1) о названиях перечней документов, использованных для определения сроков хранения дел;
2) о заведении дел;
3) о переходящих делах;
4) о выделении дел к уничтожению (см. далее);
5) о лицах, ответственных за формирование дел;
6) о передаче дел другому предприятию (организации, учреждению) для продолжения;
7) о хранении дел (документов) в электронном виде.
Полностью подготовленный проект номенклатуры дел подразделения подлежит проверке и, при необходимости, уточнению. Особое внимание при этом обращается на:
1) соответствие состава дел функциональному назначению и названию каждого раздела;
2) обоснованность расположения дел внутри раздела в определенной последовательности;
3) формулировки заголовков дел;
4) сроки хранения дел.
После устранения выявленных в ходе проверки неточностей проект номенклатуры дел подразделения оформляется в соответствии с образцом, подписывается руководителем соответствующего подразделения, а затем направляется на согласование с руководителем архива предприятия[74] и экспертной комиссией данного подразделения.
Уточненный проект номенклатуры дел подразделения представляется в службу ДОУ к 1 декабря[75].
Рис. 3.7.
Рассмотрим далее организацию разработки проекта сводной номенклатуры дел. По сути, сводная номенклатура дел формируется на основе номенклатур дел подразделений.
Структуру сводной номенклатуры дел (см. рис. 3.7) образуют разделы, соответствующие номенклатурам дел структурных подразделений[76]. В сводную номенклатуру дел могут также включаться дела временно действующих органов (комиссий, комитетов и т. п.) предприятия, общественных организаций, наименования применяемых предприятием регистрационных (контрольных) картотек, единых журналов (книг) учета документов и т. п.
Проект сводной номенклатуры проверяется и, при необходимости, уточняется в порядке, рассмотренном ранее. После этого проект подписывается руководителем службы ДОУ и согласуется[77]:
1) с руководителем архива предприятия (руководителем архивного учреждения, в котором организуется временное хранение дел предприятия);
2) с экспертной комиссией (ЭК) предприятия;
3) если требуется – с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения, в которое будут передаваться на постоянное хранение дела предприятия.
Уточненный проект представляется руководителю предприятия на утверждение не позднее 15 декабря. Утвержденная сводная номенклатура дел вводится в действие с 1 января наступающего календарного года.
Несколько слов – об организации обращения со сводной номенклатурой дел. На практике она применяется и в традиционном, и в электронном видах.
С целью обеспечения удобства в работе утвержденная сводная номенклатура дел тиражируется в необходимом количестве экземпляров. Утвержденный экземпляр (подлинник) сводной номенклатуры дел – в качестве документа постоянного хранения[78]. Второй экземпляр передается службе ДОУ в качестве рабочего; третий, как правило, применяется в архиве предприятия. Четвертый экземпляр передается в архивное учреждение[79].
Структурным подразделениям (иным самостоятельным участкам работы, требующей документирования) предприятия выдаются выписки из сводной номенклатуры дел (в пределах соответствующих разделов). В случае существенного изменения функций и структуры предприятия в течение календарного года сводная номенклатура дел подлежит досрочному уточнению (переформированию) и переутверждению.
По окончании очередного календарного года в конце сводной номенклатуры дел оформляется итоговая запись[80]. После проверки указанные сведения передаются в установленном порядке в архив предприятия (архивное учреждение)[81].
Глава 2 Организация разработки проектов табеля форм документов и альбома форм документов
2) о заведении дел;
3) о переходящих делах;
4) о выделении дел к уничтожению (см. далее);
5) о лицах, ответственных за формирование дел;
6) о передаче дел другому предприятию (организации, учреждению) для продолжения;
7) о хранении дел (документов) в электронном виде.
Полностью подготовленный проект номенклатуры дел подразделения подлежит проверке и, при необходимости, уточнению. Особое внимание при этом обращается на:
1) соответствие состава дел функциональному назначению и названию каждого раздела;
2) обоснованность расположения дел внутри раздела в определенной последовательности;
3) формулировки заголовков дел;
4) сроки хранения дел.
После устранения выявленных в ходе проверки неточностей проект номенклатуры дел подразделения оформляется в соответствии с образцом, подписывается руководителем соответствующего подразделения, а затем направляется на согласование с руководителем архива предприятия[74] и экспертной комиссией данного подразделения.
Уточненный проект номенклатуры дел подразделения представляется в службу ДОУ к 1 декабря[75].
Рис. 3.7.
Рассмотрим далее организацию разработки проекта сводной номенклатуры дел. По сути, сводная номенклатура дел формируется на основе номенклатур дел подразделений.
Структуру сводной номенклатуры дел (см. рис. 3.7) образуют разделы, соответствующие номенклатурам дел структурных подразделений[76]. В сводную номенклатуру дел могут также включаться дела временно действующих органов (комиссий, комитетов и т. п.) предприятия, общественных организаций, наименования применяемых предприятием регистрационных (контрольных) картотек, единых журналов (книг) учета документов и т. п.
Проект сводной номенклатуры проверяется и, при необходимости, уточняется в порядке, рассмотренном ранее. После этого проект подписывается руководителем службы ДОУ и согласуется[77]:
1) с руководителем архива предприятия (руководителем архивного учреждения, в котором организуется временное хранение дел предприятия);
2) с экспертной комиссией (ЭК) предприятия;
3) если требуется – с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения, в которое будут передаваться на постоянное хранение дела предприятия.
Уточненный проект представляется руководителю предприятия на утверждение не позднее 15 декабря. Утвержденная сводная номенклатура дел вводится в действие с 1 января наступающего календарного года.
Несколько слов – об организации обращения со сводной номенклатурой дел. На практике она применяется и в традиционном, и в электронном видах.
С целью обеспечения удобства в работе утвержденная сводная номенклатура дел тиражируется в необходимом количестве экземпляров. Утвержденный экземпляр (подлинник) сводной номенклатуры дел – в качестве документа постоянного хранения[78]. Второй экземпляр передается службе ДОУ в качестве рабочего; третий, как правило, применяется в архиве предприятия. Четвертый экземпляр передается в архивное учреждение[79].
Структурным подразделениям (иным самостоятельным участкам работы, требующей документирования) предприятия выдаются выписки из сводной номенклатуры дел (в пределах соответствующих разделов). В случае существенного изменения функций и структуры предприятия в течение календарного года сводная номенклатура дел подлежит досрочному уточнению (переформированию) и переутверждению.
По окончании очередного календарного года в конце сводной номенклатуры дел оформляется итоговая запись[80]. После проверки указанные сведения передаются в установленном порядке в архив предприятия (архивное учреждение)[81].
Глава 2 Организация разработки проектов табеля форм документов и альбома форм документов
Рассмотрим далее организацию разработки проектов табеля форм документов и альбома форм документов. Но прежде всего уточним, что представляют собой табель форм и альбом форм.
Табель форм документов – это подготовленный в соответствии с определенными правилами перечень унифицированных форм управленческих документов, разрешенных к применению структурными подразделениями и работниками предприятия (см. рис. 3.8). Функциональное назначение табеля форм документов заключается в следующем:
1) закрепление правового статуса управленческой документации предприятия и образующих ее документов;
2) оптимизация состава управленческой документации предприятия, обеспечения ее функциональности;
3) соблюдение и последующая оптимизация единого порядка подготовки управленческих документов предприятия.
Альбом форм документов – это подготовленный в соответствии с определенными правилами сборник унифицированных форм управленческих документов, разрешенных к применению структурными подразделениями и работниками предприятия (см. рис. 3.9). Функциональное назначение альбома форм документов заключается в следующем:
1) унификация форм представления документированной информации, используемой предприятием;
2) разработка (на основе форм в составе альбома) бланков управленческих документов;
3) соблюдение и последующая оптимизация единого порядка подготовки управленческих документов предприятия.
Общий порядок разработки табеля форм и альбома форм представлен на рис. 3.10[82].
Открытое акционерное общество «Фасет»[83]
ТАБЕЛЬ
ФОРМ ДОКУМЕНТОВ
Рис. 3.8.
Рис. 3.9.
Работа по разработке проектов табеля и альбома начинается с предварительного изучения применяемых предприятием форм управленческих документов. Выполнение этого этапа позволит разработчикам установить соответствие состава управленческой документации предприятия:
задачам управления его деятельностью;
текущим и перспективным потребностям предприятия в различных видах документированной информации.
Таким образом, предварительное изучение способствует определению (уточнению) состава и содержания задач управления деятельностью предприятия, а также (в предварительном порядке) степени соответствия состава и вида форм управленческих документов, применяемых предприятием, этим задачам. В конечном счете это, как свидетельствует практика, позволяет повысить эффективность управления деятельностью предприятия и применяемой им документированной информацией.
По результатам предварительного изучения формулируются предложения, направленные на оптимизацию состава управленческой документации предприятия[84]. При этом принимаются во внимание и специфические потребности предприятия в отдельных видах документированной информации и (или) формах управленческих документов.
Табель форм документов – это подготовленный в соответствии с определенными правилами перечень унифицированных форм управленческих документов, разрешенных к применению структурными подразделениями и работниками предприятия (см. рис. 3.8). Функциональное назначение табеля форм документов заключается в следующем:
1) закрепление правового статуса управленческой документации предприятия и образующих ее документов;
2) оптимизация состава управленческой документации предприятия, обеспечения ее функциональности;
3) соблюдение и последующая оптимизация единого порядка подготовки управленческих документов предприятия.
Альбом форм документов – это подготовленный в соответствии с определенными правилами сборник унифицированных форм управленческих документов, разрешенных к применению структурными подразделениями и работниками предприятия (см. рис. 3.9). Функциональное назначение альбома форм документов заключается в следующем:
1) унификация форм представления документированной информации, используемой предприятием;
2) разработка (на основе форм в составе альбома) бланков управленческих документов;
3) соблюдение и последующая оптимизация единого порядка подготовки управленческих документов предприятия.
Общий порядок разработки табеля форм и альбома форм представлен на рис. 3.10[82].
Открытое акционерное общество «Фасет»[83]
ТАБЕЛЬ
ФОРМ ДОКУМЕНТОВ
Рис. 3.8.
Рис. 3.9.
Разработка проектов Табеля форм документов и Альбома форм документов организуется параллельно и предусматривает:Рис. 3.10.
1. Предварительное изучение применяемых предприятием форм управленческих документов.
2. Уточнение состава и вида форм управленческих документов, подлежащих включению в табель и альбом.
3. Уточнение структуры табеля и альбома.
4. Оформление проектов табеля и альбома.
5. Согласование и, в необходимых случаях, уточнение проектов табеля и альбома.
6. Утверждение проектов табеля и альбома.
Работа по разработке проектов табеля и альбома начинается с предварительного изучения применяемых предприятием форм управленческих документов. Выполнение этого этапа позволит разработчикам установить соответствие состава управленческой документации предприятия:
задачам управления его деятельностью;
текущим и перспективным потребностям предприятия в различных видах документированной информации.
Таким образом, предварительное изучение способствует определению (уточнению) состава и содержания задач управления деятельностью предприятия, а также (в предварительном порядке) степени соответствия состава и вида форм управленческих документов, применяемых предприятием, этим задачам. В конечном счете это, как свидетельствует практика, позволяет повысить эффективность управления деятельностью предприятия и применяемой им документированной информацией.
По результатам предварительного изучения формулируются предложения, направленные на оптимизацию состава управленческой документации предприятия[84]. При этом принимаются во внимание и специфические потребности предприятия в отдельных видах документированной информации и (или) формах управленческих документов.
Конец бесплатного ознакомительного фрагмента