Страница:
С помощью команды Действия▸Установить отбор и сортировку списка осуществляется переход в режим настройки фильтра на отображаемые в окне данные. Использование этой возможности целесообразно при работе с большими объемами данных, а также в иных случаях. При выполнении команды на экране открывается окно настройки параметров фильтра, изображенное на рис. 2.7.
Рис. 2.7. Настройка отбора данных
Данное окно состоит из двух вкладок: Отбор (эта вкладка открыта на рис. 1.8) и Сортировка. Рассмотрим содержимое каждой из них.
На вкладке Отбор осуществляется настройка параметров фильтра. В левой части вкладки содержатся возможные условия фильтра. Для выбора требуемого условия необходимо установить соответствующий флажок. Справа с клавиатуры указывается конкретное значение выбранного фильтра: например, на рис. 2.7 выбран фильтр Организация, а значение фильтра – ЗАО Станкоимпорт. Между условием фильтра и его значением из раскрывающегося списка следует выбрать вариант применения фильтра (Равно, Не равно, В списке, Не в списке и др. – у разных условий фильтра могут быть разные варианты применения). Например, на рис. 2.7 для фильтра Организация выбран вариант Равно. Это означает, что после применения фильтра в списке останутся только позиции для организации ЗАО «Станкоимпорт». Если же установить вариант Не равно, то из списка будут исключены все позиции кроме тех, которые относятся к организации ЗАО «Станкоимпорт» (иначе говоря, с помощью варианта Не равно включается обратный фильтр).
Для выбора множественного значения фильтра (например, чтобы указать несколько наименований) следует выбрать вариант В списке либо Не в списке. В первом случае будут показаны позиции, соответствующие заданным параметрам, во втором – такие позиции будут из списка исключены (здесь прослеживается аналогия с вариантами Равно и Не равно).
Текущую настройку фильтра можно сохранить, воспользовавшись кнопкой Отборы. В открывшемся окне следует с клавиатуры ввести произвольное имя сохраняемого фильтра и нажать кнопку Сохранить.
На вкладке Сортировка выполняется настройка сортировки позиций, содержащихся в окне списка. Содержимое вкладки показано на рис. 2.8.
Рис. 2.8. Вкладка Сортировка
В правой части вкладки содержится перечень возможных признаков сортировки, в левой части – те из них, которые необходимо применить. Перемещение признаков слева направо и наоборот осуществляется с помощью кнопок со стрелками, расположенных в центральной части вкладки. Порядок использования элементов сортировки и переключение направления сортировки осуществляется с помощью кнопок со стрелками, которые находятся слева вверху вкладки. Если установить флажок Использовать эту настройку сортировки при открытии, то при последующих открытиях окна списка все позиции в нем будут по умолчанию отсортированы в соответствии с текущими настройками сортировки.
Для применения настроек фильтра и сортировки, выполненных в окне Отбор и сортировка, следует нажать кнопку ОК; с помощью кнопки Отмена осуществляется выход из данного режима без сохранения изменений. Кнопка Справка предназначена для вызова справочной информации.
Команда Действия▸Отбор по значению в текущей колонке также предназначена для включения фильтра на отображаемые данные, причем в качестве условия фильтра принимается текущее значение. Под текущим значением подразумевается значение ячейки окна списка, в которой установлен курсор. Для выключения фильтра следует повторно активизировать данную команду.
Подменю Действия▸История отборов доступно только после того, как хотя бы один раз в текущем сеансе работы был применен фильтр. С его помощью можно быстро восстановить какой-нибудь из примененных ранее фильтров.
С помощью команды Действия▸Отключить отбор осуществляется отключение примененного ранее фильтра. Данная команда становится доступной только после применения какого-либо фильтра.
С помощью команды Действия▸Вывести список осуществляется переход в режим настройки печатной формы списка перед его выводом на печать. При активизации данной команды на экране отображается окно, которое представлено на рис. 2.9.
Рис. 2.9. Настройка печатной формы списка
В данном окне в поле Выводить в указывается тип выходного документа. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка; возможные варианты – Табличный документ либо Текстовый документ. В поле Выводить колонки путем установки соответствующих флажков указываются колонки, которые должны быть включены в печатную форму документа. По умолчанию флажки установлены возле всех колонок. После нажатия в данном окне кнопки ОК на экране откроется окно с печатной формой списка; для вывода его на печать следует воспользоваться командой главного меню программы Файл▸Печать, которая вызывается также нажатием комбинации клавиш Ctrl+P.
Команда Действия▸Настройка списка предназначена для перехода в режим настройки представления содержащейся в окне списка информации. При выполнении команды на экране открывается окно, изображенное на рис. 2.10.
Рис. 2.10. Настройка списка
Данное окно состоит из двух вкладок: Колонки и Прочее. На вкладке Колонки путем установки соответствующих флажков следует указать колонки, которые будут отображаться в списке. По умолчанию установлены все флажки. Справа вверху расположены кнопки, с помощью которых можно быстро установить либо снять сразу все флажки. Изменение порядка следования колонок в списке осуществляется с помощью кнопок со стрелками, которые находятся слева вверху вкладки. При необходимости можно быстро вернуться к настройке, используемой по умолчанию – для этого следует воспользоваться кнопкой Стандартная настройка. В правой части окна с помощью соответствующих параметров можно выполнить дополнительную настройку списка.
Вкладка Прочее включает в себя следующие параметры:
♦ При открытии восстанавливать позицию – если установлен данный флажок, то при открытии окна списка курсор будет установлен в ту же позицию, где он находился при последнем закрытии окна.
♦ При открытии переходить – значение данного поля выбирается из раскрывающегося списка. Возможные варианты – В начало списка (в данном случае курсор при открытии окна будет расположен в первой позиции списка) и В конец списка (курсор будет помещен в конец списка).
♦ Обновлять автоматически каждые ... секунд – использование данного параметра целесообразно в случаях, когда в течение одного сеанса работы со списком в нем могут произойти изменения, выполненные другими пользователями (например, были добавлены либо удалены какие-либо позиции). При установленном флажке следует указать интервал времени в секундах, через который должно выполняться автоматической обновление списка.
Команда Действия▸Обновить (она вызывается также нажатием комбинации клавиш Ctrl+Shift+R) предназначена для немедленного обновления текущего списка физических лиц. Обычно она используется при работе в многопользовательском режиме.
Глава 3.
Сведения о физических лицах
Окно списка физических лиц
Ввод и редактирование сведений о физических лицах
Группировка физических лиц по определенным критериям
Рис. 2.7. Настройка отбора данных
Данное окно состоит из двух вкладок: Отбор (эта вкладка открыта на рис. 1.8) и Сортировка. Рассмотрим содержимое каждой из них.
На вкладке Отбор осуществляется настройка параметров фильтра. В левой части вкладки содержатся возможные условия фильтра. Для выбора требуемого условия необходимо установить соответствующий флажок. Справа с клавиатуры указывается конкретное значение выбранного фильтра: например, на рис. 2.7 выбран фильтр Организация, а значение фильтра – ЗАО Станкоимпорт. Между условием фильтра и его значением из раскрывающегося списка следует выбрать вариант применения фильтра (Равно, Не равно, В списке, Не в списке и др. – у разных условий фильтра могут быть разные варианты применения). Например, на рис. 2.7 для фильтра Организация выбран вариант Равно. Это означает, что после применения фильтра в списке останутся только позиции для организации ЗАО «Станкоимпорт». Если же установить вариант Не равно, то из списка будут исключены все позиции кроме тех, которые относятся к организации ЗАО «Станкоимпорт» (иначе говоря, с помощью варианта Не равно включается обратный фильтр).
Для выбора множественного значения фильтра (например, чтобы указать несколько наименований) следует выбрать вариант В списке либо Не в списке. В первом случае будут показаны позиции, соответствующие заданным параметрам, во втором – такие позиции будут из списка исключены (здесь прослеживается аналогия с вариантами Равно и Не равно).
Текущую настройку фильтра можно сохранить, воспользовавшись кнопкой Отборы. В открывшемся окне следует с клавиатуры ввести произвольное имя сохраняемого фильтра и нажать кнопку Сохранить.
ВНИМАНИЕВ дальнейшем для использования сохраненного фильтра следует вновь открыть окно Список отборов, установить курсор в соответствующую позицию и нажать кнопку Восстановить – в результате в окне Отбор и сортировка на вкладке Отбор будут восстановлены все параметры выбранного фильтра. Для удаления фильтра из окна Список отборов нужно установить на него курсор и нажать кнопку Удалить. Кнопка Закрыть предназначена для закрытия окна Список отборов без выбора фильтра, а с помощью кнопки Справка осуществляется вызов справочной информации.
Сохранение фильтра возможно только в том случае, когда в нем выбрано хотя бы одно условие. В противном случае кнопка Сохранить в окне Список отборов будет недоступна.
На вкладке Сортировка выполняется настройка сортировки позиций, содержащихся в окне списка. Содержимое вкладки показано на рис. 2.8.
Рис. 2.8. Вкладка Сортировка
В правой части вкладки содержится перечень возможных признаков сортировки, в левой части – те из них, которые необходимо применить. Перемещение признаков слева направо и наоборот осуществляется с помощью кнопок со стрелками, расположенных в центральной части вкладки. Порядок использования элементов сортировки и переключение направления сортировки осуществляется с помощью кнопок со стрелками, которые находятся слева вверху вкладки. Если установить флажок Использовать эту настройку сортировки при открытии, то при последующих открытиях окна списка все позиции в нем будут по умолчанию отсортированы в соответствии с текущими настройками сортировки.
Для применения настроек фильтра и сортировки, выполненных в окне Отбор и сортировка, следует нажать кнопку ОК; с помощью кнопки Отмена осуществляется выход из данного режима без сохранения изменений. Кнопка Справка предназначена для вызова справочной информации.
Команда Действия▸Отбор по значению в текущей колонке также предназначена для включения фильтра на отображаемые данные, причем в качестве условия фильтра принимается текущее значение. Под текущим значением подразумевается значение ячейки окна списка, в которой установлен курсор. Для выключения фильтра следует повторно активизировать данную команду.
Подменю Действия▸История отборов доступно только после того, как хотя бы один раз в текущем сеансе работы был применен фильтр. С его помощью можно быстро восстановить какой-нибудь из примененных ранее фильтров.
С помощью команды Действия▸Отключить отбор осуществляется отключение примененного ранее фильтра. Данная команда становится доступной только после применения какого-либо фильтра.
С помощью команды Действия▸Вывести список осуществляется переход в режим настройки печатной формы списка перед его выводом на печать. При активизации данной команды на экране отображается окно, которое представлено на рис. 2.9.
Рис. 2.9. Настройка печатной формы списка
В данном окне в поле Выводить в указывается тип выходного документа. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка; возможные варианты – Табличный документ либо Текстовый документ. В поле Выводить колонки путем установки соответствующих флажков указываются колонки, которые должны быть включены в печатную форму документа. По умолчанию флажки установлены возле всех колонок. После нажатия в данном окне кнопки ОК на экране откроется окно с печатной формой списка; для вывода его на печать следует воспользоваться командой главного меню программы Файл▸Печать, которая вызывается также нажатием комбинации клавиш Ctrl+P.
Команда Действия▸Настройка списка предназначена для перехода в режим настройки представления содержащейся в окне списка информации. При выполнении команды на экране открывается окно, изображенное на рис. 2.10.
Рис. 2.10. Настройка списка
Данное окно состоит из двух вкладок: Колонки и Прочее. На вкладке Колонки путем установки соответствующих флажков следует указать колонки, которые будут отображаться в списке. По умолчанию установлены все флажки. Справа вверху расположены кнопки, с помощью которых можно быстро установить либо снять сразу все флажки. Изменение порядка следования колонок в списке осуществляется с помощью кнопок со стрелками, которые находятся слева вверху вкладки. При необходимости можно быстро вернуться к настройке, используемой по умолчанию – для этого следует воспользоваться кнопкой Стандартная настройка. В правой части окна с помощью соответствующих параметров можно выполнить дополнительную настройку списка.
Вкладка Прочее включает в себя следующие параметры:
♦ При открытии восстанавливать позицию – если установлен данный флажок, то при открытии окна списка курсор будет установлен в ту же позицию, где он находился при последнем закрытии окна.
♦ При открытии переходить – значение данного поля выбирается из раскрывающегося списка. Возможные варианты – В начало списка (в данном случае курсор при открытии окна будет расположен в первой позиции списка) и В конец списка (курсор будет помещен в конец списка).
♦ Обновлять автоматически каждые ... секунд – использование данного параметра целесообразно в случаях, когда в течение одного сеанса работы со списком в нем могут произойти изменения, выполненные другими пользователями (например, были добавлены либо удалены какие-либо позиции). При установленном флажке следует указать интервал времени в секундах, через который должно выполняться автоматической обновление списка.
Команда Действия▸Обновить (она вызывается также нажатием комбинации клавиш Ctrl+Shift+R) предназначена для немедленного обновления текущего списка физических лиц. Обычно она используется при работе в многопользовательском режиме.
Глава 3.
Ввод исходных данных
После того, как выполнена настройка программы, можно приступать к заполнению ее справочников. Справочник в системе 1С – это своего рода каталог, хранилище основной, базовой информации, на основании которой строится вся дальнейшая работа. В справочниках содержится информация о физических лицах компании, ее структуре, штатном расписании, и др.
ВНИМАНИЕВ этой главе мы рассмотрим порядок заполнения и ведения основных справочников, используемых в конфигурации «1С Зарплата и управление персоналом 8».
Не стоит забывать, что эксплуатация программы возможна только после заполнения основных справочников.
Сведения о физических лицах
Справочник физических лиц – самый главный справочник, используемый в конфигурации «Управление персоналом». Это неудивительно: ведь персонал любого предприятия – это его сотрудники, каждый из которых является физическим лицом. В справочнике физических лиц хранится самая подробная информация о каждом сотруднике предприятия.
Окно списка физических лиц
Для перехода в режим работы со справочником физических лиц следует выполнить команду главного меню Предприятие▸Физические лица – в результате на экране откроется окно списка Физические лица, изображенное на рис. 3.1.
Рис. 3.1. Список физических лиц
Для удобства работы со списком в программе реализована возможность группировки физических лиц. Поэтому окно списка разделено на две части. В левой части содержится список групп сотрудников, а в правой части – перечень сотрудников, входящих в активную группу. Активная группа – это группа, которая выбрана в левой части окна; для выбора группы нужно щелкнуть на ней мышью.
В левом верхнем углу окна находится кнопка Действия. При нажатии на данную кнопку открывается меню с перечнем команд, которые предназначены для работы со списком документов либо для перехода в другие режимы работы. Эти же команды содержатся в контекстном меню, которое вызывается нажатием правой кнопки мыши в правой части окна списка, а также дублируются соответствующими кнопками инструментальной панели. Рассмотрим подробнее некоторые из этих команд.
Для добавления в список новой позиции следует выполнить команду Действия▸Добавить либо нажать клавишу Insert; для перехода в режим редактирования параметров текущего физического лица нужно выполнить одно из следующих действий: нажать клавишу Enter, дважды щелкнуть левой кнопкой мыши, выполнить команду Действия▸Изменить либо нажать клавишу F2. И при создании нового, и при редактировании параметров текущего физического лица на экране открывается окно редактирования, описание которого приводится в следующем разделе.
Рис. 3.1. Список физических лиц
Для удобства работы со списком в программе реализована возможность группировки физических лиц. Поэтому окно списка разделено на две части. В левой части содержится список групп сотрудников, а в правой части – перечень сотрудников, входящих в активную группу. Активная группа – это группа, которая выбрана в левой части окна; для выбора группы нужно щелкнуть на ней мышью.
В левом верхнем углу окна находится кнопка Действия. При нажатии на данную кнопку открывается меню с перечнем команд, которые предназначены для работы со списком документов либо для перехода в другие режимы работы. Эти же команды содержатся в контекстном меню, которое вызывается нажатием правой кнопки мыши в правой части окна списка, а также дублируются соответствующими кнопками инструментальной панели. Рассмотрим подробнее некоторые из этих команд.
Для добавления в список новой позиции следует выполнить команду Действия▸Добавить либо нажать клавишу Insert; для перехода в режим редактирования параметров текущего физического лица нужно выполнить одно из следующих действий: нажать клавишу Enter, дважды щелкнуть левой кнопкой мыши, выполнить команду Действия▸Изменить либо нажать клавишу F2. И при создании нового, и при редактировании параметров текущего физического лица на экране открывается окно редактирования, описание которого приводится в следующем разделе.
Ввод и редактирование сведений о физических лицах
Окно редактирования представлено на рис. 3.2.
Рис. 3.2. Окно редактирования
В данном окне вводится вся информация о физическом лице (сотруднике, кандидате и т.д.).
При вводе данных по новому физическому лицу в первую очередь необходимо указать его фамилию, имя и отчество. Для этого предназначено поле Имя, которое расположено в верхней части окна.
После ввода фамилии, имени и отчества можно приступать к заполнению иных реквизитов окна редактирования. На рис. 2.7 видно, что это окно состоит из нескольких вкладок: Общее, Персональные данные, Дополнительно, Награды, и Прочее.
На вкладке Общее осуществляется ввод основных данных по физическому лицу. Содержимое данной вкладки показано на рис. 3.2.
В поле Дата рождения с клавиатуры либо с помощью календаря вводится дата рождения физического лица. В поле ИНН с клавиатуры вводится индивидуальный номер налогоплательщика, а в поле Страх. № ПФР – страховой номер Пенсионного фонда России. Поле Код ИФНС также заполняется с клавиатуры – здесь указывается код инспекции Федеральной налоговой службы, к которой относится данное физическое лицо. Пол физического лица (Мужской либо Женский) выбирается из раскрывающегося списка в поле Пол.
Чтобы ввести информацию о месте рождения физического лица, нужно воспользоваться параметром Ввести место рождения. При щелчке мышью в данном поле на кнопке выбора на экране открывается окно, в котором с клавиатуры следует ввести страну, город, район и область (край, республику). Все поля в данном окне необязательны для заполнения (например, можно указать только город либо только страну).
Поле Удостоверение предназначено для ввода информации о документе, удостоверяющем личность. При щелчке мышью на кнопке выбора, которая находится в конце данного поля, откроется окно, изображенное на рис. 3.3.
Рис. 3.3. Ввод данных об удостоверении личности
В данном окне определяются значения следующих параметров:
♦ Вид документа – значение данного поля выбирается в окне справочника документов, удостоверяющих личность (это окно выводится на экран с помощью кнопки выбора). Здесь указывается название документа, удостоверяющего личность (паспорт, военный билет и т.д.).
♦ Серия и Номер – данные поля заполняются с клавиатуры. В них указывается соответственно серия документа, удостоверяющего личность, и его номер.
♦ Дата выдачи и Кем выдан – в данных полях вводится соответственно дата выдачи документа, удостоверяющего личность, и название органа, выдавшего этот документ. Поле Дата выдачи может заполняться как с клавиатуры, так и с помощью календаря, а поле Кем выдан – только с клавиатуры.
♦ Запись о паспортных данных действует с – здесь нужно указать дату, начиная с которой сведения, содержащиеся в данном документе, вступают в силу (в большинстве случаев эта дата совпадает с датой выдачи документа).
Кроме этого, в соответствующем поле следует указать дату регистрации физического лица по месту жительства.
Если данные о документе, удостоверяющем личность, изменялись (например, человек менял паспорт, и т.п.), то с помощью кнопки История можно перейти в режим просмотра истории этих изменений.
Завершается ввод данных о документе, удостоверяющем личность, нажатием кнопки ОК. С помощью кнопки Закрыть осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.
На вкладке Персональные данные вводится информация о гражданстве, отношении к воинской обязанности, семейном положении и прочие персональные сведения. Содержимое вкладки показано на рис. 3.4.
Рис. 3.4. Вкладка Персональные данные
Для ввода данных о гражданстве физического лица предназначен параметр Гражданство. При щелчке мышью в данном поле на кнопке выбора на экране открывается окно, которое показано на рис. 3.5.
Рис. 3.5. Ввод данных о гражданстве
С помощью соответствующего переключателя нужно указать, является человек гражданином какой-то страны либо он представляет собой лицо без гражданства. Учтите, что действующее законодательство накладывает определенные ограничения на прием на работу лиц без гражданства, но, с другой стороны, внесение физического лица в справочник еще не означает того, что этот человек будет принят на работу.
Если переключатель установлен в положение Гражданин страны, то нужно указать название этой страны. Для этого нажмите кнопку выбора, и в открывшемся окне, содержимое которого формируется в соответствующем классификаторе, укажите страну, гражданство которой имеет данный человек.
Если физическое лицо не является налоговым резидентом Российской Федерации, установите соответствующий флажок. Напомним, что налоговым резидентом Российской Федерации считается любое лицо, постоянно пребывающее на территории РФ. В этом случае при обложении доходов данного лица подоходным налогом будет применяться ставка 13%. (для нерезидентов эта ставка составляет 30%). Под постоянным пребыванием в данном случае подразумевается нахождение на территории Российской Федерации на протяжении не менее 183 дней за последние 12 месяцев.
В соответствии с действующим законодательством, на всех граждан России, а также на иностранных лиц и лиц без гражданства, пребывающих на российской территории, распространяется обязательное медицинское, социальное и пенсионное страхование. Если по каким-то причинам физическое лицо не имеет права на такое страхование – нужно установить флажок Не имеет права на обязательное страхование.
Чтобы сохранить данные о гражданстве, нажмите в данном окне кнопку ОК.
С помощью параметра Воинский учет осуществляется переход в режим ввода данных об отношении к воинской обязанности. Необходимые действия выполняются в окне, которое представлено на рис. 3.6.
Рис. 3.6. Отношение к воинской обязанности
В поле Отношение к воинской обязанности из раскрывающегося списка выбирается одно из трех значений: Военнообязанный, Не военнообязанный и Призывник. Если человек военнообязанным не является, то большинство параметров данного окна можно не заполнять. Укажите лишь дату, с которой запись о данных воинского учета вступает в силу (для этого предназначено поле Запись о данных воинского учета действует с), и нажмите кнопку ОК.
В поле Категория запаса из раскрывающегося списка выбирается категория запаса, к которой относится данное лицо. Возможные варианты: 1 – до 45 лет, 2 – до 50 лет и 3 – до 55 лет.
В поле Воинское звание нужно ввести воинское звание, присвоенное данному физическому лицу. Для этого нажмите клавишу F4 или кнопку выбора, затем в открывшемся окне выделите щелчком мыши требуемую позицию и нажмите кнопку Выбрать или клавишу Enter. Аналогичным образом заполняется поле Состав (профиль), в котором указывается командный состав или профиль вооруженных сил.
В поле ВУС с клавиатуры вводится уникальный числовой код военно-учетной специальности, которая имеется у данного физического лица. Данные о годности к воинской службе выбираются из раскрывающегося списка в поле Годность к военной службе.
В соответствии с действующим законодательством, каждый военнообязанный или призывник отнесен к конкретному военкомату. Название такого военкомата указывается в поле Военкомат (выбор осуществляется из справочника военкоматов, вызываемого нажатием кнопки выбора).
Следующий параметр, который следует заполнить – это поле Отношение к воинскому учету. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка из перечисленных ниже вариантов:
♦ Состоит на воинском учете;
♦ Встает на воинский учет;
♦ Не состоит на воинском учете (но должен);
♦ Снят с воинского учета по возрасту;
♦ Снят с воинского учета по состоянию здоровья.
Если у данного физического лица имеется мобилизационное предписание, следует установить флажок Наличие мобпредписания.
Поскольку сведения об отношении человека к воинской обязанности могут изменяться (он может становиться на воинский учет, сниматься с воинского учета, ему могут присвоить очередное воинское звание, и т.д.), в программе автоматически хранится история всех таких изменений. Эту историю в любой момент можно просмотреть – для перехода в соответствующий режим нажмите кнопку История, которая находится внизу окна.
Завершается ввод данных о воинской обязанности физического лица нажатием кнопки ОК. С помощью кнопки Закрыть осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.
В нижней части вкладки Персональные данные расположена таблица Семья, в которой хранится информация о семейном положении физического лица и о его родственниках. Для добавления в список новой позиции следует воспользоваться командой контекстного меню Добавить либо нажать клавишу Insert. Затем заполняются следующие реквизиты:
♦ Степень родства – в данном поле указывается степень родства (например, Жена, Сын и т.п.). Необходимое значение выбирается в окне справочника степеней родства физических лиц, которое выводится на экран с помощью кнопки выбора.
♦ Родственник – здесь вводится фамилия, имя и отчество родственника либо близкого человека физического лица.
♦ Дата рождения – в данном поле с клавиатуры вводится дата рождения родственника физического лица.
Под таблицей находится поле Семейное положение, в котором из соответствующего классификатора выбирается значение, характеризующее семейное положение человека – например, Состоит в зарегистрированном браке, Разведен (разведена), Состоит в незарегистрированном браке, и т.д.
Для ввода и хранения информации об образовании физического лица, а также о степени владения им иностранными языками предназначены соответствующие таблицы (см. рис. 3.4).
В таблице Учеба хранятся сведения об учебных заведениях, которые были окончены физическим лицом. В соответствующих колонках вводятся и хранятся следующие данные: вид образования (высшее, аспирантура, неполное высшее и т.д.), наименование учебного заведения, полученная специальность, данные диплома, год окончания учебного заведения, а также квалификация. Значения полей Вид образования, Учебное заведение и Специальность выбираются из соответствующих справочников (для вызова справочника следует воспользоваться кнопкой выбора), все остальные поля заполняются с клавиатуры. Для добавления в список новой позиции следует воспользоваться командой контекстного меню Добавить либо клавишей Insert, для редактирования текущей – командой контекстного меню Изменить либо клавишей F2. Для удаления позиции из списка нужно выделить ее щелчком мыши и выполнить команду контекстного меню Удалить (эта команда вызывается также нажатием клавиши Delete). При этом следует соблюдать осторожность, поскольку программа не выдает дополнительный запрос на подтверждение операции удаления. Чтобы изменить порядок следования позиций в списке, используйте команды контекстного меню Переместить вверх и Переместить вниз.
Таблица Языки предназначена для ввода и хранения информации о владении физическим лицом иностранными языками. Для каждой позиции списка отображается название иностранного языка, которым владеет физическое лицо, и степень владения этим языком. Для добавления в список новой позиции нужно выполнить команду контекстного меню Добавить либо нажать клавишу Insert. Требуемый язык выбирается в окне справочника языков народов мира, а степень знания языка – в окне справочника степеней знания языков. Эти справочники вызываются с помощью соответствующих кнопок выбора.
В таблице Профессии можно сформировать перечень профессий, которыми обладает данное физическое лицо. Для добавления в список новой позиции выполните команду контекстного меню Добавить, затем в появившейся позиции нажмите кнопку выбора, и в открывшемся окне справочника профессий выберите требуемую профессию.
Также в программе реализована возможность ввода, редактирования и хранения информации о наградах и поощрениях физического лица – для этого предназначена вкладка Награды.
Что касается вкладок Дополнительно и Прочее, то на них можно ввести дополнительные сведения о физическом лице, для которых не нашлось места на других вкладках.
Чтобы сохранить сведения о физическом лице, нажмите кнопку ОК или Записать. Кнопка Закрыть предназначена для выхода из данного режима без сохранения выполненных изменений. Эти кнопки, также как и кнопка Печать, доступны независимо от открытой в данный момент вкладки.
Рис. 3.2. Окно редактирования
В данном окне вводится вся информация о физическом лице (сотруднике, кандидате и т.д.).
При вводе данных по новому физическому лицу в первую очередь необходимо указать его фамилию, имя и отчество. Для этого предназначено поле Имя, которое расположено в верхней части окна.
После ввода фамилии, имени и отчества можно приступать к заполнению иных реквизитов окна редактирования. На рис. 2.7 видно, что это окно состоит из нескольких вкладок: Общее, Персональные данные, Дополнительно, Награды, и Прочее.
На вкладке Общее осуществляется ввод основных данных по физическому лицу. Содержимое данной вкладки показано на рис. 3.2.
В поле Дата рождения с клавиатуры либо с помощью календаря вводится дата рождения физического лица. В поле ИНН с клавиатуры вводится индивидуальный номер налогоплательщика, а в поле Страх. № ПФР – страховой номер Пенсионного фонда России. Поле Код ИФНС также заполняется с клавиатуры – здесь указывается код инспекции Федеральной налоговой службы, к которой относится данное физическое лицо. Пол физического лица (Мужской либо Женский) выбирается из раскрывающегося списка в поле Пол.
Чтобы ввести информацию о месте рождения физического лица, нужно воспользоваться параметром Ввести место рождения. При щелчке мышью в данном поле на кнопке выбора на экране открывается окно, в котором с клавиатуры следует ввести страну, город, район и область (край, республику). Все поля в данном окне необязательны для заполнения (например, можно указать только город либо только страну).
Поле Удостоверение предназначено для ввода информации о документе, удостоверяющем личность. При щелчке мышью на кнопке выбора, которая находится в конце данного поля, откроется окно, изображенное на рис. 3.3.
Рис. 3.3. Ввод данных об удостоверении личности
В данном окне определяются значения следующих параметров:
♦ Вид документа – значение данного поля выбирается в окне справочника документов, удостоверяющих личность (это окно выводится на экран с помощью кнопки выбора). Здесь указывается название документа, удостоверяющего личность (паспорт, военный билет и т.д.).
♦ Серия и Номер – данные поля заполняются с клавиатуры. В них указывается соответственно серия документа, удостоверяющего личность, и его номер.
♦ Дата выдачи и Кем выдан – в данных полях вводится соответственно дата выдачи документа, удостоверяющего личность, и название органа, выдавшего этот документ. Поле Дата выдачи может заполняться как с клавиатуры, так и с помощью календаря, а поле Кем выдан – только с клавиатуры.
♦ Запись о паспортных данных действует с – здесь нужно указать дату, начиная с которой сведения, содержащиеся в данном документе, вступают в силу (в большинстве случаев эта дата совпадает с датой выдачи документа).
Кроме этого, в соответствующем поле следует указать дату регистрации физического лица по месту жительства.
Если данные о документе, удостоверяющем личность, изменялись (например, человек менял паспорт, и т.п.), то с помощью кнопки История можно перейти в режим просмотра истории этих изменений.
Завершается ввод данных о документе, удостоверяющем личность, нажатием кнопки ОК. С помощью кнопки Закрыть осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.
На вкладке Персональные данные вводится информация о гражданстве, отношении к воинской обязанности, семейном положении и прочие персональные сведения. Содержимое вкладки показано на рис. 3.4.
Рис. 3.4. Вкладка Персональные данные
Для ввода данных о гражданстве физического лица предназначен параметр Гражданство. При щелчке мышью в данном поле на кнопке выбора на экране открывается окно, которое показано на рис. 3.5.
Рис. 3.5. Ввод данных о гражданстве
С помощью соответствующего переключателя нужно указать, является человек гражданином какой-то страны либо он представляет собой лицо без гражданства. Учтите, что действующее законодательство накладывает определенные ограничения на прием на работу лиц без гражданства, но, с другой стороны, внесение физического лица в справочник еще не означает того, что этот человек будет принят на работу.
Если переключатель установлен в положение Гражданин страны, то нужно указать название этой страны. Для этого нажмите кнопку выбора, и в открывшемся окне, содержимое которого формируется в соответствующем классификаторе, укажите страну, гражданство которой имеет данный человек.
Если физическое лицо не является налоговым резидентом Российской Федерации, установите соответствующий флажок. Напомним, что налоговым резидентом Российской Федерации считается любое лицо, постоянно пребывающее на территории РФ. В этом случае при обложении доходов данного лица подоходным налогом будет применяться ставка 13%. (для нерезидентов эта ставка составляет 30%). Под постоянным пребыванием в данном случае подразумевается нахождение на территории Российской Федерации на протяжении не менее 183 дней за последние 12 месяцев.
В соответствии с действующим законодательством, на всех граждан России, а также на иностранных лиц и лиц без гражданства, пребывающих на российской территории, распространяется обязательное медицинское, социальное и пенсионное страхование. Если по каким-то причинам физическое лицо не имеет права на такое страхование – нужно установить флажок Не имеет права на обязательное страхование.
Чтобы сохранить данные о гражданстве, нажмите в данном окне кнопку ОК.
С помощью параметра Воинский учет осуществляется переход в режим ввода данных об отношении к воинской обязанности. Необходимые действия выполняются в окне, которое представлено на рис. 3.6.
Рис. 3.6. Отношение к воинской обязанности
В поле Отношение к воинской обязанности из раскрывающегося списка выбирается одно из трех значений: Военнообязанный, Не военнообязанный и Призывник. Если человек военнообязанным не является, то большинство параметров данного окна можно не заполнять. Укажите лишь дату, с которой запись о данных воинского учета вступает в силу (для этого предназначено поле Запись о данных воинского учета действует с), и нажмите кнопку ОК.
В поле Категория запаса из раскрывающегося списка выбирается категория запаса, к которой относится данное лицо. Возможные варианты: 1 – до 45 лет, 2 – до 50 лет и 3 – до 55 лет.
В поле Воинское звание нужно ввести воинское звание, присвоенное данному физическому лицу. Для этого нажмите клавишу F4 или кнопку выбора, затем в открывшемся окне выделите щелчком мыши требуемую позицию и нажмите кнопку Выбрать или клавишу Enter. Аналогичным образом заполняется поле Состав (профиль), в котором указывается командный состав или профиль вооруженных сил.
В поле ВУС с клавиатуры вводится уникальный числовой код военно-учетной специальности, которая имеется у данного физического лица. Данные о годности к воинской службе выбираются из раскрывающегося списка в поле Годность к военной службе.
В соответствии с действующим законодательством, каждый военнообязанный или призывник отнесен к конкретному военкомату. Название такого военкомата указывается в поле Военкомат (выбор осуществляется из справочника военкоматов, вызываемого нажатием кнопки выбора).
Следующий параметр, который следует заполнить – это поле Отношение к воинскому учету. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка из перечисленных ниже вариантов:
♦ Состоит на воинском учете;
♦ Встает на воинский учет;
♦ Не состоит на воинском учете (но должен);
♦ Снят с воинского учета по возрасту;
♦ Снят с воинского учета по состоянию здоровья.
Если у данного физического лица имеется мобилизационное предписание, следует установить флажок Наличие мобпредписания.
Поскольку сведения об отношении человека к воинской обязанности могут изменяться (он может становиться на воинский учет, сниматься с воинского учета, ему могут присвоить очередное воинское звание, и т.д.), в программе автоматически хранится история всех таких изменений. Эту историю в любой момент можно просмотреть – для перехода в соответствующий режим нажмите кнопку История, которая находится внизу окна.
Завершается ввод данных о воинской обязанности физического лица нажатием кнопки ОК. С помощью кнопки Закрыть осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.
В нижней части вкладки Персональные данные расположена таблица Семья, в которой хранится информация о семейном положении физического лица и о его родственниках. Для добавления в список новой позиции следует воспользоваться командой контекстного меню Добавить либо нажать клавишу Insert. Затем заполняются следующие реквизиты:
♦ Степень родства – в данном поле указывается степень родства (например, Жена, Сын и т.п.). Необходимое значение выбирается в окне справочника степеней родства физических лиц, которое выводится на экран с помощью кнопки выбора.
♦ Родственник – здесь вводится фамилия, имя и отчество родственника либо близкого человека физического лица.
♦ Дата рождения – в данном поле с клавиатуры вводится дата рождения родственника физического лица.
Под таблицей находится поле Семейное положение, в котором из соответствующего классификатора выбирается значение, характеризующее семейное положение человека – например, Состоит в зарегистрированном браке, Разведен (разведена), Состоит в незарегистрированном браке, и т.д.
Для ввода и хранения информации об образовании физического лица, а также о степени владения им иностранными языками предназначены соответствующие таблицы (см. рис. 3.4).
В таблице Учеба хранятся сведения об учебных заведениях, которые были окончены физическим лицом. В соответствующих колонках вводятся и хранятся следующие данные: вид образования (высшее, аспирантура, неполное высшее и т.д.), наименование учебного заведения, полученная специальность, данные диплома, год окончания учебного заведения, а также квалификация. Значения полей Вид образования, Учебное заведение и Специальность выбираются из соответствующих справочников (для вызова справочника следует воспользоваться кнопкой выбора), все остальные поля заполняются с клавиатуры. Для добавления в список новой позиции следует воспользоваться командой контекстного меню Добавить либо клавишей Insert, для редактирования текущей – командой контекстного меню Изменить либо клавишей F2. Для удаления позиции из списка нужно выделить ее щелчком мыши и выполнить команду контекстного меню Удалить (эта команда вызывается также нажатием клавиши Delete). При этом следует соблюдать осторожность, поскольку программа не выдает дополнительный запрос на подтверждение операции удаления. Чтобы изменить порядок следования позиций в списке, используйте команды контекстного меню Переместить вверх и Переместить вниз.
Таблица Языки предназначена для ввода и хранения информации о владении физическим лицом иностранными языками. Для каждой позиции списка отображается название иностранного языка, которым владеет физическое лицо, и степень владения этим языком. Для добавления в список новой позиции нужно выполнить команду контекстного меню Добавить либо нажать клавишу Insert. Требуемый язык выбирается в окне справочника языков народов мира, а степень знания языка – в окне справочника степеней знания языков. Эти справочники вызываются с помощью соответствующих кнопок выбора.
В таблице Профессии можно сформировать перечень профессий, которыми обладает данное физическое лицо. Для добавления в список новой позиции выполните команду контекстного меню Добавить, затем в появившейся позиции нажмите кнопку выбора, и в открывшемся окне справочника профессий выберите требуемую профессию.
Также в программе реализована возможность ввода, редактирования и хранения информации о наградах и поощрениях физического лица – для этого предназначена вкладка Награды.
Что касается вкладок Дополнительно и Прочее, то на них можно ввести дополнительные сведения о физическом лице, для которых не нашлось места на других вкладках.
Чтобы сохранить сведения о физическом лице, нажмите кнопку ОК или Записать. Кнопка Закрыть предназначена для выхода из данного режима без сохранения выполненных изменений. Эти кнопки, также как и кнопка Печать, доступны независимо от открытой в данный момент вкладки.
Группировка физических лиц по определенным критериям
Как мы уже отмечали ранее, для удобства работы рекомендуется объединять физических лиц в тематические группы. Например, можно создать следующие группы: Уволенные, Штатные сотрудники, На испытательном сроке, и т.д. Перечень групп физических лиц для каждого предприятия определяется отдельно, с учетом его специфических особенностей.
Для перехода в режим формирования новой группы физических лиц необходимо в окне списка (рис. 3.1) выполнить команду Действия▸Новая группа либо нажать комбинацию клавиш Ctrl+F9; также для этого можно воспользоваться соответствующей кнопкой инструментальной панели. В результате на экране откроется окно, которое показано на рис. 3.7.
Рис. 3.7. Создание группы физических лиц
В данном окне осуществляется формирование новой группы физических лиц либо редактирование имеющейся группы (для перехода в режим редактирования нужно курсором выделить в окне списка требуемую группу и выполнить команду Действия▸Изменить либо нажать клавишу F2).
В поле Группа физ. лиц при необходимости можно выбрать родительскую группу для создаваемой группы. Для заполнения данного поля следует воспользоваться кнопкой выбора, и в открывшемся окне выбрать родительскую группу из числа ранее созданных групп. Отметим, что заполнение данного поля не обязательно.
Для перехода в режим формирования новой группы физических лиц необходимо в окне списка (рис. 3.1) выполнить команду Действия▸Новая группа либо нажать комбинацию клавиш Ctrl+F9; также для этого можно воспользоваться соответствующей кнопкой инструментальной панели. В результате на экране откроется окно, которое показано на рис. 3.7.
Рис. 3.7. Создание группы физических лиц
В данном окне осуществляется формирование новой группы физических лиц либо редактирование имеющейся группы (для перехода в режим редактирования нужно курсором выделить в окне списка требуемую группу и выполнить команду Действия▸Изменить либо нажать клавишу F2).
В поле Группа физ. лиц при необходимости можно выбрать родительскую группу для создаваемой группы. Для заполнения данного поля следует воспользоваться кнопкой выбора, и в открывшемся окне выбрать родительскую группу из числа ранее созданных групп. Отметим, что заполнение данного поля не обязательно.