Страница:
Автобиография должна быть составлена работником самостоятельно на листе бумаги формата А 4 в произвольной форме.
В автобиографии отражаются следующие сведения:
1) фамилия, имя, отчество;
2) дата и место рождения;
3) полученное образование (где, когда и в каких учебных заведениях обучался);
4) трудовая деятельность;
5) профессия;
6) общественная работа, участие в выборных органах;
7) отношение к воинской службе и воинское звание;
8) наличие правительственных и других наград и поощрений;
9) сведения о семейном положении, совместно проживающих родственниках (отце, матери, детях).
Автобиография подписывается составителем с указанием даты.
Характеристика – это официальный документ, который содержит сведения о трудовой, общественной и иной деятельности работника. Она может быть оформлена как на общем бланке в произвольной форме, так и на стандартном листе бумаги формата А4.
В характеристике должны быть указаны следующие сведения:
1) название вида документа (в данном случае – характеристика);
2) фамилия, имя, отчество характеризуемого лица;
3) текст, в котором указаны: год рождения, образование, занимаемая должность, структурное подразделение, стаж работы в данной организации и в данной должности, деловые и моральные качества;
4) оценки трудовой деятельности, а также повышения профессиональных качеств;
5) поощрения, правительственные награды (если имеются), а также целевое назначение характеристики.
Внешнюю характеристику должен подписывать руководитель организации, и заверяется она печатью нанимателя. Внутреннюю характеристику подписывает руководитель структурного подразделения, в которой занимается своей трудовой деятельностью работник, обязательно с указанием даты.
Документы, которые находятся в личном деле, хранятся в отдельной обложке.
Обложка имеет заголовок личного дела – это фамилия, имя, отчество работника в именительном падеже, а также регистрационный индекс дела, который присваивается согласно журналу (книге) учета личных дел.
Включаемые в личное дело копии некоторых видов документов должны быть нотариально заверены, это документы об образовании, о повышении квалификации и т.д.
Заявления о приеме, переводе, увольнении оформляются на листе формата А4 или трафаретном бланке.
Если работник поменял фамилию после оформления личного дела, то его старая фамилия будет указана в скобках, а новая написана над ней.
Личные дела работников должны храниться в сейфах либо в шкафах отдельно от других документов, пронумерованые по порядку или в алфавитном порядке.
Все личные дела подвергаются строгому учету, поэтому для сохранности личных дел на каждом предприятии ведется журнал (книга) учета личных дел. Ответственность за сохранность личных дел возлагается на работников, которые ведут кадровую документацию.
Если работник, ответственный за учет и хранение личных дел, увольняется, то составляется акт приема-передачи дел, и все личные дела передаются новому сотруднику.
Каждый год на предприятии проверяется состояние личных дел работников и фиксируется в «Дополнении к личному листку по учету кадров». По результатам проверки составляется соответствующий акт, и все сведения доводятся до руководителя предприятия.
Выдача личных дел во временное пользование может быть только определенным должностным лицами только с разрешения руководителя предприятия. Разрешение руководителя требуется также, когда возникает необходимость выслать дело в другие организации по соответствующим запросам.
Не допускается производить какие-либо пометки, исправления в личном деле, которое было выдано во временное пользование, а также извлекать документы и разглашать конфиденциальные сведения из них.
Если из личного дела изымаются все же какие-либо документы, то по указанию руководителя организации ответственное за документацию лицо делает соответствующую запись во внутренней описи.
По общему правилу, личные дела, которые заведены на работников, не выдаются на руки этим работникам. Личное дело работника, который уволился с данного предприятия, извлекается из папки и передается на хранение в архив, причем на каждого уволенного сотрудника может быть оформлено самостоятельное дело. Однако удобнее индивидуальные личные дела помещать в одну обложку, но с учетом того, что одно такое дело не будет превышать 250 листов. Затем отдельные личные дела сшиваются по году увольнения. Внутри объединенного дела все личные дела по фамилиям должны быть расположены строго в алфавитном порядке и отделены друг от друга чистым листом. На каждом листе бумаги указываются фамилия, имя, отчество лица, на которое заведено личное дело. Все личные дела с указанием персональных данных и соответствующих номеров листов в объединенном деле подлежат описи.
Личные дела имеют длительный срок хранения, который исчисляется с учетом возраста человека к моменту окончания дела. Продолжительность хранения такого дела после его окончания делопроизводством должна равняться 75 лет минус возраст данного лица к моменту окончания дела[3].
Также персональные данные работников могут храниться и на электронном носителе локальной компьютерной сети. На уровне персональных баз данных устанавливается двухступенчатая система паролей. Пароли могут сообщаться только избранным сотрудникам, которые имеют доступ к таким данным и несут ответственность за них. К таким работникам относят специалистов отдела кадров и бухгалтерии. Доступ же остальных специалистов к такой базе данных может осуществляться только с письменного разрешения руководителя.
Работник по прошествии своей трудовой деятельности может быть переведен в другой отдел, таким образом, его личное дело передается руководителю отдела, в который он переводится. Копии и выписки из персональных данных работника делаются исключительно с письменного разрешения руководителя отдела кадров.
§ 6. Трудовая книжка
В автобиографии отражаются следующие сведения:
1) фамилия, имя, отчество;
2) дата и место рождения;
3) полученное образование (где, когда и в каких учебных заведениях обучался);
4) трудовая деятельность;
5) профессия;
6) общественная работа, участие в выборных органах;
7) отношение к воинской службе и воинское звание;
8) наличие правительственных и других наград и поощрений;
9) сведения о семейном положении, совместно проживающих родственниках (отце, матери, детях).
Автобиография подписывается составителем с указанием даты.
Характеристика – это официальный документ, который содержит сведения о трудовой, общественной и иной деятельности работника. Она может быть оформлена как на общем бланке в произвольной форме, так и на стандартном листе бумаги формата А4.
В характеристике должны быть указаны следующие сведения:
1) название вида документа (в данном случае – характеристика);
2) фамилия, имя, отчество характеризуемого лица;
3) текст, в котором указаны: год рождения, образование, занимаемая должность, структурное подразделение, стаж работы в данной организации и в данной должности, деловые и моральные качества;
4) оценки трудовой деятельности, а также повышения профессиональных качеств;
5) поощрения, правительственные награды (если имеются), а также целевое назначение характеристики.
Внешнюю характеристику должен подписывать руководитель организации, и заверяется она печатью нанимателя. Внутреннюю характеристику подписывает руководитель структурного подразделения, в которой занимается своей трудовой деятельностью работник, обязательно с указанием даты.
Документы, которые находятся в личном деле, хранятся в отдельной обложке.
Обложка имеет заголовок личного дела – это фамилия, имя, отчество работника в именительном падеже, а также регистрационный индекс дела, который присваивается согласно журналу (книге) учета личных дел.
Включаемые в личное дело копии некоторых видов документов должны быть нотариально заверены, это документы об образовании, о повышении квалификации и т.д.
Заявления о приеме, переводе, увольнении оформляются на листе формата А4 или трафаретном бланке.
Если работник поменял фамилию после оформления личного дела, то его старая фамилия будет указана в скобках, а новая написана над ней.
Личные дела работников должны храниться в сейфах либо в шкафах отдельно от других документов, пронумерованые по порядку или в алфавитном порядке.
Все личные дела подвергаются строгому учету, поэтому для сохранности личных дел на каждом предприятии ведется журнал (книга) учета личных дел. Ответственность за сохранность личных дел возлагается на работников, которые ведут кадровую документацию.
Если работник, ответственный за учет и хранение личных дел, увольняется, то составляется акт приема-передачи дел, и все личные дела передаются новому сотруднику.
Каждый год на предприятии проверяется состояние личных дел работников и фиксируется в «Дополнении к личному листку по учету кадров». По результатам проверки составляется соответствующий акт, и все сведения доводятся до руководителя предприятия.
Выдача личных дел во временное пользование может быть только определенным должностным лицами только с разрешения руководителя предприятия. Разрешение руководителя требуется также, когда возникает необходимость выслать дело в другие организации по соответствующим запросам.
Не допускается производить какие-либо пометки, исправления в личном деле, которое было выдано во временное пользование, а также извлекать документы и разглашать конфиденциальные сведения из них.
Если из личного дела изымаются все же какие-либо документы, то по указанию руководителя организации ответственное за документацию лицо делает соответствующую запись во внутренней описи.
По общему правилу, личные дела, которые заведены на работников, не выдаются на руки этим работникам. Личное дело работника, который уволился с данного предприятия, извлекается из папки и передается на хранение в архив, причем на каждого уволенного сотрудника может быть оформлено самостоятельное дело. Однако удобнее индивидуальные личные дела помещать в одну обложку, но с учетом того, что одно такое дело не будет превышать 250 листов. Затем отдельные личные дела сшиваются по году увольнения. Внутри объединенного дела все личные дела по фамилиям должны быть расположены строго в алфавитном порядке и отделены друг от друга чистым листом. На каждом листе бумаги указываются фамилия, имя, отчество лица, на которое заведено личное дело. Все личные дела с указанием персональных данных и соответствующих номеров листов в объединенном деле подлежат описи.
Личные дела имеют длительный срок хранения, который исчисляется с учетом возраста человека к моменту окончания дела. Продолжительность хранения такого дела после его окончания делопроизводством должна равняться 75 лет минус возраст данного лица к моменту окончания дела[3].
Также персональные данные работников могут храниться и на электронном носителе локальной компьютерной сети. На уровне персональных баз данных устанавливается двухступенчатая система паролей. Пароли могут сообщаться только избранным сотрудникам, которые имеют доступ к таким данным и несут ответственность за них. К таким работникам относят специалистов отдела кадров и бухгалтерии. Доступ же остальных специалистов к такой базе данных может осуществляться только с письменного разрешения руководителя.
Работник по прошествии своей трудовой деятельности может быть переведен в другой отдел, таким образом, его личное дело передается руководителю отдела, в который он переводится. Копии и выписки из персональных данных работника делаются исключительно с письменного разрешения руководителя отдела кадров.
§ 6. Трудовая книжка
Путь трудовой деятельности каждого работника находит свое отражение в его трудовой книжке, которая является главным документом, характеризующим трудовую деятельность всех рабочих и служащих.
Согласно ст. 66 ТК РФ трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Работодатель (за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.
Другими словами, трудовые книжки должны быть заведены на работников и служащих государственных, кооперативных и общественных предприятий, учреждений и организаций, которые проработали свыше пяти дней, а также на работников, работа которых носит сезонный или временный характер, и подлежащих государственному социальному страхованию нештатных работников. Зачастую работа по совместительству не вносится в трудовую книжку, хотя ТК РФ предоставляет работнику право по его желанию вносить в трудовую книжку сведения о работе по совместительству, предоставляя документ, подтверждающий работу по совместительству.
В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение. По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству (ст. 66 ТК РФ).
Администрация предприятия по истечении недельного срока со дня приема на работу сотрудника производит заполнение трудовой книжки в присутствии этого работника.
Изготовление бланков трудовых книжек, порядок их ведения и хранения устанавливаются Правительством РФ.
Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, которые устанавливают порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.
Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. установлены следующие правила ведения и хранения трудовых книжек.
Трудовые книжки ведутся на государственном языке РФ. Трудовые книжки на территории республик в составе РФ, где установлен свой государственный язык, могут оформляться на государственном языке этой республики наряду с государственным языком РФ.
По письменному заявлению работника работодатель обязан выдать ему копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки. Выдача должна быть произведена не позднее трех дней со дня подачи заявления.
Если работник принят на работу впервые, работодатель оформляет трудовую книжку в его присутствии. Осуществление оформления трудовой книжки не должно быть позднее недельного срока со дня приема на работу.
В трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:
1) фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) – в соответствии с данными паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
2) при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, – образование, профессия, специальность – в соответствии с документами об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний.
Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя. Все записи должны быть внесены в течение недельного срока. Если работник увольняется, все записи должны точно соответствовать тексту приказа или распоряжения и должны вноситься в день увольнения.
Все записи в трудовой книжке в пределах соответствующего раздела имеют свой порядковый номер и не могут в чем-либо быть сокращены.
Запись внесения в трудовую книжку о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении повторяется в личной карточке работника. С каждой вносимой такой записью работодатель обязан ознакомить работника. Ознакомление производится под расписку в личной карточке ее владельца.
Порядок заполнения трудовой книжки утверждается Министерством труда и социального развития Российской Федерации.
В трудовую книжку записи о причинах прекращения трудового договора должны вноситься в строгом соответствии с определениями ТК РФ или иного федерального закона.
Трудовой договор прекращается по основаниям, предусмотренным ст. 77 ТК РФ. Исключения составляют случаи расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, согласно п. 4 и 10 ст. 77 ТК РФ. Запись об увольнении или прекращении трудового договора вносится в трудовую книжку со ссылкой на соответствующий пункт указанной статьи.
Если трудовой договор расторгается по инициативе работодателя, в трудовую книжку вносится запись об увольнении со ссылкой на соответствующий пункт ст. 81 ТК РФ.
В случае прекращения трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку должна вноситься запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт ст. 83 ТК РФ.
Если трудовой договор прекращается по другим основаниям, предусмотренным ТК РФ или иными федеральными законами, то в трудовой книжке запись об увольнении, т.е. прекращении трудового договора, должна иметь ссылку на соответствующую статью (пункт) ТК РФ или иного федерального закона.
Трудовой договор прекращается с осужденным работником. Если в соответствии с приговором суда работник лишен права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью, и он еще не отбыл наказание, в трудовую книжку должна вноситься запись о том, на каком основании, на какой срок и какую должность он лишен права занимать, а также какой деятельностью лишен права заниматься.
Если работник пожелает, то в трудовую книжку по месту основной работы вносятся сведения о работе по совместительству или об увольнении с этой работы на основании документа, который подтверждает работу по совместительству.
По месту работы в трудовую книжку могут вноситься следующие записи с указанием соответствующих документов:
1) период службы в органах внутренних дел, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах, а также период военной службы в соответствии с ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»;
2) период обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.
Соответствующие записи, которые внесены в трудовую книжку, являются недействительными в следующих случаях:
1) если работник был освобожден от работы (должности) в связи с незаконным осуждением;
2) если работник был отстранен от должности в связи с незаконным привлечением к уголовной ответственности.
Соответственно должен быть установлен оправдательный договор или постановление (определение) о прекращении уголовного дела за отсутствием события преступления, за отсутствием в деянии состава преступления или же за недоказанностью участия лица в совершении преступления. По письменному заявлению работника работодатель обязан выдать ему дубликат трудовой книжки без записи, признанной недействительной. Дубликат трудовой книжки должен быть выдан указанным лицом в порядке, установленном Правилами.
В трудовые книжки лиц, которые отбыли исправительные работы без лишения свободы, по месту работы должна быть внесена запись о том, что время работы в исправительный период не засчитывается в непрерывный трудовой стаж. Данная запись вносится в трудовые книжки лишь в том случае, когда окончен фактический срок отбытия наказания. Указанный срок устанавливается на основании справок органов внутренних дел.
Если осужденный уволен с работы в установленном порядке и поступил на новое место работы, соответствующие записи в трудовую книжку должны вноситься в той организации, в которую он был направлен и принят. Если в установленном порядке непрерывный трудовой стаж восстанавливается, то в трудовую книжку работника вносится запись о восстановлении непрерывного трудового стажа с указанием соответствующего документа. Указанная запись должна вноситься по последнему месту работы.
Если есть награждения или поощрения за трудовые заслуги, в трудовую книжку вносятся следующие сведения (п. 24 Постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках»):
1) о награждении государственными наградами, в т.ч. о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;
2) о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом организациями;
3) о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине.
Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся.
Работодатель производит изменения записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности работника на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов. Изменения таких записей в трудовой книжке производятся по последнему месту работы.
Если в трудовой книжке выявлена неточная или неправильная запись, ее исправление должно быть произведено по тому месту работы, где она была внесена. Соответствующая запись может быть исправлена работодателем по новому месту работы, но только на основании официального документа того работодателя, который допустил ошибку. Если в такой ситуации работник обратился к работодателю за помощью, последний обязан совершить все необходимые действия для устранения ошибок в трудовой книжке.
Организация, которая произвела неточную или неправильную запись, может быть реорганизована. В таком случае исправление производится ее правопреемником. Если такая организация ликвидирована, исправления вносятся работодателем по новому месту работы, но строго на основании соответствующего документа.
Сведения, которые исправлены в трудовой книжке, должны полностью соответствовать документу, в соответствии с которым они были исправлены. Если такой документ утерян или сведения не соответствуют его фактически выполнявшейся работе, сведения о работе исправляются в соответствии с другими документами, подтверждающими выполнение работ, которые не указаны в трудовой книжке.
Основаниями для исправления внесенных ранее записей не могут быть свидетельские показания. Исключения составляют: записи, в отношении которых вынесено судебное решение; случаи массовой утраты трудовых книжек работодателем вследствие чрезвычайных ситуаций, к которым относятся стихийные бедствия, экологические и техногенные катастрофы, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства.
В трудовой книжке есть разделы, которые содержат сведения о работе или о награждении. В таких разделах зачеркивание неправильных или неточных записей запрещено.
Изменение неправильных или неточных записей осуществляется на основании признания их недействительными и путем внесения правильных записей.
Записи об увольнении работника или его переводе на другую должность должны изменяться в том же порядке. Обязательным условием изменения таких записей является признание увольнения либо перевода незаконными.
Если лицо утратило трудовую книжку, оно обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. В свою очередь работодатель обязан в течение 15-ти дней выдать этому работнику дубликат его трудовой книжки.
При оформлении дубликата трудовой книжки в него должны быть внесены:
1) сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до того, как он поступил в данную организацию, что должно подтверждаться соответствующими документами;
2) сведения о работе, награждении или поощрении, которые внесены в трудовую книжку по последнему месту работы.
Общий стаж работы записывается в совокупности с указанием количества лет, месяцев, дней работы. При этом организации, в которых лицо работало, периоды работы и должности не уточняются.
В случае, когда документы не содержат полных сведений о работе в прошлом, а на их основании внесены записи в трудовую книжку – в дубликат трудовой книжки вносятся только те сведения, которые имеются в этих документах.
Если в трудовой книжке есть запись об увольнении или переводе на работу, которая признана недействительной, работник имеет право написать заявление по последнему месту работы, где обязаны выдать дубликат трудовой книжки. В дубликате трудовой книжки должны быть отражены все записи, имеющиеся в трудовой книжке, кроме записи, которая признана недействительной.
Оформление трудовой книжки производится в установленном порядке, после чего она возвращается владельцу.
В случае если трудовая книжка либо вкладыш пришли в негодность, например порваны, испачканы, обгорели, и т.д., – их дубликат выдается в том же порядке.
Работодатель может утратить трудовые книжки работников вследствие чрезвычайных ситуаций: стихийные бедствия, массовые беспорядки, экологические и техногенные катастрофы, а также другие чрезвычайные обстоятельства. При таких ситуациях трудовой стаж работников устанавливает комиссия по установлению трудового стажа. Такая комиссия создается органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Указанную комиссию составляют представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.
Факт работы, сведения о профессии и должности, а также периоды работы в данной организации устанавливаются комиссией. Установление осуществляется на основании документов, которые имеются у работника. Такими документами могут быть справка, расчетная книжка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза и т.п. Если такие документы отсутствуют, то установление осуществляется на основании показаний двух или более свидетелей. Свидетели должны знать работника по совместной с ним деятельности в одной организации или в одной системе.
В случае если работник, до того как поступил в данную организацию, уже работал, комиссия принимает меры для получения таких документов, которые подтверждали бы данный факт.
Результатом работы комиссии является акт. При составлении акта указываются периоды работы, профессия, должность, а также продолжительность трудового стажа работника.
На основании акта комиссии работодатель обязан выдать работнику дубликат трудовой книжки.
В судебном порядке подтверждается стаж работы (в т.ч. установленный на основании свидетельских показаний), если документы, подтверждающие его, не сохранились.
Если работник увольняется, т.е. трудовой договор прекращается, все записи, которые внесены в его трудовую книжку за время работы в данной организации, должны быть заверены подписью работодателя, печатью организации или кадровой службы, а также подписью работника. В случае отсутствия подписи работодателя записи могут быть заверены подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Подписью работника записи могут не заверяться в случаях, если в день увольнения он отсутствует на работе и поэтому трудовую книжку выдать невозможно; если отказался получать трудовую книжку на руки.
Если заполнение трудовой книжки осуществлялось на государственном языке Российской Федерации и на государственном языке республики в составе Российской Федерации, оба текста должны быть заверены.
В день увольнения работника, т.е. в последний день работы, работодателем выдается трудовая книжка, в которую внесена запись об увольнении.
Если по вине работодателя задерживается выдача трудовой книжки, а также при внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника, ему в обязательном порядке возмещается не полученный во все время задержки заработок за счет работодателя. В таком случае день увольнения будет считаться днем выдачи трудовой книжки. Работодатель издает приказ или распоряжение о новом дне увольнения работника, т.е. прекращении трудового договора. Также о новом дне увольнения вносится запись в трудовую книжку, а внесенная до нее запись признается недействительной в порядке, установленном правилами.
Если в день увольнения (прекращения трудового договора) работник отсутствует, работодатель обязан направить уведомление о том, что ему необходимо явиться за трудовой книжкой. В случае если работник отказывается от получения трудовой книжки на руки, работодатель обязан дать согласие на отправление ее по почте. Однако пересылать трудовую книжку по адресу, указанному работником, допускается только с его согласия.
Если работодатель отправил уведомление, то со дня его отправления он не несет ответственность за задержку выдачи работнику трудовой книжки.
В случае смерти работника в трудовую книжку вносится соответствующая запись о прекращении трудового договора. При этом трудовая книжка должна быть выдана под расписку на руки одному из родственников умершего либо по письменному заявлению одного из родственников высылается по почте.
Когда в трудовой книжке все страницы одного из разделов заполнены, т.е. больше нет свободного места для дальнейшего заполнения, в трудовую книжку вшивается вкладыш. Он оформляется работодателем и ведется в таком же порядке, как и трудовая книжка. Без трудовой книжки вкладыш считается недействительным.
В случае если выдается вкладыш, ставится штамп в трудовую книжку. Штамп ставится при выдаче каждого вкладыша и имеет следующую надпись: «Выдан вкладыш», также указывается серия и номер вкладыша.
С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, в организациях ведутся (п. 40 Постановления «О трудовых книжках»):
1) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
2) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Формы указанных книг утверждаются Министерством труда и социального развития Российской Федерации.
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведется бухгалтерией организации. В нее вносятся сведения обо всех операциях, которые связаны с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. При этом серия и номера каждого бланка вкладыша должны быть указаны в трудовой книжке.
Согласно ст. 66 ТК РФ трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Работодатель (за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.
Другими словами, трудовые книжки должны быть заведены на работников и служащих государственных, кооперативных и общественных предприятий, учреждений и организаций, которые проработали свыше пяти дней, а также на работников, работа которых носит сезонный или временный характер, и подлежащих государственному социальному страхованию нештатных работников. Зачастую работа по совместительству не вносится в трудовую книжку, хотя ТК РФ предоставляет работнику право по его желанию вносить в трудовую книжку сведения о работе по совместительству, предоставляя документ, подтверждающий работу по совместительству.
В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение. По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству (ст. 66 ТК РФ).
Администрация предприятия по истечении недельного срока со дня приема на работу сотрудника производит заполнение трудовой книжки в присутствии этого работника.
Изготовление бланков трудовых книжек, порядок их ведения и хранения устанавливаются Правительством РФ.
Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, которые устанавливают порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.
Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. установлены следующие правила ведения и хранения трудовых книжек.
Трудовые книжки ведутся на государственном языке РФ. Трудовые книжки на территории республик в составе РФ, где установлен свой государственный язык, могут оформляться на государственном языке этой республики наряду с государственным языком РФ.
По письменному заявлению работника работодатель обязан выдать ему копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки. Выдача должна быть произведена не позднее трех дней со дня подачи заявления.
Если работник принят на работу впервые, работодатель оформляет трудовую книжку в его присутствии. Осуществление оформления трудовой книжки не должно быть позднее недельного срока со дня приема на работу.
В трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:
1) фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) – в соответствии с данными паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
2) при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, – образование, профессия, специальность – в соответствии с документами об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний.
Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя. Все записи должны быть внесены в течение недельного срока. Если работник увольняется, все записи должны точно соответствовать тексту приказа или распоряжения и должны вноситься в день увольнения.
Все записи в трудовой книжке в пределах соответствующего раздела имеют свой порядковый номер и не могут в чем-либо быть сокращены.
Запись внесения в трудовую книжку о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении повторяется в личной карточке работника. С каждой вносимой такой записью работодатель обязан ознакомить работника. Ознакомление производится под расписку в личной карточке ее владельца.
Порядок заполнения трудовой книжки утверждается Министерством труда и социального развития Российской Федерации.
В трудовую книжку записи о причинах прекращения трудового договора должны вноситься в строгом соответствии с определениями ТК РФ или иного федерального закона.
Трудовой договор прекращается по основаниям, предусмотренным ст. 77 ТК РФ. Исключения составляют случаи расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, согласно п. 4 и 10 ст. 77 ТК РФ. Запись об увольнении или прекращении трудового договора вносится в трудовую книжку со ссылкой на соответствующий пункт указанной статьи.
Если трудовой договор расторгается по инициативе работодателя, в трудовую книжку вносится запись об увольнении со ссылкой на соответствующий пункт ст. 81 ТК РФ.
В случае прекращения трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку должна вноситься запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт ст. 83 ТК РФ.
Если трудовой договор прекращается по другим основаниям, предусмотренным ТК РФ или иными федеральными законами, то в трудовой книжке запись об увольнении, т.е. прекращении трудового договора, должна иметь ссылку на соответствующую статью (пункт) ТК РФ или иного федерального закона.
Трудовой договор прекращается с осужденным работником. Если в соответствии с приговором суда работник лишен права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью, и он еще не отбыл наказание, в трудовую книжку должна вноситься запись о том, на каком основании, на какой срок и какую должность он лишен права занимать, а также какой деятельностью лишен права заниматься.
Если работник пожелает, то в трудовую книжку по месту основной работы вносятся сведения о работе по совместительству или об увольнении с этой работы на основании документа, который подтверждает работу по совместительству.
По месту работы в трудовую книжку могут вноситься следующие записи с указанием соответствующих документов:
1) период службы в органах внутренних дел, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах, а также период военной службы в соответствии с ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»;
2) период обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.
Соответствующие записи, которые внесены в трудовую книжку, являются недействительными в следующих случаях:
1) если работник был освобожден от работы (должности) в связи с незаконным осуждением;
2) если работник был отстранен от должности в связи с незаконным привлечением к уголовной ответственности.
Соответственно должен быть установлен оправдательный договор или постановление (определение) о прекращении уголовного дела за отсутствием события преступления, за отсутствием в деянии состава преступления или же за недоказанностью участия лица в совершении преступления. По письменному заявлению работника работодатель обязан выдать ему дубликат трудовой книжки без записи, признанной недействительной. Дубликат трудовой книжки должен быть выдан указанным лицом в порядке, установленном Правилами.
В трудовые книжки лиц, которые отбыли исправительные работы без лишения свободы, по месту работы должна быть внесена запись о том, что время работы в исправительный период не засчитывается в непрерывный трудовой стаж. Данная запись вносится в трудовые книжки лишь в том случае, когда окончен фактический срок отбытия наказания. Указанный срок устанавливается на основании справок органов внутренних дел.
Если осужденный уволен с работы в установленном порядке и поступил на новое место работы, соответствующие записи в трудовую книжку должны вноситься в той организации, в которую он был направлен и принят. Если в установленном порядке непрерывный трудовой стаж восстанавливается, то в трудовую книжку работника вносится запись о восстановлении непрерывного трудового стажа с указанием соответствующего документа. Указанная запись должна вноситься по последнему месту работы.
Если есть награждения или поощрения за трудовые заслуги, в трудовую книжку вносятся следующие сведения (п. 24 Постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках»):
1) о награждении государственными наградами, в т.ч. о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;
2) о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом организациями;
3) о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине.
Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся.
Работодатель производит изменения записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности работника на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов. Изменения таких записей в трудовой книжке производятся по последнему месту работы.
Если в трудовой книжке выявлена неточная или неправильная запись, ее исправление должно быть произведено по тому месту работы, где она была внесена. Соответствующая запись может быть исправлена работодателем по новому месту работы, но только на основании официального документа того работодателя, который допустил ошибку. Если в такой ситуации работник обратился к работодателю за помощью, последний обязан совершить все необходимые действия для устранения ошибок в трудовой книжке.
Организация, которая произвела неточную или неправильную запись, может быть реорганизована. В таком случае исправление производится ее правопреемником. Если такая организация ликвидирована, исправления вносятся работодателем по новому месту работы, но строго на основании соответствующего документа.
Сведения, которые исправлены в трудовой книжке, должны полностью соответствовать документу, в соответствии с которым они были исправлены. Если такой документ утерян или сведения не соответствуют его фактически выполнявшейся работе, сведения о работе исправляются в соответствии с другими документами, подтверждающими выполнение работ, которые не указаны в трудовой книжке.
Основаниями для исправления внесенных ранее записей не могут быть свидетельские показания. Исключения составляют: записи, в отношении которых вынесено судебное решение; случаи массовой утраты трудовых книжек работодателем вследствие чрезвычайных ситуаций, к которым относятся стихийные бедствия, экологические и техногенные катастрофы, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства.
В трудовой книжке есть разделы, которые содержат сведения о работе или о награждении. В таких разделах зачеркивание неправильных или неточных записей запрещено.
Изменение неправильных или неточных записей осуществляется на основании признания их недействительными и путем внесения правильных записей.
Записи об увольнении работника или его переводе на другую должность должны изменяться в том же порядке. Обязательным условием изменения таких записей является признание увольнения либо перевода незаконными.
Если лицо утратило трудовую книжку, оно обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. В свою очередь работодатель обязан в течение 15-ти дней выдать этому работнику дубликат его трудовой книжки.
При оформлении дубликата трудовой книжки в него должны быть внесены:
1) сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до того, как он поступил в данную организацию, что должно подтверждаться соответствующими документами;
2) сведения о работе, награждении или поощрении, которые внесены в трудовую книжку по последнему месту работы.
Общий стаж работы записывается в совокупности с указанием количества лет, месяцев, дней работы. При этом организации, в которых лицо работало, периоды работы и должности не уточняются.
В случае, когда документы не содержат полных сведений о работе в прошлом, а на их основании внесены записи в трудовую книжку – в дубликат трудовой книжки вносятся только те сведения, которые имеются в этих документах.
Если в трудовой книжке есть запись об увольнении или переводе на работу, которая признана недействительной, работник имеет право написать заявление по последнему месту работы, где обязаны выдать дубликат трудовой книжки. В дубликате трудовой книжки должны быть отражены все записи, имеющиеся в трудовой книжке, кроме записи, которая признана недействительной.
Оформление трудовой книжки производится в установленном порядке, после чего она возвращается владельцу.
В случае если трудовая книжка либо вкладыш пришли в негодность, например порваны, испачканы, обгорели, и т.д., – их дубликат выдается в том же порядке.
Работодатель может утратить трудовые книжки работников вследствие чрезвычайных ситуаций: стихийные бедствия, массовые беспорядки, экологические и техногенные катастрофы, а также другие чрезвычайные обстоятельства. При таких ситуациях трудовой стаж работников устанавливает комиссия по установлению трудового стажа. Такая комиссия создается органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Указанную комиссию составляют представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.
Факт работы, сведения о профессии и должности, а также периоды работы в данной организации устанавливаются комиссией. Установление осуществляется на основании документов, которые имеются у работника. Такими документами могут быть справка, расчетная книжка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза и т.п. Если такие документы отсутствуют, то установление осуществляется на основании показаний двух или более свидетелей. Свидетели должны знать работника по совместной с ним деятельности в одной организации или в одной системе.
В случае если работник, до того как поступил в данную организацию, уже работал, комиссия принимает меры для получения таких документов, которые подтверждали бы данный факт.
Результатом работы комиссии является акт. При составлении акта указываются периоды работы, профессия, должность, а также продолжительность трудового стажа работника.
На основании акта комиссии работодатель обязан выдать работнику дубликат трудовой книжки.
В судебном порядке подтверждается стаж работы (в т.ч. установленный на основании свидетельских показаний), если документы, подтверждающие его, не сохранились.
Если работник увольняется, т.е. трудовой договор прекращается, все записи, которые внесены в его трудовую книжку за время работы в данной организации, должны быть заверены подписью работодателя, печатью организации или кадровой службы, а также подписью работника. В случае отсутствия подписи работодателя записи могут быть заверены подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Подписью работника записи могут не заверяться в случаях, если в день увольнения он отсутствует на работе и поэтому трудовую книжку выдать невозможно; если отказался получать трудовую книжку на руки.
Если заполнение трудовой книжки осуществлялось на государственном языке Российской Федерации и на государственном языке республики в составе Российской Федерации, оба текста должны быть заверены.
В день увольнения работника, т.е. в последний день работы, работодателем выдается трудовая книжка, в которую внесена запись об увольнении.
Если по вине работодателя задерживается выдача трудовой книжки, а также при внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника, ему в обязательном порядке возмещается не полученный во все время задержки заработок за счет работодателя. В таком случае день увольнения будет считаться днем выдачи трудовой книжки. Работодатель издает приказ или распоряжение о новом дне увольнения работника, т.е. прекращении трудового договора. Также о новом дне увольнения вносится запись в трудовую книжку, а внесенная до нее запись признается недействительной в порядке, установленном правилами.
Если в день увольнения (прекращения трудового договора) работник отсутствует, работодатель обязан направить уведомление о том, что ему необходимо явиться за трудовой книжкой. В случае если работник отказывается от получения трудовой книжки на руки, работодатель обязан дать согласие на отправление ее по почте. Однако пересылать трудовую книжку по адресу, указанному работником, допускается только с его согласия.
Если работодатель отправил уведомление, то со дня его отправления он не несет ответственность за задержку выдачи работнику трудовой книжки.
В случае смерти работника в трудовую книжку вносится соответствующая запись о прекращении трудового договора. При этом трудовая книжка должна быть выдана под расписку на руки одному из родственников умершего либо по письменному заявлению одного из родственников высылается по почте.
Когда в трудовой книжке все страницы одного из разделов заполнены, т.е. больше нет свободного места для дальнейшего заполнения, в трудовую книжку вшивается вкладыш. Он оформляется работодателем и ведется в таком же порядке, как и трудовая книжка. Без трудовой книжки вкладыш считается недействительным.
В случае если выдается вкладыш, ставится штамп в трудовую книжку. Штамп ставится при выдаче каждого вкладыша и имеет следующую надпись: «Выдан вкладыш», также указывается серия и номер вкладыша.
С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, в организациях ведутся (п. 40 Постановления «О трудовых книжках»):
1) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
2) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Формы указанных книг утверждаются Министерством труда и социального развития Российской Федерации.
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведется бухгалтерией организации. В нее вносятся сведения обо всех операциях, которые связаны с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. При этом серия и номера каждого бланка вкладыша должны быть указаны в трудовой книжке.