Страница:
Все эти обстоятельства приводят к тому, что бухгалтеры нередко не только не следуют указаниям стандартов, но и зачастую игнорируют их.
Существует несколько причин сложившегося положения, однако главной является нежелание большинства бухгалтеров понять сущность кардинальных перемен, осуществляемых Департаментом методологии бухгалтерского учета и отчетности. Отметим основные особенности и причины сложившейся ситуации, имеющие, по нашему мнению, принципиальный характер.
Во-первых, базовые документы внедряемой системы регулирования – Федеральный закон «О бухгалтерском учете» и набор профессиональных стандартов – имеют более высокий статус, они уже достаточно стабильны и далеко не всегда могут быть «уточнены» подзаконными актами в виде неконтролируемого потока инструкций, рекомендаций и указаний. Определенный недостаток правовой культуры, к сожалению, свойственный не только большинству бухгалтеров, но и представителям бизнеса, мешает им руководствоваться прежде всего законодательными актами, а не ведомственными инструкциями.
С проблемой правового нигилизма столкнулись аудиторские фирмы. Аудиторы предлагали своим клиентам попытаться отстоять их интересы в суде и доказать неправомочность тех или иных подзаконных актов, однако большинство бухгалтеров и руководителей предпочитают не заниматься подобными разбирательствами. Со временем уровень правовой подготовки специалистов, несомненно, будет подниматься.
Во-вторых, предусматриваемая отечественными ПБУ свобода действий бухгалтера в выборе методов и процедур учета, как это ни покажется странным, не приветствуется практическими работниками. Эта проблема сложна прежде всего с психологической позиции – гораздо легче следовать предписаниям, чем брать на себя хотя бы минимальную ответственность.
В-третьих, в решении проблемы выбора немаловажную роль играет фактор профессиональной подготовки бухгалтера и аудитора в области финансовой аналитики, поскольку осознанный выбор нередко основывается на необходимости проведения многовариантных расчетов в рамках ситуационного анализа.
Таким образом, повышение правовой культуры бухгалтера, разработка психологической компоненты бухгалтерского учета, совершенствование профессиональной подготовки бухгалтеров в области финансовой аналитики являются теми новыми направлениями, которые имеют большое значение для развития бухгалтерской профессии.
Решение данных задач возлагается на систему подготовки бухгалтерских кадров, ключевыми элементами которой являются учебные заведения системы высшего образования и Институт профессиональных бухгалтеров России, а также на самих бухгалтеров.
Бухгалтер, принявший документы, оформленные с нарушением правил, несет персональную ответственность.
Контролю подлежит также правильность отражения операций на счетах бухгалтерского учета. Для этого к каждому первичному учетному документу прилагается перечень бухгалтерских записей с указанием даты и фамилии ответственного бухгалтера.
На этом же этапе устанавливается контроль за правильностью оформления первичных учетных документов и отражения на их основании хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета. Некоторые документы учитываются два раза. Например, по накладной материал списан со склада на один объект учета затрат, а затем передан на другой объект учета затрат без оприходования через склад и вновь списан на затраты. В данном случае нарушены правила документооборота «о необходимости отражения движения всех материалов через склад».
Главному бухгалтеру необходимо оптимизировать (или разработать) собственно документооборот, который складывается из общего внутрифирменного документооборота и документооборота внутри бухгалтерии.
При этом устанавливается:
• перечень первичных документов, применяемых на предприятии;
• кто из работников предприятия имеет право подписывать данные документы и несет ответственность за правильность их оформления и своевременность предоставления в бухгалтерию (утверждается руководителем организации);
• рабочая схема действующих отделов организации;
• порядок движения каждого документа между отделами организации и крайний срок предоставления документов конечному потребителю информации (например, бухгалтерии);
• график движения документов внутри бухгалтерии, позволяющий своевременно организовать начисление налогов и составление бухгалтерской отчетности.
После составления графика каждому лицу, участвующему в документообороте, вручается соответствующая выписка и определяется ответственность за невыполнение требований документооборота.
В общем виде график документооборота имеет следующий вид (табл. 1).
Таблица 1. График документооборота
График документооборота позволяет улучшить контроль бухгалтерии за всей работой организации, т. е. повышает эффективность всей учетной работы организации. Бухгалтерия не только принимает и обрабатывает различные документы, но и подготавливает их для хранения. Для быстрого поиска необходимого документа формируется номенклатура дел.
Каждый полученный документ, пройдя обработку, подшивается в папку – дело. Все папки, находящиеся в бухгалтерии, образуют номенклатуру дел бухгалтерии. Список дел оформляется следующим образом (табл. 2).
Таблица 2. Список дел бухгалтерии
Номер дела состоит из двух частей – присвоенного подразделению номера (например, 002 – бухгалтерия) и номера по порядку в бухгалтерии.
Графа «Количество дел» заполняется в конце года.
В «Примечаниях» указывается, на основании какого из перечней устанавливается срок хранения документа: перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий (с указанием срока хранения) либо перечня управленческих документов постоянного срока хранения, образующихся в деятельности негосударственных коммерческих организаций. Технология обработки получаемой информации базируется на анализе первичных учетных документов и выявлении стандартных операций, подлежащих отражению на счетах бухгалтерского учета.
Внутри организаций производится полная инвентаризация имущества, а внутри бухгалтерии производится выверка по счетам учета и выверка взаиморасчетов с контрагентами. При этом на каждого контрагента заводится персональная карточка (вне системы компьютерного учета).
В том случае, если невозможно провести какие-либо из перечисленных мероприятий, главный бухгалтер принимает решение о возможных рисках, связанных с налоговыми правонарушениями, определяет наиболее важные моменты и проверяет только их.
Все эти данные должны быть в обязательном порядке отражены в акте сдачи-приемки работ главным бухгалтером. Этот документ утверждается руководителем организации и может послужить защитой нового главного бухгалтера перед руководством организации за налоговые санкции, обнаруженные ошибки, совершенные его предшественником.
При постановке бухгалтерского учета необходимо составить рабочий план счетов, который должен быть утвержден руководителем организации и соответствовать требованиям нормативных документов Минфина России.
Применяемая технология обработки первичной учетной информации должна позволять не только своевременно формировать отчетность, но и предоставлять возможность оперативного снятия информации и формировать данные для управленческого учета.
Именно система применяемых регистров позволяет наиболее оперативно переходить от данных бухгалтерского учета к управленческому учету.
Технология обработки учетных данных и система применяемых регистров зависят от форм и методов бухгалтерского учета, которые формирует главный бухгалтер. Исходя из объема получаемой информации, степени подготовленности бухгалтеров и ряда других факторов главный бухгалтер выбирает одну из следующих форм бухгалтерского учета:
• мемориально-ордерная форма (с использованием мемориальных ордеров и регистров аналитического учета);
• журнально-ордерная форма (с использованием журналов-ордеров вспомогательных ведомостей, накопительных таблиц аналитического учета, Главной книги);
• упрощенная форма учета для малых предприятий;
• компьютеризированное ведение учета или применение одного из вышеперечисленных способов с использованием компьютерной обработки.
2.3. Нормативная база бухгалтерского учета
Существует несколько причин сложившегося положения, однако главной является нежелание большинства бухгалтеров понять сущность кардинальных перемен, осуществляемых Департаментом методологии бухгалтерского учета и отчетности. Отметим основные особенности и причины сложившейся ситуации, имеющие, по нашему мнению, принципиальный характер.
Во-первых, базовые документы внедряемой системы регулирования – Федеральный закон «О бухгалтерском учете» и набор профессиональных стандартов – имеют более высокий статус, они уже достаточно стабильны и далеко не всегда могут быть «уточнены» подзаконными актами в виде неконтролируемого потока инструкций, рекомендаций и указаний. Определенный недостаток правовой культуры, к сожалению, свойственный не только большинству бухгалтеров, но и представителям бизнеса, мешает им руководствоваться прежде всего законодательными актами, а не ведомственными инструкциями.
С проблемой правового нигилизма столкнулись аудиторские фирмы. Аудиторы предлагали своим клиентам попытаться отстоять их интересы в суде и доказать неправомочность тех или иных подзаконных актов, однако большинство бухгалтеров и руководителей предпочитают не заниматься подобными разбирательствами. Со временем уровень правовой подготовки специалистов, несомненно, будет подниматься.
Во-вторых, предусматриваемая отечественными ПБУ свобода действий бухгалтера в выборе методов и процедур учета, как это ни покажется странным, не приветствуется практическими работниками. Эта проблема сложна прежде всего с психологической позиции – гораздо легче следовать предписаниям, чем брать на себя хотя бы минимальную ответственность.
В-третьих, в решении проблемы выбора немаловажную роль играет фактор профессиональной подготовки бухгалтера и аудитора в области финансовой аналитики, поскольку осознанный выбор нередко основывается на необходимости проведения многовариантных расчетов в рамках ситуационного анализа.
Таким образом, повышение правовой культуры бухгалтера, разработка психологической компоненты бухгалтерского учета, совершенствование профессиональной подготовки бухгалтеров в области финансовой аналитики являются теми новыми направлениями, которые имеют большое значение для развития бухгалтерской профессии.
Решение данных задач возлагается на систему подготовки бухгалтерских кадров, ключевыми элементами которой являются учебные заведения системы высшего образования и Институт профессиональных бухгалтеров России, а также на самих бухгалтеров.
Бухгалтер, принявший документы, оформленные с нарушением правил, несет персональную ответственность.
Контролю подлежит также правильность отражения операций на счетах бухгалтерского учета. Для этого к каждому первичному учетному документу прилагается перечень бухгалтерских записей с указанием даты и фамилии ответственного бухгалтера.
На этом же этапе устанавливается контроль за правильностью оформления первичных учетных документов и отражения на их основании хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета. Некоторые документы учитываются два раза. Например, по накладной материал списан со склада на один объект учета затрат, а затем передан на другой объект учета затрат без оприходования через склад и вновь списан на затраты. В данном случае нарушены правила документооборота «о необходимости отражения движения всех материалов через склад».
Главному бухгалтеру необходимо оптимизировать (или разработать) собственно документооборот, который складывается из общего внутрифирменного документооборота и документооборота внутри бухгалтерии.
При этом устанавливается:
• перечень первичных документов, применяемых на предприятии;
• кто из работников предприятия имеет право подписывать данные документы и несет ответственность за правильность их оформления и своевременность предоставления в бухгалтерию (утверждается руководителем организации);
• рабочая схема действующих отделов организации;
• порядок движения каждого документа между отделами организации и крайний срок предоставления документов конечному потребителю информации (например, бухгалтерии);
• график движения документов внутри бухгалтерии, позволяющий своевременно организовать начисление налогов и составление бухгалтерской отчетности.
После составления графика каждому лицу, участвующему в документообороте, вручается соответствующая выписка и определяется ответственность за невыполнение требований документооборота.
В общем виде график документооборота имеет следующий вид (табл. 1).
Таблица 1. График документооборота
Каждый полученный документ, пройдя обработку, подшивается в папку – дело. Все папки, находящиеся в бухгалтерии, образуют номенклатуру дел бухгалтерии. Список дел оформляется следующим образом (табл. 2).
Таблица 2. Список дел бухгалтерии
Графа «Количество дел» заполняется в конце года.
В «Примечаниях» указывается, на основании какого из перечней устанавливается срок хранения документа: перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий (с указанием срока хранения) либо перечня управленческих документов постоянного срока хранения, образующихся в деятельности негосударственных коммерческих организаций. Технология обработки получаемой информации базируется на анализе первичных учетных документов и выявлении стандартных операций, подлежащих отражению на счетах бухгалтерского учета.
Внутри организаций производится полная инвентаризация имущества, а внутри бухгалтерии производится выверка по счетам учета и выверка взаиморасчетов с контрагентами. При этом на каждого контрагента заводится персональная карточка (вне системы компьютерного учета).
В том случае, если невозможно провести какие-либо из перечисленных мероприятий, главный бухгалтер принимает решение о возможных рисках, связанных с налоговыми правонарушениями, определяет наиболее важные моменты и проверяет только их.
Все эти данные должны быть в обязательном порядке отражены в акте сдачи-приемки работ главным бухгалтером. Этот документ утверждается руководителем организации и может послужить защитой нового главного бухгалтера перед руководством организации за налоговые санкции, обнаруженные ошибки, совершенные его предшественником.
При постановке бухгалтерского учета необходимо составить рабочий план счетов, который должен быть утвержден руководителем организации и соответствовать требованиям нормативных документов Минфина России.
Применяемая технология обработки первичной учетной информации должна позволять не только своевременно формировать отчетность, но и предоставлять возможность оперативного снятия информации и формировать данные для управленческого учета.
Именно система применяемых регистров позволяет наиболее оперативно переходить от данных бухгалтерского учета к управленческому учету.
Технология обработки учетных данных и система применяемых регистров зависят от форм и методов бухгалтерского учета, которые формирует главный бухгалтер. Исходя из объема получаемой информации, степени подготовленности бухгалтеров и ряда других факторов главный бухгалтер выбирает одну из следующих форм бухгалтерского учета:
• мемориально-ордерная форма (с использованием мемориальных ордеров и регистров аналитического учета);
• журнально-ордерная форма (с использованием журналов-ордеров вспомогательных ведомостей, накопительных таблиц аналитического учета, Главной книги);
• упрощенная форма учета для малых предприятий;
• компьютеризированное ведение учета или применение одного из вышеперечисленных способов с использованием компьютерной обработки.
2.3. Нормативная база бухгалтерского учета
2.3.1. Перечень типовых учетных документов
Документом называется письменное подтверждение выполнения той или иной хозяйственной операции и права на ее совершение. Оформление производственных, финансовых и хозяйственных операций документами называется документированием.
Документирование хозяйственных операций является вторым принципом бухгалтерского учета и представляет собой сплошное первичное отражение объектов учета и непрерывно совершающихся хозяйственных операций в первичных документах.
На основе документов, составляемых на каждую хозяйственную операцию, получают исходную информацию, используемую впоследствии для исчисления обобщающих показателей о хозяйственных процессах. Документы составляются с соблюдением определенных правил и юридических требований, что придает их данным доказательную силу. Все первичные документы должны составляться своевременно, в момент совершения операций, и содержать следующие обязательные реквизиты:
• название документа (приходный орден, накладная и т. д.);
• название и адрес организации, составившей документ;
• указание сторон, участвовавших в совершении хозяйственной операции, оформленной данным документом, дату составления документа;
• содержание хозяйственной операции и ее основание;
• измерители операции (натуральные, трудовые, денежные);
• подписи лиц, ответственных за операции и правильность их оформления в документе.
Остальные реквизиты определяются характером оформляемых хозяйственных операций. От качества первичного документа зависит правильность бухгалтерского учета и дальнейших выводов из него. Поэтому первичные документы, поступающие в бухгалтерию, должны проверяться по форме (полнота и правильность их оформления) и по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка от сходных показателей).
В документах, как в текстовых, так и в цифровых, недопустимы помарки, подчистки и т. п. Ошибки в документах исправляются чернилами путем зачеркивания неправильного текста или суммы и написания над зачеркнутым нового, т. е. правильного, текста или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое. Всякое исправление ошибки в документе должно быть оговорено на этом документе и подтверждено лицами, подписавшими неправильный документ. В кассовых и банковских документах никакие исправления и оговорки не допускаются.
Все документы, служащие основанием для бухгалтерского учета, должны представляться в бухгалтерию в порядке и в сроки, предусмотренные графиком (называемым документооборотом), который разрабатывается главным бухгалтером предприятия и является одним из элементов учетной политики, разрабатываемой на отчетный год и утверждаемой приказом руководителя.
График необходим для правильной организации и планирования учетного процесса. Он представляет собой перечень исполнителей, сроков поступления документов в бухгалтерию от оперативных работников (кладовщиков, мастеров и др.), сроков обработки и прохождения документов внутри учетного аппарата и завершения всех работ в зачетный период вплоть до составления бухгалтерского баланса и отчетности. График утверждается и вводится в действие приказом руководителя, с тем чтобы он был безоговорочно обязательным не только для счетных, но и для связанных с учетом других работников.
К первичным документам, принимаемым к исполнению, относятся следующие.
Документы по учету основных средств и нематериальных активов (утверждены постановлением Госкомстата РФ от 21 января 2003 г. № 7 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств»):
ф. № ОС-1а Акт о приеме-передаче здания (сооружения) – для выполнения проводки по окончании строительства и ввода объекта в эксплуатацию;
ф. № ОС-1 Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) – для выполнения проводки по зачислению поступивших по разным причинам основных средств или выбытию;
ф. № ОС-2 Накладная на внутренние перемещения основных средств — при передаче объекта от одного подотчетного лица другому;
ф. № ОС-3 Акт приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов — для выполнения проводки по удорожанию объекта;
ф. № ОС-4 Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) – для выполнения проводки при ликвидации любого объекта основных средств;
ф. № ОС-4а Акт о списании автотранспортных средств;
ф. № ОС-6 Инвентарная карточка учета основных средств — для учета зданий и сооружений;
ф. № ОС-7 Инвентарная карточка учета основных средств (для машин, оборудования, инструмента, инвентаря);
ф. № ОС-8 Инвентарная карточка учета основных средств (для животных и многолетних насаждений);
ф. № ОС-9 Инвентарная карточка группового учета однородных объектов ОС;
ф. № ОС-10 Опись инвентарных карточек по учету средств;
ф. № ОС-11 Инвентарная книга учета основных средств;
ф. № ОС-12 Карточка учета движения основных средств;
ф. № ОС-13 Инвентарный список основных средств (по месту их нахождения и эксплуатации).
Документы по учету сырья и материалов (утвержденные постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а):
ф. № М-1 Журнал учета поступающих грузов;
ф. № М-2 Доверенность;
ф. № М-2а Журнал учета выданных доверенностей;
ф. № М-3 Приходный складской ордер однострочный — для оприходования поступающих на склад материалов;
ф. № М-4 Приходный складской ордер многострочный — для оприходования поступающих на склад материалов;
ф. № М-7 Акт о приемке материалов;
ф. М-10 Требования однострочные — для отпуска материалов в производство;
ф. № М-11 Требования многострочные — для отпуска материалов в производство;
ф. № М-12 Накладная однострочная — на перемещение материальных ценностей со склада на склад;
ф. № М-13 Накладная многострочная — на перемещение материальных ценностей со склада на склад;
ф. № М-14 Накладная однострочная — на отпуск материалов на сторону;
ф. № М-15 Накладная многострочная — на отпуск материалов на сторону;
ф. № М-17 Карточка складского учета материалов;
ф. № М-18 Реестр приемки-сдачи документов;
ф. № М-20 Ведомость учета остатков материалов на складе;
ф. № М-34 Сигнальная справка об отклонениях фактических остатков от установленных норм запаса.
Документы по учету кассовых операций (утверждены постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»):
№ КО-1 Приходный кассовый ордер — для оформления операций поступления наличных средств в кассу по любым основаниям от одного лица;
ф. № КО-2 Расходный кассовый ордер — для оформления выдачи наличных средств из кассы на любые нужды одному лицу;
ф. № КО-3 Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов;
ф. № КО-4 Кассовая книга;
ф. № КО-5 Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств;
ф. № Т-53 Платежная ведомость — для выплаты зарплаты и других платежей одновременно нескольким лицам.
Документы по учету банковских операций:
ф. № 0401002 Платежное поручение — для оформления операций на банковских счетах предприятия (зачисление или списание);
ф. № 872-а Сводное платежное поручение — для оформления операций на банковских счетах предприятия (зачисление или списание) одновременно в адреса нескольких получателей, обслуживаемых одним банком;
ф. № 0401004 Инкассовое платежное поручение — для безакцептного списания средств со счета предприятия в случаях, установленных законодательством;
ф. № 0401005 Заявление на аккредитив — это перечисление по поручению предприятия определенной суммы в банк поставщика для оперативной оплаты по предъявлении отгрузочных документов поставщиком в свой банк.
Реестр чека — для передачи в свой банк одного или нескольких чеков из лимитированной чековой книжки покупателей и снятия со специальных счетов покупателей в их банках определенных сумм для зачисления на расчетный счет продавца.
Мемориальный банковский ордер — служит для списания или зачисления на счет предприятия безналичных средств по распоряжению обслуживающего банка.
Документы по учету коммерческих операций:
счет или счет-фактура – это документ, выписываемый продавцом на отгружаемую продукцию, в котором указывается количество отгружаемой продукции по каждому наименованию, цена, сумма, накладные расходы и общая сумма, подлежащая оплате покупателем.
Документы по учету рабочего времени и начислению зарплаты (утверждены постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»):
ф. № Т-1 Приказ (распоряжение) о приеме на работу;
ф. № Т-2 Личная карточка работника;
ф. № Т-5 Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу;
ф. № Т-6 Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска;
ф. № Т-8 Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора;
ф. № Т-12 Табель учета использования рабочего времени и расчета оплаты труда — для учета явки на работу или причин отсутствия для начисления оплаты работникам по окладам или тарифным ставкам;
Сдельный наряд, служащий основанием для начисления зарплаты за конкретный вид работы по установленным расценкам;
Листок нетрудоспособности — для оплаты за время отсутствия на работе по причине заболевания;
ф. № Т-51 Расчетная ведомость;
ф. № Т-53 Платежная ведомость;
ф. № Т-54 Лицевой счет;
ф. № АО-1 Авансовый отчет — для зачета использованных средств, полученных под конкретные цели. Их образцы приведены в постановлении Госкомстата РФ от 1 августа 2001 г. № 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации» № АО-1 «Авансовый отчет».
Всего применяется в зависимости от объема продукции номенклатуры выпускаемых изделий (работ, услуг), количества работающих и сложности применяемой оплаты труда около 182 видов первичных документов, являющихся основанием для выполнения записей информации на бухгалтерских счетах. В переходный период к международным стандартам в бухгалтерском учете любое предприятие с численностью до полутора тысяч человек и при небольшой номенклатуре видов продукции может вести учет, используя из рекомендуемого перечня не более тридцати документов.
2.3.2. Организация регистрации первичных документов
Для правильной постановки учета на предприятиях независимо от численности работников, объема производства, количества хозяйственных операций первым шагом бухгалтера после получения нормативных документов должно быть создание базы регистрации первичных документов.
Это не роскошь, это даже не сервис, это то, что всегда убережет как бухгалтера, так и руководителей от всяких непредвиденных негативных последствий, не говоря о том, что это поможет сэкономить до 50 % времени при поиске необходимой информации. Все выписываемые и заполняемые в бухгалтерии первичные документы должны иметь свой идентификатор – код (разовый неповторимый номер), который присваивается им при обязательной регистрации в одном из регистрационных журналов, обязательно открываемых на каждом предприятии.
Из чего же состоит база регистрации?
1. Журнал регистрации договоров (Регистрационный журнал № 1).
2. Журнал регистрации Актов ввода (актов приема-передачи основных средств и нематериальных активов, накладных на внутреннее перемещение, актов на модернизацию, реконструкцию, выполнение капитального ремонта). Такая регистрация может выполняться в одном журнале (тетради), но раздельно по видам документов (Регистрационный журнал № 2).
3. Журнал регистрации Доверенностей выполняется в журнале типовой формы (Регистрационный журнал № 3).
4. Журнал регистрации Приходных складских ордеров ведется непосредственно на складе кладовщиком (Регистрационный журнал № 4).
5. Журнал регистрации накладных, требований, Накопительных (заборных) ведомостей может выполняться в одном журнале (тетради), но раздельно по видам документов (Регистрационный журнал № 5).
6. Журнал регистрации фактур, счет-фактур, счетов, платежных поручений, сводных платежных поручений, реестров чеков и других банковских документов может выполняться в одном журнале, но раздельно по каждому виду (Регистрационный журнал № 6).
7. Журнал регистрации приходных, расходных кассовых ордеров и платежных ведомостей может выполняться в одном журнале, но раздельно по каждому виду документа (Регистрационный журнал № 7).
8. Журнал регистрации бухгалтерских справок и других первичных документов по усмотрению бухгалтера, организующего бухгалтерский учет (Регистрационный журнал № 8).
Кроме вышеперечисленных регистрационных журналов, на каждом конкретном предприятии могут быть заведены и другие виды регистрации.
2.3.3. Состав нормативной базы по бухгалтерскому учету
Для рациональной организации бухгалтерского дела в бухгалтерии хозяйствующего субъекта, кроме законодательных нормативных актов, положений, инструкций, должна быть заведена различного рода нормативно-справочная информация.
К нормативно-справочной информации относятся:
• нормы расхода сырья основных и вспомогательных материалов;
• нормы естественной убыли по списку материальных ценностей;
• трудоемкость на одну операцию, работу, изделие;
• потребная квалификация работника для выполнения соответствующей операции, работы или изготовления изделия;
• нормы выдачи спецпитания, жиров, спецодежды и защитных средств;
• нормы расхода технологической энергии;
• тарифно-квалификационный справочник;
• нормы отчислений на дополнительную оплату (отпуска, ночные и др.);
• календарные нормы рабочего времени;
• нормы машинного времени по маркам используемого оборудования;
• нормы амортизационных отчислений на основные средства;
• нормы начисления износа нематериальных активов;
• нормы общехозяйственных, общепроизводственных, коммерческих расходов;
• нормативы готовой продукции;
• нормативы переходящего остатка готовой продукции;
• нормативы сбыта готовой продукции;
• расшифровки общехозяйственных, общепроизводственных, коммерческих расходов.
Указанная нормативно-справочная информация оформляется в виде таблицы произвольной формы в зависимости от особенностей хозяйствующего субъекта.
Кроме этого, на любом предприятии должна быть нормативно-справочная информация, которая может содержаться и накапливаться по мере изменения в виде соответствующим образом составленных таблиц:
• учетные ставки Центрального банка России за пользование банковским кредитом;
• нормативы отчислений на социальное страхование и обеспечение;
• сроки исполнения обязательств и списания дебиторской задолженности;
• предельные размеры расчетов наличными деньгами в РФ;
• нормы возмещения расходов в иностранной валюте работникам, находящимся в краткосрочных командировках за границей;
• нормы возмещения расходов на командировки на территории РФ;
• нормы затрат на создание страховых фондов (резервов);
• предельные ставки по уплате процентов по ссудам, получаемым в иностранной валюте;
• нормы компенсации работникам за использование личных легковых автомобилей для служебных поездок;
• норматив отчислений в ремонтный фонд предприятия;
• норматив отчислений в отраслевые и межотраслевые внебюджетные фонды финансирования НИОКР;
• нормативы для исчисления предельных размеров расходов на рекламу в год;
• нормативы для исчисления предельных размеров представительских расходов в год;
Документом называется письменное подтверждение выполнения той или иной хозяйственной операции и права на ее совершение. Оформление производственных, финансовых и хозяйственных операций документами называется документированием.
Документирование хозяйственных операций является вторым принципом бухгалтерского учета и представляет собой сплошное первичное отражение объектов учета и непрерывно совершающихся хозяйственных операций в первичных документах.
На основе документов, составляемых на каждую хозяйственную операцию, получают исходную информацию, используемую впоследствии для исчисления обобщающих показателей о хозяйственных процессах. Документы составляются с соблюдением определенных правил и юридических требований, что придает их данным доказательную силу. Все первичные документы должны составляться своевременно, в момент совершения операций, и содержать следующие обязательные реквизиты:
• название документа (приходный орден, накладная и т. д.);
• название и адрес организации, составившей документ;
• указание сторон, участвовавших в совершении хозяйственной операции, оформленной данным документом, дату составления документа;
• содержание хозяйственной операции и ее основание;
• измерители операции (натуральные, трудовые, денежные);
• подписи лиц, ответственных за операции и правильность их оформления в документе.
Остальные реквизиты определяются характером оформляемых хозяйственных операций. От качества первичного документа зависит правильность бухгалтерского учета и дальнейших выводов из него. Поэтому первичные документы, поступающие в бухгалтерию, должны проверяться по форме (полнота и правильность их оформления) и по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка от сходных показателей).
В документах, как в текстовых, так и в цифровых, недопустимы помарки, подчистки и т. п. Ошибки в документах исправляются чернилами путем зачеркивания неправильного текста или суммы и написания над зачеркнутым нового, т. е. правильного, текста или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое. Всякое исправление ошибки в документе должно быть оговорено на этом документе и подтверждено лицами, подписавшими неправильный документ. В кассовых и банковских документах никакие исправления и оговорки не допускаются.
Все документы, служащие основанием для бухгалтерского учета, должны представляться в бухгалтерию в порядке и в сроки, предусмотренные графиком (называемым документооборотом), который разрабатывается главным бухгалтером предприятия и является одним из элементов учетной политики, разрабатываемой на отчетный год и утверждаемой приказом руководителя.
График необходим для правильной организации и планирования учетного процесса. Он представляет собой перечень исполнителей, сроков поступления документов в бухгалтерию от оперативных работников (кладовщиков, мастеров и др.), сроков обработки и прохождения документов внутри учетного аппарата и завершения всех работ в зачетный период вплоть до составления бухгалтерского баланса и отчетности. График утверждается и вводится в действие приказом руководителя, с тем чтобы он был безоговорочно обязательным не только для счетных, но и для связанных с учетом других работников.
К первичным документам, принимаемым к исполнению, относятся следующие.
Документы по учету основных средств и нематериальных активов (утверждены постановлением Госкомстата РФ от 21 января 2003 г. № 7 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств»):
ф. № ОС-1а Акт о приеме-передаче здания (сооружения) – для выполнения проводки по окончании строительства и ввода объекта в эксплуатацию;
ф. № ОС-1 Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) – для выполнения проводки по зачислению поступивших по разным причинам основных средств или выбытию;
ф. № ОС-2 Накладная на внутренние перемещения основных средств — при передаче объекта от одного подотчетного лица другому;
ф. № ОС-3 Акт приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов — для выполнения проводки по удорожанию объекта;
ф. № ОС-4 Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) – для выполнения проводки при ликвидации любого объекта основных средств;
ф. № ОС-4а Акт о списании автотранспортных средств;
ф. № ОС-6 Инвентарная карточка учета основных средств — для учета зданий и сооружений;
ф. № ОС-7 Инвентарная карточка учета основных средств (для машин, оборудования, инструмента, инвентаря);
ф. № ОС-8 Инвентарная карточка учета основных средств (для животных и многолетних насаждений);
ф. № ОС-9 Инвентарная карточка группового учета однородных объектов ОС;
ф. № ОС-10 Опись инвентарных карточек по учету средств;
ф. № ОС-11 Инвентарная книга учета основных средств;
ф. № ОС-12 Карточка учета движения основных средств;
ф. № ОС-13 Инвентарный список основных средств (по месту их нахождения и эксплуатации).
Документы по учету сырья и материалов (утвержденные постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а):
ф. № М-1 Журнал учета поступающих грузов;
ф. № М-2 Доверенность;
ф. № М-2а Журнал учета выданных доверенностей;
ф. № М-3 Приходный складской ордер однострочный — для оприходования поступающих на склад материалов;
ф. № М-4 Приходный складской ордер многострочный — для оприходования поступающих на склад материалов;
ф. № М-7 Акт о приемке материалов;
ф. М-10 Требования однострочные — для отпуска материалов в производство;
ф. № М-11 Требования многострочные — для отпуска материалов в производство;
ф. № М-12 Накладная однострочная — на перемещение материальных ценностей со склада на склад;
ф. № М-13 Накладная многострочная — на перемещение материальных ценностей со склада на склад;
ф. № М-14 Накладная однострочная — на отпуск материалов на сторону;
ф. № М-15 Накладная многострочная — на отпуск материалов на сторону;
ф. № М-17 Карточка складского учета материалов;
ф. № М-18 Реестр приемки-сдачи документов;
ф. № М-20 Ведомость учета остатков материалов на складе;
ф. № М-34 Сигнальная справка об отклонениях фактических остатков от установленных норм запаса.
Документы по учету кассовых операций (утверждены постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»):
№ КО-1 Приходный кассовый ордер — для оформления операций поступления наличных средств в кассу по любым основаниям от одного лица;
ф. № КО-2 Расходный кассовый ордер — для оформления выдачи наличных средств из кассы на любые нужды одному лицу;
ф. № КО-3 Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов;
ф. № КО-4 Кассовая книга;
ф. № КО-5 Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств;
ф. № Т-53 Платежная ведомость — для выплаты зарплаты и других платежей одновременно нескольким лицам.
Документы по учету банковских операций:
ф. № 0401002 Платежное поручение — для оформления операций на банковских счетах предприятия (зачисление или списание);
ф. № 872-а Сводное платежное поручение — для оформления операций на банковских счетах предприятия (зачисление или списание) одновременно в адреса нескольких получателей, обслуживаемых одним банком;
ф. № 0401004 Инкассовое платежное поручение — для безакцептного списания средств со счета предприятия в случаях, установленных законодательством;
ф. № 0401005 Заявление на аккредитив — это перечисление по поручению предприятия определенной суммы в банк поставщика для оперативной оплаты по предъявлении отгрузочных документов поставщиком в свой банк.
Реестр чека — для передачи в свой банк одного или нескольких чеков из лимитированной чековой книжки покупателей и снятия со специальных счетов покупателей в их банках определенных сумм для зачисления на расчетный счет продавца.
Мемориальный банковский ордер — служит для списания или зачисления на счет предприятия безналичных средств по распоряжению обслуживающего банка.
Документы по учету коммерческих операций:
счет или счет-фактура – это документ, выписываемый продавцом на отгружаемую продукцию, в котором указывается количество отгружаемой продукции по каждому наименованию, цена, сумма, накладные расходы и общая сумма, подлежащая оплате покупателем.
Документы по учету рабочего времени и начислению зарплаты (утверждены постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»):
ф. № Т-1 Приказ (распоряжение) о приеме на работу;
ф. № Т-2 Личная карточка работника;
ф. № Т-5 Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу;
ф. № Т-6 Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска;
ф. № Т-8 Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора;
ф. № Т-12 Табель учета использования рабочего времени и расчета оплаты труда — для учета явки на работу или причин отсутствия для начисления оплаты работникам по окладам или тарифным ставкам;
Сдельный наряд, служащий основанием для начисления зарплаты за конкретный вид работы по установленным расценкам;
Листок нетрудоспособности — для оплаты за время отсутствия на работе по причине заболевания;
ф. № Т-51 Расчетная ведомость;
ф. № Т-53 Платежная ведомость;
ф. № Т-54 Лицевой счет;
ф. № АО-1 Авансовый отчет — для зачета использованных средств, полученных под конкретные цели. Их образцы приведены в постановлении Госкомстата РФ от 1 августа 2001 г. № 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации» № АО-1 «Авансовый отчет».
Всего применяется в зависимости от объема продукции номенклатуры выпускаемых изделий (работ, услуг), количества работающих и сложности применяемой оплаты труда около 182 видов первичных документов, являющихся основанием для выполнения записей информации на бухгалтерских счетах. В переходный период к международным стандартам в бухгалтерском учете любое предприятие с численностью до полутора тысяч человек и при небольшой номенклатуре видов продукции может вести учет, используя из рекомендуемого перечня не более тридцати документов.
2.3.2. Организация регистрации первичных документов
Для правильной постановки учета на предприятиях независимо от численности работников, объема производства, количества хозяйственных операций первым шагом бухгалтера после получения нормативных документов должно быть создание базы регистрации первичных документов.
Это не роскошь, это даже не сервис, это то, что всегда убережет как бухгалтера, так и руководителей от всяких непредвиденных негативных последствий, не говоря о том, что это поможет сэкономить до 50 % времени при поиске необходимой информации. Все выписываемые и заполняемые в бухгалтерии первичные документы должны иметь свой идентификатор – код (разовый неповторимый номер), который присваивается им при обязательной регистрации в одном из регистрационных журналов, обязательно открываемых на каждом предприятии.
Из чего же состоит база регистрации?
1. Журнал регистрации договоров (Регистрационный журнал № 1).
2. Журнал регистрации Актов ввода (актов приема-передачи основных средств и нематериальных активов, накладных на внутреннее перемещение, актов на модернизацию, реконструкцию, выполнение капитального ремонта). Такая регистрация может выполняться в одном журнале (тетради), но раздельно по видам документов (Регистрационный журнал № 2).
3. Журнал регистрации Доверенностей выполняется в журнале типовой формы (Регистрационный журнал № 3).
4. Журнал регистрации Приходных складских ордеров ведется непосредственно на складе кладовщиком (Регистрационный журнал № 4).
5. Журнал регистрации накладных, требований, Накопительных (заборных) ведомостей может выполняться в одном журнале (тетради), но раздельно по видам документов (Регистрационный журнал № 5).
6. Журнал регистрации фактур, счет-фактур, счетов, платежных поручений, сводных платежных поручений, реестров чеков и других банковских документов может выполняться в одном журнале, но раздельно по каждому виду (Регистрационный журнал № 6).
7. Журнал регистрации приходных, расходных кассовых ордеров и платежных ведомостей может выполняться в одном журнале, но раздельно по каждому виду документа (Регистрационный журнал № 7).
8. Журнал регистрации бухгалтерских справок и других первичных документов по усмотрению бухгалтера, организующего бухгалтерский учет (Регистрационный журнал № 8).
Кроме вышеперечисленных регистрационных журналов, на каждом конкретном предприятии могут быть заведены и другие виды регистрации.
2.3.3. Состав нормативной базы по бухгалтерскому учету
Для рациональной организации бухгалтерского дела в бухгалтерии хозяйствующего субъекта, кроме законодательных нормативных актов, положений, инструкций, должна быть заведена различного рода нормативно-справочная информация.
К нормативно-справочной информации относятся:
• нормы расхода сырья основных и вспомогательных материалов;
• нормы естественной убыли по списку материальных ценностей;
• трудоемкость на одну операцию, работу, изделие;
• потребная квалификация работника для выполнения соответствующей операции, работы или изготовления изделия;
• нормы выдачи спецпитания, жиров, спецодежды и защитных средств;
• нормы расхода технологической энергии;
• тарифно-квалификационный справочник;
• нормы отчислений на дополнительную оплату (отпуска, ночные и др.);
• календарные нормы рабочего времени;
• нормы машинного времени по маркам используемого оборудования;
• нормы амортизационных отчислений на основные средства;
• нормы начисления износа нематериальных активов;
• нормы общехозяйственных, общепроизводственных, коммерческих расходов;
• нормативы готовой продукции;
• нормативы переходящего остатка готовой продукции;
• нормативы сбыта готовой продукции;
• расшифровки общехозяйственных, общепроизводственных, коммерческих расходов.
Указанная нормативно-справочная информация оформляется в виде таблицы произвольной формы в зависимости от особенностей хозяйствующего субъекта.
Кроме этого, на любом предприятии должна быть нормативно-справочная информация, которая может содержаться и накапливаться по мере изменения в виде соответствующим образом составленных таблиц:
• учетные ставки Центрального банка России за пользование банковским кредитом;
• нормативы отчислений на социальное страхование и обеспечение;
• сроки исполнения обязательств и списания дебиторской задолженности;
• предельные размеры расчетов наличными деньгами в РФ;
• нормы возмещения расходов в иностранной валюте работникам, находящимся в краткосрочных командировках за границей;
• нормы возмещения расходов на командировки на территории РФ;
• нормы затрат на создание страховых фондов (резервов);
• предельные ставки по уплате процентов по ссудам, получаемым в иностранной валюте;
• нормы компенсации работникам за использование личных легковых автомобилей для служебных поездок;
• норматив отчислений в ремонтный фонд предприятия;
• норматив отчислений в отраслевые и межотраслевые внебюджетные фонды финансирования НИОКР;
• нормативы для исчисления предельных размеров расходов на рекламу в год;
• нормативы для исчисления предельных размеров представительских расходов в год;