Таблица 11. Рабочая таблица к акту инвентаризации расчетов с дебиторами
Если по результатам инвентаризации выявлен излишек имущества, учитываемого на счетах, у организации возникает дополнительный объект обложения налогом на имущество. Несмотря на то что результаты обязательной ежегодной инвентаризации отражаются в балансе на первое января, по мнению налоговых органов, базу для расчета налога на имущество необходимо увеличить с даты, когда указанное имущество должно было быть учтено в регистрах бухгалтерского учета и отражено в активе баланса. Если эта дата может быть установлена по данным первичных документов, то при обнаружении ошибок (искажений) в исчислении налоговой базы, относящихся к прошлым отчетным периодам, в текущем отчетном периоде проводится перерасчет налоговых обязательств за время с момента совершения ошибки. И только если конкретный период, в котором должно было быть оприходовано имущество, определить невозможно, обязательства по уплате налога возникают у организации в текущем отчетном периоде.
Стоимость основных средств, материалов, пришедших в негодность, не уменьшает налоговую базу по налогу на имущество до периода, в котором будет документально оформлено их списание, т. е. указание в описях на невозможность дальнейшего использования имущества по назначению не может служить основанием для исключения этого имущества из состава объекта налогообложения.
3.8. Порядок и сроки хранения бухгалтерских документов
Прежде чем сдать документы на хранение и в архив предприятия, их необходимо соответствующим образом подготовить.
Однородные первичные документы должны формироваться в дела. При этом в дело должны помещаться документы, которые своей содержательной частью соответствуют заголовку дела.
При формировании дел необходимо соблюдение следующих требований:
1) документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в дела раздельно;
2) подлинники должны быть отделены от копий;
3) годовые планы и отчеты – от квартальных и месячных;
4) в дело должно быть включено по одному экземпляру каждого документа.
Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.
В дело группируются документы одного периода – месяца, квартала, календарного года, кроме переходящих дел (например, личные дела, не закрывающиеся по окончании календарного года). При наличии в деле документов за несколько месяцев они помесячно разделяются листами бумаги с указанием месяца.
Дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см.
Приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся.
Сложились определенные правила группировки в дела по видам и хронологии. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу; подлинные экземпляры приказов по основной деятельности систематизируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров. Документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно.
Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Документы, являющиеся основанием для издания приказа по личному составу, подшиваются в личные дела сотрудников или образуют самостоятельное дело приложений к данным приказам.
Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления.
Документы в отчетах необходимо располагать в определенной последовательности. Например, документы отчета о финансовой деятельности предприятия, состоящего из баланса, объяснительной записки и приложений к нему, располагают в таком порядке: объяснительная записка к отчету, затем баланс и в конце – приложения. Лицевые счета сотрудников предприятия по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита фамилий. Протоколы заседаний совета трудового коллектива или собрания акционеров предприятия группируются по хронологии и порядку номеров. Документы, подготовленные к заседанию, помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов.
Переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. Обзоры, докладные записки, акты, справки и другие документы, отражающие основное содержание деятельности предприятия, группируются в одном деле при условии, что они касаются одного и того же вопроса.
Папки с документами переплетаются. На титульном листе указываются наименование предприятия (учреждения, организации), название и порядковый номер в деле с начала года, отчетный период (год, месяц), номер ведомости, общее количество листов в деле, срок хранения дела.
Налоговый кодекс Российской Федерации установил срок хранения документов, связанных с исчислением и уплатой налогов, в течение трех календарных лет. Однако существуют специальные сроки хранения документов, установленные другими нормативными актами, которые применяются при осуществлении государственного контроля со стороны Федеральной архивной службы России, внебюджетных фондов и иных уполномоченных органов.
В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых согласно правилам организации государственного архивного дела.
По истечении установленных действующим законодательством сроков хранения документов в организации они подлежат передаче на хранение в Архивный фонд РФ.
Архивный фонд состоит из двух частей:
1) государственной части, обязательной передаче в которую подлежат документы государственных предприятий, учреждений, организаций;
2) негосударственной части, где хранятся документы негосударственных организаций (корпораций, ассоциаций, акционерных обществ и т. п.). Передача документов в негосударственную часть Архивного фонда РФ не носит обязательного характера и осуществляется на основании соглашения (договоров) между органами Федеральной архивной службы России и собственниками документов.
Перечень устанавливает сроки хранения документов для предприятия, учреждений и организаций двух категорий. К первой относятся организации, документы которых поступают в государственную часть Архивного фонда РФ. Ко второй категории относятся организации, чьи документы составляют негосударственную часть Архивного фонда РФ.
Для организаций, относящихся ко второй категории, установлены следующие сроки хранения документов:
1) бухгалтерские отчеты и балансы организаций:
• сводные годовые – 10 лет;
• годовые – 10 лет;
• квартальные – 3 года;
2) передаточные, разделительные, ликвидационные балансы – 10 лет;
3) лицевые счета рабочих и служащих – 75 лет;
4) учетные регистры (главная книга, журналы-ордера и др.) – 3 года.
Федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим государственное регулирование в области архивного дела и контроль за сохранностью, комплектованием и использованием документа Архивного фонда РФ, является Федеральная архивная служба России (Росархив).
Документы государственной части Архивного фонда РФ хранятся в учреждениях Росархива, государственных музеях, библиотеках и т. п. Эти документы, а также справочники к ним предоставляются для пользования всем юридическим и физическим лицам.
Организации, чьи документы отнесены к негосударственной части Архивного фонда РФ, должны своими силами обеспечить их постоянное хранение в специально создаваемых для этих целей архивах или структурных подразделениях. Эти документы не могут быть уничтожены без согласования с органами и учреждениями Росархива.
Следует обратить внимание на то, что документы организаций, образованных в процессе приватизации государственных и муниципальных предприятий, до настоящего времени хранящиеся в этих организациях, являются государственной собственностью. Такие документы приватизации не подлежат и должны быть сданы на хранение по первому требованию архива.
По запросам органов Росархива организации, хранящие документы негосударственной части Архивного фонда РФ, представляют сведения о своих фондах и документах с целью их государственного учета.
Организации могут передавать документы в собственность государства на хранение в учреждения Росархива, государственные музеи и библиотеки. Документы передаются в учреждения Росархива в случае ликвидации организации при отсутствии правопреемников. В случае реорганизации предприятия собственники документов не обязаны передавать их на хранение в архив. Однако документы должны быть переданы правопреемнику по передаточному акту или по желанию организации сданы в архив. Если изменяется собственник или место хранения документов, органы Росархива должны быть поставлены в известность о новом владельце или месте дальнейшего хранения этих документов.
В связи с участившимися случаями нарушения архивного законодательства ужесточились требования, предъявляемые регистрирующими органами к учредительным документам. Так, в ряде субъектов Федерации местными органами власти принимаются нормативные акты, обязывающие включать в устав регистрируемых предприятий обязательства по проведению архивной работы. В этом случае в уставе организации должно содержаться примерно следующее положение: «Предприятие в целях реализации государственной социальной, экономической и налоговой политики несет ответственность за сохранность документов (управленческих, финансово-хозяйственных, по личному составу и др.); обеспечивает передачу их в предусмотренных действующим законодательством случаях на государственное хранение. Отсутствие указанных положений в уставах предприятий может рассматриваться как несоответствие учредительных документов требованиям закона, вследствие чего предприятию может быть отказано в государственной регистрации. В связи с этим при подготовке учредительных документов рекомендуем обращать внимание на нормативные акты местных органов власти.
Для организации работы по уничтожению документов в организациях создаются экспертные комиссии, в состав которых входят сотрудники структурных подразделений под председательством одного из руководящих работников организации, а также представители архивного учреждения.
Экспертные комиссии определяют совместно с архивом порядок отбора документов на хранение и уничтожение, организуют экспертизу ценности документов и осуществляют контроль за ее проведением, уделяя основное внимание документам, подлежащим передаче в государственные архивы.
Необходимо описывать все документы, которые отбираются экспертной комиссией на хранение. Организации возможно уничтожение документов (тех, которые не подлежат передаче в Архивный фонд) только при условии утверждения описи архивным органом. При этом оформляется акт и утверждается руководителем организации.
Необходимо отметить, что без согласования с органами Росархива организация может уничтожить лишь те документы, которые не должны сдаваться в архив и практическая надобность в которых отпала, а сроки хранения истекли. Если же было указание органа исполнительной власти о согласовании уничтожения документов с вышестоящей организацией, то акты на документы, подлежащие уничтожению, необходимо направить для рассмотрения в эту организацию.
Отобранные к уничтожению документы должны быть переданы организациям, занимающимся заготовкой вторичного сырья, с целью переработки на бумажных фабриках. Вторичное использование этих документов запрещено. Сдача документов оформляется приемосдаточными накладными.
Следует отметить, что уничтожение документов с установленным сроком хранения документов либо без предварительного утверждения архивным органом описей документов постоянного хранения (только для организаций, передающих документы в государственные архивы) является незаконным и влечет за собой ответственность в установленном законом порядке.
Органы и учреждения Федеральной архивной службы Российской Федерации обязаны оказывать методическую помощь организациям в сохранении, комплектовании и использовании архивов, если имела место просьба собственника документов. В каждом субъекте Российской Федерации предусмотрена своя структура архивов, в большинстве субъектов РФ к тому же приняты законы или положения об архивных фондах субъектов РФ. Следует отметить, что архив должен быть зарегистрирован надлежащим образом и наделен соответствующими полномочиями, что чаще всего опускают. Существует такая проблема, как оказание услуг по уничтожению документов организациям частными структурами, которые, как правило, не уполномочены совершать подобные действия, и описи на уничтожение документов, заверенные печатью таких предприятий, недействительны.
Таким образом, законодательство устанавливает срок и условия хранения документов, составляющих архивный фонд, а также порядок их уничтожения. Контроль за сохранностью документов, относящихся к архивному фонду, осуществляют органы управления архивным делом. В соответствии с нормативными актами субъектов Российской Федерации в большинстве регионов в случае нарушения архивного законодательства уполномоченные органы вправе налагать административные взыскания на организации в виде штрафа. Органы управления архивным делом вправе также обращаться с соответствующими запросами в органы прокуратуры. Однако возбуждение уголовного дела или производства по административным нарушениям по основанию пропажи (несохранности) документов возможно лишь в строго ограниченных случаях.
Однородные первичные документы должны формироваться в дела. При этом в дело должны помещаться документы, которые своей содержательной частью соответствуют заголовку дела.
При формировании дел необходимо соблюдение следующих требований:
1) документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в дела раздельно;
2) подлинники должны быть отделены от копий;
3) годовые планы и отчеты – от квартальных и месячных;
4) в дело должно быть включено по одному экземпляру каждого документа.
Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.
В дело группируются документы одного периода – месяца, квартала, календарного года, кроме переходящих дел (например, личные дела, не закрывающиеся по окончании календарного года). При наличии в деле документов за несколько месяцев они помесячно разделяются листами бумаги с указанием месяца.
Дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см.
Приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся.
Сложились определенные правила группировки в дела по видам и хронологии. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу; подлинные экземпляры приказов по основной деятельности систематизируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров. Документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно.
Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Документы, являющиеся основанием для издания приказа по личному составу, подшиваются в личные дела сотрудников или образуют самостоятельное дело приложений к данным приказам.
Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления.
Документы в отчетах необходимо располагать в определенной последовательности. Например, документы отчета о финансовой деятельности предприятия, состоящего из баланса, объяснительной записки и приложений к нему, располагают в таком порядке: объяснительная записка к отчету, затем баланс и в конце – приложения. Лицевые счета сотрудников предприятия по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита фамилий. Протоколы заседаний совета трудового коллектива или собрания акционеров предприятия группируются по хронологии и порядку номеров. Документы, подготовленные к заседанию, помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов.
Переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. Обзоры, докладные записки, акты, справки и другие документы, отражающие основное содержание деятельности предприятия, группируются в одном деле при условии, что они касаются одного и того же вопроса.
Папки с документами переплетаются. На титульном листе указываются наименование предприятия (учреждения, организации), название и порядковый номер в деле с начала года, отчетный период (год, месяц), номер ведомости, общее количество листов в деле, срок хранения дела.
Налоговый кодекс Российской Федерации установил срок хранения документов, связанных с исчислением и уплатой налогов, в течение трех календарных лет. Однако существуют специальные сроки хранения документов, установленные другими нормативными актами, которые применяются при осуществлении государственного контроля со стороны Федеральной архивной службы России, внебюджетных фондов и иных уполномоченных органов.
В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых согласно правилам организации государственного архивного дела.
По истечении установленных действующим законодательством сроков хранения документов в организации они подлежат передаче на хранение в Архивный фонд РФ.
Архивный фонд состоит из двух частей:
1) государственной части, обязательной передаче в которую подлежат документы государственных предприятий, учреждений, организаций;
2) негосударственной части, где хранятся документы негосударственных организаций (корпораций, ассоциаций, акционерных обществ и т. п.). Передача документов в негосударственную часть Архивного фонда РФ не носит обязательного характера и осуществляется на основании соглашения (договоров) между органами Федеральной архивной службы России и собственниками документов.
Перечень устанавливает сроки хранения документов для предприятия, учреждений и организаций двух категорий. К первой относятся организации, документы которых поступают в государственную часть Архивного фонда РФ. Ко второй категории относятся организации, чьи документы составляют негосударственную часть Архивного фонда РФ.
Для организаций, относящихся ко второй категории, установлены следующие сроки хранения документов:
1) бухгалтерские отчеты и балансы организаций:
• сводные годовые – 10 лет;
• годовые – 10 лет;
• квартальные – 3 года;
2) передаточные, разделительные, ликвидационные балансы – 10 лет;
3) лицевые счета рабочих и служащих – 75 лет;
4) учетные регистры (главная книга, журналы-ордера и др.) – 3 года.
Федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим государственное регулирование в области архивного дела и контроль за сохранностью, комплектованием и использованием документа Архивного фонда РФ, является Федеральная архивная служба России (Росархив).
Документы государственной части Архивного фонда РФ хранятся в учреждениях Росархива, государственных музеях, библиотеках и т. п. Эти документы, а также справочники к ним предоставляются для пользования всем юридическим и физическим лицам.
Организации, чьи документы отнесены к негосударственной части Архивного фонда РФ, должны своими силами обеспечить их постоянное хранение в специально создаваемых для этих целей архивах или структурных подразделениях. Эти документы не могут быть уничтожены без согласования с органами и учреждениями Росархива.
Следует обратить внимание на то, что документы организаций, образованных в процессе приватизации государственных и муниципальных предприятий, до настоящего времени хранящиеся в этих организациях, являются государственной собственностью. Такие документы приватизации не подлежат и должны быть сданы на хранение по первому требованию архива.
По запросам органов Росархива организации, хранящие документы негосударственной части Архивного фонда РФ, представляют сведения о своих фондах и документах с целью их государственного учета.
Организации могут передавать документы в собственность государства на хранение в учреждения Росархива, государственные музеи и библиотеки. Документы передаются в учреждения Росархива в случае ликвидации организации при отсутствии правопреемников. В случае реорганизации предприятия собственники документов не обязаны передавать их на хранение в архив. Однако документы должны быть переданы правопреемнику по передаточному акту или по желанию организации сданы в архив. Если изменяется собственник или место хранения документов, органы Росархива должны быть поставлены в известность о новом владельце или месте дальнейшего хранения этих документов.
В связи с участившимися случаями нарушения архивного законодательства ужесточились требования, предъявляемые регистрирующими органами к учредительным документам. Так, в ряде субъектов Федерации местными органами власти принимаются нормативные акты, обязывающие включать в устав регистрируемых предприятий обязательства по проведению архивной работы. В этом случае в уставе организации должно содержаться примерно следующее положение: «Предприятие в целях реализации государственной социальной, экономической и налоговой политики несет ответственность за сохранность документов (управленческих, финансово-хозяйственных, по личному составу и др.); обеспечивает передачу их в предусмотренных действующим законодательством случаях на государственное хранение. Отсутствие указанных положений в уставах предприятий может рассматриваться как несоответствие учредительных документов требованиям закона, вследствие чего предприятию может быть отказано в государственной регистрации. В связи с этим при подготовке учредительных документов рекомендуем обращать внимание на нормативные акты местных органов власти.
Для организации работы по уничтожению документов в организациях создаются экспертные комиссии, в состав которых входят сотрудники структурных подразделений под председательством одного из руководящих работников организации, а также представители архивного учреждения.
Экспертные комиссии определяют совместно с архивом порядок отбора документов на хранение и уничтожение, организуют экспертизу ценности документов и осуществляют контроль за ее проведением, уделяя основное внимание документам, подлежащим передаче в государственные архивы.
Необходимо описывать все документы, которые отбираются экспертной комиссией на хранение. Организации возможно уничтожение документов (тех, которые не подлежат передаче в Архивный фонд) только при условии утверждения описи архивным органом. При этом оформляется акт и утверждается руководителем организации.
Необходимо отметить, что без согласования с органами Росархива организация может уничтожить лишь те документы, которые не должны сдаваться в архив и практическая надобность в которых отпала, а сроки хранения истекли. Если же было указание органа исполнительной власти о согласовании уничтожения документов с вышестоящей организацией, то акты на документы, подлежащие уничтожению, необходимо направить для рассмотрения в эту организацию.
Отобранные к уничтожению документы должны быть переданы организациям, занимающимся заготовкой вторичного сырья, с целью переработки на бумажных фабриках. Вторичное использование этих документов запрещено. Сдача документов оформляется приемосдаточными накладными.
Следует отметить, что уничтожение документов с установленным сроком хранения документов либо без предварительного утверждения архивным органом описей документов постоянного хранения (только для организаций, передающих документы в государственные архивы) является незаконным и влечет за собой ответственность в установленном законом порядке.
Органы и учреждения Федеральной архивной службы Российской Федерации обязаны оказывать методическую помощь организациям в сохранении, комплектовании и использовании архивов, если имела место просьба собственника документов. В каждом субъекте Российской Федерации предусмотрена своя структура архивов, в большинстве субъектов РФ к тому же приняты законы или положения об архивных фондах субъектов РФ. Следует отметить, что архив должен быть зарегистрирован надлежащим образом и наделен соответствующими полномочиями, что чаще всего опускают. Существует такая проблема, как оказание услуг по уничтожению документов организациям частными структурами, которые, как правило, не уполномочены совершать подобные действия, и описи на уничтожение документов, заверенные печатью таких предприятий, недействительны.
Таким образом, законодательство устанавливает срок и условия хранения документов, составляющих архивный фонд, а также порядок их уничтожения. Контроль за сохранностью документов, относящихся к архивному фонду, осуществляют органы управления архивным делом. В соответствии с нормативными актами субъектов Российской Федерации в большинстве регионов в случае нарушения архивного законодательства уполномоченные органы вправе налагать административные взыскания на организации в виде штрафа. Органы управления архивным делом вправе также обращаться с соответствующими запросами в органы прокуратуры. Однако возбуждение уголовного дела или производства по административным нарушениям по основанию пропажи (несохранности) документов возможно лишь в строго ограниченных случаях.
3.9. Ответственность за нарушение правил бухгалтерского учета
Федеральный закон «О бухгалтерском учете» устанавливает, что бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций. В соответствии с этим Законом основными задачами бухгалтерского учета являются:
• формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении, необходимой внутренним пользователям бухгалтерской отчетности – руководителям, учредителям, участникам и собственникам имущества организации, а также внешним инвесторам, кредиторам и другим пользователям бухгалтерской отчетности;
• формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении, необходимой внутренним пользователям бухгалтерской отчетности – руководителям, учредителям, участникам и собственникам имущества организации, а также внешним инвесторам, кредиторам и другим пользователям бухгалтерской отчетности;
Конец бесплатного ознакомительного фрагмента