Страница:
Чтобы добавить в список информацию о взыскании, нажмите кнопку Добавить пункт – в результате в списке появится новая позиция. Соответствующая информация о взыскании вводится с клавиатуры в перечисленных ниже полях.
♦ № пп – поле предназначено для ввода порядкового номера записи. Это поле заполняется только один раз, и последующее его редактирование невозможно.
♦ Сведения о взыскании – здесь указываются краткие сведения о наказании сотрудника. Например, в данном поле можно указывать информацию о провинности сотрудника, которая привела к наложению взыскания. Примеры значений данного поля – Халатность, Допущенные ошибки в расчетах, Нарушение трудовой дисциплины, и т. п.
♦ Вид взыскания – в данном поле следует указать вид наложенного на сотрудника взыскания. Примеры значений данного поля – Лишение премии на 20 %, Выговор в приказе, Указать на служебное несоответствие, и т. п.
♦ Дата взыскания – поле предназначено для ввода даты взыскания. Можно указать дату исполнения взыскания – например, если сотрудник депремирован, то информация об этом может быть в расчетно-платежной ведомости (в графе Удержания); в данном случае датой исполнения взыскания будет считаться дата расчетно-платежной ведомости. Можно также в этом поле указать дату приказа (распоряжения) руководства о наложении на сотрудника взыскания – например, если сотруднику указано на вид или объявлен выговор (поскольку других первичных документов в данном случае не предусмотрено).
♦ № документа – в данном поле нужно ввести название и номер документа, в соответствии с которым на сотрудника наложено взыскание. Примеры значений данного поля – Приказ № 35, Распоряжение № 17 и т. д.
♦ Основание взыскания – здесь указывается основание для наложения на сотрудника взыскания (например, По распоряжению администрации).
В окне Сведения о взыскании можно вводить любое неограниченное число записей, определяемое только потребностями пользователя.
Для удаления из списка ненужной позиции (например, если была внесена запись о предполагаемом взыскании по итогам квартала, а затем было принято решение о снятии взыскания) нужно выделить ее щелчком мыши и нажать кнопку Удалить пункт, которая находится внизу окна (при этом нужно будет положительно ответить на соответствующий запрос системы).
Вывод документа в окно Word для просмотра и последующей распечатки осуществляется нажатием кнопки Печать в MS Word. Если нужно вывести информацию только по сотруднику, указанному в поле ФИО, то расположенный правее переключатель должен оставаться в положении по умолчанию – Для данного сотрудника. Для вывода на печать информации о взысканиях по всем сотрудникам предприятия нужно перевести этот переключатель в положение Для всех сотрудников.
Выход из окна Сведения о взысканиях осуществляется нажатием кнопки Выход, расположенной в правом нижнем углу окна.
Сведения об отпусках работников предприятия
Сведения о должностных окладах работников предприятия
Сведения о здоровье и медицинском обслуживании сотрудников предприятия
Сведения о прохождении инструктажа по технике безопасности
Увольнение сотрудника и восстановление его после увольнения
♦ № пп – поле предназначено для ввода порядкового номера записи. Это поле заполняется только один раз, и последующее его редактирование невозможно.
♦ Сведения о взыскании – здесь указываются краткие сведения о наказании сотрудника. Например, в данном поле можно указывать информацию о провинности сотрудника, которая привела к наложению взыскания. Примеры значений данного поля – Халатность, Допущенные ошибки в расчетах, Нарушение трудовой дисциплины, и т. п.
♦ Вид взыскания – в данном поле следует указать вид наложенного на сотрудника взыскания. Примеры значений данного поля – Лишение премии на 20 %, Выговор в приказе, Указать на служебное несоответствие, и т. п.
♦ Дата взыскания – поле предназначено для ввода даты взыскания. Можно указать дату исполнения взыскания – например, если сотрудник депремирован, то информация об этом может быть в расчетно-платежной ведомости (в графе Удержания); в данном случае датой исполнения взыскания будет считаться дата расчетно-платежной ведомости. Можно также в этом поле указать дату приказа (распоряжения) руководства о наложении на сотрудника взыскания – например, если сотруднику указано на вид или объявлен выговор (поскольку других первичных документов в данном случае не предусмотрено).
♦ № документа – в данном поле нужно ввести название и номер документа, в соответствии с которым на сотрудника наложено взыскание. Примеры значений данного поля – Приказ № 35, Распоряжение № 17 и т. д.
♦ Основание взыскания – здесь указывается основание для наложения на сотрудника взыскания (например, По распоряжению администрации).
В окне Сведения о взыскании можно вводить любое неограниченное число записей, определяемое только потребностями пользователя.
Для удаления из списка ненужной позиции (например, если была внесена запись о предполагаемом взыскании по итогам квартала, а затем было принято решение о снятии взыскания) нужно выделить ее щелчком мыши и нажать кнопку Удалить пункт, которая находится внизу окна (при этом нужно будет положительно ответить на соответствующий запрос системы).
Вывод документа в окно Word для просмотра и последующей распечатки осуществляется нажатием кнопки Печать в MS Word. Если нужно вывести информацию только по сотруднику, указанному в поле ФИО, то расположенный правее переключатель должен оставаться в положении по умолчанию – Для данного сотрудника. Для вывода на печать информации о взысканиях по всем сотрудникам предприятия нужно перевести этот переключатель в положение Для всех сотрудников.
Выход из окна Сведения о взысканиях осуществляется нажатием кнопки Выход, расположенной в правом нижнем углу окна.
Сведения об отпусках работников предприятия
Как известно, в соответствии с действующим законодательством каждому сотруднику работодатель обязан предоставлять ежегодный оплачиваемый отпуск с сохранением заработной платы, места работы и условий работы. Кроме этого, сотрудникам могут предоставляться и другие виды отпусков: дополнительный отпуск за свой счет, отпуск по уходу за ребенком, отпуск для продолжения учебы и т. д. В программе «Сотрудники предприятия» для ввода, редактирования и хранения информации об отпусках сотрудника предназначен отдельный режим, для перехода в который предназначена кнопка Отпуска (данная кнопка также находится на вкладке Трудовая деятельность). При нажатии на данную кнопку открывается окно, которое представлено на рис. 1.24.
Рис. 1.24. Информация об отпусках работника
В данном окне ведется список всех отпусков сотрудника, который указан в верхней части окна в поле ФИО (значение данного поля с клавиатуры не редактируется).
Следует отметить, что программа автоматически ведет учет дней отпуска, которые остались у сотрудника в текущем году, учитывая и неиспользованные отпуска прошлых лет. При этом программа считает, что за один календарный год сотрудник получает 30 дней отпуска. Рассмотрим это на конкретном примере.
В нижней части окна в поле Дата приема на работу (см. рис. 1.24) отображается первый рабочий день сотрудника на данном предприятии в соответствии со значением, указанным в карточке работника. Расчет причитающихся дней отпуска за каждый год работы программа ведет, начиная именно с этой даты. Число неиспользованных дней отпуска отображается в поле Осталось дней отпуска. Данное поле с клавиатуры не редактируется, его значение рассчитывается только автоматически после нажатия кнопки Рассчитать отпуск.
На рис. 1.24 видно, что сотрудник устроился на работу 15.05.2007 года. Учитывая этот факт, а также данные об использованных отпусках, представленные в списке, программа в поле Осталось дней отпуска автоматически показала значение 50 – это и есть количество дней неиспользованного отпуска.
Для добавления в список отпусков новой позиции нужно нажать соответствующую кнопку, расположенную слева внизу окна (на этой кнопке изображен лист с загнутым уголком). После этого с клавиатуры следует ввести необходимую информацию в перечисленных ниже полях.
♦ № пп – поле предназначено для ввода порядкового номера записи. Значение данного поля формируется автоматически в момент создания новой записи и впоследствии не редактируется.
♦ Вид отпуска – в данном поле указывается вид отпуска. Требуемое значение выбирается в окне справочника отпусков, для вызова которого достаточно просто щелкнуть мышью в данном поле. Окно справочника отпусков включает в себя три параметра: № пп, Вид отпуска и Не оплачиваемый (в последнем поле путем установки флажка можно присвоить отпуску признак того, что он не оплачивается – как, например, отпуск за свой счет, и т. п.). Для выбора требуемого значения нужно установить курсор в соответствующую позицию и нажать кнопку Ввод, расположенную в правом нижнем углу окна. При необходимости содержимое окна справочника можно дополнить – для этого нужно нажать кнопку Добавить пункт, расположенную внизу окна, и с клавиатуры ввести порядковый номер и название (вид) отпуска.
♦ Начало отпуска – здесь в формате чч/мм/гггг указывается первый день отпуска сотрудника.
♦ Колич. дней – это поле предназначено для ввода количества дней, на которое сотрудник уходит в отпуск. После заполнения данного поля нужно нажать кнопку Рассчитать отпуск, которая расположена внизу окна – в результате автоматически будут заполнены поля Окончание отпуска (в данном поле в формате чч/мм/гггг указывается дата последнего дня отпуска сотрудника) и Осталось дней отпуска. Если в поле Всего дней (здесь отображается сумма значений полей Колич. дней и Дней доп. отп.) указано количество дней больше, чем в поле Осталось дней отпуска, то после нажатия кнопки Рассчитать отпуск в поле Осталось дней отпуска отобразится значение с минусом, означающее, что сотрудник взял лишние дни отпуска.
♦ Начало периода и Окончание периода – в данных полях указываются даты соответственно начала и конца периода, за который сотрудник берет отпуск.
♦ № приказа – здесь указывается номер приказа, в соответствии с которым сотруднику предоставляется данный отпуск.
♦ Дата приказа – здесь указывается дата приказа о предоставлении сотруднику отпуска.
Для удаления позиции из списка предназначена соответствующая кнопка, которая расположена в левом нижнем углу окна (на ней изображен символ Х). При нажатии на данную кнопку программа выдает дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.
Для формирования печатной формы документа в окне Word нужно нажать кнопку Печать в MS Word, которая расположена внизу интерфейса справа от кнопки Рассчитать отпуск. Если нужно вывести на печать отчет об отпусках сотрудника, указанного в верхней части окна в поле ФИО, то находящийся справа от кнопки Печать в MS Word переключатель нужно установить в положение Для данного сотрудника. Если же необходимо сформировать отчет об отпусках по всем сотрудникам предприятия, то данный переключатель нужно установить в положение Для всех сотрудников.
Следует учитывать, что процесс создания печатной формы документа после нажатия кнопки Печать в MS Word может занять определенное время, особенно если список включает в себя много позиций.
В данном окне ведется список всех отпусков сотрудника, который указан в верхней части окна в поле ФИО (значение данного поля с клавиатуры не редактируется).
Следует отметить, что программа автоматически ведет учет дней отпуска, которые остались у сотрудника в текущем году, учитывая и неиспользованные отпуска прошлых лет. При этом программа считает, что за один календарный год сотрудник получает 30 дней отпуска. Рассмотрим это на конкретном примере.
В нижней части окна в поле Дата приема на работу (см. рис. 1.24) отображается первый рабочий день сотрудника на данном предприятии в соответствии со значением, указанным в карточке работника. Расчет причитающихся дней отпуска за каждый год работы программа ведет, начиная именно с этой даты. Число неиспользованных дней отпуска отображается в поле Осталось дней отпуска. Данное поле с клавиатуры не редактируется, его значение рассчитывается только автоматически после нажатия кнопки Рассчитать отпуск.
На рис. 1.24 видно, что сотрудник устроился на работу 15.05.2007 года. Учитывая этот факт, а также данные об использованных отпусках, представленные в списке, программа в поле Осталось дней отпуска автоматически показала значение 50 – это и есть количество дней неиспользованного отпуска.
Для добавления в список отпусков новой позиции нужно нажать соответствующую кнопку, расположенную слева внизу окна (на этой кнопке изображен лист с загнутым уголком). После этого с клавиатуры следует ввести необходимую информацию в перечисленных ниже полях.
♦ № пп – поле предназначено для ввода порядкового номера записи. Значение данного поля формируется автоматически в момент создания новой записи и впоследствии не редактируется.
♦ Вид отпуска – в данном поле указывается вид отпуска. Требуемое значение выбирается в окне справочника отпусков, для вызова которого достаточно просто щелкнуть мышью в данном поле. Окно справочника отпусков включает в себя три параметра: № пп, Вид отпуска и Не оплачиваемый (в последнем поле путем установки флажка можно присвоить отпуску признак того, что он не оплачивается – как, например, отпуск за свой счет, и т. п.). Для выбора требуемого значения нужно установить курсор в соответствующую позицию и нажать кнопку Ввод, расположенную в правом нижнем углу окна. При необходимости содержимое окна справочника можно дополнить – для этого нужно нажать кнопку Добавить пункт, расположенную внизу окна, и с клавиатуры ввести порядковый номер и название (вид) отпуска.
♦ Начало отпуска – здесь в формате чч/мм/гггг указывается первый день отпуска сотрудника.
♦ Колич. дней – это поле предназначено для ввода количества дней, на которое сотрудник уходит в отпуск. После заполнения данного поля нужно нажать кнопку Рассчитать отпуск, которая расположена внизу окна – в результате автоматически будут заполнены поля Окончание отпуска (в данном поле в формате чч/мм/гггг указывается дата последнего дня отпуска сотрудника) и Осталось дней отпуска. Если в поле Всего дней (здесь отображается сумма значений полей Колич. дней и Дней доп. отп.) указано количество дней больше, чем в поле Осталось дней отпуска, то после нажатия кнопки Рассчитать отпуск в поле Осталось дней отпуска отобразится значение с минусом, означающее, что сотрудник взял лишние дни отпуска.
♦ Начало периода и Окончание периода – в данных полях указываются даты соответственно начала и конца периода, за который сотрудник берет отпуск.
♦ № приказа – здесь указывается номер приказа, в соответствии с которым сотруднику предоставляется данный отпуск.
♦ Дата приказа – здесь указывается дата приказа о предоставлении сотруднику отпуска.
Для удаления позиции из списка предназначена соответствующая кнопка, которая расположена в левом нижнем углу окна (на ней изображен символ Х). При нажатии на данную кнопку программа выдает дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.
Для формирования печатной формы документа в окне Word нужно нажать кнопку Печать в MS Word, которая расположена внизу интерфейса справа от кнопки Рассчитать отпуск. Если нужно вывести на печать отчет об отпусках сотрудника, указанного в верхней части окна в поле ФИО, то находящийся справа от кнопки Печать в MS Word переключатель нужно установить в положение Для данного сотрудника. Если же необходимо сформировать отчет об отпусках по всем сотрудникам предприятия, то данный переключатель нужно установить в положение Для всех сотрудников.
Следует учитывать, что процесс создания печатной формы документа после нажатия кнопки Печать в MS Word может занять определенное время, особенно если список включает в себя много позиций.
Сведения о должностных окладах работников предприятия
В процессе работы на предприятии у сотрудников могут изменяться должностные оклады – например, в результате периодического повышения. В программе «Сотрудники предприятия» реализована возможность ввода, редактирования и хранения информации об окладах сотрудника за все время его работы на данном предприятии. Для перехода в соответствующий режим предназначена кнопка Оклады, которая расположена в карточке сотрудника на вкладке Трудовая деятельность сразу под кнопкой Должности. При нажатии на данную кнопку на экране открывается окно, которое показано на рис. 1.25.
Рис. 1.25. Сведения об окладах сотрудника
В данном окне представлена информация об окладах сотрудника, который указан в верхней части окна в информационном поле ФИО. Значение данного поля с клавиатуры не редактируется.
Чтобы ввести информацию об окладе сотрудника, нужно нажать кнопку Добавить пункт, которая расположена внизу окна. При нажатии на данную кнопку в табличной части окна появится новая позиция, в которой с клавиатуры нужно ввести требуемые данные в перечисленных ниже полях.
♦ № пп – в этом поле при создании новой позиции автоматически формируется ее порядковый номер. Значение данного поля впоследствии с клавиатуры не редактируется.
♦ С даты и По дату – в данных полях указывается начало и конец периода времени, в течение которого действовал оклад, указанный в поле Оклад. Значения данных полей вводятся в формате чч/мм/гггг.
♦ Оклад – здесь указывается размер должностного оклада сотрудника с точностью до двух знаков после запятой.
♦ Надбавка (%) и Надбавка (руб.) – в данных полях можно ввести размер надбавки к должностному окладу соответственно в процентах от суммы оклада и фиксированную сумму в рублях.
♦ Коэффициент (КТУ) – при необходимости в данном поле можно указать повышающий или понижающий коэффициент к окладу (это может быть, например, коэффициент трудового участия). Значение данного поля указывается с точностью до двух знаков после запятой.
Количество записей в списке не ограничено и определяется только исходя из особенностей каждой конкретной ситуации.
Удаление позиции из списка осуществляется нажатием расположенной внизу окна кнопки Удалить пункт. При этом нужно будет положительно ответить на соответствующий запрос программы.
Чтобы вывести в окно Word для последующей распечатки отчет по сотруднику, указанному в верхней части окна в поле ФИО, нужно установить соответствующий переключатель в положение Для данного сотрудника (это положение используется по умолчанию), и нажать кнопку Печать в MS Word. Аналогичным образом формируется отчет о должностных окладах всех сотрудников предприятия – с той разницей, что переключатель должен быть установлен в положение Для всех сотрудников.
Чтобы выйти из данного режима и вернуться на вкладку Трудовая деятельность, нужно нажать кнопку Выход, которая расположена в нижнем правом углу интерфейса.
В данном окне представлена информация об окладах сотрудника, который указан в верхней части окна в информационном поле ФИО. Значение данного поля с клавиатуры не редактируется.
Чтобы ввести информацию об окладе сотрудника, нужно нажать кнопку Добавить пункт, которая расположена внизу окна. При нажатии на данную кнопку в табличной части окна появится новая позиция, в которой с клавиатуры нужно ввести требуемые данные в перечисленных ниже полях.
♦ № пп – в этом поле при создании новой позиции автоматически формируется ее порядковый номер. Значение данного поля впоследствии с клавиатуры не редактируется.
♦ С даты и По дату – в данных полях указывается начало и конец периода времени, в течение которого действовал оклад, указанный в поле Оклад. Значения данных полей вводятся в формате чч/мм/гггг.
♦ Оклад – здесь указывается размер должностного оклада сотрудника с точностью до двух знаков после запятой.
♦ Надбавка (%) и Надбавка (руб.) – в данных полях можно ввести размер надбавки к должностному окладу соответственно в процентах от суммы оклада и фиксированную сумму в рублях.
♦ Коэффициент (КТУ) – при необходимости в данном поле можно указать повышающий или понижающий коэффициент к окладу (это может быть, например, коэффициент трудового участия). Значение данного поля указывается с точностью до двух знаков после запятой.
Количество записей в списке не ограничено и определяется только исходя из особенностей каждой конкретной ситуации.
Удаление позиции из списка осуществляется нажатием расположенной внизу окна кнопки Удалить пункт. При этом нужно будет положительно ответить на соответствующий запрос программы.
Чтобы вывести в окно Word для последующей распечатки отчет по сотруднику, указанному в верхней части окна в поле ФИО, нужно установить соответствующий переключатель в положение Для данного сотрудника (это положение используется по умолчанию), и нажать кнопку Печать в MS Word. Аналогичным образом формируется отчет о должностных окладах всех сотрудников предприятия – с той разницей, что переключатель должен быть установлен в положение Для всех сотрудников.
Чтобы выйти из данного режима и вернуться на вкладку Трудовая деятельность, нужно нажать кнопку Выход, которая расположена в нижнем правом углу интерфейса.
Сведения о здоровье и медицинском обслуживании сотрудников предприятия
Существует много должностей и профессий, для работы в которых необходимо пройти соответствующее медицинское освидетельствование. К таким профессиям относятся, например, водители, летчики, инструкторы, работники, занятые тяжелым физическим трудом, и т. д. За допуск таких работников е исполнению служебных обязанностей без соответствующего медицинского освидетельствования действующим законодательством предусмотрены санкции. Если же на предприятии произошло чрезвычайное происшествие с участием работника, не прошедшего медицинское освидетельствование, то ответственность виновных лиц возрастает многократно.
В программе «Сотрудники предприятия» реализована возможность, позволяющая отражать в кадровом учете информацию о медицинском освидетельствовании работников. Доступ к ней осуществляется нажатием кнопки Мед. обследования, которая расположена в карточке сотрудника на вкладке Трудовая деятельность. Окно, открываемое при нажатии на данную кнопку, изображено на рис. 1.26.
Рис. 1.26. Информация о прохождении медицинских обследований
В данном окне показана информация о медицинских обследованиях работника, который указан в верхней части окна в поле ФИО. Значение данного поля с клавиатуры не редактируется.
В окне можно хранить информацию не только об уже состоявшихся обследованиях сотрудника, но и о предстоящих обследованиях (например, представителям некоторых профессий приходится проходить медицинское обследование раз в год, или даже чаще). При вводе информации о предстоящем обследовании нужно будет заполнить только колонки № пп, Медицинское обследование, Дата обследования и, возможно – Место обследования. Соответствующая информация в остальные колонки будет внесена после прохождения медицинского обследования сотрудника.
Добавление в список новой записи осуществляется так же, как и в некоторых других интерфейсах программы – с помощью кнопки Добавить пункт, которая расположена внизу интерфейса. При нажатии на данную кнопку в списке появится новая позиция, в которой с клавиатуры осуществляется ввод соответствующей информации. Ниже перечислены поля, которые при этом необходимо заполнить.
♦ № пп – в данном поле указывается порядковый номер записи. Значение данного поля формируется автоматически в момент создания новой записи и с клавиатуры не редактируется.
♦ Медицинское обследование – поле предназначено для ввода информации о виде медицинского обследования. Примеры значений данного поля – Плановое обследование, Профилактическое обследование, Посттравматическое обследование и т. п.
♦ Дата обследования – в данном поле указывается дата проведения состоявшегося либо предстоящего медицинского обследования. Значение данного поля вводится в формате чч/мм/гггг.
♦ Место обследования – здесь вводится конкретное место прохождения сотрудником медицинского освидетельствования. Это может быть, например, номер поликлиники или иного медицинского учреждения, либо номер кабинета, если медицинское обследование будет проведено на территории предприятия, либо номер населенного пункта, и т. п.
♦ Заключение врачей – поле предназначено для отображения результата прохождения медицинского обследования. Здесь вводится заключение медкомиссии, которое записано в справке о прохождении медицинского освидетельствования. Примеры значений данного поля – Годен к исполнению обязанностей, Здоров, Годен с ограничением физических нагрузок, Не годен к исполнению обязанностей, и т. д.
♦ Срок действия справки – в данном поле указывается срок действия справки о медицинском обследовании. Иначе говоря, здесь вводится дата следующего прохождения медицинского обследования сотрудника.
В список можно вводить неограниченное количество записей, в зависимости от потребностей пользователя. Очевидно, что ведение списка имеет смысл только для тех сотрудников, которые допускаются к исполнению служебных обязанностей только после прохождения соответствующего медицинского обследования.
Удаление позиции из списка осуществляется нажатием кнопки Удалить пункт; при этом нужно будет положительно ответить на соответствующий запрос программы.
Формирование печатной формы отчета осуществляется нажатием кнопки Печать в MS Word. При этом можно сформировать отчет как по текущему сотруднику (указанному в верхней части окна в поле ФИО), так и по всем сотрудникам предприятия – для этого нужно установить расположенный правее переключатель в соответствующее положение (по умолчанию включено формирование отчета по текущему сотруднику).
Однако существует также целый ряд должностей и профессий, для работы в которых недостаточно наличия медицинской справки о прохождении соответствующего медицинского обследования. В данном случае требуется пройти более глубокое медицинское обследование и получить оформленную надлежащим образом медицинскую книжку. Обычно медицинская книжка в обязательном порядке должна быть, например, у воспитателей детских учреждений, у продавцов продовольственных товаров, и др.
В чем же отличие медицинской справки о прохождении медицинского обследования и медицинской книжки?
Принципиальное отличие заключается в том, что в медицинской справке указано только заключение медкомиссии – например, Годен к исполнению служебных обязанностей, Годен с ограничением нагрузки, и т. д. В медицинской книжке также имеется такое заключение, но при этом в ней содержатся результаты прохождения обследований у разных врачей: например, результат прохождения терапевта, дерматолога, результат флюорографии и т. д.
Информация о медицинской книжке сотрудника хранится под кнопкой Мед. книжка, которая расположена на вкладке Трудовая деятельность. Окно, которое открывается нажатием данной кнопки, изображено на рис. 1.27.
Рис. 1.27. Ведение медицинской книжки работника
Фамилия сотрудника, о котором представлена информация в данном окне, отображается вверху окна в его заголовке, а также в поле ФИО. Значение поля ФИО с клавиатуры не редактируется.
В окне содержится информация о датах следующего прохождения разных медицинских специалистов. Кроме этого, в полях Дата регистрации и Дата выдачи указываются соответственно дата регистрации медицинской книжки сотрудника и дата ее выдачи на руки сотруднику.
Все поля данного окна (кроме порядкового номера записи) заполняются в формате чч/мм/гггг.
Справа внизу окна расположена выделенная область, в которой можно выполнить настройку напоминаний о том, что сотруднику пора обновить медицинскую книжку. Для этого следует установить флажок Включить напоминание, и в расположенном выше поле Напоминать за указать количество дней. Когда до даты прохождения какого-либо специалиста останется указанное число дней, то при запуске программы на экране автоматически откроется окно Напоминание по медицинским книжкам; в данном окне будет приведен перечень сотрудников, которые должны обновить свои медицинские книжки.
Для добавления в список новой позиции (обычно это происходит после очередного обновления сотрудником своей медицинской книжки, либо при внесении первой записи в список – после получения сотрудником медицинской книжки) нужно нажать соответствующую кнопку, расположенную слева внизу окна – на этой кнопке изображен лист с загнутым углом. После этого в соответствующих полях следует с клавиатуры ввести даты следующих прохождений медицинских специалистов. Отметим, что поле № пп будет заполнено автоматически в момент создания новой позиции.
Для удаления позиции из списка нужно установить на нее курсор и нажать кнопку, расположенную слева внизу окна (на ней изображен символ X); данная кнопка находится левее кнопки добавления. При удалении позиции программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение данной операции.
Данные по медицинской книжке сотрудника можно вывести в окно Word виде отчета для просмотра и последующей распечатки – для этого нужно нажать кнопку Печать в MS Word, предварительно установив расположенный правее переключатель в положение Для данного сотрудника (это значение используется по умолчанию). Если же переключатель установить в положение По всем сотрудникам, то будет сформирован отчет по медицинским книжкам всех сотрудников предприятия.
В программе «Сотрудники предприятия» реализована возможность, позволяющая отражать в кадровом учете информацию о медицинском освидетельствовании работников. Доступ к ней осуществляется нажатием кнопки Мед. обследования, которая расположена в карточке сотрудника на вкладке Трудовая деятельность. Окно, открываемое при нажатии на данную кнопку, изображено на рис. 1.26.
В данном окне показана информация о медицинских обследованиях работника, который указан в верхней части окна в поле ФИО. Значение данного поля с клавиатуры не редактируется.
В окне можно хранить информацию не только об уже состоявшихся обследованиях сотрудника, но и о предстоящих обследованиях (например, представителям некоторых профессий приходится проходить медицинское обследование раз в год, или даже чаще). При вводе информации о предстоящем обследовании нужно будет заполнить только колонки № пп, Медицинское обследование, Дата обследования и, возможно – Место обследования. Соответствующая информация в остальные колонки будет внесена после прохождения медицинского обследования сотрудника.
Добавление в список новой записи осуществляется так же, как и в некоторых других интерфейсах программы – с помощью кнопки Добавить пункт, которая расположена внизу интерфейса. При нажатии на данную кнопку в списке появится новая позиция, в которой с клавиатуры осуществляется ввод соответствующей информации. Ниже перечислены поля, которые при этом необходимо заполнить.
♦ № пп – в данном поле указывается порядковый номер записи. Значение данного поля формируется автоматически в момент создания новой записи и с клавиатуры не редактируется.
♦ Медицинское обследование – поле предназначено для ввода информации о виде медицинского обследования. Примеры значений данного поля – Плановое обследование, Профилактическое обследование, Посттравматическое обследование и т. п.
♦ Дата обследования – в данном поле указывается дата проведения состоявшегося либо предстоящего медицинского обследования. Значение данного поля вводится в формате чч/мм/гггг.
♦ Место обследования – здесь вводится конкретное место прохождения сотрудником медицинского освидетельствования. Это может быть, например, номер поликлиники или иного медицинского учреждения, либо номер кабинета, если медицинское обследование будет проведено на территории предприятия, либо номер населенного пункта, и т. п.
♦ Заключение врачей – поле предназначено для отображения результата прохождения медицинского обследования. Здесь вводится заключение медкомиссии, которое записано в справке о прохождении медицинского освидетельствования. Примеры значений данного поля – Годен к исполнению обязанностей, Здоров, Годен с ограничением физических нагрузок, Не годен к исполнению обязанностей, и т. д.
♦ Срок действия справки – в данном поле указывается срок действия справки о медицинском обследовании. Иначе говоря, здесь вводится дата следующего прохождения медицинского обследования сотрудника.
В список можно вводить неограниченное количество записей, в зависимости от потребностей пользователя. Очевидно, что ведение списка имеет смысл только для тех сотрудников, которые допускаются к исполнению служебных обязанностей только после прохождения соответствующего медицинского обследования.
Удаление позиции из списка осуществляется нажатием кнопки Удалить пункт; при этом нужно будет положительно ответить на соответствующий запрос программы.
Формирование печатной формы отчета осуществляется нажатием кнопки Печать в MS Word. При этом можно сформировать отчет как по текущему сотруднику (указанному в верхней части окна в поле ФИО), так и по всем сотрудникам предприятия – для этого нужно установить расположенный правее переключатель в соответствующее положение (по умолчанию включено формирование отчета по текущему сотруднику).
Однако существует также целый ряд должностей и профессий, для работы в которых недостаточно наличия медицинской справки о прохождении соответствующего медицинского обследования. В данном случае требуется пройти более глубокое медицинское обследование и получить оформленную надлежащим образом медицинскую книжку. Обычно медицинская книжка в обязательном порядке должна быть, например, у воспитателей детских учреждений, у продавцов продовольственных товаров, и др.
В чем же отличие медицинской справки о прохождении медицинского обследования и медицинской книжки?
Принципиальное отличие заключается в том, что в медицинской справке указано только заключение медкомиссии – например, Годен к исполнению служебных обязанностей, Годен с ограничением нагрузки, и т. д. В медицинской книжке также имеется такое заключение, но при этом в ней содержатся результаты прохождения обследований у разных врачей: например, результат прохождения терапевта, дерматолога, результат флюорографии и т. д.
Информация о медицинской книжке сотрудника хранится под кнопкой Мед. книжка, которая расположена на вкладке Трудовая деятельность. Окно, которое открывается нажатием данной кнопки, изображено на рис. 1.27.
Фамилия сотрудника, о котором представлена информация в данном окне, отображается вверху окна в его заголовке, а также в поле ФИО. Значение поля ФИО с клавиатуры не редактируется.
В окне содержится информация о датах следующего прохождения разных медицинских специалистов. Кроме этого, в полях Дата регистрации и Дата выдачи указываются соответственно дата регистрации медицинской книжки сотрудника и дата ее выдачи на руки сотруднику.
Все поля данного окна (кроме порядкового номера записи) заполняются в формате чч/мм/гггг.
Справа внизу окна расположена выделенная область, в которой можно выполнить настройку напоминаний о том, что сотруднику пора обновить медицинскую книжку. Для этого следует установить флажок Включить напоминание, и в расположенном выше поле Напоминать за указать количество дней. Когда до даты прохождения какого-либо специалиста останется указанное число дней, то при запуске программы на экране автоматически откроется окно Напоминание по медицинским книжкам; в данном окне будет приведен перечень сотрудников, которые должны обновить свои медицинские книжки.
Для добавления в список новой позиции (обычно это происходит после очередного обновления сотрудником своей медицинской книжки, либо при внесении первой записи в список – после получения сотрудником медицинской книжки) нужно нажать соответствующую кнопку, расположенную слева внизу окна – на этой кнопке изображен лист с загнутым углом. После этого в соответствующих полях следует с клавиатуры ввести даты следующих прохождений медицинских специалистов. Отметим, что поле № пп будет заполнено автоматически в момент создания новой позиции.
Для удаления позиции из списка нужно установить на нее курсор и нажать кнопку, расположенную слева внизу окна (на ней изображен символ X); данная кнопка находится левее кнопки добавления. При удалении позиции программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение данной операции.
Данные по медицинской книжке сотрудника можно вывести в окно Word виде отчета для просмотра и последующей распечатки – для этого нужно нажать кнопку Печать в MS Word, предварительно установив расположенный правее переключатель в положение Для данного сотрудника (это значение используется по умолчанию). Если же переключатель установить в положение По всем сотрудникам, то будет сформирован отчет по медицинским книжкам всех сотрудников предприятия.
Сведения о прохождении инструктажа по технике безопасности
Многие сотрудники допускаются к исполнению служебных обязанностей только после прохождения инструктажа по технике безопасности (по крайней мере, таково требование законодательства, хотя, к сожалению, оно не везде соблюдается). К таким работникам относятся, например, водители, рабочие многих профессий, сотрудники, работающие за компьютером, и т. д. Периодичность прохождения инструктажа по технике безопасности зависит от конкретной профессии и условий труда – некоторые категории работников проходят инструктаж перед началом каждого рабочего дня, кто-то – раз в месяц, кому-то необходимо проходить инструктаж раз в квартал либо раз в год, и т. д.
В программе «Сотрудники предприятия» информация о прохождении сотрудником инструктажа по технике безопасности хранится под кнопкой Инструктаж по ТБ, которая расположена на вкладке Трудовая деятельность в карточке сотрудника. При нажатии на данную кнопку на экране откроется окно, изображенное на рис. 1.28.
Рис. 1.28. Информация о прохождении инструктажей по технике безопасности
В верхней части данного окна в поле ФИО отображается фамилия, имя и отчество сотрудника, информация о котором представлена в окне. Значение поля ФИО с клавиатуры не редактируется.
Для добавления в список информации об очередном прохождении инструктажа по технике безопасности нужно нажать кнопку Добавить пункт, которая находится внизу окна. При этом в списке появится новая позиция, у которой автоматически будет заполнено поле № пп. Значение данного поля не редактируется и не удаляется.
Информация во все остальные поля данного окна вводится пользователем с клавиатуры.
В поле Сведения об инструктаже по ТБ указывается краткая информация, характеризующая назначение данного инструктажа. Например, при проведении планового инструктажа в данном поле можно ввести значение Плановый инструктаж по ТБ. При вводе в строй нового оборудования обычно также нужно провести инструктаж – в данном случае можно ввести значение Инструктаж по новому оборудованию, и т. д.
В поле Дата проведения указывается фактическая дата проведения инструктажа по технике безопасности, за которую сотрудник расписался в журнале. Если данный вид инструктажа должен проводиться периодически, то в поле Дата след. проведения указывается дата следующего прохождения сотрудником инструктажа по ТБ. Значения полей Дата проведения и Дата след. проведения вводятся в формате чч/мм/гггг.
Количество записей в списке не ограничивается и зависит только от того, сколько раз сотрудник фактически проходил инструктаж по технике безопасности.
При необходимости удаления из списка какой-либо позиции нужно выделить ее курсором и нажать кнопку Удалить пункт, расположенную в левом нижнем углу интерфейса. При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.
Печатная форма документа формируется в окне Word после нажатия кнопки Печать в MS Word. Если при этом расположенный правее переключатель установлен в положение Для данного сотрудника, то отчет будет сформирован по сотруднику, который указан в верхней части окна в поле ФИО. Если же переключатель установлен в положение По всем сотрудникам, то будет сформирован отчет о прохождении инструктажей по технике безопасности по всем сотрудникам предприятия.
В программе «Сотрудники предприятия» информация о прохождении сотрудником инструктажа по технике безопасности хранится под кнопкой Инструктаж по ТБ, которая расположена на вкладке Трудовая деятельность в карточке сотрудника. При нажатии на данную кнопку на экране откроется окно, изображенное на рис. 1.28.
В верхней части данного окна в поле ФИО отображается фамилия, имя и отчество сотрудника, информация о котором представлена в окне. Значение поля ФИО с клавиатуры не редактируется.
Для добавления в список информации об очередном прохождении инструктажа по технике безопасности нужно нажать кнопку Добавить пункт, которая находится внизу окна. При этом в списке появится новая позиция, у которой автоматически будет заполнено поле № пп. Значение данного поля не редактируется и не удаляется.
Информация во все остальные поля данного окна вводится пользователем с клавиатуры.
В поле Сведения об инструктаже по ТБ указывается краткая информация, характеризующая назначение данного инструктажа. Например, при проведении планового инструктажа в данном поле можно ввести значение Плановый инструктаж по ТБ. При вводе в строй нового оборудования обычно также нужно провести инструктаж – в данном случае можно ввести значение Инструктаж по новому оборудованию, и т. д.
В поле Дата проведения указывается фактическая дата проведения инструктажа по технике безопасности, за которую сотрудник расписался в журнале. Если данный вид инструктажа должен проводиться периодически, то в поле Дата след. проведения указывается дата следующего прохождения сотрудником инструктажа по ТБ. Значения полей Дата проведения и Дата след. проведения вводятся в формате чч/мм/гггг.
Количество записей в списке не ограничивается и зависит только от того, сколько раз сотрудник фактически проходил инструктаж по технике безопасности.
При необходимости удаления из списка какой-либо позиции нужно выделить ее курсором и нажать кнопку Удалить пункт, расположенную в левом нижнем углу интерфейса. При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.
Печатная форма документа формируется в окне Word после нажатия кнопки Печать в MS Word. Если при этом расположенный правее переключатель установлен в положение Для данного сотрудника, то отчет будет сформирован по сотруднику, который указан в верхней части окна в поле ФИО. Если же переключатель установлен в положение По всем сотрудникам, то будет сформирован отчет о прохождении инструктажей по технике безопасности по всем сотрудникам предприятия.
Увольнение сотрудника и восстановление его после увольнения
Ранее мы уже говорили о том, что уволить сотрудника можно в режиме работы с его карточкой на вкладке Общие сведения о сотруднике. Напомним, что для этого предназначены параметры, которые находятся в правом нижнем углу данной вкладки (см. рис. 1.9).
Однако чтобы уволить сотрудника, необязательно открывать его карточку – эту операцию можно выполнить, находясь в режиме работы с журналом сотрудников (см. рис. 1.8). О том, как это сделать, а также как восстановить сотрудника на работе после увольнения, мы расскажем в данном разделе.
Чтобы уволить сотрудника, выделите его в журнале щелчком мыши и нажмите кнопку Уволить сотрудника, которая находится в правой части окна. В результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 1.29.
Рис. 1.29. Увольнение работника
В данном окне в поле Дата увольнения указывается дата последнего рабочего дня сотрудника на данном предприятии, а в поле Дата приказа на увольн. – дата приказа, в соответствии с которым уволен сотрудник. По умолчанию в этих полях отображается текущая дата (в соответствии с системной датой компьютера), но вы можете изменить ее вручную.
В поле Основание увольнения указывается основание для увольнения сотрудника. Требуемое значение выбирается в окне справочника оснований для увольнения, которое отображается на экране при щелчке мышью в данном поле.
В поле № приказа на увольнение вводится номер приказа, в соответствии с которым увольняется сотрудник. Если в настройках программы (см. рис. 1.2) установлен флажок Автоматическая нумерация приказов, то значение данного поля будет заполнено автоматически (но при необходимости вы можете отредактировать его с клавиатуры).
Однако чтобы уволить сотрудника, необязательно открывать его карточку – эту операцию можно выполнить, находясь в режиме работы с журналом сотрудников (см. рис. 1.8). О том, как это сделать, а также как восстановить сотрудника на работе после увольнения, мы расскажем в данном разделе.
Чтобы уволить сотрудника, выделите его в журнале щелчком мыши и нажмите кнопку Уволить сотрудника, которая находится в правой части окна. В результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 1.29.
В данном окне в поле Дата увольнения указывается дата последнего рабочего дня сотрудника на данном предприятии, а в поле Дата приказа на увольн. – дата приказа, в соответствии с которым уволен сотрудник. По умолчанию в этих полях отображается текущая дата (в соответствии с системной датой компьютера), но вы можете изменить ее вручную.
В поле Основание увольнения указывается основание для увольнения сотрудника. Требуемое значение выбирается в окне справочника оснований для увольнения, которое отображается на экране при щелчке мышью в данном поле.
В поле № приказа на увольнение вводится номер приказа, в соответствии с которым увольняется сотрудник. Если в настройках программы (см. рис. 1.2) установлен флажок Автоматическая нумерация приказов, то значение данного поля будет заполнено автоматически (но при необходимости вы можете отредактировать его с клавиатуры).