто может сказать, сколько часов в прошлом году он потратил на творческую работу, на чтение, а сколько часов было потеряно и почему, сколько часов «съели» телевизор, дорога?[16]
Оптимизация расходов времени. Борьба с поглотителями
Рассмотрим организацию деятельности по минимизации расходов времени на примере одного из самых часто упоминаемых поглотителей – времени, затрачиваемого на дорогу. Как часто бывает обидно тратить на то, чтобы добраться до нужного места, полтора-два часа, когда решение самого вопроса, ради которого приехал, занимает от трех до пяти минут. Расходы времени несоотносимые, как бы мы себя ни убеждали в важности и необходимости этой поездки: ради трех-пяти минут результативного действия теряются безвозвратно полтора-два часа. Можно ли оптимизировать эти расходы, сделать путь из одного пункта в другой максимально полезным? Один из вариантов решения этой проблемы, позволяющий осуществить перемещение и эффективно использовать время на дорогу, строится на применении простых правил:
• тщательная подготовка к поездке;
• оптимальный выбор времени, маршрута и типа транспорта;
• наполнение дороги полезным содержанием (почитать любимую книжку или конспект лекции, послушать любимую музыку, аудиокнигу, урок английского языка и т. д.).
Следуя этим правилам, нужно помнить, что каждое ваше действие должно приносить выгоду. Для определения пользы мероприятия задайте себе два вопроса:
1. «оптимизируя время на дорогу, какую выгоду получаю именно я?»;
2. «с помощью каких инструментов я могу этого достичь?»
Ответы на эти вопросы помогут найти решение проблемы.
Прежде чем начать готовиться к самой поездке, следует учесть несколько важных аспектов.
• Нужно сократить до оптимума число перемещений. Определяя лучшее количество поездок, следует помнить о принципе «золотой середины»: речь идет об оптимизации, а не о минимизации перемещений. Если поездки неизбежны, в ваших силах самостоятельно определить их время, вид транспорта и маршрут передвижения. Комбинирование этих трех составляющих дает возможность выбрать наилучший на данный момент вариант. Хороший способ оптимизации расходов времени на дорогу – определить «выездные» дни.
Совершать все необходимые поездки в четверг – такой принцип часто используется в компаниях, где у менеджеров есть определенные дни, на которые назначаются все разъезды.
Вот что говорит по этому поводу Андрей Блинков, один из участников ТМ-сообщества: «Когда я так поступил, то получил очень интересный результат. Необходимость в некоторых поездках вообще отпала. Остальное было сделано за З ч. в пятницу вместо 5–7 ч. в обычные дни недели»[17].
• тщательная подготовка к поездке;
• оптимальный выбор времени, маршрута и типа транспорта;
• наполнение дороги полезным содержанием (почитать любимую книжку или конспект лекции, послушать любимую музыку, аудиокнигу, урок английского языка и т. д.).
Следуя этим правилам, нужно помнить, что каждое ваше действие должно приносить выгоду. Для определения пользы мероприятия задайте себе два вопроса:
1. «оптимизируя время на дорогу, какую выгоду получаю именно я?»;
2. «с помощью каких инструментов я могу этого достичь?»
Ответы на эти вопросы помогут найти решение проблемы.
Прежде чем начать готовиться к самой поездке, следует учесть несколько важных аспектов.
• Нужно сократить до оптимума число перемещений. Определяя лучшее количество поездок, следует помнить о принципе «золотой середины»: речь идет об оптимизации, а не о минимизации перемещений. Если поездки неизбежны, в ваших силах самостоятельно определить их время, вид транспорта и маршрут передвижения. Комбинирование этих трех составляющих дает возможность выбрать наилучший на данный момент вариант. Хороший способ оптимизации расходов времени на дорогу – определить «выездные» дни.
Совершать все необходимые поездки в четверг – такой принцип часто используется в компаниях, где у менеджеров есть определенные дни, на которые назначаются все разъезды.
Вот что говорит по этому поводу Андрей Блинков, один из участников ТМ-сообщества: «Когда я так поступил, то получил очень интересный результат. Необходимость в некоторых поездках вообще отпала. Остальное было сделано за З ч. в пятницу вместо 5–7 ч. в обычные дни недели»[17].