Страница:
На этапе конфигурирования системы 1С: Зарплата и кадры 7.7 любая константа может быть объявлена периодической.
Если константа периодическая, то в списке констант хранится не только ее последнее значение, но и все ранее существовавшие значения с датами их ввода.
Для просмотра и редактирования истории значения константы необходимо:
• установить курсор в строку с нужной константой;
Для изменения даты ввода или значения константы щелкните дважды по изменяемому параметру.
Если значение константы меняется несколько раз в течение одного дня, то в историю ее значений добавляется только одно значение, последнее введенное.
Если константа имеет длинную историю, нужное значение можно быстро найти по дате:
• установить курсор в колонку дата;
• ввести дату в формате ГГММДД (без разделителей).
Программа использует то значение периодической константы, которое соответствует дате регистрации документа.
После ввода общих настроек программы можно заполнить настройки пользователя.
Команда Настройки пользователя из меню Сервис позволяет:
• определить, нужны ли услуги помощников. В частности, при установленном флажке Помощник приема на работу оформлять приказы можно будет только с помощью помощника, при снятом же флажке можно будет использовать как помощника, так и непосредственно документ Приказ о приеме. На первых порах работы с программой обычно используют работу помощников, так как они в красочном пошаговом режиме позволяют ввести необходимый документ, снабжая пользователя необходимыми пояснениями по ходу заполнения. В дальнейшем от работы помощников можно отказаться в целях экономии времени;
• задать параметры отображения форматов чисел;
• настроить параметры печати больших отчетов;
• определить, нужно ли записывать отчеты на диск;
• указать, требуется ли подтверждение при выходе из программы;
• выбрать кассира из списка сотрудников. Это необходимо при выплате зарплаты расходными кассовыми ордерами, в печатной форме которых должна фигурировать подпись кассира.
1.6. Описание структуры предприятия. Справочник Подразделения
Для формирования иерархической структуры предприятия предназначен справочник Подразделения. Вызвать его можно через меню Справочники.
Справочник допускает до 10 уровней вложенности, т. е. позволяет описать достаточно сложную структуру подчиненности подразделений организации.
Если установлен флажок Обособленное подразделение, то в карточке подразделения появляется дополнительная закладка, на которой заполняются реквизиты:
• руководитель и бухгалтер подразделения;
• код причины постановки на учет в ИФНС (КПП);
• регистрационный номер страхователя в ПФР (Номер в ПФР);
• юридический адрес;
• районные коэффициенты, утвержденные местными органами власти и правительством РФ;
• территориальные условия местности, в которой находится подразделение.
Часть указанных реквизитов является периодическими, просмотреть историю из изменения можно с помощью кнопки История.
Информация из этого справочника используется при формировании штатного расписания, а также при оформлении приказов о приеме на работу.
Справочник допускает до 10 уровней вложенности, т. е. позволяет описать достаточно сложную структуру подчиненности подразделений организации.
Если установлен флажок Обособленное подразделение, то в карточке подразделения появляется дополнительная закладка, на которой заполняются реквизиты:
• руководитель и бухгалтер подразделения;
• код причины постановки на учет в ИФНС (КПП);
• регистрационный номер страхователя в ПФР (Номер в ПФР);
• юридический адрес;
• районные коэффициенты, утвержденные местными органами власти и правительством РФ;
• территориальные условия местности, в которой находится подразделение.
Часть указанных реквизитов является периодическими, просмотреть историю из изменения можно с помощью кнопки История.
Информация из этого справочника используется при формировании штатного расписания, а также при оформлении приказов о приеме на работу.
1.7. Справочник Должности
Информацию о должностях следует ввести в справочник Должности, который вызывается из меню Справочники.
Справочник имеет простую одноуровневую структуру, т. е. содержит неиерархический список используемых должностей.
Для каждой должности следует задать следующие реквизиты:
• наименование должности;
• категория должности (руководители, служащие, прочие специалисты, рабочие);
• особенности пенсионного обеспечения работников, занимающих эту должность.
В бюджетных учреждениях дополнительно указывается вид должности, эта информация используется для целей формирования отчетности по форме 14 и 14МО.
В случае расчета зарплаты государственных служащих необходимо на закладке Госслужащие задать категорию и группу должности, эта информация используется для формирования отчетности по форме 14.
В случае расчета зарплаты муниципальных служащих необходимо на закладке Муниципальные служащие задать группу должности, эта информация используется для формирования отчетности по форме 14МО.
Информация из этого справочника используется при формировании штатного расписания, а также при оформлении приказов о приеме на работу.
Справочник имеет простую одноуровневую структуру, т. е. содержит неиерархический список используемых должностей.
Для каждой должности следует задать следующие реквизиты:
• наименование должности;
• категория должности (руководители, служащие, прочие специалисты, рабочие);
• особенности пенсионного обеспечения работников, занимающих эту должность.
В бюджетных учреждениях дополнительно указывается вид должности, эта информация используется для целей формирования отчетности по форме 14 и 14МО.
В случае расчета зарплаты государственных служащих необходимо на закладке Госслужащие задать категорию и группу должности, эта информация используется для формирования отчетности по форме 14.
В случае расчета зарплаты муниципальных служащих необходимо на закладке Муниципальные служащие задать группу должности, эта информация используется для формирования отчетности по форме 14МО.
Информация из этого справочника используется при формировании штатного расписания, а также при оформлении приказов о приеме на работу.
1.8. Общие принципы заполнения справочников в программе
1.8.1. Заполнение справочников
Данные, необходимые для расчета зарплаты и учета кадров, хранятся в справочниках. Количество, названия и свойство справочников задаются на этапе конфигурирования. Конфигурацией может быть предусмотрено автоматическое заполнение некоторых справочников.
Работа со справочниками может осуществляться в двух режимах: в режиме просмотра и в режиме выбора элементов.
В режиме просмотра и редактирования форма справочника открывается при помощи главного меню программы.
В режиме выбора элементов справочник открывается только при вводе значения константы, реквизита документа.
Каждый справочник предназначен для хранения сведения об однотипных объектах, представленных в виде таблицы:
• строка– запись об одном объекте (элементе). Символ объекта – голубая папка слева от записи;
• столбец – одна характеристика (реквизит) объекта.
Открыть нужный справочник можно через меню Справочники.
Для ввода в справочник нового объекта используется команда Новый меню Действия, клавиша Insert, кнопка Новая строка на панели инструментов окна справочника.
В зависимости от объема хранимой об объекте информации данные могут быть введены непосредственно в ячейки таблицы или в специальную форму. Введенные данные необходимо сохранить, нажав при работе со строкой кнопку Записать на панели инструментов окна или клавишу Enter, а при работе с формой – кнопку ОК.
Для редактирования данных дважды щелкните по нужному элементу или выделите его и нажмите кнопку Изменить (Открыть) на панели инструментов окна, или воспользуйтесь горячими клавишами Shift+Enter.
С помощью кнопок панели инструментов Справочники можно быстро открыть окна справочников:
– сотрудники;
– подразделения;
– должности;
– штатное расписание.
Работа со справочниками может осуществляться в двух режимах: в режиме просмотра и в режиме выбора элементов.
В режиме просмотра и редактирования форма справочника открывается при помощи главного меню программы.
В режиме выбора элементов справочник открывается только при вводе значения константы, реквизита документа.
Каждый справочник предназначен для хранения сведения об однотипных объектах, представленных в виде таблицы:
• строка– запись об одном объекте (элементе). Символ объекта – голубая папка слева от записи;
• столбец – одна характеристика (реквизит) объекта.
Открыть нужный справочник можно через меню Справочники.
С помощью кнопок панели инструментов Справочники можно быстро открыть окна справочников:
1.8.2. Многоуровневые справочники
На этапе настройки справочник может быть объявлен одноуровневым или многоуровневым. Одноуровневый справочник – это простой список элементов. Многоуровневый справочник – это иерархический список, в котором записи объединяются в группы. Некоторые справочники позволяют создавать группы внутри групп (второго, третьего и т. д. уровней). Количество уровней каждого справочника задается на этапе конфигурирования.
В окне многоуровневого справочника отображается структура списка.
Для создания новой группы в многоуровневом справочнике используется команда Новая группа из меню Действия или кнопка Новая группа на панели инструментов окна. Для каждой новой группы задается свой уникальный код и название. Обычно код назначается системой автоматически, однако его можно редактировать.
Щелчком по знаку + (-) на дереве групп можно сворачивать и разворачивать структуру. Двойной щелчок по папке (на дереве папок или в списке) открывает группу. Можно открыть группу через меню Действия командой Следующий уровень. Для возврата к списку предыдущего уровня необходимо дважды щелкнуть по значку открытой группы или выбрать Действия Предыдущий уровень.
В окне многоуровневого справочника отображается структура списка.
Щелчком по знаку + (-) на дереве групп можно сворачивать и разворачивать структуру. Двойной щелчок по папке (на дереве папок или в списке) открывает группу. Можно открыть группу через меню Действия командой Следующий уровень. Для возврата к списку предыдущего уровня необходимо дважды щелкнуть по значку открытой группы или выбрать Действия Предыдущий уровень.
1.8.3. Копирование элементов справочника
Программа 1С: Зарплата и кадры, как и другие программы системы 1С: Предприятие, позволяет копировать записи. Копирование применяется в том случае, когда реквизиты объектов во многом совпадают.
Для копирования записей:
• установите курсор на запись, которую надо скопировать;
• выберите пункт Копировать из меню Действия или нажмите кнопку Копировать строку , или нажмите F9.
Будет создана запись, являющаяся копией выбранной. Копируются все поля записи, кроме кода (код автоматически увеличивается на единицу по отношению к последнему использованному значению) и даты (в копию будет автоматически внесена рабочая дата программы);
• внесите необходимые корректировки;
• сохраните изменения (Enter или OK)или откажитесь от копирования (Esc).
Для копирования записей:
• установите курсор на запись, которую надо скопировать;
Будет создана запись, являющаяся копией выбранной. Копируются все поля записи, кроме кода (код автоматически увеличивается на единицу по отношению к последнему использованному значению) и даты (в копию будет автоматически внесена рабочая дата программы);
• внесите необходимые корректировки;
• сохраните изменения (Enter или OK)или откажитесь от копирования (Esc).
1.8.4. Перемещение и поиск элементов справочника
Для перемещения элемента справочника из одной группы в другую необходимо:
• выделить перемещаемый элемент;
• выделить на дереве групп ту группу, в которую надо переместить элемент;
• выбрать команду Перенести в другую группу в меню Действия или нажать на панели инструментов окна кнопку Перенести в группу;
• подтвердить свое намерение перенести элемент, нажав кнопку Да в появившемся диалоговом окне.
Если в справочнике много записей, можно быстро найти запись по коду, наименованию или другому реквизиту, выделив соответствующий столбец и набрав искомое значение на клавиатуре. Поиск проводится внутри текущей группы. Если группа неизвестна, отключите команду Иерархический список и найдите запись.
Узнать, в какой группе находится найденная запись, можно нажав на кнопку Найти на дереве . При этом в дереве групп серым цветом будет выделена искомая группа. После поиска обязательно включите команду Иерархический список, пока эта команда не работает в справочник нельзя ввести новые элементы.
Для включения и выключения Иерархического списка можно пользоваться копкой на панели инструмента Установка (отключение) вывода списка по группам.
• выделить перемещаемый элемент;
• выделить на дереве групп ту группу, в которую надо переместить элемент;
• подтвердить свое намерение перенести элемент, нажав кнопку Да в появившемся диалоговом окне.
1.8.5. Удаление объектов
В ходе работы с программой часто возникает необходимость удалить из справочника ошибочно введенные или уже давно не используемые элементы.
Удаление объектов в программе происходит в два этапа.
Первый этап: Помечаются объекты, которые необходимо удалить. Для этого необходимо:
• установить курсор на объект, который необходимо пометить на удаление;
• выбрать в меню Действия команду Пометить на удаление или нажать клавишу Delete, или кнопку Пометить на удаление.
Для отмены Пометки на удаление поставьте курсор на строку с ранее помеченным элементом и нажмите повторно кнопку Отменить пометку на удаление или выберите пункт Отменить пометку на удаление в меню Действия.
Второй этап. Администратор или кто-то другой из пользователей программы, для кого определены соответствующие права, выполняет процедуру окончательного удаления объектов. Предварительно необходимо закрыть все открытые на рабочем столе окна.
Далее необходимо:
• выбрать команду Регламенты Удаление помеченных объектов.
Если вы решили не удалять объект, необходимо снять галочку слева от него, чтобы исключить из числа удаляемых. Повторный щелчок снова включает объект;
• нажать кнопку Контроль. Система выполнит контроль ссылок на выбранные объекты;
• нажать на кнопку Удалить.
Следует помнить, что окончательное удаление выделенных объектов производиться только в монопольном режиме.
В окне Удаление помеченных объектов для работы со всем списком помеченных на удаление объектов можно использовать кнопки (Включить все, Выключить все).
Если при нажатии на кнопку Контроль программа выдала сообщение, что один или несколько объектов удалить невозможно, следует нажать ОК. После этого в верхнем окне автоматически исчезнут галочки напротив элементов, удалить которые нельзя. При выделении курсором строк с этими элементами в верхнем окне, в нижнем окне будут отображены найденные ссылки.
Удаление объектов в программе происходит в два этапа.
Первый этап: Помечаются объекты, которые необходимо удалить. Для этого необходимо:
• установить курсор на объект, который необходимо пометить на удаление;
Для отмены Пометки на удаление поставьте курсор на строку с ранее помеченным элементом и нажмите повторно кнопку Отменить пометку на удаление или выберите пункт Отменить пометку на удаление в меню Действия.
Второй этап. Администратор или кто-то другой из пользователей программы, для кого определены соответствующие права, выполняет процедуру окончательного удаления объектов. Предварительно необходимо закрыть все открытые на рабочем столе окна.
Далее необходимо:
• выбрать команду Регламенты Удаление помеченных объектов.
Если вы решили не удалять объект, необходимо снять галочку слева от него, чтобы исключить из числа удаляемых. Повторный щелчок снова включает объект;
• нажать кнопку Контроль. Система выполнит контроль ссылок на выбранные объекты;
• нажать на кнопку Удалить.
Следует помнить, что окончательное удаление выделенных объектов производиться только в монопольном режиме.
Если при нажатии на кнопку Контроль программа выдала сообщение, что один или несколько объектов удалить невозможно, следует нажать ОК. После этого в верхнем окне автоматически исчезнут галочки напротив элементов, удалить которые нельзя. При выделении курсором строк с этими элементами в верхнем окне, в нижнем окне будут отображены найденные ссылки.
1.8.6. Использование справочников
Данные справочников используются при вводе значений в документы, другие справочники и т. д.
Для выбора данных справочника достаточно в окне редактируемого объекта нажать кнопку выбора элемента справочника или активизировать нужный элемент и нажать F4.
В результате справочник будет открыт в режиме выбора элемента.
Чтобы выбрать элемент, надо выделить его и нажать кнопку Выбор на панели инструментов окна справочника или клавишу Enter. Можно выбрать элемент двойным щелчком.
В режиме выбора доступно создание новых элементов и их редактирование (кнопка панели инструментов окна или команды меню Действия).
Для выбора данных справочника достаточно в окне редактируемого объекта нажать кнопку выбора элемента справочника или активизировать нужный элемент и нажать F4.
В результате справочник будет открыт в режиме выбора элемента.
1.8.7. Сортировка записей справочника
Записи справочников можно сортировать по полям.
Для сортировки записей справочника:
• выберите из меню Действия команду Сортировка или воспользуйтесь контекстным меню;
• в открывшемся подменю укажите реквизит, по которому необходимо провести сортировку. Перечень реквизитов, по которым может производиться сортировка, задается на этапе конфигурирования. По умолчанию записи в справочниках сортируются по наименованию. Сортировка по коду в справочнике Сотрудники, например, приведет к сортировке по табельному номеру, поскольку именно он является в этом справочнике кодом элементов.
Поскольку элементы многоуровневых справочников выводятся на экран по группам (работает команда Действия Иерархический список, утоплена соответствующая кнопка окна справочника), сортировка происходит внутри текущей группы. При этом в начало списка выводиться название этой группы.
Для того, чтобы производить сортировку по всем элементам многоуровневого справочника, а не только внутри текущей группы, опцию отображения в виде иерархического списка необходимо отключить. В этом случае заголовки групп и элементы справочника не различаются и сортируются как один список. После просмотра и сортировки единого списка элементов многоуровневого справочника обязательно вернитесь к иерархическому списку.
Для сортировки записей справочника:
• выберите из меню Действия команду Сортировка или воспользуйтесь контекстным меню;
• в открывшемся подменю укажите реквизит, по которому необходимо провести сортировку. Перечень реквизитов, по которым может производиться сортировка, задается на этапе конфигурирования. По умолчанию записи в справочниках сортируются по наименованию. Сортировка по коду в справочнике Сотрудники, например, приведет к сортировке по табельному номеру, поскольку именно он является в этом справочнике кодом элементов.
Для того, чтобы производить сортировку по всем элементам многоуровневого справочника, а не только внутри текущей группы, опцию отображения в виде иерархического списка необходимо отключить. В этом случае заголовки групп и элементы справочника не различаются и сортируются как один список. После просмотра и сортировки единого списка элементов многоуровневого справочника обязательно вернитесь к иерархическому списку.
1.8.8. Периодические реквизиты справочников
Значения некоторых реквизитов справочников могут меняться с течением времени. Например, могут изменяться место работы (подразделение), график работы, оклады сотрудников и т. д. При этом в документах, введенных до и после изменения реквизита, должны быть использованы разные значения.
Программа 1С: Зарплата и кадры позволяет хранить не только последнее значение реквизита, но и все ранее существовавшие значения с датами их ввода. Реквизиты, для которых сохраняется история значения, называют периодическими. Реквизит объявляется периодическим на этапе конфигурирования. При редактировании периодических реквизитов следует иметь в виду, что новое значение реквизита будет действовать начиная с даты изменения.
При вводе или редактировании истории значения периодического реквизита на экран выводится диалоговое окно, в котором указывается дата записи реквизита. При необходимости ее можно изменить.
Историю значения периодических реквизитов можно просматривать и редактировать. Для того, чтобы открыть окно с историей, следует выделить интересующую запись справочника и выполнить одно из следующих действий:
• выбрать Действия История значения;
• нажать клавишу F5;
• нажать кнопку на панели инструментов История.
Программа 1С: Зарплата и кадры позволяет хранить не только последнее значение реквизита, но и все ранее существовавшие значения с датами их ввода. Реквизиты, для которых сохраняется история значения, называют периодическими. Реквизит объявляется периодическим на этапе конфигурирования. При редактировании периодических реквизитов следует иметь в виду, что новое значение реквизита будет действовать начиная с даты изменения.
При вводе или редактировании истории значения периодического реквизита на экран выводится диалоговое окно, в котором указывается дата записи реквизита. При необходимости ее можно изменить.
Историю значения периодических реквизитов можно просматривать и редактировать. Для того, чтобы открыть окно с историей, следует выделить интересующую запись справочника и выполнить одно из следующих действий:
• нажать клавишу F5;
1.8.9. Подчиненные справочники
Система «1С: Предприятие» позволяет связывать между собой элементы разных справочников. Например, сведения о стандартных вычетах сотрудников хранятся в справочниках Вычеты сотрудников по НДФЛ. Считается, что один справочник подчинен другому.
В окне подчиненного справочника отображаются только те элементы, которые связаны с выбранным владельцем.
Прежде, чем открывать подчиненный справочник, необходимо выделить элемент-владелец. Если подчиненный справочник открыть без указания владельца, в заголовке окна появится надпись «Не задан элемент-владелец».
Переход от справочника-владельца к подчиненному справочнику и обратно можно выполнить с помощью команд из меню Действия или кнопок и панели инструментов.
В окне подчиненного справочника отображаются только те элементы, которые связаны с выбранным владельцем.
Прежде, чем открывать подчиненный справочник, необходимо выделить элемент-владелец. Если подчиненный справочник открыть без указания владельца, в заголовке окна появится надпись «Не задан элемент-владелец».
1.8.10. Поиск записей в справочнике
Система 1С: Предприятие позволяет использовать два способа поиска нужной информации.
1. Быстрый поиск ориентирован на тот вид данных, который отображается в текущем окне и, следовательно, специфичен. Примеры: поиск по дате (формат ГГММДД), поиск текстовых значений по начальным буквам. При быстром поиске существуют определенные ограничения – поиск производится по одной колонке, только сверху вниз от положения курсора и только на полное совпадение.
2. Произвольный поиск – это стандартный режим, предназначенный для поиска в списке конкретного значения одного из возможных типов данных.
Для организации произвольного поиска:
• выберите Действия Поиск Искать… или нажмите кнопку Поиск на панели Стандартная, или нажмите Ctrl+F3;
• определите тип искомой информации;
3.
• введите искомое значение или некоторые символы искомого значения;
• при необходимости включите дополнительные параметры;
• укажите направление поиска;
• нажмите кнопку Поиск. В списке будет выделено первое найденное значение. Последующий поиск этого же значения вперед или назад в открытом списке можно проводить, используя панель Стандартная .
1. Быстрый поиск ориентирован на тот вид данных, который отображается в текущем окне и, следовательно, специфичен. Примеры: поиск по дате (формат ГГММДД), поиск текстовых значений по начальным буквам. При быстром поиске существуют определенные ограничения – поиск производится по одной колонке, только сверху вниз от положения курсора и только на полное совпадение.
2. Произвольный поиск – это стандартный режим, предназначенный для поиска в списке конкретного значения одного из возможных типов данных.
Для организации произвольного поиска:
• определите тип искомой информации;
3.
• введите искомое значение или некоторые символы искомого значения;
• при необходимости включите дополнительные параметры;
• укажите направление поиска;
1.9. Формирование штатного расписания предприятия. Справочник Штатное расписание. Добавление и изменение ставок в штатном расписании
В справочнике Штатное расписание содержится информация о структуре штатного расписания предприятия. Вызывается справочник через меню Справочники.
Для каждой единицы штатного расписания указывается подразделение (выбором из справочника Подразделения) и должность (выбором из справочника Должности). Должностной оклад может быть задан в нескольких вариантах: произвольно, оклад в рублях, тариф в рублях, тариф по тарифным разрядам. Причем при выборе одного из трех последних вариантов в появившихся справа дополнительных полях следует указать вилку окладов или тарифов. При вводе приказов о приеме программа будет контролировать не только наличие вакантных ставок по данной должности, но и соответствие оклада (тарифа) принимаемого сотрудника заданной в штатном расписании вилке. При обнаружении несоответствия при проведении документа программа выдаст сообщение «Плохой оклад!».
Для ввода в штатное расписание предприятия информации о количестве ставок, а также о типе и размере должностных надбавок, предназначен документ Изменение штатного расписания. Документ можно вызвать через меню Документы Прочие кадровые приказы или из справочника Штатное расписание (кнопка Изменить).
Для каждой единицы штатного расписания можно описать до трех надбавок, которые будут автоматически начисляться занимающим такие должности работникам.
Если в результате заполнения документа вы ввели подразделение и должность, которые еще не внесены в штатное расписание предприятия, то при проведении документа будет задан вопрос, следует ли вносить новую строку в штатное расписание.
Следует утвердительно ответить на этот вопрос.
Для каждой единицы штатного расписания указывается подразделение (выбором из справочника Подразделения) и должность (выбором из справочника Должности). Должностной оклад может быть задан в нескольких вариантах: произвольно, оклад в рублях, тариф в рублях, тариф по тарифным разрядам. Причем при выборе одного из трех последних вариантов в появившихся справа дополнительных полях следует указать вилку окладов или тарифов. При вводе приказов о приеме программа будет контролировать не только наличие вакантных ставок по данной должности, но и соответствие оклада (тарифа) принимаемого сотрудника заданной в штатном расписании вилке. При обнаружении несоответствия при проведении документа программа выдаст сообщение «Плохой оклад!».
Для ввода в штатное расписание предприятия информации о количестве ставок, а также о типе и размере должностных надбавок, предназначен документ Изменение штатного расписания. Документ можно вызвать через меню Документы Прочие кадровые приказы или из справочника Штатное расписание (кнопка Изменить).
Для каждой единицы штатного расписания можно описать до трех надбавок, которые будут автоматически начисляться занимающим такие должности работникам.
Если в результате заполнения документа вы ввели подразделение и должность, которые еще не внесены в штатное расписание предприятия, то при проведении документа будет задан вопрос, следует ли вносить новую строку в штатное расписание.
Следует утвердительно ответить на этот вопрос.
1.10. Общие принципы работы с документами и журналами в программе
При вызове нужного документа на экран выводится диалоговое окно, в котором следует заполнить необходимые реквизиты.
В шапке документа всегда присутствуют поля Номер и Дата:
• Дата автоматически заполняется рабочей датой программы, но при необходимости может быть изменена пользователем в процессе ввода. При вводе большого количества документов «задним числом» рекомендуется перед началом работы изменить рабочую дату программы (меню Сервис Параметры) на нужную;
• Номер документа также присваивается программой самостоятельно, в программе поддерживается сквозная нумерация кадровых документов в течение года. Номер также может быть изменен в процессе ввода документа пользователем. Если вручную введен номер документа, уже присвоенный ранее одному из кадровых приказов этого года, на экран будет выдано сообщение:
Поле Комментарий, присутствующее в нижней части документов – это текстовое поле, которое в печатную форму документа не попадает.
Чтобы документ произвел изменения в информационной базе, его надо провести, нажав кнопку Провести (документ будет сохранен и проведен, но окно не закроется) или нажать кнопку ОК (документ будет сохранен, проведен и закрыт). Если по каким-либо причинам документ проводить не нужно, нажмите на кнопку Закрыть. Будет предоставлен выбор – сохранять или не сохранять документ.
Для вывода документа на печать:
• откройте документ;
• нажмите кнопку Печать. Откроется печатная форма документа. В печатной форме есть постоянная информация (принадлежащая самой форме) и переменная (данные учета). Постоянная часть формы определяется конфигурацией;
• если что-либо вас не устраивает, выберите в меню Файл команду Параметры страницы и измените настройки;
• закройте окно печатной формы и окно документа.
Любой сохраненный в программе документ можно впоследствии вызвать из журнала, если возникнет необходимость в его редактировании.
Если редактируется проведенный документ, то нельзя изменить его дату. Для изменения даты проведенный документ нужно сделать «непроведенным» – меню Действия, команда Документ Сделать непроведенным. После выполнения этой операции со значка документа исчезает пометка о проведении (галочка). Затем «непроведенный» документ следует открыть и исправить дату на нужную. После этого документ следует вновь «провести», нажав в нем кнопку ОК.
Конец бесплатного ознакомительного фрагмента