Страница:
Для внесения изменений в оформление размещенной в ячейках информации (размер, начертание, цвет шрифта, выравнивание и т. п.), удаления существующего текста или замены его на новый и т. п. прежде всего ячейки нужно выделить. И только потом можно выполнять необходимые действия.
Выделение элементов рабочего листа является обязательным этапом выполнения процедур по обработке данных в среде Excel. Пользователь может выделить ячейку, блок ячеек, столбцы, строки, область ячеек, весь лист. Процедура выделения может осуществляться с помощью указателя мыши или клавиш на клавиатуре.
Выделить требующиеся ячейки можно следующими способами:
1. Установить указатель мыши на начало выделяемого блока, нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, потянуть в нужную сторону (по горизонтали, вертикали или по диагонали). Обратите внимание на то, что указатель мыши при этом должен иметь вид широкого белого крестика.
2. Удерживая клавишу SHIFT на клавиатуре, использовать клавиши управления курсором (например, стрелки←,↑,→,↓).
Для выделения строки надо щелкнуть слева по соответствующему номеру строки.
Для выделения столбца нужно щелкнуть сверху по соответствующей букве столбца.
Для выделения нескольких строк надо при нажатой левой клавише протащить курсор мыши по заголовкам строк.
Для выделения нескольких столбцов надо при нажатой левой клавише протащить курсор мыши по заголовкам столбцов.
Для выделения всего листа рабочей книги надо щелкнуть в левом верхнем углу над номерами строк и слева от первой буквы столбца (по пустому серому прямоугольнику).
Для выделения несмежных ячеек (т. е. расположенных не рядом друг с другом) надо выделить с помощью левой кнопки мыши первый блок клеток, нажать клавишу Ctrl на клавиатуре и, не отпуская ее, выделить следующий блок клеток.
После выделения нужного блока ячеек можно выполнять требующиеся изменения.
Для отмены выделения достаточно щелкнуть мышью в любой ячейке или нажать одну из стрелок управления курсором.
Выделение элементов рабочего листа является обязательным этапом выполнения процедур по обработке данных в среде Excel. Пользователь может выделить ячейку, блок ячеек, столбцы, строки, область ячеек, весь лист. Процедура выделения может осуществляться с помощью указателя мыши или клавиш на клавиатуре.
Выделить требующиеся ячейки можно следующими способами:
1. Установить указатель мыши на начало выделяемого блока, нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, потянуть в нужную сторону (по горизонтали, вертикали или по диагонали). Обратите внимание на то, что указатель мыши при этом должен иметь вид широкого белого крестика.
2. Удерживая клавишу SHIFT на клавиатуре, использовать клавиши управления курсором (например, стрелки←,↑,→,↓).
Для выделения строки надо щелкнуть слева по соответствующему номеру строки.
Для выделения столбца нужно щелкнуть сверху по соответствующей букве столбца.
Для выделения нескольких строк надо при нажатой левой клавише протащить курсор мыши по заголовкам строк.
Для выделения нескольких столбцов надо при нажатой левой клавише протащить курсор мыши по заголовкам столбцов.
Для выделения всего листа рабочей книги надо щелкнуть в левом верхнем углу над номерами строк и слева от первой буквы столбца (по пустому серому прямоугольнику).
Для выделения несмежных ячеек (т. е. расположенных не рядом друг с другом) надо выделить с помощью левой кнопки мыши первый блок клеток, нажать клавишу Ctrl на клавиатуре и, не отпуская ее, выделить следующий блок клеток.
После выделения нужного блока ячеек можно выполнять требующиеся изменения.
Для отмены выделения достаточно щелкнуть мышью в любой ячейке или нажать одну из стрелок управления курсором.
Пример. Выделение ячеек
Вернемся к нашему примеру и выделим различные блоки ячеек с помощью следующей последовательности действий:
1. Сначала с помощью левой кнопки мыши выделите блок клеток с A1 по C3 (рис. 44):
Рис. 44
2. Теперь установите табличный курсор в ячейку A1, нажмите клавишу Shift на клавиатуре и, не отпуская ее, с помощью стрелок управления курсором на клавиатуре (→,↓) выделите ячейки с A1 по B5 (рис. 45):
Рис. 45
3. Затем выделите вторую строку, щелкнув по номеру этой строки (т. е. по цифре 2 слева от рабочего поля) (рис. 46):
Рис. 46
4. Теперь выделите столбец C, щелкнув по соответствующей букве столбца вверху (рис. 47):
Рис. 47
5. Затем выделите весь лист рабочей книги, щелкнув по серому прямоугольнику над первой строкой левее столбца A (рис. 48):
Рис. 48
6. И наконец, выделите несмежные ячейки. Для этого сначала выделите мышью ячейки с A1 по A4, затем нажмите клавишу Ctrl на клавиатуре и, не отпуская ее, выделите ячейки с C1 по C4 (рис. 49):
Рис. 49
7. Снимите выделение, щелкнув левой кнопкой мыши в любой ячейке.
1. Сначала с помощью левой кнопки мыши выделите блок клеток с A1 по C3 (рис. 44):
Рис. 44
2. Теперь установите табличный курсор в ячейку A1, нажмите клавишу Shift на клавиатуре и, не отпуская ее, с помощью стрелок управления курсором на клавиатуре (→,↓) выделите ячейки с A1 по B5 (рис. 45):
3. Затем выделите вторую строку, щелкнув по номеру этой строки (т. е. по цифре 2 слева от рабочего поля) (рис. 46):
4. Теперь выделите столбец C, щелкнув по соответствующей букве столбца вверху (рис. 47):
5. Затем выделите весь лист рабочей книги, щелкнув по серому прямоугольнику над первой строкой левее столбца A (рис. 48):
6. И наконец, выделите несмежные ячейки. Для этого сначала выделите мышью ячейки с A1 по A4, затем нажмите клавишу Ctrl на клавиатуре и, не отпуская ее, выделите ячейки с C1 по C4 (рис. 49):
7. Снимите выделение, щелкнув левой кнопкой мыши в любой ячейке.
1.11. Очистка содержимого ячеек
Чтобы очистить содержимое ячеек, надо выделить соответствующий блок ячеек (установить табличный курсор в ту ячейку, которую нужно очистить, если это одна ячейка), а затем нажать на клавиатуре на клавишу Delete.
Пример. Очистка блока клеток
Вернемся к нашему примеру.
1. Установим табличный курсор в ячейку A8 и наберем там несколько цифр, например 159.
2. Переместим табличный курсор в ячейку B9 и наберем там текст: Проба (рис. 50):
Рис. 51
3. Выделим блок клеток с A8 по B9 (рис. 51):
Рис. 51
4. Нажмем на клавишу Delete. В результате выделенные ячейки должны очиститься.
1. Установим табличный курсор в ячейку A8 и наберем там несколько цифр, например 159.
2. Переместим табличный курсор в ячейку B9 и наберем там текст: Проба (рис. 50):
3. Выделим блок клеток с A8 по B9 (рис. 51):
4. Нажмем на клавишу Delete. В результате выделенные ячейки должны очиститься.
1.12. Сохранение рабочей книги
Все листы рабочей книги сохраняются в одном файле. Для этого в меню Файл надо выбрать пункт Сохранить (рис. 52) или Сохранить как… (при первом сохранении новой рабочей книги между этими пунктами подменю разницы нет):
Рис. 52
Другой способ сохранения новой книги заключается в следующем действии: надо щелкнуть мышью по кнопке
– Сохранить на панели инструментов Стандартная.
В обоих случаях на экране появится окно сохранения (рис. 53):
Рис. 53
Обратите внимание на то, что по умолчанию для сохранения файлов рабочих книг, так же как и файлов документов в MS Word, открывается папка Мои документы. Это видно в верхней части окна сохранения, в поле, находящемся рядом со словом Папка: (рис. 54):
Рис. 54
В принципе эта папка нас устраивает, потому что она и предназначена для хранения пользовательских документов.
Теперь рассмотрим нижнюю часть окна сохранения (рис. 55):
Рис. 55
В строке Имя файла: по умолчанию программа предлагает имя для новой сохраняемой книги Книга1.xls (рис. 55). В зависимости от установок операционной системы расширения. xls может не быть.
Но записывать книгу под таким именем не следует, потому что, во-первых, это имя не несет смысловой нагрузки, а потом будет сложно определить, какая информация в такой книге хранится, во-вторых, в следующий раз при записи другой новой книги будет предложено это же имя, в связи с чем можно, нечаянно подтвердив его, «затереть» новой информацией ту, что была записана ранее.
Поэтому в строке Имя файла: надо стереть предложенное имя и набрать другое, имеющее смысл.
Например, наберем имя: зарплата (рис. 56).
Рис. 56
Теперь щелкнем по кнопке
.
В результате в самой верхней строке окна программы (строке заголовка) вместо имени Книга1 теперь появится имя зарплата. xls (рис. 57).
Рис. 57
Теперь, чтобы сохранить вносимые в эту книгу дополнения и изменения, достаточно щелкнуть по кнопке
– Сохранить в панели инструментов Стандартная. В результате информация сохранится, причем никаких дополнительных запросов или окон на экране не появится.
Другой способ сохранения новой книги заключается в следующем действии: надо щелкнуть мышью по кнопке
– Сохранить на панели инструментов Стандартная.В обоих случаях на экране появится окно сохранения (рис. 53):
Обратите внимание на то, что по умолчанию для сохранения файлов рабочих книг, так же как и файлов документов в MS Word, открывается папка Мои документы. Это видно в верхней части окна сохранения, в поле, находящемся рядом со словом Папка: (рис. 54):
В принципе эта папка нас устраивает, потому что она и предназначена для хранения пользовательских документов.
Теперь рассмотрим нижнюю часть окна сохранения (рис. 55):
В строке Имя файла: по умолчанию программа предлагает имя для новой сохраняемой книги Книга1.xls (рис. 55). В зависимости от установок операционной системы расширения. xls может не быть.
Но записывать книгу под таким именем не следует, потому что, во-первых, это имя не несет смысловой нагрузки, а потом будет сложно определить, какая информация в такой книге хранится, во-вторых, в следующий раз при записи другой новой книги будет предложено это же имя, в связи с чем можно, нечаянно подтвердив его, «затереть» новой информацией ту, что была записана ранее.
Поэтому в строке Имя файла: надо стереть предложенное имя и набрать другое, имеющее смысл.
Например, наберем имя: зарплата (рис. 56).
Теперь щелкнем по кнопке
.В результате в самой верхней строке окна программы (строке заголовка) вместо имени Книга1 теперь появится имя зарплата. xls (рис. 57).
Теперь, чтобы сохранить вносимые в эту книгу дополнения и изменения, достаточно щелкнуть по кнопке
– Сохранить в панели инструментов Стандартная. В результате информация сохранится, причем никаких дополнительных запросов или окон на экране не появится.
1.13. Открытие сохраненной ранее книги
Предположим, что книга сохранена ранее и теперь нам надо ее открыть.
Рис. 58
Чтобы открыть сохраненную книгу другим способом, надо щелкнуть мышью по кнопке
– Открыть на панели инструментов Стандартная.
В обоих случаях на экране появится окно открытия (рис. 59):
Рис. 59
Выберем нужный нам файл по названию (имени) и выделим его, щелкнув по нему. В нашем примере это файл зарплата xls. Теперь щелкнем по кнопке
. В результате в окне программы откроется сохраненная книга.
ПримечаниеДля этого запустим табличный процессор Excel, а в меню Файл выберем пункт Открыть (рис. 58):
Если сохраненная книга у вас еще открыта, то закройте ее, чтобы попробовать открыть снова.
Чтобы открыть сохраненную книгу другим способом, надо щелкнуть мышью по кнопке
– Открыть на панели инструментов Стандартная.В обоих случаях на экране появится окно открытия (рис. 59):
Выберем нужный нам файл по названию (имени) и выделим его, щелкнув по нему. В нашем примере это файл зарплата xls. Теперь щелкнем по кнопке
. В результате в окне программы откроется сохраненная книга.
1.14. Простое форматирование данных в ячейках
Если вы меняете внешний вид данных, например, размещаете их по центру столбца, значит, вы форматируете эти данные. При форматировании очень важно придерживаться принципа «выдели, а потом меняй», т. е. сначала надо выделить фрагмент таблицы, который вы предполагаете форматировать, а только потом выполнять необходимые операции.
Присвоить шрифту полужирное и курсивное начертание, а также подчеркнуть его можно с помощью кнопок
на панели инструментов Форматирование. Например, чтобы фрагмент таблицы был оформлен полужирным шрифтом, нужно сначала выделить этот фрагмент, а затем щелкнуть по кнопке
. Если, не отменяя выделение, снова щелкнуть на кнопке, шрифту будет присвоено прежнее начертание – обычное. Это же касается и остальных двух кнопок:
– курсив и
– подчеркивание.
Кроме того, Microsoft Excel позволяет выбирать для оформления текста различные гарнитуры и размеры шрифтов. Выбор осуществляется с помощью полей Шрифт
и Размер 
на панели инструментов Форматирование. Можно менять шрифт и его размер, только предварительно выделив фрагмент таблицы.
Чтобы открыть список шрифтов, щелкните мышью на кнопке со стрелкой рядом с полем Шрифт (справа).
Перечень шрифтов, установленных на вашем компьютере, может отличаться от того, который вы видите на рисунке 60:
Рис. 60
В списке шрифтов щелкните мышью на строчке с названием требующегося шрифта, например Arial Narrow (возможно, чтобы найти нужный шрифт, придется воспользоваться полосой прокрутки). Для выделенного текста будет использован выбранный шрифт.
Чтобы открыть список размеров шрифтов, щелкните мышью на кнопке со стрелкой рядом с полем Размер (рис. 61):
Рис. 61
В списке размеров щелкните кнопкой мыши на нужной цифре.
Кроме того, можно изменить цвет шрифта, используя кнопку
на панели инструментов Форматирование.
Чтобы открыть окно выбора цвета, щелкните мышью на кнопке со стрелкой рядом с полем Цвет шрифта (рис. 62):
Рис. 62
Диалоговое окно Шрифт предлагает и другие виды форматирования символов (рис. 63), например, надстрочный и подстрочный текст, разные виды подчеркивания. В этом же окне можно менять начертание, размер, цвет шрифта. Но с помощью кнопок на панели инструментов эта операция производится быстрее.
Рис. 63
Чтобы попасть в это окно, нужно выбрать пункт меню Формат и в развернувшемся списке выбрать пункт Ячейки (рис. 64):
Рис. 64
В открывшемся окне (рис. 65) надо выбрать закладку Шрифт, после чего откроется окно, показанное на рис. 63.
Рис. 65
Теперь поговорим о возможности выравнивания данных в ячейках. По умолчанию набранный в ячейках текст выравнивается по левому краю, а числовые данные – по правому краю. Как и в текстовом редакторе Microsoft Word, в Excel есть возможность изменить выравнивание данных в ячейках с помощью соответствующих кнопок на панели инструментов:
– по левому краю, 
– по центру, 
– по правому краю. Остальные возможности форматирования будут рассмотрены ниже.
Присвоить шрифту полужирное и курсивное начертание, а также подчеркнуть его можно с помощью кнопок
на панели инструментов Форматирование. Например, чтобы фрагмент таблицы был оформлен полужирным шрифтом, нужно сначала выделить этот фрагмент, а затем щелкнуть по кнопке. Если, не отменяя выделение, снова щелкнуть на кнопке, шрифту будет присвоено прежнее начертание – обычное. Это же касается и остальных двух кнопок: – курсив и – подчеркивание.Кроме того, Microsoft Excel позволяет выбирать для оформления текста различные гарнитуры и размеры шрифтов. Выбор осуществляется с помощью полей Шрифт
и Размер на панели инструментов Форматирование. Можно менять шрифт и его размер, только предварительно выделив фрагмент таблицы.Чтобы открыть список шрифтов, щелкните мышью на кнопке со стрелкой рядом с полем Шрифт (справа).
Перечень шрифтов, установленных на вашем компьютере, может отличаться от того, который вы видите на рисунке 60:
Рис. 60
В списке шрифтов щелкните мышью на строчке с названием требующегося шрифта, например Arial Narrow (возможно, чтобы найти нужный шрифт, придется воспользоваться полосой прокрутки). Для выделенного текста будет использован выбранный шрифт.
Чтобы открыть список размеров шрифтов, щелкните мышью на кнопке со стрелкой рядом с полем Размер (рис. 61):
В списке размеров щелкните кнопкой мыши на нужной цифре.
Кроме того, можно изменить цвет шрифта, используя кнопку
на панели инструментов Форматирование.Чтобы открыть окно выбора цвета, щелкните мышью на кнопке со стрелкой рядом с полем Цвет шрифта (рис. 62):
Рис. 62
Диалоговое окно Шрифт предлагает и другие виды форматирования символов (рис. 63), например, надстрочный и подстрочный текст, разные виды подчеркивания. В этом же окне можно менять начертание, размер, цвет шрифта. Но с помощью кнопок на панели инструментов эта операция производится быстрее.
Чтобы попасть в это окно, нужно выбрать пункт меню Формат и в развернувшемся списке выбрать пункт Ячейки (рис. 64):
Рис. 64
В открывшемся окне (рис. 65) надо выбрать закладку Шрифт, после чего откроется окно, показанное на рис. 63.
Рис. 65
Теперь поговорим о возможности выравнивания данных в ячейках. По умолчанию набранный в ячейках текст выравнивается по левому краю, а числовые данные – по правому краю. Как и в текстовом редакторе Microsoft Word, в Excel есть возможность изменить выравнивание данных в ячейках с помощью соответствующих кнопок на панели инструментов:
– по левому краю, – по центру, – по правому краю. Остальные возможности форматирования будут рассмотрены ниже.
Пример. Форматирование ячеек
Вернемся к нашему примеру (рис. 66):
Рис. 66
1. Установим табличный курсор в ячейку A1.
2. Выставим размер шрифта
– , щелкнув по треугольнику справа от цифры и в развернувшемся списке щелкнув по цифре 14.
3. Щелкнем по кнопке Полужирный– для выделения заголовка таблицы более жирным шрифтом.
В результате наш пример будет выглядеть так, как показано на рис. 67:
Рис. 67
4. Теперь выделим ячейки с A2 по D2 (рис. 68):
Рис. 68
5. Выровняем текст в выделенных ячейках с помощью кнопки– по центру и щелкнем по кнопке Полужирный – для выделения шапки будущей таблицы более жирным шрифтом (рис. 69):
Рис. 69
6. Отменим выделение, щелкнув мышью в ячейке A3.
7. Сохраним изменения, внесенные в рабочую книгу, щелкнув по кнопке
– Сохранить на панели инструментов Стандартная.
1. Установим табличный курсор в ячейку A1.
2. Выставим размер шрифта
– , щелкнув по треугольнику справа от цифры и в развернувшемся списке щелкнув по цифре 14.3. Щелкнем по кнопке Полужирный
– для выделения заголовка таблицы более жирным шрифтом.В результате наш пример будет выглядеть так, как показано на рис. 67:
4. Теперь выделим ячейки с A2 по D2 (рис. 68):
5. Выровняем текст в выделенных ячейках с помощью кнопки
– по центру и щелкнем по кнопке Полужирный – для выделения шапки будущей таблицы более жирным шрифтом (рис. 69):6. Отменим выделение, щелкнув мышью в ячейке A3.
7. Сохраним изменения, внесенные в рабочую книгу, щелкнув по кнопке
– Сохранить на панели инструментов Стандартная.
Пример. Заполнение таблицы данными
1. Установим табличный курсор в ячейку A3.
2. Введем данные, как указано на рис. 70.
3. Обратите внимание: некоторые фамилии и отчества не умещаются по ширине столбца, а, например, для номера ширина столбца избыточна. Поэтому ниже рассмотрим как это изменить.
4. Сохраним изменения, внесенные в рабочую книгу, щелкнув по кнопке– Сохранить на панели инструментов Стандартная.
Рис. 70
2. Введем данные, как указано на рис. 70.
3. Обратите внимание: некоторые фамилии и отчества не умещаются по ширине столбца, а, например, для номера ширина столбца избыточна. Поэтому ниже рассмотрим как это изменить.
4. Сохраним изменения, внесенные в рабочую книгу, щелкнув по кнопке
– Сохранить на панели инструментов Стандартная.
Пример. Изменение ширины столбцов
Способ 1
Чтобы изменить ширину столбцов, подведите указатель к вертикальной разделительной линии между заголовками (буквами) столбцов. Когда указатель примет форму двунаправленной стрелки
, нажмите на левую кнопку мыши и, не отпуская ее, передвиньте линию влево или вправо (уменьшить или увеличить ширину столбца).
Например, чтобы уменьшить ширину столбца A, подведем указатель мыши к разделительной линии между буквенными обозначениями столбцов A и B
, когда указатель примет форму двунаправленной стрелки, нажмем на левую кнопку мыши и, не отпуская ее, передвинем линию влево. В результате столбец A сузится (рис. 71):
Рис. 71
Аналогично можно расширить столбцы B и D, перемещая указатель мыши вправо после того, как он примет форму двунаправленной стрелки, сначала между буквенными обозначениями столбцов B и C, а затем между буквенными обозначениями столбцов D и E (рис. 72):
Рис. 72
Способ 2
Microsoft Excel способен автоматически устанавливать в таблице оптимальную ширину столбцов, т. е. такую, при которой текст в ячейке помещается на одной строке, не оставляя лишнего пространства. Этот режим можно запустить следующим образом:
1. Установим курсор в ту ячейку таблицы, текст в которой не помещается в столбце (желательно выбрать ячейку в столбце с наибольшим количеством символов). В нашем случае в столбце Фамилия самой длинной является фамилия Вениаминова (рис. 73):
Рис. 73
2. В меню Формат выберем команду Столбец→ Автоподбор ширины (рис. 74).
Рис. 74
Столбец B расширится (рис. 75):
Рис. 75
3. Теперь расширим таким способом столбец D. Для этого выберем самое длинное отчество. В нашем случае это Вячеславовна. Установим в данную ячейку табличный курсор (это ячейка D8). И повторим операцию, описанную в п. 2. Столбец расширится (рис. 76):
Рис. 76
4. Сохраним изменения, внесенные в рабочую книгу, щелкнув по кнопке – Сохранить на панели инструментов Стандартная.
Чтобы изменить ширину столбцов, подведите указатель к вертикальной разделительной линии между заголовками (буквами) столбцов. Когда указатель примет форму двунаправленной стрелки
, нажмите на левую кнопку мыши и, не отпуская ее, передвиньте линию влево или вправо (уменьшить или увеличить ширину столбца).Например, чтобы уменьшить ширину столбца A, подведем указатель мыши к разделительной линии между буквенными обозначениями столбцов A и B
, когда указатель примет форму двунаправленной стрелки, нажмем на левую кнопку мыши и, не отпуская ее, передвинем линию влево. В результате столбец A сузится (рис. 71):Рис. 71
Аналогично можно расширить столбцы B и D, перемещая указатель мыши вправо после того, как он примет форму двунаправленной стрелки, сначала между буквенными обозначениями столбцов B и C, а затем между буквенными обозначениями столбцов D и E (рис. 72):
Рис. 72
Способ 2
Microsoft Excel способен автоматически устанавливать в таблице оптимальную ширину столбцов, т. е. такую, при которой текст в ячейке помещается на одной строке, не оставляя лишнего пространства. Этот режим можно запустить следующим образом:
1. Установим курсор в ту ячейку таблицы, текст в которой не помещается в столбце (желательно выбрать ячейку в столбце с наибольшим количеством символов). В нашем случае в столбце Фамилия самой длинной является фамилия Вениаминова (рис. 73):
2. В меню Формат выберем команду Столбец→ Автоподбор ширины (рис. 74).
Столбец B расширится (рис. 75):
3. Теперь расширим таким способом столбец D. Для этого выберем самое длинное отчество. В нашем случае это Вячеславовна. Установим в данную ячейку табличный курсор (это ячейка D8). И повторим операцию, описанную в п. 2. Столбец расширится (рис. 76):
4. Сохраним изменения, внесенные в рабочую книгу, щелкнув по кнопке
– Сохранить на панели инструментов Стандартная.
1.15. Отмена результатов выполненных действий
В Microsoft Excel есть команда, представленная кнопкой Отменить
на панели инструментов Стандартная. Она отменяет результат выполненных действий и возвращает документу прежний вид. Например, если после замены текста щелкнуть на кнопке Отменить, то будет удален новый текст и восстановлен прежний.
Если оригинал не восстановился, значит, вы, видимо, выполнили еще какие-то действия до того, как щелкнули по кнопке Отменить. Один щелчок по этой кнопке отменяет последнее изменение. Вы можете щелкать на кнопке несколько раз. К сожалению, по сравнению с текстовым редактором Microsoft Word, количество отмененных действий в Excel ограничено. Вы увидите, когда отменить операцию нельзя, – в этом случае кнопка становится бледной (недоступной).
Для отмены результатов выполнения нескольких действий надо щелкнуть на кнопке со стрелкой рядом с кнопкой Отменить
, при этом появится перечень действий, результат выполнения которых можно отменить. Например, если вы хотите вернуть документу тот вид, который он имел до внесения в него трех последних изменений, прокрутите список и выделите третью строчку. Результаты выполнения трех последних действий будут отменены.
Если Вы снова передумали и хотите вернуть отмененные действия, то кнопка Вернуть
на панели инструментов Стандартная позволит устранить действие отмены.
на панели инструментов Стандартная. Она отменяет результат выполненных действий и возвращает документу прежний вид. Например, если после замены текста щелкнуть на кнопке Отменить, то будет удален новый текст и восстановлен прежний.Если оригинал не восстановился, значит, вы, видимо, выполнили еще какие-то действия до того, как щелкнули по кнопке Отменить
. Один щелчок по этой кнопке отменяет последнее изменение. Вы можете щелкать на кнопке несколько раз. К сожалению, по сравнению с текстовым редактором Microsoft Word, количество отмененных действий в Excel ограничено. Вы увидите, когда отменить операцию нельзя, – в этом случае кнопка становится бледной (недоступной).Для отмены результатов выполнения нескольких действий надо щелкнуть на кнопке со стрелкой рядом с кнопкой Отменить
, при этом появится перечень действий, результат выполнения которых можно отменить. Например, если вы хотите вернуть документу тот вид, который он имел до внесения в него трех последних изменений, прокрутите список и выделите третью строчку. Результаты выполнения трех последних действий будут отменены.Если Вы снова передумали и хотите вернуть отмененные действия, то кнопка Вернуть
на панели инструментов Стандартная позволит устранить действие отмены.
1.16. Обрамление таблицы
По умолчанию на экране видна только сетка таблицы, а обрамление выключено, т. е при печати на бумагу рамки между ячейками не будет.
Чтобы включить обрамление, убрать или добавить разделительные линии, изменить рамку вокруг таблицы, надо:
1. Выделить нужный фрагмент таблицы или ячейку.
2. Щелкнуть на стрелке справа от кнопки
на панели инструментов Форматирование (рис. 77):
Рис. 77
3. Щелкнуть на нужной кнопке из развернувшегося списка. Обычно используют вторую кнопку в третьей строке
, потому что тогда обрамление включится и вокруг выделенного фрагмента таблицы, и между ячейками.
Чтобы включить обрамление, убрать или добавить разделительные линии, изменить рамку вокруг таблицы, надо:
1. Выделить нужный фрагмент таблицы или ячейку.
2. Щелкнуть на стрелке справа от кнопки
на панели инструментов Форматирование (рис. 77):3. Щелкнуть на нужной кнопке из развернувшегося списка. Обычно используют вторую кнопку в третьей строке
, потому что тогда обрамление включится и вокруг выделенного фрагмента таблицы, и между ячейками.
Пример. Установка обрамления выделенного фрагмента
1. Выделим ячейки с A2 по D12 (рис. 78):
Рис. 78
2. Щелкнем по кнопке
на панели инструментов Форматирование. В раскрывшемся окне выберем кнопку – Все границы (рис. 79) и щелкнем по ней:
Рис. 79
В результате вокруг и между ячейками выделенного фрагмента появится рамка, но фрагмент останется пока выделенным (рис. 80):
Рис. 80
3. Снимем выделение фрагмента щелчком по любой ячейке, например A2 (рис. 81):
Рис. 81
4. Сохраним изменения, внесенные в рабочую книгу, щелкнув по кнопке – Сохранить на панели инструментов Стандартная.
2. Щелкнем по кнопке
на панели инструментов Форматирование. В раскрывшемся окне выберем кнопку – Все границы (рис. 79) и щелкнем по ней:В результате вокруг и между ячейками выделенного фрагмента появится рамка, но фрагмент останется пока выделенным (рис. 80):
3. Снимем выделение фрагмента щелчком по любой ячейке, например A2 (рис. 81):
4. Сохраним изменения, внесенные в рабочую книгу, щелкнув по кнопке
– Сохранить на панели инструментов Стандартная.
Пример. Заполнение таблицы данными
1. Установим табличный курсор в ячейку E2.
2. Внесем данные, как указано на рис. 82.
Рис. 82
3. Выделим ячейки с E2 по F12 и включим для них обрамление, как мы это делали в предыдущей части примера («Установка обрамления выделенного фрагмента»). Отменим выделение, щелкнув, например, в ячейке H12 (рис. 83).
Рис. 83
4. Уменьшим ширину столбца E (рис. 84):
Рис. 84
5. Выделим ячейки с E2 по F2. Включим для них полужирный шрифт и выравнивание по центру (рис. 85):
Рис. 85
6. Обратите внимание на то, как некрасиво выглядит текст в ячейке F2. Это связано с тем, что он не помещается по ширине столбца. Но нам невыгодно расширять столбец F, потому что его содержимое занимает мало места. Из этого положения существует несколько выходов. Рассмотрим их ниже.
7. А пока сохраним изменения, внесенные в рабочую книгу, щелкнув по кнопке– Сохранить на панели инструментов Стандартная.
2. Внесем данные, как указано на рис. 82.
3. Выделим ячейки с E2 по F12 и включим для них обрамление, как мы это делали в предыдущей части примера («Установка обрамления выделенного фрагмента»). Отменим выделение, щелкнув, например, в ячейке H12 (рис. 83).
4. Уменьшим ширину столбца E (рис. 84):
5. Выделим ячейки с E2 по F2. Включим для них полужирный шрифт и выравнивание по центру (рис. 85):
6. Обратите внимание на то, как некрасиво выглядит текст в ячейке F2. Это связано с тем, что он не помещается по ширине столбца. Но нам невыгодно расширять столбец F, потому что его содержимое занимает мало места. Из этого положения существует несколько выходов. Рассмотрим их ниже.
7. А пока сохраним изменения, внесенные в рабочую книгу, щелкнув по кнопке
– Сохранить на панели инструментов Стандартная.
1.17. Выравнивание и ориентация данных, объединение ячеек
Рассмотрим диалоговое окно Выравнивание, которое позволяет по-разному выравнивать, отображать и ориентировать символы в ячейках (рис. 86):
Рис. 86
Это, например, выравнивание по горизонтали (аналогичное кнопкам на панели инструментов Форматирование:– по левому краю, – по центру, – по правому краю) и по вертикали, если высота ячейки больше необходимого (для этой операции аналога на панели инструментов нет).
Кроме того, можно устанавливать ориентацию символов в ячейках под любым выбранным углом, просто щелкнув мышью в нужном месте в поле Ориентация (рис. 87):
Рис. 87
Очень полезные опции находятся в разделе Отображение (рис. 88):
Рис. 88
Например, опция переносить по словам включается, если вы хотите, чтобы в ячейке текст располагался в несколько строк.
Автоподбор ширины мы уже рассматривали выше для столбцов. Его можно включать и здесь, предварительно установив табличный курсор в нужную ячейку.
Опция объединение ячеек также иногда бывает очень полезной. Например, возникла необходимость объединить несколько ячеек строки или столбца в одну (в таких ячейках удобно, например, размещать заголовки к нескольким столбцам или заголовок всей таблицы).
Для этого надо произвести следующие действия:
Способ 1
1. Выделить несколько ячеек таблицы, установив указатель мыши примерно в середину первой из выделяемых ячеек, нажав левую кнопку мыши и потянув в нужную сторону.
2. В диалоговом окне Выравнивание (рис. 86) включить опцию объединение ячеек (рис. 88). В результате выделенные ячейки сольются в одну.
Способ 2
1. Выделить несколько ячеек таблицы.
2. Щелкнуть по кнопке
– Объединить и поместить в центре в панели инструментов Форматирование.
Рис. 86
ПримечаниеРассмотрим различные виды выравнивания.
Чтобы попасть в это окно, нужно выбрать пункт меню Формат и в развернувшемся списке выбрать пункт Ячейки. В открывшемся окне надо выбрать закладку Выравнивание, после чего откроется окно, показанное на рис. 86.
Это, например, выравнивание по горизонтали (аналогичное кнопкам на панели инструментов Форматирование:
– по левому краю, – по центру, – по правому краю) и по вертикали, если высота ячейки больше необходимого (для этой операции аналога на панели инструментов нет).Кроме того, можно устанавливать ориентацию символов в ячейках под любым выбранным углом, просто щелкнув мышью в нужном месте в поле Ориентация (рис. 87):
Очень полезные опции находятся в разделе Отображение (рис. 88):
Например, опция переносить по словам включается, если вы хотите, чтобы в ячейке текст располагался в несколько строк.
Автоподбор ширины мы уже рассматривали выше для столбцов. Его можно включать и здесь, предварительно установив табличный курсор в нужную ячейку.
Опция объединение ячеек также иногда бывает очень полезной. Например, возникла необходимость объединить несколько ячеек строки или столбца в одну (в таких ячейках удобно, например, размещать заголовки к нескольким столбцам или заголовок всей таблицы).
Для этого надо произвести следующие действия:
Способ 1
1. Выделить несколько ячеек таблицы, установив указатель мыши примерно в середину первой из выделяемых ячеек, нажав левую кнопку мыши и потянув в нужную сторону.
2. В диалоговом окне Выравнивание (рис. 86) включить опцию объединение ячеек (рис. 88). В результате выделенные ячейки сольются в одну.
Способ 2
1. Выделить несколько ячеек таблицы.
2. Щелкнуть по кнопке
– Объединить и поместить в центре в панели инструментов Форматирование.
Пример. Изменение ориентации текста в ячейках
1. Установим табличный курсор в ячейку F2.
2. Войдем в меню Формат→ Ячейки→ закладка Выравнивание.
3. Выберем ориентацию текста, как указано на рис. 89:
Рис. 89
4. Щелкнем по кнопке OK.
В результате текст расположится следующим образом (рис. 90):
Рис. 90
Это расположение не всегда удобно, поэтому отменим внесенные изменения с помощью кнопки на панели инструментов Форматирование и вернемся к предыдущему варианту таблицы (рис. 85).
2. Войдем в меню Формат→ Ячейки→ закладка Выравнивание.
3. Выберем ориентацию текста, как указано на рис. 89:
4. Щелкнем по кнопке OK.
В результате текст расположится следующим образом (рис. 90):
Это расположение не всегда удобно, поэтому отменим внесенные изменения с помощью кнопки
на панели инструментов Форматирование и вернемся к предыдущему варианту таблицы (рис. 85).
Пример. Изменение выравнивания и включение переноса по словам в ячейках
1. Установим курсор в ячейку F2.
2. Войдем в меню Формат→ Ячейки→ закладка Выравнивание.
3. Включим опцию переносить по словам (рис. 91):
Рис. 91
4. Щелкнем по кнопке OK.
В результате текст расположится следующим образом (рис. 92):
Рис. 92
5. Так как слово количество не поместилось по ширине столбца, чуть-чуть расширим столбец F, причем только до того размера, чтобы все буквы слова количество поместились в одной строке (рис. 93):
Рис. 93
Теперь не очень красиво выглядят остальные ячейки в шапке таблицы, потому что текст в них выровнен по нижнему краю ячеек.
6. Выделим вторую строку, щелкнув по номеру строки – 2 (рис. 94), чтобы настроить нужное нам выравнивание для всей строки сразу:
Рис. 94
7. Войдем в меню Формат→ Ячейки→ закладка Выравнивание.
8. Включим выравнивание по горизонтали по центру и по вертикали по центру.
9. Включим опцию переносить по словам (рис. 95):
Рис. 95
10. Обратите внимание: в опции переносить по словам должна стоять галочка (рис. 96), а если там что-то другое, то щелкнем по опции еще так, чтобы появилась галочка:
Рис. 96
11. Щелкнем по кнопке OK. Отменим выделение.
12. В результате текст расположится следующим образом (рис. 97):
Рис. 97
13. Сохраним изменения, внесенные в рабочую книгу, щелкнув по кнопке– Сохранить на панели инструментов Стандартная.
2. Войдем в меню Формат→ Ячейки→ закладка Выравнивание.
3. Включим опцию переносить по словам (рис. 91):
4. Щелкнем по кнопке OK.
В результате текст расположится следующим образом (рис. 92):
5. Так как слово количество не поместилось по ширине столбца, чуть-чуть расширим столбец F, причем только до того размера, чтобы все буквы слова количество поместились в одной строке (рис. 93):
Теперь не очень красиво выглядят остальные ячейки в шапке таблицы, потому что текст в них выровнен по нижнему краю ячеек.
6. Выделим вторую строку, щелкнув по номеру строки – 2 (рис. 94), чтобы настроить нужное нам выравнивание для всей строки сразу:
7. Войдем в меню Формат→ Ячейки→ закладка Выравнивание.
8. Включим выравнивание по горизонтали по центру и по вертикали по центру.
9. Включим опцию переносить по словам (рис. 95):
10. Обратите внимание: в опции переносить по словам должна стоять галочка (рис. 96), а если там что-то другое, то щелкнем по опции еще так, чтобы появилась галочка:
11. Щелкнем по кнопке OK. Отменим выделение.
12. В результате текст расположится следующим образом (рис. 97):
13. Сохраним изменения, внесенные в рабочую книгу, щелкнув по кнопке
– Сохранить на панели инструментов Стандартная.
Пример. Объединение ячеек
Предположим, нас не устраивает расположение заголовка таблицы – мы хотим, чтобы он располагался по центру таблицы. Добиться этого можно так:
1. Выделим те ячейки, для которых текст должен располагаться в центре. В нашем случае это пока ячейки с A1 по F1 (рис. 98):
Рис. 98
2. Щелкнем по кнопке– Объединить и поместить в центре на панели инструментов Форматирование.
3. В результате текст расположится следующим образом (рис. 99):
Рис. 99
4. Сохраним изменения, внесенные в рабочую книгу, щелкнув по кнопке– Сохранить на панели инструментов Стандартная.
1. Выделим те ячейки, для которых текст должен располагаться в центре. В нашем случае это пока ячейки с A1 по F1 (рис. 98):
2. Щелкнем по кнопке
– Объединить и поместить в центре на панели инструментов Форматирование.3. В результате текст расположится следующим образом (рис. 99):
4. Сохраним изменения, внесенные в рабочую книгу, щелкнув по кнопке
– Сохранить на панели инструментов Стандартная.
Пример. Заполнение таблицы данными
1. Установим табличный курсор в ячейку G2.
2. Внесем данные, как указано на рис. 100:
Рис. 100
2. Внесем данные, как указано на рис. 100: