Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6) (Приложение 10) и приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма № Т-6а) применяются для оформления и учета отпусков, предоставляемых работнику (-ам) в соответствии с законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами организации, трудовым договором.
Приказы составляются работником кадровой службы или уполномоченным им на это лицом, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику под расписку. На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска делаются отметки в личной карточке (форма № Т-2).
Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма № Т-8) (Приложение 11) и приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) (форма № Т-8а) применяются для оформления и учета прекращения (расторжения) трудового договора работника (-ов). Приказы составляются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику (-ам) под расписку в порядке, установленном законодательством РФ.
По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежащим образом заверенную копию указанного приказа (распоряжения). В случае, когда приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора невозможно довести до сведения работника или работник отказывается ознакомиться с ним под роспись, на приказе (распоряжении) производится соответствующая запись.
В строке (графе) форм № Т-8 и Т-8а «Основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения)» производится запись в точном соответствии с формулировкой действующего законодательства Российской Федерации со ссылкой на соответствующую статью. В строке (графе) «Документ, номер и дата» делается ссылка на документ, на основании которого готовится приказ и прекращается действие трудового договора, с указанием его даты и номера (заявление работника, медицинское заключение, служебная записка, повестка в военкомат и другие документы).
При прекращении (расторжении) трудового договора материально ответственного лица к приказу (распоряжению) прилагается документ об отсутствии материальных претензий к работнику.
При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в случаях, определенных действующим законодательством РФ, к приказу (распоряжению) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (-ами) (увольнении) прилагается в письменной форме мотивированное мнение выборного профсоюзного органа (при наличии последнего) данной организации.
На основании приказа (распоряжения) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (-ами) (увольнении) делается запись в личной карточке (форма № Т-2), трудовой книжке.
Приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма № Т-11) (Приложение 12) и приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма № Т-11а) применяются для оформления и учета поощрений за успехи в работе. Они составляются на основании представления руководителя структурного подразделения организации, в котором работает работник, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику (-ам) под расписку. На основании приказа (распоряжения) вносится соответствующая запись в личную карточку работника (форма № Т-2) и трудовую книжку работника.
При оформлении всех видов поощрений, кроме денежных вознаграждений (премий), допускается исключение из формы № Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника» реквизита «в сумме ____________________ руб. ____________________ коп.».
В заключение остается заметить, что приказы (распоряжения) о приеме работника (-ов) на работу служат основанием для подтверждения трудового стажа, места работы, занимаемой должности и других фактов трудовой биографии работника. В соответствии с п. «б» ст. 6 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в результате деятельности организаций, с указанием сроков хранения для приказов по личному составу (в том числе приказов (распоряжений) о приеме) установлен срок хранения 75 лет. При ликвидации предприятия они в обязательном порядке подлежат сдаче в архив. Копии приказов, подшитые в личное дело руководителя, хранятся вместе с ним постоянно, а личные дела работников – 75 лет (ст. 337 Перечня). Копии приказов, не вошедшие в личные дела, имеют срок хранения пять лет (ст. 343 Перечня). Для не завизированных или не подписанных руководителем, отклоненных проектов приказов устанавливается срок хранения один год (ст. 7 Перечня).
Хотелось бы сказать несколько слов о регистрации приказов по личному составу.
Регистрации в журнале подлежат в основном сложные приказы, унифицированные приказы фиксируются, например, в журнале о приеме и увольнении работников, в журнале приказов о предоставлении отпусков.
Предлагаем следующую форму регистрации приказов.
Можно вести данный журнал в электронном виде, но на бумажном носителе вернее и удобнее.
3.3. Порядок ведения и хранения трудовых книжек
Приказы составляются работником кадровой службы или уполномоченным им на это лицом, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику под расписку. На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска делаются отметки в личной карточке (форма № Т-2).
Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма № Т-8) (Приложение 11) и приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) (форма № Т-8а) применяются для оформления и учета прекращения (расторжения) трудового договора работника (-ов). Приказы составляются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику (-ам) под расписку в порядке, установленном законодательством РФ.
По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежащим образом заверенную копию указанного приказа (распоряжения). В случае, когда приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора невозможно довести до сведения работника или работник отказывается ознакомиться с ним под роспись, на приказе (распоряжении) производится соответствующая запись.
В строке (графе) форм № Т-8 и Т-8а «Основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения)» производится запись в точном соответствии с формулировкой действующего законодательства Российской Федерации со ссылкой на соответствующую статью. В строке (графе) «Документ, номер и дата» делается ссылка на документ, на основании которого готовится приказ и прекращается действие трудового договора, с указанием его даты и номера (заявление работника, медицинское заключение, служебная записка, повестка в военкомат и другие документы).
При прекращении (расторжении) трудового договора материально ответственного лица к приказу (распоряжению) прилагается документ об отсутствии материальных претензий к работнику.
При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в случаях, определенных действующим законодательством РФ, к приказу (распоряжению) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (-ами) (увольнении) прилагается в письменной форме мотивированное мнение выборного профсоюзного органа (при наличии последнего) данной организации.
На основании приказа (распоряжения) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (-ами) (увольнении) делается запись в личной карточке (форма № Т-2), трудовой книжке.
Приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма № Т-11) (Приложение 12) и приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма № Т-11а) применяются для оформления и учета поощрений за успехи в работе. Они составляются на основании представления руководителя структурного подразделения организации, в котором работает работник, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику (-ам) под расписку. На основании приказа (распоряжения) вносится соответствующая запись в личную карточку работника (форма № Т-2) и трудовую книжку работника.
При оформлении всех видов поощрений, кроме денежных вознаграждений (премий), допускается исключение из формы № Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника» реквизита «в сумме ____________________ руб. ____________________ коп.».
В заключение остается заметить, что приказы (распоряжения) о приеме работника (-ов) на работу служат основанием для подтверждения трудового стажа, места работы, занимаемой должности и других фактов трудовой биографии работника. В соответствии с п. «б» ст. 6 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в результате деятельности организаций, с указанием сроков хранения для приказов по личному составу (в том числе приказов (распоряжений) о приеме) установлен срок хранения 75 лет. При ликвидации предприятия они в обязательном порядке подлежат сдаче в архив. Копии приказов, подшитые в личное дело руководителя, хранятся вместе с ним постоянно, а личные дела работников – 75 лет (ст. 337 Перечня). Копии приказов, не вошедшие в личные дела, имеют срок хранения пять лет (ст. 343 Перечня). Для не завизированных или не подписанных руководителем, отклоненных проектов приказов устанавливается срок хранения один год (ст. 7 Перечня).
Хотелось бы сказать несколько слов о регистрации приказов по личному составу.
Регистрации в журнале подлежат в основном сложные приказы, унифицированные приказы фиксируются, например, в журнале о приеме и увольнении работников, в журнале приказов о предоставлении отпусков.
Предлагаем следующую форму регистрации приказов.
Можно вести данный журнал в электронном виде, но на бумажном носителе вернее и удобнее.
3.3. Порядок ведения и хранения трудовых книжек
Трудовая книжка является одним из основных документов, подтверждающих трудовую деятельность.
Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» (с изм. от 6 февраля 2004 г.) (далее – Постановление № 225) введены новые трудовые книжки и вкладыши к ним.
По формату новая трудовая книжка приближена к паспорту. Книжка состоит из 44 страниц, изменен цвет обложки с зеленого на серый. На обложке отпечатан фольгой герб России и название бланка «Трудовая книжка». При изготовлении книжек использованы современные полиграфические технологии, специальное оборудование, а также усилена защищенность. Разработана новая бумага с химзащитой и эксклюзивным водяным знаком, состоящим из аббревиатуры «ТК». Применение в печати сложных графических сеток, ирисовой печати, а также шитье книжки защищенными нитками специальным швом, исключающим возможность замены листов.
Вкладыши нового образца имеют 36 листов и исполнены так же, как и трудовая книжка. Вкладыш имеет бумажную обложку серого цвета. Графы трудовой книжки изготовлены в соответствии с утвержденной формой.
Необходимость замены трудовых книжек и вкладышей к ним обусловлена заменой российской символики и необходимостью более эффективно защищать документ, на основании которого гражданину впоследствии начисляется пенсия.
В соответствии с п. 2 Постановления № 225 трудовые книжки ранее установленных образцов (1938 и 1974 гг.), а также трудовые книжки колхозников остаются действительны и обмену на новые не подлежат.
В соответствии с п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением № 225) (далее – Правила) ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. В сложившейся практике такой приказ обычно издается в небольшой организации, где штатным расписанием не предусмотрен не только отдел кадров, но и должность специалиста по кадрам. Трудовые книжки в такой организации могут вести бухгалтеры или секретари и другие, совмещая эту работу с основной деятельностью по трудовому договору. В крупных организациях, имеющих в своей структуре отделы кадров, как правило, вместо издания приказа о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками включают соответствующую информацию в должностные инструкции работников этого отдела. Такой подход является, на мой взгляд, более практичным, так как прием на работу специалиста по кадрам, должность которого предусматривает ведение трудовых книжек, оформляется приказом. Издание дополнительного приказа о назначении такого работника ответственным за ведение трудовых книжек представляется излишним.
По записям в трудовой книжке можно определить характер выполняемой работы, общий и непрерывный трудовой стаж, а также сведения, дающие право работнику на льготы и преимущества при назначении пособий по социальному страхованию, выплате повышенных ставок и окладов, назначении пенсий, в том числе на льготных условиях; причины переводов на другую работу и увольнений. В трудовой книжке отмечаются данные о поощрениях и награждениях, свидетельствующие о добросовестном отношении работника к труду.
Каждый кадровый работник обязан проводить определенную поэтапную работу с трудовыми книжками: во-первых проверка записей, сделанных на предыдущих работах или, в случае начинающих трудовую деятельность, заведение трудовой книжки, а также при необходимости заведение вкладышей в трудовые книжки; во-вторых, внесение соответствующих записей при приеме, переводе, увольнении; в-третьих учет и оформление выдачи трудовых книжек на руки; и наконец, сдача трудовых книжек в органы социального обеспечения при выходе работника на пенсию.
Необходимо пояснить какими нормативными актами регламентирован процесс оформления, ведения и хранения трудовых книжек:
1) прежде всего это Трудовой кодекс РФ, в котором данному вопросу уделено очень мало внимания – ст. ст. 65, 66 и 309;
2) Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225;
3) Постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»;
4) Постановление Правительства РФ от 24 июля 2002 г. № 555 «Об утверждении Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий» (с изм. от 8 августа 2003 г.);
5) Постановление СМ СССР от 13 апреля 1973 г. № 252 «Об утверждении правил исчисления непрерывного трудового стажа рабочих и служащих при назначении пособий по государственному социальному страхованию»;
6) Приказ Минфина РФ от 22 декабря 2003 г. № 117н «О трудовых книжках»;
7) Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утв. Приказом Минфина РФ от 22 декабря 2003 г. № 117н;
8) Постановление Минтруда РФ от 24 июня 1994 г. № 50 «Об утверждении Порядка установления стажа работы при утрате документов в результате чрезвычайных ситуаций».
Трудовые книжки должны вестись в обязательном порядке во всех организациях независимо от форм собственности на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, в случае, если работа в этой организации является для работников основной.
В соответствии с внесенными изменениями в ст. 309 ТК РФ работодатель – физическое лицо, являющийся индивидуальным предпринимателем, обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, если данная работа для работников является основной. Работодатель – физическое лицо, не являющийся индивидуальным предпринимателем, не имеет права производить записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые. Документом, подтверждающим период работы у такого работодателя, является трудовой договор, заключенный в письменной форме.
Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу, а не через месяц или когда вдруг работнику понадобится копия трудовой книжки.
В трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:
1) фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) – на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
2) образование – на основании документов об образовании.
Инструкция по заполнению трудовых книжек предлагает следующие варианты записи об образовании: основное общее, среднее общее, начальное профессиональное, высшее профессиональное, послевузовское профессиональное образование. Для студентов, обучающихся на дневных отделениях, образование указывается на основании справки учебного заведения, зачетной книжки, студенческого билета, заверенных соответствующим образом;
3) профессия и/или специальность – на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов.
Трудовая функция определяется путем установления сторонами трудового договора профессии, специальности, квалификации для рабочего или должности для служащего, по которой будет работать работник.
Профессия – это вид трудовой деятельности, определяемый характером и целью трудовых функций.
Специальность – это более дробное деление профессии, одна из ее разновидностей. Специальность зависит от характера навыков и знаний по данной профессии, приобретенных в процессе специального образования.
Квалификация – это уровень подготовки, опыта, знаний по данной специальности, определяемый для рабочих разрядами работ, которые они могут выполнять (например, слесарь 3-го разряда), а для служащих – специальным образованием, занимаемой должностью, званием.[13] О присвоении квалификации по определенной специальности свидетельствует диплом специалиста. Обращаем ваше внимание на то, что постановлением Госстандарта России от 30 сентября 2003 года № 276-ст (ОКСО) принят и введен в действие Общероссийский классификатор специальностей по образованию ОК 009-20037.
После заполнения трудовой книжки в соответствии с п. 2.2 Инструкции работник своей подписью на первой странице заверяет правильность внесенных записей. Обращаем ваше внимание на то, что он ставит только свою подпись, никакой дополнительной информации типа «С записями ознакомлен» вносить не следует.
Ниже расписывается сотрудник кадровой службы или другое уполномоченное для ведения трудовых книжек должностное лицо.
В левом нижнем углу титульного листа трудовой книжки ставится печать организации.
За время трудовой деятельности в жизни каждого человека происходят различные события, благодаря которым некоторые меняют свои анкетно-биографические данные.
Прежде всего надо пояснить, что данные изменения производятся на основании заявления работника, написанного им лично на имя руководителя предприятия, в котором он должен обратиться с просьбой о внесении изменений в соответствующие документы. При этом необходимо потребовать у работника документы подтверждающие соответствующие изменения: свидетельство о заключении брака, свидетельство о расторжении брака, свидетельство об изменении фамилии, отчества, имени. С представленных документов снимается копия, которая заверяется в предусмотренном порядке и подшивается в личное дело работника. Затем издается приказ об изменении анкетно-биографических данных. Изменения в трудовую книжку вносятся на основании вышеуказанных представленных документов, а в другие документы отдела кадров, бухгалтерии, службы безопасности и иных структурных подразделений – на основании приказа руководителя организации.
Изменения фиксируются на титульном листе трудовой книжки. Прежние данные должны легко прочитываться, поэтому они аккуратно зачеркиваются одной чертой и сверху пишется новая фамилия, отчество или имя. На внутренней стороне обложки трудовой книжки дается описание внесенных изменений, например, «Фамилия Иванова изменена на фамилию Петрова». Ниже указываются документы, служащие основанием для внесения изменений (например, изменение фамилии в связи с замужеством): свидетельство о браке и паспорт. Затем – наименование должности, подпись и расшифровка подписи специалиста, внесшего изменения. Подпись ответственного должностного лица скрепляется печатью организации (или печатью кадровой службы, если подписывает работник отдела кадров).
Точно таким же способом вносятся изменения на титульный лист трудовой книжки при смене фамилии на основании свидетельства о разводе, паспорта; при смене фамилии, отчества, имени – свидетельства об изменении фамилии, имени, отчества, паспорта.
Обращаем ваше внимание на то, что обязательным условием является указание вторым документом для основания при изменении анкетно-биографических данных – паспорт. Даже надо уточнить, что паспорт является ПЕРВЫМ документом, так как именно паспорт является основным документом, удостоверяющим личность. Трудовая книжка заполняется именно на основании паспорта, но в паспорте невозможно проследить изменение фамилии, поэтому дополнительная ссылка дается на свидетельство о браке, разводе, изменении фамилии, имени, отчества.
На титульный лист трудовой книжки вносятся также сведения об изменении образования, профессии или специальности в соответствии с полученными документами об образовании. Порядок обращения аналогичен порядку при смене фамилии, отчества, имени. Изменения вносятся путем дополнения уже имеющихся записей или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей, через запятую.
Пункт 2.4 Инструкции не содержит указаний на то, что при внесении изменений в строку «Образование» делать ссылку на соответствующий документ, но на практике кадровики часто делают соответствующие записи.
Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер.
Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц – двузначными, год – четырехзначными). Например, если работник принят на работу 01 сентября 2005 г. в трудовой книжке делается запись: «01.09.2005».
Записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета. Не допускаются сокращения, например, не допускается писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен» и т. п.
С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.
Если трудовая книжка заводится впервые, а до этого работник нигде не работал, писать «Стажа до поступления на работу не имел» не надо.
Согласно п. 21 Правил, в трудовую книжку вносятся записи, если работник до поступления на работу:
1) состоял на военной службе, служил в органах внутренних дел, таможенных органах;
2) обучался на курсах и в школах по повышению квалификации, переквалификации и подготовке кадров (если при этом он получал заработную плату и с нее производились отчисления в Пенсионный фонд РФ).
В графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии).
Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу.
В графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации.
В графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу. Записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации. В случае если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименования этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками.
Изменения и дополнения, внесенные в установленном порядке в квалификационные справочники, штатное расписание организации, доводятся до сведения работников, после чего в их трудовые книжки на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя вносятся соответствующие изменения и дополнения.
Если работнику в период работы присваивается новый разряд (класс, категория и т. п.), то об этом в установленном порядке производится соответствующая запись.
Установление работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации отмечается в трудовой книжке с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации.
По желанию работника запись в трудовую книжку сведений о работе по совместительству производится по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. В графе 1 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата приема на работу в качестве совместителя, в графе 3 делается запись о принятии или назначении в качестве совместителя в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации, в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер. В таком же порядке производится запись об увольнении с этой работы.
А нужна ли вообще запись о работе по совместительству? Пунктом 2 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий, утвержденными постановлением Правительства РФ от 24 июля 2002 г. № 555 (с изм. от 8 августа 2003) (далее – Правила подсчета), в страховой стаж включаются периоды работы и (или) иной деятельности:
1) выполнявшейся на территории РФ лицами, застрахованными в соответствии с законодательством РФ об обязательном пенсионном страховании;
2) выполнявшейся застрахованными лицами за пределами РФ, в случаях, предусмотренных законодательством РФ или международными договорами РФ, либо в случае уплаты страховых взносов в ПФР на добровольной основе;
3) иные периоды.
Указанные периоды подтверждаются сведениями индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования.
Таким образом, в целях назначения пенсии и установления ее размера с 1 января 2002 г. трудовая книжка и другие документы, которые ведутся и выдаются работодателем, утрачивают свое значение. Пенсионные органы при решении указанных вопросов будут исходить из имеющихся у них сведений о количестве оплаченных страховых лет, о размерах поступивших на счет застрахованного лица платежей, о росте пенсионного капитала и др.
Кроме того, при подсчете страхового стажа подтверждаются периоды работы и (или) иной деятельности и иные периоды до регистрации гражданина в качестве застрахованного лица в соответствии с Федеральным законом от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (с изм. и доп. от 25 октября 2001 г., 31 декабря 2002 г., 9 мая 2005 г.). При этом основным документом, подтверждающим периоды работы по трудовому договору, является трудовая книжка установленного образца.
Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» (с изм. от 6 февраля 2004 г.) (далее – Постановление № 225) введены новые трудовые книжки и вкладыши к ним.
По формату новая трудовая книжка приближена к паспорту. Книжка состоит из 44 страниц, изменен цвет обложки с зеленого на серый. На обложке отпечатан фольгой герб России и название бланка «Трудовая книжка». При изготовлении книжек использованы современные полиграфические технологии, специальное оборудование, а также усилена защищенность. Разработана новая бумага с химзащитой и эксклюзивным водяным знаком, состоящим из аббревиатуры «ТК». Применение в печати сложных графических сеток, ирисовой печати, а также шитье книжки защищенными нитками специальным швом, исключающим возможность замены листов.
Вкладыши нового образца имеют 36 листов и исполнены так же, как и трудовая книжка. Вкладыш имеет бумажную обложку серого цвета. Графы трудовой книжки изготовлены в соответствии с утвержденной формой.
Необходимость замены трудовых книжек и вкладышей к ним обусловлена заменой российской символики и необходимостью более эффективно защищать документ, на основании которого гражданину впоследствии начисляется пенсия.
В соответствии с п. 2 Постановления № 225 трудовые книжки ранее установленных образцов (1938 и 1974 гг.), а также трудовые книжки колхозников остаются действительны и обмену на новые не подлежат.
В соответствии с п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением № 225) (далее – Правила) ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. В сложившейся практике такой приказ обычно издается в небольшой организации, где штатным расписанием не предусмотрен не только отдел кадров, но и должность специалиста по кадрам. Трудовые книжки в такой организации могут вести бухгалтеры или секретари и другие, совмещая эту работу с основной деятельностью по трудовому договору. В крупных организациях, имеющих в своей структуре отделы кадров, как правило, вместо издания приказа о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками включают соответствующую информацию в должностные инструкции работников этого отдела. Такой подход является, на мой взгляд, более практичным, так как прием на работу специалиста по кадрам, должность которого предусматривает ведение трудовых книжек, оформляется приказом. Издание дополнительного приказа о назначении такого работника ответственным за ведение трудовых книжек представляется излишним.
По записям в трудовой книжке можно определить характер выполняемой работы, общий и непрерывный трудовой стаж, а также сведения, дающие право работнику на льготы и преимущества при назначении пособий по социальному страхованию, выплате повышенных ставок и окладов, назначении пенсий, в том числе на льготных условиях; причины переводов на другую работу и увольнений. В трудовой книжке отмечаются данные о поощрениях и награждениях, свидетельствующие о добросовестном отношении работника к труду.
Каждый кадровый работник обязан проводить определенную поэтапную работу с трудовыми книжками: во-первых проверка записей, сделанных на предыдущих работах или, в случае начинающих трудовую деятельность, заведение трудовой книжки, а также при необходимости заведение вкладышей в трудовые книжки; во-вторых, внесение соответствующих записей при приеме, переводе, увольнении; в-третьих учет и оформление выдачи трудовых книжек на руки; и наконец, сдача трудовых книжек в органы социального обеспечения при выходе работника на пенсию.
Необходимо пояснить какими нормативными актами регламентирован процесс оформления, ведения и хранения трудовых книжек:
1) прежде всего это Трудовой кодекс РФ, в котором данному вопросу уделено очень мало внимания – ст. ст. 65, 66 и 309;
2) Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225;
3) Постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»;
4) Постановление Правительства РФ от 24 июля 2002 г. № 555 «Об утверждении Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий» (с изм. от 8 августа 2003 г.);
5) Постановление СМ СССР от 13 апреля 1973 г. № 252 «Об утверждении правил исчисления непрерывного трудового стажа рабочих и служащих при назначении пособий по государственному социальному страхованию»;
6) Приказ Минфина РФ от 22 декабря 2003 г. № 117н «О трудовых книжках»;
7) Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утв. Приказом Минфина РФ от 22 декабря 2003 г. № 117н;
8) Постановление Минтруда РФ от 24 июня 1994 г. № 50 «Об утверждении Порядка установления стажа работы при утрате документов в результате чрезвычайных ситуаций».
Трудовые книжки должны вестись в обязательном порядке во всех организациях независимо от форм собственности на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, в случае, если работа в этой организации является для работников основной.
В соответствии с внесенными изменениями в ст. 309 ТК РФ работодатель – физическое лицо, являющийся индивидуальным предпринимателем, обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, если данная работа для работников является основной. Работодатель – физическое лицо, не являющийся индивидуальным предпринимателем, не имеет права производить записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые. Документом, подтверждающим период работы у такого работодателя, является трудовой договор, заключенный в письменной форме.
Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу, а не через месяц или когда вдруг работнику понадобится копия трудовой книжки.
В трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:
1) фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) – на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
2) образование – на основании документов об образовании.
Инструкция по заполнению трудовых книжек предлагает следующие варианты записи об образовании: основное общее, среднее общее, начальное профессиональное, высшее профессиональное, послевузовское профессиональное образование. Для студентов, обучающихся на дневных отделениях, образование указывается на основании справки учебного заведения, зачетной книжки, студенческого билета, заверенных соответствующим образом;
3) профессия и/или специальность – на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов.
Трудовая функция определяется путем установления сторонами трудового договора профессии, специальности, квалификации для рабочего или должности для служащего, по которой будет работать работник.
Профессия – это вид трудовой деятельности, определяемый характером и целью трудовых функций.
Специальность – это более дробное деление профессии, одна из ее разновидностей. Специальность зависит от характера навыков и знаний по данной профессии, приобретенных в процессе специального образования.
Квалификация – это уровень подготовки, опыта, знаний по данной специальности, определяемый для рабочих разрядами работ, которые они могут выполнять (например, слесарь 3-го разряда), а для служащих – специальным образованием, занимаемой должностью, званием.[13] О присвоении квалификации по определенной специальности свидетельствует диплом специалиста. Обращаем ваше внимание на то, что постановлением Госстандарта России от 30 сентября 2003 года № 276-ст (ОКСО) принят и введен в действие Общероссийский классификатор специальностей по образованию ОК 009-20037.
После заполнения трудовой книжки в соответствии с п. 2.2 Инструкции работник своей подписью на первой странице заверяет правильность внесенных записей. Обращаем ваше внимание на то, что он ставит только свою подпись, никакой дополнительной информации типа «С записями ознакомлен» вносить не следует.
Ниже расписывается сотрудник кадровой службы или другое уполномоченное для ведения трудовых книжек должностное лицо.
В левом нижнем углу титульного листа трудовой книжки ставится печать организации.
За время трудовой деятельности в жизни каждого человека происходят различные события, благодаря которым некоторые меняют свои анкетно-биографические данные.
Прежде всего надо пояснить, что данные изменения производятся на основании заявления работника, написанного им лично на имя руководителя предприятия, в котором он должен обратиться с просьбой о внесении изменений в соответствующие документы. При этом необходимо потребовать у работника документы подтверждающие соответствующие изменения: свидетельство о заключении брака, свидетельство о расторжении брака, свидетельство об изменении фамилии, отчества, имени. С представленных документов снимается копия, которая заверяется в предусмотренном порядке и подшивается в личное дело работника. Затем издается приказ об изменении анкетно-биографических данных. Изменения в трудовую книжку вносятся на основании вышеуказанных представленных документов, а в другие документы отдела кадров, бухгалтерии, службы безопасности и иных структурных подразделений – на основании приказа руководителя организации.
Изменения фиксируются на титульном листе трудовой книжки. Прежние данные должны легко прочитываться, поэтому они аккуратно зачеркиваются одной чертой и сверху пишется новая фамилия, отчество или имя. На внутренней стороне обложки трудовой книжки дается описание внесенных изменений, например, «Фамилия Иванова изменена на фамилию Петрова». Ниже указываются документы, служащие основанием для внесения изменений (например, изменение фамилии в связи с замужеством): свидетельство о браке и паспорт. Затем – наименование должности, подпись и расшифровка подписи специалиста, внесшего изменения. Подпись ответственного должностного лица скрепляется печатью организации (или печатью кадровой службы, если подписывает работник отдела кадров).
Точно таким же способом вносятся изменения на титульный лист трудовой книжки при смене фамилии на основании свидетельства о разводе, паспорта; при смене фамилии, отчества, имени – свидетельства об изменении фамилии, имени, отчества, паспорта.
Обращаем ваше внимание на то, что обязательным условием является указание вторым документом для основания при изменении анкетно-биографических данных – паспорт. Даже надо уточнить, что паспорт является ПЕРВЫМ документом, так как именно паспорт является основным документом, удостоверяющим личность. Трудовая книжка заполняется именно на основании паспорта, но в паспорте невозможно проследить изменение фамилии, поэтому дополнительная ссылка дается на свидетельство о браке, разводе, изменении фамилии, имени, отчества.
На титульный лист трудовой книжки вносятся также сведения об изменении образования, профессии или специальности в соответствии с полученными документами об образовании. Порядок обращения аналогичен порядку при смене фамилии, отчества, имени. Изменения вносятся путем дополнения уже имеющихся записей или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей, через запятую.
Пункт 2.4 Инструкции не содержит указаний на то, что при внесении изменений в строку «Образование» делать ссылку на соответствующий документ, но на практике кадровики часто делают соответствующие записи.
Образование «среднее» изменено на образование «высшее». Основание: диплом Саратовского государственного университета им. Чернышевского АН № 25896, выдан 20 июля 2004 г.Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении – в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).
М.П. Специалист по кадрам
ООО «Конфин» Русакова Н.Г. Русакова
Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер.
Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц – двузначными, год – четырехзначными). Например, если работник принят на работу 01 сентября 2005 г. в трудовой книжке делается запись: «01.09.2005».
Записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета. Не допускаются сокращения, например, не допускается писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен» и т. п.
С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.
Если трудовая книжка заводится впервые, а до этого работник нигде не работал, писать «Стажа до поступления на работу не имел» не надо.
Согласно п. 21 Правил, в трудовую книжку вносятся записи, если работник до поступления на работу:
1) состоял на военной службе, служил в органах внутренних дел, таможенных органах;
2) обучался на курсах и в школах по повышению квалификации, переквалификации и подготовке кадров (если при этом он получал заработную плату и с нее производились отчисления в Пенсионный фонд РФ).
В графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии).
Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу.
В графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации.
В графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу. Записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации. В случае если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименования этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками.
Изменения и дополнения, внесенные в установленном порядке в квалификационные справочники, штатное расписание организации, доводятся до сведения работников, после чего в их трудовые книжки на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя вносятся соответствующие изменения и дополнения.
Если работнику в период работы присваивается новый разряд (класс, категория и т. п.), то об этом в установленном порядке производится соответствующая запись.
Установление работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации отмечается в трудовой книжке с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации.
По желанию работника запись в трудовую книжку сведений о работе по совместительству производится по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. В графе 1 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата приема на работу в качестве совместителя, в графе 3 делается запись о принятии или назначении в качестве совместителя в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации, в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер. В таком же порядке производится запись об увольнении с этой работы.
А нужна ли вообще запись о работе по совместительству? Пунктом 2 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий, утвержденными постановлением Правительства РФ от 24 июля 2002 г. № 555 (с изм. от 8 августа 2003) (далее – Правила подсчета), в страховой стаж включаются периоды работы и (или) иной деятельности:
1) выполнявшейся на территории РФ лицами, застрахованными в соответствии с законодательством РФ об обязательном пенсионном страховании;
2) выполнявшейся застрахованными лицами за пределами РФ, в случаях, предусмотренных законодательством РФ или международными договорами РФ, либо в случае уплаты страховых взносов в ПФР на добровольной основе;
3) иные периоды.
Указанные периоды подтверждаются сведениями индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования.
Таким образом, в целях назначения пенсии и установления ее размера с 1 января 2002 г. трудовая книжка и другие документы, которые ведутся и выдаются работодателем, утрачивают свое значение. Пенсионные органы при решении указанных вопросов будут исходить из имеющихся у них сведений о количестве оплаченных страховых лет, о размерах поступивших на счет застрахованного лица платежей, о росте пенсионного капитала и др.
Кроме того, при подсчете страхового стажа подтверждаются периоды работы и (или) иной деятельности и иные периоды до регистрации гражданина в качестве застрахованного лица в соответствии с Федеральным законом от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (с изм. и доп. от 25 октября 2001 г., 31 декабря 2002 г., 9 мая 2005 г.). При этом основным документом, подтверждающим периоды работы по трудовому договору, является трудовая книжка установленного образца.
Конец бесплатного ознакомительного фрагмента