Страница:
Щелкните на заголовке сообщения. Теперь его наконец-то можно прочитать целиком. О, новые кнопки! Пока вы читаете письма от разработчиков Gmail, расскажем о том, для чего все они нужны (рис. 1.7).
Рисунок 1.6. Звездочка, зажгись!
Рисунок 1.7. Работа с сообщением
Архив – место, где собирается все накопленное вами информационное богатство. Если вы любите, чтобы папка «Входящие» сохраняла девственную чистоту, нажмите кнопку «Архивировать» после прочтения сообщения – письмо переместится в свое постоянное хранилище. Просмотреть его можно будет, выбрав раздел «Вся почта» основного экрана.
Кнопка «Сообщить о спаме» дает возможность мгновенно поместить письмо с непрошеной рекламой в раздел «Спам». При этом решается сразу несколько задач:
• вы удаляете с глаз долой еще одну рекламу садовых участков поселка Кольцово или неповторимой инновационной овощечистки за две тысячи рублей;
• сервис Gmail получает сигнал о том, что то или иное письмо считается спамом. Как только таких сигналов становится много (ведь множество людей по всему миру использует Gmail!), копии писем начинают отбраковываться автоматически;
• сигнал о том, что та или иная спам-рассылка прорвала линии обороны Gmail, дает его разработчикам знать, что их алгоритмы распознавания нуждаются в улучшении.
Если же полученное письмо спамом не является, но и не представляет для вас никакой ценности, то его можно спокойно выбросить (заведует этим, как нетрудно догадаться, кнопка «Удалить»). В этом случае сообщение будет помещено в раздел «Корзина», из которого оно, в свою очередь, будет удалено спустя месяц.
Пункт «Переместить в» позволяет взять письмо из раздела «Входящие» и назначить ему определенный ярлык, при этом само сообщение из «Входящих» пропадет. Но… хотите сказать, у вас еще нет ярлыков? Ошибаетесь! Для вашего удобства новая почта уже содержит несколько меток: «Личные», «Путешествие», «Работа», «Счета». Но давайте создадим еще один, собственный. Как раз читаете письмо с новыми заданиями от шефа? Давайте присвоим этому сообщению ярлык «Босс»! (Оригиналы могут поупражняться в остроумии, давая метке любимые прозвища руководителей.) Смотрите, как просто: выбираем пункт меню «Переместить в – Создать» (рис. 1.8).
В появившемся окне вводим название ярлыка и нажимаем «ОК». Смотрите: сообщение пропало из раздела «Входящие» и теперь доступно из пунктов «Еще – Вся почта» и ярлыка «Босс» (рис. 1.9).
Рисунок 1.8. Создаем новый ярлык
Рисунок 1.9. Письма начальства теперь не пропадут
Вся мощь ярлыков проявляется, когда их у нас становится несколько. Давайте создадим нужный нам набор, перейдя в пункт «Настройки – Ярлыки»: он отвечает за создание, переименование и удаление меток. Вы, наверное, уже заметили, что некоторые ярлыки и разделы в основном экране скрыты за выпадающим меню «еще…»? Так вот, именно здесь можно настроить показ или скрытие тех или иных ярлыков и разделов (в настройках они называются «системные ярлыки») (рис. 1.10).
Рисунок 1.10. Здесь можно создать новый ярлык, переименовать существующий (для этого нужно лишь щелкнуть на нем мышкой и начать писать заново), а также скрыть его за выпадающим меню «еще…» или удалить совсем
Не бойтесь, удаляя ярлыки, удалить и сами письма – в отличие от стандартных папок метки всего лишь исчезают из сообщений, не затрагивая их самих. Вдобавок к «Боссу» мы создаем ярлыки «Семья» и «Лучшие» – просто вводим слово в поле ввода и нажимаем кнопку «Создать». Письмо от брата, в котором он поздравляет вас с днем рождения, можно отнести одновременно к двум категориям: «Семья» и «Лучшие», так? Тогда давайте присвоим письму сразу несколько ярлыков: открываем письмо, нажимаем кнопку «Ярлыки» и помечаем галочками те, что хотим прикрепить к сообщению (рис. 1.11).
Рисунок 1.11. Лучшие письма от большой семьи. Два ярлыка у одного письма одновременно
И письмо от начальника, где он сообщает вам о повышении, тоже можно отнести к «Лучшим» из полученных вами сообщений от босса. Понимаете идею? Выбрав затем ярлык «Лучшие», вы получите личный топ сообщений как от родных, так и от руководства.
Как можно применять ярлыки? Для построения своеобразной иерархии сообщений можно создать ярлык «Рассылки», который будет даваться всем тем многочисленным анекдотам, прогнозам погоды и рецептам блюд, что вы получаете по подписке. Кроме того, заводятся ярлыки под каждую конкретную категорию: «Рецепты», «Анекдоты», «Погода». Хотите – смотрите рассылки россыпью, хотите – выбирайте конкретный раздел.
Наводим красоту: ярлыки можно сделать разноцветными! Для этого щелкните на небольшом светло-зеленом квадрате справа от ярлыка. Из предложенной палитры выберите понравившийся вам вариант раскраски текста или фона: критически важные метки можно окрасить в оттенки красного, тогда как для рутинных тем стоит выбрать нейтральные цвета, чтобы взгляд при просмотре списка писем выделял главное. Из того же меню можно скрыть ярлык или удалить его (рис. 1.12).
Рисунок 1.12. Выбираем цвет ярлыка в соответствии со своими эстетическими предпочтениями
Однако вернемся к нашему списку сообщений. Редкая переписка ограничивается одним письмом – общение по электронной почте предполагает диалог, а не монолог. Если все сообщения в почтовом ящике отсортированы по дням их поступления, нить беседы становится сложно поддерживать при сколь-нибудь значительном объеме переписки. Но только не в Gmail – он автоматически группирует сообщения по темам, создавая так называемые цепочки писем. В одном месте вы видите всю историю переписки с тем или иным адресатом. Вот так выглядит типичная цепочка на главном экране (рис. 1.13):
Рисунок 1.13. На фотографии слева направо: флажок отметки, звездочка, участники переписки, число писем (в скобках), тема письма, фрагмент текста и дата последнего сообщения
Щелкните на цепочке – вы увидите «колоду» писем с именами участников и фрагментами переписки (рис. 1.14):
Рисунок 1.14. Цепочка писем. В этой переписке участвуют два человека, но, вообще говоря, количество участников не ограничено
Стоит нажать на любой из заголовков, как требуемое письмо тут же раскроется полностью. Можно посмотреть и всю цепочку разом: выберите пункт «Развернуть все» в правом верхнем углу экрана – и все сообщения будут полностью развернуты, после чего на месте пункта «Развернуть» возникнет обратная команда: «Свернуть все».
Вам задали вопрос по почте, требующий немедленного ответа? Чтобы отреагировать на полученное письмо, достаточно нажать на кнопку «Ответить» или просто щелкнуть мышкой на текстовом поле в нижней части экрана. При создании ответного письма на экране появится много нового (рис. 1.15).
Рисунок 1.15. На письма нужно отвечать
В режиме ответа, как и при создании нового письма, вы можете редактировать список получателей, добавляя новых адресатов через запятую или удаляя ненужных, указывать получателей обычной и скрытой копии (ссылки «Добавить копию», «Добавить скрытую копию», расположенные сразу под полем «Кому»), изменять тему письма («Изменить тему»), а также прикреплять один или несколько файлов. Файлы рекомендую прикреплять к сообщению сразу же – во-первых, так уменьшается вероятность того, что вы забудете приложить их в самом конце, а во-вторых, пока будете писать текст письма, сами файлы будут в фоновом режиме загружаться на сервер Gmail (рис. 1.16).
Рисунок 1.16. Сначала добавляем файлы, потом пишем письмо
Редактор
Новое письмо
Фильтры и поиск
Люди
Задачи
Архив – место, где собирается все накопленное вами информационное богатство. Если вы любите, чтобы папка «Входящие» сохраняла девственную чистоту, нажмите кнопку «Архивировать» после прочтения сообщения – письмо переместится в свое постоянное хранилище. Просмотреть его можно будет, выбрав раздел «Вся почта» основного экрана.
Кнопка «Сообщить о спаме» дает возможность мгновенно поместить письмо с непрошеной рекламой в раздел «Спам». При этом решается сразу несколько задач:
• вы удаляете с глаз долой еще одну рекламу садовых участков поселка Кольцово или неповторимой инновационной овощечистки за две тысячи рублей;
• сервис Gmail получает сигнал о том, что то или иное письмо считается спамом. Как только таких сигналов становится много (ведь множество людей по всему миру использует Gmail!), копии писем начинают отбраковываться автоматически;
• сигнал о том, что та или иная спам-рассылка прорвала линии обороны Gmail, дает его разработчикам знать, что их алгоритмы распознавания нуждаются в улучшении.
Если же полученное письмо спамом не является, но и не представляет для вас никакой ценности, то его можно спокойно выбросить (заведует этим, как нетрудно догадаться, кнопка «Удалить»). В этом случае сообщение будет помещено в раздел «Корзина», из которого оно, в свою очередь, будет удалено спустя месяц.
Пункт «Переместить в» позволяет взять письмо из раздела «Входящие» и назначить ему определенный ярлык, при этом само сообщение из «Входящих» пропадет. Но… хотите сказать, у вас еще нет ярлыков? Ошибаетесь! Для вашего удобства новая почта уже содержит несколько меток: «Личные», «Путешествие», «Работа», «Счета». Но давайте создадим еще один, собственный. Как раз читаете письмо с новыми заданиями от шефа? Давайте присвоим этому сообщению ярлык «Босс»! (Оригиналы могут поупражняться в остроумии, давая метке любимые прозвища руководителей.) Смотрите, как просто: выбираем пункт меню «Переместить в – Создать» (рис. 1.8).
В появившемся окне вводим название ярлыка и нажимаем «ОК». Смотрите: сообщение пропало из раздела «Входящие» и теперь доступно из пунктов «Еще – Вся почта» и ярлыка «Босс» (рис. 1.9).
Вся мощь ярлыков проявляется, когда их у нас становится несколько. Давайте создадим нужный нам набор, перейдя в пункт «Настройки – Ярлыки»: он отвечает за создание, переименование и удаление меток. Вы, наверное, уже заметили, что некоторые ярлыки и разделы в основном экране скрыты за выпадающим меню «еще…»? Так вот, именно здесь можно настроить показ или скрытие тех или иных ярлыков и разделов (в настройках они называются «системные ярлыки») (рис. 1.10).
Не бойтесь, удаляя ярлыки, удалить и сами письма – в отличие от стандартных папок метки всего лишь исчезают из сообщений, не затрагивая их самих. Вдобавок к «Боссу» мы создаем ярлыки «Семья» и «Лучшие» – просто вводим слово в поле ввода и нажимаем кнопку «Создать». Письмо от брата, в котором он поздравляет вас с днем рождения, можно отнести одновременно к двум категориям: «Семья» и «Лучшие», так? Тогда давайте присвоим письму сразу несколько ярлыков: открываем письмо, нажимаем кнопку «Ярлыки» и помечаем галочками те, что хотим прикрепить к сообщению (рис. 1.11).
И письмо от начальника, где он сообщает вам о повышении, тоже можно отнести к «Лучшим» из полученных вами сообщений от босса. Понимаете идею? Выбрав затем ярлык «Лучшие», вы получите личный топ сообщений как от родных, так и от руководства.
Как можно применять ярлыки? Для построения своеобразной иерархии сообщений можно создать ярлык «Рассылки», который будет даваться всем тем многочисленным анекдотам, прогнозам погоды и рецептам блюд, что вы получаете по подписке. Кроме того, заводятся ярлыки под каждую конкретную категорию: «Рецепты», «Анекдоты», «Погода». Хотите – смотрите рассылки россыпью, хотите – выбирайте конкретный раздел.
Наводим красоту: ярлыки можно сделать разноцветными! Для этого щелкните на небольшом светло-зеленом квадрате справа от ярлыка. Из предложенной палитры выберите понравившийся вам вариант раскраски текста или фона: критически важные метки можно окрасить в оттенки красного, тогда как для рутинных тем стоит выбрать нейтральные цвета, чтобы взгляд при просмотре списка писем выделял главное. Из того же меню можно скрыть ярлык или удалить его (рис. 1.12).
Однако вернемся к нашему списку сообщений. Редкая переписка ограничивается одним письмом – общение по электронной почте предполагает диалог, а не монолог. Если все сообщения в почтовом ящике отсортированы по дням их поступления, нить беседы становится сложно поддерживать при сколь-нибудь значительном объеме переписки. Но только не в Gmail – он автоматически группирует сообщения по темам, создавая так называемые цепочки писем. В одном месте вы видите всю историю переписки с тем или иным адресатом. Вот так выглядит типичная цепочка на главном экране (рис. 1.13):
Щелкните на цепочке – вы увидите «колоду» писем с именами участников и фрагментами переписки (рис. 1.14):
Стоит нажать на любой из заголовков, как требуемое письмо тут же раскроется полностью. Можно посмотреть и всю цепочку разом: выберите пункт «Развернуть все» в правом верхнем углу экрана – и все сообщения будут полностью развернуты, после чего на месте пункта «Развернуть» возникнет обратная команда: «Свернуть все».
Вам задали вопрос по почте, требующий немедленного ответа? Чтобы отреагировать на полученное письмо, достаточно нажать на кнопку «Ответить» или просто щелкнуть мышкой на текстовом поле в нижней части экрана. При создании ответного письма на экране появится много нового (рис. 1.15).
В режиме ответа, как и при создании нового письма, вы можете редактировать список получателей, добавляя новых адресатов через запятую или удаляя ненужных, указывать получателей обычной и скрытой копии (ссылки «Добавить копию», «Добавить скрытую копию», расположенные сразу под полем «Кому»), изменять тему письма («Изменить тему»), а также прикреплять один или несколько файлов. Файлы рекомендую прикреплять к сообщению сразу же – во-первых, так уменьшается вероятность того, что вы забудете приложить их в самом конце, а во-вторых, пока будете писать текст письма, сами файлы будут в фоновом режиме загружаться на сервер Gmail (рис. 1.16).
Редактор
Писать текст можно двумя способами – обычным и красивым. Обычный способ предполагает, что ничего, кроме текста, в письме не будет. Более того, будет отсутствовать и какое-либо форматирование – никаких тебе подчеркиваний, разных размеров шрифта и выделения курсивом. Несмотря на естественную тягу человека к прекрасному, в большинстве случаев такой подход – самый правильный. Если электронная почта используется для деловой переписки, то красные буквы и гигантского размера подпись могут просто раздражать. Поэтому сдержанность в данном случае – осознанная необходимость и хороший тон. Другое дело – поздравления или веселая дружеская переписка! Сразу под ссылкой «Прикрепить копию» находится пункт «Расширенное форматирование». Щелкаем по нему мышкой и смотрим на открывшийся список возможностей (рис. 1.17).
Рисунок 1.17. Панель инструментов текстового редактора
Здесь и привычные по офисным пакетам разнообразные шрифты (по порядку слева направо: полужирный шрифт, курсив, подчеркивание, вид шрифта, его размер, цвет текста, цвет фона), и радующие душу вездесущие смайлики, а также вставка гиперссылок (иконка с цепью). Кроме того, здесь присутствует добавление пунктов списка, а также работа с выравниванием текста, удаление форматирования и проверка орфографии. В английской версии пункт «Расширенное форматирование» называется Rich Formatting. И впрямь Rich – богато! Тем не менее при желании всегда можно переключиться в «бедный режим» – за это отвечает ссылка «Простой текст». Письмо написано, нужные файлы приложены. Можно отправлять? Не забудьте в последний момент проверить орфографию. Ничто не производит более неприятного впечатления, чем письмо, полное нелепых орфографических ошибок. Выберите пункт меню «Проверка правописания» и проверьте слова, выделенные красным цветом (рис. 1.18).
Рисунок 1.18. Щелчок левой кнопкой мыши вызывает меню с подсказкой правильных вариантов и возможностью немедленно исправить ошибку (команда «Изменить слово»). Для возврата к редактированию нажмите на ссылку «Возобновить правку»
Если в ходе написания важного письма в доме выключили свет или любимая кошка прошлась по клавиатуре, закрыв окно браузера, – не печальтесь, ваши труды не пропали напрасно. Через несколько секунд после того, как вы начали редактировать текст, само письмо попало в папку «Черновики» и с этого момента будет доступно оттуда до той поры, пока вы сами не решитесь его отправить или, наоборот, удалить (рис. 1.19).
Рисунок 1.19. Рукописи не горят. Письма не теряются
Автосохранение работает с периодичностью примерно в 30 секунд (зависит от скорости набора текста), а это значит, что бо́льшая часть вашей работы даже в случае аварии останется в целости и сохранности. Чтобы продолжить работу над сообщением после устранения проблем, достаточно зайти в папку «Черновики» и выбрать его из списка! Но черновики существуют не только для «аварийных» писем. В любой момент времени работы над текстом можно нажать кнопку «Сохранить черновик». После этого письмо немедленно попадет в одноименную категорию, а вы сможете вернуться к работе над ним в любое удобное для вас время из любой точки планеты, где есть Интернет. Все! Последние косметические правки сделаны, шедевр эпистолярного жанра полностью готов. Нажимаем кнопку «Отправить», которая находится как вверху письма, так и прямо под создаваемым текстом. Готово! Теперь ваше послание доступно из пунктов «Отправленные», а также «Вся почта».
Здесь и привычные по офисным пакетам разнообразные шрифты (по порядку слева направо: полужирный шрифт, курсив, подчеркивание, вид шрифта, его размер, цвет текста, цвет фона), и радующие душу вездесущие смайлики, а также вставка гиперссылок (иконка с цепью). Кроме того, здесь присутствует добавление пунктов списка, а также работа с выравниванием текста, удаление форматирования и проверка орфографии. В английской версии пункт «Расширенное форматирование» называется Rich Formatting. И впрямь Rich – богато! Тем не менее при желании всегда можно переключиться в «бедный режим» – за это отвечает ссылка «Простой текст». Письмо написано, нужные файлы приложены. Можно отправлять? Не забудьте в последний момент проверить орфографию. Ничто не производит более неприятного впечатления, чем письмо, полное нелепых орфографических ошибок. Выберите пункт меню «Проверка правописания» и проверьте слова, выделенные красным цветом (рис. 1.18).
Если в ходе написания важного письма в доме выключили свет или любимая кошка прошлась по клавиатуре, закрыв окно браузера, – не печальтесь, ваши труды не пропали напрасно. Через несколько секунд после того, как вы начали редактировать текст, само письмо попало в папку «Черновики» и с этого момента будет доступно оттуда до той поры, пока вы сами не решитесь его отправить или, наоборот, удалить (рис. 1.19).
Автосохранение работает с периодичностью примерно в 30 секунд (зависит от скорости набора текста), а это значит, что бо́льшая часть вашей работы даже в случае аварии останется в целости и сохранности. Чтобы продолжить работу над сообщением после устранения проблем, достаточно зайти в папку «Черновики» и выбрать его из списка! Но черновики существуют не только для «аварийных» писем. В любой момент времени работы над текстом можно нажать кнопку «Сохранить черновик». После этого письмо немедленно попадет в одноименную категорию, а вы сможете вернуться к работе над ним в любое удобное для вас время из любой точки планеты, где есть Интернет. Все! Последние косметические правки сделаны, шедевр эпистолярного жанра полностью готов. Нажимаем кнопку «Отправить», которая находится как вверху письма, так и прямо под создаваемым текстом. Готово! Теперь ваше послание доступно из пунктов «Отправленные», а также «Вся почта».
Новое письмо
Создание нового письма очень похоже на то, как если бы вы отвечали на письмо полученное. Однако здесь есть свои тонкости. Выберите пункт «Написать письмо» – он находится сразу под логотипом Gmail. На экране появится привычная форма ввода адресата, темы и текста. Начните ввод электронного адреса получателя: не заметили ничего необычного? Gmail пытается подставить подходящие адреса всех тех, с кем вы когда бы то ни было вели переписку. При этом он сортирует список по наиболее активным адресатам – те, с кем вы общаетесь чаще, будут находиться выше (рис. 1.20).
Рисунок 1.20. Gmail отгадывает адреса как заправский фокусник
Практически никогда вам не нужно будет вводить знакомый адрес до конца – Gmail угадает, что вы имели в виду, намного раньше. Удобно? Не то слово! Дело в том, что сервис ищет не только по адресу, но и по имени (про адресную книгу, где это имя можно отредактировать, мы поговорим чуть-чуть попозже). Если имя короткое, то проще всего вводить в поле «Кому» именно его. Этим преимуществом можно воспользоваться и дать тем людям, с которыми вы ведете активное общение, короткие уникальные имена, например «_Муж», «_Ольга» или «_АСН», – символ подчеркивания сразу уберет из предлагаемого списка неподходящих адресатов, и вы будете вводить адрес гораздо быстрее.
Практически никогда вам не нужно будет вводить знакомый адрес до конца – Gmail угадает, что вы имели в виду, намного раньше. Удобно? Не то слово! Дело в том, что сервис ищет не только по адресу, но и по имени (про адресную книгу, где это имя можно отредактировать, мы поговорим чуть-чуть попозже). Если имя короткое, то проще всего вводить в поле «Кому» именно его. Этим преимуществом можно воспользоваться и дать тем людям, с которыми вы ведете активное общение, короткие уникальные имена, например «_Муж», «_Ольга» или «_АСН», – символ подчеркивания сразу уберет из предлагаемого списка неподходящих адресатов, и вы будете вводить адрес гораздо быстрее.
Фильтры и поиск
Если вы только начали свою работу с Gmail, то сообщений в вашем почтовом ящике еще очень мало. Но спустя некоторое время их начнет становиться все больше, больше и больше. Это только кажется, что просматривать сотню почтовых сообщений в день – легкое и неутомительное занятие. На самом деле электронная почта – не только замечательное средство связи и общения, но еще и потрясающий «отвлекатель» от нужных дел. Начал просматривать все новое и интересное, что попало в ящик за выходные, – и двух часов как не бывало! Именно поэтому с самого начала нужно очень аккуратно подходить к вопросам «информационной гигиены». Они очень просты.
1. Самостоятельно определите время, когда вы будете проверять почту. Ничто не мешает держать окно браузера с запущенным Gmail хоть круглые сутки – в этом случае, как только новое письмо поступит на сервер, вы тотчас об этом узнаете. Но при таком подходе каждое, даже самое никчемное письмецо будет отвлекать от действительно важных дел. Поэтому если по долгу службы вы не обязаны отвечать на письма немедленно (а таких профессий очень мало, на память приходят лишь операторы службы поддержки), то сами определите часы, когда будете вводить в браузере заветный адрес. Проверяйте почту хоть каждый час – но по расписанию.
2. Расставьте приоритеты. Важные письма от деловых партнеров или родных, конечно, требуют быстрого ответа. А вот забавные истории из жизни, уведомления о новых оценках ваших фотографий из Турции, которые вы вчера разместили в «Одноклассниках», точно подождут до вечера. Возможно, некоторым из них не стоит даже попадать во «Входящие» – достаточно просто присвоить таким письмам соответствующий ярлык и положить в архив для последующего просмотра. Хорошая идея? Давайте я покажу, как это сделать. Практически в любой продвинутой почтовой программе есть фильтры. Не стал исключением и Gmail – фильтрация писем здесь осуществляется очень просто. Создайте новый ярлык под названием «Уведомления» – его мы будем давать всем сообщениям тех многочисленных социальных сетей, в которых вы зарегистрированы: «Одноклассники», «В контакте», «Мой круг» и т. д. Создали? Вверху экрана, справа от кнопок «Поиск почты» и «Веб-поиск», притаился небольшой пункт «Создать фильтр». В его критериях поиска доступны пять полей. По порядку: адрес отправителя, адрес получателя, тема письма, наличие слов в тексте, отсутствие определенных слов в тексте (операция, обратная предыдущей), а также проверка на наличие вложений. Давайте отфильтруем все уведомления о новых друзьях, поступающих с адреса signals@service.ru, у которых в поле «Тема» написано «У вас новое сообщение!» (рис. 1.21).
Рисунок 1.21. Создание фильтра начинается с определения критериев
Затем нужно решить, что делать с письмами, которые подходят под выбранные нами параметры. Поставим галочку напротив опции «Пропустить входящие» – подобные уведомления не настолько важны, чтобы отвлекать наше внимание. После этого поставим флажок напротив опции «Применить ярлык» и выберем подходящую метку. Назначьте фильтруемым письмам ярлык «Уведомления», после чего нажмите кнопку «Создать фильтр» (рис. 1.22).
Рисунок 1.22. Решаем, что делать с письмами, попавшими в воронку фильтра. Входящие – пропускаем, ярлык «Уведомления» прикрепляем
Готово! Начиная с этого времени все «уведомительные» письма от signals@service.ru будут помечаться нужным ярлыком, минуя раздел «Входящие». Советую создать такие фильтры для всех сообщений социальных сетей и рассылок, на которые вы подписаны. Накопившиеся, скажем, за пару-тройку дней (или неделю – зависит от активности ваших друзей и одноклассников) сигналы и нотификации можно будет просмотреть «одним махом», сэкономив уйму времени.
Существует очень быстрый способ создания фильтров на базе уже имеющихся у вас писем. Открыв любое сообщение, отправителя которого вы хотите отфильтровать, выберите пункт «Дополнительные действия – Фильтровать похожие письма». В ответ на это Gmail выведет на экран форму параметров фильтрации с уже заполненным полем «От:» – там будет стоять адрес автора выбранного письма. Все, что нужно будет сделать после этого, – ввести дополнительные уточняющие параметры (например, установить флажок «Содержит прикрепленные файлы» для того, чтобы выбрать только письма с вложениями), а затем определить действия, которые будет выполнять фильтр, – применять тот или иной ярлык, помечать звездочкой или отправлять прямиком в корзину (рис. 1.23). Поверьте, это самый быстрый способ создать фильтр – для него требуется всего шесть щелчков мышкой, и никакой клавиатуры! Я проверял.
Рисунок 1.23. Самый быстрый в мире способ создания фильтра Gmail
3. Как уже говорилось, для определения спам-сообщений Google использует сложные алгоритмы, блокирующие навязчивую рекламу и отправляющие ее прямиком в раздел «Спам» (находится в выпадающем меню «еще…»). Вы знаете, что нужно делать, когда особо хитрое письмо все же прорывает линии обороны и попадает во «Входящие». Но изредка возникают и обратные случаи – вполне «добропорядочное» сообщение ошибочно классифицируется сторожевым алгоритмом как нежелательное. Причина этого в том, что рекламные рассылки слишком хорошо научились мимикрировать под настоящие письма живых людей, а потому даже сложнейшему «искусственному интеллекту» бывает трудно провести грань между спамом и нормальным письмом. Увидев нужное сообщение в папке с нежелательной почтой, просто нажмите кнопку «Не спам» – реабилитированное, оно тут же вернется во «Входящие».
4. Фильтрами и ярлыками на все случаи почтовой жизни не напасешься. Кроме классификации очень полезно освоить поиск по собственной базе сообщений. Поиск – главный конек Google, а потому находить сообщения в Gmail удобно. Введите искомое слово в строке ввода и нажмите кнопку «Поиск почты». Спустя мгновение вам будет выдан список писем, удовлетворяющих введенному критерию. В принципе, это все! Искать письма можно, даже не зная никаких тонкостей и служебных команд. Я знаком с людьми, которые совсем отказались от ведения каких-либо ярлыков, – все нужные им письма они находят только с помощью поиска. Мне же кажется разумным здоровый баланс между классификацией по ярлыкам и поиском по базе сообщений, особенно с помощью нескольких полезных хитростей. Итак, если вы ищете все письма от человека, адрес которого содержит текст «ivanoff», введите в строке поиска «from: ivanoff» – полный адрес здесь не нужен, достаточно даже фрагмента e-mail (рис. 1.24).
Рисунок 1.24. Так найдутся письма как от ivanoff@gmail.com, так и от человека, записанного в вашей контактной книге как Ruslan Ivanoff.
Аналогичным образом ищется почта и по получателю письма – только здесь вместо «from» необходимо поставить «to». Если требуется найти письмо от любого из нескольких отправителей, можно объединить их адреса с помощью конструкции «ИЛИ». Вот так:
from: ivanoff OR petroff
Подобное объединение по «ИЛИ» помогает, если вы не помните точного адреса или слова в тексте письма, ведь тогда можно написать следующее: игрушка OR игрушек OR игра.
Указанная поисковая инструкция найдет все письма, в тексте которых есть хотя бы одно из перечисленных слов. Кстати, конструкцию OR можно применять и в фильтрах – не забывайте лишь писать «OR» заглавными буквами. Попробуйте. Сообщение с определенным текстом в теме письма ищут с помощью оператора subject. Если вам вдруг потребовалось найти письма, касающиеся проекта «Бета», одним из решений может стать такой поиск:
subject: Бета
Еще немного об экономии времени. Случалось ли, что вы принимали участие в затянувшейся переписке по какому-нибудь очень нудному вопросу, где лично вам все уже давно понятно? Что-то вроде обсуждения предстоящего выезда на природу, когда дискуссия о списке участников идет уже по двадцать пятому кругу?! Заносить такие письма в спам – не выход: остальные сообщения от этих милых людей вполне приемлемы. Вам просто не хочется больше читать именно это обсуждение. Создать фильтр и отправлять все письма с темой «Пикник» в корзину? Тоже вариант, но есть способ проще. Нажмите на кнопку «Дополнительные действия», расположенную над списком писем. В открывшемся меню выберите опцию «Игнорировать». Она делает именно то, что обещает, – «приглушает» конкретную цепочку сообщений только для вас, отправляя письма по надоевшей теме сразу в архив. Чтобы вернуть цепочку к жизни (в конце концов, все должно быть обратимо!) достаточно найти ее в разделе «Вся почта», после чего нажать кнопку «Поместить во входящие» (рис. 1.25).
Рисунок 1.25. Не удаляем. Просто игнорируем
1. Самостоятельно определите время, когда вы будете проверять почту. Ничто не мешает держать окно браузера с запущенным Gmail хоть круглые сутки – в этом случае, как только новое письмо поступит на сервер, вы тотчас об этом узнаете. Но при таком подходе каждое, даже самое никчемное письмецо будет отвлекать от действительно важных дел. Поэтому если по долгу службы вы не обязаны отвечать на письма немедленно (а таких профессий очень мало, на память приходят лишь операторы службы поддержки), то сами определите часы, когда будете вводить в браузере заветный адрес. Проверяйте почту хоть каждый час – но по расписанию.
2. Расставьте приоритеты. Важные письма от деловых партнеров или родных, конечно, требуют быстрого ответа. А вот забавные истории из жизни, уведомления о новых оценках ваших фотографий из Турции, которые вы вчера разместили в «Одноклассниках», точно подождут до вечера. Возможно, некоторым из них не стоит даже попадать во «Входящие» – достаточно просто присвоить таким письмам соответствующий ярлык и положить в архив для последующего просмотра. Хорошая идея? Давайте я покажу, как это сделать. Практически в любой продвинутой почтовой программе есть фильтры. Не стал исключением и Gmail – фильтрация писем здесь осуществляется очень просто. Создайте новый ярлык под названием «Уведомления» – его мы будем давать всем сообщениям тех многочисленных социальных сетей, в которых вы зарегистрированы: «Одноклассники», «В контакте», «Мой круг» и т. д. Создали? Вверху экрана, справа от кнопок «Поиск почты» и «Веб-поиск», притаился небольшой пункт «Создать фильтр». В его критериях поиска доступны пять полей. По порядку: адрес отправителя, адрес получателя, тема письма, наличие слов в тексте, отсутствие определенных слов в тексте (операция, обратная предыдущей), а также проверка на наличие вложений. Давайте отфильтруем все уведомления о новых друзьях, поступающих с адреса signals@service.ru, у которых в поле «Тема» написано «У вас новое сообщение!» (рис. 1.21).
Затем нужно решить, что делать с письмами, которые подходят под выбранные нами параметры. Поставим галочку напротив опции «Пропустить входящие» – подобные уведомления не настолько важны, чтобы отвлекать наше внимание. После этого поставим флажок напротив опции «Применить ярлык» и выберем подходящую метку. Назначьте фильтруемым письмам ярлык «Уведомления», после чего нажмите кнопку «Создать фильтр» (рис. 1.22).
Готово! Начиная с этого времени все «уведомительные» письма от signals@service.ru будут помечаться нужным ярлыком, минуя раздел «Входящие». Советую создать такие фильтры для всех сообщений социальных сетей и рассылок, на которые вы подписаны. Накопившиеся, скажем, за пару-тройку дней (или неделю – зависит от активности ваших друзей и одноклассников) сигналы и нотификации можно будет просмотреть «одним махом», сэкономив уйму времени.
Существует очень быстрый способ создания фильтров на базе уже имеющихся у вас писем. Открыв любое сообщение, отправителя которого вы хотите отфильтровать, выберите пункт «Дополнительные действия – Фильтровать похожие письма». В ответ на это Gmail выведет на экран форму параметров фильтрации с уже заполненным полем «От:» – там будет стоять адрес автора выбранного письма. Все, что нужно будет сделать после этого, – ввести дополнительные уточняющие параметры (например, установить флажок «Содержит прикрепленные файлы» для того, чтобы выбрать только письма с вложениями), а затем определить действия, которые будет выполнять фильтр, – применять тот или иной ярлык, помечать звездочкой или отправлять прямиком в корзину (рис. 1.23). Поверьте, это самый быстрый способ создать фильтр – для него требуется всего шесть щелчков мышкой, и никакой клавиатуры! Я проверял.
3. Как уже говорилось, для определения спам-сообщений Google использует сложные алгоритмы, блокирующие навязчивую рекламу и отправляющие ее прямиком в раздел «Спам» (находится в выпадающем меню «еще…»). Вы знаете, что нужно делать, когда особо хитрое письмо все же прорывает линии обороны и попадает во «Входящие». Но изредка возникают и обратные случаи – вполне «добропорядочное» сообщение ошибочно классифицируется сторожевым алгоритмом как нежелательное. Причина этого в том, что рекламные рассылки слишком хорошо научились мимикрировать под настоящие письма живых людей, а потому даже сложнейшему «искусственному интеллекту» бывает трудно провести грань между спамом и нормальным письмом. Увидев нужное сообщение в папке с нежелательной почтой, просто нажмите кнопку «Не спам» – реабилитированное, оно тут же вернется во «Входящие».
4. Фильтрами и ярлыками на все случаи почтовой жизни не напасешься. Кроме классификации очень полезно освоить поиск по собственной базе сообщений. Поиск – главный конек Google, а потому находить сообщения в Gmail удобно. Введите искомое слово в строке ввода и нажмите кнопку «Поиск почты». Спустя мгновение вам будет выдан список писем, удовлетворяющих введенному критерию. В принципе, это все! Искать письма можно, даже не зная никаких тонкостей и служебных команд. Я знаком с людьми, которые совсем отказались от ведения каких-либо ярлыков, – все нужные им письма они находят только с помощью поиска. Мне же кажется разумным здоровый баланс между классификацией по ярлыкам и поиском по базе сообщений, особенно с помощью нескольких полезных хитростей. Итак, если вы ищете все письма от человека, адрес которого содержит текст «ivanoff», введите в строке поиска «from: ivanoff» – полный адрес здесь не нужен, достаточно даже фрагмента e-mail (рис. 1.24).
Аналогичным образом ищется почта и по получателю письма – только здесь вместо «from» необходимо поставить «to». Если требуется найти письмо от любого из нескольких отправителей, можно объединить их адреса с помощью конструкции «ИЛИ». Вот так:
from: ivanoff OR petroff
Подобное объединение по «ИЛИ» помогает, если вы не помните точного адреса или слова в тексте письма, ведь тогда можно написать следующее: игрушка OR игрушек OR игра.
Указанная поисковая инструкция найдет все письма, в тексте которых есть хотя бы одно из перечисленных слов. Кстати, конструкцию OR можно применять и в фильтрах – не забывайте лишь писать «OR» заглавными буквами. Попробуйте. Сообщение с определенным текстом в теме письма ищут с помощью оператора subject. Если вам вдруг потребовалось найти письма, касающиеся проекта «Бета», одним из решений может стать такой поиск:
subject: Бета
Еще немного об экономии времени. Случалось ли, что вы принимали участие в затянувшейся переписке по какому-нибудь очень нудному вопросу, где лично вам все уже давно понятно? Что-то вроде обсуждения предстоящего выезда на природу, когда дискуссия о списке участников идет уже по двадцать пятому кругу?! Заносить такие письма в спам – не выход: остальные сообщения от этих милых людей вполне приемлемы. Вам просто не хочется больше читать именно это обсуждение. Создать фильтр и отправлять все письма с темой «Пикник» в корзину? Тоже вариант, но есть способ проще. Нажмите на кнопку «Дополнительные действия», расположенную над списком писем. В открывшемся меню выберите опцию «Игнорировать». Она делает именно то, что обещает, – «приглушает» конкретную цепочку сообщений только для вас, отправляя письма по надоевшей теме сразу в архив. Чтобы вернуть цепочку к жизни (в конце концов, все должно быть обратимо!) достаточно найти ее в разделе «Вся почта», после чего нажать кнопку «Поместить во входящие» (рис. 1.25).
Люди
Любой адрес, с которого вам хотя бы раз пришло письмо, почтовая служба Gmail запоминает навсегда. Больше писем – больше контактов! Все они доступны из пункта «Адресная книга» основного экрана и представляют собой нечто больше, чем просто записную книжку. Пожалуй, это вообще самое ценное, что есть в Gmail, – личная база знаний о людях, ваше досье и библиотека, а также способ быстро решать возникающие задачи и стать известным как человек, который «всех знает» (за рубежом для этого используют термин «networker»).
Зайдите в адресную книгу. Окно менеджера разделено на три части. Слева – группы контактов, посередине – электронные адреса, справа – подробная информация об адресатах (рис. 1.26).
Рисунок 1.26. Адресная книга всегда под рукой
Первое, что нужно сделать, – отделить зерна от плевел, т. е. развести в разные стороны контакты людей, общение с которыми вам хотя бы в какой-то степени интересно, и адреса автоматических рассылок. Последние можно просто удалять.
Для разделения оставшихся персон в адресной книге предусмотрены группы, преимущество которых состоит в том, что им, как и обычным адресатам, можно отправлять сообщения. При этом письмо будет доставлено всем, кто входит в группу. Помня об этой возможности, и следует создавать группы. «Клуб английского» или «Группа А-86» подойдут идеально. Обратите внимание, что группы «Друзья», «Семья» и «Коллеги» уже созданы.
Группы очень похожи на ярлыки – один и тот же контакт может принадлежать сразу нескольким группам. Для этого нужно щелкнуть по кнопке «Группа» и выбрать нужную для добавления или удаления (рис. 1.27).
Рисунок 1.27. Контакт может принадлежать нескольким группам одновременно. Ведь коллега может быть еще и другом, не правда ли?
После создания групп самое время перейти непосредственно к контактам. В правой половине экрана доступно множество полей с данными о человеке. Постарайтесь заполнить их по максимуму. Не стоит в данном случае полагаться на память, оставляя те или иные поля пустыми, потому что «это настолько очевидно, что невозможно забыть»: спустя пять лет вы поразитесь, какие важные вещи могут бесследно стираться из человеческой памяти.
Зайдите в адресную книгу. Окно менеджера разделено на три части. Слева – группы контактов, посередине – электронные адреса, справа – подробная информация об адресатах (рис. 1.26).
Первое, что нужно сделать, – отделить зерна от плевел, т. е. развести в разные стороны контакты людей, общение с которыми вам хотя бы в какой-то степени интересно, и адреса автоматических рассылок. Последние можно просто удалять.
Для разделения оставшихся персон в адресной книге предусмотрены группы, преимущество которых состоит в том, что им, как и обычным адресатам, можно отправлять сообщения. При этом письмо будет доставлено всем, кто входит в группу. Помня об этой возможности, и следует создавать группы. «Клуб английского» или «Группа А-86» подойдут идеально. Обратите внимание, что группы «Друзья», «Семья» и «Коллеги» уже созданы.
Группы очень похожи на ярлыки – один и тот же контакт может принадлежать сразу нескольким группам. Для этого нужно щелкнуть по кнопке «Группа» и выбрать нужную для добавления или удаления (рис. 1.27).
После создания групп самое время перейти непосредственно к контактам. В правой половине экрана доступно множество полей с данными о человеке. Постарайтесь заполнить их по максимуму. Не стоит в данном случае полагаться на память, оставляя те или иные поля пустыми, потому что «это настолько очевидно, что невозможно забыть»: спустя пять лет вы поразитесь, какие важные вещи могут бесследно стираться из человеческой памяти.
Задачи
Сразу под разделом «Контакты» находится опция, которая поможет нам с вами стать чуточку организованнее. При нажатии на ссылку «Задачи» в правом нижнем углу экрана появится небольшое окно, предназначенное для ведения списка дел. Щелкнув мышкой по пустой области, можно немедленно начать записывать текущие задачи, дела и обещания: уборку в квартире, покупку стройматериалов для гаража, заучивание с сыном стишка для детского утренника. Нажали клавишу «Ввод» – курсор перешел на следующую строку, и можно записывать новую задачу. Список дел, таким образом, формируется легко и просто. Слева от каждого из них есть место для флажка-галочки: сделал дело – поставь галочку, и заголовок задачи окажется перечеркнутым (рис. 1.28).
Рисунок 1.28. Сделал дело – поставь галочку!
Выполненные дела можно скрывать с помощью команды «Действия – Удалить выполненные задачи». Несмотря на слово «удалить», задачи не исчезают навсегда – их полный список, да еще и с разбивкой по дате выполнения, можно с гордостью посмотреть при помощи команды «Действия – Просмотреть завершенные задачи».
Рисунок 1.29. Дьявол, как известно, кроется в деталях: подробности задачи и планируемая дата выполнения
Выполненные дела можно скрывать с помощью команды «Действия – Удалить выполненные задачи». Несмотря на слово «удалить», задачи не исчезают навсегда – их полный список, да еще и с разбивкой по дате выполнения, можно с гордостью посмотреть при помощи команды «Действия – Просмотреть завершенные задачи».