Страница:
Проект распоряжения должен быть согласован с должностными лицами, ответственными за выполнение изложенных требований.
Исполнителями распоряжений могут быть структурные подразделения или должностные лица. В последнем пункте распоряжения указывают лиц, на которых возлагается контроль за его исполнением.
Подготовка и оформление распоряжений проводятся в соответствии с установленным порядком подготовки и оформления приказов.
Распоряжения нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.
Указание – распорядительный документ, издаваемый компанией преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и поручений.
Право подписи указаний может делегироваться руководителем компании своим заместителям.
Подготовка и оформление указаний проводятся в соответствии с установленным порядком подготовки и оформления приказов.
Распорядительная часть указания начинается словом предлагаю (обязываю).
Указания нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.
Положение, правила, инструкция
Положениепринимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции компании.
В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.
Положения, правила и инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем, или как акты, утверждаемые федеральным органом исполнительной власти; утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении.
Порядок подготовки проекта положения, правил и инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.
Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на общем бланке компании.
Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».
Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос «о чем?»; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос «кому?» (должностная инструкция главному специалисту).
Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.
Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.
Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.
К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные, объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, письма, телеграммы и телефонограммы.
Деловая переписка – неотъемлемое средство связи предприятия с внешними организациями.
Служебные письмо – обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь.
Служебные письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности, отсюда вытекает разнообразие содержание писем: запросы, уведомления, приглашения, претензия, уточнения, задания, сообщения, разъяснения, напоминания, подтверждения, рекомендации, предложения, замечания, просьбы, требования и т.п.
Служебные письма компании готовятся:
– как ответы о выполнении поручений;
– как исполнение поручений;
– как сопроводительные письма;
– как ответы на запросы различных организаций и частных лиц;
– как инициативные письма.
Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.
Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5; В случае, если компания является государственным учреждением с функциями нормативно-распорядительного характера, изготовление бланков писем с изображением фирменной эмблемы компании средствами электронно-вычислительной техники запрещается.
При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посредине верхнего поля листа арабскими цифрами.
Служебное письмо федеральных органов исполнительной власти, направляемое внутри страны, составляется на русском языке. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.
Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.
Например:
«Министерство считает…», «…(наименование компании) рассмотрел(а)(о)…». Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: «прошу…», «направляю…».
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документ, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
Дата письма – дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Датой письма является дата его подписания.
Право подписи служебных писем устанавливается в положении, в том числе в положениях о структурных подразделениях и должностных инструкциях; в названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц.
По содержанию и назначению письма могут быть: инструкционные, гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, рекламационные, письма-запросы, письма-извещения, письма-приглашения, письма-ответы и др. Так как служебные письма выступают связующим звеном между предприятиями, учреждениями и организациями, они занимают до 80% входящей и исходящей документации учреждения. Поэтому стремясь к сокращению документооборота, прежде всего следует обратить внимание на обоснованность составления этой группы документов. Письмо должно составляться только в тех случаях, когда невозможно решение вопроса при устном общении.
Письма оформляются на специальном бланке для писем. В письмах название вида документа не указывается.
На бланке указывается:
● Индекс предприятия связи
● почтовый и телеграфный адрес
● номер телетайпа (абонентского телеграфа)
● номер телефона
● номер счета в банке»
● «Дата»
● «Индекс»
● «Ссылка на индекс и дату входящего документа»
● «Код письма по ОКУД», «Код организации по ОКПО».
Бланки могут изготавливаться с угловым и продольным расположением реквизита.
В продольном реквизите текст располагается вдоль верхней части листа с их центровкой, т.е. с равным удалением от левой и правой сторон документа.
Наиболее используемое угловое расположение, т.е. в левой верхней части листа. Угловое расположение имеет два вида: флаговое ицентрованное.
При флаговом расположении строчки бланка находятся от границы левого поля, правый край при этом не выравнивается.
Прицентрованном – реквизиты располагаются в верхнем левом углу листа, они находятся на равном удалении левого поля и от середины листа письма.
Все бланки писем должны иметь поля. Левое поле – 20 мм, верхнее не менее 10 мм, правое и нижнее – не менее 8 мм.
Составитель документа кроме текста должен сформулировать заголовок письма (для формата А-4), отвечающий на вопрос « о чем?», указать адресат, фамилию и инициалы подписывающего, свою фамилию, имя, отчество и номер телефона (реквизит составителя), проверить наличие приложений (если они есть).
Почтовый адрес корреспондента указывается полностью: индекс, республика, край, область, город, улица, номер дома.
Заголовок (краткое содержание документа) составляется к любому документу, независимо от его назначения, и печатается перед текстом документа с левой стороны. Исключение составляют телеграммы, извещения. Заголовок должен быть максимально коротким, точным и начинаться с отглагольного существительного в предложном падеже.
На письмах, которые направляются в ответ на запросы учреждений, организаций и предприятий, слева (ниже даты и номера документа) делается ссылка на номер и дату письма, которое послужило основанием для ответа.
Если ответное письмо направляется нескольким адресатам, то после ссылки на номер и дату письма (основание) указывается, кто является автором запроса.
Текст письма излагается от первого лица единственного или множественного числа, или от третьего лица единственного числа. Допускается начинать текст письма с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрированным способом.
Датой документа является дата его регистрации.
Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала указывается адрес основного получателя, затем перечисляются другие. Если документ направляется более, чем четырем адресатам, составляется список рассылки, и на каждом экземпляре указывается лишь один адресат, которому направляется конкретный экземпляр. Если письмо направляется в дополнение к ранее посланному письму, то в нем следует указать номер и дату ранее посланного письма.
Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Факты и события должны представляться объективно, а все стороны излагаемого вопроса должны освещаться с достаточной полнотой, кратко и ясно.
Текст письма, как правило, состоит из двух частей.
В первой части излагаются мотивы, побудившие составить документ, здесь же могут быть сделаны ссылки на решения вышестоящих органов, явившиеся основанием составления письма.
Во второй части излагается основная часть документа, ради которой он составляется: выводы, просьбы, предложения, замечания и т.д. Письма по несложным, обговоренным заранее вопросам могут состоять из одной основной части, без пояснений.
По характеру информации письма подразделяются на большое количество разновидностей. Например, сопроводительное письмо, письма-приглашения, рекламное письмо, письмо-извещение, письмо-напоминание, гарантийное письмо и другие.
Рассмотрим на примере письмо-напоминание и циркулярное письмо.
Письмо-напоминание – содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Такое письмо может быть особенно лаконичным и содержать одну заключительную часть. Эта разновидность писем, как правило, начинается словом «Напоминаем».( см. Образец письма)
Циркулярное письмо – документ, назначение которого доставить информацию одного и того же содержания в несколько адресов. Источником рассылки циркулярных писем выступает, как правило, руководящая организация, которая информирует подчиненные ей организации по тому или иному вопросу или дает соответствующие распоряжения. Циркулярные письма широко приняты в РФ и Международной практике делового общения. (см. Образец письма)
Глава 2. Основные требования к оформлению организационно-распорядительной документации
● Государственный герб РФ;
● герб субъекта РФ;
● эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
● код организации;
● основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
● идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
● код формы документа (01);
● наименование организации (02);
● справочные данные об организации (03);
● наименование вида документа (04);
● дата документа (05);
● регистрационный номер документа (06);
● ссылка на регистрационный номер и дату документа (07);
● место составления или издания документа (08);
● адресат (09);
● гриф утверждения документа (10);
● резолюция (11);
● заголовок к тексту (12);
● отметка о контроле (13);
● текст документа (14);
● отметка о наличии приложения (15);
● подпись (16);
● гриф согласования документа (17);
● визы согласования документа (18);
● оттиск печати (19);
● отметка о заверении копии (20);
● отметка об исполнителе (21);
● отметка об исполнении документа и направлении его в дело (22);
● отметка о поступлении документа в организацию (23);
● идентификатор электронной копии документа (24).
Государственный герб РФ помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (с изм. и доп. от 9 июля 2002 г., 30 июня 2003 г.).
Герб субъекта РФ помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ.
Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).
Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.
Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).
Наименования организаций субъектов РФ, имеющих наряду с государственным языком РФ (русским) государственный язык субъектов РФ, печатают на двух языках.
Наименование организации на государственном языке субъекта РФ или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке РФ.
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.
Справочные данные об организациивключают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).
Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.
Например, дату 19 сентября 2005 г. следует оформлять 19.09.2005.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 19 сентября 2005 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2005.09.19.
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.
В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.
Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):
Минюст России
Департамент информатизации
и научно-технического обеспечения
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:
Генеральному директору
ОАО «Спецстроймонтаж»
А.И. Шевцову
или
АО «Гелион»
Главному инженеру
С.В.Кулагину
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:
Администрации районов
Калининградской области
Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например:
Главному редактору
Литературного агентства
«Большая книга»
С.М.Решетовой
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.
В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
Государственное учреждение здравоохранения
«Самарский областной кожно-венерологический диспансер»
ул. Колотилова, д.50, Самара 413125
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
Морозовой Е.С.
ул.Посадского, д.13, кв.1,
с. Усть-Курдюм, Саратовский р-н,
Саратовская обл., 410065
Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Президент ЗАО «Возрождение»
Личная подпись С.М. Томина
Дата
Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
АО «Нити-Тесар»
Личная подпись И.Н.Хон
Дата
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:
УТВЕРЖДЕН
решением общего собрания
акционеров от 09.07.2005 № 9
или
УТВЕРЖДЕНО
приказом ВНИИДАД
от 07.08.2005 № 93
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.
Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:
Зерновой Н.Г.
Беломоевой Н.А.
Прошу подготовить отчет по финансово-экономической деятельности
за первое полугодие к 25.06.2005
Личная подпись
Дата
Допускается оформление резолюции на отдельном листе.
Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.
Заголовок может отвечать на вопросы:
о чем (о ком)?, например:
Приказ о создании аттестационной комиссии;
чего (кого)?, например:
Должностная инструкция юрисконсульта.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.
Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».
Текст документа составляют на государственном языке РФ или на государственных языках субъектов РФ в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ.
Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения).
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации – автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).
В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).
В письмах используют следующие формы изложения:
– от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);
– от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);
– от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).
Исполнителями распоряжений могут быть структурные подразделения или должностные лица. В последнем пункте распоряжения указывают лиц, на которых возлагается контроль за его исполнением.
Подготовка и оформление распоряжений проводятся в соответствии с установленным порядком подготовки и оформления приказов.
Распоряжения нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.
Указание – распорядительный документ, издаваемый компанией преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и поручений.
Право подписи указаний может делегироваться руководителем компании своим заместителям.
Подготовка и оформление указаний проводятся в соответствии с установленным порядком подготовки и оформления приказов.
Распорядительная часть указания начинается словом предлагаю (обязываю).
Указания нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.
Положение, правила, инструкция
Положениепринимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции компании.
В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.
Положения, правила и инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем, или как акты, утверждаемые федеральным органом исполнительной власти; утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении.
Порядок подготовки проекта положения, правил и инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.
Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на общем бланке компании.
Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».
Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос «о чем?»; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос «кому?» (должностная инструкция главному специалисту).
Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.
Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.
Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.
1.4. Информационно-справочные документы
Подавляющее большинство документов, отправляемых из учреждений и фирм и направляемых им, являются информационно-справочными. Они содержат информацию о фактическом положении дел в учреждениях, которая служит основанием для принятия распорядительных документов.К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные, объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, письма, телеграммы и телефонограммы.
Деловая переписка – неотъемлемое средство связи предприятия с внешними организациями.
Служебные письмо – обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь.
Служебные письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности, отсюда вытекает разнообразие содержание писем: запросы, уведомления, приглашения, претензия, уточнения, задания, сообщения, разъяснения, напоминания, подтверждения, рекомендации, предложения, замечания, просьбы, требования и т.п.
Служебные письма компании готовятся:
– как ответы о выполнении поручений;
– как исполнение поручений;
– как сопроводительные письма;
– как ответы на запросы различных организаций и частных лиц;
– как инициативные письма.
Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.
Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5; В случае, если компания является государственным учреждением с функциями нормативно-распорядительного характера, изготовление бланков писем с изображением фирменной эмблемы компании средствами электронно-вычислительной техники запрещается.
При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посредине верхнего поля листа арабскими цифрами.
Служебное письмо федеральных органов исполнительной власти, направляемое внутри страны, составляется на русском языке. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.
Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.
Например:
«Министерство считает…», «…(наименование компании) рассмотрел(а)(о)…». Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: «прошу…», «направляю…».
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документ, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
Дата письма – дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Датой письма является дата его подписания.
Право подписи служебных писем устанавливается в положении, в том числе в положениях о структурных подразделениях и должностных инструкциях; в названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц.
По содержанию и назначению письма могут быть: инструкционные, гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, рекламационные, письма-запросы, письма-извещения, письма-приглашения, письма-ответы и др. Так как служебные письма выступают связующим звеном между предприятиями, учреждениями и организациями, они занимают до 80% входящей и исходящей документации учреждения. Поэтому стремясь к сокращению документооборота, прежде всего следует обратить внимание на обоснованность составления этой группы документов. Письмо должно составляться только в тех случаях, когда невозможно решение вопроса при устном общении.
Письма оформляются на специальном бланке для писем. В письмах название вида документа не указывается.
На бланке указывается:
● Индекс предприятия связи
● почтовый и телеграфный адрес
● номер телетайпа (абонентского телеграфа)
● номер телефона
● номер счета в банке»
● «Дата»
● «Индекс»
● «Ссылка на индекс и дату входящего документа»
● «Код письма по ОКУД», «Код организации по ОКПО».
Бланки могут изготавливаться с угловым и продольным расположением реквизита.
В продольном реквизите текст располагается вдоль верхней части листа с их центровкой, т.е. с равным удалением от левой и правой сторон документа.
Наиболее используемое угловое расположение, т.е. в левой верхней части листа. Угловое расположение имеет два вида: флаговое ицентрованное.
При флаговом расположении строчки бланка находятся от границы левого поля, правый край при этом не выравнивается.
Прицентрованном – реквизиты располагаются в верхнем левом углу листа, они находятся на равном удалении левого поля и от середины листа письма.
Все бланки писем должны иметь поля. Левое поле – 20 мм, верхнее не менее 10 мм, правое и нижнее – не менее 8 мм.
Составитель документа кроме текста должен сформулировать заголовок письма (для формата А-4), отвечающий на вопрос « о чем?», указать адресат, фамилию и инициалы подписывающего, свою фамилию, имя, отчество и номер телефона (реквизит составителя), проверить наличие приложений (если они есть).
Почтовый адрес корреспондента указывается полностью: индекс, республика, край, область, город, улица, номер дома.
Заголовок (краткое содержание документа) составляется к любому документу, независимо от его назначения, и печатается перед текстом документа с левой стороны. Исключение составляют телеграммы, извещения. Заголовок должен быть максимально коротким, точным и начинаться с отглагольного существительного в предложном падеже.
На письмах, которые направляются в ответ на запросы учреждений, организаций и предприятий, слева (ниже даты и номера документа) делается ссылка на номер и дату письма, которое послужило основанием для ответа.
Если ответное письмо направляется нескольким адресатам, то после ссылки на номер и дату письма (основание) указывается, кто является автором запроса.
Текст письма излагается от первого лица единственного или множественного числа, или от третьего лица единственного числа. Допускается начинать текст письма с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрированным способом.
Датой документа является дата его регистрации.
Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала указывается адрес основного получателя, затем перечисляются другие. Если документ направляется более, чем четырем адресатам, составляется список рассылки, и на каждом экземпляре указывается лишь один адресат, которому направляется конкретный экземпляр. Если письмо направляется в дополнение к ранее посланному письму, то в нем следует указать номер и дату ранее посланного письма.
Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Факты и события должны представляться объективно, а все стороны излагаемого вопроса должны освещаться с достаточной полнотой, кратко и ясно.
Текст письма, как правило, состоит из двух частей.
В первой части излагаются мотивы, побудившие составить документ, здесь же могут быть сделаны ссылки на решения вышестоящих органов, явившиеся основанием составления письма.
Во второй части излагается основная часть документа, ради которой он составляется: выводы, просьбы, предложения, замечания и т.д. Письма по несложным, обговоренным заранее вопросам могут состоять из одной основной части, без пояснений.
По характеру информации письма подразделяются на большое количество разновидностей. Например, сопроводительное письмо, письма-приглашения, рекламное письмо, письмо-извещение, письмо-напоминание, гарантийное письмо и другие.
Рассмотрим на примере письмо-напоминание и циркулярное письмо.
Письмо-напоминание – содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Такое письмо может быть особенно лаконичным и содержать одну заключительную часть. Эта разновидность писем, как правило, начинается словом «Напоминаем».( см. Образец письма)
Циркулярное письмо – документ, назначение которого доставить информацию одного и того же содержания в несколько адресов. Источником рассылки циркулярных писем выступает, как правило, руководящая организация, которая информирует подчиненные ей организации по тому или иному вопросу или дает соответствующие распоряжения. Циркулярные письма широко приняты в РФ и Международной практике делового общения. (см. Образец письма)
Глава 2. Основные требования к оформлению организационно-распорядительной документации
2.1. Понятие и состав реквизитов ОРД
При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:● Государственный герб РФ;
● герб субъекта РФ;
● эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
● код организации;
● основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
● идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
● код формы документа (01);
● наименование организации (02);
● справочные данные об организации (03);
● наименование вида документа (04);
● дата документа (05);
● регистрационный номер документа (06);
● ссылка на регистрационный номер и дату документа (07);
● место составления или издания документа (08);
● адресат (09);
● гриф утверждения документа (10);
● резолюция (11);
● заголовок к тексту (12);
● отметка о контроле (13);
● текст документа (14);
● отметка о наличии приложения (15);
● подпись (16);
● гриф согласования документа (17);
● визы согласования документа (18);
● оттиск печати (19);
● отметка о заверении копии (20);
● отметка об исполнителе (21);
● отметка об исполнении документа и направлении его в дело (22);
● отметка о поступлении документа в организацию (23);
● идентификатор электронной копии документа (24).
Государственный герб РФ помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (с изм. и доп. от 9 июля 2002 г., 30 июня 2003 г.).
Герб субъекта РФ помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ.
Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).
Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.
Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).
Наименования организаций субъектов РФ, имеющих наряду с государственным языком РФ (русским) государственный язык субъектов РФ, печатают на двух языках.
Наименование организации на государственном языке субъекта РФ или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке РФ.
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.
Справочные данные об организациивключают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).
Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.
Например, дату 19 сентября 2005 г. следует оформлять 19.09.2005.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 19 сентября 2005 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2005.09.19.
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.
В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.
Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):
Минюст России
Департамент информатизации
и научно-технического обеспечения
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:
Генеральному директору
ОАО «Спецстроймонтаж»
А.И. Шевцову
или
АО «Гелион»
Главному инженеру
С.В.Кулагину
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:
Администрации районов
Калининградской области
Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например:
Главному редактору
Литературного агентства
«Большая книга»
С.М.Решетовой
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.
В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
Государственное учреждение здравоохранения
«Самарский областной кожно-венерологический диспансер»
ул. Колотилова, д.50, Самара 413125
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
Морозовой Е.С.
ул.Посадского, д.13, кв.1,
с. Усть-Курдюм, Саратовский р-н,
Саратовская обл., 410065
Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Президент ЗАО «Возрождение»
Личная подпись С.М. Томина
Дата
Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
АО «Нити-Тесар»
Личная подпись И.Н.Хон
Дата
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:
УТВЕРЖДЕН
решением общего собрания
акционеров от 09.07.2005 № 9
или
УТВЕРЖДЕНО
приказом ВНИИДАД
от 07.08.2005 № 93
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.
Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:
Зерновой Н.Г.
Беломоевой Н.А.
Прошу подготовить отчет по финансово-экономической деятельности
за первое полугодие к 25.06.2005
Личная подпись
Дата
Допускается оформление резолюции на отдельном листе.
Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.
Заголовок может отвечать на вопросы:
о чем (о ком)?, например:
Приказ о создании аттестационной комиссии;
чего (кого)?, например:
Должностная инструкция юрисконсульта.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.
Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».
Текст документа составляют на государственном языке РФ или на государственных языках субъектов РФ в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ.
Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения).
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации – автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).
В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).
В письмах используют следующие формы изложения:
– от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);
– от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);
– от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).