Тем не менее сейчас я трачу на чтение газет меньше времени, чем раньше. Составляя один из своих списков (что я делаю до 10 часов утра), я понял, что каждый день просматриваю издания в поисках статей конкретных авторов, также отслеживаю (на протяжении нескольких недель или месяцев) те газетные материалы, которые представляют интерес для меня или моего клиента. Даже простой просмотр газет в поисках таких статей отнимал порой от 10 до 15 минут. Теперь я поручаю эту работу исследовательскому отделу.
Кроме того, я использую поисковый сервис, обеспечивающий подборку материалов по темам (в частности, службу «Оповещения Google»). Он осуществляет автоматический поиск в интернете по важным для меня событиям, клиентам и ключевым словам или терминам. Я применяю этот инструмент, чтобы узнать, опубликованы ли новые статьи моих любимых авторов. Кроме того, мне приходят оповещения о компаниях или проектах, которые я отслеживаю. Каждое утро я получаю электронное письмо со ссылками на видео, статьи в газетах или журналах, онлайновые ленты новостей и другие источники, содержащие информацию по интересующим меня темам. Так что, если я хочу прочитать печатную версию той или иной статьи, я знаю, где ее искать. Используя службу «Оповещения Google», я трачу на просмотр новостей несколько минут в день, тогда как раньше это занимало гораздо больше времени. Таким образом у меня высвобождается время на то, чтобы сфокусироваться на выполнении другой, более срочной задачи.
На протяжении года я в сотрудничестве с местными колледжами организую краткосрочные программы стажировки студентов, изучающих развитие бизнеса, предпринимательство и консультирование по вопросам стратегии. Стажеры, принимающие участие в программах, должны делать еженедельный обзор новостей перед всей нашей командой. Они выбирают тему, которую будут отслеживать – это может быть компания, отрасль или конференция, – и на протяжении недели ищут по ней информацию, так или иначе связанную с тем, что мы делаем. После чего мы проводим встречу и обсуждаем результаты их исследований во время телефонной или видеоконференции. Со временем мы меняем формат представления обзоров, – это могут быть письменные документы, слайд-шоу, презентация в PowerPoint и др. Однажды мы даже получили такой еженедельный обзор в Twitter, где каждое сообщение ограничено 140 символами!
Возможно, у вас нет доступа к программе стажировки и студентам, которые помогли бы вам выполнить ту или иную работу, однако, я убежден, оглянувшись вокруг, вы найдете того, кому сможете поручить часть своих дел. Когда я раздумываю над делегированием тех или иных задач, то задаю себе такой вопрос: «Вернет ли мне это 15–30 минут в день?» Если ответ «да», я именно так и поступаю.
На протяжении следующей недели анализируйте свою нагрузку, чтобы определить, что на самом деле вы успеваете сделать. Если вы намерены поддерживать оптимальный темп, то должны решить, какой объем работы планируете выполнить самостоятельно, что прекратить делать и какие задачи поручить кому-то другому. Разумеется, вы должны быть готовы к тому, что при этом придется что-то изменить.
www.Twitter.com/JasonWomack. Цель таких встреч – пообщаться с кем-то около часа, познакомиться с новыми людьми, обсудить с ними какие-то темы, а затем браться за работу. Это просто замечательно!)
Кроме того, я использую поисковый сервис, обеспечивающий подборку материалов по темам (в частности, службу «Оповещения Google»). Он осуществляет автоматический поиск в интернете по важным для меня событиям, клиентам и ключевым словам или терминам. Я применяю этот инструмент, чтобы узнать, опубликованы ли новые статьи моих любимых авторов. Кроме того, мне приходят оповещения о компаниях или проектах, которые я отслеживаю. Каждое утро я получаю электронное письмо со ссылками на видео, статьи в газетах или журналах, онлайновые ленты новостей и другие источники, содержащие информацию по интересующим меня темам. Так что, если я хочу прочитать печатную версию той или иной статьи, я знаю, где ее искать. Используя службу «Оповещения Google», я трачу на просмотр новостей несколько минут в день, тогда как раньше это занимало гораздо больше времени. Таким образом у меня высвобождается время на то, чтобы сфокусироваться на выполнении другой, более срочной задачи.
На протяжении года я в сотрудничестве с местными колледжами организую краткосрочные программы стажировки студентов, изучающих развитие бизнеса, предпринимательство и консультирование по вопросам стратегии. Стажеры, принимающие участие в программах, должны делать еженедельный обзор новостей перед всей нашей командой. Они выбирают тему, которую будут отслеживать – это может быть компания, отрасль или конференция, – и на протяжении недели ищут по ней информацию, так или иначе связанную с тем, что мы делаем. После чего мы проводим встречу и обсуждаем результаты их исследований во время телефонной или видеоконференции. Со временем мы меняем формат представления обзоров, – это могут быть письменные документы, слайд-шоу, презентация в PowerPoint и др. Однажды мы даже получили такой еженедельный обзор в Twitter, где каждое сообщение ограничено 140 символами!
Возможно, у вас нет доступа к программе стажировки и студентам, которые помогли бы вам выполнить ту или иную работу, однако, я убежден, оглянувшись вокруг, вы найдете того, кому сможете поручить часть своих дел. Когда я раздумываю над делегированием тех или иных задач, то задаю себе такой вопрос: «Вернет ли мне это 15–30 минут в день?» Если ответ «да», я именно так и поступаю.
На протяжении следующей недели анализируйте свою нагрузку, чтобы определить, что на самом деле вы успеваете сделать. Если вы намерены поддерживать оптимальный темп, то должны решить, какой объем работы планируете выполнить самостоятельно, что прекратить делать и какие задачи поручить кому-то другому. Разумеется, вы должны быть готовы к тому, что при этом придется что-то изменить.
www.Twitter.com/JasonWomack. Цель таких встреч – пообщаться с кем-то около часа, познакомиться с новыми людьми, обсудить с ними какие-то темы, а затем браться за работу. Это просто замечательно!)
Во время той беседы за чашкой кофе в Нью-Йорке я рассказал своему коллеге об одном аспекте моих тренингов: как я показываю присутствующим фрагменты из коротких видеосюжетов. (Я большой поклонник TED: эта организация предоставила мне возможность загружать видеоматериалы, размещенные на сайте, прямо на мой компьютер.) Я часто нахожу интересный 20-минутный ролик и редактирую его так, чтобы во время тренинга показывать фрагменты продолжительностью 2–4 минуты, иллюстрирующие мысль, которую я пытаюсь донести до слушателей. Затем сообщаю участникам тренинга ссылку на сайт, где они могут посмотреть весь видеосюжет.
Когда я объяснял коллеге, как это делаю, он сказал, что может дать мне пару советов и показать более простой способ. Раньше у меня уходило от 45 до 60 минут на то, чтобы отредактировать и сохранить один видеоклип презентации в PowerPoint; теперь благодаря его небольшому уроку я трачу на это менее 30 минут. Этот разговор помог мне сэкономить время сразу же, в первую неделю после того, как состоялся. Все, что мне понадобилось сделать, – это рассказать о том, над чем я работаю, и быть готовым учиться чему-то новому. То есть я хочу подчеркнуть, что чем больше вы понимаете те инструменты, которые применяете, тем легче вам будет освоить и другие их свойства, чтобы использовать их максимально эффективно.
Я советую всем своим клиентам выбрать время, чтобы сесть рядом с другим человеком и посмотреть, как он работает. В вашем окружении есть знаток технологий? Понаблюдайте, как он использует цифровые устройства и инструменты. У вас есть коллега, хорошо разбирающийся в электронных таблицах? Пригласите его на обед и попросите дать несколько советов, которые облегчили бы вам работу с ними. Обращая внимание на то, что делают и чем пользуются другие люди, вы можете решить, какие инструменты и системы следует включить в свой рабочий процесс.
В частности, подумайте о таких рутинных задачах, как распечатка нескольких файлов, прикрепленных к электронному письму, сохранение корреспонденции в папках, а также перенос и извлечение информации из вашего ящика электронной почты, ежедневника и адресной книги. Кроме того, изучите все быстрые клавиши и ярлыки, предусмотренные в той программе, с которой работаете. Извлекая максимальную пользу из имеющихся в вашем распоряжении инструментов, вы можете открыть много «окон» в своем рабочем графике.
Список 3. Что вы можете сделать, чтобы отдохнуть, восстановить силы и переосмыслить действия?
Начните это упражнение с перечисления минимум двенадцати вещей, которые помогли бы вам включить в свою жизнь такие занятия, как отдых, восстановление сил и осмысление своих действий. Что расслабляющее, забавное или волнующее вы сделали за прошедшие три-шесть недель?
Помните: эта глава посвящена поддержанию оптимального темпа. Если вы намерены и впредь работать с такой же интенсивностью, необходимо взять паузу, подумать и пересмотреть свой подход к организации рабочего процесса – и это следует делать регулярно. Если вы хотите работать эффективнее, мыслить масштабнее и успевать больше, вам понадобятся вдохновение, мотивация и энергия, чтобы поддерживать такой темп на протяжении длительного времени!
Возьмите ручку, блокнот и начните составлять список.
_______________________
Помните: эта глава посвящена поддержанию оптимального темпа. Если вы намерены и впредь работать с такой же интенсивностью, необходимо взять паузу, подумать и пересмотреть свой подход к организации рабочего процесса – и это следует делать регулярно. Если вы хотите работать эффективнее, мыслить масштабнее и успевать больше, вам понадобятся вдохновение, мотивация и энергия, чтобы поддерживать такой темп на протяжении длительного времени!
Возьмите ручку, блокнот и начните составлять список.
_______________________
Идеи по поводу отдыха и снятия напряжения
• Сходить на прогулку.
• Позвонить другу.
• Покататься на велосипеде.
• Выйти на пробежку.
• Поиграть в видеоигру.
• Поиграть в гольф (или любой другой вид спорта по вашему выбору).
• Сходить в поход.
• Заняться рукоделием (вязание спицами, крючком, шитье и пр.).
• Приготовить изысканное блюдо.
• Принять ванну.
• Пойти на продуктовый рынок.
• Сделать массаж или маникюр.
• Провести время с семьей.
Я искренне надеюсь, что вы уделите этому упражнению достаточно внимания. Я сталкивался с двумя самыми распространенными реакциями на это занятие:
• Позвонить другу.
• Покататься на велосипеде.
• Выйти на пробежку.
• Поиграть в видеоигру.
• Поиграть в гольф (или любой другой вид спорта по вашему выбору).
• Сходить в поход.
• Заняться рукоделием (вязание спицами, крючком, шитье и пр.).
• Приготовить изысканное блюдо.
• Принять ванну.
• Пойти на продуктовый рынок.
• Сделать массаж или маникюр.
• Провести время с семьей.
Я искренне надеюсь, что вы уделите этому упражнению достаточно внимания. Я сталкивался с двумя самыми распространенными реакциями на это занятие:
«Ух ты, в этом списке есть то, чего я не делал уже достаточно давно, и я просто не понимаю, как могу этим заниматься. Я знаю, что это принесло бы мне пользу, но…»
«Хорошо, я хочу, чтобы в моей жизни было больше занятий, перечисленных в этом списке. Это заставило меня осознать важность улучшения лучшего. Мне пора проанализировать все свои привычки и рутинные действия, а также использовать все те инструменты и системы, которые есть в моем распоряжении, чтобы уделять этим занятиям больше времени, энергии и внимания».
А какова ваша реакция?
Этот последний список призван повысить вашу осведомленность и заставить вас еще раз подумать над тем, что значит для вас работать эффективнее. Он поможет осознать причины желания что-то изменить в себе. Освоить новую технологию или научиться результативнее проводить встречи – этого уже недостаточно. Если вы хотите иметь возможность делать что-либо из третьего списка, вам придется лучше управлять своим временем.
Помните: ваша готовность измениться не говорит о том, что с вами или с вашими методами работы что-то не так. На самом деле многие ваши привычки в деле организации рабочего процесса, по всей видимости, уже помогли вам достичь того, что вы имеете. Однако, для того чтобы продолжить путь к поставленным целям, вам придется сделать нечто другое – изменить темп.
Теперь, когда вы решительно настроены сделать лучшее еще лучше, вы вполне готовы двигаться дальше, поэтому давайте перейдем к главе 3, посвященной улучшению методов управления временем.
Помните: ваша готовность измениться не говорит о том, что с вами или с вашими методами работы что-то не так. На самом деле многие ваши привычки в деле организации рабочего процесса, по всей видимости, уже помогли вам достичь того, что вы имеете. Однако, для того чтобы продолжить путь к поставленным целям, вам придется сделать нечто другое – изменить темп.
Теперь, когда вы решительно настроены сделать лучшее еще лучше, вы вполне готовы двигаться дальше, поэтому давайте перейдем к главе 3, посвященной улучшению методов управления временем.
Глава 3
Улучшение и время
Как извлечь максимальную пользу из 1 % своего дня!
Когда у вас возникает потребность в управлении временем?
Давайте представим на минутку, что вы начинаете работать сразу после утреннего пробуждения, что бы вас ни разбудило – звонок будильника или первые лучи солнца, наполнившие комнату. Большинство людей говорят мне, что начинают думать о предстоящих делах сразу же после того, как проснулись; многие клиенты признаются, что проверяют электронную почту в телефоне еще лежа в постели и мысленно планируют предстоящий день, выполняя привычный утренний ритуал, еще до выхода из дома.
В главе 1 вы уже прочитали о том, что время – ограниченный ресурс. Если вы помните, у вас остается всего 1440 минут с настоящего момента до того же момента времени завтра. Этот период состоит из 96 сеансов по 15 минут – и за это время вы должны успеть сделать все, что, как вы считаете, вам необходимо сделать. Я фокусируюсь именно на таких отрезках времени по трем причинам:
1. Я могу представить себе, что такое 15 минут. Для меня это почти равносильно трехкилометровой пробежке или езде на велосипеде на дистанцию 6 км; примерно столько же времени у меня уходит на то, чтобы забронировать билет на самолет для своих многочисленных поездок по разным городам. Кроме того, примерно на столько же минут позже назначенного срока обычно начинается большинство встреч.
2. Пятнадцати минут вполне достаточно, чтобы сделать что-то значимое. Если на протяжении 15 минут я фокусирую внимание на какой-либо теме, я могу довольно глубоко погрузиться в нее. Воспользовавшись кое-какими идеями, представленными в главе 9, за 15 минут можно сосредоточиться на проекте или событии и запланировать действия, которые помогут продвинуть его выполнение.
3. Пятнадцать минут – это не слишком длинный промежуток времени для выполнения работы. Вместо того чтобы сказать: «Я буду заниматься этим проектом 2 часа», лучше подумайте о том, что вы сможете сделать это посредством 7–8 сеансов по 15 минут каждый. Так или иначе, вы тоже проработаете 2 часа, но, выполняя отдельные задачи на протяжении таких временны́х отрезков, сможете постепенно двигаться дальше, придерживаясь заранее установленного графика, который поможет вам закончить работу вовремя.
Будь то рабочий день, когда вам предстоит выполнить какие-то задачи в офисе, или выходной, когда вы планируете заняться чем-то исключительно интересным, – в любом случае количество времени, имеющееся в вашем распоряжении, ограничено. Для того чтобы вы могли в полной мере осознать ценность каждой минуты, предлагаю выполнить упражнение, которое поможет вам составить бюджет времени. В верхней части чистого листа напишите заголовок «Мое время каждый день». Затем из 96 временны́х отрезков по 15 минут каждый вычитайте те отрезки времени, которые ежедневно на что-то у вас уходят, например:
Если вы похожи на большинство людей, с которыми я сотрудничаю, то будете очень удивлены, когда впервые выполните это упражнение. Многие считают, что берут на себя слишком много работы и пытаются потратить больше времени, чем у них есть. Например, выполнив это упражнение впервые, я понял: чтобы сделать все запланированное, мне понадобилось бы больше сотни отрезков времени продолжительностью 15 минут.
Очевидно, что в сутках просто не может быть больше 24 часов, поэтому единственный способ управлять временем сводится к максимальному увеличению эффективности использования имеющегося времени, чтобы успеть сделать все, что нужно, и оставить достаточно времени для того, что вам хочется сделать!
Давайте представим на минутку, что вы начинаете работать сразу после утреннего пробуждения, что бы вас ни разбудило – звонок будильника или первые лучи солнца, наполнившие комнату. Большинство людей говорят мне, что начинают думать о предстоящих делах сразу же после того, как проснулись; многие клиенты признаются, что проверяют электронную почту в телефоне еще лежа в постели и мысленно планируют предстоящий день, выполняя привычный утренний ритуал, еще до выхода из дома.
В главе 1 вы уже прочитали о том, что время – ограниченный ресурс. Если вы помните, у вас остается всего 1440 минут с настоящего момента до того же момента времени завтра. Этот период состоит из 96 сеансов по 15 минут – и за это время вы должны успеть сделать все, что, как вы считаете, вам необходимо сделать. Я фокусируюсь именно на таких отрезках времени по трем причинам:
1. Я могу представить себе, что такое 15 минут. Для меня это почти равносильно трехкилометровой пробежке или езде на велосипеде на дистанцию 6 км; примерно столько же времени у меня уходит на то, чтобы забронировать билет на самолет для своих многочисленных поездок по разным городам. Кроме того, примерно на столько же минут позже назначенного срока обычно начинается большинство встреч.
2. Пятнадцати минут вполне достаточно, чтобы сделать что-то значимое. Если на протяжении 15 минут я фокусирую внимание на какой-либо теме, я могу довольно глубоко погрузиться в нее. Воспользовавшись кое-какими идеями, представленными в главе 9, за 15 минут можно сосредоточиться на проекте или событии и запланировать действия, которые помогут продвинуть его выполнение.
3. Пятнадцать минут – это не слишком длинный промежуток времени для выполнения работы. Вместо того чтобы сказать: «Я буду заниматься этим проектом 2 часа», лучше подумайте о том, что вы сможете сделать это посредством 7–8 сеансов по 15 минут каждый. Так или иначе, вы тоже проработаете 2 часа, но, выполняя отдельные задачи на протяжении таких временны́х отрезков, сможете постепенно двигаться дальше, придерживаясь заранее установленного графика, который поможет вам закончить работу вовремя.
Будь то рабочий день, когда вам предстоит выполнить какие-то задачи в офисе, или выходной, когда вы планируете заняться чем-то исключительно интересным, – в любом случае количество времени, имеющееся в вашем распоряжении, ограничено. Для того чтобы вы могли в полной мере осознать ценность каждой минуты, предлагаю выполнить упражнение, которое поможет вам составить бюджет времени. В верхней части чистого листа напишите заголовок «Мое время каждый день». Затем из 96 временны́х отрезков по 15 минут каждый вычитайте те отрезки времени, которые ежедневно на что-то у вас уходят, например:
Сон (7 часов = 28 отрезков) – осталось 68 отрезков.Закончите упражнение в контексте своей жизни, перечислив другие пункты, такие как:
Еда (1 час = 4 отрезка) – осталось 64 отрезка.
Поездка на работу и с работы =______________________________
Работа (встречи, пребывание в офисе, отвлекающие факторы) =
Физические упражнения =
Время отдыха с семьей (друзьями) =
Медиа (телевидение, радио, чтение, видеоигры, интернет) =
Если вы похожи на большинство людей, с которыми я сотрудничаю, то будете очень удивлены, когда впервые выполните это упражнение. Многие считают, что берут на себя слишком много работы и пытаются потратить больше времени, чем у них есть. Например, выполнив это упражнение впервые, я понял: чтобы сделать все запланированное, мне понадобилось бы больше сотни отрезков времени продолжительностью 15 минут.
Очевидно, что в сутках просто не может быть больше 24 часов, поэтому единственный способ управлять временем сводится к максимальному увеличению эффективности использования имеющегося времени, чтобы успеть сделать все, что нужно, и оставить достаточно времени для того, что вам хочется сделать!
Какова ценность 1 % суток?
Недавно я летал в Нью-Йорк на встречу с управляющим партнером крупной финансовой компании Анной (это не настоящее ее имя), которая проявила интерес к программе коучинга «Как сделать лучшее еще лучше». Для того чтобы понять, сможем ли мы сотрудничать на протяжении предстоящих десяти месяцев, мне оплатили перелет в Нью-Йорк на встречу с Анной. Поездка преследовала две цели: обсудить вопрос тайм-менеджмента и найти решение некоторых серьезных проблем.
В день встречи было ясное весеннее утро. Я надел новый костюм, свой любимый синий галстук и прошел 18 кварталов от отеля к офису Анны в деловой части города. По пути заглянул в любимое кафе, заказал сбалансированный завтрак (овсянка, сок и омлет) и во время еды записал несколько идей по поводу предстоящей встречи в свой ежедневник.
За 15 минут до назначенного времени я вышел из кафе и направился к зданию, в котором работала Анна. Благодаря этому у меня было достаточно времени, чтобы зарегистрироваться у стойки охраны в вестибюле офиса и добраться до ее кабинета ровно за три минуты до назначенного срока (я всегда прихожу на встречи за такое время до их начала). По пути туда я думал о том, как пройдет наша встреча, как начну разговор, какие вопросы мне будут задавать. Такое предварительное планирование приводит в порядок мысли и позволяет сфокусироваться на той задаче, которую предстоит решить. (Вы когда-либо делали нечто подобное? Может быть, перед сном или утром, по пути на работу, вы мысленно составляете список дел, требующих вашего внимания? Большинство моих клиентов утверждают, что думают о работе задолго до того, как на самом деле приступают к ее выполнению.)
Хочу здесь сделать небольшое отступление на тему времени прибытия на встречи: я больше никогда не прихожу на них так рано, как прежде (от 10 до 30 минут до назначенного срока). Я извлек для себя ценный урок по поводу важности своевременного прихода благодаря старшему офицеру военно-морского флота США, с которым работал когда-то. «Джейсон, – сказал он мне, – я назначаю встречи с интервалом в 45 минут. Я начинаю их на пятнадцатой минуте каждого часа и заканчиваю к его концу. Если вы приходите раньше назначенного срока, то отнимаете у меня единственное время на протяжении дня, когда я могу подумать».
Я придерживаюсь этого принципа уже около десяти лет. Сейчас вы можете рассчитывать на то, что я приду на встречу примерно за три минуты до ее начала. Да, именно так. Это позволяет мне прибыть вовремя, но не слишком рано, чтобы не нарушить график человека, с которым я встречаюсь. Как оказалось, это очень эффективный инструмент тайм-менеджмента; многие клиенты отдавали должное моей пунктуальности. Я всегда прихожу именно тогда, когда обещал.
Итак, зарегистрировавшись у стойки охраны в вестибюле здания, я зашел в лифт и нажал кнопку нужного этажа. Когда лифт поднимался вверх, я посмотрел на часы и подумал: «Как раз вовремя». Добравшись на тридцать седьмой этаж, я встретился с ассистентом Анны, ожидавшим меня в вестибюле. Он провел меня в небольшой конференц-зал и сказал: «Анна скоро подойдет; она заканчивает другую встречу, которая немного затянулась».
Оставшись один, я понял, что до назначенного времени всего две минуты. И сделал то, что делаю всегда в таких случаях: взял маленький черный блокнот и открыл небольшой кармашек, в котором храню готовые к отправке открытки с благодарностями. (Уже много лет я неизменно держу при себе конверты с обратным адресом и такие открытки. Каждую неделю я подписываю как минимум одну.) Поскольку у меня была пара свободных минут, я написал на конверте адрес отеля, где остановился, так как планировал отправить открытку его менеджеру и поблагодарить за помощь, оказанную мне накануне вечером во время регистрации. На это ушло около минуты, затем я убрал все со стола и терпеливо прождал еще несколько минут.
Когда я посмотрел на часы, на них было 10:03. Я подождал еще немного. В 10:05 вернулся ассистент Ани, извинился и сказал, что ей необходимо еще 15 минут, прежде чем мы сможем начать встречу. «Вы не против подождать здесь еще немного?» – спросил он. Я ответил: «Нет, не против», – и решил провести за это время один эксперимент. Я знал, что могу многое сделать за 1 % суток, поэтому выставил таймер мобильного телефона и сосредоточенно поработал следующие 15 минут – и получил удивительный результат.
Вот что я успел сделать:
1. Подписал от руки открытку с благодарностью, конверт для которой приготовил несколько минут назад.
2. Просмотрел свой график на следующие три недели.
3. Позвонил в отель, чтобы забронировать номер для предстоящей поездки.
4. Позвонил в агентство по прокату автомобилей, чтобы заказать машину.
5. Прослушал сообщения голосовой почты.
6. Отправил несколько электронных писем со смартфона клиентам и в свой офис.
7. Сделал в ежедневнике набросок ментальной карты для статьи, которую писал тогда для Training Magazine, хотя до ее публикации оставалось еще несколько недель.
Когда около 10:20 Анна наконец пришла на встречу, у меня на лице сияла широкая улыбка. Я сделал кое-что важное; более того, это означало, что вечером у меня будет чуть больше времени для романа, который я начал читать в самолете.
В день встречи было ясное весеннее утро. Я надел новый костюм, свой любимый синий галстук и прошел 18 кварталов от отеля к офису Анны в деловой части города. По пути заглянул в любимое кафе, заказал сбалансированный завтрак (овсянка, сок и омлет) и во время еды записал несколько идей по поводу предстоящей встречи в свой ежедневник.
За 15 минут до назначенного времени я вышел из кафе и направился к зданию, в котором работала Анна. Благодаря этому у меня было достаточно времени, чтобы зарегистрироваться у стойки охраны в вестибюле офиса и добраться до ее кабинета ровно за три минуты до назначенного срока (я всегда прихожу на встречи за такое время до их начала). По пути туда я думал о том, как пройдет наша встреча, как начну разговор, какие вопросы мне будут задавать. Такое предварительное планирование приводит в порядок мысли и позволяет сфокусироваться на той задаче, которую предстоит решить. (Вы когда-либо делали нечто подобное? Может быть, перед сном или утром, по пути на работу, вы мысленно составляете список дел, требующих вашего внимания? Большинство моих клиентов утверждают, что думают о работе задолго до того, как на самом деле приступают к ее выполнению.)
Хочу здесь сделать небольшое отступление на тему времени прибытия на встречи: я больше никогда не прихожу на них так рано, как прежде (от 10 до 30 минут до назначенного срока). Я извлек для себя ценный урок по поводу важности своевременного прихода благодаря старшему офицеру военно-морского флота США, с которым работал когда-то. «Джейсон, – сказал он мне, – я назначаю встречи с интервалом в 45 минут. Я начинаю их на пятнадцатой минуте каждого часа и заканчиваю к его концу. Если вы приходите раньше назначенного срока, то отнимаете у меня единственное время на протяжении дня, когда я могу подумать».
Я придерживаюсь этого принципа уже около десяти лет. Сейчас вы можете рассчитывать на то, что я приду на встречу примерно за три минуты до ее начала. Да, именно так. Это позволяет мне прибыть вовремя, но не слишком рано, чтобы не нарушить график человека, с которым я встречаюсь. Как оказалось, это очень эффективный инструмент тайм-менеджмента; многие клиенты отдавали должное моей пунктуальности. Я всегда прихожу именно тогда, когда обещал.
Итак, зарегистрировавшись у стойки охраны в вестибюле здания, я зашел в лифт и нажал кнопку нужного этажа. Когда лифт поднимался вверх, я посмотрел на часы и подумал: «Как раз вовремя». Добравшись на тридцать седьмой этаж, я встретился с ассистентом Анны, ожидавшим меня в вестибюле. Он провел меня в небольшой конференц-зал и сказал: «Анна скоро подойдет; она заканчивает другую встречу, которая немного затянулась».
Оставшись один, я понял, что до назначенного времени всего две минуты. И сделал то, что делаю всегда в таких случаях: взял маленький черный блокнот и открыл небольшой кармашек, в котором храню готовые к отправке открытки с благодарностями. (Уже много лет я неизменно держу при себе конверты с обратным адресом и такие открытки. Каждую неделю я подписываю как минимум одну.) Поскольку у меня была пара свободных минут, я написал на конверте адрес отеля, где остановился, так как планировал отправить открытку его менеджеру и поблагодарить за помощь, оказанную мне накануне вечером во время регистрации. На это ушло около минуты, затем я убрал все со стола и терпеливо прождал еще несколько минут.
Когда я посмотрел на часы, на них было 10:03. Я подождал еще немного. В 10:05 вернулся ассистент Ани, извинился и сказал, что ей необходимо еще 15 минут, прежде чем мы сможем начать встречу. «Вы не против подождать здесь еще немного?» – спросил он. Я ответил: «Нет, не против», – и решил провести за это время один эксперимент. Я знал, что могу многое сделать за 1 % суток, поэтому выставил таймер мобильного телефона и сосредоточенно поработал следующие 15 минут – и получил удивительный результат.
Вот что я успел сделать:
1. Подписал от руки открытку с благодарностью, конверт для которой приготовил несколько минут назад.
2. Просмотрел свой график на следующие три недели.
3. Позвонил в отель, чтобы забронировать номер для предстоящей поездки.
4. Позвонил в агентство по прокату автомобилей, чтобы заказать машину.
5. Прослушал сообщения голосовой почты.
6. Отправил несколько электронных писем со смартфона клиентам и в свой офис.
7. Сделал в ежедневнике набросок ментальной карты для статьи, которую писал тогда для Training Magazine, хотя до ее публикации оставалось еще несколько недель.
Когда около 10:20 Анна наконец пришла на встречу, у меня на лице сияла широкая улыбка. Я сделал кое-что важное; более того, это означало, что вечером у меня будет чуть больше времени для романа, который я начал читать в самолете.
Конец бесплатного ознакомительного фрагмента