Страница:
Проектор со слайдами или диапозитивами
Перед использованием проектора следует проверить его фокусировку, настройку, подготовить лоток для слайдов, пронумеровать каждый слайд и уложить в лоток. Размещать проектор следует так, чтобы он не загораживал ни презентатора, ни изображение ни для одного из посетителей презентации.Основное, о чем нужно помнить, используя показ слайдов при презентации, – это паузы, которые нужно делать между слайдами. Аудитория должна воспринять информацию, переизбыток которой приведет лишь к тому, что она может ускользнуть от внимания слушателей. Если слайды менять слишком быстро либо если их слишком много, то информация начинает сливаться в «белый шум» и не воспринимается аудиторией. Зачитывать дословно текст слайдов не рекомендуется, но во избежание неприятных пауз можно сопровождать показ комментариями, которые не помешают воспринимать текст, но подчеркнут его.
Основной недостаток слайдов в том, что для их демонстрации требуется затемнение помещения. К сожалению, в этом случае внимание аудитории зачастую рассеивается. При демонстрации диапозитивов затемнение помещения не нужно, однако использование диапозитивов ограничено размерами помещения – при большой аудитории не все могут рассмотреть диапозитивы.
Телевизор и видеомагнитофон
Данное оборудование используется для показа фильмов. Перед использованием следует проверить работоспособность оборудования, произвести необходимую настройку. Особенно тщательно следует проверять звук – слышимость должна быть одинаково хорошей во всех местах помещения для презентации. Устанавливать оборудование нужно таким образом, чтобы экран был виден с любой точки помещения. Если помещение большое и ожидается много посетителей, то следует использовать несколько телевизоров, устанавливая их так, чтобы обеспечить максимальное удобство просмотра для всей аудитории.Использовать лучше всего телевизоры с большим экраном, особенно в просторном помещении. Перед началом презентации нужно проверить наличие и работоспособность батареек в пультах – как ни странно, это та мелочь, о которой обычно забывают и которая может сорвать демонстрацию.
Презентатор обязан внимательно ознакомиться с содержанием фильма, который он собирается демонстрировать на презентации. Пленку следует отмотать на тот момент, с которого нужно начинать показ, так как нет ничего хуже, чем перематывание пленки во время презентации.
Плакаты
Для использования плакатов необходимы лишь скотч и клей, а также выбор мест на стенах помещения для презентации таким образом, чтобы плакаты были видны максимальному количеству слушателей. Оптимально повесить плакаты до начала презентации – в этом случае они будут создавать у аудитории необходимый настрой на тему презентации. Прибегать к использованию плакатов следует с осторожностью: если они напрямую не соответствуют теме презентации либо докладчик не ссылается на них как на иллюстративный материал, то плакаты могут послужить отвлекающим фактором, что не может способствовать достижению цели презентации. Иными словами, если проводится презентация новой модели пылесоса, то размещение на стенах аудитории плакатов с изображением этой модели оправданно, а вот плакаты с фирменным знаком компании либо с изображением других моделей пылесосов (пусть даже их продажей занимается та же компания) будут только мешать презентации. Точно так же отвлекающим фактором – причем чрезвычайно отрицательным – являются чужие плакаты и наглядные пособия. Если что-либо подобное имеется в помещении для презентации, то это необходимо удалить. В противном случае в сознании аудитории информация презентационного доклада может спутаться с информацией, которую предлагают чужие плакаты и наглядные пособия.Графики, схемы и диаграммы
Чтобы использовать в презентации графики, схемы и диаграммы, следует внимательно изучить их виды и оптимальные методы их применения.Гистограммы особенно полезны в том случае, если требуется сравнение информации (рис. 1.1).
Как видно из рисунка, с помощью гистограммы легко продемонстрировать практически любой сравнительный анализ с максимальной наглядностью: разница в среднегодовых температурах, уровень продаж, результат опроса общественного мнения и т. д.
Круговая диаграмма предназначена для демонстрации процентных соотношений, сравнения количественных показателей и т. д. (рис. 1.2). Использование круговых диаграмм ограничено количеством информации – слишком большое дробление круга не очень хорошо воспринимается визуально. Следует соблюдать пропорции, разделяя круговую диаграмму: сектор, обозначающий 5 % и занимающий 50 % площади круга, производит на аудиторию довольно неприятное впечатление, и доверие к информации, которую несет в себе диаграмма, теряется.
Линейная диаграмма, как и гистограмма, может быть использована для сравнительного анализа различных показателей в процентном либо во временном соотношении (рис. 1.3). Очень удобно использовать линейную диаграмму, если требуется продемонстрировать изменение какого-либо показателя за определенный промежуток времени.
Точечные диаграммы лучше всего использовать при презентации научной идеи либо работы, например для демонстрации распределения физических величин (рис. 1.4). Для коммерческой же презентации существуют более наглядные виды диаграмм.
Лепестковая диаграмма может отражать достаточно сложные процессы и события, взаимодействие между ними (рис. 1.5). Такая диаграмма предназначена в основном для объемной интерпретации какого-либо описания.
График может быть использован для иллюстрации практически любой информации, выражаемой в числах: график продаж, физических величин, рост компании и т. д. (рис. 1.6). Используя графики, следует помнить, что они достаточно обыденны, к ним привыкают еще со школьных времен, и обычно графики ассоциируются в сознании практически каждого человека именно со школьными задачами. Поэтому в презентации графики следует использовать исключительно функционально, и если есть возможность заменить график более наглядным и зрелищным видом диаграммы, то лучше так и сделать.
Блок-схемы удобно использовать для отображения любой последовательности действий, иерархической зависимости, связи между процессами, структурных особенностей. Блок-схемы наглядны и зрелищны.
Простой блочный список предназначен для отображения несгруппированных либо связанных блоков информации, например для отображения списка продукции, производимой предприятием (рис. 1.7). Для больших объемов текста такой список непригоден (рис. 1.8).
Непрерывный блочный процесс – блок-схема, используемая для отображения хода событий, последовательности шагов решения задачи, выполнения какого-либо процесса (рис. 1.9). Подобная блок-схема не подходит для большого количества текста, но весьма наглядно демонстрирует пошаговую стратегию.
Блок-схема «Шестеренки» используется для демонстрации взаимосвязи идей либо взаимосвязи последовательности действий (рис. 1.10). Такая блок-схема очень наглядна и зрелищна, однако не подходит для больших объемов текста.
Блок-схема «Простой цикл» служит для отображения непрерывного цикла этапов, задач или событий (рис. 1.11). Подобная блок-схема не подходит для больших объемов текста, но наглядно демонстрирует взаимосвязь событий либо этапов. Например, круговорот веществ в природе прекрасно может быть описан с помощью блок-схемы простого цикла.
Блок-схема «Расходящаяся радиальная» используется для отображения отношения к центральной идее либо событию (рис. 1.12). Такая блок-схема не подходит для больших объемов текста, но наглядно демонстрирует взаимосвязь периферии с центром. С помощью блок-схемы «Расходящаяся радиальная» удобно показывать взаимоотношения между отделами и руководством в иерархии компании, связь филиалов с центром и т. д.
Блок-схема «Иерархия» используется для отображения иерархической информации и отношений сверху вниз, а также для отображения взаимосвязи таких отношений (рис. 1.13). С помощью подобной диаграммы удобно показывать отношения внутри компании, внутри различных отделов и филиалов.
Диаграмма «Простая целевая» служит для отображения вложенности, градаций и иерархических отношений (рис. 1.14).
Как вы могли заметить, диаграммы и блок-схемы обычно не подходят для размещения больших объемов текста. И это не случайно: при больших объемах они теряют свою наглядность и уже не могут служить полноценным наглядным пособием для наилучшего представления и запоминания аудиторией информации. Поэтому, если в презентации в качестве наглядных пособий для отображения информации на плакатах или слайдах планируется использование диаграмм, графиков, блок-схем, то объем текста для них нужно ограничивать, оставляя лишь функциональные данные, которые легко могут быть восприняты аудиторией и отложатся в памяти.
Раздаточные материалы
Основная проблема при использовании раздаточных материалов – их нехватка. По этой причине, если для презентации запланированы раздаточные материалы, лучше изготовить их с запасом. Копий должно хватить на всех посетителей презентации. Материалы должны быть напечатаны достаточно крупным шрифтом, не утомляющим глаза, форма подачи информации должна быть максимально доступна.Если в качестве раздаточного материала планируется использование компакт-диска как носителя информации, то необходимо проверить, не требуется ли для его прочтения специфической программы. Наилучшим вариантом будет, если для прочтения такого диска может быть использована одна из стандартных программ Windows, ведь далеко не каждый человек будет устанавливать на свой компьютер какую-либо программу только лишь для просмотра презентационных раздаточных материалов.
Во время презентации не рекомендуется раздавать те материалы, которые содержат большое количество печатной информации, ведь их начнут просматривать сразу же, а в процессе чтения аудитория уже не обращает внимания на докладчика. Все раздаточные материалы, кроме буклетов с картинками, лучше всего выдавать посетителям презентации после окончания доклада.
Следует помнить, что к раздаточным материалам относятся и визитные карточки. Сам презентатор и его помощники обязательно должны иметь при себе достаточное количество визитных карточек, чтобы вручить их каждому посетителю презентации.
Компьютер
Данный вид оборудования может заменить практически все остальное. Если презентация оформлена в формате PowerPoint, то она будет иметь все необходимые эффекты, слайды, видеоролики, диаграммы, графики и блок-схемы – все наглядные материалы, которые требуются для наилучшего представления презентации. Чтобы использовать компьютер для презентации, нужно знать, как пользоваться им, а также приложением PowerPoint, иметь представление о его функциях и возможностях (данный вопрос подробно будет освещаться во второй части книги).
Этап шестой. Выбор помощников для презентации
Шансы на выполнение работы обратно пропорциональны числу лиц, по долгу службы обязанных это сделать.
Закон Кушнера[8]
Первое правило для помощников презентатора гласит: помощники должны быть незаметны, но четко выполнять свои обязанности. Ошибку делают те презентаторы, которые берут в качестве ассистентов для презентации симпатичных девушек в мини-бикини (разумеется, это не относится к показу мод или другим подобным мероприятиям). Заметность помощника презентатора создает дополнительный отвлекающий фактор, рассеивающий внимание аудитории. Такое отвлечение внимания хорошо для иллюзиониста, который вытаскивает кролика из-за спины и укладывает его в шляпу, в то время как ассистентка демонстрирует зрителям новую модель купальника – в данном случае отвлечение внимания аудитории является неотъемлемой частью шоу. Но во время презентации все внимание аудитории должно быть направлено на предмет презентации. Именно поэтому помощники должны быть незаметны.
Однако это вовсе не означает, что симпатичная девушка не может быть помощником презентатора в принципе. Но если она выносит к зрителям предмет презентации, например тот же пылесос, то они должны видеть в первую очередь пылесос, а уже потом девушку. Для этого помощники презентатора должны исключить яркую, броскую одежду, привлекающую внимание, для помощников-женщин не рекомендуется обувь на высоких каблуках, мини-юбки, декольтированные платья либо блузки. Одежда помощника презентатора должна быть выдержана в строгом, консервативном стиле. Если презентация проводится перед аудиторией, придерживающейся так называемого «богемного» стиля в одежде, то консервативность костюмов помощников презентатора не является обязательным фактором, однако незаметность их, слияние с фоном продолжают оставаться основным требованием.
Помощники презентатора должны четко знать свои обязанности и грамотно выполнять их. Если девушка, выносящая к зрителям предмет презентации, допустит ошибку (споткнется, что-либо уронит, растеряется и не будет знать, куда ей идти, и т. д.), то подобная ошибка сразу станет фактором, отвлекающим внимание аудитории.
Желательно, чтобы у помощников были дублеры, ведь перед презентацией кто-либо может заболеть, и отсутствие дублера приведет к тому, что его функции выполнять будет некому.
Помощники презентатора должны знать предмет, цели и задачи презентации не хуже самого докладчика, ведь вопросы зачастую задают не только докладчику, но и его помощникам. Они должны уметь втягивать публику в разговор на нужную тему – особенно если планируется предварительное собеседование с аудиторией (что, кстати, весьма желательно – публика собирается еще до начала презентации, поэтому, если помощники презентатора предварительно побеседуют с людьми и расскажут им о предмете презентации, это создаст дополнительный настрой у посетителей и помешает конкурентам провести подобное собеседование, рекламируя свой товар (продукт, услугу, идею), что довольно часто встречается на презентациях).
Помощники презентатора должны быть готовы к экспромту, если вдруг будет задан какой-либо неординарный вопрос, касающийся предмета презентации. Как и сам докладчик, они должны изучать посетителей презентации, готовить список вопросов и ответов, тренироваться в ораторском искусстве – все это может им и не понадобиться, но готовыми они должны быть в любом случае.
Нельзя выбирать в помощники презентатора людей, неуверенных в себе, косноязычных, не умеющих держаться на публике либо боящихся большого скопления людей. Помощник презентатора, страдающий агорафобией, способен свести на нет все положительное впечатление от презентации только выражением своего лица.
Выбирая помощников для презентации, желательно составлять небольшую анкету:
• какими навыками должен обладать кандидат в помощники презентатора;
• каковы будут функции помощника презентатора, чем он должен будет заниматься;
• личностные характеристики кандидата в помощники презентатора (общительность, ответственность, трудолюбие, целеустремленность, коммуникабельность, инициативность, внимательность, настойчивость и т. д.);
• специальные пожелания и требования (возраст, пол, рост, цвет волос, наличие/отсутствие хобби и т. д.).
Зачастую от помощников презентатора требуется умение и желание общаться. Для проверки этого качества можно предложить рекомендованный психологами тест «Общительный ли вы человек».
Вопросы и варианты ответов на них.
1. Если вас приглашает к себе в гости человек, которому вы не симпатизируете, примете ли вы это приглашение?
A. Да.
Б. Только в исключительном случае.
B. Нет.
2. Представьте, что в гостях вы вынуждены сидеть около человека, которого считаете своим недругом. Как вы себя поведете?
A. Не будете обращать на него внимания.
Б. Будете отвечать только на его вопросы.
B. Попытаетесь завязать с ним непринужденный разговор.
3. Вы собирались позвонить в дверь одной квартиры. Внезапно услышали, что в квартире возник семейный спор. Что вы сделаете?
A. Все-таки позвоните.
Б. Подождете, пока спор прекратится.
B. Уйдете.
4. Что вы сделаете, если вам в гостях предложат нелюбимое блюдо?
A. Съедите его, несмотря на отвращение.
Б. Скажете хозяевам, что не можете съесть это блюдо.
B. Пожалуетесь на отсутствие аппетита.
5. Какой бутерброд со стола вы обычно выбираете?
A. Самый лучший.
Б. Самый маленький.
B. Ближайший к вам.
6. Что вы предпримете в том случае, если в компании внезапно наступит пауза во время разговора?
А. Подождете, пока кто-нибудь не начнет разговор вновь.
Б. Сами найдете какую-нибудь тему для продолжения разговора.
7. Представьте себе, то вы попали в неприятное положение. Расскажете ли вы об этом своим знакомым?
A. Обязательно расскажете первому попавшемуся знакомому.
Б. Расскажете только самым близким друзьям.
B. Не расскажете ни одному человеку.
8. Добавляете ли вы от себя что-либо в рассказы, которые слышали от других людей?
A. Да.
Б. Совсем немного для того, чтобы их улучшить.
B. Почти ничего не добавляете.
9. Носите ли вы с собой фотографию своей возлюбленной (возлюбленного) и охотно ли вы показываете ее окружающим людям?
A. Да.
Б. Иногда.
B. Никогда.
10. Что вы сделаете, если, будучи среди других людей, не поняли рассказанного анекдота или шутки?
А. Будете смеяться вместе с остальными, которые поняли суть рассказанного.
Б. Останетесь серьезным и не будете смеяться.
В. Попросите, чтобы кто-нибудь объяснил вам смысл этого анекдота или шутки.
11. Что вы предпримете, если, оказавшись в компании, вдруг ощутите резкую головную боль?
A. Не будете показывать вида.
Б. Попросите у кого-нибудь таблетку от головной боли.
B. Покинете компанию и уйдете домой.
12. Что вы сделаете, если, находясь в гостях, узнаете, что по телевидению скоро должны передавать интересную только для вас программу?
A. Попросите, чтобы хозяин дома включил вам телевизор.
Б. Начнете смотреть телепередачу в соседней комнате, чтобы не мешать остальным гостям.
B. Откажетесь от интересующей телепередачи.
13. Вы находитесь в гостях. Когда вы чувствуете себя лучше?
А. Когда развлекаете гостей.
Б. Когда вас самих развлекают другие.
14. Обладаете ли вы привычкой заранее решать, как долго сможете оставаться в гостях?
A. Нет.
Б. Иногда думаю об этом.
B. Всегда думаю об этом.
15. Допустим, что корреспондент какой-либо газеты берет у вас интервью.
A. Вы будете довольны, если интервью напечатают в газете.
Б. Будете стараться, чтобы этого не произошло.
B. Вам совершенно безразлично, будет или не будет напечатано в газете интервью с вами.
16. Способны ли вы внешне беспристрастно относиться к людям, которых внутренне не можете терпеть?
A. Да.
Б. Иногда, только в виде исключения.
B. Не задумывались над этим вопросом.
17. Соглашаетесь ли вы с мнением других людей, если оно справедливо, но для вас неблагоприятно?
A. Всегда.
Б. Только в том случае, если оно соответствует вашему собственному мнению.
B. Никогда.
18. Когда вы прекращаете спорить?
A. Чем скорее, тем лучше.
Б. Когда спор не имеет никакого смысла.
B. После того как убедили своего оппонента.
19. Если вы знаете стихи, то будете ли их читать в незнакомой компании?
A. С удовольствием.
Б. Да, если об этом попросят.
B. Никогда.
20. Представьте себе, что вы живете во времена графа Монте-Кристо, сидите в тюрьме и внезапно узнаете, что в соседней камере заключен ваш самый злейший враг. Начнете ли вы с ним перестукиваться?
A. Немедленно.
Б. Только тогда, когда не сможете переносить одиночество.
B. Никогда.
21. Есть ли у вас привычка или желание встречать Новый год среди большого скопления людей, например на городской площади?
A. Да.
Б. Нет.
B. Новый год я обычно встречаю один или просто сплю.
В табл. 1.1 приведен ключ к ответам на данный опросник. После расшифровки ответов вы получите определенную сумму баллов, по которой выясняется степень развитости у соискателя такого личностного качества, как общительность.
Таблица 1.1. Ключ к ответам на вопросы теста «Общительный ли вы человек»
Если сумма набранных баллов оказалась в интервале от 78 до 232, то это качество считается развитым средне. Человек с таким уровнем общительности может с равной долей вероятности находиться в одиночестве и в компании. Он получает удовольствие от общения, но вполне комфортно чувствует себя наедине с книгой или телевизором. Такие люди предпочитают в качестве домашних животных держать кошек, а не собак, потому что кошки требуют минимум личного внимания от хозяина, в то время как собакам необходимо постоянное общение.
Наконец, если сумма баллов оказалась равной 0-77, то общительность считается слаборазвитой. Такой человек лучше всего чувствует себя в одиночестве, нахождение в шумной компании, особенно среди малознакомых людей, может привести к стрессу. В качестве домашних животных малообщительный человек предпочтет скорее волнистых попугайчиков, чем четвероногого друга. Работа, связанная с постоянным общением с людьми, такому человеку не подходит.
Кстати сказать, подобный тест-проверку неплохо пройти и самому презентатору.
Этап седьмой. Сравнительный анализ и составление сметы презентации
Неважно, что вам говорят, – вам говорят не всю правду.
Неважно, о чем говорят, – речь всегда идет о деньгах.
Первые два политических принципа Тодда[9]
Верное составление сметы презентации – один из тех китов, на которых стоит успех. Неточный подсчет будущих расходов может привести к тому, что попросту не хватит денег, чтобы реализовать задуманный план презентации, а перестройки плана в процессе работы отрицательно влияют на окончательный результат. Неоправданно большая сумма, выделенная на презентацию, может привести к тому, что презентационные расходы не окупятся впоследствии. Следует соблюдать баланс между необходимым и достаточным, составляя смету презентации.
Планируя смету презентации, рекомендуется провести сравнительный анализ с конкурентами, предлагающими аналогичный продукт (товар, услугу, идею).
Причем этот анализ должен касаться не только презентаций, проводимых конкурентами, либо затрат, сделанных ими на такие презентации, но и затрагивать общее состояние рынка в том, что относится к презентуемому продукту (товару, услуге, идее). Для проведения такого анализа нужно найти ответы на следующие вопросы:
• цель сбыта, если речь идет о продажах (если презентуется идея, то вопрос можно сформулировать как «цель идеи», аналогичным же образом изменяются последующие вопросы);
• планируемый предел сбыта;
• пути и методы сбыта;
• собственная доля компании на рынке в настоящее время в той части, которая касается презентуемого товара (продукта, услуги, идеи);
• конкуренты компании в той части, которая касается презентуемого товара (продукта, услуги, идеи);
• доля конкурентов компании на рынке в той части, которая касается презентуемого товара (продукта, услуги, идеи);
• пути и методы сбыта конкурентов;