Страница:
Светлана Александровна Ефимова
Этикет проведения корпоративных праздников
Предисловие
При словах «прием», «банкет», «ужин» обычно возникают ассоциации, связанные с отдыхом, развлечениями и тому подобными приятными вещами, не требующими напряжения и мобилизации сил, профессиональной компетентности, умения следить за собой.
Однако прием в деловой сфере – это, прежде всего, служебные обязанности, причем не только для организации-хозяйки, принимающей гостей, но и для организаций, выполняющих роль гостей.
Тема корпоративных праздников – очень широкая, затрагивающая большое число аспектов. Корпоративные праздники хотя и имеют свободную, раскованную атмосферу, в отличии от деловой встречи, однако преследуют ту же самую цель: заключение взаимовыгодных сделок.
Полуофициальная обстановка приемов позволяет присутствующим завязать полезные знакомства, обсудить в целом будущие выгодные для участвующих партнеров контракты, расширить и углубить уже имеющиеся контакты, обменяться взглядами и мнениями, позволяющими лучше узнать экономические, финансовые и прочие позиции и притязания будущих партнеров, их особенности в организации дела.
Однако прием в деловой сфере – это, прежде всего, служебные обязанности, причем не только для организации-хозяйки, принимающей гостей, но и для организаций, выполняющих роль гостей.
Тема корпоративных праздников – очень широкая, затрагивающая большое число аспектов. Корпоративные праздники хотя и имеют свободную, раскованную атмосферу, в отличии от деловой встречи, однако преследуют ту же самую цель: заключение взаимовыгодных сделок.
Полуофициальная обстановка приемов позволяет присутствующим завязать полезные знакомства, обсудить в целом будущие выгодные для участвующих партнеров контракты, расширить и углубить уже имеющиеся контакты, обменяться взглядами и мнениями, позволяющими лучше узнать экономические, финансовые и прочие позиции и притязания будущих партнеров, их особенности в организации дела.
ЧЕЙ СЕГОДНЯ ПРАЗДНИК
Предназначение корпоративных праздников
Праздники – государственные, религиозные… Какие-то мы любим больше, какие-то меньше. Но в одном едины: мы ждем их, что бы, наконец-то встретиться со знакомыми, украсить свой привычный досуг новыми затеями, чтобы праздничные дни стали яркими, оригинальными, запоминающимися.
Праздники – это отличный повод сделать людям приятное: тепло поздравить, побалагурить в честь праздничка, наладить отношения, помириться, наконец! И конечно, пожелать всего-всего… только хорошего, долгожданного, что с удовольствием пожелали бы сами себе. В данной книге предлагаются разнообразные варианты поздравлений с пожеланиями.
Это исток вашего вдохновения творить добро, дарить людям радость и почувствовать себя на пике счастья в эти дни. Без душевных пожеланий и праздник себе представить трудно. Эта книга поможет вам облегчить поиск нужных, самых теплых и трогательных слов. Они уже найдены и ждут вас на страницах этой книги.
Праздники – это отличный повод сделать людям приятное: тепло поздравить, побалагурить в честь праздничка, наладить отношения, помириться, наконец! И конечно, пожелать всего-всего… только хорошего, долгожданного, что с удовольствием пожелали бы сами себе. В данной книге предлагаются разнообразные варианты поздравлений с пожеланиями.
Это исток вашего вдохновения творить добро, дарить людям радость и почувствовать себя на пике счастья в эти дни. Без душевных пожеланий и праздник себе представить трудно. Эта книга поможет вам облегчить поиск нужных, самых теплых и трогательных слов. Они уже найдены и ждут вас на страницах этой книги.
Проведение юбилея фирмы
Для опытного бизнесмена наблюдение за поведением, поступками приглашенных может быть источником информации, которая в свою очередь послужит одной из базовых составляющих при принятии решений о заключаемых сделках.
Очевидная польза от организации приема состоит еще и в следующем: иногда переговоры между двумя фирмами затягиваются, возникает тупиковая ситуация, когда ни одна, ни другая сторона не хочет (или не может) уступить, пойти на компромисс и вовремя не желает прекратить переговоры, поскольку есть вполне реальная возможность получения выгоды. Многоразовые обсуждения не приводят к ликвидации тупиковой ситуации безрезультатная дискуссия продолжается. В таком случае приглашение партнеров на юбилей фирмы помогает дать непринужденную атмосферу, ближе узнать партнеров, облегчает проведение переговоров и способствует заключению контрактов.
Празднование юбилея фирмы с партнерами дает повод провести время в непринужденной, радостной обстановке.
На выставках, ярмарках и других торговых мероприятиях, как правило, также устраиваются деловые приемы с целью создания благоприятных неформальных условий для развития партнерства.
Однако стоит напомнить, что участие сотрудников приглашенной организации в деловом приеме – это не просто приятное времяпровождение, а исполнение служебных обязанностей. Менеджер (или рядовой сотрудник), приглашенный на прием, прежде всего, должен постараться поговорить с интересующими его фирму людьми, лучше узнать склонности, привычки, а, следовательно, и характер предполагаемых партнеров, упрочить знакомство, завязать беседу на важную для него и его фирмы тему.
Если же менеджер принадлежит к работающим на фирме, проводящей прием, его обязанности усложняются – на протяжении всего приема он должен следить за его ходом и проводить представление приглашенных друг другу, организовывать многочисленные встречи и беседы отдельных групп гостей. Следить за тем, чтобы никакой гость не оказался в одиночестве, поскольку это может подействовать на него угнетающе и испортить впечатление от приема. Кроме того, сотрудники фирмы-хозяйки должны на протяжении всего приема осуществлять контроль за обслуживающим персоналом, чтобы не допустить сбоев и ошибок в обслуживании.
Деловые приемы можно классифицировать следующим образом:
– приемы, проходящие сидя, с наличием посадочных мест;
– приемы стоя – без посадочных мест.
1. Коктейль, бокал шампанского – небольшой по длительности прием (1,5–2 часа), как правило, проходит стоя. Напитки, как и горячие ихолодные закуски, разносятся официантами. Иногда такой вид обслуживания дополняется еще несколькими буфетами-стойками, где желающим предлагаются напитки. Начало приема – приблизительно в 17 часов.
2. «А ля фуршет» (a la fourchette – фр. – вилкой: так как «а» – предлог, обозначающий творительный падеж, а «lаfourchette»-вилка). Продолжительность та же, что и у приема типа «коктейль», время начала приема – также около 17 часов. Этот прием проводится стоя, но есть следующее отличие: на приеме «а ля фуршет» накрываются столы с закусками, горячими блюдами, а также с посудой и приборами. Гости сами накладывают в свои тарелки желаемые блюда. Однако название приема подсказывает, что на столах находятся только те блюда, которые можно есть без использования ножа, стоя, т. е., держа тарелку в левой руке, а вилку – в правой.
Одежда на приемах типа «коктейль», бокал шампанского и «а ля фуршет» – обычный костюм, но более темного цвета, женские костюмы более нарядные, менее жесткие требования к украшениям.
3. Буфет-обед – прием, начало которого назначается примерно на 18–20 часов. Принципиальное отличие от приемов «коктейль» и «а ля фуршет», кроме времени начала и продолжительности (2,5–3 часа), в том, что хотя кушанья и приборы находятся на большом столе, играющем роль буфета, однако этот прием проходит не стоя, а сидя. В зале устанавливаются столы, и приглашенные, самостоятельно выбрав закуски, садятся за столы. Поскольку в этом случае усаживаться за один длинный стол было бы неудобно (тарелки в руках у гостей, разное время занятия места за столом), столы ставятся таким образом, чтобы за каждым могли разместиться 4–6 человек.
Хотя это и вечерний прием, однако, смокинг и вечернее платье не обязательны, поскольку прием предполагает самообслуживание, гостья в вечернем платье будет чувствовать себя неудобно, шествуя с тарелкой по залу в поисках места.
4. Обед – самая торжественная форма приема. На обед часть самых уважаемых гостей, например первые лица фирмы, могут быть приглашены с супругами (на все прочие перечисленные формы деловых приемов супруги не приглашаются).
Очевидная польза от организации приема состоит еще и в следующем: иногда переговоры между двумя фирмами затягиваются, возникает тупиковая ситуация, когда ни одна, ни другая сторона не хочет (или не может) уступить, пойти на компромисс и вовремя не желает прекратить переговоры, поскольку есть вполне реальная возможность получения выгоды. Многоразовые обсуждения не приводят к ликвидации тупиковой ситуации безрезультатная дискуссия продолжается. В таком случае приглашение партнеров на юбилей фирмы помогает дать непринужденную атмосферу, ближе узнать партнеров, облегчает проведение переговоров и способствует заключению контрактов.
Празднование юбилея фирмы с партнерами дает повод провести время в непринужденной, радостной обстановке.
На выставках, ярмарках и других торговых мероприятиях, как правило, также устраиваются деловые приемы с целью создания благоприятных неформальных условий для развития партнерства.
Однако стоит напомнить, что участие сотрудников приглашенной организации в деловом приеме – это не просто приятное времяпровождение, а исполнение служебных обязанностей. Менеджер (или рядовой сотрудник), приглашенный на прием, прежде всего, должен постараться поговорить с интересующими его фирму людьми, лучше узнать склонности, привычки, а, следовательно, и характер предполагаемых партнеров, упрочить знакомство, завязать беседу на важную для него и его фирмы тему.
Если же менеджер принадлежит к работающим на фирме, проводящей прием, его обязанности усложняются – на протяжении всего приема он должен следить за его ходом и проводить представление приглашенных друг другу, организовывать многочисленные встречи и беседы отдельных групп гостей. Следить за тем, чтобы никакой гость не оказался в одиночестве, поскольку это может подействовать на него угнетающе и испортить впечатление от приема. Кроме того, сотрудники фирмы-хозяйки должны на протяжении всего приема осуществлять контроль за обслуживающим персоналом, чтобы не допустить сбоев и ошибок в обслуживании.
Деловые приемы можно классифицировать следующим образом:
– приемы, проходящие сидя, с наличием посадочных мест;
– приемы стоя – без посадочных мест.
1. Коктейль, бокал шампанского – небольшой по длительности прием (1,5–2 часа), как правило, проходит стоя. Напитки, как и горячие ихолодные закуски, разносятся официантами. Иногда такой вид обслуживания дополняется еще несколькими буфетами-стойками, где желающим предлагаются напитки. Начало приема – приблизительно в 17 часов.
2. «А ля фуршет» (a la fourchette – фр. – вилкой: так как «а» – предлог, обозначающий творительный падеж, а «lаfourchette»-вилка). Продолжительность та же, что и у приема типа «коктейль», время начала приема – также около 17 часов. Этот прием проводится стоя, но есть следующее отличие: на приеме «а ля фуршет» накрываются столы с закусками, горячими блюдами, а также с посудой и приборами. Гости сами накладывают в свои тарелки желаемые блюда. Однако название приема подсказывает, что на столах находятся только те блюда, которые можно есть без использования ножа, стоя, т. е., держа тарелку в левой руке, а вилку – в правой.
Одежда на приемах типа «коктейль», бокал шампанского и «а ля фуршет» – обычный костюм, но более темного цвета, женские костюмы более нарядные, менее жесткие требования к украшениям.
3. Буфет-обед – прием, начало которого назначается примерно на 18–20 часов. Принципиальное отличие от приемов «коктейль» и «а ля фуршет», кроме времени начала и продолжительности (2,5–3 часа), в том, что хотя кушанья и приборы находятся на большом столе, играющем роль буфета, однако этот прием проходит не стоя, а сидя. В зале устанавливаются столы, и приглашенные, самостоятельно выбрав закуски, садятся за столы. Поскольку в этом случае усаживаться за один длинный стол было бы неудобно (тарелки в руках у гостей, разное время занятия места за столом), столы ставятся таким образом, чтобы за каждым могли разместиться 4–6 человек.
Хотя это и вечерний прием, однако, смокинг и вечернее платье не обязательны, поскольку прием предполагает самообслуживание, гостья в вечернем платье будет чувствовать себя неудобно, шествуя с тарелкой по залу в поисках места.
4. Обед – самая торжественная форма приема. На обед часть самых уважаемых гостей, например первые лица фирмы, могут быть приглашены с супругами (на все прочие перечисленные формы деловых приемов супруги не приглашаются).
Поздравление с открытием фирмы
Сегодня день особого волнения.
Считайте, что у фирмы – день рождения!
Открылись наконец-то, это значит,
Вступили вы на путь к своей удаче.
Мы верим, все дела пойдут прекрасно.
К открытию шли долго не напрасно.
Сегодня в сей торжественный момент
Желаем, пусть цветет ваш менеджмент!
Поздравление с годовщиной фирмы
Фирме вашей ровно год.
Вы идеям дали ход
И сумели раскрутиться,
Без рекламы засветиться.
Вас признали.
К вам идут.
Вас дела большие ждут.
Нам приятно поздравлять,
Кто красиво смог начать
Дело хлопотное, но Вам с ним справиться дано!
Год прошел – у вас успех.
Процветайте без помех!
Поздравление с пятилетием фирмы
Спешим поздравить вас скорей.
У вашей фирмы – юбилей!
Пять лет трудились не напрасно,
Дела идут у вас прекрасно,
Стоите прочно на ногах,
И в перспективе есть размах.
Уже и менеджмент налажен,
И конкурент не так уж страшен,
Лишь стимул к росту придает
И ускоряет мысли ход.
За вас мы рады всей душой!
Желаем вам доход большой,
Нашли чтоб новые эффекты,
Взялись за свежие проекты
И, расцветая год от года,
Снискали вы любовь народа!
Поздравление с десятилетием фирмы
Как юбилей вниманием обойти,
Когда десятилетье позади!
Для фирмы это – важный юбилей,
Делами и друзьями – нет прочней!
Мы вас спешим поздравить от души.
Пусть будут все идеи хороши.
Еще не раз вы всех нас удивите,
Фурор произведете в лучшем виде!
Нормы этикета на презентации фирмы
Одно из назначений презентации– публичное представление чего-либо нового, недавно появившегося, созданного – книги, кинофильма, организации, нового вида продукции.
Поэтому роль презентаций в деятельности современной организации трудно переоценить. Принято считать, что задача ведущего презентации напоминает задачу адвоката: его цель – убедить людей понять и принять его точку зрения. Презентация является началом дальнейшего рассмотрения и обсуждения объекта.[1]
Если она терпит неудачу, то дальнейшего рассмотрения просто не будет, но если она успешна, то те, кому она адресована, захотят изучить объект презентации более детально. Обычно презентация считается успешной, если она вызывает желание получить дополнительную информацию.
1. Презентация организации (акционерного общества, общественного движения, и т. п.).
Цель презентации – рекламирование организации, ее миссии, стратегии, целей (истинных или, увы, мнимых), создание благоприятной репутации в глазах присутствующих представителей СМИ и деловых кругов.
2. Презентация продукта (товара).
Цель презентации – распространение информации о новой, выпускаемой впервые продукции, или о новом, впервые поступающем в продажу товаре, представление качеств (свойств) этой продукции (товара), условий выпуска и продажи, ознакомление присутствующих на презентации с особенностями транспортировки, хранения продукции (товара) и спецификой ее (его) применения.
3. Презентация проекта.
Цель презентации – информирование деловых кругов, общественности, СМИ о новом проекте (программе), затрагивающем интересы различных групп населения. В перечень целей входит также формирование положительного отношения и заинтересованности у лиц, которые могут оказать материальную поддержку проекту. Этот вид презентации наиболее труден для устроителей, так как восприятие заинтересованных кругов может быть многозначным, противоречивым, взаимоисключающим.
4. Презентация объема выполненных работ.
Цель – ознакомить достаточно узкий круг людей (например, акционеров) с результатами, объемами и стоимостью работ.
5. Презентация плана работ.
Цель презентации – информирование круга лиц, имеющих прямое отношение к будущим работам, о том, что будет сделано в определенный период, описание будущих работ, сведения об исполнителях, предполагаемые результаты, средства, которые необходимо будет израсходовать.
Подготовка презентаций – сложный, многоканальный процесс, требующий участия различных специалистов, таких, как:
> протокольная группа, обеспечивающая полное соответствие требованиям современного делового протокола;
> дизайнеры, художники, архитекторы, оформители, аранжировщики, отвечающие за оформление помещения, где будет проходить презентация, за качество представляемых демонстрационных материалов, за дизайн экспозиции, ее расположение и т. п.;
> специалисты по деловой риторике, которые помогут составить наиболее результативные выступления тем, кто проводит презентацию;
> специалисты по деловым приемам, банкетам и пр.[2]
Процесс подготовки презентации состоит из следующих этапов:
I этап. Определение цели презентации.
II этап. Составление списка и анализ состава приглашенных на презентацию.
III этап. Разработка плана презентации.
IV этап. Выбор метода представления продукта (услуги), проекта и пр.
V этап. Подбор демонстрационных материалов.
VI этап. Подготовка выступлений.
VII этап. Подготовка к ответам на вопросы. Рассмотрим перечисленные нами этапы более подробно.
На первом этапе определяют словесную формулировку цели. Все методы презентаций, наглядно – иллюстративные материалы, основные и дополнительные выступления, должны проверяться с одной точки зрения: работает ли этот метод (фраза, плакат) на цель презентации? Это главный критерий оценки составляющих презентации.
Вторым этапом является составление списка приглашенных на презентацию. Первый вопрос, который надо решить: включать ли в число участников представителей средств массовой информации? Если да, то в каких именно газетах, журналах, телевизионных программах организация заинтересована. Если нет, то почему? Ведь если фирма (или ее подразделение) находится вне поля зрения СМИ, общественности и определенных деловых кругов, они все равно получат интересующую их информацию самостоятельно, но в этом случае велика вероятность того, что она будет деформирована, искажена. Поэтому имеет смысл пригласить представителей СМИ, только надо серьезно подумать, какие именно СМИ лучше представят презентацию в печати, на радио и по телевидению.
Третий этап можно назвать определяющим суть процесса презентации. От того, какие выбраны методы показа и рассказа об объекте презентации, зависят место и время, состав приглашенных, дизайн помещения и т. п.
Обычно для «типовой» презентации используются следующие приемы и способы:
1. В объявлении о презентации и в тексте приглашений указывается главная цель презентации, например:
а) представление нового низкокалорийного продукта питания для определенных возрастных категорий населения;
б) представление нового вида организации учебного процесса – «дистанционное обучение». Надо уметь изложить главную цель презентации в одной фразе, это обеспечит лучшее ее запоминание.
2. Выступление и показ. Остановимся сначала на выступлении.
Главная цель выступления – побуждение к действию. Основная задача выступающего – добиться того, чтобы приглашенные, не дожидаясь завершения презентации, «выстроились в очередь» за новым продуктом (услугой) или захотели бы поскорее внести свою фамилию в число спонсоров предложенного проекта.
Жестких, незыблемых правил и неукоснительно соблюдаемых рекомендаций для построения выступления нет. Все зависит от объекта презентации, от личностных особенностей выступающего, от времени, отведенного на выступление и на презентацию, от состава приглашенных. Однако некоторые советы, носящие общий характер, все-таки могут быть даны.
Любая презентация, рассчитанная на двадцать минут или на два часа, проводимая одним человеком или целой группой, требует ознакомления присутствующих с порядком ее проведения. Эта часть занимает совсем немного времени – пять-семь минут, но она очень важна, так как аудитория становится осведомленной с тем, что ее ожидает. Обычный порядок проведения этого организационного момента следующий:
> прежде всего, надо выразить благодарность присутствующим, за то, что они посетили это мероприятие, и выразить надежду, что оно будет для них интересным и полезным;
> далее необходимо назвать себя – должность, имя, фамилию и роль на презентации; если кто-либо еще принимает участие в рассказе и показе, следует их также представить;
> далее следует четко сформулировать цель презентации;
> после этого следует изложить предлагаемый порядок презентации: какое время на нее отведено, где она будет проходить (в одном помещении или нет), будет ли перерыв в работе, когда и на сколько, есть ли развлекательная часть и т. п.
В заключение необходимо дать информацию об основном выступлении: сколько времени оно продлится, можно ли будет задавать вопросы в процессе выступления или на них будет отведено специальное время, будут ли использованы технические средства для иллюстрации речи и какие именно и т. п. После того как присутствующим станет ясно, как будет организована презентация, можно переходить непосредственно к основному выступлению.
Изложите одной фразой главную идею выступления, например: «Итак, мы представляем новый продукт питания». Можно «подать» идею с некоторой долей юмора – если Вы уверены, что Вас поймут правильно. Если такой уверенности нет – лучше не рисковать. Далее надо дать план будущей речи, т. е. сказать, о чем Вы намерены говорить, например: «Мы познакомимся с особенностями производства этого нового продукта питания, с его основными свойствами, с его предполагаемой ценой, и, наконец, мы его просто попробуем». Пунктов плана не должно быть более трех-четырех, так как в противном случае восприятие не будет четким.
Презентационная речь должна быть построена именно в той последовательности, которую Вы ранее изложили. Недопустимы длинная речь предпочтительна энергичная, информативная, не без юмора, содержащая мотивацию к дальнейшему, более глубокому изучению предмета. Текст, имеющий основой только доверие аудитории к Вам, должен чередоваться с бесспорными цифрами и фактами.
При переходе от одного пункта плана к другому имеет смысл подвести итог – сжато, кратко, например, такой фразой: «Итак, мы рассмотрели основные свойства нового продукта. Это, во-первых, его белковое содержание, во-вторых, низкая калорийность, в-третьих, вполне доступная цена».
Тому, кто произносит презентационную речь, следует внимательно следить за реакцией слушателей – настроена ли аудитория благожелательно, воспринимает ли аргументы с одобрением, положительно, или, наоборот, отторгает доказательства, склонна возражать, не приемлет даже фактов. В этом случае полезно самому выступающему перехватить инициативу возражений, например, такой фразой: «Говоря о том, что цена доступна, я предвижу возражения. Давайте, однако, проведем сравнение стоимости ряда аналогичных продуктов с близким к нашему продукту содержанием, и мы увидим, что разница в цене сравнительно невелика, если иметь в виду относительно большую разницу в содержании».
Продолжительность выступления на презентации может быть различной – все зависит от характера представляемого объекта, Целей и задач организации, проводящей презентацию, даже от помещения, которым организация располагает, и многих других факторов. Можно предложить такой точный, однако мало учитываемый критерий длительности речи: слушатели должны не изнемогать от ожидания, когда же она кончится, а, наоборот, сожалеть о том, что презентационное выступление так быстро завершилось.
В современной деловой практике продолжительность основного выступления на презентации колеблется от десяти минут до одного часа. Важно правильно распределить время выступления, учесть, что в среднем темп речи, удобный для произнесения и длявосприятия – от 90 до 120 слов в минуту; отклонения бывают, но редко.
Кроме того, обычно основная речь не бывает единственной – ее дополняют речи специалистов организации, проводящей презентацию, длительность которых тоже может быть различной, в зависимости от потребности в той информации, в них представленной.
Сделать речь, основную или дополняющую, легко воспринимаемой, яркой, запоминающейся, побуждающей к вполне определенным действиям можно, следуя нижеприведенным рекомендациям:
> сопроводите речь цифрами: пусть их будет немного, но они должны быть впечатляющими;
> приведите 1–3 ярких примера. Это придает речи убедительность;
> пользуйтесь (но умеренно) таким методом достижения выразительности речи, как риторический вопрос. Это концентрирует внимание слушающих на предмете речи;
> используйте юмор для создания непринужденной атмосферы;
> предпочитайте простое построение фразы; устная речь отличается от письменной краткостью, простотой, отсутствием сложных фразеологических оборотов;
> удерживайте внимание слушающих, меняя интонацию, тон голоса, темп и ритм речи – но все это в пределах здравого смысла, не превращая выступление в клоунаду.
Заключительная часть – апофеоз выступления. Нельзя обойтись без заключения, и оно не должно быть скомкано. Надо упомянуть о том, что «настало время подвести итоги: переходим к завершению наших рассуждений (или нашего анализа и т. п.)». В заключительной части следует остановиться еще раз на тех основных, ведущих идеях, которые были высказаны ранее.
Последние фразы должны быть мажорными, пробуждать желание действовать.
В заключении не следует высказывать новых идей, надо резюмировать лишь то, что уже говорилось.
В том случае, если в презентацию, кроме основного доклада (речи, сообщения), включены и дополняющие основную часть выступления, они должны быть тщательно подготовлены по тем же правилам. Присутствующим следует также объяснить, чем вызваны дополнительные выступления. В них могут рассматриваться отраслевая специфика или другие вопросы.
В презентации невозможно рассказать и показать все. Не стоит перегружать ее излишней информацией. Надо уметь ограничить себя в подборе данных, отбирая лишь те, которые заинтересуют всех приглашенных. Презентация не должна утомлять изобилием технических подробностей, от точных детальных характеристик стоит отказаться в пользу более общих (но не менее достоверных).
Имеет смысл ориентироваться на заинтересованного, но среднего слушателя.
Выступления (основное и дополнительные) завершаются ответами на вопросы. Для этого надо предусмотреть время. Хотя и в процессе самого выступления вполне возможен прямой контакт выступающего со слушателями, т. е. он может, не теряя нити своей речи, быстро ответить на короткий вопрос (типа «где?», «когда?» и т. п.), отреагировать на ту или иную реплику, однако есть риск потерять контроль над речью, уйти в сторону от темы. Поэтому отдельное время для вопросов тоже должно быть отведено. Опытный выступающий, как правило, предвидит вопросы, их число и содержание. Но все же следует составить список наиболее вероятных вопросов и подготовиться к ответам на них. Вместе с тем могут возникнуть совершенно неожиданные вопросы.
Существует ряд правил для ответов на вопросы:
1) предпочтительнее краткий ответ на вопрос;
2) нельзя в ответе давать заведомо неверную информацию;
3) эмоционально ответ должен быть доброжелательным.
Можно продемонстрировать свое дружелюбие таким, например, высказыванием: «Благодарю за прекрасный вопрос, он как нельзя лучше поможет познакомиться со следующей ситуацией (цифрами, доказательствами, аргументами, фактами и пр.)»;
4) не следует слишком долго думать над ответом на вопрос. Если не можете сразу ответить, лучше сказать: «Я не готов сейчас ответить, позвольте выяснить некоторые детали, чтобы через некоторое время, в течение презентации, подготовить ответ на этот вопрос». Или: «Если этот вопрос интересует узкий круг лиц, прошу Подойти к главному стенду через полчаса, я смогу подобрать данные для ответа на этот вопрос»;
6) иногда задающий вопрос превращает его в выступление, Пытаясь дать варианты ответов на него. Необходимо тактично прервать спрашивающего, оставив за собой контроль за процессом презентации, не позволять отобрать лидерство у выступающего;
7) можно провести разграничение вопросов на те, ответы на которые интересуют всех, и те, которые интересны малому числу присутствующих. Последних можно попросить задержаться и ответить на их вопросы, когда остальные присутствующие покинут свои места;
8) иногда у присутствующих на презентации нет вопросов. Выступающий должен предусмотреть такую вероятность и подготовить 2–3 вопроса, которые он может задать, сам, сопроводив их такой, например, фразой: «Полагаю, что уважаемую публику может интересовать такой вопрос». Возможно, это подвигнет аудиторию задать другие вопросы;
9) очень осторожным следует быть с прессой. Некоторые работники средств массовой информации, к сожалению, имеют обыкновение искажать чьи-либо высказывания. В основном это делается для придания сенсационности журналистским сообщениям. Это не значит, что они питают личную неприязнь к Вам, они отнесутся подобным же образом к словам любого человека.
Вовсе не желая бросить тень на представителей этой профессии, тем не менее предостерегаем, что в некоторых случаях, могут возникнуть некоторые проблемы, подобные тем, которые упомянуты выше.
При такой ситуации лучше ответить: «Нет, я этого не говорил, я сказал, что…» (и повторить уже сказанное. Можно добавить: «Прошу точно передать мои слова»).
Отдельно следует сказать об использовании наглядно-иллюстративных материалов. Их применяют в процессе презентации в подавляющем большинстве случаев. Рассмотрим их подробнее.
Текстовые наглядные материалы. Они помогают выступающему удержать внимание слушателей на определенных аргументах и фактах, а также демонстрируют логику выступления. Распространенными ошибками являются размещение на плакате слишком большого объема текста, а также недостаточно крупный шрифт Можно порекомендовать количество строк на листе – 5–6, количество слов в строке примерно такое же. Материалы должны находиться достаточно высоко, что позволит присутствующим видеть текст даже с большого расстояния.
Поэтому роль презентаций в деятельности современной организации трудно переоценить. Принято считать, что задача ведущего презентации напоминает задачу адвоката: его цель – убедить людей понять и принять его точку зрения. Презентация является началом дальнейшего рассмотрения и обсуждения объекта.[1]
Если она терпит неудачу, то дальнейшего рассмотрения просто не будет, но если она успешна, то те, кому она адресована, захотят изучить объект презентации более детально. Обычно презентация считается успешной, если она вызывает желание получить дополнительную информацию.
Виды презентаций
Рассмотрим более подробно презентацию с точки зрения требований делового этикета.1. Презентация организации (акционерного общества, общественного движения, и т. п.).
Цель презентации – рекламирование организации, ее миссии, стратегии, целей (истинных или, увы, мнимых), создание благоприятной репутации в глазах присутствующих представителей СМИ и деловых кругов.
2. Презентация продукта (товара).
Цель презентации – распространение информации о новой, выпускаемой впервые продукции, или о новом, впервые поступающем в продажу товаре, представление качеств (свойств) этой продукции (товара), условий выпуска и продажи, ознакомление присутствующих на презентации с особенностями транспортировки, хранения продукции (товара) и спецификой ее (его) применения.
3. Презентация проекта.
Цель презентации – информирование деловых кругов, общественности, СМИ о новом проекте (программе), затрагивающем интересы различных групп населения. В перечень целей входит также формирование положительного отношения и заинтересованности у лиц, которые могут оказать материальную поддержку проекту. Этот вид презентации наиболее труден для устроителей, так как восприятие заинтересованных кругов может быть многозначным, противоречивым, взаимоисключающим.
4. Презентация объема выполненных работ.
Цель – ознакомить достаточно узкий круг людей (например, акционеров) с результатами, объемами и стоимостью работ.
5. Презентация плана работ.
Цель презентации – информирование круга лиц, имеющих прямое отношение к будущим работам, о том, что будет сделано в определенный период, описание будущих работ, сведения об исполнителях, предполагаемые результаты, средства, которые необходимо будет израсходовать.
Подготовка презентаций – сложный, многоканальный процесс, требующий участия различных специалистов, таких, как:
> протокольная группа, обеспечивающая полное соответствие требованиям современного делового протокола;
> дизайнеры, художники, архитекторы, оформители, аранжировщики, отвечающие за оформление помещения, где будет проходить презентация, за качество представляемых демонстрационных материалов, за дизайн экспозиции, ее расположение и т. п.;
> специалисты по деловой риторике, которые помогут составить наиболее результативные выступления тем, кто проводит презентацию;
> специалисты по деловым приемам, банкетам и пр.[2]
Процесс подготовки презентации состоит из следующих этапов:
I этап. Определение цели презентации.
II этап. Составление списка и анализ состава приглашенных на презентацию.
III этап. Разработка плана презентации.
IV этап. Выбор метода представления продукта (услуги), проекта и пр.
V этап. Подбор демонстрационных материалов.
VI этап. Подготовка выступлений.
VII этап. Подготовка к ответам на вопросы. Рассмотрим перечисленные нами этапы более подробно.
На первом этапе определяют словесную формулировку цели. Все методы презентаций, наглядно – иллюстративные материалы, основные и дополнительные выступления, должны проверяться с одной точки зрения: работает ли этот метод (фраза, плакат) на цель презентации? Это главный критерий оценки составляющих презентации.
Вторым этапом является составление списка приглашенных на презентацию. Первый вопрос, который надо решить: включать ли в число участников представителей средств массовой информации? Если да, то в каких именно газетах, журналах, телевизионных программах организация заинтересована. Если нет, то почему? Ведь если фирма (или ее подразделение) находится вне поля зрения СМИ, общественности и определенных деловых кругов, они все равно получат интересующую их информацию самостоятельно, но в этом случае велика вероятность того, что она будет деформирована, искажена. Поэтому имеет смысл пригласить представителей СМИ, только надо серьезно подумать, какие именно СМИ лучше представят презентацию в печати, на радио и по телевидению.
Третий этап можно назвать определяющим суть процесса презентации. От того, какие выбраны методы показа и рассказа об объекте презентации, зависят место и время, состав приглашенных, дизайн помещения и т. п.
Обычно для «типовой» презентации используются следующие приемы и способы:
1. В объявлении о презентации и в тексте приглашений указывается главная цель презентации, например:
а) представление нового низкокалорийного продукта питания для определенных возрастных категорий населения;
б) представление нового вида организации учебного процесса – «дистанционное обучение». Надо уметь изложить главную цель презентации в одной фразе, это обеспечит лучшее ее запоминание.
2. Выступление и показ. Остановимся сначала на выступлении.
Главная цель выступления – побуждение к действию. Основная задача выступающего – добиться того, чтобы приглашенные, не дожидаясь завершения презентации, «выстроились в очередь» за новым продуктом (услугой) или захотели бы поскорее внести свою фамилию в число спонсоров предложенного проекта.
Жестких, незыблемых правил и неукоснительно соблюдаемых рекомендаций для построения выступления нет. Все зависит от объекта презентации, от личностных особенностей выступающего, от времени, отведенного на выступление и на презентацию, от состава приглашенных. Однако некоторые советы, носящие общий характер, все-таки могут быть даны.
Любая презентация, рассчитанная на двадцать минут или на два часа, проводимая одним человеком или целой группой, требует ознакомления присутствующих с порядком ее проведения. Эта часть занимает совсем немного времени – пять-семь минут, но она очень важна, так как аудитория становится осведомленной с тем, что ее ожидает. Обычный порядок проведения этого организационного момента следующий:
> прежде всего, надо выразить благодарность присутствующим, за то, что они посетили это мероприятие, и выразить надежду, что оно будет для них интересным и полезным;
> далее необходимо назвать себя – должность, имя, фамилию и роль на презентации; если кто-либо еще принимает участие в рассказе и показе, следует их также представить;
> далее следует четко сформулировать цель презентации;
> после этого следует изложить предлагаемый порядок презентации: какое время на нее отведено, где она будет проходить (в одном помещении или нет), будет ли перерыв в работе, когда и на сколько, есть ли развлекательная часть и т. п.
В заключение необходимо дать информацию об основном выступлении: сколько времени оно продлится, можно ли будет задавать вопросы в процессе выступления или на них будет отведено специальное время, будут ли использованы технические средства для иллюстрации речи и какие именно и т. п. После того как присутствующим станет ясно, как будет организована презентация, можно переходить непосредственно к основному выступлению.
Изложите одной фразой главную идею выступления, например: «Итак, мы представляем новый продукт питания». Можно «подать» идею с некоторой долей юмора – если Вы уверены, что Вас поймут правильно. Если такой уверенности нет – лучше не рисковать. Далее надо дать план будущей речи, т. е. сказать, о чем Вы намерены говорить, например: «Мы познакомимся с особенностями производства этого нового продукта питания, с его основными свойствами, с его предполагаемой ценой, и, наконец, мы его просто попробуем». Пунктов плана не должно быть более трех-четырех, так как в противном случае восприятие не будет четким.
Презентационная речь должна быть построена именно в той последовательности, которую Вы ранее изложили. Недопустимы длинная речь предпочтительна энергичная, информативная, не без юмора, содержащая мотивацию к дальнейшему, более глубокому изучению предмета. Текст, имеющий основой только доверие аудитории к Вам, должен чередоваться с бесспорными цифрами и фактами.
При переходе от одного пункта плана к другому имеет смысл подвести итог – сжато, кратко, например, такой фразой: «Итак, мы рассмотрели основные свойства нового продукта. Это, во-первых, его белковое содержание, во-вторых, низкая калорийность, в-третьих, вполне доступная цена».
Продолжительность выступления на презентации может быть различной – все зависит от характера представляемого объекта, Целей и задач организации, проводящей презентацию, даже от помещения, которым организация располагает, и многих других факторов. Можно предложить такой точный, однако мало учитываемый критерий длительности речи: слушатели должны не изнемогать от ожидания, когда же она кончится, а, наоборот, сожалеть о том, что презентационное выступление так быстро завершилось.
В современной деловой практике продолжительность основного выступления на презентации колеблется от десяти минут до одного часа. Важно правильно распределить время выступления, учесть, что в среднем темп речи, удобный для произнесения и длявосприятия – от 90 до 120 слов в минуту; отклонения бывают, но редко.
Кроме того, обычно основная речь не бывает единственной – ее дополняют речи специалистов организации, проводящей презентацию, длительность которых тоже может быть различной, в зависимости от потребности в той информации, в них представленной.
Сделать речь, основную или дополняющую, легко воспринимаемой, яркой, запоминающейся, побуждающей к вполне определенным действиям можно, следуя нижеприведенным рекомендациям:
> сопроводите речь цифрами: пусть их будет немного, но они должны быть впечатляющими;
> приведите 1–3 ярких примера. Это придает речи убедительность;
> пользуйтесь (но умеренно) таким методом достижения выразительности речи, как риторический вопрос. Это концентрирует внимание слушающих на предмете речи;
> используйте юмор для создания непринужденной атмосферы;
> предпочитайте простое построение фразы; устная речь отличается от письменной краткостью, простотой, отсутствием сложных фразеологических оборотов;
> удерживайте внимание слушающих, меняя интонацию, тон голоса, темп и ритм речи – но все это в пределах здравого смысла, не превращая выступление в клоунаду.
Заключительная часть – апофеоз выступления. Нельзя обойтись без заключения, и оно не должно быть скомкано. Надо упомянуть о том, что «настало время подвести итоги: переходим к завершению наших рассуждений (или нашего анализа и т. п.)». В заключительной части следует остановиться еще раз на тех основных, ведущих идеях, которые были высказаны ранее.
Последние фразы должны быть мажорными, пробуждать желание действовать.
В заключении не следует высказывать новых идей, надо резюмировать лишь то, что уже говорилось.
В том случае, если в презентацию, кроме основного доклада (речи, сообщения), включены и дополняющие основную часть выступления, они должны быть тщательно подготовлены по тем же правилам. Присутствующим следует также объяснить, чем вызваны дополнительные выступления. В них могут рассматриваться отраслевая специфика или другие вопросы.
В презентации невозможно рассказать и показать все. Не стоит перегружать ее излишней информацией. Надо уметь ограничить себя в подборе данных, отбирая лишь те, которые заинтересуют всех приглашенных. Презентация не должна утомлять изобилием технических подробностей, от точных детальных характеристик стоит отказаться в пользу более общих (но не менее достоверных).
Имеет смысл ориентироваться на заинтересованного, но среднего слушателя.
Выступления (основное и дополнительные) завершаются ответами на вопросы. Для этого надо предусмотреть время. Хотя и в процессе самого выступления вполне возможен прямой контакт выступающего со слушателями, т. е. он может, не теряя нити своей речи, быстро ответить на короткий вопрос (типа «где?», «когда?» и т. п.), отреагировать на ту или иную реплику, однако есть риск потерять контроль над речью, уйти в сторону от темы. Поэтому отдельное время для вопросов тоже должно быть отведено. Опытный выступающий, как правило, предвидит вопросы, их число и содержание. Но все же следует составить список наиболее вероятных вопросов и подготовиться к ответам на них. Вместе с тем могут возникнуть совершенно неожиданные вопросы.
Существует ряд правил для ответов на вопросы:
1) предпочтительнее краткий ответ на вопрос;
2) нельзя в ответе давать заведомо неверную информацию;
3) эмоционально ответ должен быть доброжелательным.
Можно продемонстрировать свое дружелюбие таким, например, высказыванием: «Благодарю за прекрасный вопрос, он как нельзя лучше поможет познакомиться со следующей ситуацией (цифрами, доказательствами, аргументами, фактами и пр.)»;
4) не следует слишком долго думать над ответом на вопрос. Если не можете сразу ответить, лучше сказать: «Я не готов сейчас ответить, позвольте выяснить некоторые детали, чтобы через некоторое время, в течение презентации, подготовить ответ на этот вопрос». Или: «Если этот вопрос интересует узкий круг лиц, прошу Подойти к главному стенду через полчаса, я смогу подобрать данные для ответа на этот вопрос»;
6) иногда задающий вопрос превращает его в выступление, Пытаясь дать варианты ответов на него. Необходимо тактично прервать спрашивающего, оставив за собой контроль за процессом презентации, не позволять отобрать лидерство у выступающего;
7) можно провести разграничение вопросов на те, ответы на которые интересуют всех, и те, которые интересны малому числу присутствующих. Последних можно попросить задержаться и ответить на их вопросы, когда остальные присутствующие покинут свои места;
8) иногда у присутствующих на презентации нет вопросов. Выступающий должен предусмотреть такую вероятность и подготовить 2–3 вопроса, которые он может задать, сам, сопроводив их такой, например, фразой: «Полагаю, что уважаемую публику может интересовать такой вопрос». Возможно, это подвигнет аудиторию задать другие вопросы;
9) очень осторожным следует быть с прессой. Некоторые работники средств массовой информации, к сожалению, имеют обыкновение искажать чьи-либо высказывания. В основном это делается для придания сенсационности журналистским сообщениям. Это не значит, что они питают личную неприязнь к Вам, они отнесутся подобным же образом к словам любого человека.
Вовсе не желая бросить тень на представителей этой профессии, тем не менее предостерегаем, что в некоторых случаях, могут возникнуть некоторые проблемы, подобные тем, которые упомянуты выше.
При такой ситуации лучше ответить: «Нет, я этого не говорил, я сказал, что…» (и повторить уже сказанное. Можно добавить: «Прошу точно передать мои слова»).
Отдельно следует сказать об использовании наглядно-иллюстративных материалов. Их применяют в процессе презентации в подавляющем большинстве случаев. Рассмотрим их подробнее.
Текстовые наглядные материалы. Они помогают выступающему удержать внимание слушателей на определенных аргументах и фактах, а также демонстрируют логику выступления. Распространенными ошибками являются размещение на плакате слишком большого объема текста, а также недостаточно крупный шрифт Можно порекомендовать количество строк на листе – 5–6, количество слов в строке примерно такое же. Материалы должны находиться достаточно высоко, что позволит присутствующим видеть текст даже с большого расстояния.