Страница:
2. Мотивация к увеличению вклада.
Участие в управлении предполагает, что для достижения целей организации сотрудники получают возможность реализовать свои способности, проявить инициативу. Участие в управлении способствует повышению мотивации, помогает работникам осознать цели и определить четкие пути к их достижению.
Именно этим и отличается участие в управлении от «согласования», предполагающего исключительно творчество руководителя, который «по согласованию» с членами группы реализует в трудовом процессе собственные идеи. Те, кто дает согласие, отнюдь не вносят личный вклад, а одобряют действия руководителя. Участие в управлении – нечто большее, чем обсуждение работниками управленческих проблем и согласие на какие-либо действия; его ценность состоит в высвобождении творческой активности всех сотрудников.
Участие в процессе принятия решений сопряжено с более высоким чувством ответственности сотрудников, возрастанием степени их мотивации к достижению целей.
3. Принятие ответственности.
Наконец, участие в управлении побуждает членов группы к принятию ответственности за ее действия. Сотрудники самововлекаются в достижение целей организации, употребляя по отношению к ней местоимение «мы», а не «они», решая «наши», а не «их» проблемы. Участие в управлении означает превращение исполнителей чужой воли в «граждан» организации.
Рис. Факторы, определяющие расширение практики участия в управлении
Итак, участие в управлении способствует:
Повышению объемов производства и качества продукции
Повышению мотивации сотрудников, получающих возможность влияния на ситуацию, возрастание самооценки, степени удовлетворения трудом, улучшение взаимодействий с менеджерами.
Уменьшению конфликтов и стрессов
Снижению показателей текучести рабочей силы и прогулов
1.6.Умение управлять своим временем
Вы сильно загружены, у вас работы больше, чем может реально выполнить один человек. Это легко проверить, использовав метод «фотография рабочего дня», то есть строго фиксировать все дела в течение дня и время, которое было потрачено на их выполнение, с точностью до минуты. Продолжайте записывать день за днем, чтобы получить полную картину занятости. В конце месяца обязательно проанализируйте, на что у вас не хватило время, чему нужно уделить больше внимания, подведя итоги, можно сделать вывод, а нужен ли вам помощник? Можно ли перераспределить дела так, чтобы все успеть, и чтобы день не вызвал напряжения? Необходимо прежде всего правильно спланировать время.
Задание
1. Что для вас значит время?
Напишите ниже несколько слов о том, что для вас значит время.
___________________________________________________________________
2. Как вы расходуете ваше время?
Как вы расходует ваше время, например, в течение обычной недели?
Выполнив задание, вы легко сможете составить план рабочего дня.
Когда вы планируете день, не забывайте учитывать следующее правило – правило 60:40:
а) планом должно быть охвачено не более 60 % вашего времени;
б) около 40 % рабочего времени должно быть оставлено в качестве резервного времени для неожиданных дел.
Организация вашего рабочего дня должна соответствовать основному принципу «Работа должна подчиняться мне, а не наоборот».
Ниже приводятся рекомендации, которые призваны помочь следовать этому принципу. Выберите из них те, которые близки вам. Важно, чтобы вы нашли свой личный стиль. Для вас этот стиль – самый лучший.
1. Начинайте день с позитивным настроением.
2. Следуйте на работу без спешки. И не говорите, что у вас для этого нет времени. Это вопрос установления приоритетов (ранний подъем – ранний отход ко сну).
3. Начинайте работу по возможности в одно и то же время.
4. Приступайте к работе без «раскачки». Откажитесь от такого утреннего ритуала, как пространные обсуждения новостей или вчерашней телепрограммы. Перенесите эти бытовые вопросы на менее напряженное время, например, на послеобеденное.
5. Пересмотрите составленный накануне вечером план дня, внесите коррективы.
6. Самое продуктивное для решения ключевых задач – утреннее время.
7. В любой организации нередко возникают какие-либо неотложные обстоятельства или непредвиденные ситуации. Когда решается крупная проблема, кажется, что мелкие дела усиленно выдвигаются на передний план. Поэтому старайтесь отклонять дополнительно возникающие «неотложные» проблемы.
8. Избегайте незапланированных, импульсивных действий.
9. Своевременно делайте паузы, соблюдайте размеренный темп. Оптимальное соотношение: один час работы – 10 минут перерыв.
10. Небольшие однородные задачи старайтесь выполнять сериями.
11. Используйте незапланированные паузы в работе. Сразу задавайте себе вопрос: «Как я могу эффективно использовать эти минуты?»
12. Заходят ли коллеги в ваш кабинет в любое время?
13. Выкраивайте спокойный (закрытый) час для важных дел, творческой работы, самообразования.
14. В конце дня:
завершите несделанное;
просмотрите дневной план, подведите итоги;
составьте план на следующий день;
хотя бы часть дороги домой пройдите пешком.
Чтобы день был более продуктивным, рекомендуется придерживаться следующих правил.
1. Планируйте свое время. План следует составлять не только на один день, но и на более продолжительные сроки. Он, конечно, будет нарушаться и его придется корректировать, но делать это надо постоянно и заблаговременно. Очень полезно пользоваться специально издаваемым деловым календарем.
2. Точно определите цель. Множество людей попусту тратит время и энергию из-за того, что отчетливо не представляет себе, что собственно они собираются сделать. Не зная точно, к чему идти, они сбиваются еще на старте, теряют дорогу, падают духом и сворачивают на тропинки. Определите с самого начала хотя бы «пункт назначения», и уже поэтому вы достигнете его гораздо быстрее.
3. Сосредоточьтесь на главном. Запишите на листе в порядке важности самые срочные дела. Сначала примитесь за дело N 1 и не отступайте от него, пока не закончите. Затем так же поступите с делами N 2, 3 и т. д. Не тревожьтесь, если к концу дня вы разделаетесь только с одним делом или двумя. На завтра снова сосредоточьтесь на самом главном;
4. Продумайте себе стимулы. Мы лучше делаем то, что нам хочется делать. Отсюда задача: как-то перевести свои занятия из категории «надо» в категорию «хочу» – продуктивность вашей деятельности повысится почти автоматически.
5. Установите твердые сроки. Один из способов связать себя обязательством – назначить для выполнения определенного задания твердый срок. Но одно дело сказать себе: «Я отвечу на письмо при первой же возможности», и совсем другое – «Я отвечу на письмо к такому-то сроку». В первом случае вы даете себе возможность находить оправдания проволочке, во втором – ставите себя в определенные рамки.
6. Научитесь быть решительным. Не откладывайте сложных дел со дня на день из-за колебаний и сомнений в выборе решений. Располагая определенными фактами, решайте и действуйте. И уж если вы что-то сделали, то не теряйте времени на бесплодные размышления о том, наилучшее ли решение вы приняли или нет.
7. Пользуйтесь записной книжкой, а еще лучше – картотекой. Всякий, кто хоть раз испытывал муки, вспоминая, что ему еще надо сделать, подтвердит справедливость правила – записывать все предстоящие дела, номера телефонов, новые мысли и т. п. Целесообразно размещенные пометки помогут вам помнить даже об относительно мелких делах, о которых обычно легко забывают. Карандаш с бумагой может сберечь даже время, затрачиваемое на обдумывание проблемы. Если вам надо что-то решить, набросайте относящиеся к этому данные, и перед вами раскроется разнообразие возможных решений. Выбирайте!
8. Сберегайте время, затраченное на поиски справок, и поэтому держите в порядке списки часто требующихся адресов, телефонов. Не загружайте память там, где это не нужно.
9. Избегайте досадных помех.
10. Учитесь слушать. Во избежание серьезных ошибок, повторений и переделок стремитесь с первого раза получать исчерпывающие сведения и указания. Прежде чем что-то делать, уточните: где, когда, как, что, почему? Если что-нибудь остается неясным, сразу спросите.
11. Учитесь читать. Не судите о содержании по отрывку, непонятное в абзаце может быть пояснено двумя строками ниже.
12. Учитесь писать. Четко оговаривайте в письмах существо дела, обстоятельства, желаемые решения. Если хотите, чтобы письмо прочитали, напишите на одной странице.
13. Избегайте шаблонов. Многие из нас становятся жертвами шаблонного мышления. Только потому, что мы всегда выполняли что-то одним определенным образом, мы подчас считаем, что это-то и есть самый лучший из возможных способов. Между тем почти всякую работу можно усовершенствовать. Если сейчас вы делаете что-то в последовательности А-Б-В-Г, попробуйте порядок А-В-Б-Г. Возможно, получится быстрее. Не передать ли другим часть простейших функций, не требующих особой квалификации? Не следует ли поинтересоваться, какими способами другие экономят время?
14. Воспитывайте уважение к своему времени. Приобретайте привычку мысленно давать своему времени какую-то оценку, и вы станете по-новому относиться к нему. Такой подход поможет судить о том, стоит ли именно заниматься теми небольшими делами, которые, может быть, «пробиваются» в ваше рабочее время.
15. Установите часы приема. Хорошим руководителем часто считается тот, к кому подчиненные идут советоваться в любое время и по любому вопросу. «Политика открытых дверей» отучает подчиненных от самостоятельности и ведет к неразумной трате времени.
16. Информируйте сотрудников и посетителей о ваших занятиях и занятости. Добейтесь, чтобы вас не отвлекали, когда известно, что вы заняты.
17. Разработайте единый регламент времени для вас и ваших подчиненных, согласуйте его с регламентацией времени у ваших начальников. Помните, что рациональная регламентация времени, разработанная с системных позиций, может сэкономить каждому руководителю до 1,5 часов в течение рабочего дня.
18. Закрытые двери – менее эффективное средство от помех, чем секретарь, дежурный или простой указатель занятости перед этими дверьми.
19. Ведите картотеку или дневник, если нельзя вести записи на отдельных листках. Руководителю приходится часто давать справки, готовить ответы, выступления и доклады по самым различным вопросам. Заведите и постоянно пополняйте картотеку: различные сведения, выписки, данные; собственные заметки, записанные в карточки, сгруппированные по разделам, помогут вам за 10–15 минут подготовить справку или выступление по любому вопросу.
20. Систематически контролируйте организацию своего труда, анализируйте, насколько рационально он организован, устанавливая, как и на что расходуется рабочее время, в чем его непроизводительные затраты. Так же систематически просматривайте настоящие советы, дополняйте их и оценивайте полученные результаты.
21. Предусмотрите единую систему отметок в календаре, известную вашим подчиненным.
22. Не злоупотребляйте телефонными разговорами. Ничто не может соперничать с телефоном в экономии времени, когда надо получить какие-то данные, сделать заказ, выяснить недоразумение, дать указание или условиться о встрече. Но бойтесь искушения просто поболтать по телефону – ведите разговор на деловом уровне.
23. Не упускайте из виду мелочи. Вы можете избежать небольших, но растрачивающих время задержек, если не будете отвлекаться по мелочам. Надо всегда иметь под рукой все необходимое, что наиболее часто используется при работе, – будь то приборы, инструменты или канцелярские принадлежности, справочные книги и т. д.
24. Приступайте к делу сразу же. Прежде чем приняться за работу, множество людей приводит в порядок свои столы, просматривает журналы, газеты и т. д., а потом удивляется, куда девалось время. Раз вы знаете, что надо делать, беритесь за дело сразу же. Только вы можете помочь себе избавиться от привычки отвлекаться по мелочам.
25. Используйте время полностью. Всегда есть возможность намного увеличить полезную часть своего рабочего времени. Время поездок, ожидания можно занять такими делами, как планирование своего дня, обдумывание предстоящих задач, просматривание заметок, которые пригодятся в дальнейшей работе, составление тезисов или формулировка поручений.
26. Группируйте однотипные или связанные вопросы, требующие принятия решения. На их совместное решение вы затратите меньшее время, чем на последовательное.
27. Меняйте занятия, и вы сможете побороть ощущение усталости и сделать больше. Так, если несколько часов вы работали сидя, постарайтесь заняться работой, которую можно делать стоя. Такая перемена улучшит самочувствие и повысит производительность труда.
28. Систематически контролируйте организацию своего труда, анализируйте, насколько он организован, устанавливая, как и на что расходуется рабочее время, в чем его непроизводительные затраты. Задавайте себе при этом четыре контрольных вопроса:
Что я делаю из того, что вообще не должен делать?
Что я не делаю из того, что должен делать?
Что я делаю не так, из-за чего возникает дополнительная работа у подчиненных?
Что я делаю из того, что другие могут сделать более квалифицировано?
29. Иногда считают, что курение стимулирует мышление и ускоряет решение задач. Медицина этого не подтверждает. Курение предотвращает засыпание в ночное время, но приводит к бесцельному расходу времени, снижая умственную работоспособность и ухудшая здоровье. Не курите в рабочей комнате, даже если это ваш кабинет.
30. Содержание в порядке полученных документов, наличие под руками всего необходимого для работы – тоже резервы экономии времени.
31. При планировании рабочего дня создайте условия для того, чтобы сосредоточиться на решаемой проблеме хотя бы в течение 2–3 часов в день. Переключайте в это время телефон на секретаря.
32. Рациональной загрузкой, эффективным использованием служебного времени обеспечьте полноценный отдых себе и своим подчиненным по его окончании. Не отдохнувший сотрудник равен половине полноценного.
33. Систематически занимайтесь физкультурой сами и поощряйте к этому подчиненных. Выкроив для этого 30–40 минут утром, вы обеспечите себе экономию времени днем за счет более высокой умственной работоспособности.
Выполнение данных правил позволяет всесторонне подумать о расходовании своего служебного времени. Без его рационального использования невозможно избавиться от текучки и от часто сопровождающей ее суматохи.
1.7.Делегирование полномочий
1.8.Выработайте свое собственное кредо управления
1.9.Имидж руководителя
Участие в управлении предполагает, что для достижения целей организации сотрудники получают возможность реализовать свои способности, проявить инициативу. Участие в управлении способствует повышению мотивации, помогает работникам осознать цели и определить четкие пути к их достижению.
Именно этим и отличается участие в управлении от «согласования», предполагающего исключительно творчество руководителя, который «по согласованию» с членами группы реализует в трудовом процессе собственные идеи. Те, кто дает согласие, отнюдь не вносят личный вклад, а одобряют действия руководителя. Участие в управлении – нечто большее, чем обсуждение работниками управленческих проблем и согласие на какие-либо действия; его ценность состоит в высвобождении творческой активности всех сотрудников.
Участие в процессе принятия решений сопряжено с более высоким чувством ответственности сотрудников, возрастанием степени их мотивации к достижению целей.
3. Принятие ответственности.
Наконец, участие в управлении побуждает членов группы к принятию ответственности за ее действия. Сотрудники самововлекаются в достижение целей организации, употребляя по отношению к ней местоимение «мы», а не «они», решая «наши», а не «их» проблемы. Участие в управлении означает превращение исполнителей чужой воли в «граждан» организации.
Итак, участие в управлении способствует:
Повышению объемов производства и качества продукции
Повышению мотивации сотрудников, получающих возможность влияния на ситуацию, возрастание самооценки, степени удовлетворения трудом, улучшение взаимодействий с менеджерами.
Уменьшению конфликтов и стрессов
Снижению показателей текучести рабочей силы и прогулов
1.6.Умение управлять своим временем
Вы сильно загружены, у вас работы больше, чем может реально выполнить один человек. Это легко проверить, использовав метод «фотография рабочего дня», то есть строго фиксировать все дела в течение дня и время, которое было потрачено на их выполнение, с точностью до минуты. Продолжайте записывать день за днем, чтобы получить полную картину занятости. В конце месяца обязательно проанализируйте, на что у вас не хватило время, чему нужно уделить больше внимания, подведя итоги, можно сделать вывод, а нужен ли вам помощник? Можно ли перераспределить дела так, чтобы все успеть, и чтобы день не вызвал напряжения? Необходимо прежде всего правильно спланировать время.
Задание
1. Что для вас значит время?
Напишите ниже несколько слов о том, что для вас значит время.
___________________________________________________________________
2. Как вы расходуете ваше время?
Как вы расходует ваше время, например, в течение обычной недели?
Когда вы планируете день, не забывайте учитывать следующее правило – правило 60:40:
а) планом должно быть охвачено не более 60 % вашего времени;
б) около 40 % рабочего времени должно быть оставлено в качестве резервного времени для неожиданных дел.
Организация вашего рабочего дня должна соответствовать основному принципу «Работа должна подчиняться мне, а не наоборот».
Ниже приводятся рекомендации, которые призваны помочь следовать этому принципу. Выберите из них те, которые близки вам. Важно, чтобы вы нашли свой личный стиль. Для вас этот стиль – самый лучший.
1. Начинайте день с позитивным настроением.
2. Следуйте на работу без спешки. И не говорите, что у вас для этого нет времени. Это вопрос установления приоритетов (ранний подъем – ранний отход ко сну).
3. Начинайте работу по возможности в одно и то же время.
4. Приступайте к работе без «раскачки». Откажитесь от такого утреннего ритуала, как пространные обсуждения новостей или вчерашней телепрограммы. Перенесите эти бытовые вопросы на менее напряженное время, например, на послеобеденное.
5. Пересмотрите составленный накануне вечером план дня, внесите коррективы.
6. Самое продуктивное для решения ключевых задач – утреннее время.
7. В любой организации нередко возникают какие-либо неотложные обстоятельства или непредвиденные ситуации. Когда решается крупная проблема, кажется, что мелкие дела усиленно выдвигаются на передний план. Поэтому старайтесь отклонять дополнительно возникающие «неотложные» проблемы.
8. Избегайте незапланированных, импульсивных действий.
9. Своевременно делайте паузы, соблюдайте размеренный темп. Оптимальное соотношение: один час работы – 10 минут перерыв.
10. Небольшие однородные задачи старайтесь выполнять сериями.
11. Используйте незапланированные паузы в работе. Сразу задавайте себе вопрос: «Как я могу эффективно использовать эти минуты?»
12. Заходят ли коллеги в ваш кабинет в любое время?
13. Выкраивайте спокойный (закрытый) час для важных дел, творческой работы, самообразования.
14. В конце дня:
завершите несделанное;
просмотрите дневной план, подведите итоги;
составьте план на следующий день;
хотя бы часть дороги домой пройдите пешком.
Чтобы день был более продуктивным, рекомендуется придерживаться следующих правил.
1. Планируйте свое время. План следует составлять не только на один день, но и на более продолжительные сроки. Он, конечно, будет нарушаться и его придется корректировать, но делать это надо постоянно и заблаговременно. Очень полезно пользоваться специально издаваемым деловым календарем.
2. Точно определите цель. Множество людей попусту тратит время и энергию из-за того, что отчетливо не представляет себе, что собственно они собираются сделать. Не зная точно, к чему идти, они сбиваются еще на старте, теряют дорогу, падают духом и сворачивают на тропинки. Определите с самого начала хотя бы «пункт назначения», и уже поэтому вы достигнете его гораздо быстрее.
3. Сосредоточьтесь на главном. Запишите на листе в порядке важности самые срочные дела. Сначала примитесь за дело N 1 и не отступайте от него, пока не закончите. Затем так же поступите с делами N 2, 3 и т. д. Не тревожьтесь, если к концу дня вы разделаетесь только с одним делом или двумя. На завтра снова сосредоточьтесь на самом главном;
4. Продумайте себе стимулы. Мы лучше делаем то, что нам хочется делать. Отсюда задача: как-то перевести свои занятия из категории «надо» в категорию «хочу» – продуктивность вашей деятельности повысится почти автоматически.
5. Установите твердые сроки. Один из способов связать себя обязательством – назначить для выполнения определенного задания твердый срок. Но одно дело сказать себе: «Я отвечу на письмо при первой же возможности», и совсем другое – «Я отвечу на письмо к такому-то сроку». В первом случае вы даете себе возможность находить оправдания проволочке, во втором – ставите себя в определенные рамки.
6. Научитесь быть решительным. Не откладывайте сложных дел со дня на день из-за колебаний и сомнений в выборе решений. Располагая определенными фактами, решайте и действуйте. И уж если вы что-то сделали, то не теряйте времени на бесплодные размышления о том, наилучшее ли решение вы приняли или нет.
7. Пользуйтесь записной книжкой, а еще лучше – картотекой. Всякий, кто хоть раз испытывал муки, вспоминая, что ему еще надо сделать, подтвердит справедливость правила – записывать все предстоящие дела, номера телефонов, новые мысли и т. п. Целесообразно размещенные пометки помогут вам помнить даже об относительно мелких делах, о которых обычно легко забывают. Карандаш с бумагой может сберечь даже время, затрачиваемое на обдумывание проблемы. Если вам надо что-то решить, набросайте относящиеся к этому данные, и перед вами раскроется разнообразие возможных решений. Выбирайте!
8. Сберегайте время, затраченное на поиски справок, и поэтому держите в порядке списки часто требующихся адресов, телефонов. Не загружайте память там, где это не нужно.
9. Избегайте досадных помех.
10. Учитесь слушать. Во избежание серьезных ошибок, повторений и переделок стремитесь с первого раза получать исчерпывающие сведения и указания. Прежде чем что-то делать, уточните: где, когда, как, что, почему? Если что-нибудь остается неясным, сразу спросите.
11. Учитесь читать. Не судите о содержании по отрывку, непонятное в абзаце может быть пояснено двумя строками ниже.
12. Учитесь писать. Четко оговаривайте в письмах существо дела, обстоятельства, желаемые решения. Если хотите, чтобы письмо прочитали, напишите на одной странице.
13. Избегайте шаблонов. Многие из нас становятся жертвами шаблонного мышления. Только потому, что мы всегда выполняли что-то одним определенным образом, мы подчас считаем, что это-то и есть самый лучший из возможных способов. Между тем почти всякую работу можно усовершенствовать. Если сейчас вы делаете что-то в последовательности А-Б-В-Г, попробуйте порядок А-В-Б-Г. Возможно, получится быстрее. Не передать ли другим часть простейших функций, не требующих особой квалификации? Не следует ли поинтересоваться, какими способами другие экономят время?
14. Воспитывайте уважение к своему времени. Приобретайте привычку мысленно давать своему времени какую-то оценку, и вы станете по-новому относиться к нему. Такой подход поможет судить о том, стоит ли именно заниматься теми небольшими делами, которые, может быть, «пробиваются» в ваше рабочее время.
15. Установите часы приема. Хорошим руководителем часто считается тот, к кому подчиненные идут советоваться в любое время и по любому вопросу. «Политика открытых дверей» отучает подчиненных от самостоятельности и ведет к неразумной трате времени.
16. Информируйте сотрудников и посетителей о ваших занятиях и занятости. Добейтесь, чтобы вас не отвлекали, когда известно, что вы заняты.
17. Разработайте единый регламент времени для вас и ваших подчиненных, согласуйте его с регламентацией времени у ваших начальников. Помните, что рациональная регламентация времени, разработанная с системных позиций, может сэкономить каждому руководителю до 1,5 часов в течение рабочего дня.
18. Закрытые двери – менее эффективное средство от помех, чем секретарь, дежурный или простой указатель занятости перед этими дверьми.
19. Ведите картотеку или дневник, если нельзя вести записи на отдельных листках. Руководителю приходится часто давать справки, готовить ответы, выступления и доклады по самым различным вопросам. Заведите и постоянно пополняйте картотеку: различные сведения, выписки, данные; собственные заметки, записанные в карточки, сгруппированные по разделам, помогут вам за 10–15 минут подготовить справку или выступление по любому вопросу.
20. Систематически контролируйте организацию своего труда, анализируйте, насколько рационально он организован, устанавливая, как и на что расходуется рабочее время, в чем его непроизводительные затраты. Так же систематически просматривайте настоящие советы, дополняйте их и оценивайте полученные результаты.
21. Предусмотрите единую систему отметок в календаре, известную вашим подчиненным.
22. Не злоупотребляйте телефонными разговорами. Ничто не может соперничать с телефоном в экономии времени, когда надо получить какие-то данные, сделать заказ, выяснить недоразумение, дать указание или условиться о встрече. Но бойтесь искушения просто поболтать по телефону – ведите разговор на деловом уровне.
23. Не упускайте из виду мелочи. Вы можете избежать небольших, но растрачивающих время задержек, если не будете отвлекаться по мелочам. Надо всегда иметь под рукой все необходимое, что наиболее часто используется при работе, – будь то приборы, инструменты или канцелярские принадлежности, справочные книги и т. д.
24. Приступайте к делу сразу же. Прежде чем приняться за работу, множество людей приводит в порядок свои столы, просматривает журналы, газеты и т. д., а потом удивляется, куда девалось время. Раз вы знаете, что надо делать, беритесь за дело сразу же. Только вы можете помочь себе избавиться от привычки отвлекаться по мелочам.
25. Используйте время полностью. Всегда есть возможность намного увеличить полезную часть своего рабочего времени. Время поездок, ожидания можно занять такими делами, как планирование своего дня, обдумывание предстоящих задач, просматривание заметок, которые пригодятся в дальнейшей работе, составление тезисов или формулировка поручений.
26. Группируйте однотипные или связанные вопросы, требующие принятия решения. На их совместное решение вы затратите меньшее время, чем на последовательное.
27. Меняйте занятия, и вы сможете побороть ощущение усталости и сделать больше. Так, если несколько часов вы работали сидя, постарайтесь заняться работой, которую можно делать стоя. Такая перемена улучшит самочувствие и повысит производительность труда.
28. Систематически контролируйте организацию своего труда, анализируйте, насколько он организован, устанавливая, как и на что расходуется рабочее время, в чем его непроизводительные затраты. Задавайте себе при этом четыре контрольных вопроса:
Что я делаю из того, что вообще не должен делать?
Что я не делаю из того, что должен делать?
Что я делаю не так, из-за чего возникает дополнительная работа у подчиненных?
Что я делаю из того, что другие могут сделать более квалифицировано?
29. Иногда считают, что курение стимулирует мышление и ускоряет решение задач. Медицина этого не подтверждает. Курение предотвращает засыпание в ночное время, но приводит к бесцельному расходу времени, снижая умственную работоспособность и ухудшая здоровье. Не курите в рабочей комнате, даже если это ваш кабинет.
30. Содержание в порядке полученных документов, наличие под руками всего необходимого для работы – тоже резервы экономии времени.
31. При планировании рабочего дня создайте условия для того, чтобы сосредоточиться на решаемой проблеме хотя бы в течение 2–3 часов в день. Переключайте в это время телефон на секретаря.
32. Рациональной загрузкой, эффективным использованием служебного времени обеспечьте полноценный отдых себе и своим подчиненным по его окончании. Не отдохнувший сотрудник равен половине полноценного.
33. Систематически занимайтесь физкультурой сами и поощряйте к этому подчиненных. Выкроив для этого 30–40 минут утром, вы обеспечите себе экономию времени днем за счет более высокой умственной работоспособности.
Выполнение данных правил позволяет всесторонне подумать о расходовании своего служебного времени. Без его рационального использования невозможно избавиться от текучки и от часто сопровождающей ее суматохи.
1.7.Делегирование полномочий
Как делегировать полномочия
Определите круг задач и связанную с ними ответственность, которые вы хотите делегировать.
Проанализируйте область ответственности сотрудника и опишите ее в терминах отдельных задач.
Определите, какие задачи могут быть делегированы, а какие вы должны выполнять сами.
Перечислите задачи, которые вы будете выполнять сами, и расставьте приоритеты.
Составьте график их выполнения.
Составьте список лиц, которым вы можете делегировать полномочия.
Ранжируйте их по способности выполнять все или некоторые из необходимых задач, учитывая (а) способности и опыт, (в) пригодность для такой работы, (с) мотивацию и (d) другие факторы, которые могут влиять на производительность.
Отберите подходящего кандидата.
Делегируйте работу, объяснив детали и проверив их усвоение, чтобы удостовериться, что все понято верно. Определите график выполнения работы и установите время, требуемое для контроля результатов, если это необходимо. делегирование полномочий.
Степени делегирования
Полезный совет: остерегайтесь полного сложения с себя полномочий и устранения от ответственности!
«Выполняйте поставленную задачу и ничего не говорите мне об этом». (Почти полное сложение с себя полномочий и ответственности за выполнение задачи.)
«Выполняйте поставленную задачу и регулярно докладывайте о ходе работы».
«Выполняйте поставленную задачу, но прежде чем вы будете принимать какие-то решения, поставьте меня в известность».
«Составьте план работ и утвердите его у меня».
«Прежде чем приступить к выполнению задачи, посоветуйтесь со мной».
«Просто продумайте возможные пути решения поставленной задачи и доложите мне о ваших предложениях».
«Даже не думайте о том, чтобы решать задачу самостоятельно. Давайте подумаем об этом вместе».
Что следует делегировать
1. Задачи, которые не имеют прямого отношения к вашим нынешним управленческим обязанностям.
2. Повторяющуюся рутинную работу.
3. Рутинную работу, связанную с принятием решений.
4. Работу, которая регулярно требует большой доли вашего времени – доклады, совещания, протокольные мероприятия.
5. Работа, для которой вам не хватает квалификации или опыта.
6. Задачи, которые мешают вам сконцентрироваться на работе «по профилю», если ваша цель – сузить свои обязанности и специализироваться в узкой технической области.
Какие барьеры для делегирования встречаются на практике
Недоукомплектованность штата и перегруженность подчиненных.
Зависть к возможностям подчиненного.
Неуверенность в навыках сотрудника.
Убеждение, что вы, будучи менеджером, можете сделать работу лучше и быстрее, чем ваш сотрудник.
Неспособность четко объяснить суть работы. Менеджер не полностью понимает свою задачу.
Менеджеру удобнее «работать», чем «управлять».
Недостаток организаторских навыков и умения сбалансировать рабочую нагрузку между сотрудниками.
Неспособность организовать контроль за выполнением задач.
Не удается проконтролировать сроки выполнения задания.
Подумайте об этих вещах:
Количество полномочий, которое должно быть делегировано каждой должности и каждому лицу, занимающему ее, определяют руководители.
Под полномочиями подразумевается право индивида принимать решение, не запрашивая одобрения его более высоким руководством, и добиваться его выполнения другими.
Делегирование полномочий скорее относится к принятию решений, чем к выполнению работы.
Определите круг задач и связанную с ними ответственность, которые вы хотите делегировать.
Проанализируйте область ответственности сотрудника и опишите ее в терминах отдельных задач.
Определите, какие задачи могут быть делегированы, а какие вы должны выполнять сами.
Перечислите задачи, которые вы будете выполнять сами, и расставьте приоритеты.
Составьте график их выполнения.
Составьте список лиц, которым вы можете делегировать полномочия.
Ранжируйте их по способности выполнять все или некоторые из необходимых задач, учитывая (а) способности и опыт, (в) пригодность для такой работы, (с) мотивацию и (d) другие факторы, которые могут влиять на производительность.
Отберите подходящего кандидата.
Делегируйте работу, объяснив детали и проверив их усвоение, чтобы удостовериться, что все понято верно. Определите график выполнения работы и установите время, требуемое для контроля результатов, если это необходимо. делегирование полномочий.
Степени делегирования
Полезный совет: остерегайтесь полного сложения с себя полномочий и устранения от ответственности!
«Выполняйте поставленную задачу и ничего не говорите мне об этом». (Почти полное сложение с себя полномочий и ответственности за выполнение задачи.)
«Выполняйте поставленную задачу и регулярно докладывайте о ходе работы».
«Выполняйте поставленную задачу, но прежде чем вы будете принимать какие-то решения, поставьте меня в известность».
«Составьте план работ и утвердите его у меня».
«Прежде чем приступить к выполнению задачи, посоветуйтесь со мной».
«Просто продумайте возможные пути решения поставленной задачи и доложите мне о ваших предложениях».
«Даже не думайте о том, чтобы решать задачу самостоятельно. Давайте подумаем об этом вместе».
Что следует делегировать
1. Задачи, которые не имеют прямого отношения к вашим нынешним управленческим обязанностям.
2. Повторяющуюся рутинную работу.
3. Рутинную работу, связанную с принятием решений.
4. Работу, которая регулярно требует большой доли вашего времени – доклады, совещания, протокольные мероприятия.
5. Работа, для которой вам не хватает квалификации или опыта.
6. Задачи, которые мешают вам сконцентрироваться на работе «по профилю», если ваша цель – сузить свои обязанности и специализироваться в узкой технической области.
Какие барьеры для делегирования встречаются на практике
Недоукомплектованность штата и перегруженность подчиненных.
Зависть к возможностям подчиненного.
Неуверенность в навыках сотрудника.
Убеждение, что вы, будучи менеджером, можете сделать работу лучше и быстрее, чем ваш сотрудник.
Неспособность четко объяснить суть работы. Менеджер не полностью понимает свою задачу.
Менеджеру удобнее «работать», чем «управлять».
Недостаток организаторских навыков и умения сбалансировать рабочую нагрузку между сотрудниками.
Неспособность организовать контроль за выполнением задач.
Не удается проконтролировать сроки выполнения задания.
Подумайте об этих вещах:
Количество полномочий, которое должно быть делегировано каждой должности и каждому лицу, занимающему ее, определяют руководители.
Под полномочиями подразумевается право индивида принимать решение, не запрашивая одобрения его более высоким руководством, и добиваться его выполнения другими.
Делегирование полномочий скорее относится к принятию решений, чем к выполнению работы.
1.8.Выработайте свое собственное кредо управления
Кредо управления – это выраженная в письменном виде совокупность убеждений, где суммированы ваши цели как руководителя и обязательства, которые вы готовы взять на себя.
Выработка кредо может служить постоянным напоминанием о том, чего вы хотите достигнуть на своей новой работе и каким образом. Этот процесс значит больше, чем постановка детальных, связанных с работой целей, таких, например, как планирование зарплаты своих сотрудников на будущий год или сохранение низкой текучести кадров. Ваши цели связаны с более отдаленным будущим. Вам следует подготовиться к выполнению более сложных управленческих задач. Определите, какими чертами вы хотели бы обладать в качестве менеджера и какие обязательства вы готовы взять на себя, чтобы преуспеть.
Упражнение
1. Выберите 30 минут, чтобы, никуда не торопясь, спокойно подумать, когда вас не отвлекают повседневные проблемы.
2. Расположитесь за компьютером или сядьте за стол с ручкой и бумагой и представьте, что с момента вашего назначения прошел уже целый год.
3. Спросите себя: «Каким начальником мне хотелось бы быть в глазах подчиненного, который работал под моим руководством весь прошлый год?»
Отвечать на вопрос необходимо с точки зрения служащего. Представьте себя на месте одного из них, дающего оценку вашему поведению. Оцените главные моменты, такие, как навыки общения, лидерство, надежность, стиль, который вы используете, чтобы мотивировать сотрудников на работу, и стимулирование коллективной работы.
Выполнив это упражнение, вы получите откровенную оценку своих сильных и слабых сторон как руководителя. Снабженный этой информацией, вы будете готовы выработать собственное кредо управления.
Вот примерные цели и обязанности.
Мои цели:
1. Заслужить уважение каждого сотрудника.
2. Поощрять подчиненных развивать свои потенциал.
3. Подталкивать к работе каждого (в том числе и себя), чтобы не впадать в благодушие.
Я обязуюсь:
1. Принимать плохие новости спокойно.
2. Установить четкие критерии поведения, чтобы не было путаницы в отношении того, что правильно, а что нет.
3. Не забывать публично выражать благодарность сотрудникам за их преданность и хорошую работу.
4. Просить служащих выполнять мои требования и регулярно поддерживать с ними контакт».
Когда вы будете разрабатывать свое кредо управления, помните, что вы это делаете не для чьего-то удовольствия и не для того, чтобы произвести на кого-либо впечатление. Кредо создается для личного пользования, это формулировка вашей миссии, которой вы будете руководствоваться в своей работе. Прочитайте свое кредо несколько раз вслух, запомните и придерживайтесь его. Постарайтесь ответить на вопрос, «почему вы хотите управлять людьми?». Искренний ответ на него должен помочь вам создать кредо, которому вы будете неуклонно следовать.
Каким должно быть кредо управления?
1. Ваше кредо должно быть сравнительно коротким, от 50 до 100 слов.
2. Не перегружайте его лишними фразами, стараясь сделать более красивым и глубокомысленным.
3. Выберите такую форму изложения, которая будет вам удобна.
4. Составьте пронумерованный список, если это поможет вам четче выразить свои мысли.
5. Отложите черновик в сторону, а через несколько дней взгляните на него свежим взглядом.
6. Доведите до совершенства написанное.
Ваше кредо готово.
Выработка кредо может служить постоянным напоминанием о том, чего вы хотите достигнуть на своей новой работе и каким образом. Этот процесс значит больше, чем постановка детальных, связанных с работой целей, таких, например, как планирование зарплаты своих сотрудников на будущий год или сохранение низкой текучести кадров. Ваши цели связаны с более отдаленным будущим. Вам следует подготовиться к выполнению более сложных управленческих задач. Определите, какими чертами вы хотели бы обладать в качестве менеджера и какие обязательства вы готовы взять на себя, чтобы преуспеть.
Упражнение
1. Выберите 30 минут, чтобы, никуда не торопясь, спокойно подумать, когда вас не отвлекают повседневные проблемы.
2. Расположитесь за компьютером или сядьте за стол с ручкой и бумагой и представьте, что с момента вашего назначения прошел уже целый год.
3. Спросите себя: «Каким начальником мне хотелось бы быть в глазах подчиненного, который работал под моим руководством весь прошлый год?»
Отвечать на вопрос необходимо с точки зрения служащего. Представьте себя на месте одного из них, дающего оценку вашему поведению. Оцените главные моменты, такие, как навыки общения, лидерство, надежность, стиль, который вы используете, чтобы мотивировать сотрудников на работу, и стимулирование коллективной работы.
Выполнив это упражнение, вы получите откровенную оценку своих сильных и слабых сторон как руководителя. Снабженный этой информацией, вы будете готовы выработать собственное кредо управления.
Вот примерные цели и обязанности.
Мои цели:
1. Заслужить уважение каждого сотрудника.
2. Поощрять подчиненных развивать свои потенциал.
3. Подталкивать к работе каждого (в том числе и себя), чтобы не впадать в благодушие.
Я обязуюсь:
1. Принимать плохие новости спокойно.
2. Установить четкие критерии поведения, чтобы не было путаницы в отношении того, что правильно, а что нет.
3. Не забывать публично выражать благодарность сотрудникам за их преданность и хорошую работу.
4. Просить служащих выполнять мои требования и регулярно поддерживать с ними контакт».
Когда вы будете разрабатывать свое кредо управления, помните, что вы это делаете не для чьего-то удовольствия и не для того, чтобы произвести на кого-либо впечатление. Кредо создается для личного пользования, это формулировка вашей миссии, которой вы будете руководствоваться в своей работе. Прочитайте свое кредо несколько раз вслух, запомните и придерживайтесь его. Постарайтесь ответить на вопрос, «почему вы хотите управлять людьми?». Искренний ответ на него должен помочь вам создать кредо, которому вы будете неуклонно следовать.
Каким должно быть кредо управления?
1. Ваше кредо должно быть сравнительно коротким, от 50 до 100 слов.
2. Не перегружайте его лишними фразами, стараясь сделать более красивым и глубокомысленным.
3. Выберите такую форму изложения, которая будет вам удобна.
4. Составьте пронумерованный список, если это поможет вам четче выразить свои мысли.
5. Отложите черновик в сторону, а через несколько дней взгляните на него свежим взглядом.
6. Доведите до совершенства написанное.
Ваше кредо готово.
1.9.Имидж руководителя
Для делового человека важно не только обладать культурой речи, но и хорошо выглядеть. Старинная пословица гласит: «По одежке встречают, по уму провожают».
Итак, каждый человек как бы формирует свой внешний образ, он «считывается» другими людьми и на этой основе формируется определенное отношение. Можно выделить следующие составляющие имиджа, складывающегося при первом знакомстве:
а) одежда и обувь, а также прическа. Они первыми «сигнализируют» о социальной принадлежности индивида и, следовательно, о том, представляет ли он интерес или, скажем, потенциальную угрозу для окружающих. Интересно отметить, что в вагоне электрички при наличии свободных мест пассажиры обычно очень разборчивы в выборе попутчиков с точки зрения их внешнего вида;
б) манера держаться. Сюда можно отнести осанку, позу, доброжелательное выражение лица, взгляд и т. д. Особенно важное значение имеет походка. Ученые проделали эксперимент: засняли на видеокамеру прохожих на улице, а затем попросили уголовников-рецидивистов выбрать среди них тех, на, кого бы они напали. Большинство опрошенных единодушно указали на одних и тех же лиц. Решающую роль здесь сыграла походка. В список предполагаемых жертв не попали те, у кого чувствуется внутренний стержень, тело не вихляет, походка стремительная и энергичная;
Итак, каждый человек как бы формирует свой внешний образ, он «считывается» другими людьми и на этой основе формируется определенное отношение. Можно выделить следующие составляющие имиджа, складывающегося при первом знакомстве:
а) одежда и обувь, а также прическа. Они первыми «сигнализируют» о социальной принадлежности индивида и, следовательно, о том, представляет ли он интерес или, скажем, потенциальную угрозу для окружающих. Интересно отметить, что в вагоне электрички при наличии свободных мест пассажиры обычно очень разборчивы в выборе попутчиков с точки зрения их внешнего вида;
б) манера держаться. Сюда можно отнести осанку, позу, доброжелательное выражение лица, взгляд и т. д. Особенно важное значение имеет походка. Ученые проделали эксперимент: засняли на видеокамеру прохожих на улице, а затем попросили уголовников-рецидивистов выбрать среди них тех, на, кого бы они напали. Большинство опрошенных единодушно указали на одних и тех же лиц. Решающую роль здесь сыграла походка. В список предполагаемых жертв не попали те, у кого чувствуется внутренний стержень, тело не вихляет, походка стремительная и энергичная;
Конец бесплатного ознакомительного фрагмента