Страница:
4. На основе индексирования, позволяющего охватывать объединенные в системе документы, формально относящиеся к различным видам (функциональным группам).
5. На основе нумерации и кодирования, при помощи которых упрощается процедура установления местоположения каждого документа в рамках системы (конкретного информационного массива).
5.6. Обработка документов
5.7. Организация доступа к документам
5.8. Организация контроля за функционированием системы
5.9. Отбор и передача документов на последующее хранение или уничтожение
5.10. Документирование процессов управления документами
Раздел 2 Организация службы документационного обеспечения управления предприятия
Глава 1 Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) предприятия, ее назначение, задачи, структура и состав
Глава 2 локальные нормативные акты, регламентирующие функционирование службы ДОУ
2.1. Штатное расписание предприятия
2.2. Положение о службе ДОУ
2.3. Положение о подразделении (самостоятельном участке работы) в составе службы ДОУ
2.4. Инструкция по документационному обеспечению управления
2.5. Локальные нормативные акты по отдельным составляющим деятельности службы ДОУ
5. На основе нумерации и кодирования, при помощи которых упрощается процедура установления местоположения каждого документа в рамках системы (конкретного информационного массива).
5.6. Обработка документов
Обработку документов можно условно разделить на хранение и иные процедуры (действия), выполнение которых разрешено в отношении каждого конкретного документа (в зависимости от присвоенного ему статуса). В соответствии с Национальным стандартом Р ИСО 15489-1-2007 документы следует хранить на носителях, обеспечивающих их пригодность для использования, достоверность, аутентичность и сохранность в течение установленного периода времени.
Хранение документов осуществляется с учетом их особых физических и химических свойств. Условия и технологии хранения документов должны обеспечивать защиту документов от несанкционированного доступа, утраты (в том числе вследствие хищения, стихийного бедствия, техногенной катастрофы и пр.) или повреждения.
Хранение документов осуществляется с учетом их особых физических и химических свойств. Условия и технологии хранения документов должны обеспечивать защиту документов от несанкционированного доступа, утраты (в том числе вследствие хищения, стихийного бедствия, техногенной катастрофы и пр.) или повреждения.
5.7. Организация доступа к документам
Организация доступа к документам предполагает, с одной стороны, возможность обработки документов всеми разрешенными для этого приемами и средствами, а с другой – разграничение доступа пользователей, т. е. предоставление им права на обработку конкретных видов документов с использованием конкретных приемов и средств обработки.
Доступ к документам, содержащим информацию, относящуюся к охраняемой законом тайне, ограничивается в порядке, предусмотренном законодательством[13].
Доступ к документам, содержащим информацию, относящуюся к охраняемой законом тайне, ограничивается в порядке, предусмотренном законодательством[13].
5.8. Организация контроля за функционированием системы
Организация контроля за функционированием системы обеспечивает решение следующих основных задач:
1. Контроль за доступом к документам (см. также рис. 1.7).
Рис. 1.7.
* Подразделения, ответственные за определенные функции деловой деятельности предприятия, устанавливают степень доступности для документов, относящихся к области их ответственности.
2. Идентификации действий, выполненных или, напротив, не выполненных с документами (в том числе в результате миграции документов из одной системы в другую, объединения систем и т. п.).
3. Поиск документа (в случаях, когда штатные поисковые средства системы не позволяют отыскать документ).
4. Предотвращение утраты документов (в том числе в результате их несанкционированного перемещения, изменения или уничтожения).
5. Мониторинг использования системы в целях ее сохранения и защиты информации, а также сохранения контрольных записей о произведенных с документами операциях (в том числе о включении в систему или регистрации, классификации, индексировании, хранении, доступе и использовании, миграции и передаче документов).
1. Контроль за доступом к документам (см. также рис. 1.7).
Рис. 1.7.
* Подразделения, ответственные за определенные функции деловой деятельности предприятия, устанавливают степень доступности для документов, относящихся к области их ответственности.
2. Идентификации действий, выполненных или, напротив, не выполненных с документами (в том числе в результате миграции документов из одной системы в другую, объединения систем и т. п.).
3. Поиск документа (в случаях, когда штатные поисковые средства системы не позволяют отыскать документ).
4. Предотвращение утраты документов (в том числе в результате их несанкционированного перемещения, изменения или уничтожения).
5. Мониторинг использования системы в целях ее сохранения и защиты информации, а также сохранения контрольных записей о произведенных с документами операциях (в том числе о включении в систему или регистрации, классификации, индексировании, хранении, доступе и использовании, миграции и передаче документов).
5.9. Отбор и передача документов на последующее хранение или уничтожение
Отбор и передача документов на последующее хранение или уничтожение выполняются в соответствии с законодательством (см. ранее) и с соблюдением правил, действующих на предприятии. Передача документа на уничтожение не допускается, если у уполномоченного должностного лица нет уверенности в том, что этот документ более не потребуется в работе. Решение о продлении срока хранения документа (либо о его уничтожении) вступает в силу после утверждения руководителем предприятия (см. далее). Последующее хранение документа может быть организовано как непосредственно на предприятии, так и за его пределами (в общем случае – в архивном учреждении).
Уничтожение документов производится только после вступления в силу (утверждения) соответствующего решения в организации (учреждении), имеющей (ем) соответствующее оборудование для переработки (измельчения, сжигания и т. п.). При уничтожении документов следует руководствоваться следующими принципами, закрепленными в Национальном стандарте Р ИСО 15489-1-2007:
уничтожение всегда должно быть санкционированным;
уничтожение документов должно проводиться таким образом, чтобы сохранить конфиденциальность любой содержащейся в них информации;
вместе с оригиналами документов уничтожаются и их копии.
Уничтожение документов производится только после вступления в силу (утверждения) соответствующего решения в организации (учреждении), имеющей (ем) соответствующее оборудование для переработки (измельчения, сжигания и т. п.). При уничтожении документов следует руководствоваться следующими принципами, закрепленными в Национальном стандарте Р ИСО 15489-1-2007:
уничтожение всегда должно быть санкционированным;
уничтожение документов должно проводиться таким образом, чтобы сохранить конфиденциальность любой содержащейся в них информации;
вместе с оригиналами документов уничтожаются и их копии.
5.10. Документирование процессов управления документами
Важным компонентом комплекса мероприятий по управлению документами является документирование соответствующих процессов (действий). Отметим, что документация, описывающая процессы управления документами и соответствующие системы, должна отвечать действующим на предприятии правовым, организационным и техническим требованиям.
Соответствующие стандарты и политика предприятия в области управления документами должны быть документально зафиксированы[14]. Все решения, касающиеся организации управления документами (в том числе о включении документов в систему, об установлении сроков их хранения и т. д.) должны основываться на соответствующих нормативных актах (в том числе локальных нормативных актах, регулирующих управление документами применительно к условиям предприятия, см. выше), четко документироваться и сохраняться. Документы, содержащие решения о включении документов в систему, о сохранении документов и т. д., должны быть своевременно и в надлежащим виде представлены на утверждение руководителю предприятия[15].
Полномочия работников предприятия по выполнению таких процессов управления документами, как классификация, индексирование, экспертиза ценности, отбор и передача документов на последующее хранение (уничтожение) и др., должны быть также закреплены в соответствующих локальных нормативных актах (см. далее).
Для регламентации отдельных процессов (действий) по управлению документами целесообразно разрабатывать и внедрять дополнительные локальные нормативные акты (например, регламенты). В подобных актах должно содержаться подробное описание деловой деятельности (предписываемых к выполнению действий) и сопровождающих документов[16].
Соответствующие стандарты и политика предприятия в области управления документами должны быть документально зафиксированы[14]. Все решения, касающиеся организации управления документами (в том числе о включении документов в систему, об установлении сроков их хранения и т. д.) должны основываться на соответствующих нормативных актах (в том числе локальных нормативных актах, регулирующих управление документами применительно к условиям предприятия, см. выше), четко документироваться и сохраняться. Документы, содержащие решения о включении документов в систему, о сохранении документов и т. д., должны быть своевременно и в надлежащим виде представлены на утверждение руководителю предприятия[15].
Полномочия работников предприятия по выполнению таких процессов управления документами, как классификация, индексирование, экспертиза ценности, отбор и передача документов на последующее хранение (уничтожение) и др., должны быть также закреплены в соответствующих локальных нормативных актах (см. далее).
Для регламентации отдельных процессов (действий) по управлению документами целесообразно разрабатывать и внедрять дополнительные локальные нормативные акты (например, регламенты). В подобных актах должно содержаться подробное описание деловой деятельности (предписываемых к выполнению действий) и сопровождающих документов[16].
* * *
Как неоднократно подчеркивалось ранее, полномочия по обеспечению потребностей предприятия в документированной информации (включая управление документами), как правило, возлагаются на специальный орган (участок работы) либо должностное лицо (работника с соответствующей подготовкой). На практике эта роль отводится службе (отделу, группе) делопроизводства (документационного обеспечения управления), рассмотрению организации которой отводится следующий раздел пособия.
Раздел 2 Организация службы документационного обеспечения управления предприятия
Глава 1 Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) предприятия, ее назначение, задачи, структура и состав
В соответствии с положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (далее – ГСДОУ)[17] документационное обеспечение управления на предприятиях должно осуществляться специально уполномоченным подразделением – службой документационного обеспечения управления (далее – службой ДОУ). Такая служба (отдел, группа и т. п.) функционирует на предприятии с численностью персонала свыше 250 работников в качестве самостоятельного структурного подразделения, возглавляемого руководителем службы и подчиненного непосредственно руководителю предприятия[18].
Назначение службы ДОУ заключается в организации, ведении и совершенствовании системы документационного обеспечения управления предприятия. Основные задачи службы (отдела, группы) ДОУ представлены на схеме 1.
Схема 1
Поскольку на предприятиях, наряду с традиционными (бумажными) документами, все более широко используются электронные документы, служба ДОУ – совместно с информационными подразделениями – участвует и в решении иных задач, так или иначе связанных с организацией, внедрением и совершенствованием так называемого электронного документооборота. К числу таких задач следует отнести следующие[19]:
1. Подготовка технического задания на разработку информационных систем, обеспечивающих электронный документооборот.
2. Обоснование выбора состава и характеристик программно-технических средств обработки электронных документов.
3. Разработка, внедрение и поддержание режима доступа к электронным документам предприятия.
4. Формирование, актуализация, резервное копирование и ревизия банка электронных документов предприятия.
Повседневная деятельность службы ДОУ регламентируется в соответствии с:
положением о службе ДОУ;
положениями о структурных подразделениях[20];
инструкцией по ДОУ;
инструкциями по отдельным видам (направлениям) деятельности службы;
инструкцией по организации рабочих мест персонала службы; нормами времени на выполнение работ по ДОУ; документами планирования и отчетности; должностными инструкциями персонала службы.
В необходимых случаях службой ДОУ разрабатываются и другие документы – в частности, документы по совершенствованию деятельности службы ДОУ (см. далее)[21]. Для определения оптимальной организационной структуры службы ДОУ, в наибольшей степени отвечающей потребностям конкретного предприятия в документированной информации, представляется целесообразным обратиться к соответствующим положениям ГСДОУ. Данным документом предусмотрены нижеследующие типовые варианты организационной структуры службы ДОУ:
Вариант 1. Обеспечение потребностей в документированной информации министерств (ведомств) РФ и субъектов федерации, иных аналогичных организаций и учреждений – предписывается возлагать на управления делами в составе:
секретариат (в свою очередь, включает приемную, секретариат министра (руководителя ведомства, организации, учреждения), секретариаты заместителей министра (руководителя), секретариат коллегии, протокольное бюро);
инспекция при министре (руководителе ведомства, организации, учреждения) (в свою очередь, включает канцелярию (бюро переписки), бюро учета и регистрации документов, экспедицию, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпную);
отдел писем (жалоб) (отдел по работе с обращениями, поступающими в адрес министерства (ведомства, организации, учреждения);
отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств (ТС) (средств автоматизации и механизации) делопроизводственных процессов; центральный архив (архив).
Примерная организационная структура управления делами министерства (ведомства, иной аналогичной организации, учреждения) представлена на схеме 2.
Вариант 2. Обеспечение потребностей в документированной информации государственных предприятий, научно-исследовательских, проектных, конструкторских организаций и вычислительных центров, высших учебных заведениях и других аналогичных организаций – предписывается возлагать на отделы (службы) документационного обеспечения управления (канцелярии) в составе: группа (отдел) учета и регистрации; группа (отдел) контроля;
группа (отдел) совершенствования работы с документами и внедрения технических средств (средств автоматизации и механизации);
группа (отдел) рассмотрения писем (жалоб) (рассмотрения обращений, поступающих в адрес предприятия (организации));
секретариат; экспедиция; машинописное бюро; копировально-множительное бюро; архив.
Примерная организационная структура отдела (службы) ДОУ (канцелярии) государственного предприятия (организации) представлена на схеме 3.
Вариант 3. Обеспечение потребностей в документированной информации негосударственных предприятий (организаций), в том числе ассоциаций, концернов, акционерных обществ (включая совместные), кооперативов и др. – предписывается возлагать на службу ДОУ, структура которой (иного аналогичного подразделения) определяется органами руководства предприятия (организации). Примерная организационная структура службы ДОУ негосударственного предприятия (организации) представлена на схеме 4.
Схема 2
Схема 3
Схема 4
Вариант 4. Обеспечение потребностей в документированной информации органов местного управления (власти) и аппаратов (правлений) общественных организаций – предписывается возлагать на общие отделы в составе:
секретариат;
канцелярия (группа делопроизводства);
группа контроля;
протокольная группа;
группа совершенствования работы с документами (внедрения технических средств);
группа рассмотрения писем (жалоб);
машинописное бюро;
копировально-множительное бюро;
архив.
Примерная организационная структура общего отдела органа местного управления (власти) (аппарата (правления) общественной организации представлена на схеме 5.
Определение численного состава службы ДОУ – по структурным подразделениям и в целом – рекомендуется производить на основе соответствующих расчетов. Выполнение таких расчетов следует производить исходя из реальных потребностей предприятия в документированной информации (учитывающих объем документооборота, основные виды управленческих документов, периодичность их применения в целях обеспечения повседневной деятельности предприятия и т. п.) на основе данных о нормативных затратах времени на выполнение тех или иных видов работ (действий).
Схема 5
Методика расчетов представлена в укрупненных межотраслевых нормативах времени на работы по ДОУ[22]. Кроме того, при определении численности работников подразделений архивного хранения в составе службы (отдела) ДОУ (архива предприятия) целесообразно использовать методику расчета штатной численности государственных архивов[23]. Пример расчета представлен в табл. 2.1.
Определение квалификационного состава службы ДОУ производится исходя из совокупных потребностей предприятия в видах работ по ДОУ, выполнение которых предполагает наличие у работников соответствующей квалификации[24].
Таблица 2.1
Примечание:
1. СЗВ с учетом затрат времени на организационно-техническое обслуживание рабочих мест и отдых персонала составляют: СЗВп = 12 651 × Ку (Учетный коэффициент со значением 1,1) = 13 916 чел. – часов.
2. Примерная численность специалистов (с учетом квалификационных требований, предъявляемых содержанием работ), исходя из значения показателя полезного фонда рабочего времени одного работника (Фпв), составит: СЗВп: Фпв = 13 916: 2006 = 7 ед.
Окончательные результаты расчетов после тщательной проверки на предмет достоверности берутся за основу при подготовке проектов документов, определяющих квалификационный и численный состав службы ДОУ[25]. Примерный квалификационный и численный состав службы ДОУ предприятия с численностью свыше 250 работников представлен в табл. 2.2.
Таблица 2.2
Назначение службы ДОУ заключается в организации, ведении и совершенствовании системы документационного обеспечения управления предприятия. Основные задачи службы (отдела, группы) ДОУ представлены на схеме 1.
Схема 1
Поскольку на предприятиях, наряду с традиционными (бумажными) документами, все более широко используются электронные документы, служба ДОУ – совместно с информационными подразделениями – участвует и в решении иных задач, так или иначе связанных с организацией, внедрением и совершенствованием так называемого электронного документооборота. К числу таких задач следует отнести следующие[19]:
1. Подготовка технического задания на разработку информационных систем, обеспечивающих электронный документооборот.
2. Обоснование выбора состава и характеристик программно-технических средств обработки электронных документов.
3. Разработка, внедрение и поддержание режима доступа к электронным документам предприятия.
4. Формирование, актуализация, резервное копирование и ревизия банка электронных документов предприятия.
Повседневная деятельность службы ДОУ регламентируется в соответствии с:
положением о службе ДОУ;
положениями о структурных подразделениях[20];
инструкцией по ДОУ;
инструкциями по отдельным видам (направлениям) деятельности службы;
инструкцией по организации рабочих мест персонала службы; нормами времени на выполнение работ по ДОУ; документами планирования и отчетности; должностными инструкциями персонала службы.
В необходимых случаях службой ДОУ разрабатываются и другие документы – в частности, документы по совершенствованию деятельности службы ДОУ (см. далее)[21]. Для определения оптимальной организационной структуры службы ДОУ, в наибольшей степени отвечающей потребностям конкретного предприятия в документированной информации, представляется целесообразным обратиться к соответствующим положениям ГСДОУ. Данным документом предусмотрены нижеследующие типовые варианты организационной структуры службы ДОУ:
Вариант 1. Обеспечение потребностей в документированной информации министерств (ведомств) РФ и субъектов федерации, иных аналогичных организаций и учреждений – предписывается возлагать на управления делами в составе:
секретариат (в свою очередь, включает приемную, секретариат министра (руководителя ведомства, организации, учреждения), секретариаты заместителей министра (руководителя), секретариат коллегии, протокольное бюро);
инспекция при министре (руководителе ведомства, организации, учреждения) (в свою очередь, включает канцелярию (бюро переписки), бюро учета и регистрации документов, экспедицию, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпную);
отдел писем (жалоб) (отдел по работе с обращениями, поступающими в адрес министерства (ведомства, организации, учреждения);
отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств (ТС) (средств автоматизации и механизации) делопроизводственных процессов; центральный архив (архив).
Примерная организационная структура управления делами министерства (ведомства, иной аналогичной организации, учреждения) представлена на схеме 2.
Вариант 2. Обеспечение потребностей в документированной информации государственных предприятий, научно-исследовательских, проектных, конструкторских организаций и вычислительных центров, высших учебных заведениях и других аналогичных организаций – предписывается возлагать на отделы (службы) документационного обеспечения управления (канцелярии) в составе: группа (отдел) учета и регистрации; группа (отдел) контроля;
группа (отдел) совершенствования работы с документами и внедрения технических средств (средств автоматизации и механизации);
группа (отдел) рассмотрения писем (жалоб) (рассмотрения обращений, поступающих в адрес предприятия (организации));
секретариат; экспедиция; машинописное бюро; копировально-множительное бюро; архив.
Примерная организационная структура отдела (службы) ДОУ (канцелярии) государственного предприятия (организации) представлена на схеме 3.
Вариант 3. Обеспечение потребностей в документированной информации негосударственных предприятий (организаций), в том числе ассоциаций, концернов, акционерных обществ (включая совместные), кооперативов и др. – предписывается возлагать на службу ДОУ, структура которой (иного аналогичного подразделения) определяется органами руководства предприятия (организации). Примерная организационная структура службы ДОУ негосударственного предприятия (организации) представлена на схеме 4.
Схема 2
Схема 3
Схема 4
Вариант 4. Обеспечение потребностей в документированной информации органов местного управления (власти) и аппаратов (правлений) общественных организаций – предписывается возлагать на общие отделы в составе:
секретариат;
канцелярия (группа делопроизводства);
группа контроля;
протокольная группа;
группа совершенствования работы с документами (внедрения технических средств);
группа рассмотрения писем (жалоб);
машинописное бюро;
копировально-множительное бюро;
архив.
Примерная организационная структура общего отдела органа местного управления (власти) (аппарата (правления) общественной организации представлена на схеме 5.
Определение численного состава службы ДОУ – по структурным подразделениям и в целом – рекомендуется производить на основе соответствующих расчетов. Выполнение таких расчетов следует производить исходя из реальных потребностей предприятия в документированной информации (учитывающих объем документооборота, основные виды управленческих документов, периодичность их применения в целях обеспечения повседневной деятельности предприятия и т. п.) на основе данных о нормативных затратах времени на выполнение тех или иных видов работ (действий).
Схема 5
Методика расчетов представлена в укрупненных межотраслевых нормативах времени на работы по ДОУ[22]. Кроме того, при определении численности работников подразделений архивного хранения в составе службы (отдела) ДОУ (архива предприятия) целесообразно использовать методику расчета штатной численности государственных архивов[23]. Пример расчета представлен в табл. 2.1.
Определение квалификационного состава службы ДОУ производится исходя из совокупных потребностей предприятия в видах работ по ДОУ, выполнение которых предполагает наличие у работников соответствующей квалификации[24].
Таблица 2.1
Примечание:
1. СЗВ с учетом затрат времени на организационно-техническое обслуживание рабочих мест и отдых персонала составляют: СЗВп = 12 651 × Ку (Учетный коэффициент со значением 1,1) = 13 916 чел. – часов.
2. Примерная численность специалистов (с учетом квалификационных требований, предъявляемых содержанием работ), исходя из значения показателя полезного фонда рабочего времени одного работника (Фпв), составит: СЗВп: Фпв = 13 916: 2006 = 7 ед.
Окончательные результаты расчетов после тщательной проверки на предмет достоверности берутся за основу при подготовке проектов документов, определяющих квалификационный и численный состав службы ДОУ[25]. Примерный квалификационный и численный состав службы ДОУ предприятия с численностью свыше 250 работников представлен в табл. 2.2.
Таблица 2.2
Глава 2 локальные нормативные акты, регламентирующие функционирование службы ДОУ
2.1. Штатное расписание предприятия
Штатное расписание – локальный нормативный акт, устанавливающий структуру и квалификационно-численный состав работников предприятия по структурным подразделениям (участкам работы, включая службу ДОУ) и в целом на предстоящий календарный год. Унифицированная форма документа утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.
В документе указываются: наименование предприятия, его код по ОКПО, дата введения в действие штатного расписания, дата и номер документа, дата и номер приказа, в соответствии с которым утверждено штатное расписание, численность штата (в единицах) и размер фонда заработной платы (в рублях), наименование структурного подразделения, наименование профессии (должности) работника, количество штатных единиц и размер месячного фонда заработной платы по каждой должности (профессии). В необходимых случаях состав реквизитов документа, предусмотренный унифицированной формой, может быть уточнен. Порядок оформления документа определен Инструкцией по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты[26]. Проект штатного расписания (см. рис. 2.1) утверждается приказом руководителя предприятия. Об изменении действующего штатного расписания руководителем предприятия издается соответствующее распоряжение (см. в связи с этим рис. 2.2).
В документе указываются: наименование предприятия, его код по ОКПО, дата введения в действие штатного расписания, дата и номер документа, дата и номер приказа, в соответствии с которым утверждено штатное расписание, численность штата (в единицах) и размер фонда заработной платы (в рублях), наименование структурного подразделения, наименование профессии (должности) работника, количество штатных единиц и размер месячного фонда заработной платы по каждой должности (профессии). В необходимых случаях состав реквизитов документа, предусмотренный унифицированной формой, может быть уточнен. Порядок оформления документа определен Инструкцией по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты[26]. Проект штатного расписания (см. рис. 2.1) утверждается приказом руководителя предприятия. Об изменении действующего штатного расписания руководителем предприятия издается соответствующее распоряжение (см. в связи с этим рис. 2.2).
2.2. Положение о службе ДОУ
Положение о службе ДОУ – это локальный нормативный акт, регламентирующий его организационно-правовой статус в системе управления предприятия, порядок его повседневного функционирования, а также подчиненность данного подразделения и порядок его взаимодействия с другими подразделениями и должностными лицами предприятия.
Рис. 2.1.
Оформление документа производится на общем бланке предприятия. Реквизитами документа являются:
1. Наименование вида документа.
2. Дата документа.
3. Регистрационный номер документа.
4. Место составления или издания документа.
5. Гриф утверждения.
6. Заголовок к тексту.
7. Текст.
8. Подпись.
9. Визы согласования[27].
10. Отметка о наличии приложения[28].
Проект положения о подразделении подписывает его руководитель (начальник), а утверждает, как правило, руководитель предприятия.
При подготовке текста положения о службе ДОУ представляется целесообразным использовать в качестве основы примерное положение (см. приложение 2 к настоящему пособию) и Методические рекомендации ВНИИДАД (2007 г.).
Рис. 2.1.
Открытое акционерное общество «Фасет»Рис. 2.2.
РАСПОРЯЖЕНИЕ
«22» марта 2010 г. № 135
г. Екатеринбург
О внесении изменений в штатное расписание предприятия
В целях совершенствования организационной структуры, оптимизации численного состава предприятия
РАСПОРЯЖАЮСЬ О СЛЕДУЮЩЕМ:
1. Создать с 01.07.2010 на предприятии службу документационного обеспечения управления – службу ДОУ. Установить предельную численность состава службы на 2010 год – 22 должностных единицы, в том числе:
1.1. Административная группа – 2 чел.
1.2. Отдел делопроизводства – 10 чел.
1.3. Отдел хранения документов – 5 чел.
1.4. Отдел технического исполнения документов – 10 чел.
1.5. Отдел обеспечения – 5 чел.
2. Начальнику отдела кадров к 01.04.2010 во взаимодействии с председателем аттестационной комиссии предприятия представить предложения по укомплектованию службы ДОУ, а также кандидатуры на должности начальника службы и его заместителя.
До 01.06.2010 во взаимодействии с заместителем генерального директора по управлению и главным бухгалтером обеспечить внесение необходимых изменений в действующее штатное расписание предприятия, утвержденное приказом от 00.00.0000 № 000.
3. Ввести в действие с 01.07.2010 уточненное расписание предприятия (приложение 1 к настоящему распоряжению).
4. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя генерального директора предприятия.
Приложение: по тексту, всего – на 1 л.
Генеральный директор личная подпись А.А. Агеев
Начальник юридического отдела личная подпись Б.В. Горина
Начальник отдела кадров личная подпись Д.Е. Жур
Оформление документа производится на общем бланке предприятия. Реквизитами документа являются:
1. Наименование вида документа.
2. Дата документа.
3. Регистрационный номер документа.
4. Место составления или издания документа.
5. Гриф утверждения.
6. Заголовок к тексту.
7. Текст.
8. Подпись.
9. Визы согласования[27].
10. Отметка о наличии приложения[28].
Проект положения о подразделении подписывает его руководитель (начальник), а утверждает, как правило, руководитель предприятия.
При подготовке текста положения о службе ДОУ представляется целесообразным использовать в качестве основы примерное положение (см. приложение 2 к настоящему пособию) и Методические рекомендации ВНИИДАД (2007 г.).
2.3. Положение о подразделении (самостоятельном участке работы) в составе службы ДОУ
Положение о подразделении в составе службы ДОУ – это локальный нормативный акт, регламентирующий организационно-правовой статус данного подразделения (отдела, группы) в системе управления службой ДОУ, порядок его повседневного функционирования, а также подчиненность данного подразделения и порядок его взаимодействия с другими подразделениями и должностными лицами службы ДОУ.
Оформление документа производится с соблюдением правил, изложенных в предыдущем параграфе. При подготовке текста положения о подразделении в составе службы ДОУ представляется целесообразным использовать в качестве основы соответствующие примерные положения – например, примерное положение об архивном отделе (см. приложение 3 к настоящему пособию)[29].
Оформление документа производится с соблюдением правил, изложенных в предыдущем параграфе. При подготовке текста положения о подразделении в составе службы ДОУ представляется целесообразным использовать в качестве основы соответствующие примерные положения – например, примерное положение об архивном отделе (см. приложение 3 к настоящему пособию)[29].
2.4. Инструкция по документационному обеспечению управления
Инструкция по документационному обеспечению управления – локальный нормативный акт, устанавливающий единый порядок осуществления[30] ДОУ предприятием и применения в процессе его осуществления положений законодательных, нормативных правовых актов, других локальных нормативных актов по вопросам данного вида обеспечения. Проект инструкции по документационному обеспечению управления предприятием целесообразно разрабатывать на основе соответствующих нормативно-методических документов[31], и с учетом особенностей организационно-правовых условий осуществления предприятием своей деятельности.
Оформление документа производится на общем бланке предприятия. Реквизитами документа являются:
1. Наименование вида документа.
2. Дата документа.
3. Регистрационный номер документа.
4. Место составления или издания документа.
5. Гриф утверждения.
6. Заголовок к тексту.
7. Текст.
8. Подпись.
9. Визы согласования[32].
10. Отметка о наличии приложения[33].
Проект инструкции подписывает его ответственный исполнитель и руководитель (начальник) службы ДОУ либо заместитель руководителя предприятия по соответствующему направлению деятельности, а утверждает – руководитель предприятия.
Пример документа представлен в приложении 4 к настоящему пособию.
Оформление документа производится на общем бланке предприятия. Реквизитами документа являются:
1. Наименование вида документа.
2. Дата документа.
3. Регистрационный номер документа.
4. Место составления или издания документа.
5. Гриф утверждения.
6. Заголовок к тексту.
7. Текст.
8. Подпись.
9. Визы согласования[32].
10. Отметка о наличии приложения[33].
Проект инструкции подписывает его ответственный исполнитель и руководитель (начальник) службы ДОУ либо заместитель руководителя предприятия по соответствующему направлению деятельности, а утверждает – руководитель предприятия.
Пример документа представлен в приложении 4 к настоящему пособию.
2.5. Локальные нормативные акты по отдельным составляющим деятельности службы ДОУ
В целях регламентации отдельных составляющих (видов, направлений) деятельности службы ДОУ могут разрабатываться, внедряться и применяться иные локальные нормативные акты. Так, регламентация электронного документооборота между структурными подразделениями предприятия может осуществляться на основании соответствующего положения.